導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇企業(yè)檔案管理論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

二、現(xiàn)階段國有企業(yè)檔案管理工作中存在問題的解決對策

1.提高認識，增強責任感

提高對檔案管理工作的重視程度是開展檔案管理工作的前提。單位領導要加強對檔案工作的重視，充分完善檔案資源和信息的建設。首先；通過開展相關會議、講座和展覽對檔案管理工作加強宣傳，調(diào)動全體員工的積極性，及時普及檔案管理工作的基本知識；其次，為了提高管理人員的專業(yè)水平和實際工作能力，在工作中，加強對檔案管理人員的培訓，定期組織檔案管理培訓班，鼓勵檔案管理人員學習新的知識，掌握新的技能，提高思想政治覺悟；最后，檔案管理人員也要樹立終身學習的思想意識，不斷加強自身修養(yǎng)，積極參加進修學習課程，不斷總結工作中的經(jīng)驗，增強責任感，提高自己的專業(yè)技能。

2.做好管理活動，創(chuàng)新管理方式

首先，要建立完善的接收、征集制度。國企的檔案管理部門要變革過去等其他部門上門移交文件資料的模式，而要運用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式，做到檔案適時收集。其次，還要豐富檔案收集的范圍，不能僅僅局限于以紙質(zhì)為載體的檔案，而應把與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動有關的各種照片、影像等其他載體以及各種具有保存價值的實物納入其中。最后，要加強信息網(wǎng)絡等先進技術的使用，構筑龐大、便捷的檔案管理信息網(wǎng)，充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡的輻射作用，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

首先，選拔檔案管理工作人員要拓寬視野，注重從企業(yè)各個部門挖掘人才，尤其是那些學歷高、知識廣、細心勤快、熱愛檔案管理工作的人才，并通過建立嚴格的考試、競爭上崗和審批等程序，從源頭上保證國企檔案管理工作人員的素質(zhì)；其次，國有企業(yè)還應積極創(chuàng)造條件，建立和完善檔案管理工作人員的再教育機制。如可將檔案管理人員送去高?；驒n案主管部門進行相關的檔案管理理論學習或業(yè)務培訓，使他們在充分拓展現(xiàn)有知識的同時，也能全面提高自身素質(zhì)，從而在根本上滿足形勢發(fā)展和實際工作的需求；最后，采取“請進來、走出去”的辦法。一方面，請檔案主管部門的領導和業(yè)務專家上門指導；另一方面，組織檔案管理工作人員到一些模范企業(yè)參觀學習檔案管理先進經(jīng)驗和業(yè)務流程。

4.引進新技術

隨著計算機科學與人工職能的發(fā)展，國有企業(yè)要在現(xiàn)代企業(yè)制度的基礎上，將網(wǎng)絡技術引入國有企業(yè)檔案管理的工作中去，從而不斷改進國有企業(yè)檔案管理的工作方式與工作形式，使國有企業(yè)的檔案管理工作能夠突破時空的限制，不斷提高國有企業(yè)檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

篇2

隨著企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的全面普及應用，檔案管理信息化建設已經(jīng)成為一種必然趨勢。同時企業(yè)檔案管理信息化的建設使得檔案部門的工作不在只是像以前那樣的企業(yè)資料存儲，而是一個具有文件收集、鑒定、查詢、共享等功能的綜合性的以數(shù)據(jù)庫為主的系統(tǒng)。另外，由于企業(yè)間的交流、溝通方式已由傳統(tǒng)的檔案接收方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代的網(wǎng)上傳輸?shù)确绞剑虼藗鹘y(tǒng)的檔案紙質(zhì)管理也已轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾?，這對檔案管理、利用也提出了更高的要求，如快速查找、網(wǎng)絡信息共享等。

（二）工作效率及工作成本的需要

傳統(tǒng)的檔案管理工作不僅在資料收集時需要大量的人力、物力、財力，同時在資料應用時會浪費工作人員大量時間，在查詢檔案信息時路途遠、耗時長、滿足不了企業(yè)各單位利用者的快速查詢、利用檔案的需求。另外，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量不可避免的增加，而無限地擴大檔案儲存室面積、設備以及增加檔案管理人員并不能從根本上解決問題，企業(yè)成本也會大幅上漲。而信息化的檔案不僅可實現(xiàn)工作人員的及時查詢、充分共享，更能夠為企業(yè)在檔案室擴建等方面節(jié)省開支。

（三）中小企業(yè)管理的需要

隨著中小企業(yè)的不斷發(fā)展，規(guī)模的不斷擴大，為更好地管理企業(yè)的各種資源，企業(yè)要求檔案機構要實現(xiàn)多復合型功能，要具有統(tǒng)一的標準規(guī)范來對檔案進行信息錄入，同時也要求實現(xiàn)檔案管理工作的及時性、有效性、效率性。企業(yè)總公司和各分公司的檔案數(shù)據(jù)集都應存儲在總公司檔案管理信息系統(tǒng)中，以便企業(yè)總部能及時了解各分公司的運營情況，同時當各分公司需要本公司數(shù)據(jù)庫時，在得到授權許可時，可進行訪問。另外，信息化的檔案管理可以在一定程度上提供企業(yè)與顧客的溝通平臺，有助于企業(yè)了解消費者的消費習慣、消費能力、消費意向等，同時企業(yè)可以利用這個平臺很好的宣傳產(chǎn)品服務等，有效地為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益。

二、中小企業(yè)檔案管理信息化的積極作用

（一）資源共享、提高效率

所謂的信息化時代最主要的標志就是資源的共享，很多學者已經(jīng)指出信息資源的戰(zhàn)略地位，信息資源已成為社會經(jīng)濟發(fā)展的重要組成部分[3]。隨著計算機技術的進步，信息化的檔案有利于實現(xiàn)中小企業(yè)的資源共享。同時信息化的檔案極大地減少了檔案管理人員的工作量，工作人員可以有效完成檔案檢索和立卷歸檔，提高檔案工作質(zhì)量的同時有效減少建檔時間，極大提高了中小企業(yè)檔案工作人員的工作效率。

（二）快速查詢、高效利用

檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務，企業(yè)檔案存儲和記憶了企業(yè)的各項活動，是企業(yè)文化、知識的歷史積累[4]。信息化的檔案明顯縮短了二次文獻信息編著的時間，同時傳統(tǒng)檔案管理下的檢索方式是檔案管理人員從檔案目錄中找出所需的檔案，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時費力[5]。檔案管理信息化以后，企業(yè)工作人員可以即時查詢，可以通過模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式迅速查找到所需要的大量資料。這不僅將檔案管理人員從以前繁重的勞動中解脫出來同時也極大地提高了各部門工作人員的工作效率。

（三）快速備份、高效管理

由于火災、地震、蟲害、鼠害方式對企業(yè)檔案的損害越來越重，企業(yè)通常會采取檔案備份的手段來盡量減少檔案損傷，傳統(tǒng)檔案在備份時不僅大量的增加了檔案管理人員的工作量，同時也增加了企業(yè)在檔案室面積、設備等方面的壓力。信息化后的檔案信息備份，檔案工作人員可以通過簡單地系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)讀取，然后根據(jù)企業(yè)數(shù)據(jù)的需要進行定位、存儲、編輯、修改等工作，實現(xiàn)了企業(yè)檔案信息的快速備份，讓檔案管理人員更加簡便快捷的對檔案信息進行管理。

（四）利于決策、增加效益

中小企業(yè)的檔案資料詳細記載著的企業(yè)發(fā)展至今的經(jīng)營理念、管理經(jīng)驗、活動失誤等資料，企業(yè)通過對完整、有效信息的整理和分析，有利于企業(yè)在發(fā)展中計劃、組織、管理、控制、創(chuàng)新等工作的有效進行，以達到企業(yè)的決策及時、管理得當。這也使得企業(yè)的資源合理配置，極大提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益，并為不斷提高企業(yè)文化軟實力奠定了堅實的基礎。

三、企業(yè)推進檔案管理信息化的支持體系

檔案信息系統(tǒng)建設時，要在前期調(diào)研與分析的基礎上，根據(jù)用戶需求，將復雜的軟件、硬件、業(yè)務工作等有機結合連接成完整、可靠和有效的整體，達到滿足用戶要求的完整體系[6]。

（一）網(wǎng)絡系統(tǒng)的建設

網(wǎng)絡系統(tǒng)是檔案信息化管理的存在環(huán)境，網(wǎng)絡信息系統(tǒng)包括外部網(wǎng)絡系統(tǒng)和內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)。檔案管理信息化建設對于外部網(wǎng)絡系統(tǒng)的要求是具有穩(wěn)定、可靠、相對安全的網(wǎng)絡運行環(huán)境；對于企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡環(huán)境要求則是具有穩(wěn)定的內(nèi)部網(wǎng)站、郵件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)等，以確保檔案管理信息化的安全運行。

（二）硬件設備的配置

企業(yè)應盡快為檔案管理部門配備信息化管理所需的計算機、掃描儀以及各種互聯(lián)網(wǎng)設備等現(xiàn)代化檔案管理設施，充分利用現(xiàn)代科學技術在檔案管理中的作用，加速開發(fā)相關應用軟件[7]。并根據(jù)企業(yè)的實際情況確定檔案管理部門各種硬件設備的數(shù)量、型號以便充分利用檔案信息資源的優(yōu)勢，挖掘企業(yè)在各個方面的潛力，為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟效益。

（三）應用系統(tǒng)開發(fā)

目前建設成的數(shù)字檔案館應用系統(tǒng)主要包括：信息采集、日常管理、信息服務、系統(tǒng)設置、權限和數(shù)據(jù)安全、檔案數(shù)字化工作管理、配套軟件產(chǎn)品設計七個部分[8]。這些應用系統(tǒng)完成檔案資料的收集、鑒定、分類、存儲、利用等功能，但由于各個企業(yè)的經(jīng)營理念、所在行業(yè)、產(chǎn)品服務等的不同，企業(yè)應該根據(jù)自身需要在這些應用系統(tǒng)上建立獨屬于自己的應用系統(tǒng)以便更好地為企業(yè)服務。

（四）安全系統(tǒng)的開發(fā)

在電子文檔的形成、處理、歸檔、電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，電子檔案面臨的安全威脅是來自多個方面的，而不再是單一的某一個因素在起作用[9]。因此，為了檔案資料的安全管理企業(yè)應該配備網(wǎng)關、防火墻、入侵檢測等安全保障設施，保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、檔案資料的安全。

四、中小企業(yè)檔案管理信息化建設面臨的問題

（一）檔案管理工作備受冷落

檔案管理工作歷來都不被企業(yè)重視，尤其是中小企業(yè)。近年來，國內(nèi)外許多企業(yè)選擇進行組織扁平化，通過削減管理層次、精簡管理機構、裁減管理人員，來達到降低管理成本、提高市場應變能力的目的，以至與許多企業(yè)都視檔案管理部門為裁員增效的最佳部門，這種思想嚴重阻礙了企業(yè)檔案部門的生存和發(fā)展[10]。

（二）硬件設施落后，資金不到位

企業(yè)檔案信息化建設需要硬件和軟件的支持，而硬件和軟件的建設將會消耗大筆資金。中小企業(yè)尚處于發(fā)展階段，大量資金用于企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)與市場擴大，檔案管理信息化作為一種新生事物，目前并沒有得到大多數(shù)人的認可和重視，許多中小企業(yè)目前從領導到員工一直忽視檔案管理工作，這就使得檔案管理信息化一直止步不前。作為企業(yè)優(yōu)秀的人才，應該學會高瞻遠矚地看到檔案信息化的價值并在人力、物力、財力等方面給予支持，才能為檔案管理信息化建設提供必要條件。

（三）檔案管理人員知識單一

目前大多數(shù)中小企業(yè)在薪酬方面，檔案管理人員的薪酬遠遠低于同企業(yè)的其他部門工作人員的薪酬，這不利于檔案管理人員提升工作積極性和樹立職業(yè)自豪感，最直接的結果是高學歷、高能力、高層次的人才極力避開檔案管理的工作。檔案管理信息化建設與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作相比，需要檔案管理人員不光熟悉掌握檔案管理的基本原理、方法和手段，還要掌握計算機管理和網(wǎng)絡管理等新技術和新知識，并利用這些新技術和新知識完成企業(yè)的檔案管理工作[12]。這就要求企業(yè)需要一直具有綜合能力、高素質(zhì)的檔案管理人員。而目前大多數(shù)企業(yè)檔案管理人員知識結構單一，不能滿足檔案管理信息化建設的需要。

（四）檔案信息安全有待提高

檔案信息安全是檔案管理信息化建設中一個重要的環(huán)節(jié)，這要求企業(yè)應該配備網(wǎng)關、防火墻、入侵檢測等安全保障設施，保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、檔案資料的安全。檔案信息安全首先要求設備安全，例如2008年4月東方航空公司設備故障導致數(shù)據(jù)丟失，導致了6架飛機未能獲得譯碼數(shù)據(jù)，由此造成的飛機不能按正常航班進行飛行，給該企業(yè)造成了巨大的信譽損害以及經(jīng)濟利益的損失[13]。其次，檔案信息化安全還要求網(wǎng)絡環(huán)境安全、操作安全等方面。由于目前檔案管理信息化建設還處于不完善階段，檔案信息安全還有待提高。

五、推進中小企業(yè)檔案管理信息化建設的主要措施

為改善目前中小企業(yè)檔案信息化建設中的相關問題，需要從觀念、設施、知識、安全性等方面進行，不斷與時俱進，接受新觀念、學習新知識，進而解決檔案管理信息化建設中的根本問題。

（一）加強宣傳檔案信息化建設及增強全體員工的檔案意識

首先，鑒于中小企業(yè)全體員工對檔案管理信息化工作重要性認識的薄弱，政府、社會應加強相關宣傳，普及檔案管理信息化相關的知識，強化檔案管理的法律、制度，提高企業(yè)員工對檔案管理工作的重視程度，認識檔案管理信息化工作的價值和意義。其次，加強企業(yè)內(nèi)部宣傳工作，讓企業(yè)各級領導意思到，信息化的檔案資料不僅僅是企業(yè)歷史的記載，通過及時、有效地對檔案資料的記載和分析對企業(yè)適應時代潮流、適應發(fā)展需求有很大的作用。最后，加強檔案管理部門員工培訓，舉行定期檔案工作交流、總結會議，增強檔案人員的工作重要性的意識，提高檔案管理工作人員的業(yè)務能力。

（二）及時更新檔案管理信息化相關的設備

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，信息化的檔案資料需要媒體設施的配合。第一，中小企業(yè)應配備計算機、掃描儀、復印機、服務器、文件數(shù)字化等先進的硬件設備。第二，企業(yè)要在通用、可靠、節(jié)約、高效、成熟的基礎上配備必須的軟件設備，并在應用系統(tǒng)是兼顧開放性、安全性。第三，優(yōu)化內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)、防范外部網(wǎng)絡系統(tǒng)，借鑒已有的成果和經(jīng)驗，將檔案與互聯(lián)網(wǎng)、辦公自動化等系統(tǒng)連通，完善計算機網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，擴大現(xiàn)代信息設施覆蓋面，積極推廣相關管理軟件[14]。

（三）培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員

企業(yè)檔案管理信息化的建設需要優(yōu)秀的管理人員，信息化建設中的企業(yè)檔案管理者應該具有多方面的的知識和技能，不僅要掌握檔案管理的知識，如檔案學等關于檔案收集、鑒定、錄入等有關方面，還要掌握現(xiàn)代科學技術的管理，如計算機、信息化工具等。首先，企業(yè)應清除已有的綜合素質(zhì)不能滿足工作要求的員工，招聘專業(yè)的檔案管理人員，徹底解決企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員綜合素質(zhì)問題以實現(xiàn)檔案管理工作的科學化。其次，定期為檔案管理人員提供學習新知識、新技能的專業(yè)培訓課程，以加強檔案管理人員的職業(yè)道德、業(yè)務水平、技術能力等，以更好的服務企業(yè)、挖掘優(yōu)勢。最后，建立完善的企業(yè)檔案管理人員績效考核程序，檔案管理人員進入企業(yè)后的工作內(nèi)容、工作量、所管理的資源利用率、為企業(yè)帶來的經(jīng)濟效益應作詳細考核，以作為以后工作晉升、薪酬水平的依據(jù)。只有一支優(yōu)秀的檔案管理隊伍，從而推進中小企業(yè)檔案管理信息化建設的進程。

（四）建立檔案信息安全保障系統(tǒng)

檔案的原始性、唯一性、文化傳承性，以及廣泛的社會參考與利用價值，決定了檔案信息安全管理的特殊性，不僅要保障檔案內(nèi)容信息的真實、完整、有效、可讀及不被竊取或泄露，而且要保障檔案文件的原貌與歷史痕跡，更重要的是需要長期地、持續(xù)地獲得安全保管[18]。因此在檔案管理信息化的建設中要求工作人員：首先，建立檔案管理風險評價體系，采取切實有效方法和措施來預測風險，以提前建立健全安全防范體系，努力維護檔案信息的安全性。其次，建立技術保障體系，以提高系統(tǒng)免疫力，這是增強檔案信息安全的“硬”手段；采取防偷竊、生物識別身份認證措施，這是增強檔案信息安全的“軟”手段。最后，采取加密措施，安全管理的最終目的，就是保障網(wǎng)絡上傳輸?shù)?、系統(tǒng)中存儲的、用戶訪問到的檔案信息真實、完整和有效，數(shù)據(jù)加密、硬盤加密、容災備份等，都是保障信息安全的有效措施[16]。

篇3

2現(xiàn)階段施工企業(yè)檔案管理工作中存在的幾個重點問題

首先，現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)部對于檔案管理工作缺乏足夠的重視。由于施工企業(yè)的業(yè)務類型所限制，工程項目施工具有施工點較多，施工周期長的特點。整個施工隊伍具有較強的流動性，其檔案管理工作的開展受到諸多局限。與此同時，施工企業(yè)在開展工程項目管理的過程中，缺乏科學的檔案管理意識，整個檔案管理工作流程不夠清晰，檔案資料流動不科學。在發(fā)生人動時，檔案資料的交接經(jīng)常會出現(xiàn)問題，造成了檔案管理工作開展遇到諸多困難。其次，歸檔管理水平有限。工程項目施工的過程中，涉及到的社會活動較多，整個工程檔案較為復雜。工程檔案的管理必須要保證其檔案資料具有完整、客觀、真實、原始的特點。在實際開展歸檔工作中，很多工程檔案中的內(nèi)容存在著缺失、錯誤等問題，并且相關材料填寫上不符合檔案歸檔要求，難以實現(xiàn)長期的保存。長此以往，檔案就會逐漸發(fā)生失真、缺失等現(xiàn)象，難以為工程項目管理提供重要的憑證與依據(jù)。與此同時，在檔案的收集上，很多施工企業(yè)都采用專人定期收集的方式。這種收集方式的工作量較大，并且整理和保存的過程容易出現(xiàn)問題。這種檔案收集的方式較為被動，并且在檔案資料不斷增加的形勢下，歸檔工作的效率和質(zhì)量也都難以得到有效的保障。很多施工企業(yè)的自動化建設還存在著很多不足，辦公自動化系統(tǒng)的應用不夠深入，整體檔案管理工作依然脫離整個信息化系統(tǒng)平臺而單獨開展。再次，歸檔不及時。一般來說，工程項目管理部門應該在驗收后的一段時間內(nèi)，按照要求完成檔案資料的一角，在檔案管理工作開展中，很多施工企業(yè)的檔案歸檔與移交工作不夠及時，并且拖延、滯后現(xiàn)象較為嚴重。部分工程項目在竣工之后的很長一段時間內(nèi)，檔案資料尚未完成移交。這種問題的存在，造成了企業(yè)對信息資源的管理受到了很大的限制，并且難以實現(xiàn)對技術的總結和改進，不能科學的對自身的施工技術能力和管理能力進行改進與提高，不利于企業(yè)的長效發(fā)展。最后，從業(yè)人員素質(zhì)水平有限。很多企業(yè)的檔案從業(yè)人員對于檔案管理工作的價值沒有一個明確的認識，并且忽視檔案信息的重要性。在施工企業(yè)中，檔案管理工作一般由新人來進行管理。參與管理的員工不具備足夠的檔案管理能力，沒有經(jīng)受過專業(yè)的培訓，難以勝任檔案管理工作的需求。

3提高施工企業(yè)檔案管理水平的對策

第一，加強對檔案管理工作的認識。施工企業(yè)的管理者要提高對檔案管理工作的重視，并且認識到檔案信息對企業(yè)發(fā)展的重要性。對于施工企業(yè)來說，工程檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)重要的信息資產(chǎn)。施工企業(yè)的檔案管理工作相對于其他企業(yè)來說，管理范圍和種類更多，并且特定檔案的管理標準也更高。對于企業(yè)管理者來說，不同層級的管理人員需要對檔案管理工作予以高度的重視，并且不同部門要與之進行量化的配合，對于檔案管理工作中出現(xiàn)的困難和問題進行第一時間的解決，為檔案管理工作提供了一個良好的執(zhí)行環(huán)境。第二，完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度，是檔案管理工作的重要執(zhí)行基礎，也是從基礎層面上就現(xiàn)階段檔案管理工作不規(guī)范問題解決的有效措施。施工企業(yè)的工程項目一般投資規(guī)模都較大，并且施工周期較長。在施工過程中，容易出現(xiàn)人員流動與變更的情況。針對于這種情況，施工企業(yè)要指明專人進行專項檔案資料的負責，并且明確相互分工與責任。在施工準備階段，要積極的與監(jiān)理部門、業(yè)主單位進行溝通，做好相關檔案資料的樣本設定，為后續(xù)檔案標準化管理提供有效的依據(jù)。在發(fā)生人員變動等情況時，施工單位也要積極的做好交接的管理，避免由于人動所造成檔案資料的遺失。在檔案管理流程設計上，要結合自身企業(yè)的業(yè)務特點和內(nèi)部結構，精簡流程，并且做好各個部門之間的協(xié)調(diào)職責界定。第三，加強對檔案信息的利用。檔案管理人員要深入了解企業(yè)的整體業(yè)務結構，并且對于各項工作狀態(tài)進行深入的掌握，及時的為企業(yè)管理者提供相應的資料，充分發(fā)揮企業(yè)檔案資源對企業(yè)管理、技術、經(jīng)營、研究等各方面的促進作用。另外，施工企業(yè)也要積極的推進檔案管理工作的信息化建設。隨著辦公自動化的實現(xiàn)，檔案資料的形式也逐漸變得豐富，電子檔案的管理也成為了檔案管理工作的一個重要內(nèi)容。在開展檔案管理信息化建設過程中，通過構建一套科學的信息化管理平臺，可以實現(xiàn)檔案信息的高效管理。通過做好相應的權限分配，提高對檔案信息的利用效率，突破傳統(tǒng)管理方式所帶來的查閱難和管理難的問題。第四，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。施工企業(yè)要有意識、有計劃的構建一套科學的檔案人才管理機制，對于檔案管理人員隊伍的綜合素質(zhì)進行不斷的提升。在日常檔案管理工作中，要積極的推進各項培訓工作的開展，結合自身需求，不斷的完善檔案管理人員的業(yè)務能力。檔案管理人員也要積極的提升自身的業(yè)務能力水平，不斷的自我學習和自我充電，對于新出臺的法律法規(guī)政策進行學習和研究，掌握企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展需求，提高自身的綜合業(yè)務水平。

篇4

2.分布管理模式形態(tài)我國的民營企業(yè)中，許多企業(yè)都沒有足夠的能力實現(xiàn)集中化的檔案管理，這些企業(yè)，可以選擇分布管理模式，企業(yè)檔案的分布管理又可以分為兩種管理形式，一種是企業(yè)檔案分級管理，而另一種則是企業(yè)檔案分散式管理。企業(yè)檔案的分級管理既能夠適用于多家子公司合作而成的大規(guī)模民營企業(yè)，也能夠適用于單一的小型民營企業(yè)。而企業(yè)檔案分散式管理，則是民營企業(yè)內(nèi)部不再設立集中的專門的檔案管理機構，而是讓企業(yè)內(nèi)部各個部門之間對自身所產(chǎn)生的檔案進行自主化的管理。分散式的檔案管理工作較為靈活，節(jié)省了檔案管理中的諸多環(huán)節(jié)，提高了檔案管理的效率。并且分散式檔案管理具有分工明確、職責明顯的特點，填補了檔案管理中的空白，使得檔案管理更為可靠。

二、按照管理內(nèi)容劃分為兩種管理模式形態(tài)

1.單一管理模式形態(tài)民營企業(yè)檔案管理中，選擇單一管理模式，其前提是民營企業(yè)對檔案進行自主管理、集中管理。而民營企業(yè)單一管理模式的本質(zhì)只是對企業(yè)檔案進行整理與保管。這種管理模式主要是適用于一些剛剛起步的民營企業(yè)，這時候的企業(yè)能力有限，還不足以對檔案信息進行開發(fā)和大規(guī)模的運用。民營企業(yè)在創(chuàng)業(yè)初期選擇這一種檔案管理模式，能夠?qū)⑵髽I(yè)對檔案管理的精力集中于檔案的整理與保存，從而在保證企業(yè)檔案完整性的前提之下，為企業(yè)節(jié)約更多的人力物力，使企業(yè)能夠有更多的機會致力于自身的發(fā)展。另外，除了創(chuàng)業(yè)初期的企業(yè)可以選擇這種管理模式之外，一些對于檔案信息的整合要求較低的民營企業(yè)也可以選擇這種管理模式，通過檔案管理的合理進行，促進企業(yè)自身的快速發(fā)展。

2.綜合管理模式形態(tài)企業(yè)檔案的綜合管理模式，則是在單一管理模式的基礎上，將檔案管理中的整理、保存以及情報整合、信息利用等功能全部發(fā)揮出來，實現(xiàn)民營企業(yè)檔案的整體性管理。這種檔案管理模式，不僅整合了檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，并且融入了大量的現(xiàn)代化管理技術、先進的信息科學等，使得企業(yè)能夠通過檔案管理，及時掌握經(jīng)濟發(fā)展、信息傳播中的先進資源，不僅提高了企業(yè)檔案管理的積極性和實際效率，同時還為企業(yè)發(fā)展帶來了潛在的動力。企業(yè)檔案綜合管理模式所針對的不僅僅是紙質(zhì)文件，企業(yè)所要建立的也不僅僅是檔案室，而是針對信息化的檔案資源，建立起一個包含豐富檔案信息的企業(yè)檔案管理中心，聘用專業(yè)化的管理者，運用先進的科學技術和管理經(jīng)驗對其進行管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理效益最大化。

三、按照管理層次劃分為三種管理模式形態(tài)

1.檔案實體管理模式形態(tài)企業(yè)檔案管理中，最為基礎的就是檔案實體管理。這種管理模式中所包含的內(nèi)容必須最為全面，企業(yè)發(fā)展中所產(chǎn)生的檔案必須全部記錄，并保證其始終完整，這就要求在檔案實體管理過程中的信息收集、檔案整理、檔案保存等各個環(huán)節(jié)中都必須杜絕信息的遺漏，才能保證在以后調(diào)用檔案信息時，能夠得到真實、完整的檔案。在過去的企業(yè)檔案管理歷史中，檔案管理者最為注重企業(yè)檔案的實體，這時由于受到科學技術、管理理念等各方面的限制，企業(yè)檔案的內(nèi)容完全依賴于檔案的載體，這也就意味著，企業(yè)檔案一旦出現(xiàn)錯誤、遺失、疏漏，將會嚴重影響檔案的真實性、可靠性與安全性。因此，企業(yè)投入大量的人力物力去建設專門的機構來對企業(yè)檔案進行妥善的管理。

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2文件檔案的實踐經(jīng)驗

企業(yè)文件檔案管理工作經(jīng)過實踐經(jīng)驗，總結了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業(yè)檔案室保管。我國企業(yè)文件檔案單一的管理模式、以往過細的管理原則已經(jīng)不適應現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，束縛了企業(yè)文件檔案工作的發(fā)展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機制相矛盾。文件檔案是與企業(yè)密切相關真實的歷史，記錄了本企業(yè)的發(fā)展歷程，平時工作感覺不重要，但讓你查找時臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。我國的文件管理業(yè)經(jīng)歷了一個漫長的發(fā)展過程。社會進入了一個嶄新的發(fā)展時代，國家經(jīng)歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業(yè)也進入了前所未有的新時代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰(zhàn)?？茖W安排大力倡導開拓創(chuàng)新精神，進一步形成檔案工作氛圍，認真總結檔案工作的好經(jīng)驗，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關，加強管理意識，要求管理人員要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)代化整理檔案。才能使經(jīng)濟效益和社會效益更加完美的結合，突出檔案資源建設和服務全局的重要性。

3電子文件檔案的管理

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現(xiàn)行文件應用計算機技術源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應用計算機技術是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術的直接體現(xiàn)和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機技術應用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業(yè)第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢?，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡上傳遞的代碼序列。

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一、會計檔案管理的內(nèi)容

根據(jù)最新的《會計檔案管理辦法》【中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號】，下列會計資料應該歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿；（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。從該管理辦法可以看出，會計檔案管理內(nèi)容非常廣泛，涉及日常會計工作全過程，包括出納、會計、稅務、報表等全部會計人員產(chǎn)生的會計資料，給會計檔案管理造成很大困擾與難度。

二、會計檔案管理現(xiàn)狀及原因分析

目前，全國各城市軌道交通企業(yè)，除北上廣深等幾個大城市建設時間較長，其他大部分城市剛剛興建地鐵，日常工作主要圍繞地鐵新線建設與開通進行，能把日常工作做好，已經(jīng)疲于應付。受建設工期影響，一線業(yè)務部門工作重點在現(xiàn)場，確保工程質(zhì)量安全與進度。據(jù)筆者調(diào)查研究，目前各城市軌道交通企業(yè)連建設檔案管理尚無完善的制度與流程，會計檔案管理雖有國家法律規(guī)章規(guī)定，但實際執(zhí)行情況及效果并不容樂觀。銀行余額調(diào)節(jié)表因為事務所審計，情況相對較好，會計報表，納稅報表，增值稅進項發(fā)票底聯(lián)等非日常用會計檔案管理要求尚不理想。很多公司目前按照辦法規(guī)定，憑證與會計報表都能完成，但時間有所滯后，延長兩三個月是常態(tài)，半年后裝訂憑證也非少數(shù)。至于辦法里規(guī)定的其他會計資料，基本無暇顧及，最終嚴重影響項目竣工財務決算與國家驗收。會計檔案管理現(xiàn)狀不理想，其完善程度與國家要求甚遠，經(jīng)過綜合分析，既有主觀因素影響，也有客觀因素影響；既有外部因素影響，也有內(nèi)部因素影響。(一)內(nèi)部原因1.領導不夠重視，檔案管理員身兼多職。按照辦法規(guī)定，公司應設立專門的會計檔案管理機構，但現(xiàn)實情況是很多公司因各種原因，財務人員編制比較緊缺，很少設立專門的會計檔案管理人員，一般由部門文員兼會計檔案管理員。財務部門資料很多，特別是各種收款付款單據(jù)、票據(jù)量很大，管理要求高，文員很難投入足夠資源與精力于會計檔案管理。只有會計師事務所審計、政府審計要求提交各種資料或者積壓太多時，才進行憑證裝訂等工作。這也從側面說明領導對會計檔案管理工作尚不夠重視，覺得沒必要投入專門人力資源開展會計檔案管理工作，等其他工作完成后，再來整理會計檔案也來得及。2.根據(jù)財務部門內(nèi)部分工慣例，會計檔案管理一般都設有財務部會計核算模塊。會計核算本身工作繁瑣，且工作量較大。特別是新公司，業(yè)務與財務制度流程不太完善，會計核算也不太規(guī)范，財務人員平花費大量時間與業(yè)務部門進行溝通等工作；除此之外，與公司外部門各項溝通，如會計師事務所審計、政府審計、稅局稽查等，也需要大量溝通協(xié)調(diào)工作。這種工作現(xiàn)狀造成會計檔案管理工作也難以按時開展。3.大多數(shù)企業(yè)對于財務信息化投入較大，沒有信息化建設，財務管理無法有效進行對于會計檔案管理信息化建設，停留在手工時代水平。會計檔案都是各種紙質(zhì)材料，包括各類憑證、原始出入庫單、發(fā)票、收據(jù)、各類批文等，這些資料作為憑證附件存在。每個月按時把憑證收集完善、整理、入盒、編號，然后做個檔案臺帳記錄，由會計檔案管理員放在個人電腦進行共享，供大家使用。整個檔案管理過程，幾乎全手工操作，很少借助現(xiàn)代信息技術，所以，這么多年會計檔案管理水平一直沒有很大發(fā)展與進步，越來越跟不上公司與時展。(二)外部原因1.會計師事務所審計對公司財務管理有較大約束力，但更多關注于會計報表層面，并不會過多關注會計管理細節(jié)，特別是會計檔案管理。在年報審計中，公司只要能提供會計憑證及事務所要求的會計資料即可，事務所并不會檢查會計檔案資料是來自于具體經(jīng)辦會計手里，還是來自于會計檔案室。這就造成會計檔案管理沒有硬性外部約束。2.對于城市軌道交通項目，建設項目最后一環(huán)就是項目竣工驗收。目前，根據(jù)國家驗收標準有十三項專業(yè)驗收，其中就有一項檔案驗收，如果檔案驗收通不過，即整個項目竣工驗收通不過。需要關注的是，項目竣工驗收里的檔案特指工程檔案，即與工程相關的招標、合同、圖紙、變更資料等，會計檔案并不是檔案驗收關注的重點，正是這點恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理，而忽略了會計檔案管理。

三、會計檔案管理不完善造成的影響

會計檔案管理工作，雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其對日常財務管理及最終項目驗收均有重要影響，具體如下：（一）會計日常工作中，由于各種原因經(jīng)常需要查閱憑證，檔案歸檔不及時，就會造成憑證在經(jīng)辦會計或出納手中積壓，時間越長、積壓越多，這時查找憑證往往需要耗費更多的人力物力進行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于會計檔案不及時裝訂、歸檔，且分散在不同會計人員手中，造成憑證丟失的風險大大增加，且有些重要資料如原始發(fā)票等資料一旦丟失，給公司、個人造成的損失會更加巨大。（二）軌道行業(yè)投資巨大，是政府關注重點。所以，各種政府審計、專項審計層出不窮，為了應對各項審計，會計檔案管理不到位、不完善，就會導致提供各類資料時手忙腳亂，一來效率很低，提交資料時間較長；二來造成外部審計人員對公司不滿意，甚至認為公司不配合審計工作，故意不提供相關資料。（三）城市軌道交通項目作為關系國計民生的重大工程項目，通過國家項目竣工驗收是對國家對人民最好的答復。如果日常會計檔案管理沒有規(guī)范，到項目竣工決算時資料不全或難以查找，會極大影響項目竣工財務決算。

四、關于完善會計檔案管理的建議

針對會計檔案管理工作不完善，結合上述原因分析及其造成的影響考慮，針對不同的原因采取不同的措施，具體如下：（一）提醒公司領導重視，加大資源投入公司領導重視是做好會計檔案管理工作的重要前提，只有領導重視，這項工作開展就會順暢很多，投入到這項工作的資源將會大大加強。（二）會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化由于會計檔案管理工作是整個會計管理工作最后一個環(huán)節(jié)，所以，有必要把會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化，把流程做細，工作分配到人，前置環(huán)節(jié)定到具體時點。當然，要想把這些工作落實到具體工作來，還需要做好會計檔案管理宣傳與培訓，讓會計檔案管理思想深入每個會計人員之心。將會計檔案管理當作會計工作的最終目標，然后按流程倒推給每個環(huán)節(jié)設置時間節(jié)點，且這個時間節(jié)點作為硬性要求，非特殊情況不得變化，比如每月5號收齊所有銀行對賬單，每月10號收齊所有銀行余額調(diào)節(jié)表，每月15號收齊上月會計憑證等。（三）加強全過程管理，從事前規(guī)劃、事中執(zhí)行跟蹤、事后檢查反饋因為會計工作日復一日，年復一年像大氣循環(huán)一樣重復，從不間斷，所以，只有把會計檔案管理工作當作標桿，上個月完成這項工作，下個月才能正常開展。否則就像駱駝背上的稻草，越來越重，最終會被最后一根稻草壓跨。這里特別要提醒一點，因為會計檔案涉及人員較多、環(huán)節(jié)較多、流程較長，設計一個良好的制度流程特別重要，且要有專人監(jiān)督實際執(zhí)行情況，把監(jiān)督工作制度化、流程化、規(guī)范化，及時向領導反饋問題并及時跟蹤解決，方能做到萬無一失。（四）加大信息技術資源投入，利用信息技術手段提高會計檔案管理工作效率，降低管理成本如今是信息時代，會計檔案管理工作也要跟上時代步伐，如上所述，如果技術手段還停留在紙質(zhì)層面，進行整理、歸檔、查閱，提高效率非常困難，只能靠人力投入來實現(xiàn)。目前，全球發(fā)展趨勢是財務共享中心，其會計檔案管理是基于IT技術發(fā)展，引入了影像系統(tǒng)、報賬系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)等一系列業(yè)務財務系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)、云存儲平臺等技術手段來提高會計檔案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司內(nèi)部、外部人員檔案使用滿意度，為項目竣工驗收打下堅實基礎。

作者:陳玉均 單位:廣州地鐵集團有限公司

參考文獻：

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[4]張育強.財務共享模式下的會計檔案管理工作探究.會計之友，2010（12）.

[5]孫紅雁，邱明東，王櫻華.淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理.商業(yè)會計，2012（10）.

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（一）知識管理在企業(yè)檔案中的作用作為企業(yè)活動的記錄者，隱性知識是企業(yè)檔案管理的主題，也是企業(yè)知識資源的核心組成部分，有助于企業(yè)檔案共享傳遞。當知識有了傳遞過程，才有應用價值。隨著知識應用范圍擴大，檔案價值也隨之擴大。如：發(fā)生知識產(chǎn)權糾紛時，企業(yè)檔案可以有效保護知識產(chǎn)權。同時，企業(yè)檔案反應出整體企業(yè)文化，不僅具備一定的知識框架，也成為企業(yè)價值觀和企業(yè)戰(zhàn)略的一部分。

（二）知識管理是企業(yè)檔案工作心方向順應經(jīng)濟時展要求，檔案管理工作也要實現(xiàn)以知識經(jīng)濟為主的現(xiàn)代化技術管理體系。作為社會系統(tǒng)中占據(jù)主導地位的知識管理，有提升企業(yè)核心價值和競爭力等優(yōu)勢，知識管理從促使企業(yè)檔案管理創(chuàng)新，在一定程度上使傳統(tǒng)操作方式向現(xiàn)代化技術轉(zhuǎn)換，為企業(yè)深度發(fā)掘知識價值。

（三）知識管理是企業(yè)檔案管理必然趨勢企業(yè)檔案管理拓展實現(xiàn)智能化服務，也能看成是知識管理的重要組成部分。檔案人員的身份也從保管員向知識保護者咨詢者轉(zhuǎn)換。因此，企業(yè)檔案管理者應積極投身于優(yōu)化館藏資源的工作中，合理利用數(shù)字化手段，完善檔案館數(shù)字化建設。對于現(xiàn)今企業(yè)檔案管理技術來說，信息化發(fā)展是不然之路，實現(xiàn)智能化服務可以通過知識導航、知識庫建設實現(xiàn)。同時，工作人員素質(zhì)也是提升檔案分析處理能力的關鍵。

二、知識管理視角構建檔案管理模式

面對挑戰(zhàn)和機遇，檔案管理應該適應知識經(jīng)濟，為知識經(jīng)濟服務，發(fā)揮經(jīng)濟時代檔案管理的作用。作為典型的顯性知識，檔案管理符合知識管理規(guī)律，也是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)檔案管理實施知識管理能讓資源得到一定程度上的優(yōu)化，解決了不切實際的分類問題，也能讓“知識類檔案”減少了處理錯誤的機會，實現(xiàn)檔案管理上的統(tǒng)一創(chuàng)新。

（一）構建檔案知識資源管理目標隨著信息化發(fā)展，檔案管理者思想也要不斷改變，其目的在于檔案知識資源信息化、資源化，更有利于搜索、查詢、分類保存。充分分析管理決策過程，設立訂閱機制，對未來知識型文檔設計模板，方便員工收集獲取知識資源。同時，構建并配備支持員工考試及事務工作相對應的分類知識庫，使員工充分了解制度形式和制度環(huán)境。依托網(wǎng)絡資源，實現(xiàn)分等級的訪問權限。

（二）集中化構建知識資源庫系統(tǒng)知識檔案管理的目標是集資源庫收集、資源庫委托、應用功能系統(tǒng)等功能與一身。知識資源管理方案可以設計為知識資源管理中心和知識資源管理團隊，推進和完善知識資源管理體系。

（三）企業(yè)實施檔案知識資源管理的必要條件由于檔案知識資源管理步驟明確，包括制度調(diào)查、軟硬件完善以及技術資源和人才資源，首先要制定實施目標，以一定的網(wǎng)絡基礎設施作為核心前提建立保障體系及檔案知識管理機制。

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二、檔案管理規(guī)范化對現(xiàn)代企業(yè)管理的重要性

1.檔案管理規(guī)范化對企業(yè)人員管理的重要性

說到檔案管理，企業(yè)的人事檔案首當其沖，它是其重要組成部分。人事檔案可以集中反映企業(yè)人員的詳細信息，包括員工的自然情況、學習、工作經(jīng)歷、獎懲情況、歷史背景等。企業(yè)用人必須要依據(jù)人事檔案提供的基本信息來衡量人才所適應的工作崗位。人才是企業(yè)良性發(fā)展的基石，而檔案管理是發(fā)掘人才、開發(fā)人才的基石。沒有一套規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)將會極大的限制企業(yè)發(fā)展，降低市場競爭力，也會流失已有的人才，給企業(yè)帶來無法彌補的損失。千金買骨可能會引來人才但是不一定會留住人才。有著規(guī)范的、優(yōu)異的、有發(fā)展的檔案管理模式的企業(yè)才是一個有吸引力的企業(yè)。

2.檔案管理規(guī)范化對企業(yè)財政管理的重要性

規(guī)范化的檔案管理可以集中整合企業(yè)財務狀況軌跡，為企業(yè)高層管理者提供企業(yè)業(yè)務分析的依據(jù)，從而有利于科學規(guī)劃企業(yè)未來發(fā)展方向，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展貢獻力量。另外，規(guī)范化的財政管理下，企業(yè)每一筆財務賬目都分門別類、清楚明確，可以減少財務糾紛，挺高工作效率，有利于企業(yè)的制度化管理，同時又對外樹立了企業(yè)良好的形象。

3.檔案管理規(guī)范化對企業(yè)業(yè)務發(fā)展的重要性

從企業(yè)業(yè)務發(fā)展角度看，規(guī)范化的檔案管理有利于企業(yè)管理層更加及時、全面的掌握和分析企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營狀況，以便抓住時機調(diào)整生產(chǎn)、經(jīng)營策略，做出科學的判斷。企業(yè)檔案雖然記錄的是企業(yè)過去的運營資料，但卻是企業(yè)未來發(fā)展的依據(jù)。它在很大程度上決定著企業(yè)業(yè)務的拓展、對持續(xù)提高企業(yè)的管理效率具有深遠影響。所以，為了企業(yè)自身的長足發(fā)展，使它在市場競爭中更加具有不敗的競爭實力，必須做好檔案的規(guī)范化管理。

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進行電力建設過程中，需要及時的進行項目采購，確保降低建設成本，保障電力項目的建設質(zhì)量。但是具體采購過程中，如果沒有完善的管理措施，不控制不了資金的使用情況，甚至出現(xiàn)挪用公款，中飽私囊的問題，因此必須科學的對招標采購資源進行分配，然后嚴格監(jiān)管采購成本，把企業(yè)的經(jīng)濟利益放到第一位，下面就先分析其中的漏洞。

一、招標采購檔案管理中所存在的問題分析

1.管理規(guī)范中的問題分析

對電力企業(yè)的建設項目進行招標和采購，就是要各個供應商在公平競爭的情況下，把電力建設中需要使用的多種物資，利用投標和招標的方式進行購買，其優(yōu)勢就是市場透明公開，電力企業(yè)可以獲得價格便宜，質(zhì)量有保證的建設物資，在我國經(jīng)濟不斷發(fā)展的情況下，招標采購事業(yè)也日益繁榮，但是也暴露出了一些問題，例如監(jiān)管規(guī)范存在很多漏洞。采購和招標都是新興項目，其制度也有待完善，一般都是在不斷發(fā)展發(fā)現(xiàn)中提出問題，然后予以解決，對該制度進一步完善。其是一個長期的過程，不能畢其功于一役。而電力企業(yè)進行招標前，一定要先設置嚴格的規(guī)范制度，這樣才能很好的對其行為進行約束。由于企業(yè)沒有系統(tǒng)的招標方式，因此導致采購流程隨意，少部分企業(yè)有嚴格的規(guī)范，但是在落實不到位，其具體效果也很難體現(xiàn)。很多招標行為都是暗箱操作，導致項目不能正常建設。除此之外，一些招標部門管理職能劃分不清，監(jiān)管工作不到位，再加上監(jiān)管人員配合不默契，招標期限一拖再拖，因此必須完善招標采購的監(jiān)督機制。

2.審查制度存在問題

在招標的審查工作中，供應和編碼是主要問題。第一，項目和需要的物品編碼不匹配，而對物資監(jiān)管中，也沒有一個相對統(tǒng)一的程序。第二點，少部分企業(yè)得到物資后，需要驗證物資的質(zhì)量，但是企業(yè)內(nèi)部在這方面并沒有資質(zhì)，但是還是進行驗證，導致物資質(zhì)量級別不符合要求。除此之外，大部分企業(yè)都沒有認識到審查的重要性，實施招標前沒有進行調(diào)查分析，物資的種類、質(zhì)量情況，以及單價都不了解，這樣沒有標底的招標很容易被太高招標價格，不利于企業(yè)的發(fā)展。

3.人員管理方面的問題

由于對人員監(jiān)管不力，致使虛假招標情況層出不窮，如果預先確定了中標者，那么招標方會單方面提高招標的條件，進而排擠其他的競爭對手，除此之外，一些招標人員和招標方串通一氣，利用陪標進行競爭，極大的損害了第三方的利益。進行評價時，有很多非理性干擾因素存在，沒有一個可操作的定量化依據(jù)。部分評標人員違背了公平原則，只是迎合項目企業(yè)提供的建議，破壞了正常的管理流程和秩序。

二、電力企業(yè)建設中招標采購檔案管理的對策分析

1.對選擇程序進行完善

供應方對于電力企業(yè)的建設很重要，直接影響企業(yè)項目的質(zhì)量。采購的物資方是企業(yè)的重要合作伙伴，其合作效率在于二者之間的工作流程，供應方為企業(yè)提供可靠的資源，其有分享利益的權力，但是也要承擔一部分建設風險。因此電力企業(yè)在選擇時要有一定的標準，在合作前對工作流程中的問題加以分析，然后一同采取解決措施，改變被動的執(zhí)行方式，優(yōu)化操作流程。確定供應方前，應該對所有企業(yè)都采取一視同仁的態(tài)度，提供一個公平競爭的平臺，以市場為導向，主要降低采購成本。確定供應方數(shù)量時，可以結合企業(yè)的實際情況，然后對建設風險進行預測，采購來源不能單一，除此之外，有效降低附加采購經(jīng)費，讓企業(yè)利益最大化。

2.完善合同監(jiān)管工作

在擬定建設合同過程中，采購部門要積極參與到合同具體條款的協(xié)商中，然后對采購流程進行確定，如果現(xiàn)有流程存在問題，就是提出和修正。對驗證人員、評判規(guī)則和驗證方法都要仔細商榷，如果有不利的情況及時提出，避免成為既定事實[1]。在執(zhí)行建設項目時，可能遇到多方面的阻礙，因此在合同中就要預先規(guī)定好，增加一些有約束力的條款，對制造商的級別，以及分包資質(zhì)都要進行合理約束。進行協(xié)商過程中，一定要限制物資采購的范圍，這樣可以盡早確定建設資金的分配[2]。形成合同的時候，采購企業(yè)的人員應當對信息途徑進行擴展，掌握越多對企業(yè)有利的信息越好，對于合同中有關關鍵技術的條款，采購人員要格外的重視，避免項目業(yè)主利用這些條款來約束電力企業(yè)。簽訂合同人員要和項目設計人員進行溝通，對服務的種類，服務的要素、采購期限，以及施工單價進行了解，對各種風險因素進行衡量[3]，做好一切的準備和防范措施?？偠灾?，在進行合同簽署中，必須全程進行有效的合同監(jiān)督，確保電力企業(yè)的合法權益。進行物資采購過程中，先檢查物資的質(zhì)量情況，如果發(fā)現(xiàn)嚴重的質(zhì)量隱患，應該立即提出，不要隱瞞，通過協(xié)商進行解決，堅決不能回避或視而不見。

3.加強人員管理

任何工作和項目都是由人來完成的，人在這方面處于主導地位，如果相關崗位的人員沒有很高的職業(yè)素養(yǎng)，那么制定再合理的規(guī)章制度也會出現(xiàn)問題，為了避免中飽私囊、內(nèi)部人員和物資供應者勾結等損害電力企業(yè)利益問題的發(fā)生，必須加強人員道德方面的學習，然后在崗位上考核，重要崗位必須讓業(yè)務骨干來擔當，監(jiān)督人員部門也要做好監(jiān)督工作，切實把企業(yè)利益放到第一位。

三、總結

隨著我國經(jīng)濟建設的發(fā)展，電力項目工程也逐漸增多，因此企業(yè)在這方面的投入也開始加大。在電力項目建設中招標是有效的采購模式，如果招標工作出現(xiàn)問題，將會直接影響電力設施的安全運行，相關的采購部門必須加以重視，完善管理制度，在合同簽署中積極參與，提供有建設性的意見，切實做好本職工作。

作者:陳曉燕 單位:貴州電網(wǎng)有限責任公司物流服務中心

參考文獻