導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇建筑檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

在對工程進行建設(shè)的時候，必須要高度重視檔案收集整理工作，并形成完整的體系，從而保證收集整理工程檔案的效果。然而，目前建筑企業(yè)在檔案管理工作中，還檔案收集整理問題，給檔案的系統(tǒng)性帶了了巨大的影響，從而不能充分發(fā)揮施工檔案的作用。在對施工檔案收集整理時，會受到各方面的影響。部分建筑企業(yè)把經(jīng)濟效益當(dāng)作工程建設(shè)的最終目標，不能正確認識建筑施工檔案資料收集整理的重要性，不利于檔案收集整理工作的具體實施。建筑工程在建設(shè)的最后階段，工程技術(shù)人員會陸續(xù)撤離施工現(xiàn)場，很多專業(yè)施工技術(shù)檔案也會被帶走，從而分散了工程后期的施工檔案，給檔案收集整理工作帶來一定的困難。其次，檔案整理人員不能正確的把握專業(yè)性高的文獻資料，因此，在具體整理過程中，施工檔案很難形成完整的體系，從而嚴重影響了建筑施工項目的檔案管理工作。

（二）建筑工程施工難度增加，施工檔案數(shù)量增多

隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，對建筑工程的要求也愈來愈高，大幅度提升了建筑工程的施工難度，從而使工檔案數(shù)量增多。若建筑企業(yè)沒有事先對工程施工檔案管理工作進行準備，仍然保留傳統(tǒng)的施工檔案收集整理辦法，那么建筑施工檔案管理的質(zhì)量勢必會降低。建筑施工檔案涵蓋了施工過程產(chǎn)生的所有文檔資料，工程建設(shè)難度逐年增加，那么施工檔案的數(shù)量也會不斷增多。針對這種現(xiàn)象，建筑企業(yè)必須要嚴格遵照施工檔案具體的收集整理要求，采取相應(yīng)的措施，保證檔案的收集質(zhì)量。建筑工程因為檔案數(shù)量的增多，導(dǎo)致檔案管理的難度也大幅度增加，管理人員保存了很多沒有價值的建設(shè)資料，但卻忽視了工程總結(jié)和竣工驗收等重要資料。

（三）施工檔案資料缺乏有效性保證

收集、整理和保存施工檔案資料需要花費大量的時間，在工程實際建設(shè)中，建筑施工檔案資料由于復(fù)印份數(shù)少或者保管措施不到位，導(dǎo)致施工檔案資料沒有切實得到保護和監(jiān)管，有效性難以得到保證。在工程項目施工過程中，一些項目負責(zé)人不會時時待在施工一線，因此就會找人填寫一些重要的現(xiàn)場資料，不能使施工檔案的有效性得到保障。其次，施工檔案管理人員沒有較強的檔案意識，檔案轉(zhuǎn)交不及時，或轉(zhuǎn)交施工檔案之后，沒有立即對施工檔案進行重新收集整理，錯過了施工檔案的最佳整理期，給建筑施工檔案的最終價值成型帶來了巨大的損失。在利用檔案的過程中，很多建筑單位都忽視了施工檔案的重要價值，只有在查驗工程驗收證書和工程最終預(yù)算的時候，才會利用施工檔案，卻完全忽略使用價值性更高的技術(shù)文檔，導(dǎo)致施工人員認為施工檔案并不具備實效價值。

二、建筑施工檔案管理出現(xiàn)問題的原因分析

（一）沒有落實施工檔案管理制度

現(xiàn)今，施工檔案管理工作在建筑工程中的具體落實，還缺乏對應(yīng)的管理制度。在實際工作中，由于各個建設(shè)單位的實際需求不同，管理施工檔案的方式和方法也存在較大的差異，不能對施工檔案統(tǒng)一進行管理。由于施工檔案管理制度不健全，導(dǎo)致施工檔案建設(shè)施工過程中的管理存在較大的隨意性，不能保證檔案管理工作的質(zhì)量。檔案資料的數(shù)量隨著建筑工程建設(shè)難度提高而增多，檔案管理制度不夠完善，不能支撐檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理的效果不能得到保障。

（二）建筑建設(shè)單位不重視檔案管理工作

較多的建筑建設(shè)單位沒有意識到檔案管理工作的重要價值，在建筑工程中，工程施工檔案管理工作僅僅被當(dāng)做一般臨時性的工作，在企業(yè)內(nèi)部沒有制定相應(yīng)的施工檔案管理制度，也沒有安排專職的施工檔案管理人員，根本不能讓施工檔案管理質(zhì)量切實得到保證。一些建設(shè)人員認為，施工檔案收集管理工作是比較辛苦的，對檔案管理工作沒有較高的積極性。在收集整理資料時，沒有好好完成鑒定驗收工作，也沒有明確材料歸檔范圍，大大降低了施工檔案管理工作的效果。

三、強化建筑施工檔案管理工作的有效途徑

（一）加強檔案管理意識

建筑施工檔案管理工作從傳統(tǒng)的單位自身管理逐漸向市場化和信息化管理過渡，發(fā)展形成社會化管理形態(tài)。那么建筑單位也應(yīng)該與時俱進，改變傳統(tǒng)的管理思路，把以人為本作為指導(dǎo)思想，高度重視人本管理概念。企業(yè)要向員工大力宣傳檔案管理的重要作用，讓他們充分認識基建管理的價值，進而提高建筑工程的質(zhì)量。其次，建筑施工檔案管理工作會涉及到各種單位和部門，比如行政管理部門、監(jiān)理單位、設(shè)計單位以及建設(shè)單位等。所以，開展檔案管理工作要把各個單位結(jié)合起來，樹立全局觀，加強各個單位和部門之間的配合默契，促進檔案管理工作的順利開展。

（二）完善檔案管理制度

對檔案管理體系的健全，需要做到以下幾個方面內(nèi)容：首先，在建筑施工部門中，實行崗位責(zé)任制，明確檔案管理人員的責(zé)權(quán)要求，并對管理人員的技能水平進行提升。其次，設(shè)立檔案室，對檔案管理的職責(zé)進行宣傳，增強檔案管理意識，對員工進行嚴格的思想教育，不斷完善檔案管理制度。再次，科學(xué)合理的制定檔案管理工作的標準，對執(zhí)行部門統(tǒng)一進行要求，從而保證檔案管理工作的規(guī)范性。最后，對檔案管理工作加強監(jiān)督力度，制定切實可行的方案，使檔案管理工作的效率得到提高。

（三）做好建筑施工檔案的驗收工作

所有參與工程項目的單位，不論設(shè)計單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位等，對檔案進行管理時都必須遵守相關(guān)的法律法規(guī)。根據(jù)檔案的備案制度以及驗收制度展開管理工作，嚴格按照檢查、驗收的步驟來進行。完成建筑施工檔案后，還需要到當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門進行驗收，只有檔案驗收合格，才能對工程項目開展竣工驗收工作。此外，竣工驗收工作完成后的一個月內(nèi)，必須要移交建筑施工檔案。按部就班開展檔案管理工作，從而大幅度提升建筑施工檔案管理水平。

篇2

（一）組成的成套性

勘察單位以一個獨立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴格的、科學(xué)的勘察程序，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展勘察工作。一項工程勘察全部勘察技術(shù)資料，按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點所制約。

（二）形成的階段性

根據(jù)勘察工作的基本程序，一項工程一般都要經(jīng)過勘察準備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動之間，既有密不可分的有機聯(lián)系，又有明顯的嚴格的階段區(qū)分，因此，每個勘察階段各個專業(yè)的勘察活動分別組成各自互相聯(lián)系的有機整體，并決定勘察技術(shù)資料形成的階段性。

（三）內(nèi)容的專業(yè)性

一項工程勘察是由多種專業(yè)技術(shù)人員按不同專業(yè)分別開展具體勘察作業(yè)，又相互配合共同完成，一項工程的勘察技術(shù)資料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)的協(xié)同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮勘察技術(shù)資料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號結(jié)構(gòu)層次時，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的隸屬關(guān)系。此外檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)勘察各專業(yè)的基礎(chǔ)知識，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。

（四）貯存的空間需求性

工程勘察具有唯一性的特點，每一個項目的勘察資料都是一個獨立檔案項目。因此，在勘察技術(shù)活動中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備；現(xiàn)在的自動檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。

（五）使用的效益性

工程勘察檔案是從事工程勘察技術(shù)活動的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項目提供勘察圖紙文件，作為工程設(shè)計和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術(shù)資源，對內(nèi)可參考借鑒，對外可供技術(shù)交流。在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術(shù)人員，及時、準確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發(fā)揮經(jīng)濟效益。

（六）使用價值的時效性

工程勘察檔案用于工程項目第一次實現(xiàn)使用價值以后，還會多次利用并發(fā)揮作用。按照技術(shù)文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規(guī)律，在近期內(nèi)的查閱率較高，時間越長其查閱率就越低?？梢姡こ炭辈鞕n案的使用價值具有一定的時效性。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況，經(jīng)常定期進行檔案資料的清理鑒定，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當(dāng)減少庫存份數(shù)。工程勘察檔案的特點是由勘察活動的規(guī)律所決定的，認識并掌握這些特點，有利于不斷改進檔案管理，以便最大限度地發(fā)揮工程勘察檔案的作用。

二、當(dāng)前的勘察工程檔案管理

當(dāng)前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅實后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應(yīng)深刻思考的問題和不可推卸的責(zé)任。

（一）標準化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎(chǔ)

當(dāng)前，對工程勘察檔案管理提出標準化要求，有利于提高工程勘察檔案的質(zhì)量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時，為工程監(jiān)督管理人員對各設(shè)計、施工單位進行監(jiān)督管理提供資料，提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。

（二）收集檔案的內(nèi)容要齊全

勘察檔案管理人員要與工程勘察技術(shù)人員相配合，對已收集的檔案資料進行鑒定、補充。工程勘察檔案管理人員還要經(jīng)常去施工現(xiàn)場，了解工程概況，配合勘察技術(shù)人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數(shù)，同時根據(jù)資料的形成規(guī)律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現(xiàn)場技術(shù)人員核對是否同施工現(xiàn)場相符，不相符的及時查明原因。如資料缺失不全，確實需要增補，應(yīng)及時通知勘察技術(shù)人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準確、完整。

（三）圖紙、資料的標準化歸檔

當(dāng)前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時的觀念，要以高效、準確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個方面工作：

一是建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統(tǒng)。工程勘察檔案管理單位必須開發(fā)完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計算機，以便準確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。

二是要對現(xiàn)有檔案認真進行整理、完善。要結(jié)合工程勘察的特點，更加嚴格、科學(xué)地做好檔案的分類和著錄，在此基礎(chǔ)上，對歷史檔案進行清理，對號入座。清理的同時要盡可能地進行完善，填補相關(guān)資料。

三是要不斷豐富補充檔案的存貯的內(nèi)容。要結(jié)合工程特點，有意識地豐富檔案的形式和內(nèi)容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調(diào)的勘察工程檔案生動化、形象化。

篇3

二、檔案統(tǒng)計是提升檔案管理工作效率的重要方式

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種信息接踵而至。相對于其他工作而言，檔案管理工作則可以較早的接受到這些信息，也正是因為如此，帶給了檔案管理工作一定的壓力和挑戰(zhàn)。面對浩瀚如海、復(fù)雜繁多的信息，采取何種方法可以有效的幫助檔案管理厘清這些信息就成為不得不思考的重要問題。在此境遇下，檔案統(tǒng)計工作以其強大的功能可以充分的幫助檔案管理解決好以上問題。一是檔案統(tǒng)計運用科學(xué)的統(tǒng)計方法將相關(guān)信息引入到檔案管理中去；檔案統(tǒng)計是依托計算機等高科技器材成型的統(tǒng)計方法，具有無比強大的技術(shù)優(yōu)勢。當(dāng)檔案管理需要對各類信息進行分類時，就可以充分運用檔案統(tǒng)計的優(yōu)勢，把這些信息輸入計算機系統(tǒng)，在計算機系統(tǒng)的幫助下，可以代替人工完成信息的檢閱、收集、分類等各項工作。由此可見，在檔案統(tǒng)計的作用下，檔案管理工作人員只需輕點鼠標，就可以在檔案統(tǒng)計的幫助下輕松的完成各種信息的統(tǒng)計工作，從而提高了檔案管理的工作效率。二是檔案統(tǒng)計節(jié)約了檔案管理工作人員的工作時間；一般而言，檔案管理工作人員的工作時間大多集中于對信息的收集和處理等方面。如果不具備科學(xué)的管理方法，不具備相應(yīng)的科技條件，自然會耽誤檔案管理工作人員的寶貴時間。面對這一問題，檔案統(tǒng)計也可以發(fā)揮出其自身的優(yōu)勢。那就是一方面充分依托檔案統(tǒng)計的科技優(yōu)勢，利用較短的時間完成信息的收集和整理工作。另一方面充為檔案管理工作人員提供其他方面的工作服務(wù)。比如，資料的發(fā)送、回收等。由此可見，科學(xué)合理的運用檔案統(tǒng)計，就可以有效的節(jié)約檔案管理工作人員的工作時間，從另外一種意義上來看，節(jié)約了工作時間也就意味著提高了檔案管理的工作效率。

三、檔案統(tǒng)計是科學(xué)規(guī)劃檔案管理工作的有效方法

篇4

中圖分類號：TU198 文獻標識碼： A

1.建筑工程檔案的編制要求

建筑工程檔案的編制要求必須真實的反映工程的實際情況，具有永久和長期保存價值的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng)，責(zé)任者的簽章手續(xù)必須完整齊全。檔案資料必須使用原件，如有特殊原因不能使用原件的，應(yīng)該在復(fù)印件或者抄件上蓋上公章并且注明原件的存放處。 檔案資料的簽字必須使用檔案規(guī)定的專用規(guī)定用筆，工程資料宜采用打印的形式，并且應(yīng)該手工簽字。檔案資料的圖片及聲像資料必須要圖像清晰、聲音清楚，文字說明或者內(nèi)容準確。

2.建筑工程檔案管理現(xiàn)狀

2.1管理人才匱乏，制度缺失

數(shù)字化時代下，對建筑工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。但在當(dāng)前的管理實際中，多數(shù)檔案管理人員不能跟上時代的變化需求，掌握電子檔案管理知識的高素質(zhì)技術(shù)人才嚴重緊缺，手工操作的管理方式，降低了檔案管理效率。同時，在檔案管理中，兼職或一人多職的現(xiàn)象突出，檔案管理人員專業(yè)知識缺乏，服務(wù)水平不高。另外，在當(dāng)前的建筑工程檔案管理中，多數(shù)建筑工程單位未加強對檔案法規(guī)及其管理制度的學(xué)習(xí)，檔案管理制度缺失，造成檔案管理中的隨意性較大。加之建筑工程涉及多個單位部門，各部門在檔案管理中各自為政，缺乏溝通，管理整體性缺乏。

2.2管理意識薄弱，技術(shù)設(shè)備落后

由于建筑工程檔案管理不能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，因此在工程建設(shè)中，檔案管理未得到應(yīng)有的重視，導(dǎo)致建筑工程檔案管理存在著敷衍性質(zhì)，專職檔案管理機構(gòu)缺乏，無法實現(xiàn)建筑工程檔案管理的有序化、系統(tǒng)化。同時，在工程建設(shè)中，建設(shè)資金多投入到工程生產(chǎn)環(huán)節(jié)之中，對檔案管理的投入不夠，不僅導(dǎo)致了專業(yè)工程檔案管理人才的流失，同時還導(dǎo)致檔案管理中技術(shù)設(shè)備（如掃描儀、數(shù)碼相機以及計算機等）嚴重缺乏。

2.3歸檔缺乏完整性，檔案質(zhì)量不達標

據(jù)統(tǒng)計，在當(dāng)前的建筑工程檔案管理中，由于歸檔不及時、缺乏規(guī)范性等，歸檔的完整性嚴重不足，歸檔檔案的完整率低于80%，檔案“回補”現(xiàn)象突出，虛假填寫等不良現(xiàn)象大量存在，檔案的真實性與同步性都遭到了嚴重的削弱，檔案價值不高。此外，在建筑工程檔案管理中，檔案管理質(zhì)量不容樂觀。一方面，檔案內(nèi)容質(zhì)量不達標，內(nèi)容不完整、不規(guī)范、錯漏以及遺失現(xiàn)象嚴重；另一方面，檔案案卷質(zhì)量偏低，封面、裝訂以及編寫等方面都缺乏規(guī)范性，漏編或缺頁的現(xiàn)象非常普遍。

2.4技術(shù)資料不真實。

真實性是工程檔案的生命。虛假的工程技術(shù)資料不僅給工程質(zhì)量評定帶來錯誤的結(jié)論，還會給工程今后的維修改建帶來誤導(dǎo)，造成麻煩和不良后果。工程檔案的編制不與工程同步進行，施工技術(shù)資料中一些重要的檢測記錄，是根據(jù)允許誤差范圍編造一個數(shù)據(jù)造假出來的，填寫虛假數(shù)據(jù)，與工程實際情況不符；分部分項的檢驗批驗收記錄更是按工程名稱套改而成，只把幢號和層次更改一下，資料內(nèi)容完全類同，技術(shù)資料失去真實性。

2.5簽章手續(xù)不到位。

履行簽章手續(xù)是為確保技術(shù)文件的真實可靠，明確施工監(jiān)理人員相應(yīng)責(zé)任。在工程技術(shù)文件形成過程中，一些重要內(nèi)容本應(yīng)由施工、監(jiān)理負責(zé)人來簽字蓋章確認，如隱蔽工程驗收記錄、基礎(chǔ)及主體結(jié)構(gòu)的驗收記錄、分部（子分部）驗收記錄等，但是在技術(shù)資料中，建設(shè)、施工、監(jiān)理各方簽字都是同一人的筆跡到底，只是資料員一個人代簽，有的是用印章代替簽字，技術(shù)資料未經(jīng)簽字者本人確認，簽章手續(xù)不到位、不規(guī)范，簽章手續(xù)失去應(yīng)有的意義和作用。

3.改進建筑工程檔案管理的措施

3.1思想上要重視建筑工程檔案的管理工作

建筑工程中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工時即將交付驗工的時候，才開始應(yīng)付整理，這給檔案工作帶來了很大的難度。其主要的原因在于工程建設(shè)管理過程中，項目部對建筑工程檔案在思想上重視的程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對于資料整理都是被動應(yīng)付。

3.2提高檔案管理人員素質(zhì)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的迅速發(fā)展，作為現(xiàn)代檔案信息服務(wù)主角的檔案工作者，已經(jīng)不再是以往單純的檔案管理員，就應(yīng)由以前一般的管理者變?yōu)闄n案信息專家，由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)楝F(xiàn)在“檔案信息資源的管理者和傳播者”，成為檔案信息建設(shè)的行家。建筑工程檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，要求從事建筑工程檔案工作的人員，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。特別是在當(dāng)今社會和經(jīng)濟生活的快速發(fā)展中，對建筑工程檔案工作檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作也提出了新的要求，如果檔案人員知識過于老化單一，面對不斷更新情況，新問題就很難提出解決的辦法，檔案管理不僅要熟悉建筑工程工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各類項目檔案的整理和管理方法，了解建筑工程發(fā)展的現(xiàn)狀及發(fā)展方向，運用科學(xué)的檔案理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作。

3.3健全體制，確保施工資料同步。

在建設(shè)工程項目管理中，建設(shè)單位應(yīng)把檔案管理工作納入工程項目管理之中，建立健全檔案管理體制，明確工程項目檔案主管領(lǐng)導(dǎo)，配備專職檔案人員，同時把工程檔案的收集移交列入工程施工合同中，明確工程檔案的編制要求和責(zé)任。及時做好工程技術(shù)資料的記錄與收集工作，是確保工程技術(shù)資料真實、準確的前提和基礎(chǔ)，同時也能有效地避免工程竣工后“閉門造車”補做資料的現(xiàn)象。

3.4把握檔案工作環(huán)節(jié)，科學(xué)和合理地分類歸檔

檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)是收集資料，在檔案管理工作中處于最基礎(chǔ)位置，只有認真做好檔案資料的收集整理工作，我們才能保證檔案管理后續(xù)工作的順利開展。建筑工程檔案根據(jù)資料的特殊性，房屋建筑的使用年限，分為臨時建筑和永久，在整理過程中，要明確立卷歸檔材料的重點，并按短期、長期、永久三大保管期限，及時做好資料的收集、審核、完善、整理、歸檔、移交等工作。在每個項目竣工、工程驗收合格后，及時進行材料的全面整理，查缺補漏。在各級部門驗收合格結(jié)束后，針對存在的資料問題和不足，要認真整改，并及時做好歸檔，做好保管工作，以方便日后對資料的查檔利用。

結(jié)語：我國建筑市場的競爭日益激烈，與工程建設(shè)有關(guān)的各項管理都要提高效率，為企業(yè)的競爭服務(wù)，施工單位需要清楚地意識到檔案管理工作是一個具有很大提升空間的重要競爭領(lǐng)域，只有加大制度改革的力度，提高檔案管理人員的素質(zhì)，才能夠好的發(fā)揮工程檔案在建設(shè)中的作用，才能讓工程檔案管理真正為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，為保證工程質(zhì)量服務(wù)。

篇5

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

前言在我國的經(jīng)濟建設(shè)中，建筑工程一直是改革的重點所在，隨著近年來經(jīng)濟建設(shè)的不斷深入，我國的建筑工程也在不斷的進步，檔案管理作為建筑工程管理中的重要環(huán)節(jié)，對建筑工程的影響巨大。本文從檔案管理對建筑工程的正反方面的意義出發(fā)，總結(jié)存在的問題，揭示檔案管理對建筑工程的影響。

一、 檔案管理對建筑工程的積極意義

1、 做好檔案管理能夠為建筑工程提供重要的參考

在建筑工程中，一些重要的文件例如設(shè)計圖紙、開工報告、竣工報告、隱蔽工程施工資料都是檔案管理的重點內(nèi)容，在檔案管理中能夠按照時間日期、工程量的大小程度將建筑工程的重要資料科學(xué)性的進行有效保管，對接下來建筑工程的開展有著重要意義，是建筑工程重要的參考。一方面良好的檔案管理是經(jīng)驗的積累，與其他行業(yè)不同的是，建筑工程中經(jīng)驗的積累極為重要，成功經(jīng)驗的積累能夠觸類旁通，在接手新工程時往往能夠量變引起質(zhì)變，在以往的基礎(chǔ)上做的更加科學(xué)合理，甚至導(dǎo)致創(chuàng)新，而失敗的教訓(xùn)更能夠在今后的建筑工程管理中避免錯誤的發(fā)生，因此在進行建筑工程的施工前，通過查找檔案，以經(jīng)驗為基礎(chǔ)對新工程的開展具有正向的幫助，是較為合理的做法；另一方面，在建筑工程中和結(jié)束后都會將施工中的資料進行細致的歸納和存檔，便于在施工工程中一旦發(fā)現(xiàn)問題或者有好的措施，能夠及時通過檔案找到前期施工的各項資料進行解決，在施工結(jié)束后的驗收階段或者完工后建筑的使用期間，一旦發(fā)現(xiàn)問題，通過詳實的檔案管理也便于及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。因此，檔案管理能夠為建筑工程開展提供重要的參考。

2、 做好檔案管理是建筑工程不斷創(chuàng)新的基礎(chǔ)。

創(chuàng)新是事物能夠長期穩(wěn)定發(fā)展的必經(jīng)之路，在事物發(fā)展的各個階段進行有效的創(chuàng)新能夠打破瓶頸，開創(chuàng)新的局面，這是一個量變引起質(zhì)變的過程。建筑工程也是一樣，由于當(dāng)前社會發(fā)展速度不斷加快，經(jīng)濟建設(shè)的不斷深化開展，因此對建筑工程的要求也越來越高，這既是機遇，又是挑戰(zhàn)，因此，建筑工程若想要在社會發(fā)展的大潮中占據(jù)先機，就需要不斷的進行創(chuàng)新，而做好檔案管理正是建筑工程創(chuàng)新的基礎(chǔ)。首先，檔案管理的有序性，使建筑工程在開展中能夠有條不紊的利用檔案管理的成果查找資料，提高了工作效率，便于建筑工程在較短的時間內(nèi)，達成目標；其次檔案管理的階段性總結(jié)特征，便于建筑工程能夠適時的不斷進行總結(jié)和方案微調(diào)，沒有積累就沒有突破，而檔案管理恰恰是積累的重要一環(huán)，在各個階段進行檔案管理的資料總結(jié)能夠使建筑工程形成寶貴經(jīng)驗，通過總結(jié)歸納，為最終的創(chuàng)新打造先決條件；最后，在建筑工程完成創(chuàng)新后，檔案管理也是檢驗創(chuàng)新成果科學(xué)性的工具，在創(chuàng)新成果的推進過程中，由于欠缺實際運行經(jīng)驗，因此過程中的各個環(huán)節(jié)必然要依托于檔案管理，從而通過分析總結(jié)，制定出合理有效的推進策略，保證創(chuàng)新成功在實際運用中能夠有的放矢，貼合實際。

3、 檔案管理是建筑工程重要的無形資產(chǎn)

建筑工程是市場化特征較為明顯的學(xué)科之一，在建筑工程的各個環(huán)節(jié)中都與市場緊密結(jié)合，而科學(xué)合理的檔案管理，是建筑工程成熟的標志，也是建筑工程產(chǎn)生市場競爭力的重要環(huán)節(jié)，因此檔案管理是建筑工程的悟性資產(chǎn)。一方面，通過良好的檔案管理，建筑工程能夠形成較為清晰的業(yè)務(wù)開展思路，保證建筑工程有科學(xué)合理、有經(jīng)驗的技術(shù)保障；另一方面，檔案管理對建筑工程的市場競爭也存在促進作用，好的檔案管理是建筑工程的標簽，是管理較為成熟的表現(xiàn)，能夠使市場的客戶更加的放心合作，加強了建筑工程甲方的信譽度，為市場的合作奠定保障。

二、 檔案管理不善對建筑工程的消極影響

1、 檔案管理不善會造成建筑工程管理的混亂

檔案管理是建筑工程管理的重點之一，但是建筑工程管理的混亂往往是來源于檔案管理不善。一方面檔案管理失序會造成建筑工程的進程出現(xiàn)不必要的繁瑣環(huán)節(jié)，在建筑工程的開展過程中，往往需要對之前的進度資料進行查找翻閱，以便對接下來工作的開展發(fā)揮必要的指導(dǎo)作用，沒有以往的數(shù)據(jù)資料進行參考，會使建筑工程的開展欠缺堅實的依據(jù)，因此一旦檔案管理出現(xiàn)失序，會造成查閱資料進程異常繁瑣，短時間內(nèi)無法找到對應(yīng)的資料會造成施工延誤，甚至?xí)?dǎo)致建筑工程的中止；另一方面檔案管理的不全面性會導(dǎo)致建筑工程的階段性總結(jié)“失據(jù)”，檔案管理要求能夠把握重點，并且注重存檔的細致性，保證信息保存的全面性，一旦檔案管理出現(xiàn)不全面，往往使得在進行建筑工程的階段性總結(jié)時，不能夠全面反映此階段進程的詳實情況，對建筑工程的總結(jié)與繼續(xù)發(fā)展不利，長此以往，會造成建筑工程進程陷入混亂的情況，甚至逐漸被經(jīng)濟大潮所淘汰。

2、 檔案管理不善會導(dǎo)致建筑工程陷入瓶頸

隨著改革的不斷深入，經(jīng)濟建設(shè)的深化開展，因此建筑工程作為經(jīng)濟建設(shè)的主體也應(yīng)與時俱進，建筑工程質(zhì)量、工藝的不斷進步與經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展相輔相成，因此在建筑工程的開展中應(yīng)不斷總結(jié)更新業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平，并且不斷打破瓶頸，實現(xiàn)創(chuàng)新，才能滿足經(jīng)濟建設(shè)的需要，否則將會逐漸被時代大潮所淘汰，對于實現(xiàn)建筑工程的創(chuàng)新而言，檔案管理具有重要意義。檔案管理是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，創(chuàng)新不是一蹴而就的過程，是量變到質(zhì)變的積累，只有做好檔案管理工作，適時進行總結(jié)提升，對過往的經(jīng)驗教訓(xùn)不斷梳理，才能形成真正實用的寶貴經(jīng)驗，這才是創(chuàng)新的真正基礎(chǔ)，只有當(dāng)經(jīng)驗積累到一定的程度，才會為實現(xiàn)創(chuàng)新取得先機。

3、 檔案管理不善會導(dǎo)致建筑工程喪失品牌形象

建筑工程是一門市場化的工程，對于建筑工程而言，建筑工程的客戶是政府，是廣大人民群眾，因此建筑工程必須具備足夠的公信力支持，才能夠獲取政府和人民群眾的支持與信任。然而，一旦建筑工程的檔案管理不善，就會直接顯示出建筑工程單位的管理亂象，即使建筑工程單位在其他方面的管理更加出色，例如質(zhì)量過程管理、人力資源管理等，也不會重新獲得客戶的信任，因為建筑工程的檔案管理如果陷入混亂，將直接建筑工程在施工過程中進退失據(jù)，出現(xiàn)問題。

三、 當(dāng)前建筑工程檔案管理存在的不足和未來發(fā)展趨勢展望

誠然，當(dāng)前的建筑工程檔案管理也存在一定的不足，并且對建筑工程的開展造成一定的影響，只有逐步加強和完善檔案管理，提高檔案管理的質(zhì)量，才能對建筑工程的良性發(fā)展貢獻力量，目前檔案管理的問題主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是部分檔案材料填寫存在虛假。在施工后期的竣工驗收環(huán)節(jié)中，由于甲方對施工環(huán)節(jié)的不甚了解，施工單位會出現(xiàn)急于交工，在竣工資料上進行虛假填寫，填寫數(shù)據(jù)與實際情況不符的情況存在，這些都對建筑工程的質(zhì)量埋下隱患；二是檔案交接不及時。在施工的后期，往往工程量較少，作為施工單位的主體往往到其他項目繼續(xù)進行施工，造成施工人員的分散，而施工后期正是檔案管理的重要時期，需要對檔案資料進行整理，人員的分散會導(dǎo)致檔案交接不及時的情況出現(xiàn)。

在以后檔案管理中，應(yīng)該針對現(xiàn)階段存在的問題進行管理的強化，一是逐漸加強監(jiān)督和審核力度，尤其對施工的后期嚴格把關(guān)，對于虛假填寫的情況從重處罰；二是保證檔案管理的完整性，設(shè)置專人負責(zé)施工后期的檔案管理，并且在施工合同上對檔案交接時間進行明確規(guī)定；三是加強檔案管理人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)，保證檔案管理穩(wěn)步良性推進。

結(jié)束語檔案管理對建筑工程的影響不言而喻，做好檔案管理工作會對建筑工程產(chǎn)生積極正向的推進作用，反之將會對建筑工程的穩(wěn)定發(fā)展形成阻礙，因此，在今后的檔案管理工作中中，應(yīng)切實加強對于檔案管理的重視程度，逐步加強檔案管理質(zhì)量，這樣才能夠促使建筑工程不斷良性發(fā)展，在經(jīng)濟建設(shè)的大潮中占據(jù)先機。

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中圖分類號：TM752 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791(2012)06(c)-0159-02

建筑工程檔案管理是建筑施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中不可或缺的重要組成部分,是工程建設(shè)的整體真實反映。建筑工程檔案對整個工程質(zhì)量監(jiān)控、日后防災(zāi)抗災(zāi)、基礎(chǔ)維修及改擴建等工作都有著不可替代的作用。因此,做好建筑工程檔案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程檔案管理實踐存在著諸多問題。

1 建筑工程檔案內(nèi)容及特點

目前,業(yè)界普遍認可的建筑工程檔案定義是：“建筑建設(shè)活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動,是建設(shè)項目管理在立項、設(shè)計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件?！?/p>

1.1 建筑工程檔案內(nèi)容

筆者結(jié)合上述定義,從整個工程建設(shè)的全流程出發(fā),認為建筑工程檔案內(nèi)容應(yīng)包括前期準備文件、工程施工文件、完工驗收文件及監(jiān)理文件四個部分。前期準備文件包括：上級審批批準文件；決策立項文件；勘察、測繪、地質(zhì)等資料；工程招投標及承包合同文件；計劃任務(wù)書、項目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工管理資料；施工技術(shù)資料；施工物資資料；施工測量記錄：給排水、消防、采暖、通風(fēng)等設(shè)備安裝工程記錄；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。完工驗收文件包括：竣工圖；工程質(zhì)量控制資料核查記錄；施工現(xiàn)場管理檢查記錄；竣工驗收移交證明書；竣工驗收監(jiān)督通知意見書；竣工報告；審計報告等。監(jiān)理文件包括：監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要,隱蔽工程驗收記錄；觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料等。

1.2 建筑工程檔案特點

建筑工程檔案存在于工程建設(shè)的全過程,有不同于其他檔案的特性,分析研究其特點對于管理中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題有一定啟示作用。其主要特點,首先,量多類雜。建設(shè)工程項目周期長,部門多,人員雜導(dǎo)致產(chǎn)生的檔案文件繁多,類型復(fù)雜。其次,系統(tǒng)連續(xù)性。工程建設(shè)涉及建設(shè)、施工及監(jiān)理等多個部門,各部門產(chǎn)生的檔案相互關(guān)聯(lián)組成一個有機整體。建筑工程檔案的保存和積累,是一個繼承和連續(xù)的過程。再者,全面真實性。建筑工程檔案產(chǎn)生于工程建設(shè)的實踐,全面反映記錄工程建設(shè)的各類信息,是項目工程實體的真實寫照。最后,實用性。建筑工程檔案是工程項目最原始的記錄,有很高的實用性,通過檔案,可以全面考察工程質(zhì)量,協(xié)助日后防災(zāi)減災(zāi)、維修、改擴建等工作。

2 建筑工程檔案管理中存在的主要問題

建筑工程檔案管理存在諸多問題,如制度建設(shè)問題、管理模式問題、管理人才問題、檔案質(zhì)量問題、規(guī)范化標準化問題等等,筆者通過研究把這些問題分類歸納為宏觀問題和微觀問題兩個大的方面。

2.1 宏觀問題

2.1.1 檔案管理制度缺失,管理模式缺乏統(tǒng)一

針對基建工程項目檔案管理工作,國家檔案局于2001出臺了《基本建設(shè)項目竣工文件的編制和檔案整理規(guī)范》、《國家重點建設(shè)項目檔案驗收規(guī)定》兩個檔案管理規(guī)范性文件。但是,目前很多建筑工程單位忽略檔案管理制度和法規(guī)研究學(xué)習(xí),沒有按照國家相關(guān)檔案管理規(guī)定從工程立項開始制定一整套符合項目建設(shè)實際的檔案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,檔案管理工作隨意性很大,工程建設(shè)各階段的檔案管理混亂無序。

另外,工程項目建設(shè)涉及建設(shè)、施工、監(jiān)理等多個單位部門,往往各單位部門產(chǎn)生的檔案各自管理、各自為政。一些單位部門成立了專門的檔案室,工程檔案專人專管,多數(shù)單位工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由非專業(yè)人員兼管,各個單位部門檔案管理相互缺乏溝通,檔案管理整體性較差。

2.1.2 檔案管理意識淡薄,基礎(chǔ)管理工作薄弱

目前,“檔案”概念還未被社會大眾廣泛認知,檔案管理意識普遍淡薄。工程建設(shè)中由于檔案管理工作繁瑣復(fù)雜,且不能產(chǎn)生經(jīng)濟效益,工程建設(shè)部門多數(shù)精力集中于工程建設(shè)進度上,往往忽視或不重視檔案管理工作,消極被動應(yīng)付檔案管理工作。從部門領(lǐng)導(dǎo)到基層檔案管理人員認識不到檔案管理對于工程建設(shè)的重要作用,很多規(guī)章制度不落實,經(jīng)常出現(xiàn)工程項目完工即將交工驗收時,才開始應(yīng)付整理檔案,敷衍相關(guān)部門檢查,這種做法給整個全流程檔案管理帶來諸多不良后果。

工程建設(shè)過程中檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱,一些建設(shè)單位往往只注重工程項目的經(jīng)濟效益,而對工程檔案的各階段管理很不重視,沒有成立專門的檔案管理機構(gòu)。檔案基礎(chǔ)工作的系統(tǒng)化、有序化、可持續(xù)化不足,大量珍貴檔案資源隨處放置或丟棄,檔案收集、整理、立卷、標引、著錄及檢索利用等未按相應(yīng)標準規(guī)范操作?？⒐を炇諜n案質(zhì)量關(guān)把握不嚴,各項檔案監(jiān)督監(jiān)管機制不落實。

2.1.3 檔案管理人才匱乏,專業(yè)素質(zhì)參差不齊

建筑工程項目組中的檔案管理人員多數(shù)沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn),缺乏工程檔案基本知識和工作經(jīng)驗,并且常有一人多職或兼職等現(xiàn)象,部分項目組根本不設(shè)專職檔案管理人員。能對檔案進行日常整理、使用和維護,具有先進檔案管理技能的檔案管理人才十分匱乏。特別是在數(shù)字時代,了解和掌握電子文件形成規(guī)律、特點和管理方法,熟悉電子檔案管理技術(shù)的人才十分稀少,多數(shù)檔案管理人員仍處于手工操作階段,工作效率低,勞動強度大。

篇7

2怎樣做好工程檔案的管理

2.1深入現(xiàn)場研究

能夠把建筑工程檔案管理工作做好能夠幫助城市的經(jīng)濟有一個更好地發(fā)展，同時也能夠促進社會的發(fā)展和進步，同時也是把城市多元化的功能發(fā)揮出來的關(guān)鍵因素，建筑檔案管理和我國的國計民生有著直接的關(guān)系，對一個國家來說，這些資料可以顯示出城鎮(zhèn)發(fā)展程度。所以，在進行城市規(guī)劃和建設(shè)的時候，我們一定要參照現(xiàn)存的建筑檔案。

2.2把檔案管理工作重視起來

建筑工程檔案的管理工作是非常重要的，而且如何才能夠提高我們對建筑檔案的管理水平是現(xiàn)在困擾我們的一個非常關(guān)鍵的原因，這個工作在整個工程的建設(shè)過程中都有著非常大的作用，所以，負責(zé)進行工程檔案管理的工作人員必須要時刻和工程建筑同步，這樣才能夠把建筑工程的管理工作做好，才能夠為建筑檔案的管理工作增磚添瓦，尤其是在工程施工的初期，這時候的建筑工程檔案也處于一個萌芽的階段，我們在這個階段一定要把工作做好，否則對檔案的價值會有很大的影響。在一些建筑公司中，企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對建筑工程檔案重視程度不夠，在工程剛開始施工的時候，并沒有進行檔案編寫工作，直到工程快要結(jié)束的時候，企業(yè)才開始慌忙的編寫工程的施工檔案，更有甚者，企業(yè)根本就找不到編寫施工檔案的人員，這樣不僅對建筑工程檔案的收集編寫有很大的影響，同時也不利于建筑企業(yè)的發(fā)展。一些規(guī)模不是很大的企業(yè)并沒有設(shè)立檔案管理人員這一職位，建筑資料雖然有，但是特別分散，如果需要進行緊急的資料統(tǒng)理，那么就需要進行大量的工作，這時候很可能就會延誤檔案的管理時間，所以，企業(yè)一定要把具體的建筑工程檔案管理工作重視起來，這樣檔案管理工作才能夠做的更好。

2.3引進高級管理人員

我們生活在現(xiàn)代化程度比較高的社會，想要把現(xiàn)代化城市建設(shè)好是離不開現(xiàn)代人才的，在進行建筑工程檔案管理的時候，同樣需要綜合素質(zhì)較高的現(xiàn)代化管理人員，如果想要做到這一點，就需要企業(yè)給檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，并努力提高這些檔案管理人員的綜合素質(zhì)，讓每位檔案管理人員都有獨立管理這些檔案的能力。這樣不僅能夠更好地把工程檔案管理好，而且還能夠幫助我們進行檔案的規(guī)范化管理。與此同時，我們需要對將要整理的文檔進行一定的整理工作，無論是哪種管理方案都會有相應(yīng)的管理規(guī)范，按照這些規(guī)范的內(nèi)容去進行管理才能夠讓建設(shè)工程檔案發(fā)揮出最大的作用。對企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)應(yīng)該能夠做到和具體的工程同步進行，這樣才能夠因材施教，培訓(xùn)效果也能夠更好，能夠讓檔案又更好地保障。

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

一.前言

城市房屋是城市的主體，在城市的發(fā)展中具有重大的影響作用，對城市房屋建筑檔案管理也是城市建設(shè)完成后的重大任務(wù)，這項任務(wù)需要花費大量的人力和資金。在近些年來，隨著政府部門對城市舊城區(qū)的改造建設(shè)，城市房屋建筑的檔案管理越來越受到政府及房產(chǎn)局相關(guān)部門的重視，城市房屋建筑檔案管理為后期城市建筑的質(zhì)量管理和維護提供了依據(jù)。

二.城市房屋建筑檔案管理的重要性

城市房屋檔案的建立管理對社會是有多方面的利益和好處的，一方面為城市的日后改建或者重建提供了參考依據(jù)，可以在此基礎(chǔ)上對其進行優(yōu)化設(shè)計；另一方面為工程建設(shè)方提供了大量的資料以便查閱房屋的竣工時間，并在對其性能檢測方面給予重大的幫助。

三.房屋建筑檔案的特點

1.長效性

對于城市房屋建筑檔案的保存管理，我國雖然沒有相關(guān)的法律法規(guī)給予了明確的規(guī)定，但是作為房產(chǎn)開發(fā)商在建設(shè)完成后也應(yīng)該按照要求，建立房屋檔案管理，其建檔的時間和保存期限可自由確定，根據(jù)不同地方的情況而異。

2.權(quán)威性

房屋檔案是一份房屋建設(shè)的合同，具有法律效力，是施工方履行合同的保障，對于日后房屋在正常使用的過程中出現(xiàn)的問題也是一種查找方式，因為其記錄了房屋建筑工程建設(shè)的全部詳細過程。

3.互聯(lián)性

檔案的管理不是一項獨立的工作，而是需要許許多多的部門共同參與完成的，在建檔的過程中需要對檔案的真實性及準確性進行確認調(diào)查核對，每一步都是至關(guān)重要的。

四.城市房屋建筑檔案管理存在的問題

1.管理意識淡漠，重視程度普遍不高

招投標檔案之所以有局限性，源于其所處的位置十分尷尬。它只是工程建設(shè)環(huán)節(jié)的一部分，不及城市建設(shè)檔案館所收集的建設(shè)工程檔案系統(tǒng)全面。因此，往往對其重要作用認識不充分，把對招投標檔案的管理工作當(dāng)作可有可無的事情，束之高擱順其自然，從而放松思想，忽略了對業(yè)務(wù)的整理、總結(jié)和思考。

2.責(zé)任主體混亂，保存周期不統(tǒng)一

到目前為止，國家相關(guān)部門對招投標檔案的管理沒有制定統(tǒng)一規(guī)范的文件。由于各地的管理體制不同，在檔案管理方面產(chǎn)生了許多問題。比如，檔案管理責(zé)任主體不明確，有的地方是交易中心，有的是招標，也有的被納入城市檔案館。再者，保存周期不統(tǒng)一，時間過長，就會加大工作負擔(dān)和投入，但涉及工程招投標活動，沒人愿意主動對招投標檔案進行處理。

3.管理難度大，管理手段落后

雖然近年來全國各地在招投標活動中均或多或少的引入了無紙化辦公模式，但招投標檔案仍然避免不了大量紙制資料的存在，導(dǎo)致管理困難。加之管理人員變動過于頻繁，專業(yè)性又不強，幾經(jīng)易手，招投標檔案的延續(xù)性便得不到很好保障。

4.檔案重復(fù)性強，管理任務(wù)重

建設(shè)工程招投標過程中，往往會產(chǎn)生大量檔案資料，由于招投標工作的敏感性，檔案入庫時，往往胡子眉毛一把抓，全部移交。這樣，許多重復(fù)的資料，被多次保存，既加重了管理人員的工作強度，又不利于檔案室空間優(yōu)化。

5.法律地位不明確，使用過程中存在誤導(dǎo)

一般來講，在招投標過程中產(chǎn)生的檔案，一方面是工程建設(shè)項目在招標、開標、評標以及定標過程中的客觀記錄。方便各級紀檢監(jiān)察部門對相關(guān)建設(shè)行政主管部門及工作人員進行監(jiān)督。另一方面，可以為日后解決合同糾紛等提供依據(jù)。但實際上，為了方便評標專家評審，各地建設(shè)工程項目在招標過程中，均要求投標單位提交的投標文件設(shè)置正副本，一旦出現(xiàn)不統(tǒng)一的情況，便認定以正本內(nèi)容為準。并且正本投標文件又是標后簽訂承發(fā)包合同以及施工過程中工程結(jié)算的重要依據(jù)，一般由招標人自行保存。因此，在解決合同糾紛時，法院到有形市場調(diào)取的存檔資料在招標過程中的有效性便會大打折扣，這對于正確解決合同糾紛便產(chǎn)生了一定的誤導(dǎo)性。

6.目前，許多城建單位沒有按規(guī)定將技術(shù)工程檔案全部送給當(dāng)?shù)爻墙n案館審驗，建設(shè)施工單位及相關(guān)的項目管理人員對城建檔案知識了解不多，對城建檔案管理的重要性認識不夠，也是社會各界對城建檔案知之甚少，沒有產(chǎn)生一種城建檔案必須規(guī)范管理的氛圍所至。

7.目前，各地檔案館普遍存在的問題是館藏內(nèi)容不豐富、形式單一、結(jié)構(gòu)不合理。因此，城建檔案館要加強經(jīng)常性的接收檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，及時幫助建設(shè)施工單位整理資料，積極上門收取檔案，防止檔案資料的散失、殘缺不齊；經(jīng)常與建設(shè)施工系統(tǒng)單位、主管部門溝通聯(lián)系，掌握市政施工、建筑的動態(tài)，將建筑規(guī)劃檔案、市政工程檔案等及時接收到檔案館存檔。

五.改善城市房屋建筑檔案管理的有效措施

1.加強城建檔案法制建設(shè)，依法治檔

隨著城市建設(shè)的迅猛發(fā)展，檔案接收任務(wù)日趨繁重，在缺少有效的經(jīng)濟制約的情況下，必須強化法規(guī)和制度建設(shè)，從制度上強化對工程檔案的監(jiān)管力度，保證檔案的接收質(zhì)量。

近年來，國家和建設(shè)部相繼出臺了《中華人民共和國檔案法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》等法律、法規(guī)，某地城市建設(shè)檔案館結(jié)合實際，也制定了《城市建設(shè)檔案管理辦法》。依據(jù)相關(guān)規(guī)定凡列入市城建檔案館接收范圍的新建、改建、擴建、遷建和恢復(fù)建設(shè)工程，建設(shè)單位在領(lǐng)取《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》、《建筑工程施工許可證》前，必須到城建檔案館辦理項目登記手續(xù)，并簽訂《建設(shè)工程檔案報送責(zé)任書》（以下簡稱《責(zé)任書》）。否則規(guī)劃部門不予核發(fā)《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》和《建筑工程施工許可證》。在《責(zé)任書》中，進一步明確和告知建設(shè)單位依法承擔(dān)收集、整理和移交工程檔案的責(zé)任，明確了建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗收后三個月內(nèi)向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案原件，同時還明確了違約需承擔(dān)的責(zé)任。這一系列法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件的實施，確立了城建檔案的工作地位，為規(guī)范城建檔案管理、理順收集渠道提供了法律依據(jù)。

2.應(yīng)用高科技管理

在今天的計算機時代，我們應(yīng)該把握這個機遇，計算機的能力與人的能力相比是難以想象的，利用計算機完成管理中的事物是比較簡單的，甚至有時候人工完成需要很長時間的工作，而計算機只需要幾分鐘就可以解決，以科技來取代人力的勞動，是知識時展的趨勢。對于城市房屋建筑檔案中的管理問題，我們呢也應(yīng)該利用計算機來為我們完成一部分，建立數(shù)字化檔案，這樣不僅僅可以節(jié)省很大的檔案存放地方，而且還會使得檔案查閱工作非常的方便，減輕了檔案管理工作人員的工作任務(wù)和負擔(dān)。

3.主動服務(wù)指導(dǎo)，提高案卷歸檔質(zhì)量

在新的形勢下，城建檔案工作者如果仍然墨守陳規(guī)，守株待兔，等待建設(shè)單位主動上門移交工程檔案，必然導(dǎo)致城建檔案工作的被動。城建檔案從業(yè)人員在思想認識上，必須努力克服檔案收集難的畏難心理，勤動腦、勤動口、勤動手、勤跑腿，愛崗敬業(yè)，兢兢業(yè)業(yè)，樹立主動服務(wù)意識，增強工作的積極性與主動性，通過和建設(shè)單位面對面的溝通，掌握檔案資料收集情況的第一手資料，為后續(xù)檔案整理、接收和提高歸檔質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。建設(shè)單位在簽訂《責(zé)任書》時需要進行項目信息登記，館里將項目劃分到業(yè)務(wù)人員，業(yè)務(wù)人員根據(jù)項目信息定期到施工現(xiàn)場檢查指導(dǎo)，服務(wù)工作更加有的放矢。確保每個項目都有專人負責(zé)、全程跟蹤、經(jīng)常性業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

一方面，通過在簽訂《責(zé)任書》時向建設(shè)單位發(fā)放《市建設(shè)工程檔案報送要求告知書》，讓新開工的建設(shè)、施工、監(jiān)理單位檔案人員了解城建檔案館對建設(shè)工程檔案編制、收集、報送等方面的要求和規(guī)范。這樣檔案人員就有章可循，知道自己該做什么，如何去做，遇到問題向誰咨詢。另外，通過在工程項目施工過程中不定期地去工地督促、檢查建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位是否有專門的檔案人員收集、整理工程檔案資料，收集的檔案資料是否完整、準確。尤其是涉及結(jié)構(gòu)質(zhì)量安全的勘測報告、設(shè)計及其變更、建材檢測、施工試驗、隱蔽工程等文件材料的歸檔工作，發(fā)現(xiàn)問題隨時解決，確保檔案資料的真實、準確、完整。如市經(jīng)濟適用房既是保障性安居工程也是大型的連片住宅小區(qū)，產(chǎn)生的工程檔案資料有房屋建筑、市政等不同類別；施工、監(jiān)理單位就有十多家；資料員整理水平參差不齊等情況，針對這一情況，為了把問題解決在工程檔案進館之前，多次去工地，現(xiàn)場給資料員講解工程檔案資料的組卷原則、方法、案卷編目等內(nèi)容，避免出現(xiàn)書寫不規(guī)范、資料不齊全、簽字蓋章不全等現(xiàn)象的發(fā)生，為建設(shè)單位在竣工驗收后能按時向城建檔案館報送一套完整、準確、規(guī)范的建設(shè)工程檔案，奠定了堅實的基礎(chǔ)。

4.加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技能水平

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。而城建檔案的內(nèi)容龐雜，涉及城市建設(shè)各個方面。這就要求檔案管理人員不斷的鉆研新的業(yè)務(wù)知識和技能，既要有工程技術(shù)方面的知識又要有城建檔案管理方面的業(yè)務(wù)理論知識，同時具有解決實際問題的能力。因此，某地城市建設(shè)檔案館采取“走出去，請進來”的辦法，讓單位里的一些業(yè)務(wù)骨干走出去，請有經(jīng)驗的檔案管理人員來館傳經(jīng)送寶，通過交流學(xué)習(xí)兄弟單位在檔案管理現(xiàn)代化方面的優(yōu)點和成功經(jīng)驗，不斷補充、完善館內(nèi)人員業(yè)務(wù)知識和技能，更新業(yè)務(wù)和管理觀念，全館業(yè)務(wù)人員的管理水平顯著提高，從而進一步提高了工作效率，也保證了工程檔案的歸檔質(zhì)量。

5.加強檔案編制單位資料員培訓(xùn)工作

通過舉辦培訓(xùn)班集中對全市建設(shè)、施工、監(jiān)理單位資料員和相關(guān)部門檔案管理人員進行崗位培訓(xùn)，通過培訓(xùn)讓他們充分認識城建檔案的重要性，了解城建檔案的法律、法規(guī)和規(guī)章，掌握城建檔案業(yè)務(wù)規(guī)范。并且嚴把培訓(xùn)考試關(guān)，寬進嚴出，考試合格發(fā)給崗位培訓(xùn)合格證書。在日常檢查中，要求檔案從業(yè)人員持證上崗，為保證工程檔案的完整、準確，提高歸檔質(zhì)量打下了堅實的基礎(chǔ)。

總之，在新形勢下，城建檔案工作必須摸準時展的脈絡(luò)，采取有效的措施，加大收集力度，確保工程檔案資料的齊全、完整和準確，提升工程檔案的歸檔質(zhì)量，促進城建檔案工作整體水平的提高，更好的服務(wù)于城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作。

6.在城市的小區(qū)中積極的宣傳房屋檔案建立管理的好處，讓人們認識到檔案管理制度是一項非常有意義的事，其檔案管理科從以下步驟來完成：

（一）工程檔案的立卷

(1)立卷范圍:與工程相關(guān)的具有現(xiàn)實和長遠保存價值的各類工程文件資料(工程前期資料、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理資料、設(shè)備資料;工程竣工驗收資料等)。

(2)工程部應(yīng)派專人負責(zé)技術(shù)檔案的整理、立卷、歸檔工作,歸檔文件資料必須完整、準確,經(jīng)過系統(tǒng)整理、編目后由工程部負責(zé)人審查后歸檔。

(3)工程結(jié)束后,由工程部負責(zé)移交有關(guān)部門存檔。

（二）檔案的保管

凡建設(shè)工程中形成的具有保存價值的文件資料,均應(yīng)由各檔案管理有權(quán)部門進行收集、整理、立卷歸檔及甲常管理,其它部門和個人不得擅自留存。

（1）凡屬立卷歸檔的文件資料,必須為原件,書寫格•式必須符合要求,書寫工具須為鋼筆或黑色碳素筆,且應(yīng)保證其完整、齊全、分類清楚。

（2）檔案管理實行一月一整理制度,所有歸檔文件均應(yīng)為已完成文件。

（3）各檔案管理有權(quán)部門的部門經(jīng)理應(yīng)定期對本部門全部檔案的保管及借閱登記狀況進行核查,如發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)及時向上級主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,以便及時采取措施確保檔案的安全。

（4）對破損和變質(zhì)的檔案及時進行復(fù)制和修補。

六.結(jié)束語

由上述對我國目前的城市房屋建筑檔案管理方面存在的一系列的問題的詳細分析，我們了解到了在我國雖然在城市房屋建設(shè)取得了比較可觀的成就，但是，城市房屋建筑的檔案管理還是有待提高的，其管理質(zhì)量也是存在著一些問題急需得到解決。以上是我們總結(jié)日常城市房屋建筑檔案管理的經(jīng)驗和教訓(xùn)而提出的一些可行性建議，希望能夠給檔案管理工作帶來一定的優(yōu)化和提升。

參考文獻：

[1]羅敏．淺議城建檔案為構(gòu)建和諧社會服務(wù),中國檔案，2008/03．

[2]趙紛.城建檔案在城市建設(shè)中的作用[J].科技檔案,2010,(1):25-2

[3]趙淑芳，郝莉．城建檔案的管理與執(zhí)法，城建檔案，2007/10．

[4]劉豐.城建檔案管理工作要點[J].中國檔案,2009,(2):56

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關(guān)鍵詞：

榮譽檔案；建筑設(shè)計；管理措施

建筑設(shè)計單位的榮譽檔案是指單位和職工在工程設(shè)計、科技研發(fā)以及各項管理工作中因取得突出成績而獲得的具有保存價值的獲獎文件、榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等的總稱。它真實記錄了單位事業(yè)發(fā)展的歷史軌跡，具有較高保存價值，是檔案的一種特殊載體。

一、建筑設(shè)計單位榮譽檔案的特點

（一）榮譽檔案帶有鮮明的行業(yè)特色，由各級住房城鄉(xiāng)建設(shè)部門、勘察設(shè)計協(xié)會、土木建筑學(xué)會等評選出的優(yōu)秀工程、優(yōu)秀方案、綠色建筑、裝配式建筑、BIM應(yīng)用等，是建筑設(shè)計單位榮譽檔案的主要構(gòu)成部分，約占到全部榮譽檔案的八成以上。

（二）榮譽檔案是使用頻率最高、價值利用最多的檔案類型，與文書檔案、人事檔案、圖紙檔案等經(jīng)常“沉睡”在檔案柜中不同，榮譽檔案基本是“活動”的檔案，無論是對外宣傳、對內(nèi)教育、職稱評定，還是生產(chǎn)經(jīng)營投標、編寫單位歷程，均發(fā)揮著重要的作用。尤其是在參與工程項目投標時，優(yōu)秀工程、優(yōu)秀方案類的獲獎證書、獎牌等榮譽檔案作為單位實力和業(yè)績的憑證，經(jīng)常會跟隨設(shè)計人員“奔赴”各個開標現(xiàn)場，成為競標的重要得分內(nèi)容。

（三）榮譽檔案利用價值有一定的時效性，這里的“時效性”主要是指工程技術(shù)類獲獎證書在單位投標時的利用價值。建設(shè)單位在招標時，一般會要求設(shè)計單位提供近三年或近五年獲得的榮譽。因此，這類榮譽檔案越新，其利用價值便越高，超過五年的獲獎證書，在生產(chǎn)經(jīng)營上的價值便不再突出，就可以與其他榮譽檔案或普通文書檔案一樣“束之高閣”了。

二、榮譽檔案管理工作中存在的問題

（一）對榮譽檔案重視不夠?qū)е鹿芾砘靵y。對建筑設(shè)計單位而言，圖紙檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案等幾大塊的管理相對比較規(guī)范，分別由相應(yīng)部門收集整理，并有專人負責(zé)。而榮譽檔案很少被作為一種特殊的檔案類型予以專門管理，更不會安排專人負責(zé)。獲獎文件、獲獎證書大多作為文書檔案保管，由辦公室收集整理；而獎牌、獎?wù)?、獎杯、錦旗等實物類檔案則比較分散，往往由獲獎部門或個人隨意存放。

（二）榮譽檔案歸檔意識不強，導(dǎo)致收全率欠缺。生產(chǎn)一線各部門對于層次或級別比較高的獎，有時不愿將取得的榮譽成果拿給集體分享，不主動按時上交應(yīng)歸檔的文件材料，而是留在自己部門使用，在檔案移交上意識比較淡薄。對于職工個人獲得的各種榮譽，許多人認為與單位無關(guān)，從來沒想過要移交單位，或?qū)@獎證書復(fù)印件交給單位登記保管。職工歸檔意識不強，檔案管理部門又無法掌握全院范圍內(nèi)的獲獎情況，導(dǎo)致在榮譽檔案的收集上不可避免地存在遺漏。

（三）榮譽檔案種類繁多、材質(zhì)不一，導(dǎo)致整理保管困難。榮譽檔案從載體上來看，既有文書類，也有實物類；從材質(zhì)上看，有紙張、金屬、木料、玻璃、布料等；從形狀和樣式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于載體材料和形式的多樣性，決定了榮譽檔案在種類上的多元化，從而也相應(yīng)加大了榮譽檔案收集、整理和存放的難度。目前專門設(shè)置榮譽檔案室或檔案專柜的單位并不多，文書類榮譽檔案一般存放在文書柜內(nèi)，或與其他檔案混存；實物類榮譽檔案則是見縫插針，隨意擺放，時間比較久遠的獎牌、獎杯等往往會字跡模糊、銹蝕嚴重；借用頻繁的獲獎證書，折疊、磨損嚴重，不利于檔案的長久保存和利用。

三、加強榮譽檔案管理的主要措施

（一）加強宣傳，引起重視。要強化榮譽檔案的歸檔意識，通過多種途徑向職工普及檔案法實施辦法等有關(guān)知識，使各個部門和廣大職工能夠主動將獲得的榮譽及時提交到檔案管理部門。要強化榮譽檔案收集意識，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變被動等待歸檔的觀念，全面了解各類榮譽的評選情況，掌握評選時間，跟蹤評選進度，在榮譽檔案發(fā)放的第一時間，主動走出去收集應(yīng)歸檔的文件材料、證書、獎牌等，既要保證材料的齊全，又要維護檔案的有機聯(lián)系和歷史的真跡，解決榮譽檔案歸檔不全的問題。

（二）完善制度，落實責(zé)任。要明確管理部門，安排專人負責(zé)，做好榮譽檔案收集、保管、借用等各方面的管理制度建設(shè)，確保各類榮譽檔案及時完整歸檔和安全、有效利用。要強化檔案管理人員的服務(wù)意識，積極主動開展工作，切實擔(dān)起責(zé)任，樹立檔案資源共享的服務(wù)理念，使榮譽檔案真正發(fā)揮其特有的價值。

（三）明確流程，加強管理。實施標準化管理，從資料收集、整理到最后歸檔，從文件、實物內(nèi)容的分類、編號、案卷目錄編制直至入庫，嚴格按照國家標準執(zhí)行，做到條理清晰、目的明確，避免遺漏，保證齊全完整，提高榮譽檔案管理的過程質(zhì)量。具體應(yīng)做好以下幾個方面的工作：

1.明確收集范圍。可從頒獎單位和獲獎對象兩個不同角度確定榮譽檔案的收集范圍，主要有以下幾個方面：一是政府或行業(yè)主管部門頒給單位的綜合類榮譽；二是單位獲得的工程技術(shù)、科研類榮譽；三是上級黨委、工會、團委、婦委會等黨群組織頒發(fā)的榮譽；四是單位參加上級或行業(yè)組織的各類文體活動、競賽活動獲得的獎杯、獎牌等；五是客戶、兄弟單位、社會團體贈送的錦旗、牌匾等；六是職工個人在設(shè)計、科研、管理等工作中獲得的獎項，職工個人獲得的榮譽，其原件仍由個人保管，檔案管理部門可采取征集復(fù)印件或拍攝照片的方式進行保存。

2.做好分類登記。為便于管理和使用，可根據(jù)材質(zhì)分三類進行登記：一是文件類，主要登記標題、文號、發(fā)文單位、發(fā)文日期等；二是證書類，可根據(jù)證書上的內(nèi)容登記受獎單位（人員）、項目名稱、獎項類別、等級、頒獎單位、落款時間等；三是實物類，包括牌匾、獎杯、獎?wù)?、錦旗等，登記內(nèi)容與證書類相似，單獨登記是為了便于日后的整理歸檔。

3.單獨整理歸檔。因建筑設(shè)計單位的榮譽檔案有其獨特的行業(yè)特點和利用價值，使用比較頻繁，將此類檔案單獨整理歸檔十分必要。如獲獎文件，若按普通文書對待，將之與其他文件資料按年度整理歸檔，就會使這類榮譽檔案分散存放在不同的卷宗和檔案柜里，造成使用不便。因此，將榮譽檔案作為特殊門類進行管理，更便于保管和利用。尤其是實物類榮譽檔案，其由一件件物品組成，載體和形態(tài)各異，其存放的柜架需區(qū)別于文書檔案，應(yīng)陳列于直觀易見、便于放取處，既利于對外展覽，又利于查找利用。有條件的建筑設(shè)計單位最好能開辟一個榮譽檔案陳列室，以確保這類檔案的長久保存和使用。

4.做好檢索利用。為了充分發(fā)揮榮譽檔案的價值和作用，要適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需要，目錄編制與計算機管理同步進行，在系統(tǒng)化整理基礎(chǔ)上，編制好以全宗為單位的榮譽檔案分類目錄，按年度和分類項目進行編目造冊。同時要做好借用登記工作，既充分發(fā)揮其價值，又確保榮譽檔案的按時完整返還。綜上所述，榮譽檔案管理一定要規(guī)范化，加強檔案的收集、整理和統(tǒng)一管理，確保檔案資源得到有效的保護和利用。同時，建筑設(shè)計單位要積極創(chuàng)造條件，建立一定規(guī)模的榮譽檔案陳列室，以更好地發(fā)揮其價值和作用。

參考文獻：

[1]崔愛民.加強企業(yè)榮譽檔案管理[J].蘭臺世界，2005（9）.

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中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

0 引言

隨著經(jīng)濟快速發(fā)展，城市化進程加快，建筑業(yè)蓬勃發(fā)展，而建筑設(shè)計院作為項目產(chǎn)品設(shè)計、技術(shù)研發(fā)的重要平臺，承載著社會各行各業(yè)項目建設(shè)的設(shè)計、開發(fā)與運用，形成了豐富而龐雜的設(shè)計成果，積累了眾多的檔案信息資源和設(shè)計知識文本，如何充分運用信息技術(shù)改進、創(chuàng)新和完善這些檔案資料的管理工作，推進檔案管理信息化建設(shè)，以便使數(shù)據(jù)共享，節(jié)省設(shè)計時間，提高工作效率，快捷地為領(lǐng)導(dǎo)決策和內(nèi)、外顧客服務(wù)。

1 設(shè)計院檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容及模式

1.1實行CAD圖網(wǎng)絡(luò)無紙化驗收

（1）建立與單位同步發(fā)展的計算機管理網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)無紙化歸檔、驗收。確定電子檔案在網(wǎng)絡(luò)狀況下的歸檔程序；圖紙簽署欄及交驗單簽署實行網(wǎng)絡(luò)管理，項目管理人員、檔案驗收人員、總設(shè)計師、設(shè)計人員分工錄入不同的數(shù)據(jù)，各工作程序之間的數(shù)據(jù)錄入不重復(fù)，一次錄入，數(shù)據(jù)共享；使項目策劃及各專業(yè)互提資料等質(zhì)量記錄內(nèi)容、項目的流程監(jiān)控內(nèi)容、項目數(shù)據(jù)庫所需的專業(yè)數(shù)據(jù)內(nèi)容、歸檔前的各種輔表格或記錄，均在局域網(wǎng)上操作完成。

（2）建立底圖驗收與計算機出圖、曬圖相結(jié)合的快捷出版網(wǎng)絡(luò)體系，確保歸檔的CAD圖是最終版本。CAD圖繪制后與出圖前為預(yù)歸檔期，在此期間進行各專業(yè)會簽、修改。圖紙會簽采用“三維立體專業(yè)疊放技術(shù)”或計算機投影放大技術(shù)，此后在網(wǎng)上交驗設(shè)計圖紙及技術(shù)資料。在預(yù)歸檔期內(nèi)檔案驗收機和設(shè)計終端機均可看到CAD圖，設(shè)計終端機能改圖而檔案驗收機只能看不能改。檔案驗收機能改圖簽、簽署欄和目錄頁，簽署欄分機簽和草簽，兩者同時并存。機簽為了識別直觀，而草簽則作為憑證。在人名庫的建立上可采用數(shù)碼技術(shù)將本人簽名轉(zhuǎn)換，或利用掃描技術(shù)建立人名數(shù)據(jù)庫。人名數(shù)據(jù)庫各設(shè)一定字節(jié)的密碼，個人密碼可隨時變換，簽署時憑密碼調(diào)用而自動生成。簽署驗收中的問題通過對話框形式解決并確認。一旦驗收無誤，由檔案驗收人員授權(quán)出圖室按計劃下達的份數(shù)出底圖、曬藍圖。隨后電子文件邏輯歸檔，紙介質(zhì)底圖在一定時間內(nèi)實行物理歸檔。待CAD圖正式歸檔進入圖庫后，自動生成只讀形式，不經(jīng)授權(quán)或?qū)徟ㄜ浖O(shè)計應(yīng)具備授權(quán)審批功能），任何人不能改圖和下載。

1.2通過終端機修改圖紙

修改已歸網(wǎng)絡(luò)圖庫的某一項目圖紙，可在網(wǎng)上申請、批準，由檔案數(shù)據(jù)庫管理人員下載圖紙，在網(wǎng)上提供并傳給使用者，同時修改者通過信息框?qū)⑿薷暮蟮牡讏D傳給檔案驗收崗位。圖紙修改次數(shù)編號、標識、替換或增加等，均按院對紙介質(zhì)檔案規(guī)定辦理。圖紙審校后由修改者在網(wǎng)上辦理交驗歸檔手續(xù)。

1.3利用因特網(wǎng)下載信息并轉(zhuǎn)局域網(wǎng)閱覽

利用連接圖書、資料、樣本、標準等內(nèi)容的寬帶數(shù)據(jù)網(wǎng)或購置電子圖書，由檔案工作人員查詢設(shè)計中所需的資料，以目錄、數(shù)據(jù)、摘編等形式下載，在局域網(wǎng)上，供設(shè)計、生產(chǎn)及管理人員參考。

2 目前檔案信息化過程中的問題

2.1功能有待改進

（1）同一項目中，若項目號不同，不同項目的圖紙歸檔在同一項目中，使同一個項目下有不同的項目號共存。可能導(dǎo)致 A項目的圖紙歸檔在 B 項目的圖紙中，系統(tǒng)不能自動識別，要靠工作人員在掃描歸檔過程中自己識別。

（2）同一項目中，若專業(yè)建立重復(fù)，不可自動識別。可能導(dǎo)致同一項目下創(chuàng)建兩個同樣的專業(yè)。如：同一項目中應(yīng)包括給排水、暖通、動力、電器、建筑、結(jié)構(gòu)等多鐘專業(yè)，系統(tǒng)不能自動識別專業(yè)的重復(fù)建立，可能出現(xiàn)兩個建筑專業(yè)，圖紙的輸入也會發(fā)生錯誤。當(dāng)設(shè)計人員利用信息化平臺查詢圖紙時，會發(fā)現(xiàn)不同項目的圖紙歸檔在同一項目下，或者同一項目中有兩個相同的專業(yè)，一方面不利于檔案部門的形象，另一方面浪費了不必要的人力和物力，降低了工作效率。

2.2識別功能有待改進

（1）同一套圖紙中子項名稱或建設(shè)單位不統(tǒng)一，不能自動識別。一套圖紙的圖簽由建設(shè)單位、子項名稱、項目名稱和圖名共同組成，若在同一套圖紙中，第2張圖紙和其他圖紙的建設(shè)單位或子項名稱不同，系統(tǒng)不能自動識別，可能導(dǎo)致把別的項目的圖紙歸檔在這一項目中。

（2）帶有二級目錄的設(shè)備類圖紙的排序不能自動生成，須工作人員手動排序。設(shè)備類的圖紙通常有上百張，靠工作人員手動排序既浪費了時間，也不利于圖紙張數(shù)和圖號的校對。

3 加強建筑設(shè)計院檔案管理工作的策略

3.1開拓思路，更新觀念

由于建筑設(shè)計研究院檔案工作是一項基礎(chǔ)性的管理工作，同時又是一項服務(wù)性工作，因而很難產(chǎn)生明顯的直接的經(jīng)濟效益，所以它是一項默默無聞、專為他人“鋪路”、當(dāng)配角的工作。檔案工作者既是腦力勞動者，又是體力勞動者，面對的是大量、繁瑣的檔案收集整理、鑒定、立卷、保管、統(tǒng)計、利用等工作。這就要求檔案工作者要以事業(yè)為重，無私奉獻，樹立“俯首甘為孺子牛”的思想，淡薄名利，樂為人梯，甘為無名英雄。志存高遠、胸懷博大，重事業(yè)、輕名利的品格，應(yīng)該成為檔案工作者的一種美德。有了這種奉獻的理念，才能有良好的心態(tài)，寬大的胸懷，才能使自己腳踏實地、兢兢業(yè)業(yè)地做好檔案工作。作為檔案管理工作人員，在做好檔案工作的同時要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系。首先要協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，爭取良好的工作環(huán)境；再次是協(xié)調(diào)好與公文處理部門的關(guān)系，從管理制度化、規(guī)范化和標準化來加強公文處理的統(tǒng)一性;最后要協(xié)調(diào)好研究院各職能部門的關(guān)系，確保歸檔文件的齊全完整。檔案來源于研究院各職能部門的職能活動，從文件產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷一段時間，經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都會影響文件材料的質(zhì)量，影響文件材料的齊全性、完整性和準確性，檔案工作人員必須與各職能部門及時溝通，確保歸檔文件的齊全完整。

3.2提高檔案管理的系統(tǒng)設(shè)置和技術(shù)措施

建筑設(shè)計研究院檔案資源要實現(xiàn)信息化管理，將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。這就要求檔案管理人員必須使用計算機，實現(xiàn)計算機管理，而網(wǎng)絡(luò)化是計算機管理檔案信息的必由之路。我們要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快由實體檔案管理到電子檔案管理的過渡。應(yīng)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，為利用者提供遠程服務(wù)。寬帶互聯(lián)網(wǎng)的開通，使我們在吸納信息的時空上產(chǎn)生了重大變革，表現(xiàn)出強大的優(yōu)勢。聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)的文檔一體化，為拓寬利用渠道提供了廣闊的空間。檔案部門可將電子文件加工、整理，轉(zhuǎn)化為電子檔案，使利用者可以在不同的區(qū)間享受到優(yōu)質(zhì)、便捷的信息服務(wù)。

在檔案信息化管理的過程中，應(yīng)該注意以下幾個細節(jié)：

（1）檔案信息的保密性。在檔案信息建立之初，就得確保檔案信息的保密和精準，在檔案信息上網(wǎng)的條件下，要對用戶進行有效的監(jiān)管，防止用戶利用檔案進行一些不合法的行為，避免影響到集體和社會的利益，由于檔案和圖書資料等有一定的區(qū)別，它只是內(nèi)部人員作為交流的，因此在互聯(lián)網(wǎng)分享中應(yīng)該進行有效的管理，對身份等建立一個系統(tǒng)的檔案，確保內(nèi)部檔案不公開，嚴格限定使用權(quán)益，而達到檔案所起到的作用。

（2）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為適應(yīng)新形勢下檔案工作的需求，對檔案工作人員要進行必要的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，逐漸掌握計算機和其他有關(guān)方面的知識、技能。同時建筑設(shè)計研究院應(yīng)培養(yǎng)造就一批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人員，只有這樣才能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化和信息化。