導(dǎo)言：作為寫(xiě)作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇公司的檔案管理，它們將為您的寫(xiě)作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

隨著同煤集團(tuán)的擴(kuò)容及企業(yè)的做大做強(qiáng)，以及基本建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對(duì)同煤的科技檔案管理提出了前所未有的挑戰(zhàn)。如何對(duì)科技檔案進(jìn)行有效管理，是檔案工作的重要研究?jī)?nèi)容，科技檔案工作的根本目的，就是以各種方式、方法、開(kāi)展和推進(jìn)科技檔案的利用工作，使科技檔案在企業(yè)建設(shè)中產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。實(shí)現(xiàn)科技檔案價(jià)值，使科技檔案更好地滿足社會(huì)需要。

1 領(lǐng)導(dǎo)十分重視檔案管理工作，認(rèn)真抓好機(jī)構(gòu)建設(shè)

有獨(dú)立的檔案處，同煤的各二級(jí)單位也分別設(shè)立檔案科，建成了，由集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)的，以檔案處為中心，各二級(jí)單位的檔案科為主的檔案管理體系。檔案處承擔(dān)全局檔案工作的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)、管理、指導(dǎo)。使檔案管理工作向科學(xué)化.標(biāo)準(zhǔn)化.規(guī)范化和管理現(xiàn)代化的方向發(fā)展。為保證檔案管理工作資金的需求各二級(jí)單位把檔案工作列入了年度財(cái)務(wù)計(jì)劃，納入了發(fā)展的總體規(guī)劃，這樣一來(lái)既保證了檔案管理工作的發(fā)展，又為做好檔案收集整理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為確保檔案管理的質(zhì)量，更好地為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和設(shè)備管理各項(xiàng)工作服務(wù)，制定了有關(guān)檔案管理制度，抓好檔案材料的收集.整理.歸檔等環(huán)節(jié)的工作。

2 科技檔案的管理

1科技文件材料的歸檔：要做好科技文件材料的歸檔工作，健全科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度。哪個(gè)部門(mén)產(chǎn)生的科技文件材料，由哪個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。做到每一項(xiàng)生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理等工作活動(dòng)完成后都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料，并按制度歸檔保存。

2科技檔案的整理：對(duì)歸檔的科技檔案要進(jìn)行分類(lèi)、編目、登記工作。整理程序，1、分類(lèi)2、組卷3、卷內(nèi)文件排列4、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題5、復(fù)查定卷6、編頁(yè)號(hào)7、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄8、填寫(xiě)卷內(nèi)備考表9、填寫(xiě)案卷封面10、案卷裝訂11、案卷排列與檔號(hào)編制12、填寫(xiě)卷盒、裝盒排架13、編制檢索工具

2.1科技檔案的分類(lèi)，（一）基建檔案（二）設(shè)備檔案（三）科研檔案分類(lèi)（四）產(chǎn)品檔案

2.2組卷，就是把一組有聯(lián)系的文件，以卷、冊(cè)、袋、盒等形式組合在一起，使它能夠表達(dá)一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的概念，以便于保管、保密和利用。組卷的要求1、一卷就是一組有密切聯(lián)系的文件，而不是雜亂無(wú)章地隨意堆積。2、每一卷都表達(dá)一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的概念，不要一個(gè)概念（案卷標(biāo)題）多個(gè)卷，卷與卷之間應(yīng)當(dāng)從題名到內(nèi)容都是全異的關(guān)系。3、卷厚適度。一般不超過(guò)40mm。4、案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件。5、價(jià)值（保管期限）大體相同。

組卷方法.基建檔案：以單項(xiàng)工程即某一建筑物為單位組卷.（1）大中型建設(shè)項(xiàng)目a、文字表格類(lèi)：按問(wèn)題（專(zhuān)業(yè)）組卷。如：立項(xiàng)審批、征地拆遷、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、原材料試驗(yàn)、化驗(yàn)單、工程質(zhì)檢、隱蔽工程記錄等。b、竣工圖類(lèi)：按專(zhuān)業(yè)組卷。即建筑、結(jié)構(gòu)、水、電、氣、暖等專(zhuān)業(yè)。（2）小型建設(shè)項(xiàng)目a、按階段組卷：即按準(zhǔn)備（開(kāi)工前階段）、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收這幾個(gè)階段組卷。b、直接按單項(xiàng)工程組卷：即1個(gè)工程（建筑物）1卷，文字材料在前，圖紙?jiān)诤蟆?/p>

設(shè)備檔案：（1）大型設(shè)備按結(jié)構(gòu)組卷：即按設(shè)備的組件、部件、零件等不同可分拆的組成部分組卷。（2）普通設(shè)備儀器按單臺(tái)組卷：即1臺(tái)1卷。（3）小型設(shè)備儀器可酌情合并組卷：即2―3臺(tái)組1卷。

科研檔案：（1）科研成果檔案a、大型：按課題的階段問(wèn)題組卷：準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用階段。b、小型：按單獨(dú)課題項(xiàng)目直接組卷。（2）科研論文：按年度或部門(mén)組卷，即1個(gè)年度的論文組1卷或1年中1個(gè)部門(mén)的論文組1卷。

產(chǎn)品檔案：（1）大型產(chǎn)品：按結(jié)構(gòu)組卷，即組件、部件、零件或按立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、試制、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、創(chuàng)優(yōu)等工作程序。（2）小型產(chǎn)品：按系列或單個(gè)產(chǎn)品組卷，即1個(gè)系列產(chǎn)品或1個(gè)產(chǎn)品組1卷。

2.3復(fù)查定卷就是對(duì)所組成的案卷，進(jìn)行一次全面的審查，對(duì)不符合要求之處立即糾正，以確保案卷質(zhì)量。復(fù)查內(nèi)容：（1）案卷組成是否合理（2）卷內(nèi)文件是否齊全完整（3）卷內(nèi)文件排列是否系統(tǒng)科學(xué)（4）案卷題名是否恰當(dāng)。

2.4編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)：除空白頁(yè)（卷內(nèi)文件目錄、案卷封面、封底）外，文字與圖紙逐一編號(hào)。印刷成冊(cè)已有頁(yè)號(hào)的文件自成一卷時(shí)也可不重新編號(hào)。用鉛筆編寫(xiě)阿拉伯?dāng)?shù)字，位置：正面――右下角、背面――左下角，同文檔相反。

2.5填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄

2.6填寫(xiě)卷內(nèi)備考表

2.7案卷裝訂：拆掉金屬物，用棉線三孔一線（8字裝訂法），圖紙折疊。a、要按A4圖紙大小折疊成手風(fēng)琴式；b、卷內(nèi)的圖紙左側(cè)要留出裝訂邊30mm；c、折疊圖紙時(shí)注意正面朝內(nèi)，圖簽外露，以保護(hù)圖紙受磨損并便于查看利用。

2.8加蓋歸檔章：卷內(nèi)的每一件文字材料和每一張圖紙，均在右上角空白處加蓋檔號(hào)章，

2.9對(duì)破損、小于A4規(guī)格的文字材料要修復(fù)與托裱，裝訂線外有字跡的要加邊。

2.10編制檢案工具。

3 科技檔案的數(shù)字化加工

包括圖像掃描；掃描件整理；數(shù)據(jù)壓縮，從掃描的文件中識(shí)別出相應(yīng)的著錄信息；批量掛接，使文件名與條目的字段相關(guān)聯(lián)，自動(dòng)掛接到條目下；光盤(pán)制作，將完整的檢索程序、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、圖像文件、輔助文件集成在一張光盤(pán)上，使光盤(pán)能脫機(jī)瀏覽。把這些紙質(zhì)文檔通過(guò)數(shù)字化加工后后，掃成可檢索的圖像文件，采用文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，極方便查詢(xún)和利用，

4 科技檔案保管

選擇正確的保管方法，創(chuàng)造良好的保管環(huán)境。要最大限度地延長(zhǎng)科技檔案的壽命，必須注意檔案保管室的管理?xiàng)l件，為科技檔案創(chuàng)造適宜的保管環(huán)境。檔案庫(kù)房管理，要做到七防；防塵、防潮、防火、防盜、防蟲(chóng)、防高溫、防光 ，并且堅(jiān)固安全。遠(yuǎn)離易燃易爆物和污染源；庫(kù)房門(mén)窗要密閉、堅(jiān)固，應(yīng)與辦公室、閱覽室、曬圖室分開(kāi)；應(yīng)具備安置空調(diào)、去濕機(jī)等有關(guān)設(shè)備的條件。除此外庫(kù)房管理還包括檔案的入庫(kù)管理、出庫(kù)管理、檔案歸還和檔案庫(kù)房的溫濕度度等。負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料的安全管理。定期對(duì)其數(shù)量和保管狀況進(jìn)行全面檢查，填寫(xiě)登記簿；對(duì)檔案資料室內(nèi)溫濕度按照要求進(jìn)行調(diào)控，并及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行除塵.消毒，定期清理庫(kù)房衛(wèi)生，并進(jìn)行安全檢查，不出現(xiàn)任何事故。

5 科技檔案的利用

利用服務(wù)是衡量企業(yè)科技檔案工作的最高標(biāo)準(zhǔn)，檔案的開(kāi)發(fā)利用也是做好企業(yè)科技檔案工作的最終目的。在加強(qiáng)科技檔案工作的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理的同時(shí)，應(yīng)把主要精力放在科技檔案的服務(wù)利用上。

1、積極主動(dòng)參與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理，把企業(yè)各階段重點(diǎn)工作作為檔案部門(mén)的重點(diǎn)工作。這就要求檔案員走出檔案部門(mén)，了解企業(yè)各項(xiàng)工作的動(dòng)態(tài)，及時(shí)提供和介紹企業(yè)各相關(guān)工作所需的檔案資料，使檔案的技術(shù)和管理功能在各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科技研究等活動(dòng)中實(shí)現(xiàn)，提高經(jīng)濟(jì)效益。

2、應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段提高科技檔案利用服務(wù)質(zhì)量。使用計(jì)算機(jī)全面輔助科技檔案管理，應(yīng)用激光掃描、縮微技術(shù)將重要科技檔案存入計(jì)算機(jī)，利用計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)傳播科技檔案信息，使科技檔案查詢(xún)利用達(dá)到方便、快捷、準(zhǔn)確。

3、確通過(guò)電子圖紙數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún)所需的備件圖。這是保證電子圖紙數(shù)據(jù)中電子圖紙與實(shí)物一致的必要的強(qiáng)制性規(guī)定。 圖、實(shí)不一致，為技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)改造提供了良好的外部環(huán)境。為此，我們編制了備件圖管理規(guī)范，規(guī)范了電子圖紙的管理流程，為備件采購(gòu)部門(mén)推動(dòng)電子商務(wù)進(jìn)程奠定了基礎(chǔ)，加快了其備件采購(gòu)的無(wú)紙化進(jìn)程，其要求是：―以前，每個(gè)企業(yè)都對(duì)紙質(zhì)圖紙的動(dòng)態(tài)管理非常頭痛，可以說(shuō)無(wú)法做到，尤其是實(shí)行兩級(jí)管理的企業(yè)。我們通過(guò)研究和實(shí)踐，不僅做到了紙質(zhì)圖紙的動(dòng)態(tài)管理，而且做到了紙質(zhì)圖紙相應(yīng)的電子圖紙的動(dòng)態(tài)管理。辦法的關(guān)鍵是由檔案部門(mén)實(shí)行審核歸檔，控制圖紙的更改，同時(shí)輔之以系統(tǒng)的管理，完全實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)圖紙與電子圖紙以及與實(shí)物管理的高度統(tǒng)一，這一成果為企業(yè)解決了圖紙管理最大的難題保對(duì)電子圖紙有效地進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。

篇2

二、做好縣級(jí)供電公司檔案管理的有效策略

做好檔案管理工作是縣級(jí)供電公司亟待解決的問(wèn)題，要想真正的改變縣級(jí)供電公司檔案管理的現(xiàn)狀，就必須采取有效的策略，進(jìn)行整改工作。

1.強(qiáng)化檔案管理工作意識(shí)，提高管理人員的綜合素質(zhì)

對(duì)供電公司的檔案管理人員要提高管理意識(shí)，尤其是要強(qiáng)化高層領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。首先，領(lǐng)導(dǎo)要積極地帶領(lǐng)大家進(jìn)行《檔案法》的學(xué)習(xí)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入的了解，強(qiáng)化檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)；加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度，提高管理者的對(duì)檔案工作的認(rèn)知度，將檔案管理工作納入日常工作范疇，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。其次，要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理者的工作能力和工作效率，對(duì)檔案管理人員的招聘工作進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，建設(shè)專(zhuān)業(yè)性的管理團(tuán)隊(duì)，提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。作為檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)者要定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，給予一定的指導(dǎo)和建議。

2.建立完善的檔案管理制度

檔案管理是供電公司管理過(guò)程中的重要組成部分，因此檔案管理制度的完善對(duì)檔案管理工作有著重要作用，能夠促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，進(jìn)而提高工作效率。首先，供電公司要大力支持檔案管理工作，無(wú)論是人力、還是財(cái)力都要為檔案管理工作創(chuàng)造條件，保證檔案管理工作的順利開(kāi)展。其次，要制定有效的檔案管理制度。供電公司要結(jié)合自身的實(shí)際情況，積極采用先進(jìn)的管理制度，條件允許的話可以實(shí)施三級(jí)網(wǎng)絡(luò)的管理辦法，提高工作效率；要落實(shí)好工作人員的崗位責(zé)任制，進(jìn)行明確的分工，做到檔案管理工作依法遵規(guī)，提高檔案管理水平。最后，要組建綜合檔案室，便于檔案資料的查詢(xún)和歸檔，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，進(jìn)行定期檢查監(jiān)督工作，并且要定期組織相關(guān)會(huì)議，制定出完整、有效的工作計(jì)劃，形成統(tǒng)一的管理體系。

3.實(shí)施檔案信息化管理

在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，信息管理是企業(yè)發(fā)展中的重要手段，對(duì)于供電公司的檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然產(chǎn)物，因此，建立完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)是一種趨勢(shì)。作為縣級(jí)供電公司應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的信息設(shè)備，實(shí)現(xiàn)信息化管理，然后要建立檔案檢索體系，編制檔案檢索目錄，便于資料的檢索，提高檔案資料的使用效率；對(duì)在職員工和新進(jìn)員工建立電子檔案，形成一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，強(qiáng)化了檔案管理效率，加強(qiáng)了檔案管理工作的便捷性，有效的對(duì)檔案進(jìn)行保管，降低了風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)揮了檔案管理的積極作用。

篇3

一、變電站工程檔案管理的基本特點(diǎn)

1.1　歸檔內(nèi)容繁雜，文檔數(shù)量多

眾所周知一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目完整的設(shè)計(jì)檔案包括了六個(gè)階段的檔案資料，分別為前期設(shè)計(jì)階段、總規(guī)設(shè)計(jì)階段、方案設(shè)計(jì)階段、擴(kuò)初設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段、施工配合階段。前期、總規(guī)、方案、擴(kuò)初、施工圖階段需要?dú)w檔的文件資料分為項(xiàng)目管理文件、設(shè)計(jì)依據(jù)性文件、來(lái)往函件、設(shè)計(jì)文件四大類(lèi)；其中設(shè)計(jì)依據(jù)性文件就很多，包含建設(shè)單位上級(jí)機(jī)關(guān)的任務(wù)批準(zhǔn)文件、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)或招標(biāo)書(shū)、規(guī)劃部門(mén)批準(zhǔn)的用地范圍及紅線圖、規(guī)劃設(shè)計(jì)要求通知單、建設(shè)單位上級(jí)機(jī)關(guān)的方案批準(zhǔn)文件、建設(shè)單位對(duì)方案的修改意見(jiàn)、初步設(shè)計(jì)審批意見(jiàn)書(shū)、上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門(mén)批準(zhǔn)的初設(shè)文件、消防、環(huán)保、交通、衛(wèi)生、環(huán)衛(wèi)、水、煤氣、電話、人防等部門(mén)的有關(guān)文件、地質(zhì)勘察報(bào)告等；外加各階段設(shè)計(jì)文件電子版及已蓋章底圖等等。施工配合階段也不容忽視，也有很多文件資料需要?dú)w檔，比如技術(shù)核定單、建筑工程消防驗(yàn)收證書(shū)、試樁、地基驗(yàn)槽記錄、沉降觀測(cè)和建（構(gòu)）工程測(cè)量復(fù)核等測(cè)試記錄等等。。

1.2　時(shí)間跨度較長(zhǎng)，材料變更快

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，項(xiàng)目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時(shí)間精力花費(fèi)較大，效率低下。特別是一些設(shè)計(jì)項(xiàng)目面臨政府政策調(diào)整、源環(huán)境變化、資方后續(xù)資金不足等多種因素造成項(xiàng)目負(fù)成果或中途停建，作為設(shè)計(jì)方有必要進(jìn)行文檔保存，一些項(xiàng)目在設(shè)計(jì)過(guò)程中甚至還會(huì)出現(xiàn)產(chǎn)能的擴(kuò)大或縮減的調(diào)整，需要同步對(duì)設(shè)計(jì)做出相應(yīng)調(diào)整，相應(yīng)增加了檔案整理歸檔等工作的人力財(cái)力成本。

1.3　用戶(hù)范圍廣泛，應(yīng)用程度高

設(shè)計(jì)檔案是設(shè)計(jì)科技活動(dòng)的記錄，承載著設(shè)計(jì)專(zhuān)業(yè)科學(xué)技術(shù)知識(shí)，體現(xiàn)了現(xiàn)實(shí)的長(zhǎng)期使用功能和價(jià)值，在生產(chǎn)生活中應(yīng)用極為普遍。設(shè)計(jì)檔案的適用性原則也使得設(shè)計(jì)成果存在共享可能，也就是無(wú)論在設(shè)計(jì)階段還是施工、竣工階段，設(shè)計(jì)成果必須及時(shí)提供給投資方或業(yè)主、施工方參考應(yīng)用。在實(shí)踐中，還存在項(xiàng)目建設(shè)完工之后的后續(xù)設(shè)計(jì)施工，比如一些民用建筑項(xiàng)目需要接受建設(shè)方、業(yè)主和城建、規(guī)劃、環(huán)保、綠化等政府部門(mén)的層層驗(yàn)收，一些商業(yè)地產(chǎn)、住宅項(xiàng)目還需要為個(gè)體業(yè)主的裝修、維修等提供咨詢(xún)服務(wù)。

二、變電站工程檔案管理方式的基本趨勢(shì)

2.1　檔案內(nèi)容由多元化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)檔案主要以工程圖紙和技術(shù)文件管理為主，內(nèi)容多數(shù)量大，存儲(chǔ)與維護(hù)較難。信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為檔案管理提供了極為便捷的途徑。通過(guò)利用電子文件、電子圖片、技術(shù)報(bào)告、聲像等多種電子信息檔案，把內(nèi)容龐大的紙質(zhì)形態(tài)的檔案資料實(shí)施電子分類(lèi)與歸并，并形成數(shù)字信息儲(chǔ)存、查詢(xún)、修正等各種手段的信息媒體與服務(wù)介質(zhì)，使得變電站工程檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作模式中慢慢解放出來(lái)，極大地促進(jìn)了檔案管理工作的革新。

2.2　管理手段由手工向計(jì)算機(jī)操作轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作效率低。在信息化條件下，通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)編排，開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，開(kāi)發(fā)圖檔管理應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了工程圖紙、設(shè)計(jì)文件等網(wǎng)上自動(dòng)歸檔；完善了圖檔網(wǎng)絡(luò)整理、編目、分類(lèi)、編號(hào)等功能；增強(qiáng)了實(shí)現(xiàn)電力公司內(nèi)部局域網(wǎng)在線檢索、瀏覽、申請(qǐng)、審批和下載借閱利用電子文件等功能。

2.3　管理方式由紙質(zhì)實(shí)體向信息媒介為主轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設(shè)計(jì)藍(lán)圖、硫酸底圖實(shí)體為主。信息技術(shù)的普及使得建筑設(shè)計(jì)公司檔案工作在積極主動(dòng)做好檔案利用服務(wù)工作的同時(shí)，能夠集中精力放在做好工程參考、質(zhì)量追蹤、各類(lèi)資質(zhì)申報(bào)、職稱(chēng)評(píng)聘、質(zhì)量抽查、財(cái)務(wù)審計(jì)等大量的專(zhuān)題信息查詢(xún)工作上，這為拓展檔案功能的多元化發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、變電站工程檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1大力推進(jìn)觀念創(chuàng)新

一是要主動(dòng)提高認(rèn)識(shí)。充分認(rèn)識(shí)企業(yè)信息化給檔案工作的傳統(tǒng)理論、方法、手段帶來(lái)的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，進(jìn)一步深化檔案信息化建設(shè)的重要意義。二是要注重順應(yīng)趨勢(shì)。準(zhǔn)確把握形勢(shì)變化對(duì)檔案工作帶來(lái)的新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)，從思想和行動(dòng)上適應(yīng)當(dāng)前文件形成電子化、文件管理動(dòng)態(tài)化、圖紙歸檔網(wǎng)絡(luò)化、圖紙儲(chǔ)存數(shù)字化的新趨勢(shì)，進(jìn)一步加快推進(jìn)檔案數(shù)字化、文檔一體化、信息標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理，利用信息平臺(tái)，建立與企業(yè)信息化相適應(yīng)的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規(guī)章制度，重點(diǎn)要建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，強(qiáng)化電子圖紙形成、流轉(zhuǎn)、接收、監(jiān)控、歸檔、鑒定以及安全責(zé)任機(jī)制；加強(qiáng)對(duì)原有紙質(zhì)檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實(shí)性。

3.2大力推進(jìn)管理創(chuàng)新

認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局檔案信息化建設(shè)規(guī)范和“十一五”期間全省信息化建設(shè)的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持以企業(yè)信息化建設(shè)為載體，著力推動(dòng)管理機(jī)制和手段創(chuàng)新。一是加強(qiáng)圖檔資料等的編研應(yīng)用，緊密結(jié)合建筑設(shè)計(jì)公司的工作實(shí)際，探索圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化的管理模式，有效服務(wù)于建筑設(shè)計(jì)公司工作需求。二是創(chuàng)新管理內(nèi)容，一方面強(qiáng)化原始檔案材料保管；另一方面要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，積極收集國(guó)內(nèi)外核心專(zhuān)業(yè)期刊新出現(xiàn)的同類(lèi)建筑設(shè)計(jì)公司的設(shè)計(jì)成果報(bào)道、專(zhuān)業(yè)研究進(jìn)展情況等相關(guān)信息。

3.3大力推進(jìn)監(jiān)管創(chuàng)新

高度重視設(shè)計(jì)成果信息的長(zhǎng)久保存，積極采取措施防范檔案風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)行檔案?jìng)浞葜浦贫龋㈦娮游募蛿?shù)字檔案登記備份中心，對(duì)建筑設(shè)計(jì)公司參與的重大建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)資料、電子圖紙、電子文件實(shí)行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，制定實(shí)施細(xì)則和配套舉措，強(qiáng)化工作落實(shí)。探索多元存儲(chǔ)手段應(yīng)用，綜合運(yùn)用三維設(shè)計(jì)成果、元數(shù)據(jù)管理等不同類(lèi)型的檔案登記工具，按照規(guī)定格式存儲(chǔ)到一次光盤(pán)或磁帶等脫機(jī)載體，保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、完整性和可讀性。

3.4大力推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新

按照“存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的發(fā)展方向，加快推動(dòng)檔案工作方式和手段由傳統(tǒng)向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統(tǒng)，即在其他計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級(jí)和功能的擴(kuò)展中，檔案信息系統(tǒng)要同步組織實(shí)施。二是要加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，重點(diǎn)突出電力公司歷年積累的紙質(zhì)載體優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果、典型項(xiàng)目的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，全力以赴創(chuàng)建名牌信息資源，為有關(guān)用戶(hù)提供特色服務(wù)，體現(xiàn)檔案室?guī)觳靥厣c價(jià)值，這是電力公司在合作競(jìng)爭(zhēng)并存的信息時(shí)代更好地生存與發(fā)展的重要保障。三是充分應(yīng)用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)功能。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息資源本身的特點(diǎn)和屬性，運(yùn)用合適的工具和方法，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開(kāi)發(fā)自動(dòng)分類(lèi)，形成主題指南，使之有利于其存儲(chǔ)、傳播、檢索和利用。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，供電公司檔案工作者要通過(guò)對(duì)檔案材料的消化和深加工，來(lái)開(kāi)發(fā)信息資源。比如對(duì)現(xiàn)有檔案分專(zhuān)題、分門(mén)別類(lèi)編輯成參考資料或?qū)ｎ}集冊(cè)。同時(shí)，可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案內(nèi)容、聲音、圖像、文字等實(shí)現(xiàn)一體化存儲(chǔ)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，檢索和提供最新檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案信息能為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供最快速度的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

篇4

企業(yè)檔案信息化管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的一個(gè)重要組成部分，不僅是維護(hù)企業(yè)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的有效證據(jù)，更是一種十分重要的信息資源，是關(guān)系企業(yè)經(jīng)濟(jì)和發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。完整的檔案是反映企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營(yíng)、資源及歷史概貌的重要資料。利用檔案已成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)中必不可少的一項(xiàng)有效手段。

首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放。其次，決策的及時(shí)正確，管理措施的得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來(lái)保證。企業(yè)檔案真實(shí)系統(tǒng)地記錄了企業(yè)以往經(jīng)營(yíng)管理中的經(jīng)驗(yàn)和失誤，有利于促進(jìn)企業(yè)組織管理、經(jīng)營(yíng)決策的創(chuàng)新。再次，檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識(shí)普及等提供智能化服務(wù)。企業(yè)檔案存儲(chǔ)和記憶了企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)，是企業(yè)文化、知識(shí)的歷史積累。

二、檔案管理信息化的基本內(nèi)容

所謂檔案管理信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、篩選和相應(yīng)的加工，使之轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式的二次文獻(xiàn)信息供人們參考和利用的過(guò)程。

公司在生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中每年都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，內(nèi)容涉及文書(shū)、科技、合同、工程等等各種各樣的重要信息，這些信息真實(shí)地記錄了單位的發(fā)展歷史，利用計(jì)算機(jī)將這些信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息分類(lèi)、存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，以方便公司進(jìn)行管理。這就是公司的檔案管理信息化，實(shí)行檔案信息化管理，必將更好服務(wù)于企業(yè)的規(guī)劃與發(fā)展。

三、當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及解決方案

（一）當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題。1.企業(yè)對(duì)檔案管理信息化的意識(shí)比較淡薄。企業(yè)檔案管理信息化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，投資比較高。有些企業(yè)會(huì)錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案不能直接為企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，他們將資金投入到設(shè)備改造、工程建設(shè)和產(chǎn)品銷(xiāo)售上，但對(duì)于為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的檔案事業(yè)卻疏于管理和建設(shè)，對(duì)檔案信息數(shù)字化所需的設(shè)備不予配備或配備不齊，電子文件的整理和歸檔較為混亂。2.企業(yè)檔案管理人員水平有限。很多企業(yè)的現(xiàn)代管理理念不強(qiáng)。它們不注重檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致了檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)不夠、服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，使他們的檔案管理水平、業(yè)務(wù)能力難以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的要求。3.檔案信息安全保障體系不夠健全。如設(shè)備損壞、病毒危害、惡意攻擊和入侵、應(yīng)用軟件漏洞等都屬于信息化安全范疇，在提供人事檔案信息服務(wù)以滿足利用需求時(shí)，非法用戶(hù)的進(jìn)入人事檔案信息管理系統(tǒng)和傳輸過(guò)程中的信息被竊聽(tīng)是常見(jiàn)的安全問(wèn)題。

篇5

[分類(lèi)號(hào)]G275.9　F270.7

隨著知識(shí)成為重要的生產(chǎn)要素和機(jī)構(gòu)的核心戰(zhàn)略資源，對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的探討研究也在不斷深入。而作為知識(shí)轉(zhuǎn)移重要第三方的咨詢(xún)公司，其知識(shí)轉(zhuǎn)移的內(nèi)涵和要求有何不同，其基石是什么，知識(shí)轉(zhuǎn)移與咨詢(xún)公司檔案信息管理的關(guān)系如何，有何共通之處，又該如何把握和結(jié)合，都有必要認(rèn)真探討研究。

1　知識(shí)轉(zhuǎn)移與咨詢(xún)公司檔案信息管理

1.1　知識(shí)轉(zhuǎn)移的內(nèi)涵及其特征

從1977年Teeee提出知識(shí)轉(zhuǎn)移的概念起，國(guó)內(nèi)外對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移內(nèi)涵的探討一直不斷深入。與知識(shí)管理興起于工商管理一樣，最初理解知識(shí)轉(zhuǎn)移是基于其對(duì)企業(yè)管理的功能和意義，由此產(chǎn)生了“功能說(shuō)”，如Kogut等認(rèn)為企業(yè)轉(zhuǎn)移知識(shí)的能力是企業(yè)存在的重要理由，知識(shí)轉(zhuǎn)移的目的是吸收新知識(shí)和有效利用新知識(shí)，通過(guò)知識(shí)轉(zhuǎn)移，將那些使組織獲益的知識(shí)加速應(yīng)用，從而使組織獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

隨后產(chǎn)生了“過(guò)程說(shuō)”，如斯德哥爾摩經(jīng)濟(jì)學(xué)院的Hendrik等人提出知識(shí)轉(zhuǎn)移是一種知識(shí)傳遞者與知識(shí)接受者之間的溝通過(guò)程；Hansen也認(rèn)為知識(shí)轉(zhuǎn)移是機(jī)構(gòu)成員間的知識(shí)遷移和吸收；許強(qiáng)等認(rèn)為知識(shí)轉(zhuǎn)移是知識(shí)從轉(zhuǎn)移方向知識(shí)接受方傳遞，并讓接受方理解和接受的過(guò)程；Davenport等提出“知識(shí)轉(zhuǎn)移=知識(shí)傳達(dá)+知識(shí)接收”，接收知識(shí)意味著對(duì)信息的充分理解并能夠據(jù)此采取行動(dòng)；Krogh等認(rèn)為知識(shí)轉(zhuǎn)移的過(guò)程分為初始化、轉(zhuǎn)移和整合三個(gè)階段；詹青龍等指出知識(shí)轉(zhuǎn)移是指知識(shí)勢(shì)能高的主體向知識(shí)勢(shì)能低的主體轉(zhuǎn)移知識(shí)的過(guò)程。

隨著研究的深入，對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的認(rèn)識(shí)逐漸上升到本質(zhì)和宏觀層面，如陸俠等認(rèn)為知識(shí)轉(zhuǎn)移是指建立起技能傳授、學(xué)習(xí)和知識(shí)管理的體系，將戰(zhàn)略設(shè)計(jì)、組織和績(jī)效設(shè)計(jì)、管理流程設(shè)計(jì)、系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)各方面知識(shí)在員工中進(jìn)行貫徹，讓大家對(duì)相關(guān)知識(shí)消化吸收，保證系統(tǒng)的運(yùn)行；施琴芬等認(rèn)為知識(shí)的轉(zhuǎn)移是通過(guò)組織的地域維度、業(yè)務(wù)維度及職能維度來(lái)降低組織風(fēng)險(xiǎn)的不確定性，破除一些節(jié)點(diǎn)問(wèn)題和壁壘枷鎖；而譚大鵬、霍國(guó)慶等撰文對(duì)此進(jìn)行概括比較，他們認(rèn)為知識(shí)轉(zhuǎn)移是一個(gè)特殊的知識(shí)傳播過(guò)程，是在受控環(huán)境中進(jìn)行的，其根本作用是縮小人類(lèi)個(gè)體或組織之間的知識(shí)差距并促進(jìn)人類(lèi)的共同發(fā)展。

根據(jù)以上學(xué)者的概念界定，可以看出知識(shí)轉(zhuǎn)移具有以下主要特征：

首先，知識(shí)轉(zhuǎn)移具有較強(qiáng)的目的性和主動(dòng)性。與知識(shí)傳播和擴(kuò)散不同，知識(shí)轉(zhuǎn)移是在組織機(jī)構(gòu)有意識(shí)的主導(dǎo)下開(kāi)展的，旨在促進(jìn)個(gè)體和組織的共同可持續(xù)發(fā)展，因而更為主動(dòng)和積極，更強(qiáng)調(diào)方法和策略的計(jì)劃性、針對(duì)性。如當(dāng)企業(yè)自身不具備某類(lèi)知識(shí)轉(zhuǎn)移條件時(shí)，就會(huì)選擇向咨詢(xún)公司等第三方尋求獲得知識(shí)源的策略。

其次，知識(shí)轉(zhuǎn)移活動(dòng)是受控的和可控的。所謂“受控的”包含兩層含義：一方面指的是并非所有的知識(shí)都能順利地實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移，只有可編碼的知識(shí)才能更好地為接收方所理解和接納；另一方面是指知識(shí)轉(zhuǎn)移往往需要在受控環(huán)境中進(jìn)行，這樣能保證知識(shí)轉(zhuǎn)移的效果和效率，還能更有效避免被動(dòng)的知識(shí)外溢。由此機(jī)構(gòu)需要設(shè)計(jì)可控的平臺(tái)系統(tǒng)，以保證對(duì)知識(shí)轉(zhuǎn)移的過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行控制。

再次，知識(shí)轉(zhuǎn)移的過(guò)程具有增值性和創(chuàng)新性。知識(shí)轉(zhuǎn)移不只是一個(gè)被動(dòng)的接受和繼承的過(guò)程，而是一個(gè)創(chuàng)造性的同化和內(nèi)化的過(guò)程。知識(shí)通過(guò)轉(zhuǎn)移產(chǎn)生增值、裂變、聚合后，進(jìn)而就會(huì)形成新的知識(shí)。因而，知識(shí)轉(zhuǎn)移過(guò)程伴隨著知識(shí)使用價(jià)值的相應(yīng)回報(bào)，轉(zhuǎn)移完成后往往能達(dá)到知識(shí)供需雙方彼此雙贏，乃至多方共贏。

此外，知識(shí)轉(zhuǎn)移的對(duì)象更為廣泛和深刻。與傳統(tǒng)信息利用和傳播只關(guān)注顯性知識(shí)不同，知識(shí)轉(zhuǎn)移關(guān)注隱性知識(shí)的共享和擴(kuò)散。劉麗萍指出，知識(shí)具有“波粒二相性”。知識(shí)“?！笔侵缸鳛閷?shí)體的知識(shí)(即顯性知識(shí))，知識(shí)的“波”是指作為過(guò)程的知識(shí)(即隱性知識(shí))。因知識(shí)轉(zhuǎn)移產(chǎn)生的作用有知識(shí)結(jié)果的轉(zhuǎn)移和知識(shí)過(guò)程的轉(zhuǎn)移，而后者的影響將會(huì)更持久、更深遠(yuǎn)。

1.2　檔案信息管理為咨詢(xún)公司知識(shí)轉(zhuǎn)移提供保障和支持

咨詢(xún)公司開(kāi)展知識(shí)轉(zhuǎn)移活動(dòng)的前提是：擁有足量的、可靠的信息和知識(shí)儲(chǔ)備。因而對(duì)于咨詢(xún)公司來(lái)說(shuō)，廣義的檔案信息管理不僅包括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、文書(shū)檔案等，還包括根據(jù)其業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)導(dǎo)向建立的各類(lèi)知識(shí)庫(kù)(即知識(shí)檔案)。在這個(gè)知識(shí)庫(kù)中不僅要有事實(shí)性的知識(shí)(Know-What)、原理性的知識(shí)(Know―Why)和技術(shù)性的知識(shí)(Know-How)，還要建立專(zhuān)家檔案。因?yàn)殡S著客戶(hù)需求專(zhuān)業(yè)化和精細(xì)化程度的提高，任何公司都難以獨(dú)立完成咨詢(xún)課題和任務(wù)，只有掌握了“誰(shuí)擁有知識(shí)(Know-Who)”，才能更好地實(shí)現(xiàn)知識(shí)轉(zhuǎn)移方與接受方的匹配。這對(duì)于中小型咨詢(xún)公司而言更是立命之本，楊文等在對(duì)福建36家管理咨詢(xún)公司進(jìn)行調(diào)研時(shí)發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)管理咨詢(xún)公司都無(wú)力聘請(qǐng)全職的管理咨詢(xún)師，只好聘請(qǐng)兼職顧問(wèn)，在整個(gè)咨詢(xún)項(xiàng)目運(yùn)作過(guò)程中，管理咨詢(xún)公司負(fù)責(zé)接單，再“下單”給管理咨詢(xún)師“生產(chǎn)”，而后公司負(fù)責(zé)“交貨”及“客服”。

1.3　知識(shí)轉(zhuǎn)移有利于咨詢(xún)公司檔案管理的發(fā)展和價(jià)值實(shí)現(xiàn)

檔案信息管理是基礎(chǔ)性工作，事關(guān)咨詢(xún)公司的生存和可持續(xù)發(fā)展，而檔案管理本身也是一個(gè)承上啟下的過(guò)程，需要建立素質(zhì)優(yōu)良、繼往開(kāi)來(lái)的檔案工作團(tuán)隊(duì)，在筆者塒中山卓力、佳信等幾家咨詢(xún)公司的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，由于員工流動(dòng)性較大，經(jīng)常導(dǎo)致公司業(yè)務(wù)開(kāi)展存有難處和困境：一方面新上崗的檔案人員，對(duì)于原有檔案存放規(guī)律和技術(shù)不甚了解，相關(guān)信息無(wú)法及時(shí)查找；另一方面，大量的咨詢(xún)信息和客戶(hù)信息及時(shí)歸檔，存入知識(shí)庫(kù)，一旦業(yè)務(wù)員辭職或離職，這些重要信息也隨之而去，對(duì)公司損失頗大。而知識(shí)轉(zhuǎn)移的提出，對(duì)咨詢(xún)公司及其檔案管理工作的發(fā)展都是極為有益和有利的。

2　面向知識(shí)轉(zhuǎn)移的咨詢(xún)公司檔案信息管理維度分析

所謂管理維度，是在對(duì)管理活動(dòng)要素類(lèi)型進(jìn)行剖析的基礎(chǔ)上，對(duì)管理活動(dòng)空間范圍和視角方位的具備程度、判斷條件和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的表示，即對(duì)管理活動(dòng)賴(lài)以存在的內(nèi)外條件予以判定、描述和評(píng)價(jià)的概念集合。管理維度的分析與構(gòu)架，一般要從兩個(gè)以上具有互斥性的視角進(jìn)行，這無(wú)論對(duì)于管理理論研究，還是管理活動(dòng)實(shí)踐的歸納和指導(dǎo)，都具有積極意義：一方面，有助于引導(dǎo)管理學(xué)研究的視角創(chuàng)新，一個(gè)新的管理維度的描繪，是建立在對(duì)管理活動(dòng)的要素、環(huán)節(jié)和生存空間的重新認(rèn)識(shí)和挖掘基礎(chǔ)之上的，必然帶來(lái)研究視角的重新發(fā)現(xiàn)和研究定位的修正，能拓展管理學(xué)的研究視野，推動(dòng)管理學(xué)研究理念的創(chuàng)新；另一方面，能直接提供新的分析方法和理論框架。對(duì)管理維度的描述實(shí)質(zhì)上是

對(duì)各類(lèi)管理活動(dòng)的內(nèi)核分析，為分解和區(qū)別管理要素類(lèi)型提供了思路和方法，并確定各類(lèi)要素在管理中所司職責(zé)，管理維度的重新審視和劃分，正是管理模式重新構(gòu)建的前提和基礎(chǔ)，為其提供可資利用的方法和框架。

中國(guó)人民大學(xué)的胡鴻杰教授通過(guò)對(duì)管理活動(dòng)機(jī)理層面的考察，提出任何管理活動(dòng)都包括資源、方式和內(nèi)容三個(gè)主要維度：

所謂管理內(nèi)容，即指管理活動(dòng)的對(duì)象及其所要實(shí)現(xiàn)的職能和任務(wù)，對(duì)于某一特定的管理活動(dòng)和行為，其管理內(nèi)容既可以是具體的對(duì)象標(biāo)的，也可以是抽象的過(guò)程，還可以是具有更深內(nèi)涵的職能，特別是在許多宏觀的管理活動(dòng)中，對(duì)程序和職能的管理更是其日常工作的主要內(nèi)容。如檔案管理活動(dòng)中，檔案工作者和檔案信息自然都是管理內(nèi)容，而對(duì)文件案卷的收集、整理等過(guò)程也是管理內(nèi)容，此外檔案管理機(jī)構(gòu)的職能同樣還是管理內(nèi)容，只是考察的層面和范圍不同而已。

至于管理資源，一般認(rèn)為無(wú)非就是“人力、物力、財(cái)力”資源，再加上近年來(lái)比較吸引眼球的“信息資源”，這些理解和認(rèn)知比較通俗易懂，但也略顯粗淺和表象，對(duì)管理資源缺乏深層次的思考，只注意到了直觀的顯性資源，忽略了管理中的隱性資源，胡鴻杰教授則撰文指出，管理資源還可分為基礎(chǔ)性資源和“特有資源”兩個(gè)層次，前者有如人力資源、物力資源、財(cái)力資源和信息資源等，為管理活動(dòng)提供外在保障，后者諸如規(guī)則、權(quán)力、人脈和文化等，為管理提供內(nèi)在保障，管理活動(dòng)中兩類(lèi)資源都是不可或缺的。

管理方式是指依據(jù)管理內(nèi)容的特點(diǎn)和要求，對(duì)管理資源進(jìn)行整合、配置的方法與途徑，依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)管理方式有不同劃分，如根據(jù)是否產(chǎn)生口語(yǔ)或書(shū)面語(yǔ)行為，可以分為言語(yǔ)型與非言語(yǔ)型管理方式；根據(jù)發(fā)生的場(chǎng)合，可分為直接型管理方式與媒介型管理方式；根據(jù)對(duì)資源處理的程度可分為一次管理和二次管理兩個(gè)不同層次的方式等。文件(檔案)方式是其中的言語(yǔ)型、媒介管理方式，是社會(huì)與機(jī)構(gòu)管理方式中最重要、最通用、最經(jīng)濟(jì)的一種，具有確定性、規(guī)范性、可控性等比較優(yōu)勢(shì)。

從這三個(gè)維度對(duì)檔案信息活動(dòng)進(jìn)行考察，不僅能引發(fā)對(duì)檔案管理活動(dòng)的重新認(rèn)識(shí)和把握，既有助于理解和深度挖掘檔案信息資源，又能凸顯其在管理中的保障作用，有利于減少或避免管理資源重復(fù)建設(shè)，一定程度上改變對(duì)管理資源的浪費(fèi)或漠視現(xiàn)象，從本源上促進(jìn)管理資源的最優(yōu)配置，還有助于管理方式的規(guī)范與創(chuàng)新，為解決當(dāng)前諸多社會(huì)管理問(wèn)題提供新的思路和方法，具有實(shí)踐意義和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。三維度分析如圖1所示：

咨詢(xún)公司的檔案信息管理也同樣不能置身于這三維度空間之外，下面即依此分維度對(duì)其中的知識(shí)轉(zhuǎn)移相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分析和探討。

2.1　內(nèi)容維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移

一般認(rèn)為，檔案信息管理的主要是文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案等傳統(tǒng)內(nèi)容，這就有必要首先了解和明確檔案信息的特點(diǎn)。和寶榮教授指出檔案信息具有聯(lián)系性和積累性的特點(diǎn)，李國(guó)慶指出檔案信息作為信息資源的一個(gè)重要組成部分，除了具有信息的一般特點(diǎn)外，最大優(yōu)勢(shì)在于其真實(shí)性、可靠性、權(quán)威性和憑證性。在傳統(tǒng)環(huán)境下，這些特點(diǎn)通過(guò)固化在特定載體(如紙張)上予以保證，而數(shù)字環(huán)境下，則有賴(lài)于元數(shù)據(jù)信息了。當(dāng)然圖書(shū)與情報(bào)類(lèi)信息也需要元數(shù)據(jù)，但不同的是，這一類(lèi)的元數(shù)據(jù)信息主要用于知識(shí)的組織和檢索，主要關(guān)注知識(shí)載體形式和內(nèi)容分類(lèi)關(guān)聯(lián)，而歸檔信息的元數(shù)據(jù)更側(cè)重于知識(shí)的來(lái)源信息及知識(shí)產(chǎn)生者的背景結(jié)構(gòu)，借此來(lái)保證知識(shí)源的可靠性。

szulanski認(rèn)為，在知識(shí)轉(zhuǎn)移的初始階段，知識(shí)源的可靠性、轉(zhuǎn)移的預(yù)期困難是影響知識(shí)轉(zhuǎn)移效率的重要因素。當(dāng)知識(shí)源的可靠性沒(méi)有得到確證，即當(dāng)知識(shí)源并不被認(rèn)為是可信賴(lài)的、講信用的或有見(jiàn)識(shí)的時(shí)候，知識(shí)源的知識(shí)轉(zhuǎn)移將非常困難，它的建議和示范將被質(zhì)疑并受到抵制，這也叫“知識(shí)作用的未實(shí)證性(unpmvenness)”。因而咨詢(xún)公司根據(jù)其業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)導(dǎo)向所建立的各類(lèi)知識(shí)庫(kù)，為了確保其真實(shí)可靠，必須依據(jù)檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，自然也就是檔案信息管理內(nèi)容的重要組成。

這一維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移主要在咨詢(xún)公司和客戶(hù)之間進(jìn)行，除了滿足用戶(hù)需求提供可靠的編碼化知識(shí)源之外，相應(yīng)背景信息共享與遷移也是十分必要的。

2.2　資源維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移

任何一種管理都是耗資源的，如前所述，既需要人力、物力、財(cái)力和信息等基礎(chǔ)性資源提供的外在保障，也需要權(quán)力、規(guī)則和文化等管理的“特有資源”提供內(nèi)在保障，管理活動(dòng)中這兩類(lèi)資源都是具有支撐性的，缺一不可。咨詢(xún)公司檔案信息管理也離不開(kāi)人、財(cái)、物等資源的保障，如設(shè)備和裝具的配備、人員的培訓(xùn)、信息的加工和服務(wù)等，同樣檔案管理水平的提升還需要權(quán)力、文化層面的支撐，如公司高層的重視和強(qiáng)調(diào)(特別是像北大縱橫等大型咨詢(xún)公司)，一則有利于各個(gè)部門(mén)的檔案信息整合；二則利用權(quán)力資源可以督促實(shí)現(xiàn)將存儲(chǔ)在員工個(gè)人電腦(乃至人腦)中的知識(shí)信息予以全面及時(shí)的轉(zhuǎn)移和歸檔，以豐富公司的財(cái)富和資本。

這一維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移主要在咨詢(xún)公司內(nèi)部進(jìn)行，不僅要在檔案信息管理人員中予以傳播與接納，如一方面要熟悉檔案工作需要哪些資源；另一方面也要掌握這些資源能在何處獲得，又該如何獲取。這類(lèi)知識(shí)轉(zhuǎn)移更要推廣到公司業(yè)務(wù)部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，使他們形成概念、習(xí)得程序，最終養(yǎng)成大力支持檔案信息管理的習(xí)慣和氛圍。

2.3　方式維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移

咨詢(xún)公司檔案信息門(mén)類(lèi)較多，其機(jī)密性高低不一，因而信息組織的方式和使用權(quán)限的控制存在較大的差異性。這就需要重視對(duì)檔案信息管理方式的知識(shí)轉(zhuǎn)移，以促進(jìn)機(jī)構(gòu)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。方式維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移重點(diǎn)和難點(diǎn)在于管理技能和經(jīng)驗(yàn)等隱性知識(shí)，檔案信息管理從原理上講是比較直觀和簡(jiǎn)單的，但是具體的操作需要長(zhǎng)期的經(jīng)驗(yàn)積累和技能熟悉，也絕非一朝一夕能做好的。

這一維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移還存在于咨詢(xún)公司和客戶(hù)之間，不過(guò)這主要是指開(kāi)展檔案管理咨詢(xún)業(yè)務(wù)和有檔案管理專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)的公司。如浙江省首家公司制檔案中介機(jī)構(gòu)――杭州偉邦檔案管理咨詢(xún)有限公司，就針對(duì)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位提供檔案咨詢(xún)與指導(dǎo)、檔案培訓(xùn)、檔案技術(shù)推廣、檔案人才租賃等相關(guān)的專(zhuān)業(yè)服務(wù)，而方式維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移即是此類(lèi)公司的核心優(yōu)勢(shì)之一。

3　面向知識(shí)轉(zhuǎn)移的咨詢(xún)公司檔案信息管理實(shí)現(xiàn)策略

如上文分析可見(jiàn)，不僅檔案信息管理在咨詢(xún)公司知識(shí)轉(zhuǎn)移中起著基礎(chǔ)性和關(guān)鍵性的作用，關(guān)注知識(shí)轉(zhuǎn)移對(duì)于檔案信息管理也大有裨益，兩者互為依托、相互促進(jìn)。而實(shí)現(xiàn)面向知識(shí)轉(zhuǎn)移的咨詢(xún)公司檔案信息管理需要在以下幾方面予以強(qiáng)調(diào)和努力：

3.1　主動(dòng)調(diào)研掌握公司檔案管理中知識(shí)轉(zhuǎn)移內(nèi)容

首先是咨詢(xún)公司領(lǐng)導(dǎo)層要從宏觀上對(duì)檔案信息管理中的知識(shí)轉(zhuǎn)移有充分的認(rèn)識(shí)和把握，深入調(diào)研公司管理中知識(shí)轉(zhuǎn)移的層次和范圍，明確哪些顯性知識(shí)必須按照檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)和要求予以存儲(chǔ)、傳播和控制，哪些個(gè)體隱性知識(shí)應(yīng)該顯性化為組織知識(shí)并予以

及時(shí)存檔，把握檔案信息管理各個(gè)維度的知識(shí)轉(zhuǎn)移內(nèi)涵和要求；具體操作執(zhí)行的檔案管理信息工作者更要積極主動(dòng)，對(duì)具有潛在價(jià)值、有必要作為檔案信息保存的知識(shí)，與業(yè)務(wù)人員共同商討，擬定歸檔范圍并明確共享權(quán)限，業(yè)務(wù)人員也要認(rèn)真配合，提出建設(shè)性意見(jiàn)和需求，以框定知識(shí)轉(zhuǎn)移的目標(biāo)和范圍。

3.2　優(yōu)化檔案信息管理中知識(shí)轉(zhuǎn)移的資源保障

所謂資源保障就是為知識(shí)轉(zhuǎn)移創(chuàng)造必要的軟硬件環(huán)境。一方面要在人、財(cái)、物等基礎(chǔ)性資源上對(duì)檔案信息管理予以必要配備和支持，在檔案信息管理人員梯隊(duì)建設(shè)上要引起足夠重視，盡早做好準(zhǔn)備，有計(jì)劃、有步驟引導(dǎo)檔案專(zhuān)業(yè)人員間的業(yè)務(wù)交流和知識(shí)轉(zhuǎn)移，讓新生力量在日常的檔案信息工作中充分習(xí)得管理技術(shù)和技能，避免突然的工作移交帶來(lái)的措手不及；另一方面要利用權(quán)力和公司文化等特殊資源，大力宣傳、積極引導(dǎo)和推動(dòng)各類(lèi)檔案信息知識(shí)轉(zhuǎn)移，不僅在信息管理人員中，更要在業(yè)務(wù)部門(mén)里，形成健康的知識(shí)存檔和歸檔意識(shí)，培育良好的知識(shí)轉(zhuǎn)移的習(xí)慣和氛圍。

3.3　量身打造面向知識(shí)轉(zhuǎn)移的檔案信息管理系統(tǒng)

咨詢(xún)公司要著力開(kāi)發(fā)和建設(shè)面向知識(shí)轉(zhuǎn)移的檔案信息管理系統(tǒng)，一方面要依據(jù)和符合本公司的客觀實(shí)際，另一方面也要保證系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和通用性。如在設(shè)計(jì)知識(shí)采集功能模塊時(shí)，要對(duì)本公司業(yè)務(wù)流程予以梳理和考察，在各關(guān)鍵環(huán)節(jié)中嵌入背景信息捕獲器，保證歸檔知識(shí)的可靠性和可用性；而在知識(shí)傳播功能模塊中，要實(shí)現(xiàn)目錄信息開(kāi)放的同時(shí)，對(duì)知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行有效控制，這一方面是指利用技術(shù)手段嚴(yán)格控制資源使用權(quán)限；另一方面是指實(shí)現(xiàn)知識(shí)轉(zhuǎn)移環(huán)境的控制，以提高資源利用率和知識(shí)轉(zhuǎn)移效能。

3.4　有力控制、有序開(kāi)發(fā)咨詢(xún)公司知識(shí)資產(chǎn)

在拓展和豐富檔案信息資源的類(lèi)型、數(shù)量的同時(shí)，檔案管理人員要建立和完善公司資產(chǎn)檔案，特別是對(duì)無(wú)形資產(chǎn)的歸檔和建檔，不僅要及時(shí)接收和控制公司核心知識(shí)，保證其安全性和可用性，還要與業(yè)務(wù)人員積極配合，有條件地對(duì)之進(jìn)行開(kāi)發(fā)和傳授，使之不斷增值和升值，增加知識(shí)轉(zhuǎn)移的吸引力和動(dòng)力。

篇6

“戴明環(huán)”最顯著特點(diǎn)是通過(guò)大循環(huán)帶動(dòng)若干個(gè)小循環(huán)。如果將新疆油田公司看做一個(gè)大的戴明環(huán)，那公司內(nèi)部人事部、勘探事業(yè)部、宣傳部、財(cái)務(wù)部、檔案科等就是一個(gè)個(gè)小循環(huán)，通過(guò)每一次循環(huán)后會(huì)產(chǎn)生階梯式上升效果；通過(guò)每一次循環(huán)，解決好各個(gè)小循環(huán)中暴露出的問(wèn)題，并將業(yè)已形成好的經(jīng)驗(yàn)繼續(xù)保留，總結(jié)設(shè)置出一定標(biāo)準(zhǔn)，再進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)周期，如此反復(fù)循環(huán)、不斷提升就會(huì)讓公司檔案管理不斷得到完善、規(guī)范。（見(jiàn)圖2）

在每一個(gè)循環(huán)中，A始終是核心，只有通過(guò)“行動(dòng)”才能提煉出標(biāo)準(zhǔn)，起著總結(jié)過(guò)往成功經(jīng)驗(yàn)、布置下輪工作重點(diǎn)的“橋梁”作用。整個(gè)循環(huán)分為4個(gè)階段、8個(gè)步驟（見(jiàn)表1）

2 “戴明環(huán)”理論的可行性

檔案管理作為企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，既要繼承前人先進(jìn)的管理方法，也要與時(shí)俱進(jìn)，把握新時(shí)期賦予石油企業(yè)檔案管理工作提出的新要求。石油企業(yè)檔案管理應(yīng)該與整個(gè)企業(yè)管理總的發(fā)展基調(diào)保持一致，引入先進(jìn)的管理理念和方法，在變中求不變，在不變中求變地持續(xù)改進(jìn)。它包含了檔案管理工作計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、確認(rèn)（Check）和處置（Action）四個(gè)階段，其本身就是一個(gè)不斷更新、不斷完善的過(guò)程，完全可以通過(guò)P、D、C、A四個(gè)循環(huán)來(lái)實(shí)現(xiàn)。其工作流程：如圖3。

3 “戴明環(huán)”理論在新疆油田公司檔案管理工作中的應(yīng)用分析

按照“戴明環(huán)”理論的理念，可將石油企業(yè)檔案管理分為計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、確認(rèn)（Check）和處置（Action）四個(gè)方面，共同構(gòu)成了石油企業(yè)檔案管理一個(gè)完整管理體系。但相對(duì)于整個(gè)檔案管理體系來(lái)說(shuō)，其中四個(gè)部分又是相對(duì)獨(dú)立的。每一部分依據(jù)PDCA循環(huán)理論中的4個(gè)階段和8個(gè)步驟（見(jiàn)表1）經(jīng)過(guò)不斷的“計(jì)劃——實(shí)施——確認(rèn)——處置”循環(huán)提升（見(jiàn)圖2），最終實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)檔案管理的近、中、遠(yuǎn)期目標(biāo)，促進(jìn)石油企業(yè)管理水平提升（如圖4）。

3.1 P（Plan）階段——計(jì)劃。P階段是明確某一階段（一般以1年、3年或5年為一個(gè)階段周期）石油企業(yè)檔案管理所要實(shí)現(xiàn)的階段性目標(biāo)，以及為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)所制定的具體措施。首先是組建企業(yè)建檔工作領(lǐng)導(dǎo)小組，抽調(diào)企業(yè)人事、辦公室、檔案科等部門(mén)人員組成；其次，是預(yù)先設(shè)計(jì)和印刷好本次檔案工作中所需要的各種表格或者宣傳品；再次是對(duì)參與本次檔案工作的人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使其盡快熟悉工作內(nèi)容；最后是在集團(tuán)上下進(jìn)行全員動(dòng)員部署。

新疆油田公司在對(duì)上一年歸檔的檔案自查后發(fā)現(xiàn)許多新招錄的員工（尤其是剛剛?cè)肼毜拇髮W(xué)生）檔案不完整，諸如他們的在職學(xué)習(xí)經(jīng)歷、入職培訓(xùn)考核、社會(huì)實(shí)踐等能夠反映新員工綜合素質(zhì)的檔案沒(méi)有及時(shí)被收集。還有相當(dāng)一部分檔案材料記錄或者書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，如用鉛筆填寫(xiě)、缺少印鑒章，等等（見(jiàn)表2）。

表2：某石油企業(yè)新招錄人員檔案質(zhì)量影響因素頻數(shù)頻率統(tǒng)計(jì)表

針對(duì)以上出現(xiàn)問(wèn)題，公司及時(shí)成立了新招錄人員檔案質(zhì)量評(píng)查小組，由分管檔案工作的副經(jīng)理和辦公室、檔案科以及各部門(mén)的負(fù)責(zé)人共同組成，協(xié)調(diào)評(píng)查公司招錄新進(jìn)人員的檔案情況，明確小組組成人員的評(píng)查職責(zé)，做到分工明確，各司其職，并以公司內(nèi)部相關(guān)的評(píng)查要求為依據(jù)，再制定具體的評(píng)查措施。

3.2 D（Do）階段——實(shí)施。D階段，也就實(shí)施階段，就是對(duì)第一階段——P階段所制定規(guī)劃方案付諸具體實(shí)踐，一般是通過(guò)把公司里面從事檔案及檔案管理人員、涉及檔案用的器材物資等可有效整合利用的資源合理配置，確保計(jì)劃階段所設(shè)置各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)。D階段是“戴明環(huán)”理論核心。首先，要提高公司人事部門(mén)以及檔案管理人員對(duì)新招錄人員相關(guān)檔案資料收集重要性認(rèn)識(shí)。其次，要培育一支高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍。與公司業(yè)務(wù)部門(mén)相比，檔案管理較為枯燥，需要檔案管理人員耐得住寂寞、耐得住清貧，是更多講求奉獻(xiàn)的一個(gè)崗位，公司要制定給予檔案管理人員相對(duì)傾斜的激勵(lì)措施以穩(wěn)定這支隊(duì)伍。再次，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷拓寬公司檔案歸檔范圍。緊密結(jié)合新時(shí)期市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)于員工的誠(chéng)信檔案、員工階段性培訓(xùn)檔案、地質(zhì)勘探資料以及人才立體評(píng)價(jià)的多方位參考的現(xiàn)實(shí)需要，圍繞新時(shí)期石油公司經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)形象評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)不斷拓寬公司檔案范圍。最后，落實(shí)檔案管理方面的相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，把定期巡查結(jié)果作為檔案管理人員考核、評(píng)先評(píng)優(yōu)、晉升的重要依據(jù)。

3.3 C（Check）階段——確認(rèn)。C階段，即確認(rèn)階段，其主要工作重心就是對(duì)照第一階段（P階段）所確定的目標(biāo)，確認(rèn)第二階段（D階段）的落實(shí)效果，及時(shí)將檔案管理制度在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行匯總確認(rèn)。對(duì)于確認(rèn)的結(jié)果不外乎兩種，一種是實(shí)現(xiàn)了預(yù)期目標(biāo)，還有一種就是尚未完成預(yù)期目標(biāo)。對(duì)于達(dá)到了預(yù)期設(shè)定目標(biāo)的，便可以將精力投入到下一階段工作中。對(duì)于沒(méi)有實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的，則要再?gòu)南惹爸贫ǖ挠?jì)劃措施是否超過(guò)了檔案人員的實(shí)際操作技能或者是受公司客觀情況所限制等進(jìn)行分析。

新疆油田公司將公司的檔案進(jìn)行細(xì)致分類(lèi)，把鉆井工程、測(cè)繪、測(cè)井技術(shù)、地球物理（化學(xué)）勘探等紙質(zhì)檔案，巖心巖屑實(shí)物檔案等采取精細(xì)化管理，并全部實(shí)現(xiàn)信息化管理，查閱利用方便，探索模塊化管理模式，即根據(jù)不同檔案管理特點(diǎn)，組建石油業(yè)務(wù)檔案管理小組，抽調(diào)一線業(yè)務(wù)人員擔(dān)當(dāng)兼職管理人員，實(shí)現(xiàn)檔案管理專(zhuān)業(yè)化，專(zhuān)業(yè)檔案管理模塊化，并把所有檔案最終統(tǒng)一納入企業(yè)檔案科管理。但也存在業(yè)務(wù)檔案“發(fā)現(xiàn)難、出口難”，即業(yè)務(wù)檔案重利用輕保護(hù)，信息化程度較低等問(wèn)題。要求管理部門(mén)從源頭查找原因，并提出針對(duì)性措施加以應(yīng)對(duì)。

3.4 A（Action）階段——處置。處置階段主要是對(duì)第三階段（C階段）兩種確認(rèn)結(jié)果進(jìn)行細(xì)致處理，對(duì)于檔案管理經(jīng)驗(yàn)較好的及時(shí)提煉和推廣，并對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)總結(jié)，提出整改措施和方案，做到持續(xù)改進(jìn)。在處置階段仍然沒(méi)有解決的問(wèn)題，則可放入下一個(gè)“戴明環(huán)”繼續(xù)循環(huán)加以解決。從某種意義上說(shuō)，處置階段也是為下一輪新的循環(huán)做好準(zhǔn)備工作（見(jiàn)表3）。

篇7

中圖分類(lèi)號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）17-0266-01

一、提供檔案信息與“知識(shí)產(chǎn)品”服務(wù)

檔案信息服務(wù)是指為利用者提供檔案信息服務(wù)所進(jìn)行的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，促進(jìn)檔案信息流通。地鐵公司檔案部門(mén)最大化的開(kāi)發(fā)檔案價(jià)值為公司的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)，把隱藏于實(shí)體中的檔案信息轉(zhuǎn)化為“知識(shí)產(chǎn)品”提供對(duì)內(nèi)服務(wù)。而在知識(shí)管理的背景條件下，檔案信息服務(wù)將不拘泥于傳統(tǒng)的、單一的方式，將所有創(chuàng)新并趨于多元化的發(fā)展。由傳統(tǒng)的被動(dòng)提供服務(wù)向主動(dòng)提供“知識(shí)產(chǎn)品”服務(wù)模式轉(zhuǎn)化。利用專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能在轉(zhuǎn)化服務(wù)過(guò)程中提供更多的潛在信息。另外，服務(wù)內(nèi)容由單一向多元化發(fā)展，形成數(shù)字化檔案信息，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字載體，提供多元化的檔案內(nèi)容的服務(wù)。

二、進(jìn)行檔案信息資源的開(kāi)發(fā)

檔案信息資源開(kāi)發(fā)活動(dòng)是為了獲取檔案信息資源的價(jià)值，提升檔案信息資源的價(jià)值。地鐵公司檔案信息資源的開(kāi)發(fā)是為了公司重要經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)，促進(jìn)地鐵公司整體發(fā)展。地鐵公司檔案部門(mén)是不直接參與公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，但是在促進(jìn)公司生產(chǎn)發(fā)展中的作用與實(shí)踐價(jià)值是有目共睹的，有其重要的作用。地鐵公司檔案信息資源開(kāi)發(fā)，就是“公司檔案部門(mén)及其合作伙伴，為保證公司內(nèi)部或社會(huì)的利用需求，而通過(guò)編目、編研和提供利用等形式，將其有關(guān)檔案信息挖掘出來(lái)，以充分實(shí)現(xiàn)公司檔案價(jià)值的過(guò)程?！钡罔F公司檔案信息資源開(kāi)發(fā)的主體主要就是通過(guò)公司檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)之間合作、溝通，做好開(kāi)發(fā)利用工作。地鐵公司檔案信息資源開(kāi)發(fā)可以實(shí)現(xiàn)地鐵公司檔案信息資源的價(jià)值作用。檔案信息資源作為一種信息資源，與其他物質(zhì)資源相比，有一種特別的價(jià)值，即有用性。它需要與其它資源相結(jié)合才能發(fā)揮其重要的作用，而這種價(jià)值可以放大檔案資源本身的價(jià)值。在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源給用戶(hù)利用的過(guò)程中，檔案信息資源本身的價(jià)值也得到提升。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，為地鐵公司經(jīng)營(yíng)決策提供科學(xué)依據(jù)，經(jīng)營(yíng)決策的過(guò)程中，可以利用檔案資源，并運(yùn)用科學(xué)系統(tǒng)的交流，可以提高正確決策的科學(xué)化和準(zhǔn)確度?？傊瑢?duì)地鐵公司檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，可以最大化的利用檔案信息為地鐵公司經(jīng)營(yíng)決策服務(wù)，提升地鐵公司檔案管理的整體水平，進(jìn)而提升地鐵公司的整體競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

三、構(gòu)建地鐵公司知識(shí)庫(kù)

地鐵公司知識(shí)庫(kù)即包括公司人力資源的現(xiàn)狀、每個(gè)崗位需要的掌握的技能及評(píng)價(jià)方法、組織機(jī)構(gòu)歷史上所發(fā)生的重大事件的歷史資料、客戶(hù)信息、研究文獻(xiàn)、報(bào)告等眾多方面，且擁有動(dòng)態(tài)的結(jié)構(gòu)。在建立地鐵公司知識(shí)庫(kù)以后，應(yīng)當(dāng)采取措施將日常文檔的電子化作為公司制度固定下來(lái)，使各部門(mén)業(yè)務(wù)中新產(chǎn)生的知識(shí)在知識(shí)庫(kù)中得到積累。地鐵公司與外部機(jī)構(gòu)合作或交易而產(chǎn)生及獲得的數(shù)據(jù)庫(kù)也鏈接到知識(shí)庫(kù)中。這樣的知識(shí)庫(kù)與以往的數(shù)據(jù)庫(kù)不同之處在于，它不僅包含了專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，也成為管理流程的一部分而容納了管理過(guò)程文檔，由于鼓勵(lì)個(gè)人隱性知識(shí)的分享而容納了有針對(duì)性的技巧建議，知識(shí)庫(kù)的層次更豐富。地鐵公司知識(shí)庫(kù)的建立是實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享與創(chuàng)新的要求，也是為地鐵公司提供科學(xué)決策和高效管理的需要，也為地鐵公司給各個(gè)部門(mén)同時(shí)提供知識(shí)服務(wù)提供了信息資源庫(kù)。地鐵公司知識(shí)庫(kù)是地鐵公司各類(lèi)信息的有序整合的整體，包括與公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的信息知識(shí)，是把信息組合起來(lái)的有序集合，是人們獲取信息的有效渠道之一，在地鐵公司的日?；顒?dòng)中起著非常重要的作用。

四、公司知識(shí)管理的關(guān)鍵是對(duì)地鐵公司檔案信息的知識(shí)的收集與管理

以知識(shí)管理為導(dǎo)向進(jìn)行創(chuàng)新拓展，實(shí)現(xiàn)從公司知識(shí)管理環(huán)境下的公司檔案收集與管理的過(guò)程，這是地鐵公司知識(shí)管理的發(fā)展的關(guān)鍵所在。公司知識(shí)管理過(guò)程中的檔案信息資源收集與整理，即公司檔案部門(mén)及有關(guān)部門(mén)對(duì)知識(shí)信息進(jìn)行的收集與管理的環(huán)節(jié)。地鐵公司檔案信息管理過(guò)程中的以知識(shí)管理為手段進(jìn)行管理手段與模式的創(chuàng)新發(fā)展，是地鐵公司從實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理環(huán)境下的公司檔案收集與管理的過(guò)程，這也是公司知識(shí)管理的發(fā)展的關(guān)鍵所在。地鐵公司檔案管理的對(duì)象是對(duì)公司內(nèi)部的顯性知識(shí)記錄的載體一文件、檔案進(jìn)行管理。公司知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)信息、知識(shí)資源的集成與整合，共享共建信息資源化平臺(tái)對(duì)地鐵公司業(yè)務(wù)管理活動(dòng)服務(wù)。地鐵公司檔案信息管理過(guò)程中的以知識(shí)管理為手段進(jìn)行管理手段與模式的創(chuàng)新發(fā)展，實(shí)現(xiàn)公司檔案信息知識(shí)的收集與管理，要求公司檔案工作人員重新審視傳統(tǒng)的文件歸檔和檔案收集的范圍，拓寬檔案收集整理的范圍，把隱含信息資源作為歸檔范圍進(jìn)行有效地管理。地鐵公司知識(shí)管理要求整合公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的全部信息、知識(shí)資源，以便于信息、知識(shí)共享與開(kāi)發(fā)利用。通常意義而言，隱性知識(shí)比顯性知識(shí)價(jià)值重要，包含的信息量大，對(duì)公司經(jīng)濟(jì)發(fā)展能提供更有效地幫助。但是隱性知識(shí)的隱蔽性、不穩(wěn)定性使它難以被公司獲取、傳播與利用。隱性知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)是隱性知識(shí)顯性化的過(guò)程，即將隱性知識(shí)“編碼化”或“固化”于文件資料之中，使之轉(zhuǎn)化成為可供使用的顯性知識(shí)，通過(guò)文件的傳遞與利用實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)的傳播與利用，實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)的價(jià)值。以知識(shí)管理為發(fā)展方向檔案管理，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。從地鐵公司檔案信息知識(shí)的收集與管理創(chuàng)新拓展成為知識(shí)積累，固化隱性知識(shí)；擴(kuò)大文件歸檔范圍，控制內(nèi)源顯性知識(shí)；收集外部信息，獲取外源顯性知識(shí)。現(xiàn)在越來(lái)越多的學(xué)者清楚地認(rèn)識(shí)到，知識(shí)管理是檔案管理未來(lái)發(fā)展的必然方向，應(yīng)該“以知識(shí)管理為導(dǎo)向創(chuàng)新拓展檔案管理”。

結(jié)論

把知識(shí)管理這一系統(tǒng)的管理與方法應(yīng)用到地鐵公司檔案工作中，能夠有效地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，達(dá)到檔案信息資源的共享和提供利用服務(wù)。探討分析知識(shí)管理在地鐵公司檔案工作中的應(yīng)用，對(duì)公司組織能力的提升起到重要的作用。

參考文獻(xiàn)

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篇8

【關(guān)鍵詞】

檔案管理;新觀念;新思路



在構(gòu)建和諧社會(huì)的實(shí)踐中,常常遇到因檔案管理工作不足,導(dǎo)致檔案服務(wù)與需求產(chǎn)生沖突,不能有效發(fā)揮檔案的功能及作用。因此,如何處理檔案服務(wù)與需求之間的矛盾是構(gòu)建和諧社會(huì)實(shí)踐中一個(gè)值得我們重視的問(wèn)題。 

一、當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題 

1、檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)有待提高

盡管我們已擁有穩(wěn)定發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍,但進(jìn)入新世紀(jì)后,面臨眾多新的挑戰(zhàn)與新的問(wèn)題,這支隊(duì)伍文化教育程度及專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)的素質(zhì)已不能適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要,尤其是那些不僅熟悉檔案內(nèi)容,而且能夠針對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次研究和開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)人才十分匱乏。 

2、檔案管理制度的規(guī)范性較為欠缺

盡管大多數(shù)企業(yè)或單位對(duì)于檔案管理工作的制度進(jìn)行了必要的更新,但是在一些大型的企事業(yè)單位或?qū)I(yè)檔案館卻仍然普遍存在管理制度欠缺,主要表現(xiàn)在一些細(xì)節(jié)問(wèn)題的疏忽:例如,檔號(hào)缺失,散亂;案卷標(biāo)題較為隨意,不規(guī)范;大部分案卷中缺乏卷內(nèi)目錄;組卷混亂現(xiàn)象較為嚴(yán)重。

3、檔案管理的人為色彩較重

在理性的檔案管理工作中,因具體工作中政策實(shí)施過(guò)程中的人為色彩,易導(dǎo)致工作的公益性有失公平。

4、求多不精導(dǎo)致檢索效率低效

檔案檢索方式目前主要包括手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。但實(shí)際工作中傳統(tǒng)的手工檢索仍占有相當(dāng)比重。為簡(jiǎn)化檢索程序,節(jié)約時(shí)間,各檔案部門(mén)在手工檢索的途徑上做了大量的工作,編制了多種形式的檢索工具,但編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象,誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高,反而導(dǎo)致實(shí)際操作過(guò)程中的效率低效。 

二、把握時(shí)代與實(shí)際工作要求,做好檔案管理工作的對(duì)策 

在新的目標(biāo)要求下,我們一方面應(yīng)該提高檔案管理工作的高效性,滿足不同人群對(duì)服務(wù)的訴求。另一方面,更重要的是實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和建立公平正義檔案管理制度的工作目標(biāo)。

1、加強(qiáng)檔案工作人員專(zhuān)業(yè)技能和素質(zhì)的再深造

檔案管理工作深入化有利于經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng),也有利于社會(huì)進(jìn)步、政治穩(wěn)定、更重要的是與構(gòu)建和諧社會(huì)密切相關(guān)。因此,檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能與素質(zhì)的提高是保證這一工作深化的基礎(chǔ)。要多充實(shí)有精湛專(zhuān)業(yè)知識(shí)及專(zhuān)業(yè)技術(shù)、技能的人才。但更切合實(shí)際的是加強(qiáng)現(xiàn)有人員的再深造教育。要使現(xiàn)有人員“不甘現(xiàn)狀”,認(rèn)識(shí)到社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,新行業(yè)、新領(lǐng)域的不斷擴(kuò)張,勢(shì)必沖擊原有的檔案業(yè)務(wù)的管理思路和服務(wù)工作。因而加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)及專(zhuān)業(yè)的再深化、再學(xué)習(xí),拓寬視野,提升對(duì)所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)的了解,將檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)引入現(xiàn)有工作中,對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的指導(dǎo)和改進(jìn),將傳統(tǒng)的單一思維轉(zhuǎn)化為多樣復(fù)合思維。與此同時(shí),應(yīng)制定相應(yīng)的鼓勵(lì)政策,切實(shí)有效地推行專(zhuān)業(yè)繼續(xù)再教育。 

2、激發(fā)檔案管理人員的工作積極性 

(1)轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)。檔案工作人員面臨的工作是長(zhǎng)期、單調(diào)且枯燥的,工作方法也相應(yīng)地較為傳統(tǒng)而落后,如何應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化的靈活性,超前服務(wù)于市場(chǎng)、社會(huì)和企業(yè),成為檔案管理工作人員應(yīng)關(guān)注的焦點(diǎn)。因此,改變工作人員的意識(shí),將主觀意識(shí)中伸手的概念調(diào)整為先行和創(chuàng)造,即檔案工作人員由事后收集材料者轉(zhuǎn)變成為事前介入、事中參與的共同參與者,從而形成新的檔案工作理念。

(2)強(qiáng)化激勵(lì)機(jī)制。打破“鐵飯碗”,引進(jìn)適宜競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制,積極推行聘任合同制,通過(guò)這些手段對(duì)現(xiàn)有人員優(yōu)勝劣汰,實(shí)行擇優(yōu)上崗,使得能者上庸者下,從而激勵(lì)檔案工作者重新對(duì)自身工作有新的認(rèn)識(shí),激發(fā)個(gè)體的潛在工作活力,最大限度地發(fā)揮個(gè)人能力,開(kāi)拓創(chuàng)新工作局面。

(3)重新定位,實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。由于對(duì)檔案工作重要性存在誤解,使得工作人員為工作而工作,忽視了自我價(jià)值及自我從事職業(yè)對(duì)社會(huì)影響的認(rèn)知。因此,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳和教育工作,使人們特別是檔案人員對(duì)工作有重新定位。促進(jìn)檔案人員積極進(jìn)取,糾正以往守?cái)偪袋c(diǎn),倉(cāng)庫(kù)保管員的認(rèn)識(shí),提升自我職業(yè)認(rèn)同,最大程度發(fā)揮自我能力,為檔案管理工作創(chuàng)造更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益貢獻(xiàn)自身力量。 

3、加強(qiáng)信息化建設(shè),發(fā)揮檔案工作在構(gòu)建和諧社會(huì)中的作用

如今在激烈競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代,人們對(duì)檔案服務(wù)的需求越來(lái)越高。我們的專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)正在日益趨近發(fā)達(dá)國(guó)家,無(wú)論法律、技術(shù)、物質(zhì)都要和國(guó)際接軌,我們要認(rèn)真努力改變檔案服務(wù)的薄弱環(huán)節(jié),努力滿足公眾需求。不能只做一些門(mén)面工程、形象工程。要給大眾提供其服務(wù)的實(shí)在性,面向公眾提供具體檔案查詢(xún)利用服務(wù),使檔案的現(xiàn)代化與企業(yè)的信息化同步。為達(dá)到此目標(biāo),檔案部門(mén)應(yīng)最大程度利用現(xiàn)代化電子技術(shù),在適應(yīng)檔案自身發(fā)展的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。為防止電子檔案有誤對(duì)實(shí)踐工作帶來(lái)危害,應(yīng)建立專(zhuān)職部門(mén)負(fù)責(zé)檢驗(yàn)電子文件。

要糾正檔案的現(xiàn)代化建設(shè)就是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)的觀念,更不能錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)就是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去。應(yīng)正確的認(rèn)識(shí)我們是借助現(xiàn)代化信息技術(shù),結(jié)合先進(jìn)管理理念,從而改革檔案管理中不適應(yīng)時(shí)代要求發(fā)展的一些做法,它是更高層次的認(rèn)識(shí),因此要求我們不斷吸納接受新知識(shí),使檔案管理工作在構(gòu)建和諧社會(huì)中發(fā)揮重要作用。

4、與時(shí)俱進(jìn),開(kāi)拓創(chuàng)新,確立檔案工作的新觀念

檔案信息使用周期加快,需求量增多,尤其是科技檔案和經(jīng)濟(jì)類(lèi)的法規(guī)文件的使用率大大提高。大多數(shù)科研部門(mén)面臨著改制,將有更多的科研成果走向市場(chǎng),怎樣迅速地把科研成果轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力,需要檔案部門(mén)提供大量科技檔案資料和經(jīng)濟(jì)類(lèi)的法規(guī)文件,為領(lǐng)導(dǎo)決策、為生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)管理等提供有價(jià)值的信息。同時(shí),由于經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,要求政府工作提速,也要求檔案工作提速。



【參考文獻(xiàn)】

李晶群.與時(shí)俱進(jìn)開(kāi)拓檔案管理工作的新思路.牡丹江師范學(xué)院學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版),2005.1.126-127.

[2] 李文娟.淺述學(xué)校檔案管理工作的新思路.安陽(yáng)師范學(xué)院學(xué)報(bào),2003.107-108.

篇9

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

隨著改革開(kāi)放的不斷深化,經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展,在人民群眾生活水平逐漸提高的同時(shí),仍有部分職工的生活遇到了暫時(shí)的困難。工會(huì)組織作為職工利益的代表者和維護(hù)者,大力發(fā)揚(yáng)扶危濟(jì)困的精神,積極構(gòu)建困難職工幫扶體系,而困難職工檔案正是各級(jí)工會(huì)組織掌握困難職工群體狀況,開(kāi)展送溫暖活動(dòng)和幫扶救助工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。

一困難職工的困難原因分析

1、患大病所致。眾所周知，現(xiàn)在醫(yī)院的醫(yī)療費(fèi)用十分昂貴，加之醫(yī)保報(bào)銷(xiāo)比例不高等原因，患了大病的職工難以承受。患傷風(fēng)感冒之類(lèi)，到醫(yī)院也需要數(shù)百元治療費(fèi)，如果是大病、重病，其治療費(fèi)用對(duì)于困難職工來(lái)說(shuō)簡(jiǎn)直就是天文數(shù)字，可望而不可及。對(duì)于來(lái)訪的職工尤其是困難職工，幫扶中心始終堅(jiān)持“群眾利益無(wú)小事”的原則，傾心竭力地進(jìn)行幫扶救助，最大限度地提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。

2、因子女上學(xué)所致。目前我國(guó)中小學(xué)雖然實(shí)現(xiàn)九年義務(wù)教育，但是義務(wù)教育階段衍生出來(lái)的費(fèi)用、大學(xué)階段的費(fèi)用對(duì)于困難職工家庭尤其是人均收入不足460元的特困職工家庭來(lái)說(shuō)，確實(shí)難以承擔(dān)。一名大學(xué)生一年的費(fèi)用需要上萬(wàn)元，對(duì)于他們本身來(lái)說(shuō)絕對(duì)是負(fù)擔(dān)不起的。但是為了子女的未來(lái)，東拼西湊借來(lái)了學(xué)費(fèi)，家里也就一貧如洗。

3、因單親收入低所致。在單親家庭中，一個(gè)人收入有限，不但要承擔(dān)子女的撫養(yǎng)費(fèi)，還要履行贍養(yǎng)父母的義務(wù)，生活上更是雪上加霜，難上加難。

二 、建檔范圍

困難職工檔案建檔范圍如下：

2.1、家庭人均收入低于當(dāng)?shù)刈畹蜕畋Ｕ暇€，經(jīng)企業(yè)救助后生活仍十分困難的困難職工。

2.2、家庭人均收入略高于當(dāng)?shù)刈畹蜕畋Ｕ暇€，但由于疾病、子女教育或意外災(zāi)難等原因，不能維持基本生活的困難職工。

2.3、因各類(lèi)自然災(zāi)害或重大意外事故等原因造成生活特別困難的困難職工。

2.4、因勞動(dòng)經(jīng)濟(jì)等合法權(quán)益受到侵害需要法律援助和就業(yè)遇到困難的困難職工。

2.5、殘疾職工

三、對(duì)困難職工檔案進(jìn)行重新摸底或系統(tǒng)整理

3.1、建立正式檔案

（1）申報(bào)條件（2）提交審核材料（3）填表有關(guān)要求

3.2、建立臨時(shí)檔案

（1）家庭人均收入高于正式困難職工建檔條件，因?yàn)榛即蟛〖巴话l(fā)性事故等原因當(dāng)年致困的在職職工，只進(jìn)行臨時(shí)救助，建立臨時(shí)幫扶檔案。

（2）過(guò)去幫扶管理系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)接受過(guò)救助且人均收入高于建立正式困難職工檔案條件的職工，全部轉(zhuǎn)為臨時(shí)檔案。

（3）退休職工原則上不列入幫扶范圍內(nèi)，確有特殊情況的，應(yīng)建立臨時(shí)檔案。

3.3、建立檔案及整理檔案應(yīng)避免的邏輯錯(cuò)誤：

①性別。不得填錯(cuò)性別；

②婚姻狀況。已婚的應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)家庭成員，單親的應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)撫養(yǎng)子女的姓名，離異且未再婚的不得填寫(xiě)配偶姓名等；

③健康狀況。標(biāo)明有大病的，應(yīng)當(dāng)注明患有何病，不得在健康狀況欄內(nèi)填寫(xiě)健康或良好,并將大病證明（掃描件）上傳到個(gè)人電子檔案附件；其它附件參照此辦理；

④收入狀況。家庭年收入等于家庭各成員月收入×12的總和。

四、 存在問(wèn)題

4.1、資金籌集難。資金是困難職工幫扶中心開(kāi)展工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是建立工會(huì)幫扶長(zhǎng)效機(jī)制的基石。但是現(xiàn)在幫扶中心面臨的一個(gè)重要問(wèn)題就是經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)薄弱，缺乏持久經(jīng)濟(jì)支撐，沒(méi)有穩(wěn)定的資金來(lái)源渠道，制約了工會(huì)幫扶工作的進(jìn)一步深化。

4.2、與社會(huì)保障體系缺乏有效溝通和銜接。困難職工幫扶中心作為工會(huì)幫扶工作的平臺(tái)，基本上是工會(huì)自己?jiǎn)为?dú)運(yùn)作和管理，與行政相關(guān)部門(mén)溝通和協(xié)調(diào)不夠。

4.3、幫扶力量有限。作為群眾組織，無(wú)論是在經(jīng)濟(jì)上、政策上、信息上都無(wú)法與行政職能部門(mén)相比，幫扶的力度不夠，對(duì)困難職工不能從根本上給予扶貧救助。

五、幫扶工作主要做法

5.1、深入開(kāi)展“三聯(lián)系”活動(dòng)，進(jìn)一步強(qiáng)化和完善維護(hù)救助體系。

5.2、積極探索建立困難群體幫扶救助長(zhǎng)效機(jī)制。研究制定了《測(cè)井公司困難職工幫扶救助管理辦法》，對(duì)幫扶基金來(lái)源、融資方式、救助范圍、標(biāo)準(zhǔn)及資金使用管理進(jìn)行規(guī)范。對(duì)基層困難和困難職工反映的問(wèn)題做到能辦則辦，能幫則幫。

5.3、切實(shí)關(guān)心困難群體，特別是企業(yè)改革中新衍生出的困難群體。把弱勢(shì)群體的幫扶作為每年工會(huì)工作的重點(diǎn)，通過(guò)健全幫扶網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范各類(lèi)困難群體檔案，落實(shí)幫扶措施，不斷完善幫扶機(jī)制，加大扶貧幫困工作力度。

5.4、切實(shí)關(guān)心協(xié)解人員基本生活，積極推動(dòng)協(xié)解人員再就業(yè)。公司成立了臨時(shí)用工管理辦公室和協(xié)解人員黨支部，具體負(fù)責(zé)協(xié)解人員的日常管理，幫助再就業(yè)。

5.5、在殘疾職工的幫扶方面：一是配合管理局工會(huì)開(kāi)展了愛(ài)心復(fù)明工程和扶殘助行工程。二是用好國(guó)家政策，積極協(xié)調(diào)為殘疾職工退稅。三是結(jié)合全國(guó)助殘日，大力弘揚(yáng)人道主義精神，倡導(dǎo)扶殘助殘的良好社會(huì)風(fēng)尚，采取座談會(huì)和走訪部分殘疾家庭等方式進(jìn)行慰問(wèn)。

六加強(qiáng)檔案管理工作的思考和建議

6.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識(shí)。一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。各級(jí)政府和部門(mén)，承擔(dān)起歷史的重任，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，以及檔案工作納入工作日程。一是轉(zhuǎn)變觀念。牢固樹(shù)立檔案管理法制觀念，加大力度依法治檔，并提高全社會(huì)，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)和關(guān)注，用改革的精神研究新情況，解決新問(wèn)題，不斷推進(jìn)檔案事業(yè)。

6.2 完善的管理體系，提高管理水平。一是提高檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)。檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)自身建設(shè)，密切與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，各部門(mén)承擔(dān)的重要職能，監(jiān)督和指導(dǎo)，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，教育和能力培養(yǎng)。二是完善檔案管理規(guī)定。認(rèn)真梳理當(dāng)前各種檔案管理的具體規(guī)則和法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做各種文件可以及時(shí)歸檔，按時(shí)移交，確保重要文件分類(lèi)收集齊全，整理規(guī)范。三是加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。各級(jí)應(yīng)配備必要的人員，通過(guò)各種途徑提高自己的專(zhuān)業(yè)水平，并穩(wěn)定檔案管理人員。

6.3、完善基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化硬件環(huán)境。一是要加快推進(jìn)企業(yè)信息檔案中心的建設(shè)步伐。二是改善各級(jí)檔案室條件。6.4、加快信息化建設(shè)，提高服務(wù)能力。一是檔案管理部門(mén)要想方設(shè)法，創(chuàng)造條件，積極跟上信息化建設(shè)步伐。二是鼓勵(lì)有條件的部門(mén)、企業(yè)率先開(kāi)展創(chuàng)建數(shù)字檔案室，加強(qiáng)單位電子文件的安全保存和規(guī)范管理，確保電子文件的安全。

七、新做法：建立幸福檔案，探索長(zhǎng)效機(jī)制。

在摸清企業(yè)各個(gè)職工群眾家庭現(xiàn)實(shí)信息、建立相應(yīng)電子檔案的基礎(chǔ)上，科學(xué)評(píng)價(jià)每個(gè)家庭的“幸福指數(shù)”，切實(shí)加大針對(duì)不同家庭的幫扶、關(guān)心和救助力度，努力探索形成“加強(qiáng)群眾工作，建設(shè)幸福測(cè)井”的長(zhǎng)效機(jī)制。一是定期對(duì)困難群體進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查摸底。建立困難家庭“幸福檔案”，落實(shí)幫扶措施。 建立“干部下基層，服務(wù)進(jìn)家庭”工作機(jī)制，要求黨員干部在到困難家庭服務(wù)的過(guò)程中，必須做到“四知、三推動(dòng)、一引領(lǐng)”，即知職工家庭基本情況，知職工家庭經(jīng)濟(jì)情況，知職工家庭和諧情況，知職工家庭困難情況；努力推動(dòng)職工家庭和諧更進(jìn)一步，努力推動(dòng)職工家庭困難有效解決，努力推動(dòng)職工家庭更加積極踴躍地投入到公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)建設(shè)；引領(lǐng)職工家庭牢固樹(shù)立共建共享建設(shè)“幸福測(cè)井”的理念。堅(jiān)持落實(shí)干部做好群眾工作“一崗雙責(zé)”制度，健全干部包戶(hù)制度，做到領(lǐng)導(dǎo)掛點(diǎn)、部門(mén)（單位）包片、干部進(jìn)戶(hù)，落實(shí)督查考核制度，量化細(xì)化考核目標(biāo)，定期進(jìn)行考核，定期公布考核結(jié)果。

結(jié)束語(yǔ)：

隨著改革開(kāi)放的深入和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案工作已經(jīng)越來(lái)越多地滲透到社會(huì)生活的各個(gè)方面，檔案所涉及的領(lǐng)域更加寬廣，內(nèi)容更加豐富，載體更加多樣。檔案在各個(gè)領(lǐng)域的基礎(chǔ)性地位和服務(wù)日趨突出，對(duì)于推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、促進(jìn)精神文明建設(shè)和民主法制建設(shè)起著越來(lái)越重要的作用，尤其在信息網(wǎng)絡(luò)、文化產(chǎn)業(yè)、政務(wù)公開(kāi)和社會(huì)民主發(fā)展進(jìn)程不斷加快的新形勢(shì)下，作為信息、文化、政務(wù)工作一部分的檔案工作，其地位和作用更顯得重要。為此，做好檔案工作，有效地保護(hù)和利用檔案，與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的具有先進(jìn)水平的現(xiàn)代檔案事業(yè)體系。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].北京:中國(guó)檔案出版社,2002.

[2]蔡秀萍.流動(dòng)人員人事檔案管理面對(duì)面[J].中國(guó)人才,2006.

篇10

（一）需要配備高素質(zhì)的檔案管理人員

在大多數(shù)灌區(qū)的工作人員都是水利技術(shù)人員，而灌區(qū)檔案管理人員也多數(shù)是在這些人員中抽調(diào)的，這就導(dǎo)致長(zhǎng)期以來(lái)灌區(qū)的檔案管理人員具有較強(qiáng)的一線施工經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)于檔案管理工作，由于缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，所以對(duì)于檔案管理工作還有許多欠缺的地方，缺乏對(duì)灌區(qū)工程檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，覺(jué)得只是簡(jiǎn)單把資料收集整理下就可以，對(duì)管理工作缺乏認(rèn)真性和責(zé)任感，更沒(méi)有創(chuàng)新精神。目前我國(guó)處于社會(huì)快速發(fā)展的新時(shí)期，工程檔案管理與工程質(zhì)量其重要性處于同一水平位置上，任何一個(gè)環(huán)節(jié)檔案材料的缺失都是對(duì)工程質(zhì)量不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。所在灌區(qū)需要加強(qiáng)檔案管理工作，做好檔案的收集和整理工作，加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)和利用。這就需要在進(jìn)行檔案管理人員配置時(shí)要選擇專(zhuān)業(yè)的人員，而且還要加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)，能夠嚴(yán)格履行檔案保密性的原則，遵守檔案管理職業(yè)道德，熟練掌握檔案管理的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，明確各項(xiàng)工程中的歸檔要求，從而加快灌區(qū)檔案管理水平的提升。

（二）檔案室的配備

檔案管理工作還需要有一個(gè)良好的保存環(huán)境，即配備一個(gè)科學(xué)、合理，能夠滿足檔案各項(xiàng)防護(hù)工作的檔案室。因?yàn)樵跈n案管理工作中，不管前期收集和整理工作多么完整和合理，但都離不開(kāi)后期的管理和保養(yǎng)工作。工程檔案資料許多都是紙質(zhì)性質(zhì)的檔案，這類(lèi)檔案對(duì)保存環(huán)境具有較高的要求，否則在一定時(shí)期內(nèi)，這部分紙質(zhì)檔案則會(huì)發(fā)生霉變和蟲(chóng)蛀的情況，這時(shí)檔案則無(wú)法滿足查看的需要，無(wú)法進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，所以在進(jìn)行工程檔案管理工作中，需要加強(qiáng)檔案室的建設(shè)和管理工作，配置合格的各項(xiàng)管理器材，而且在保管過(guò)程中，利用拷貝、掃描和復(fù)印等功能，確保檔案資料能夠滿足各項(xiàng)歸檔的要求，在新形勢(shì)下，進(jìn)行檔案室建設(shè)管理工作中，確保其能夠滿足各項(xiàng)防護(hù)工作的需要。

二、加強(qiáng)灌區(qū)檔案管理的具體建議

（一）強(qiáng)化灌區(qū)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

隨著形勢(shì)的發(fā)展和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)檔案工作的要求也越來(lái)越高，我們更加清醒地認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作對(duì)新形勢(shì)下提高灌區(qū)工作管理水平的重要性。所以灌區(qū)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)后人負(fù)責(zé)、對(duì)法律負(fù)責(zé)的態(tài)度做好檔案管理工作。根據(jù)灌區(qū)管理的特點(diǎn)，把檔案工作納入全年工作計(jì)劃，做到年初與灌區(qū)管理工作一起研究、一起布置、一起安排。為把檔案工作落到實(shí)處，根據(jù)檔案管理要求，分管領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常檢查檔案工作，當(dāng)檔案室遇到工作困難時(shí)，能夠及時(shí)加以解決.

（二）進(jìn)一步加大檔案安全保管力度

檔案工作安全保管工作重中之重是順利開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)。我們的檔案庫(kù)房在達(dá)到防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防盜、防強(qiáng)光、防高溫八防要求的基礎(chǔ)上，又更新了更加先進(jìn)的防盜設(shè)備，安裝了紅外監(jiān)控設(shè)施，確保了檔案庫(kù)房的絕對(duì)安全。增強(qiáng)檔案利用的安全意識(shí)，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關(guān)系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。檔案工作人員能夠嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保管制度、保密制度，堅(jiān)持糾正和制止個(gè)別人員不遵守保密制度的現(xiàn)象，加強(qiáng)管理，確保了檔案安全。

（三）加快推進(jìn)檔案電子化管理的進(jìn)程。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的重要方向。灌區(qū)應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作中軟、硬件設(shè)施的投入，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才的培養(yǎng)，積極借鑒相關(guān)部門(mén)的成功經(jīng)驗(yàn)，

（四）加強(qiáng)檔案管理和利用的規(guī)范化