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檔案在人類實踐歷史進(jìn)程中發(fā)揮著重要的存儲與記錄的作用。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)字化和電子化成為檔案管理工作的必然趨勢和要求。從2018年1月我國開始實施國家檔案局發(fā)布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》開始，我國檔案的數(shù)字化進(jìn)程就明顯加快，但在推進(jìn)過程中仍存在認(rèn)知程度低、利用率低等一系列問題。因此，若要進(jìn)一步利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高檔案管理的效率，真正實現(xiàn)信息資源的有效管理和共享，還需要我們進(jìn)一步的研究與探討。

檔案管理工作中計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展進(jìn)程和創(chuàng)新過程較快，可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行高效地錄入、整合和檢索。因此，檔案管理工作對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入十分必要。目前檔案管理工作中的所有信息技術(shù)都是以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，把傳統(tǒng)的聯(lián)機技術(shù)和脫機技術(shù)加以更新改變，來展開數(shù)據(jù)的搜索和信息的共享工作。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在數(shù)字檔案的建立與使用。經(jīng)過近20年的努力，我國檔案數(shù)字化已取得一定的成果。根據(jù)2018年《全國檔案事業(yè)基本情況年報》統(tǒng)計，我國80%以上的地區(qū)已實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化管理，全國各級各類檔案館館藏檔案數(shù)字化規(guī)模已達(dá)1556.4萬GB，一些可統(tǒng)計的省市檔案數(shù)字化成果如表1所示。

檔案管理工作中計算機技術(shù)應(yīng)用的必要性

1.檔案現(xiàn)代化發(fā)展的需求

檔案在歷史進(jìn)程中始終扮演著存儲和記錄的功能。隨著經(jīng)濟社會的飛速發(fā)展，海量的信息需要在檔案中進(jìn)行存儲、歸納、分類。因此，單靠傳統(tǒng)的人力勞動來進(jìn)行檔案管理工作已經(jīng)無法滿足時代的需求。在龐大的檔案信息數(shù)據(jù)的壓迫下，十分有必要借助計算機技術(shù)來推動檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，以提高檔案管理工作的效率，使檔案管理工作與時代發(fā)展潮流相契合。

2.優(yōu)化檔案管理效能

數(shù)字檔案具有存儲空間大、易于保管、傳輸快捷、易于利用等特點。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理工作搭建起了一個個數(shù)字化平臺，通過計算機網(wǎng)絡(luò)便可以實現(xiàn)對檔案的傳送、收發(fā)、分類、提取等功能。一方面大大節(jié)省了人工成本，使人力和物力有效地結(jié)合起來，提高管理效率；另一方面增強了檔案管理的時效性和安全性，檔案的傳輸可以通過網(wǎng)絡(luò)得以進(jìn)行，免去了路途車輛和人工運輸?shù)臅r間，也避免檔案丟失或破損的風(fēng)險。

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的具體應(yīng)用

1.數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用

使用計算機技術(shù)來優(yōu)化檔案管理工作主要體現(xiàn)在數(shù)字檔案的建立，這一過程由于涉及到較多的信息處理與加工，因此需要多種類型的數(shù)字化技術(shù)給予支持。

2.數(shù)字檔案在各行各業(yè)中的應(yīng)用

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已在各行各業(yè)的檔案管理工作中普遍應(yīng)用起來。隨著我國檔案管理工作的推進(jìn)，各政府部門及企事業(yè)單位都已經(jīng)建立起數(shù)字化檔案，像高校、醫(yī)院都是檔案信息量巨大的單位。高校通過構(gòu)建數(shù)字檔案庫，可以將不斷變動的大批量的學(xué)生信息安全有效地存儲起來，既方便學(xué)校的統(tǒng)一管理，也方便學(xué)生后續(xù)升學(xué)、就業(yè)對檔案的查詢和調(diào)用。

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中面臨的問題

1.數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)問題

一方面是數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)滯后問題。隨著國家對數(shù)字檔案的推動，按理來說應(yīng)及時發(fā)布數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)條例，以更好地規(guī)范數(shù)字化檔案管理工作。然而自從2012年開始計劃修訂我國數(shù)字化檔案工作的舊規(guī)范后，直至2017年才正式發(fā)布，中間的修訂周期過長，而這期間又是數(shù)字檔案全面鋪開、快速發(fā)展的階段，數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)這一滯后性使得很多新技術(shù)和新問題不能得到及時解決。另一方面是數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)缺失問題。根據(jù)暢飛揚大數(shù)據(jù)檢測研究中心發(fā)布的《2021年檔案數(shù)字化后的質(zhì)量檢測行業(yè)報告》顯示，其2021年服務(wù)檢測的8000萬張影像中，圖像明暗度合格率僅為77%，圖像曝光合格率也僅為80%，所檢測的數(shù)據(jù)重復(fù)率竟高達(dá)15%，主要原因就是在數(shù)字化作業(yè)過程中缺乏標(biāo)準(zhǔn)的制定及質(zhì)量的把控，過于追求檔案數(shù)字化的速度，相關(guān)部門對于數(shù)字化檔案移交入館的具體標(biāo)準(zhǔn)、格式?jīng)]有給出特定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

2.管理技術(shù)力量問題

目前人們對檔案數(shù)字化的認(rèn)知存在一定偏差，認(rèn)為只要有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的技術(shù)升級和優(yōu)化及設(shè)備的投入即可完成。事實上，數(shù)字化檔案管理工作的重點是通過管理人員利用這項技術(shù)，來對傳統(tǒng)的檔案管理流程和制度形成優(yōu)化，更需要的是具有較高素質(zhì)的從業(yè)人員，能夠根據(jù)檔案管理工作的不斷升級做出一系列相應(yīng)的調(diào)整，符合現(xiàn)代化檔案管理模式。

3.數(shù)字化檔案建立的安全問題

由于當(dāng)前社會發(fā)展迅速，需要存儲在檔的信息越來越多，因此檔案管理工作量也有所增加。即使引入計算機技術(shù)，也同樣面臨著各企事業(yè)人手不足的問題，因此交給外包公司是很多企事業(yè)單位開展檔案管理數(shù)字化工作的理想選擇。而當(dāng)前外包市場混雜、人員流動性大、從業(yè)素質(zhì)不一、缺乏一定的安全保障，不利于檔案的信息安全管理。

對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中的建議

1.完善數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)體系

一方面，檔案管理部門要及時修正和更新標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，因為計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更新速度快，數(shù)字化檔案管理工作也會隨之產(chǎn)生各種新的紕漏與偏差，需要及時的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來保障數(shù)字化檔案的工作進(jìn)程。由于數(shù)字化檔案管理工作涉及到多個行業(yè)部門，因此標(biāo)準(zhǔn)體系的制定與評估也可以鼓勵多方參與進(jìn)來，提出意見，進(jìn)行整合，以縮短修正周期。另一方面，一定要制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。雖然《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中對數(shù)字化檔案的管理工作方面進(jìn)行了優(yōu)化，但仍偏向程序化和流程化，對于數(shù)字化過程文字內(nèi)容、圖片效果與質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)制定仍有欠缺，需要進(jìn)一步細(xì)化合格指標(biāo)與合格率。

2.加強從業(yè)人員技能與素質(zhì)的培訓(xùn)

首先，企事業(yè)單位要提高在職相關(guān)從業(yè)人員的數(shù)字化檔案管理意識，定期開展培訓(xùn)，深化其對數(shù)字化和檔案管理工作的系統(tǒng)理解能力，提高數(shù)字化信息技術(shù)和實際運用能力。其次，開展校企合作，通過高校為企事業(yè)單位培養(yǎng)具有數(shù)字化技能與素質(zhì)的檔案管理人才。最后，政府和企事業(yè)單位需完善對從業(yè)人員的工作績效考核機制，引導(dǎo)其將數(shù)字檔案管理工作內(nèi)化于心、外化于行。

3.加強對數(shù)字化外包工作的管理

建立完善的市場規(guī)范制度。大量的外包數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的介入，給檔案管理工作的進(jìn)行也帶來了巨大的風(fēng)險。需要有關(guān)政府部門制定數(shù)字化服務(wù)外包制度與安全規(guī)范，使檔案的數(shù)字化外包更加安全可靠并逐漸轉(zhuǎn)向科學(xué)化、規(guī)范化，同時還要做到相關(guān)部門勇于履責(zé)、勇于擔(dān)責(zé)，對于違反市場規(guī)范制度的外包機構(gòu)進(jìn)行嚴(yán)懲，規(guī)范外包市場的行業(yè)風(fēng)氣。

結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)為主的時代，檔案管理工作離不開計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐。檔案中的信息和資源對社會的有效運作至關(guān)重要，通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建起來的數(shù)字檔案平臺，使得檔案管理工作更加科學(xué)化和規(guī)范化。在未來的發(fā)展進(jìn)程中，還需要不斷完善相關(guān)政策與法規(guī)，以更好地符合檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的要求。

作者:趙雪;宋維維 單位:本溪市中心醫(yī)院 本溪市公共法律服務(wù)中心