導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇倉庫檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2015）02-0144-02

1 數(shù)據(jù)倉庫的概念及檔案信息的特點(diǎn)

隨著信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，當(dāng)今人類社會(huì)正逐步步入一個(gè)以科學(xué)技術(shù)為主導(dǎo)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。而檔案工作作為一種社會(huì)現(xiàn)象，伴隨著歷史車輪的前進(jìn)，其自身技術(shù)手段與管理模式也在不斷的更新之中。但這種變化反過來卻又無法滿足人們對(duì)檔案信息的科學(xué)性、系統(tǒng)性、集中面向主題的現(xiàn)實(shí)需求。為此，檔案工作可以引入數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)來解決這一矛盾。

數(shù)據(jù)倉庫概念最早是由Devlin和Murphy在上世紀(jì)八十年代提出的，而數(shù)據(jù)倉庫之父W.H.Inmon在其著作《Building the Data Warehouse》中為數(shù)據(jù)倉庫所下的定義則被人們廣為接受。他將數(shù)據(jù)倉庫定義為：“一個(gè)面向主題的、集成的、隨時(shí)間變化的、非易失性數(shù)據(jù)的集合，用于支持管理層的決策過程”。由此概念我們可以發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)倉庫的一些重要特性，即面向主題性、數(shù)據(jù)集成性、數(shù)據(jù)的時(shí)變性、數(shù)據(jù)的非易失性、數(shù)據(jù)的集合性與支持決策作用。如果我們將這些特性與檔案工作內(nèi)容相結(jié)合，便可得出在數(shù)據(jù)倉庫環(huán)境下，檔案信息具有的特點(diǎn)：

①檔案信息內(nèi)容面向主題，并以某種數(shù)據(jù)集合的形式存儲(chǔ)。在數(shù)據(jù)倉庫中檔案信息的存儲(chǔ)并非面向某一具體應(yīng)用程序，而是以主題為歸類標(biāo)準(zhǔn)，每一主題面向一個(gè)宏觀的分析領(lǐng)域，例如：檔案工作中不同性質(zhì)的檔案、檔案來源所在地、檔案流轉(zhuǎn)方式以及檔案用戶各項(xiàng)具體信息等均可作為主題組織數(shù)據(jù)，一切以便于有效檢索利用為宜。②來源于不同結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)的檔案信息的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與編碼的標(biāo)準(zhǔn)是統(tǒng)一的，并且具有某種程度上的綜合。③檔案信息中存在保存價(jià)值的歷史數(shù)據(jù)具有穩(wěn)定性。④檔案信息隨時(shí)間推移而不斷增長，且數(shù)據(jù)單元都具有時(shí)間標(biāo)記（時(shí)間戳）。⑤對(duì)檔案信息資源的數(shù)據(jù)挖掘可以用來預(yù)測(cè)用戶需求，提高檔案工作的社會(huì)服務(wù)能力，推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步。

檔案信息的這些特點(diǎn)對(duì)于檔案工作的開展是非常有利的，如果將這種特點(diǎn)具體到檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中去，并結(jié)合數(shù)據(jù)倉庫的體系結(jié)構(gòu)，便可大致構(gòu)造出以下的流程模式如圖1所示。

2 檔案的收集工作

該步驟對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)倉庫的源數(shù)據(jù)部分。從所收集檔案信息的來源角度我們可以把源數(shù)據(jù)分為外部檔案信息和內(nèi)部檔案信息兩部分。所謂外部檔案信息即不為本數(shù)據(jù)倉庫所屬機(jī)構(gòu)所操作、擁有、控制的檔案信息及其元數(shù)據(jù);內(nèi)部檔案信息則與之相反，包括機(jī)構(gòu)內(nèi)的各種信息以及信息的元數(shù)據(jù)。從所收集信息的載體形式角度我們則可將源數(shù)據(jù)劃分為紙質(zhì)文件信息與電子文件信息。為了提高檔案的管理、檢索、傳輸與利用效率，大多數(shù)具有保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案，在保證其真實(shí)性與完整性的前提下，通常會(huì)進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)換為電子文件，與紙質(zhì)檔案一同進(jìn)行雙套制保管。檔案的收集工作除了要面向歷史，反映人類社會(huì)原始的歷史記錄之外，更要以信息主體的需求為本，大力豐富和優(yōu)化館藏資源。

3 檔案的整理、鑒定工作

由于檔案信息最初收集到一處時(shí)是雜亂狀態(tài)，需要進(jìn)一步條理化，有序化，區(qū)分具有不同保存價(jià)值的檔案信息入庫保管。在這一過程中，由于檔案部門使用的軟件型號(hào)不一，規(guī)格各異，無法相互兼容，致使源數(shù)據(jù)可能是來自不同的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和操作系統(tǒng)，在編碼、特性、命名規(guī)則等方面具有差異性。

①需要針對(duì)多個(gè)數(shù)據(jù)源，使用合適的技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)抽取。②對(duì)于抽取得到的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。在轉(zhuǎn)換過程中，第一步要對(duì)不同數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，排除多個(gè)系統(tǒng)中抽取出重復(fù)檔案信息的可能，檢查多個(gè)數(shù)據(jù)源之間編碼或者壓縮格式的矛盾，然后實(shí)施數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，將抽取到的數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，并按主題組合。③將匯總完畢的數(shù)據(jù)裝載到數(shù)據(jù)倉庫之中。在此處，數(shù)據(jù)裝載包括兩個(gè)層次，第一層是在數(shù)據(jù)倉庫設(shè)計(jì)和建設(shè)完畢的時(shí)候使用大量時(shí)間將大量數(shù)據(jù)裝載到數(shù)據(jù)倉庫中;第二層是在數(shù)據(jù)倉庫開始工作后，繼續(xù)收集來自不同信息源的檔案信息，并按數(shù)據(jù)倉庫的要求對(duì)其進(jìn)行轉(zhuǎn)化之后追加到數(shù)據(jù)倉庫中。

4 檔案的保管工作

數(shù)據(jù)倉庫正式運(yùn)行之后，我們同樣面臨著傳統(tǒng)檔案工作檔案的保存與管理問題。由于檔案信息內(nèi)容具有不同的保存價(jià)值與保密程度，所以需要進(jìn)行分級(jí)管理。這就涉及到數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)分區(qū)問題。恰當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)分區(qū)可以提高系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，提高數(shù)據(jù)倉庫各種數(shù)據(jù)處理功能的效率，使得數(shù)據(jù)增長和管理的實(shí)現(xiàn)變得容易。通常依據(jù)檔案在數(shù)據(jù)倉庫中的時(shí)間特性標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行系統(tǒng)層與應(yīng)用層劃分，將不同歸檔時(shí)間、不同保管期限的檔案區(qū)分開來，利于保管與利用。在數(shù)據(jù)倉庫中，數(shù)據(jù)被組織為早期細(xì)節(jié)級(jí)、當(dāng)前細(xì)節(jié)級(jí)、輕度綜合級(jí)和高度綜合級(jí)四個(gè)級(jí)別。源數(shù)據(jù)最初通過集成進(jìn)入數(shù)據(jù)倉庫時(shí)，處于當(dāng)前細(xì)節(jié)級(jí)，根據(jù)系統(tǒng)需要，再對(duì)當(dāng)前細(xì)節(jié)級(jí)的數(shù)據(jù)進(jìn)行輕度或高度的綜合，得到的綜合級(jí)別稱為粒度，粒度設(shè)計(jì)的好壞，則直接影響數(shù)據(jù)倉庫所要存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)量以及系統(tǒng)能回答的查詢類型，所以，為滿足不同層次的需求，數(shù)據(jù)倉庫在組織數(shù)據(jù)的時(shí)候，一般需要根據(jù)當(dāng)前狀況進(jìn)行多粒度級(jí)設(shè)計(jì)。對(duì)檔案的銷毀工作也是檔案管理中不得不面對(duì)的步驟。對(duì)于一些喪失保存利用價(jià)值的檔案如果繼續(xù)保存在數(shù)據(jù)倉庫中，不僅占用存儲(chǔ)空間，對(duì)其的維護(hù)工作也是一項(xiàng)相當(dāng)大的系統(tǒng)開銷。為此，數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)，一旦老化（保存年限已經(jīng)滿足檔案信息最初進(jìn)入數(shù)據(jù)倉庫時(shí)所預(yù)設(shè)的年限），便進(jìn)入早期細(xì)節(jié)級(jí)，系統(tǒng)管理人員可以請(qǐng)相關(guān)人士對(duì)檔案做出鑒定，如有繼續(xù)保存價(jià)值則可存檔到一個(gè)更低持久性、但更大I/O承受能力的始終可用以進(jìn)行用戶查詢的子系統(tǒng)中，如無保存價(jià)值，則即刻銷毀。

5 檔案的利用工作

檔案的服務(wù)利用是檔案工作的總目的，充分利用檔案信息資源，可以提高政府機(jī)關(guān)行政效率、提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、增強(qiáng)信息優(yōu)勢(shì)、推動(dòng)社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)科學(xué)文化發(fā)展。由于檔案服務(wù)對(duì)象的年齡層次不同、智力水平不同、知識(shí)結(jié)構(gòu)不同，于是用戶對(duì)檔案信息的需求也不盡相同。這給檔案利用服務(wù)工作提出了很大的挑戰(zhàn)。基于數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、聯(lián)機(jī)分析處理技術(shù)（OLAP）、多維數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等技術(shù)可以改善面向用戶的服務(wù)質(zhì)量。通過對(duì)數(shù)據(jù)的分類挖掘和聚類挖掘可以獲得隱藏在檔案信息中、人們所感興趣的有用的信息和知識(shí)，解決數(shù)據(jù)過量但可用信息匱乏的矛盾。通過建立基礎(chǔ)事實(shí)表與維表的范式，可以建立多維空間，通過鉆取、卷起、切片。切塊與旋轉(zhuǎn)等基本活動(dòng)讓用戶可以從不同角度、不同細(xì)節(jié)程度觀察數(shù)據(jù)，拓寬用戶的視野。

數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)是在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，以上僅僅是一些數(shù)據(jù)倉庫知識(shí)加諸于檔案管理過程中構(gòu)建的一種簡(jiǎn)單模式，數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的廣泛推展和使用還需要大批的尖端技術(shù)人員的開發(fā)與相應(yīng)軟硬件系統(tǒng)的配合才能完成。

參考文獻(xiàn)：

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篇2

在科研項(xiàng)目質(zhì)量管理中，科研數(shù)據(jù)以及科研資源的管理、科研檔案管理等等，都是其中的重要組成部分，通過數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對(duì)科研管理的規(guī)范化、科學(xué)化，同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)努力規(guī)范和提高科研管理運(yùn)行機(jī)制，健全約束機(jī)制，完善科研項(xiàng)目的管理評(píng)標(biāo)體系，這都是提高我國科研管理水平行之有效的途徑。

一、數(shù)據(jù)倉庫概述

數(shù)據(jù)采集是數(shù)據(jù)倉庫構(gòu)建中的重要內(nèi)容，從數(shù)據(jù)源中抽取所需要的數(shù)據(jù)，然后對(duì)抽取到的數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗，將其按照一定的數(shù)據(jù)倉庫的模型，放到數(shù)據(jù)倉庫中。數(shù)據(jù)采集中的數(shù)據(jù)抽取其實(shí)就是數(shù)據(jù)源接口，數(shù)據(jù)源接口從不同的系統(tǒng)中抽取所需要的數(shù)據(jù)，將其作為數(shù)據(jù)倉庫的輸入數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換是對(duì)不同系統(tǒng)中生成的數(shù)據(jù)源進(jìn)行處理，保證這些不同的數(shù)據(jù)源可以按照規(guī)定的要求輸入到數(shù)據(jù)倉庫中。數(shù)據(jù)清洗是對(duì)所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，使得數(shù)據(jù)集中的所有數(shù)據(jù)值保持一致，并可以正確的對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄。而數(shù)據(jù)的裝載是按照一定的模型將以上經(jīng)過數(shù)據(jù)抽取、轉(zhuǎn)換、清除的所有數(shù)據(jù)裝入數(shù)據(jù)倉庫中，在數(shù)據(jù)進(jìn)入數(shù)據(jù)倉庫的過程中還包括了將數(shù)據(jù)域清除、對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的檢查等。

二、數(shù)據(jù)倉庫在科研管理中的應(yīng)用研究

（一）數(shù)據(jù)倉庫的核心技術(shù)――ETL技術(shù)

在科研管理中，管理人員需要隨時(shí)獲取所需要的數(shù)據(jù)和信息，因此，通過數(shù)據(jù)倉庫，將外部數(shù)據(jù)和內(nèi)部數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和儲(chǔ)存，并且為數(shù)據(jù)的查詢提供了極大的便利。但是這些數(shù)據(jù)信息有不同的來源，具有數(shù)量、不清潔等諸多不良特點(diǎn)，進(jìn)而不能直接對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行使用，也不能直接將這些數(shù)據(jù)輸入到數(shù)據(jù)倉庫中，所以需要對(duì)這些數(shù)據(jù)先進(jìn)行處理分析，然后再將這些數(shù)據(jù)以高質(zhì)量輸入到數(shù)據(jù)倉庫中供用戶使用。因此，數(shù)據(jù)倉庫的核心技術(shù)――ETL技術(shù)負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行清洗、轉(zhuǎn)換等，保證數(shù)據(jù)信息質(zhì)量的一種技術(shù)，ETL技術(shù)可以將數(shù)據(jù)分散、數(shù)據(jù)不清等問題進(jìn)行解決，保證數(shù)據(jù)信息可以高質(zhì)量的輸入到數(shù)據(jù)倉庫中供企業(yè)的各部門安全使用。

（二）數(shù)據(jù)倉庫用于科研數(shù)據(jù)的快速檢索、查詢

數(shù)據(jù)倉庫是為了實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、檢索以及表達(dá)，例如當(dāng)數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)需要從一種形式轉(zhuǎn)換成另一種形式時(shí)，ETL的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換就需要進(jìn)行考慮，同時(shí)ETL中的數(shù)據(jù)抽取、轉(zhuǎn)換、裝載等都需要變成轉(zhuǎn)換操作，所以對(duì)于數(shù)據(jù)倉庫而言數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換是其核心部分。數(shù)據(jù)倉庫實(shí)質(zhì)上是一個(gè)獨(dú)立的數(shù)據(jù)環(huán)境，它需要從不同的系統(tǒng)中抽取所需要的數(shù)據(jù)，然后通過ETL技術(shù)將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，處理過后的數(shù)據(jù)信息才可以安全的輸入到數(shù)據(jù)倉庫中。ETL技術(shù)主要涉及到互連、復(fù)制、轉(zhuǎn)換、監(jiān)控等方面的內(nèi)容，在數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)不需要和處理系統(tǒng)中、或者其他相關(guān)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)保持同步，盡量保證數(shù)據(jù)倉庫中信息的有效性。

為了將數(shù)據(jù)冗余等問題進(jìn)行避免，在抽取的數(shù)據(jù)進(jìn)入到數(shù)據(jù)倉庫之前，需要對(duì)其進(jìn)行有效性檢查，這項(xiàng)工作在數(shù)據(jù)倉庫數(shù)據(jù)輸入中非常重要，如果沒有對(duì)這些即將輸入到數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效性檢查，就會(huì)對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)倉庫的完整性產(chǎn)生破壞，或者將其破壞的幾率大大的增加。對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效性檢查最好的方法就是源系統(tǒng)。在源系統(tǒng)中有專業(yè)的和非專業(yè)的技術(shù)知識(shí)人員，但是數(shù)據(jù)有效性檢查是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)又不可省略的一個(gè)環(huán)節(jié)，所以可以進(jìn)行自動(dòng)化的檢查。

（三）通過數(shù)據(jù)倉庫實(shí)現(xiàn)科研數(shù)據(jù)的清除及轉(zhuǎn)換

由于數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)來自不同的數(shù)據(jù)源，這些數(shù)據(jù)源可能出現(xiàn)不同的平臺(tái)上，有不同的操作系統(tǒng)，所以這些數(shù)據(jù)會(huì)以不同的形式輸入到數(shù)據(jù)倉庫中。如何將這些數(shù)據(jù)加載，是數(shù)據(jù)倉庫建立中需要考慮的一個(gè)問題，在進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移的過程中，會(huì)將數(shù)據(jù)以一種適合數(shù)據(jù)倉庫的格式轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)倉庫中，這就是數(shù)據(jù)的格式化，對(duì)數(shù)據(jù)的處理是數(shù)據(jù)倉庫成功建立的關(guān)鍵，所以在數(shù)據(jù)提取的過程中，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行格式化，從操作中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。ETL技術(shù)進(jìn)行的數(shù)據(jù)有效性檢查是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)給定的過程，如果數(shù)據(jù)的給定沒有在界定的范圍之內(nèi)，那么它就是需要清除的對(duì)象。數(shù)據(jù)的清除包括了在給定界限范圍之外的數(shù)據(jù)，對(duì)這些數(shù)據(jù)采取一定的糾正措施。

通過數(shù)據(jù)倉庫，實(shí)現(xiàn)科研數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，是為了體現(xiàn)這些數(shù)據(jù)的價(jià)值，使其更加有意義，進(jìn)一步推動(dòng)科研工作的進(jìn)程。在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的過程，使用最好的方法保證數(shù)據(jù)從原始儲(chǔ)存器到數(shù)據(jù)倉庫的過程是同步的，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的重點(diǎn)放在語言的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)移動(dòng)、通信等方面，數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換除了自動(dòng)化轉(zhuǎn)換以外，還具有一定的復(fù)雜性，所以在ETL數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工具、技術(shù)不斷更新的同時(shí)，還需要將其復(fù)雜性進(jìn)行解決。

（四）數(shù)據(jù)倉庫與科研數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)更新

隨著科研進(jìn)程的推進(jìn)，數(shù)據(jù)倉庫也需要伴隨著科研數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)進(jìn)行更新，這樣，才有助于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的時(shí)效性。對(duì)檢查驗(yàn)收之后的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的更新，其他的數(shù)據(jù)都是在年底的時(shí)候才進(jìn)行統(tǒng)一的更新。兩項(xiàng)或者兩項(xiàng)以上的、連續(xù)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的變化和更新，都會(huì)被看作是多次變化，需要分別進(jìn)行更新。數(shù)據(jù)倉庫更新方法主要是主鍵關(guān)聯(lián)法，主鍵關(guān)聯(lián)法就是要求被更新的數(shù)據(jù)庫和更新數(shù)據(jù)庫具有相同標(biāo)識(shí)的小班唯一鍵值，然后才可以進(jìn)行一對(duì)一的關(guān)聯(lián)，最后才可以進(jìn)行數(shù)據(jù)倉庫數(shù)據(jù)的更新，主要更新的手段是字段更新。在對(duì)數(shù)據(jù)倉庫進(jìn)行更新時(shí)，必須保證的是一對(duì)一的關(guān)聯(lián)，要不然會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤的邏輯關(guān)系。

（五）數(shù)據(jù)倉庫在科研檔案管理中的應(yīng)用

通過數(shù)據(jù)倉庫來實(shí)現(xiàn)科研的檔案管理工作，對(duì)完善科研檔案管理具有重大的意義。對(duì)科研課題檔案資源進(jìn)行研究和開發(fā)利用，檔案管理人員要注意聯(lián)合課題研究人員一起，及時(shí)的對(duì)各種課題檔案進(jìn)行整理，通過數(shù)據(jù)倉庫，對(duì)檔案資源進(jìn)行整合。然后積極的利用各種信息化技術(shù)，有效實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。并努力的深入研究開發(fā)各種檔案資源，更好的為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)，最大程度的妥善利用各種檔案資源，保證科研究成果的最大化利用。從而有效的實(shí)現(xiàn)通過合理的利用促進(jìn)科研工作的快速發(fā)展的目的，取得較大的經(jīng)濟(jì)社會(huì)價(jià)值。

三、結(jié)語

針對(duì)現(xiàn)階段我國研究所科研項(xiàng)目管理工作中存在的問題，積極運(yùn)用數(shù)據(jù)倉庫，來實(shí)現(xiàn)對(duì)科研數(shù)據(jù)資源的整合及管理。依靠數(shù)據(jù)倉庫實(shí)現(xiàn)科研檔案的規(guī)范化管理，以科研動(dòng)態(tài)為基礎(chǔ)，及時(shí)更新數(shù)據(jù)倉庫，保持?jǐn)?shù)據(jù)倉庫的時(shí)效性。數(shù)據(jù)倉庫在科研管理中的應(yīng)用，進(jìn)一步優(yōu)化了我國科研管理工作，提高了科研管理的質(zhì)量和效率。努力提升我國科研管理能力，完善科研項(xiàng)目管理程序，使該管理體系逐步趨向規(guī)范化、成熟化。

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篇3

中圖分類號(hào)：N9211 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）13-0314-01

一、檔案數(shù)字化的概念

數(shù)字化本質(zhì)就是將人們感受到的信息抽象為可以度量的用符號(hào)表達(dá)的數(shù)字、數(shù)據(jù)，再將這些數(shù)字、數(shù)據(jù)按照一定的數(shù)字化模型轉(zhuǎn)換為一系列計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的二進(jìn)制代碼，從而可以通過計(jì)算機(jī)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的處理、儲(chǔ)存、傳輸，這就是數(shù)字化的基本過程。檔案數(shù)字化無疑就是將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，在信息化技術(shù)日益發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化也隨之迅速發(fā)展起來。事實(shí)上，各種原始的檔案資料數(shù)字化具有技術(shù)的可行性，在我們描述信息的二進(jìn)制序列過程中，無論采樣的頻率有多高，總是存在于實(shí)際事物的差別。

檔案是人們處理事務(wù)過程中遺留下來的副產(chǎn)品，它使人們進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)附帶的產(chǎn)物，或者它是自然形成的，而不是純粹人為的結(jié)果。盡管不能機(jī)械地理解原始性的含義，但是毫無疑問檔案的歷史性、真實(shí)性是其本質(zhì)屬性。

檔案信息數(shù)字化的工程不能成為一種時(shí)尚，而要在保證檔案基本屬性的情況下借助于現(xiàn)代信息技術(shù)擴(kuò)展其作用范圍，提高其效率。因此需要從檔案的特點(diǎn)、成本、效益等方面綜合考慮，確定出數(shù)字化與非數(shù)字化的界限，按照科學(xué)合理的方案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。

二、檔案管理數(shù)字化的目標(biāo)

檔案有兩種基本價(jià)值，一種是歷史憑證價(jià)值，從檔案的基本屬性和檔案的內(nèi)容、形式、特征看，檔案是真實(shí)可靠的，具有法律效力；另一種是情報(bào)信息價(jià)值，從檔案的信息存儲(chǔ)和所反映的內(nèi)容來看，檔案信息可供各項(xiàng)工作借鑒、參考。由此可見檔案管理的主要價(jià)值體現(xiàn)在真實(shí)的憑證作用方面，而對(duì)效率要求相對(duì)處于較次要的地位。

對(duì)現(xiàn)實(shí)中的信息完全數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，在于其強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)處理能力、高效的查詢功能及信息管理與共享能力，在效率優(yōu)先的前提下數(shù)字化是必須的工作。而對(duì)檔案的數(shù)字化處理必須結(jié)合其檔案利用的特點(diǎn)與數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，找出一個(gè)最好的結(jié)合點(diǎn)。

因此，我個(gè)人認(rèn)為檔案管理信息化的目標(biāo)是在保證檔案原始憑證性、真實(shí)性、安全性的前提下，利用數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，提高其管理、查詢與傳輸效率，擴(kuò)展其服務(wù)功能特別是數(shù)據(jù)挖掘功能。

三、檔案管理的數(shù)字化現(xiàn)狀與問題研究

現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)大部分基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了檔案的編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、出借等日常管理，其本質(zhì)是在原有的檔案管理體系上附加了計(jì)算機(jī)軟件，這在一定程度上提高了檔案管理工作的效率。但就當(dāng)前現(xiàn)狀而言，檔案管理數(shù)字化工作面臨著一些問題。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.檔案管理數(shù)字化的界限問題

檔案中哪些內(nèi)容數(shù)字化、哪些內(nèi)容以原始的內(nèi)容保存或者二者都進(jìn)行，都不能十分明確，極端的做法是盡其所能通過鍵盤、采集卡及掃描設(shè)備將其內(nèi)容全部數(shù)字化。

2、檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)問題

檔案信息數(shù)字化無相關(guān)電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，不同檔案部門數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)格式不統(tǒng)一，盡管可以通過大量元數(shù)據(jù)來克服這樣不一致的問題，但不利于網(wǎng)絡(luò)條件下的檔案信息的高效率共享。

3、檔案數(shù)字化信息的管理問題

工作不協(xié)調(diào)，數(shù)字化過程與對(duì)數(shù)字化信息的管理不能同步進(jìn)行，所有原始材料的數(shù)字化雖然技術(shù)上容易實(shí)現(xiàn)，但是對(duì)于較大型的檔案管理部門數(shù)字化將是漫長的工作，即使完全數(shù)字化了，將會(huì)涉及大量異構(gòu)數(shù)據(jù)的檢索、轉(zhuǎn)存及管理。如果相應(yīng)的檢索和驗(yàn)證管理軟件跟不上的話會(huì)使問題復(fù)雜化，許多前期工作將會(huì)前功盡棄。

4.檔案數(shù)字化信息的安全性問題

數(shù)字化后的電子信息安全性與可靠性問題十分突出，如何保證數(shù)字化后的信息不被隨意訪問、篡改、復(fù)制是一個(gè)十分復(fù)雜的問題。要解決這樣的安全問題，需要利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全技術(shù)，單從技術(shù)特征來說要解決的問題是數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性，涉及的技術(shù)包括數(shù)據(jù)加密與數(shù)字水印。檔案信息是需要長期保存的，這將導(dǎo)致加密密鑰的管理變的十分困難，因?yàn)槊荑€安全性不僅在于計(jì)算的復(fù)雜性，而且還在于不斷更新，而數(shù)字水印技術(shù)在一定程度上必然導(dǎo)致原始數(shù)字信息的失真，從而進(jìn)一步破壞檔案的原始憑證。

以上數(shù)字化過程中，如何平衡各個(gè)影響因素，需要我們仔細(xì)分析，事實(shí)上，以上所有問題都是由界限不清晰帶來的，即所有檔案材料中，哪些部分?jǐn)?shù)字化、哪些內(nèi)容不數(shù)字化不是十分明確。

四、檔案管理的數(shù)字化界限劃分

如果從檔案管理的主要作用來分析，既然是用來作為憑證的，其效率要求相對(duì)來說較低。對(duì)所要求的憑證信息在一日內(nèi)一般都能查詢確定，就目前的管理體系來說完全能夠達(dá)到其所要求的效率。因此，數(shù)字化的作用在于提高利用效率的同時(shí)，擴(kuò)展原有檔案信息的利用價(jià)值，即除了其憑證功能外擴(kuò)展其分析價(jià)值，通過對(duì)以前檔案資料的統(tǒng)計(jì)分析及信息挖掘?yàn)闆Q策未來提供必要的支持

在實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的目錄、案卷、出借、查詢、統(tǒng)計(jì)等基本外延信息計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)上，我們可以將進(jìn)一步的檔案內(nèi)容數(shù)字化按照需求分為兩種，一種是以方便管理應(yīng)用為主要需求的數(shù)字化工程，一種是以分析應(yīng)用為主要需求的數(shù)字化工程。對(duì)于大部分單位的檔案管理來說，前者不具有普遍性，因此通過分析我們知道，從應(yīng)用的角度分析其所帶來的好處只是檢索速度的提高與信息共享的方便，但是，以上均不是檔案管理信息主要利用價(jià)值的體現(xiàn)，因?yàn)槠浯鎯?chǔ)、檢索與安全維護(hù)的代價(jià)是巨大的，況且對(duì)大量異構(gòu)數(shù)據(jù)的管理與應(yīng)用會(huì)增加檔案利用的復(fù)雜性，從成本利益及安全角度考慮也是不科學(xué)的。

所以，以分析應(yīng)用為主的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)才是最佳的選擇，它可以在保證檔案管理最基本特征及利用價(jià)值的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代信息技術(shù)擴(kuò)展其利用價(jià)值，通過對(duì)其以前的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，從而為決策分析提供服務(wù)。在此前提下應(yīng)該建立檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)倉庫、原始檔案材料三級(jí)管理與應(yīng)用模式。

1.檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理信息系統(tǒng)是對(duì)檔案材料存在與利用信息的數(shù)字化及管理系統(tǒng)，具體數(shù)字化及管理的內(nèi)容主要包括：檔案的實(shí)物存儲(chǔ)位置信息、屬性信息、審核信息、出借利用信息、統(tǒng)計(jì)信息等。

2、數(shù)據(jù)倉庫

與事務(wù)處理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不同，數(shù)據(jù)倉庫是從多個(gè)數(shù)據(jù)源中收集的一個(gè)信息倉儲(chǔ)，是整合的、主題導(dǎo)向的、長期積累的且內(nèi)容不頻繁更換的數(shù)據(jù)集合。采用數(shù)據(jù)倉庫的技術(shù)，將來源于不同檔案部門管理信息的信息資源復(fù)制集中到一個(gè)數(shù)據(jù)庫中，形成一個(gè)資源信息中心。

由于數(shù)據(jù)倉庫不常被修改，也不用于通常的事務(wù)處理，只是用于查詢、數(shù)據(jù)挖掘、分析，因此其一定程度的數(shù)據(jù)冗余是允許的。另外，數(shù)據(jù)倉庫的特性也是符合檔案管理的基本應(yīng)用要求的。

基于數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)的單向流動(dòng)保證了數(shù)據(jù)的安全性，分布于各個(gè)檔案部門的數(shù)據(jù)單向地轉(zhuǎn)儲(chǔ)到數(shù)據(jù)倉庫中可以在兩方面保證數(shù)據(jù)的安全性，即使從數(shù)據(jù)共享的角度來看，作為數(shù)據(jù)倉庫的用戶來說，本質(zhì)上只有只讀權(quán)限，堵塞了數(shù)據(jù)的安全漏洞。

篇4

隨著信息時(shí)代的到來，許多人都認(rèn)為數(shù)字化檔案管理會(huì)在在很短時(shí)間內(nèi)取代傳統(tǒng)檔案管理模式，這種想法導(dǎo)致許多的檔案機(jī)構(gòu)在沒有足夠的技術(shù)支持和基礎(chǔ)條件下盲目地追求數(shù)字化檔案管理，結(jié)果不但沒有取得最初實(shí)現(xiàn)檔案更合理的利用的初衷，還導(dǎo)致許多的檔案出現(xiàn)模糊化、與事實(shí)不符的情況。為此筆者從醫(yī)院的檔案管理為線索，探討數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理復(fù)合模式在檔案的利用以及保存方面起到的重要作用。

1.數(shù)字化檔案管理發(fā)展的不足

數(shù)字化檔案管理是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展逐漸興起的，具有海量的信息量，快速的檢索、高度的信息共享性。這些優(yōu)勢(shì)是傳統(tǒng)的檔案管理不具備的，但同時(shí)傳統(tǒng)檔案管理的有目的性整理、真實(shí)性等特點(diǎn)也是數(shù)字化檔案管理不可比擬的。

1.1技術(shù)的不夠完善，相關(guān)管理制度不健全

21世紀(jì)是信息的時(shí)代，是計(jì)算機(jī)的時(shí)代，建設(shè)數(shù)字化的檔案管理是必然的趨勢(shì)，但許多的單位的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用軟件和相關(guān)技術(shù)人員發(fā)展的步伐與數(shù)字化檔案管理所需要的基礎(chǔ)條件不能同步。如此導(dǎo)致的結(jié)果是數(shù)字化檔案管理人人認(rèn)可，一哄而上，造成所形成的檔案質(zhì)量不高。正如我們所知道的，醫(yī)院的檔案管理是需要用文字、圖表、數(shù)據(jù)、照片和其他的反應(yīng)病情的資料，沒有專業(yè)的熟悉計(jì)算的操作，掌握檔案管理的各個(gè)重點(diǎn)，勢(shì)必導(dǎo)致所記錄的檔案失去其重要的價(jià)值和真實(shí)性。此外，由于現(xiàn)階段國家的法律以及人們的普遍觀念，電子化的檔案是容易被篡改的，如果承認(rèn)它的法律憑證效力，那么極有可能會(huì)被一些人利用，這樣傳統(tǒng)檔案的真實(shí)性以及完善性就顯得非常重要了。

1.2數(shù)字化檔案管理與保護(hù)研究成果保護(hù)的矛盾

現(xiàn)階段在醫(yī)院，大部分的醫(yī)學(xué)研究成果都是通過論文的方式發(fā)表的，并不能申請(qǐng)專利，這樣勢(shì)必導(dǎo)致各個(gè)不同的醫(yī)院對(duì)各自研究成果和取得的重大突破諱莫如深。數(shù)字化檔案管理需要高度的信息傳輸?shù)哪芰Γ枰鱾€(gè)相關(guān)機(jī)構(gòu)信息的共享。而傳統(tǒng)的觀點(diǎn)是先進(jìn)的、成果較多的、有著完善科研技術(shù)的醫(yī)院不愿意與其他條件較差、科研水平較低的醫(yī)院共享重要的資源。沒有豐富的資源，數(shù)字化的檔案管理制度也就無法拓展傳統(tǒng)檔案管理的局限性，不能為科研和新技術(shù)的開發(fā)起到重大的作用。

1.3數(shù)字化檔案不具有原件，可能會(huì)出現(xiàn)信息缺失的情況

由于現(xiàn)階段的數(shù)字化檔案的記錄方式是在事件發(fā)生時(shí)就開始，記錄著整個(gè)事件的發(fā)展過程。這樣的記錄方式使得數(shù)字檔案是以檔案管理系統(tǒng)所捕獲的元數(shù)據(jù)來代表真實(shí)的數(shù)據(jù)，不具有原件，此外在記錄過程中有可能會(huì)發(fā)生的意外，例如：在醫(yī)院中，病人病情惡化，因此需要轉(zhuǎn)院治療，如果醫(yī)院不注重信息的收集的話，這樣就會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化檔案的不完備。

2.數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理的復(fù)合模式探討

由于數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理在優(yōu)缺點(diǎn)上正好可以互補(bǔ)。數(shù)字化檔案不具備真實(shí)性，傳統(tǒng)檔案具有真實(shí)性；傳統(tǒng)檔案檢索繁瑣、容易在轉(zhuǎn)移過程中出現(xiàn)破損，數(shù)字化檔案檢索方便、快捷。因此利用這種互補(bǔ)的優(yōu)勢(shì)，讓數(shù)字化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理著兩種方式共存，對(duì)于科研以及及時(shí)的解決病人的痛苦有著重大的作用。一下就是對(duì)這種互補(bǔ)模式的幾點(diǎn)探討。

2.1利用電子化的檔案管理構(gòu)建數(shù)據(jù)倉庫

傳統(tǒng)的檔案管理都是經(jīng)過長期有意識(shí)、有目的的積累形成的，因此具有完備的系統(tǒng)性和價(jià)值。將傳統(tǒng)檔案中的各個(gè)信息利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、條形碼技術(shù)、光盤技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)數(shù)字化，構(gòu)成一個(gè)數(shù)據(jù)倉庫，容納各個(gè)醫(yī)院或者部門的研究成果和典型案例。當(dāng)然在數(shù)字化檔案?jìng)鬟f的過程中必定會(huì)出現(xiàn)信息會(huì)有模糊的可能，這樣就需要傳統(tǒng)的檔案作為原件，為數(shù)據(jù)倉庫的準(zhǔn)確、可靠提供基礎(chǔ)。當(dāng)然在發(fā)展電子化檔案數(shù)據(jù)倉庫的同時(shí)也要改變各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)各自為政、個(gè)立門戶的想法，盡量說服他們?yōu)榭茖W(xué)研究貢獻(xiàn)自己機(jī)構(gòu)檔案的力量。

2.2利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行疾病的研究

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是指通過每一個(gè)數(shù)據(jù)，從大量的數(shù)據(jù)中需找其規(guī)律的技術(shù)，主要有數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、規(guī)律需找和規(guī)律表示三個(gè)階段。在醫(yī)學(xué)上，許多的疾病是由于人們的不良習(xí)慣造成的，因此利用數(shù)字化的檔案管理快速的檢索的特點(diǎn)，可以在短時(shí)間內(nèi)找到大量病情的案例，經(jīng)過比較分析，得到疾病發(fā)生的基本條件以及可以導(dǎo)致疾病產(chǎn)生的不良習(xí)慣。例如：癌癥與心血管疾病都是人類的兩大殺手，但通過對(duì)已有的數(shù)據(jù)和案例進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)患癌癥的人都沒有換上心血管疾病，這種情況是否是巧合，還是有什么機(jī)理在其中，會(huì)不會(huì)通過此種研究發(fā)現(xiàn)治療兩種疾病的方法，這些都可以通過簡(jiǎn)單的檢索，然后分析現(xiàn)象，大膽提出設(shè)想得到。如果利用傳統(tǒng)檔案進(jìn)行這種索引必定會(huì)花費(fèi)很多的時(shí)間和經(jīng)歷在現(xiàn)象的發(fā)現(xiàn)上。然而當(dāng)有了足夠的成果后，實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，為了證明這些研究成果就需要充分的證據(jù)和事實(shí)，而傳統(tǒng)的檔案便有法律憑證的效力可以作為資料來證明成果，這也是現(xiàn)階段中國與電子化檔案相比，傳統(tǒng)檔案無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。

2.3復(fù)合檔案管理需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

21世紀(jì)是計(jì)算機(jī)的時(shí)代、是信息的時(shí)代，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。如果沒有相關(guān)檔案管理的技術(shù)人員對(duì)檔案進(jìn)行有序、高效的管理，是無法滿足檔案合理數(shù)字化的需求，對(duì)于構(gòu)建數(shù)據(jù)倉庫等檔案管理活動(dòng)也有許多不利影響。因此為了復(fù)合檔案管理模式的合理開展，需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理人才進(jìn)行培訓(xùn)，讓其在計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)方面提升，這樣才能滿足復(fù)合檔案管理模式的需求，成功的實(shí)現(xiàn)復(fù)合檔案管理模式。

3.小 結(jié)

信息時(shí)代的到來為許多的科學(xué)帶來了變革，在檔案管理上也是如此。數(shù)字化的檔案管理是勢(shì)不可擋，但在現(xiàn)階段，數(shù)字化的檔案管理還存在許多的不完善之處。與歷史長期有意識(shí)積累下來的傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字化的檔案管理模式還是有諸多弊端的，因此復(fù)合模式的檔案管理模式對(duì)于更好的利用檔案的信息，為科研的發(fā)展提供事實(shí)依據(jù)，為疾病的預(yù)防提供案例等方面都有重要的作用。

篇5

檔案真實(shí)記錄著人類的各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)，隨著人類社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，檔案的管理與服務(wù)正發(fā)生巨大的改變，這就要求檔案管理人員務(wù)必要重新審視檔案管理發(fā)展?fàn)顩r，有效整合檔案資源，改進(jìn)檔案管理資源整合，優(yōu)化檔案服務(wù)。

一、進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化整合

在信息時(shí)代，促進(jìn)檔案資源的數(shù)字化整合尤為重要，因?yàn)槊恳粋€(gè)檔案館都是信息資源庫，應(yīng)將單個(gè)檔案館信息源聯(lián)結(jié)起來，構(gòu)建數(shù)字化資源庫群。換言之，要想進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理資源整合，就務(wù)必要集中檔案數(shù)字化資源，在延伸傳統(tǒng)檔案館的功能的同時(shí)將其館藏資源整合成無形的信息中心、資源基地，使檔案資源的利用不再受到時(shí)間、空間等的限制，促進(jìn)資源互補(bǔ)的實(shí)現(xiàn)，推動(dòng)檔案館檔案資源數(shù)字化整合，建成一個(gè)涵蓋歷史文化、政治、經(jīng)濟(jì)以及大眾生活等信息的綜合型檔案資源庫。

二、規(guī)范檔案資源整合工作過程

在開展檔案管理資源整合工作的過程中，不管是對(duì)各項(xiàng)社會(huì)工作環(huán)節(jié)、對(duì)檔案工作的配合還是對(duì)檔案工作自身的運(yùn)行機(jī)制，均提出了強(qiáng)烈的法制要求，這是實(shí)現(xiàn)檔案法制化的強(qiáng)大推力。由于各地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平存在差異，且價(jià)值觀念、文化傳統(tǒng)等不盡相同，使得檔案管理資源整合的內(nèi)容也不一致，這就要求檔案管理資源整合工作在應(yīng)用科學(xué)的、先進(jìn)的、系統(tǒng)的信息管理理念的同時(shí)還要注重落實(shí)整合的戰(zhàn)略與規(guī)劃、管理系統(tǒng)，致力于建立俗嫉?、有强大功能的、抠p卣溝?、稳定且安鹊臋n案管理系統(tǒng)；對(duì)檔案管理系統(tǒng)的整合與應(yīng)用加以改進(jìn)的主要目標(biāo)則在于安全、穩(wěn)定、操作方便、實(shí)用，不能盲目追求先進(jìn)的、大而全的軟件；鎖定檔案管理資源整合需求，有機(jī)結(jié)合戰(zhàn)略需求和需求驅(qū)動(dòng)，規(guī)范、務(wù)實(shí)地開展檔案資源整合工作，并在整合檔案資源的觀念、方向、目標(biāo)以及認(rèn)識(shí)等方面達(dá)成共識(shí)，制定整合的戰(zhàn)略及規(guī)劃時(shí)不但要站在全局的高度，更要與整合檔案資源的實(shí)際需求相符，不能超出既定的檔案管理資源整合范圍。

三、堅(jiān)持檔案資源整合制度建設(shè)

堅(jiān)持建設(shè)制度是改進(jìn)檔案管理資源整合的關(guān)鍵，主要應(yīng)建立健全這幾項(xiàng)制度：一是約束機(jī)制的建立。建設(shè)制度是在信息時(shí)代整合和管理檔案資源的根本，但任何行為都要具備約束力，整合檔案資源也離不開具備一定約束力的機(jī)制。二是督查制度的建立。針對(duì)檔案管理資源整合工作，要建立起按專題、按期限移交和接收的制度，也就是每一年年初接收檔案，保持各個(gè)部門與檔案部門之間有持續(xù)的聯(lián)系，實(shí)時(shí)掌握檔案信息資源的產(chǎn)生與流轉(zhuǎn)情況，通過加強(qiáng)督查的方式守護(hù)檔案資源。三是目錄備案制度的實(shí)施。一直以來，檔案管理都強(qiáng)調(diào)對(duì)信息資源的統(tǒng)一集中管理，這是基本原則，但電子檔案尚未普及，在整合實(shí)體檔案資源時(shí)就要充分體現(xiàn)靈活性。因此，在整合實(shí)踐中要基于檔案資源利用實(shí)際、檔案之間的聯(lián)系等情況，綜合考慮各方面因素，按時(shí)段加強(qiáng)對(duì)檔案資源的異地管理與整合。四是評(píng)價(jià)制度的實(shí)行。以檔案鑒定小組為基礎(chǔ)建立的評(píng)價(jià)制度的實(shí)行要求檔案管理人員要會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)人員，合理評(píng)價(jià)檔案資源，明確其歷史價(jià)值，做到內(nèi)容的取舍，從而有機(jī)結(jié)合對(duì)檔案資源的價(jià)值取向與廣泛整合，避免整合工作的盲目性。

四、建立檔案資源整合技術(shù)保障

一是數(shù)字化檔案資源存儲(chǔ)技術(shù)。檔案數(shù)據(jù)倉庫有很多數(shù)據(jù)來源，且檔案資源的量每一年都在猛增，隨著學(xué)術(shù)界興起研究大數(shù)據(jù)的熱潮，檔案管理資源整合在這種復(fù)雜的、龐大的數(shù)據(jù)庫面前需要專業(yè)的技術(shù)、設(shè)備提供支撐，包括磁盤、光盤、超容量移動(dòng)硬盤等，在合理存儲(chǔ)檔案資源的同時(shí)快速獲取數(shù)字檔案資源，這些都涉及數(shù)字化檔案資源存儲(chǔ)技術(shù)。每一個(gè)檔案庫的檔案資源都需要不斷更新，更要實(shí)時(shí)跟蹤檔案庫，所以監(jiān)控?cái)?shù)字檔案資源是必然選擇，所以存儲(chǔ)技術(shù)是動(dòng)態(tài)過程，并非靜態(tài)。二是數(shù)字化檔案資源ETL技術(shù)，即數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)。該項(xiàng)技術(shù)的作用主要在于針對(duì)數(shù)字化的檔案資源進(jìn)行抽取、轉(zhuǎn)換、清洗，從而裝載數(shù)字化的檔案資源。在該過程中，抽取技術(shù)、轉(zhuǎn)換技術(shù)、清洗技術(shù)發(fā)揮各自的功能，且彼此在相互轉(zhuǎn)化，缺一不可。當(dāng)打算集成所有的檔案資源時(shí)，就需在整個(gè)系統(tǒng)中將相關(guān)資源抽取出來，此時(shí)就需要抽取技術(shù)的保障；處理海量異構(gòu)檔案資源時(shí)則需要轉(zhuǎn)換技術(shù)的保障，定制各種結(jié)構(gòu)各異的檔案資源，消除異構(gòu)檔案資源存在的差異；清洗技術(shù)主要是保障對(duì)信息冗余問題的解決，包括不完整的、錯(cuò)誤的檔案信息資源，并修補(bǔ)、排除這些信息；裝載技術(shù)則是以清洗技術(shù)為基礎(chǔ)逐漸發(fā)展起來的，它按照一定的邏輯結(jié)構(gòu)和類別將各種有用的檔案資源輸入檔案數(shù)據(jù)倉庫，從而通過一系列檔案資源整合技術(shù)建立起有邏輯結(jié)構(gòu)和層次結(jié)構(gòu)的高效檔案庫，進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理資源整合。

五、結(jié)語

改進(jìn)檔案管理資源整合的最終目的在于避免重復(fù)建設(shè)，避免浪費(fèi)資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的最優(yōu)配置，爭(zhēng)取最大化的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)然，在檔案管理資源整合的實(shí)踐環(huán)節(jié)，檔案人員不能只注重整合檔案實(shí)體，檔案部門還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理資源整合的指導(dǎo)與監(jiān)督，建立健全更有效、更合理的檔案管理資源整合機(jī)制，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

篇6

倉庫是用于儲(chǔ)存物資設(shè)備的設(shè)施和機(jī)構(gòu)，是物資設(shè)備儲(chǔ)存供應(yīng)的基地。物資設(shè)備儲(chǔ)存是由其生產(chǎn)部門到使用單位的整個(gè)供應(yīng)鏈中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它既是社會(huì)物資供應(yīng)中斷時(shí)的平衡手段，也是提高管理效益的必然途徑.在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，社會(huì)物質(zhì)產(chǎn)品極大豐富，倉庫的地位和作用顯得日益重要。而如何提高倉庫的管理水平和質(zhì)量，更好的為煤礦生產(chǎn)服務(wù)也成為我們面臨的新問題。

鶴煤集團(tuán)公司在2010年9月之前的管理模式是：設(shè)備、配件、材料、租賃一體化管理模式，在這種模式的運(yùn)行下，由于新設(shè)備的前期管理、材料、配件的繁瑣，使得倉庫管理的主要職能都傾注到新設(shè)備的前期工作、配件、材料的管理中。2010年9月以后鶴煤集團(tuán)公司，對(duì)物資采購部門進(jìn)行了機(jī)構(gòu)調(diào)整，將新設(shè)備的管理以及材料配件采購管理工作一起歸并到了物資供應(yīng)處，設(shè)備租賃管理工作單設(shè)了一個(gè)部門進(jìn)行設(shè)備的后期管理工作，機(jī)構(gòu)的調(diào)整改革，證明了集團(tuán)公司對(duì)設(shè)備租賃管理的高的重視，因此我們的各項(xiàng)管理必須迅速跟上改革的步伐。作為租賃倉庫我們清楚地認(rèn)識(shí)設(shè)備庫管理是一項(xiàng)薄弱環(huán)節(jié)，因?yàn)閭}儲(chǔ)管理的各項(xiàng)管理辦法、制度都是按照物資材料的特征制定的，有些很不適用設(shè)備庫管理，特別是《機(jī)電分公司物資采購管理辦法》，與設(shè)備管理完全脫節(jié)，還有“到貨驗(yàn)收登記臺(tái)帳”，設(shè)備、配件、機(jī)電產(chǎn)品共用一個(gè)模式的臺(tái)帳，因此設(shè)備臺(tái)帳就很難反映出設(shè)備的真實(shí)情況。

為了盡快強(qiáng)化基礎(chǔ)管理，理順工作思路，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，倉庫根據(jù)設(shè)備管理的特點(diǎn)，學(xué)習(xí)了兄弟單位先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合本單位的工作實(shí)際，找到了影響租賃倉庫基礎(chǔ)管理的薄弱的關(guān)鍵因素，制定了實(shí)施方案，凝心聚力、向管理挖潛、實(shí)現(xiàn)機(jī)電設(shè)備倉庫管理的全新突破，取得了良好的經(jīng)營效果：

一、設(shè)備入庫管理流程

1．新設(shè)備、退租設(shè)備、代保管設(shè)備入庫前，業(yè)務(wù)科室應(yīng)開具《新設(shè)備到貨通知單》、《退租設(shè)備到貨通知單》、《代保管設(shè)備到貨通知單》作為設(shè)備驗(yàn)收入庫、存放的憑證。

2．倉庫保管員依據(jù)業(yè)務(wù)科室開具的《新設(shè)備到貨通知單》或《退租設(shè)備到貨通知單》收貨，存放在待驗(yàn)區(qū)，及時(shí)督促業(yè)務(wù)人員對(duì)入庫新設(shè)備或退租設(shè)備進(jìn)行入庫驗(yàn)收；依據(jù)業(yè)務(wù)科室開具的《代保管設(shè)備到貨通知單》收貨，存放在代保管區(qū)域。

3．新設(shè)備、退租設(shè)備到倉庫后，設(shè)備保管員要記錄好到貨日期、到貨時(shí)新設(shè)備的狀態(tài)（包括外包裝箱是否有傾斜、倒反、碰撞現(xiàn)象）、退租設(shè)備完好情況。

二、設(shè)備驗(yàn)收管理流程

（一）新設(shè)備的驗(yàn)收

設(shè)備到貨應(yīng)及時(shí)進(jìn)行入庫驗(yàn)收。設(shè)備保管員與公司設(shè)備驗(yàn)收人員共同對(duì)設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收。

1.數(shù)量驗(yàn)收(包括生產(chǎn)廠商、設(shè)備型號(hào)和購置臺(tái)件)、資料驗(yàn)收(包括隨機(jī)技術(shù)資料、四證一標(biāo)志)、質(zhì)量驗(yàn)收(包括產(chǎn)品外觀)。

2.開箱時(shí)，設(shè)備保管員對(duì)設(shè)備進(jìn)行數(shù)量方面的驗(yàn)收，要對(duì)設(shè)備的型號(hào)、機(jī)號(hào)、每個(gè)附件等進(jìn)行清點(diǎn)，并按照《設(shè)備到貨驗(yàn)收登記臺(tái)帳》要求認(rèn)真填寫，再與裝箱單和到貨通知單核對(duì)。驗(yàn)收時(shí)要結(jié)合到貨通知單內(nèi)容和裝箱單等進(jìn)行驗(yàn)收，要查驗(yàn)主機(jī)及列入煤安標(biāo)志配套范圍附機(jī)的煤安標(biāo)志證書及標(biāo)識(shí)，要認(rèn)真核對(duì)煤安標(biāo)志證書與銘牌上的供貨廠家、設(shè)備名稱、型號(hào)規(guī)格、煤安標(biāo)志證號(hào)是否一致，所有煤安標(biāo)識(shí)是否齊全，并在驗(yàn)收記錄欄認(rèn)真填寫驗(yàn)收設(shè)備的煤安標(biāo)志證書號(hào)。如發(fā)現(xiàn)有不同之處，應(yīng)在《設(shè)備到貨驗(yàn)收登記臺(tái)帳》背面《記事（備忘）錄》做出備忘記錄。

3.完成開箱后由設(shè)備保管員與公司設(shè)備驗(yàn)收人員共同在《設(shè)備到貨驗(yàn)收登記臺(tái)帳》簽字確認(rèn)。并將《設(shè)備點(diǎn)件驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單》編號(hào)填寫在《設(shè)備到貨驗(yàn)收登記臺(tái)帳》。

4.設(shè)備保管員對(duì)煤安設(shè)備要單獨(dú)建立煤安臺(tái)帳。證件不全的設(shè)備不予辦理入庫手續(xù)，未經(jīng)辦理入庫手續(xù)的設(shè)備一律作待檢設(shè)備處理放在待檢區(qū)域內(nèi)，經(jīng)檢驗(yàn)不合格的設(shè)備一律退回廠家，暫存退貨區(qū)域，同時(shí)必須在短期內(nèi)通知經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)處理，需退貨時(shí)保管員要做好記錄，并按照《設(shè)備退貨登記臺(tái)帳》要求認(rèn)真填寫。

（二） 退租設(shè)備的驗(yàn)收

1．退租設(shè)備到達(dá)倉庫后，由使用單位、租賃庫保管員、設(shè)備使用管理科人員三方對(duì)退租設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收入庫。

2．查看退租設(shè)備狀況、部件缺損程度。

3．查看退租設(shè)備相關(guān)資料是否齊全。

4．完成驗(yàn)收后，驗(yàn)收人員在《機(jī)電設(shè)備退庫交接驗(yàn)收單》上簽字。

（三） 代保管設(shè)備的驗(yàn)收

1．代保管設(shè)備到達(dá)倉庫后，由使用單位、租賃庫保管員、設(shè)備使用管理科人員三方對(duì)代保管設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收存放。

2．設(shè)備保管員依據(jù)業(yè)務(wù)科室開具的《代保管設(shè)備到貨通知單》，對(duì)照實(shí)物進(jìn)行登記，完成登記后由代保管單位簽字與業(yè)務(wù)科人員共同在《代保管設(shè)備存、發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。并將《代保管設(shè)備到貨通知單》編號(hào)填寫在《代保管設(shè)備存、發(fā)放登記表》上。

三、庫存管理流程

（一）煤安管理

1.符合煤安條件的設(shè)備入庫后，要按其性能與定制管理區(qū)域分類保管保養(yǎng)，保管員要妥善保管在設(shè)備主機(jī)、銘牌、包裝或說明書上印制的煤安標(biāo)識(shí)。

2.保管員要專門建立煤安設(shè)備臺(tái)帳，臺(tái)帳上注明入庫設(shè)備的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、煤安標(biāo)志及證書編號(hào)、入出庫時(shí)間及發(fā)放單位，保證賬、卡、物相符。庫存設(shè)備要做到產(chǎn)品上的標(biāo)識(shí)與證書 、編碼及臺(tái)賬相一致。

3．對(duì)于證件不全的設(shè)備要向有關(guān)部門進(jìn)行反映，禁止發(fā)放證件不全的設(shè)備。

（二）保管保養(yǎng)

1．入庫設(shè)備如有腐蝕必須強(qiáng)制保養(yǎng)方可入庫，庫內(nèi)設(shè)備如有腐蝕要及時(shí)除銹上油做好保養(yǎng)。

2．庫存設(shè)備必須定期檢查，每月不少于一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，若是刮風(fēng)、下雨、下雪天，對(duì)于露天存放的設(shè)備要及時(shí)清理帆布蓬上積雪積水；對(duì)于露雨庫房，要檢查庫內(nèi)設(shè)備是否被雨水侵蝕。做好防范，及時(shí)清理庫內(nèi)積水，做到：庫內(nèi)設(shè)備要勤清點(diǎn)、勤保養(yǎng)、勤整理。

3．定期打掃庫房衛(wèi)生，做到清潔無雜物，庫容整潔,嚴(yán)格按照《定置管理》要求規(guī)整庫房。

（三）設(shè)備盤點(diǎn)

1．每半年進(jìn)行全面清查盤點(diǎn)。

2．由設(shè)備保管員通知設(shè)備使用管理科共同盤點(diǎn)、設(shè)備保管人員按照庫房設(shè)備實(shí)物，進(jìn)行清點(diǎn)登記，通過對(duì)照賬本與設(shè)備使用管理科賬目進(jìn)行清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)缺少、轉(zhuǎn)移、借出、維修等要在盤點(diǎn)表上做出記錄，雙方簽字確認(rèn)。

3．對(duì)轉(zhuǎn)移設(shè)備辦理調(diào)撥手續(xù)；對(duì)借出設(shè)備要求被借方提供借條，并負(fù)責(zé)追回；對(duì)缺少設(shè)備整理清單上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。

4．盤點(diǎn)結(jié)束后，寫出盤點(diǎn)分析。

四、設(shè)備出庫流程：

1.嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)部門開具的設(shè)備出庫單、代保管設(shè)備出庫單發(fā)放，堅(jiān)決杜絕無單發(fā)放設(shè)備。

2．確因廠礦生產(chǎn)急需，可經(jīng)設(shè)備使用管理科、機(jī)電倉庫同意后，由領(lǐng)用單位經(jīng)辦人寫條，設(shè)備使用管理科科長簽字蓋章，方可先發(fā)料后補(bǔ)手續(xù)，并在三天內(nèi)補(bǔ)齊手續(xù)。

3．發(fā)放設(shè)備時(shí)要核對(duì)隨機(jī)輔件所示數(shù)量、規(guī)格、名稱是否與實(shí)物相符，隨機(jī)技術(shù)資料、四證一標(biāo)志是否齊全，要按照《設(shè)備出庫（移交）登記臺(tái)帳》認(rèn)真填寫，并要求領(lǐng)用單位簽字認(rèn)可，屬生產(chǎn)急需領(lǐng)用設(shè)備要在背面《記事（備忘）錄》做出備忘記錄。

五、設(shè)備檔案管理流程

1．凡入庫的設(shè)備，在其入庫、到出庫全部過程中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、以及隨機(jī)材料均屬設(shè)備檔案。

2．設(shè)備保管員兼任設(shè)備檔案管理員，負(fù)責(zé)日常檔案管理工作。做好各種資料的登記及統(tǒng)計(jì)工作。

3．每臺(tái)設(shè)備建立一套對(duì)應(yīng)的文檔，設(shè)備文件材料，必須用鋼筆書寫，嚴(yán)禁用圓珠筆、水彩筆。要求字跡工整，圖樣清晰。

篇7

隨著信息化水平的不斷提高，檔案室作為信息管理的重要基地，在檔案管理工作中發(fā)揮著資料信息的存儲(chǔ)、查閱、調(diào)用、反饋和整理等多重功效。檔案員作為檔案管理工作的直接參與者，其綜合素質(zhì)的高低是衡量檔案管理有效性的重要指標(biāo)，因此，加強(qiáng)檔案員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德建設(shè)是推進(jìn)檔案管理工作進(jìn)程的重要保障。

1. 檔案工作的三大認(rèn)識(shí)誤區(qū)

1.1對(duì)檔案建立的可行性存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)

很多人對(duì)檔案建立的可行性存在錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，首先，片面認(rèn)為檔案管理工作就是對(duì)歷史資料的收集、信息的錄入以及手工的制作，認(rèn)為檔案的建立可有可無；其次，單純以為只要具備一定的職業(yè)道德和責(zé)任心就能從事檔案管理員的工作，從而拉低了檔案管理人員的任職門檻；最后，由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，因此不同的工作人員對(duì)檔案資料的鑒別能力存在差異，從而極大地阻礙了檔案管理工作向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程的邁進(jìn)。

1.2檔案管理的時(shí)代性較差，錯(cuò)誤認(rèn)為檔案室是歷史資料的儲(chǔ)備倉庫

由于檔案管理工作是對(duì)組織歷史發(fā)展資料的整理、歸類和儲(chǔ)備，因此檔案室被誤認(rèn)為是過期資料的儲(chǔ)存?zhèn)}庫，檔案員則是倉庫管理員，造成這種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)的根本原因是檔案管理工作的封閉化限制了管理人員與外部環(huán)境的信息互換和交流，從而造成檔案管理的弱時(shí)代性。

1.3片面認(rèn)為檔案的知識(shí)價(jià)值薄弱，難以產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)價(jià)值

由于大部分人都認(rèn)為檔案是一種可以多次使用的信息資源，但是不存在或者輕微存在一定的知識(shí)價(jià)值，因此這種錯(cuò)誤觀念的滋生限制了檔案管理、編制人員的創(chuàng)新意識(shí)，從而致使檔案管理工作難以形成系統(tǒng)性的價(jià)值體系。

2. 檔案管理人員應(yīng)該具備的素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)該同時(shí)具備較高的政治素質(zhì)、扎實(shí)的專業(yè)技能、強(qiáng)烈的檔案管理意識(shí)以及良好的職業(yè)道德，才能全面提升檔案管理的有效性。

2.1政治素質(zhì)

政治素質(zhì)是檔案管理人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)，它是檔案管理員堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)的重要保障。政治素質(zhì)不僅能夠提高檔案員的思想覺悟、凈化檔案員的社會(huì)靈魂，還能培養(yǎng)檔案員積極投身于改革開放事業(yè)的決心，由此可見，政治素質(zhì)是指導(dǎo)檔案員價(jià)值取向的重要條件。

2.2業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)是檔案管理人員應(yīng)該具備的核心素質(zhì)和關(guān)鍵所在，它不僅要求檔案員要具備扎實(shí)的檔案管理文化知識(shí)，還要求檔案員具備較強(qiáng)的信息處理技能，因此要想成為一名合格的檔案員要在充實(shí)自身理論知識(shí)的前提下，積極培養(yǎng)自身的人文精神，熟練的掌握檔案信息管理技術(shù)。

2.3檔案意識(shí)

由于檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性較強(qiáng)、對(duì)動(dòng)手能力要求較高的活動(dòng)，不僅要進(jìn)行資料的收集、整理、收發(fā)、登記、傳閱、轉(zhuǎn)送和歸檔，還要準(zhǔn)確的掌握檔案資料的運(yùn)轉(zhuǎn)和走向，因此樹立強(qiáng)烈的檔案意識(shí)是確保檔案工作有條不紊運(yùn)行的前提。

2.4職業(yè)道德

職業(yè)規(guī)范和道德準(zhǔn)則是檔案員應(yīng)該具備的根本職業(yè)素質(zhì)，對(duì)于檔案管理人員來說，應(yīng)該遵循的首要職業(yè)道德是遵守工作紀(jì)律，對(duì)檔案的保密工作要高度重視，其次是堅(jiān)持檔案資料的真實(shí)性，杜絕造假現(xiàn)象的出現(xiàn)，最后是堅(jiān)持服務(wù)群眾的基本理念。

3. 提高檔案管理人員素質(zhì)的可行性策略

3.1向檔案管理人員灌輸檔案創(chuàng)新管理理念和意識(shí)

信息化水平的提高加速了檔案管理工作向信息化管理的轉(zhuǎn)型，檔案管理人員為了適應(yīng)管理需求，應(yīng)該主動(dòng)學(xué)習(xí)電子信息管理技術(shù)，并使之應(yīng)用于實(shí)際的檔案管理工作之中，建立電子化信息檔案，并積極挖掘檔案的潛在價(jià)值，加強(qiáng)檔案管理模式和方法的創(chuàng)新，并將創(chuàng)新理念始終貫穿于檔案管理事業(yè)的始終。

3.2加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)考核和合理調(diào)配

激勵(lì)檔案管理人員認(rèn)真工作的有效手段主要表現(xiàn)在兩方面：一方面是建立素質(zhì)考核機(jī)制，嚴(yán)格執(zhí)行獎(jiǎng)懲機(jī)制和福利發(fā)放機(jī)制，從而不斷矯正管理員的錯(cuò)誤行為，并對(duì)積極進(jìn)取的管理員給與物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)；另一方面是加強(qiáng)檔案員工作的合理調(diào)配，從而使檔案員以最佳的狀態(tài)投入到檔案管理工作之中。

3.3建立檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)機(jī)制，加強(qiáng)檔案員之間的交流學(xué)習(xí)

要想保證檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)工作的順利實(shí)施，首先要積極開展檔案業(yè)務(wù)管理研討會(huì)、培訓(xùn)班，從而為檔案員提供學(xué)習(xí)交流平臺(tái)，其次加大檔案管理學(xué)習(xí)資料的資金投入，積極鼓勵(lì)檔案員進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，從而提高檔案員自我教育的主動(dòng)性，最后積極發(fā)揮骨干檔案員的標(biāo)桿帶頭作用，從而正確引導(dǎo)檔案管理人員進(jìn)行自我評(píng)價(jià)和自我完善。

4. 結(jié)束語

檔案管理工作不僅是對(duì)歷史資料的儲(chǔ)備和保存，更是對(duì)不同時(shí)期資料的歸結(jié)和整理，因此檔案管理員要積極搜集各個(gè)時(shí)期的檔案資料，不斷同步更新檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的時(shí)代化，發(fā)揮檔案資料的時(shí)效價(jià)值和知識(shí)價(jià)值。

篇8

物資管理是企業(yè)管理中一項(xiàng)不可缺少的活動(dòng)。受傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，在很長一段時(shí)期里，我國企業(yè)的物資管理模式被深深地烙上了“計(jì)劃”的印記，按產(chǎn)量指標(biāo)粗略制定物資計(jì)劃、僅向少量指定供貨商采購物資、無限量加大物資庫存等現(xiàn)象屢見不鮮。因此，創(chuàng)新企業(yè)物資管理模式并使其順應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展潮流，已經(jīng)顯得愈發(fā)重要了。企業(yè)工程項(xiàng)目中的物資管理，是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所需各種物資的計(jì)劃編制、采購訂貨、運(yùn)輸組織、庫存保管、合理供應(yīng)、按需發(fā)料、消耗回收等各項(xiàng)管理工作的總稱。作為企業(yè)主要行為之一的物資管理工作，不僅是物資部門單一的專業(yè)管理，更應(yīng)是企業(yè)決策層高度關(guān)注的事項(xiàng)，同時(shí)也是各部門、專業(yè)、崗位人員需共同參與和監(jiān)督的組合管理，只有全員的參與和齊抓共管，才能有效構(gòu)筑企業(yè)物資管理現(xiàn)代化的完整體系。

1.加強(qiáng)項(xiàng)目物資需求計(jì)劃的管理

物資需求計(jì)劃是工程項(xiàng)目部根據(jù)施工進(jìn)度計(jì)劃的目標(biāo)，提出工程所需物資的需求，它是完成工程項(xiàng)目計(jì)劃的物資保障。項(xiàng)目物資管理人員對(duì)項(xiàng)目工程的物資需求進(jìn)行匯總，核實(shí)，填寫物資需求計(jì)劃申請(qǐng)表，按物資管理程序進(jìn)行需求計(jì)劃的申報(bào)。 在物資需求計(jì)劃的申報(bào)時(shí)，應(yīng)充分考慮物資招標(biāo)、采購、供應(yīng)商生產(chǎn)、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)時(shí)間，以免影響工程項(xiàng)目的順利實(shí)施。

工程開工前，工程項(xiàng)目部組織對(duì)施工設(shè)計(jì)圖進(jìn)行審核及施工單位的復(fù)測(cè)，項(xiàng)目物資管理人員根據(jù)審核設(shè)計(jì)及復(fù)測(cè)情況編制工程項(xiàng)目物資需求計(jì)劃，項(xiàng)目物資管理人員應(yīng)知該工程需用的主要物資施工預(yù)算及核定量，并清楚工程項(xiàng)目電氣一、二次部分、線路部分、基礎(chǔ)部分、土建部分等設(shè)備、材料的需用。

2．加強(qiáng)設(shè)備材料進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃管理

當(dāng)工程項(xiàng)目確定開工時(shí)間并制定進(jìn)度計(jì)劃后，設(shè)備、材料合同應(yīng)提前簽訂，合同到貨時(shí)間應(yīng)緊密與工程項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃日期結(jié)合，物資采購方應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目部的施工進(jìn)度計(jì)劃及設(shè)備、材料進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃，及時(shí)聯(lián)系、跟蹤供貨方合理安排生產(chǎn)、運(yùn)輸?shù)?，確保設(shè)備、材料的準(zhǔn)確、及時(shí)到貨，以免影響項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃和順利實(shí)施。

3。確定現(xiàn)場(chǎng)物資管理流程，按照流程分別實(shí)施

3.1 現(xiàn)場(chǎng)到貨物資接收與開箱管理

項(xiàng)目管理人員員負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目所需設(shè)備的接收工作。

設(shè)備、材料抵達(dá)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)后，項(xiàng)目物資管理人員、建設(shè)單位及物資采購方等檢驗(yàn)貨物件數(shù)與裝箱單是否一致，檢查外觀是否完好，并填寫一份貨物到貨物資驗(yàn)收移交單，由項(xiàng)目物資管理人員、建設(shè)單位與運(yùn)輸承包商一起簽字確認(rèn)。

設(shè)備到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，項(xiàng)目物資管理人員負(fù)責(zé)通知設(shè)備供貨商等參加設(shè)備開箱檢查。其中如果設(shè)備供貨商不參加設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)開箱檢查，須正式發(fā)函委托項(xiàng)目部代為開箱檢查，并承認(rèn)項(xiàng)目部開箱結(jié)果。此條款在采購合同中應(yīng)予以明確，以方便設(shè)備開箱的實(shí)施。

之后，項(xiàng)目物資管理人員將通知項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理方、采購方及其施工承包商技術(shù)人員等有關(guān)人員共同進(jìn)行設(shè)備開箱檢查，并及時(shí)填寫開箱驗(yàn)收記錄，參與各方及時(shí)簽字確認(rèn)開箱結(jié)果，如有短缺和損失，在設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄上要予以明確。

開箱檢查時(shí)，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備、材料的數(shù)量、質(zhì)量、型號(hào)等與裝箱清單或供貨合同存在明顯的短缺或不合格項(xiàng)，項(xiàng)目物資管理人員負(fù)責(zé)拍照和錄像，并填寫設(shè)備不合格記錄，按照設(shè)備退換貨程序聯(lián)系采購方與設(shè)備供貨商在要求的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行處理。

每個(gè)設(shè)備合同如果分多個(gè)批次開箱，應(yīng)分別及時(shí)填寫開箱驗(yàn)收記錄，對(duì)多個(gè)批次的開箱結(jié)果分別記錄。

開箱驗(yàn)收記錄是支付設(shè)備到貨款的依據(jù)，無開箱驗(yàn)收記錄不得支付到貨款。對(duì)于設(shè)備管理來講，未開箱或開箱未填寫完整的開箱記錄，設(shè)備不得發(fā)放或使用。

設(shè)備開箱后，項(xiàng)目物資管理人員負(fù)責(zé)收集隨貨同行資料，并轉(zhuǎn)交項(xiàng)目部檔案管理人員，由項(xiàng)目部檔案管理人員按照有關(guān)規(guī)定存檔或發(fā)放。

3.2設(shè)備、材料庫存管理

除按建設(shè)單位項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)物資庫存管理要求以外，項(xiàng)目部相關(guān)專業(yè)人員配合物資管理人員監(jiān)督承包商對(duì)設(shè)備材料的保管、保養(yǎng)工作，并提供相關(guān)技術(shù)支持。

施工現(xiàn)場(chǎng)為便于設(shè)備材料存儲(chǔ)及查找，倉庫或者設(shè)備材料堆場(chǎng)要按“四號(hào)定位”（即：庫、架、層、位。庫―指貨物存放在幾號(hào)庫。架―指貨物存放在幾號(hào)庫幾號(hào)架。層―指貨物存放在幾號(hào)架幾層。位―指貨物存放在幾號(hào)架幾層幾號(hào)位）、及“五五堆碼”（即：根據(jù)各種物料的特性和外形做到“五五成行，五五成方，五五成串，五五成堆，五五成層”使物料疊放整齊，便于點(diǎn)數(shù)，盤點(diǎn)和取送。此方法適用于產(chǎn)品外形較大，外形規(guī)則的物資）要求進(jìn)行存放管理并進(jìn)行合理、有效的分區(qū)和制作相應(yīng)的標(biāo)牌標(biāo)識(shí)和專人進(jìn)行管理。

倉庫分區(qū)時(shí)，須考慮車輛通行及消防通道。從安全角度考慮，庫存應(yīng)配置一定數(shù)量的二氧化碳、泡沫滅火器且放在固定位置，方便取用和檢查，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行消防知識(shí)和滅火器的使用培訓(xùn)，達(dá)到如遇火災(zāi)時(shí)會(huì)用、能用及撲滅火患。分區(qū)樣式供參考。

倉庫分區(qū)參考樣式

A B C D E F

1 A1 B1 C1 道 D1 E1 F1 1

2 A2 B2 C2 路 D2 E2 F2 2

道 路 道 路

3 A2 B3 C3 道 D3 E3 F3 3

4 A4 B4 C4 路 D4 E4 F4 4

道 路 道 路

5 A5 B5 C5 道 D5 E5 F5 5

6 A6 B6 C6 路 D6 E6 F6 6

A B C D E F

3.3貯存

項(xiàng)目管理人員要監(jiān)督承包商對(duì)設(shè)備材料的保管、保養(yǎng)工作，確保其定期檢查倉庫和指定的貨物堆放場(chǎng)，保證符合貨物存放要求。

設(shè)備材料應(yīng)根據(jù)不同類別分類存放，如：一、二次電氣設(shè)備、線材、施工材料等，并按照存儲(chǔ)區(qū)編號(hào)、設(shè)備材料名稱、單位、數(shù)量、安裝地點(diǎn)及供貨廠家等清楚標(biāo)識(shí)。

設(shè)備上廠家提供的原有標(biāo)識(shí)，維持不變。

3.3.1室內(nèi)貯存

倉庫主要用于貯存必須室內(nèi)存放的二次電氣設(shè)備、材料等。體積較大的電纜等材料貯存在專門區(qū)域，裝在包裝箱內(nèi)的配件應(yīng)同相應(yīng)的設(shè)備放在一起，方便查找。體積較小的設(shè)備可擺放在貨架上。

3.3.2室外貯存

1、導(dǎo)線盤：導(dǎo)線盤在室外貯存時(shí)應(yīng)固定在地面上，以避免任何移動(dòng)。存放位置必須周圍無積水，可以淋雨，但不能在水下。從安裝現(xiàn)場(chǎng)返回到倉庫的導(dǎo)線盤，如上面還有導(dǎo)線，必須重新綁扎線頭，并在盤上標(biāo)明所剩的長度。

2、塔材及鐵附件類：要確保材料平直擺放，存放時(shí)下墊道木防止水浸和銹蝕。

3、金具類：當(dāng)不能馬上進(jìn)行安裝時(shí)，金具等材料可以貯存在合適的室外貯存區(qū)域（需要優(yōu)先進(jìn)行室內(nèi)貯存的小箱類除外）。

4、可室外貯存的其它設(shè)備：設(shè)備開箱后應(yīng)盡可能維持原運(yùn)輸包裝，存放時(shí)下墊道木予以通風(fēng)和防止水浸。對(duì)于有防雨標(biāo)識(shí)或包裝箱破損的設(shè)備將采取遮蓋帆布等措施予以保護(hù)。

3.3.3 不合格設(shè)備、材料的貯存

對(duì)于不合格設(shè)備、材料的貯存，若存放室內(nèi)，要設(shè)專門隔離區(qū)；若存放室外則可用警示繩圍起以與其它設(shè)備隔離。一旦不合格項(xiàng)關(guān)閉，室內(nèi)存放的應(yīng)轉(zhuǎn)移到正常貯存的位置，室外存放的則只需撤掉警示繩及不合格項(xiàng)標(biāo)識(shí)牌即可。

4．設(shè)備材料的發(fā)放與退庫管理

4.1 設(shè)備材料發(fā)放

項(xiàng)目部應(yīng)加強(qiáng)設(shè)備、材料的發(fā)放工作，施工單位除易損材料外（且比例不得超過1.5%），其它設(shè)備、材料必須嚴(yán)格按需求計(jì)劃發(fā)放工程物資，領(lǐng)用時(shí)，由施工承包商施工人員填寫“設(shè)備領(lǐng)用申請(qǐng)單”，經(jīng)項(xiàng)目部管理人員和物資計(jì)劃員審核及項(xiàng)目經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后到倉庫領(lǐng)料。

倉庫管理員審核無誤后簽字發(fā)放，并在物資管理信息系統(tǒng)中輸入發(fā)放數(shù)據(jù)，領(lǐng)料單按發(fā)料日期順序逐月整理建檔備查。

4.2 設(shè)備材料退庫

項(xiàng)目部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目的物資退庫管理，設(shè)備退庫時(shí)，由項(xiàng)目管理人員監(jiān)督施工單位把設(shè)備、材料退到項(xiàng)目部指定存放在點(diǎn)，并審核退料原因和理由，填寫“退料單”，注明設(shè)備名稱、單項(xiàng)工程名稱、物資名稱、單位、數(shù)量等及項(xiàng)目經(jīng)理簽字后到倉庫辦理退庫手續(xù)。

倉庫管理員審核無誤后簽收，并在該退庫設(shè)備上標(biāo)記單項(xiàng)工程名稱、原箱號(hào)、部件號(hào)。退庫設(shè)備放入專門區(qū)域單獨(dú)保管，退庫單按退庫日期整理建檔備查。

嚴(yán)把材料在消耗過程中的管理，認(rèn)真做好限額用料工作，配合有關(guān)部門合理的、有計(jì)劃的組織物資供應(yīng)，控制投入和不合理的消耗。輔助材料按核定標(biāo)準(zhǔn)控制發(fā)放、監(jiān)督合理使用。

開展文明施工，項(xiàng)目管理人員監(jiān)督施工班組做到工完場(chǎng)清，做好跟蹤檢查，改變走進(jìn)工地，腳踏錢幣的不良傾向，使材料的損耗達(dá)到最小，提高經(jīng)濟(jì)效益，改觀現(xiàn)場(chǎng)面貌。

5．加強(qiáng)工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)物資的統(tǒng)計(jì)、分析及檔案管理

工程項(xiàng)目部應(yīng)每周組織1次管理例會(huì)，其中必須對(duì)項(xiàng)目物資的收、發(fā)、存進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析周工程物資管理工作中發(fā)生的各種問題，如：供應(yīng)情況、驗(yàn)收、入庫、保管保養(yǎng)、發(fā)放等方面，及時(shí)制定措施并安排專門人員予以跟蹤落實(shí)和糾正，以確保項(xiàng)目物資收、發(fā)、存的工作準(zhǔn)確無誤。

項(xiàng)目物資管理人員應(yīng)高度重視項(xiàng)目物資的各種檔案管理，及時(shí)收集、妥善保存，確保項(xiàng)目物資的紙質(zhì)、圖片、錄像等檔案齊全并簽字齊全，以保證檔案的可追溯性。

篇9

嚴(yán)格依照國有資產(chǎn)清查文件完成自查、賬物核對(duì)、現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)、數(shù)據(jù)校核等清查工作，運(yùn)用實(shí)地調(diào)查、電話訪談、檔案查詢、個(gè)案面談等方法，在全面獲得了固定資產(chǎn)真實(shí)、完整信息的同時(shí)，也發(fā)現(xiàn)了資產(chǎn)檔案管理存在的不少問題。

（一）部分固定資產(chǎn)無檔可查。據(jù)調(diào)查，不少單位對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行校核時(shí)查不到相關(guān)檔案，對(duì)賬上有的、清查時(shí)沒有的資產(chǎn)無法進(jìn)行追根溯源；零星檔案也是分散在會(huì)計(jì)和文書檔案中，很難查到資產(chǎn)流向等信息。對(duì)賬上沒有的、清查時(shí)有的資產(chǎn)，也難以確認(rèn)資產(chǎn)來源、金額、使用情況等，有的僅憑相關(guān)人員的口述進(jìn)行界定，主觀性較強(qiáng)。

（二）部分固定資產(chǎn)檔案不完整、不規(guī)范，利用率低。固定資產(chǎn)登記上賬時(shí)較為粗略、模糊，類別細(xì)分不夠科學(xué)，致使檔案資料參考價(jià)值降低。比如，臺(tái)桌類、桌椅類資產(chǎn)數(shù)量較為龐大、分類細(xì)碎，原始材料上沒登記資產(chǎn)規(guī)格、型號(hào)、尺寸、保管人、使用部門等關(guān)鍵信息，致使部分固定資產(chǎn)無法進(jìn)行深入清查。尤其是飲水機(jī)、屏風(fēng)等耗損性強(qiáng)，價(jià)值較小、移動(dòng)方便的資產(chǎn)更易去向不明；部分電子類固定資產(chǎn)（譬如：刻錄機(jī)、辦公設(shè)備零部件）更新?lián)Q代快，如不能按規(guī)定及時(shí)處置，故時(shí)間一長，不明去向，此項(xiàng)資產(chǎn)的檔案資料無法補(bǔ)充。

（三）固定資產(chǎn)檔案管理缺乏動(dòng)態(tài)性，資產(chǎn)檔案出現(xiàn)斷層。部分固定資產(chǎn)使用時(shí)間跨度較長（譬如：攝像機(jī)，使用年限6年），使用頻率高（譬如：安全、檢查、監(jiān)視、報(bào)警設(shè)備等資產(chǎn)）、使用部門和使用人流動(dòng)性較大（譬如：臺(tái)式計(jì)算機(jī)），對(duì)其使用、借還等情況搜集的工作量較大，若未能進(jìn)行及時(shí)跟蹤管理，致使相關(guān)檔案出現(xiàn)空白。

二、固定資產(chǎn)檔案管理問題分析

固定資產(chǎn)檔案管理既涉及到資產(chǎn)，又關(guān)系到檔案，是復(fù)合型工作，如果相關(guān)負(fù)責(zé)人不具備較為復(fù)合的知識(shí)結(jié)構(gòu)和技能，就難以對(duì)該部分檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，不易對(duì)一些不規(guī)范的資產(chǎn)材料進(jìn)行查漏補(bǔ)缺和重新整理。

一是資產(chǎn)管理者檔案管理意識(shí)相對(duì)欠缺。資產(chǎn)管理者不懂檔案相關(guān)知識(shí)，在管理過程中容易漏掉重要文件材料。譬如：資產(chǎn)保管人認(rèn)為只要是資產(chǎn)一股腦放進(jìn)倉庫里就行，進(jìn)出倉庫的登記不科學(xué)，甚至不登記直接入庫，這樣就無法形成原始材料。資產(chǎn)管理者不能及時(shí)根據(jù)資產(chǎn)生命周期與資產(chǎn)申購部門、資產(chǎn)使用人、各部門進(jìn)行溝通交流，致使資產(chǎn)賬目登記不全、登記錯(cuò)誤等情況出現(xiàn)。

二是檔案管理者不了解資產(chǎn)管理流程，難以鑒別或補(bǔ)全材料。資產(chǎn)管理員常常把資產(chǎn)資料送到檔案管理員手里，因不了解資產(chǎn)管理等相關(guān)情況，往往資產(chǎn)管理員送來的算數(shù)，無法進(jìn)行材料鑒別，不利于檔案資料的完整齊全。

三是資產(chǎn)檔案相關(guān)制度不健全。多數(shù)單位進(jìn)行資產(chǎn)管理是依據(jù)省級(jí)部門的資產(chǎn)制度，有的雖然制定了本單位的資產(chǎn)管理規(guī)定，但絲毫沒提資產(chǎn)檔案管理或只是幾句帶過。相關(guān)部門或人員保密工作不到位，尤其是檔案管理不善的單位，因無依據(jù)可查，資產(chǎn)流失率增加。

三、強(qiáng)化固定資產(chǎn)檔案管理，提高歸檔質(zhì)量

因固定資產(chǎn)涉及辦公用房、居住用房、車輛、專用設(shè)備等廣泛范圍，且使用年限較長，固定資產(chǎn)檔案管理也相對(duì)復(fù)雜，管理難度比較大。

圍繞資產(chǎn)生命周期，把資產(chǎn)管理文件從生成到永久保存或銷毀看作一個(gè)系統(tǒng)，以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，在檔案管理的“前端”即文件的形成前便進(jìn)行干預(yù)和控制，對(duì)中端即“處理、鑒定、整理、編目等等具體管理活動(dòng)及末端文件保存或銷毀“產(chǎn)生積極影響，提升檔案工作的效率，提高檔案管理質(zhì)量。

（一）完善固定資產(chǎn)管理等相關(guān)制度，促進(jìn)固定資產(chǎn)檔案管理規(guī)范、科學(xué)。固定資產(chǎn)管理與檔案管理相輔相成，相互促進(jìn)。一是根據(jù)國家、省級(jí)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理政策，結(jié)合資產(chǎn)管理與清查中的新情況、新問題，建立健全固定資產(chǎn)管理規(guī)定，及時(shí)制定或修訂適合本單位實(shí)際、便于操作的固定資產(chǎn)管理細(xì)則，使固定資產(chǎn)管理有章可循，利于形成可靠的資產(chǎn)資料。二是建立健全固定資產(chǎn)檔案管理制度，確定資產(chǎn)檔案的歸檔范圍和保管期限表等內(nèi)容，確保收集過程有章可循；嚴(yán)格執(zhí)行歸檔材料收集標(biāo)準(zhǔn)，主動(dòng)細(xì)致地收集，按照各類檔案的分類原則和方法進(jìn)行分類整理。及時(shí)整理不符合要求的材料，補(bǔ)充必要材料，確保歸檔內(nèi)容的完整與規(guī)范。建立檔案收件簿，規(guī)范材料裝訂，以便日后查閱，使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化軌道。

（二）重視檔案收集和價(jià)值鑒別工作。檔案收集是檔案管理各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，鑒別是保證檔案材料歸檔質(zhì)量的重要手段。實(shí)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理，在資產(chǎn)購置、驗(yàn)收、入賬時(shí)做到卡片信息正確、清晰、齊全、規(guī)范。嚴(yán)格依據(jù)資產(chǎn)流動(dòng)的實(shí)際，對(duì)資產(chǎn)賬目進(jìn)行更新、完善，把借用單、轉(zhuǎn)移單、故障維修記錄、調(diào)撥單、登記入庫單、資產(chǎn)清查盈虧表、報(bào)廢審批單、核對(duì)單、處置單等信息作為重要檔案資料加以保存確保資產(chǎn)檔案的系統(tǒng)性、完整性和規(guī)范性。對(duì)收集起來的檔案進(jìn)行真?zhèn)魏蛢r(jià)值鑒定，對(duì)檔案材料范圍、完整性、真實(shí)性進(jìn)行鑒別，對(duì)材料形成手續(xù)進(jìn)行審查，對(duì)鑒別后不符合要求的材料采取退回、留存等方式及時(shí)進(jìn)行處理。尤其是資產(chǎn)清查等重點(diǎn)工作的材料搜集整理工作，作為重要的檔案資料。對(duì)賬上沒有、清查時(shí)出現(xiàn)的資產(chǎn)另外登記造冊(cè)，每條資產(chǎn)數(shù)據(jù)登記完整齊全。將那些原始記錄性強(qiáng)、查考價(jià)值高、文書處理程序完畢的文件“檔案化”，要確保文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和長期有效性并且能夠證明，使文件可以作為證據(jù)和作為檔案保存。

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二、城建檔案需要BIM實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化

管理城建檔案管理的最終目的是為了更好的利用這些信息資源，為我國的城市建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，開發(fā)利用這些資源就是城建檔案的價(jià)值所在。按照國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部制定《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》的要求，以數(shù)字化信息資源為核心，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大信息資源的利用為目的，以服務(wù)于城市規(guī)劃、建設(shè)和管理為宗旨。適應(yīng)時(shí)展的需要，持續(xù)、健康地實(shí)現(xiàn)城建檔案的現(xiàn)代化管理工作是城建檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)。對(duì)于目前的城建檔案的數(shù)字管理水平，只是傳統(tǒng)檔案管理模式的一種技術(shù)升級(jí)，用計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)替代人工，將實(shí)物轉(zhuǎn)換成了數(shù)字信息，從檔案的收集到最終的利用，檔案管理工作的內(nèi)容沒有變化。在提供利用方面，利用計(jì)算機(jī)代替人工查尋、檢索，檢索途徑多種多樣，提高了檔案信息檢索效率，所查找到的信息，大都與紙質(zhì)原文件內(nèi)容相同的電子信息(電子版本)。有許多城建檔案館在開發(fā)利用工作中作了很大的努力，如：利用CAD、GIS和RS等技術(shù)進(jìn)行整合，構(gòu)建了三維信息平臺(tái)等等。使城建檔案信息在開發(fā)利用中有新的進(jìn)展。但是在面對(duì)未來的發(fā)展，現(xiàn)有這些技術(shù)是不夠的。作為城建檔案管理者需要從更長遠(yuǎn)的眼光去審視未來。去適應(yīng)未來發(fā)展的需要？參與并融入到“智慧城市”的建設(shè)和管理中去。不能把城建檔案館(室)作為一個(gè)信息的“倉庫”。盡管能方便、快捷地查詢到各種城建檔案信息，也不能算是現(xiàn)代化管理。城建檔案現(xiàn)代化管理機(jī)構(gòu)和場(chǎng)所不能只是一個(gè)提供利用“倉庫”，而應(yīng)該是提供利用的“基地”，它所提供的信息應(yīng)該是經(jīng)過開發(fā)“加工”過的信息，而不僅僅是“倉庫”中源始的信息。從建造業(yè)現(xiàn)有的技術(shù)水平和應(yīng)用實(shí)踐的成效來看，BIM是一項(xiàng)較為科學(xué)而又切實(shí)可行的先進(jìn)技術(shù)，它具備的可視化，協(xié)調(diào)，模擬，優(yōu)化和可出圖特點(diǎn)，可使城建檔案管理水平從現(xiàn)在的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化向“智能化”方向邁進(jìn)。城建檔案館原有CAD和GIS數(shù)據(jù)也屬于BIM數(shù)據(jù)整合的部分。目前已有大量的工程項(xiàng)目已經(jīng)應(yīng)用BIM技術(shù)進(jìn)行建造，如：北京國家體育場(chǎng)(鳥巢)工程、昆明新機(jī)場(chǎng)機(jī)電設(shè)備安裝與運(yùn)維管理、北京英特宜家購物中心工程、廣州市北京路沿線環(huán)境模擬(日照、氣象)、內(nèi)蒙古科技館新館異型曲面幕墻施工等工程項(xiàng)目。BIM技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目各參與方通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行協(xié)同工作，同時(shí)，進(jìn)行工程洽商、技術(shù)溝通、工作協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)施工質(zhì)量、安全、進(jìn)度和成本的管理與監(jiān)控。在利用BIM管理的工程項(xiàng)目，BIM匯集著大量與工程相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，為工程提供大量的數(shù)據(jù)支持，使業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、顧問咨詢公司、施工總承包、專業(yè)分包、材料和設(shè)備供應(yīng)商等眾多參建單位同在一個(gè)平臺(tái)上共享相關(guān)數(shù)據(jù)，為工程建造提供最優(yōu)方案。這些數(shù)據(jù)信息都是工程建造中產(chǎn)生的。這些數(shù)據(jù)信息不當(dāng)是建造成果的數(shù)據(jù)，而且還有建造過程的數(shù)據(jù)，特別是隱蔽工程中的相關(guān)數(shù)據(jù)(如：地基、地下管理線等)。這些數(shù)據(jù)信息集中收集到城建檔案館中后，利用BIM平臺(tái)可再現(xiàn)原來建造過程和模擬將來運(yùn)營、維護(hù)過程。例如：模擬一個(gè)建筑出現(xiàn)設(shè)備故障怎么辦？出現(xiàn)危機(jī)(災(zāi)害、反恐等)怎么辦？某個(gè)建筑的改建和擴(kuò)建選用什么方案？隱蔽工程和地下管線也可以通過模擬再現(xiàn)，而不必再進(jìn)行二次勘察、測(cè)繪等等。城建檔案管理運(yùn)用BIM技術(shù)后，其管理水平可提升到“智能化”管理。查尋信息不再需要查找原始信息進(jìn)行分析，可直接再現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目某一階段的結(jié)果。在前后相似的建筑在建造過程中，可以借見，以提高建造的效率。隨著建造技術(shù)發(fā)展和更新，原有的建造工藝需要如何調(diào)整和改進(jìn)。只有這樣，城建檔案工作水平才會(huì)得到更高的提升。如此發(fā)展，城建檔案機(jī)構(gòu)就不再是檔案資源信息的“倉庫”，可能就成為檔案信息資源利用的“基地”。過去我們說城建檔案為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供決策依據(jù)，將來可能就是提供決策方案了。