導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案系統(tǒng)管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

1. 推進自動化，提升檔案的標準化以及規(guī)范化水平

全面的推進檔案信息管理系統(tǒng)的自動化水平，首要的一點就是需要針對檔案的規(guī)范化以及標準化的水平進行提高和改進，此項工作是展開一系列工作的基礎性環(huán)節(jié)。就目前階段而言，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀，是標準化和規(guī)范化的發(fā)展比較的滯后，并且相關的應用軟件也比較亂，這些存在的問題都在很大程度之上制約了管理系統(tǒng)的發(fā)展和進步。而當前存在的主要矛盾，并非是硬件以及有關設備的缺乏，而是針對硬件設備的功能，沒有進行有效的開發(fā)，進而設備也就難以發(fā)揮其應有的效應。檔案信息自動化，應該包含整個檔案管理工作的各個細小的環(huán)節(jié)，最為重要的，是檔案業(yè)務的規(guī)范化，同時針對檔案標準的建立，也需要逐步的完善和落實，達到全面實施的目的和效果。檔案規(guī)范化和標準化，其本身而言，也是一項系統(tǒng)性的工程，要想全面的推進檔案管理的自動化建設發(fā)展，就必須要抓好檔案標準化和規(guī)范化的工作，兩者相輔相成、互相促進，進而合理的推動檔案自動化系統(tǒng)的不斷前進與改進。

2. 提升檔案信息管理系統(tǒng)的整體性水平

根據(jù)當前階段系統(tǒng)的思想理論以及集成化的具體需求，檔案信息自動化的建設，應該是針對整個系統(tǒng)的水平進行發(fā)展，使得整個系統(tǒng)可以得到穩(wěn)步的提高，并且其中各個組成的系統(tǒng)，橫向以及縱向的發(fā)展都需要達到一定的標準和水平，以此為基礎，通過網絡來進行連通，發(fā)揮出系統(tǒng)的整體性的優(yōu)勢和效應，提升整個系統(tǒng)的綜合運行能力。如果其中某一個節(jié)點或者是某一個極為重要的節(jié)點，存在有障礙，都可能會對整個系統(tǒng)的運營造成極大的不利影響。所以，還需要對每一個節(jié)點的應用能力和裝備的水平進行提升，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定持續(xù)、健康的發(fā)展。在實踐的工作當中，可以鼓勵并且支持一些先進的單位首先提升自身的水平和能力，并且在一些較為先進的單位，進行水平較高的試點工作，來逐步的取得推廣使用的效果和經驗，并且對存在的問題進行實時的總結和歸納，得出系統(tǒng)發(fā)展的新思路。這樣的工作，對于提升系統(tǒng)整體性的水平，有著巨大的幫助。

3. 加強數(shù)據(jù)庫的建設

根據(jù)上文的詳細闡述和分析，可以對當前階段檔案信息自動化系統(tǒng)管理的新思路有著大致上的了解和掌握。接下來，將針對數(shù)據(jù)庫建設的加強以及人才管理工作的發(fā)展，進行全方位的研究，力求更進一步的為相關工作的進步和發(fā)展，奠定堅實的理論基礎。

有重點、有針對性的對數(shù)據(jù)庫的建設進行加強，是完善相關工作的一個必須的環(huán)節(jié)。從目前階段檔案信息自動化系統(tǒng)的整體性建設上來進行分析，文件的處理向信息管理過渡的這一個階段，還存在有一定的問題和不足，而完善這一階段工作的首要步驟，就是需要針對數(shù)據(jù)庫的建設進行加強和整改。開發(fā)并且建設起完善健全的數(shù)據(jù)庫，是國家檔案信息工作的核心內容，同時也是一項基礎性的工作項目。數(shù)據(jù)庫的含義，是依靠現(xiàn)今發(fā)達的信息管理技術，對有關的檔案信息資料等，進行科學化的管理，進而更加方便利用。建立其完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，是一項長期性的任務，并且較為復雜，還需要經過一個由低到高、由單個向整體發(fā)展的過程。經過相關的試點工作，數(shù)據(jù)庫的檢驗還需要領導的高度重視，并且統(tǒng)一建設工作當中的相關認識，將計算機科學技術與檔案信息管理的工作相互有機結合起來，有關的工作人員密切的配合，保證工作的萬無一失。同時，建設的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，還需要面向應用和開發(fā)，使用頻率以及數(shù)據(jù)效率的考核，來逐步的突出數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的活性，突出系統(tǒng)的重點和要點，由單一的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)逐步的向整體性的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)發(fā)展。當前，需要將數(shù)據(jù)庫的完善和提升與各個單位的目錄庫建立起來，并且通過網絡的形式，將各個開放式的數(shù)據(jù)庫群連接起來，進而使得系統(tǒng)自動化的效率可以大大的提升和改進。

4. 重視人才管理

最后，人才管理方面的工作，對于檔案信息自動化系統(tǒng)的建設和完善，也具有重要的作用和意義。全面的推進檔案信息自動化系統(tǒng)的建設，其關鍵，還是人才的建設。所以，在實踐的工作當中，還需要不斷的加強對于人才的培訓和教育，進而造就一大批有著極強的工作能力、極佳的工作經驗以及專業(yè)化的技術水平的人才隊伍，這一點工作，現(xiàn)階段也是受到了廣泛的關注。檔案信息自動化系統(tǒng)的建設，其骨干的力量，是計算機技術的隊伍，所以，其專業(yè)技能水平的高低以及素質的高低，對于整個自動化系統(tǒng)的建設有著直接的影響。目前階段部分單位的人才隊伍不夠穩(wěn)定，人才流失的現(xiàn)象時有發(fā)生。所以，還需要針對這一方面進行必要的改進。同時，針對計算機技術人員的培訓和教育，也是一個重要的工作，需要有針對性的對其進行思想政治教育，培養(yǎng)工作人員崇高的事業(yè)精神以及奉獻精神，有組織、有計劃的進行進修，掌握基礎的計算機信息管理方面的知識，并且不斷的學習新的知識，對知識的結構進行更新。在工作條件以及待遇之上，給予必要的關心和照顧，使得人才可以專注于日常的工作，同時，還需要形成人才成長以及流動的體系，掌握其中的規(guī)律，進而形成一套合理科學的人才結構，為自動化信息管理系統(tǒng)的建立和完善，打下堅實的基礎。

5. 結束語

綜上所述，根據(jù)對檔案信息自動化系統(tǒng)管理和建設的新思路進行研究和分析，從實際的角度出發(fā)，深入并且細致的對存在的問題進行探究，并且對改進的方案對策進行了闡述，力求更進一步的為有關工作的發(fā)展和前進，做出積極的貢獻。

參考文獻

[1]張強.淺議現(xiàn)代化的檔案信息自動化管理系統(tǒng)的建設和發(fā)展【M】.檔案管理資訊，2009.10：45-46.

篇2

加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導思想，一是要積極進取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進技術；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實出發(fā)，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經常遇到的幾個問題，闡述個人的一些看法。

一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

二、自動化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點應是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

三、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設

目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數(shù)據(jù)庫經驗中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

四、慎重選定技術路線

信息技術的飛速發(fā)展成為當代技術革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數(shù)據(jù)庫技術和應用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網絡技術的發(fā)展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統(tǒng)一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現(xiàn)實的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別，因此不斷發(fā)生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進技術的發(fā)展，再進行每一項具體的決策。

五、實事求是地改進管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統(tǒng)也不例外。人機結合是自動化系統(tǒng)的建設方針，其含義為檔案業(yè)務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務技術規(guī)范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內再組建一個“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設資金的使用效益

檔案自動化系統(tǒng)建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設發(fā)展計劃中立項，檔案信息自動化項目資金大多通過領導特批解決，為此耗費了各級檔案部門領導很大精力?！熬盼濉苯ㄔO規(guī)劃被國家經濟信息化聯(lián)席會議作為國家經濟信息化優(yōu)先發(fā)展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動化系統(tǒng)列入國民經濟和社會發(fā)展計劃打下了良好基礎，但要落到實處，還有許多工作要做，各地也應及早積極爭取。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學合理，有分散和浪費現(xiàn)象。如有的項目因各種原因不能充分發(fā)揮應有作用，這都有待于今后注意改進。

七、重視人才管理

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養(yǎng)教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機技術人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構和人員的活力，例如

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中圖分類號：G270 文獻標志碼：A文章編號：1673－291X（2011）17－0206－02

加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設，實現(xiàn)檔案工作各環(huán)節(jié)的自動化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化、提高檔案系統(tǒng)整體功能的基礎和手段。所以，利用檔案信息自動化系統(tǒng)提高應用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。

一、提高檔案標準化、規(guī)范化水平

目前，檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件混亂，嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。所以，我們要轉變認識。檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施，就要抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

二、要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯(lián)通，這樣，才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。

三、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數(shù)據(jù)庫經驗中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

四、慎重選定技術路線

信息技術的飛速發(fā)展成為當代技術革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數(shù)據(jù)庫技術和應用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網絡技術的發(fā)展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統(tǒng)一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現(xiàn)實的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別，因此，不斷發(fā)生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進技術的發(fā)展，再進行每一項具體的決策。

五、實事求是地改進管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統(tǒng)也不例外。人機結合是自動化系統(tǒng)的建設方針，其含義為檔案業(yè)務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前，我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務技術規(guī)范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內再組建一個“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設資金的使用效益

檔案自動化系統(tǒng)建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合。資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設發(fā)展計劃中立項，檔案信息自動化項目資金大多通過領導特批解決，為此耗費了各級檔案部門領導很大精力。“九五”建設規(guī)劃被國家經濟信息化聯(lián)席會議作為國家經濟信息化優(yōu)先發(fā)展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動化系統(tǒng)列入國民經濟和社會發(fā)展計劃打下了良好基礎，但要落到實處，還有許多工作要做，各地也應及早積極爭取。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學合理，有分散和浪費現(xiàn)象。如有的項目因各種原因不能充分發(fā)揮應有作用，這都有待于今后注意改進。

七、重視人才管理

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養(yǎng)教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機技術人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構和人員的活力。例如，引入競爭機制，對某些項目實行項目管理；在保證完成檔案建設的前提下，開展對社會有償服務，等等。

八、科學民主決策

當前，我國檔案工作改革和發(fā)展已進入整體推進與重點突破相結合的階段，如何把繁重的任務和推進現(xiàn)代化進程結合起來，正確領導和協(xié)調起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學性和決策過程的民主化，行政領導要與檔案業(yè)務、計算機專業(yè)技術、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術的可行、人財物力的可能、社會經濟效益等多方面進行分析，集思廣議才能避免失誤。要加強檔案信息自動化建設的協(xié)調工作，討論并提出系統(tǒng)建設中長期發(fā)展目標和指導方針，協(xié)調自動化系統(tǒng)建設中各有關方面工作，審定系統(tǒng)建設的階段目標、技術路線、標準規(guī)范、實施方案、投資規(guī)模、經費預算及重大立項和執(zhí)行。為使重大問題在決策前得到充分論證，應設立專家咨詢小組，這為提高行政決策水平建立了制度保證。

參考文獻：

[1] 王建芳.如何提高檔案信息自動化的應用水平[J].檔案管理，2009，（2）.

[2] 張晶晶.淺議水利工程檔案管理工作[J].中國西部科技，2009，（11）.

[3] 李敏.淺談醫(yī)院計算機網絡化管理[J].青海科技，1999，（2）.

Discussion about the automation system management of the file information

LI Shu-wei

篇4

關鍵詞:檔案信息自動化檔案管理

key words: File information automation records management

加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應用,離開推進應用水平的提高,就脫離了實際。加強管理的指導思想,一是要積極進取,開拓創(chuàng)新,爭取條件采用先進技術;二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性,統(tǒng)籌兼顧,全面安排,調動各方面的積極性;三是要從現(xiàn)實出發(fā),循序漸進。如何提高應用水平,需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關的諸多方面的情況及變化趨勢,分析存在的問題 ,尋求解決的途徑。本文試從經常遇到的幾個問題,闡述個人的一些看法。

一、推進自動化,必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平

目前,檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂,這些都嚴重 影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設備的缺乏,而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設思想上的一次飛躍,它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是:檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié),其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范,檔案標準要建立健全和真正實施。

二、自動化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求,檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平,并通過網絡加以聯(lián)通,這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢,提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙,都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然,要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的,不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平,在一些單位進行較高水平的試點,以取得值得推廣的經驗,對整個系統(tǒng)是有利的,但其基本出發(fā)點應是為了提高系統(tǒng)的整體水平,只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

三、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設

目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段,完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎,是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務,要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點,數(shù)據(jù)庫經驗中最主要的有:領導重視,統(tǒng)一認識,堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合;面向應用,建立“活庫”,以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”;突出重點,由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。

四、慎重選定技術路線

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我國檔案部門應用電子計算機可追溯到70年代，但真正有計劃地建立自己的系統(tǒng)是1985年。經過艱苦創(chuàng)業(yè)，初步建成了文書檔案處理系統(tǒng)，使系統(tǒng)不斷向信息管理的目標推進，其裝備水平和應用水平逐步提高。

加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開放應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導思想。一是要積極進取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進技術；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；三是要從實際出發(fā)，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經常遇到的幾個問題，闡述個人的一些看法。

一、推動自動化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多而且亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

二、自動化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點應是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

三、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設

目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數(shù)據(jù)庫經驗中最主要的有：一是領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；二是面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；三是突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯(lián)接形成開發(fā)的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

四、慎重選定技術路線

信息技術的飛速發(fā)展成為當代技術革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的是網絡技術的成熟及數(shù)據(jù)庫技術和應用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網絡技術的發(fā)展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術路線是十分重要的，應當推行適用的先進技術。使經濟效益的合理性和技術的先進性相統(tǒng)一，技術路線的選擇要符合我們的實際。

五、實事求是地改進管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術也不例外。人機結合是自動化系統(tǒng)的建設方針，其含義為檔案業(yè)務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，最主要的是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務技術規(guī)范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內再組建一個“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反到有可能退回到分散式。

六、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設資金的使用效益

檔案自動化系統(tǒng)建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌備和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。

七、重視人才管理

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養(yǎng)教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機技術人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。

八、檔案職業(yè)的發(fā)展趨勢

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二、事業(yè)單位當前檔案管理信息自動化存在的問題

（一）檔案管理信息自動化的前提是管理的規(guī)范化和標準化。當前各地事業(yè)部門的管理與規(guī)范化和標準化的管理還存在一定的差距，主要原因是計劃沒有變化快，還存在一陣風式的管理，有些上級領導，對各事業(yè)單位年末總結不重視，年初的計劃落實的不認真，全聽上級領導的臨時安排，使一些事業(yè)單位對具體的計劃還沒有做完，上級新的任務就來了，往往造成工作的手忙腳亂，給檔案工作的信息采集造成很大的困難，使檔案工作規(guī)范化和標準化管理很難形成良好的習慣，因此推進檔案工作的規(guī)范化和標準化工作是搞好檔案工作信息自動化的前提，失去這個基本的前提就失去檔案工作自動化信息管理的根本。

（二）對計算機硬件資源的開發(fā)程度不夠，使計算機沒有得到充分利用。檔案信息管理系統(tǒng)采用計算機輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞檔案中的信息，實現(xiàn)檔案自動編目和檢索,對檔案存儲環(huán)境進行監(jiān)測和控制,以及對檔案行政管理數(shù)據(jù)進行處理等等。主要設備是具有文字、圖像處理功能的計算機系統(tǒng)，包括根據(jù)系統(tǒng)的不同規(guī)模、不同目標配置的數(shù)據(jù)貯存、通訊、檢索和環(huán)境監(jiān)測、控制等設備。因此需要掌握多學科、多專業(yè)、多部門人員相配合才能達到目的。而目前許多事業(yè)單位在這方面存在差距，沒有把計算機的硬件功能進行更深層次的挖潛，只停留在輸入、存儲、輸出，遠遠沒有達到計算機所具有的功能，具體地講，每個設計的軟件都是按照使用者的要求進行設計，還要根據(jù)使用者的使用范圍、使用者所具有的能力等條件來設計，同時也反映出設計者自身的能力，目前計算機對檔案自動化系統(tǒng)硬件的挖潛不足受自身能力的影響，同時也受到適用范圍及使用者能力的影響，隨著科技的不斷進步，使用者能力的不斷提高，設計者才能不斷對檔案管理系統(tǒng)的軟件進行挖潛，使檔案自動化軟件更加符合時代的要求。

（三）數(shù)據(jù)庫的建設沒有長期發(fā)展的計劃。事業(yè)單位的檔案信息自動化管理是一個長期系統(tǒng)的管理，首先要將原有的有價值的檔案進行存儲，再把現(xiàn)在發(fā)生的事件輸入儲存，這些都涉及到數(shù)據(jù)庫的建設，當前一些事業(yè)單位只重視當下發(fā)生的事件，對過去檔案卻不聞不問，同時對本單位檔案數(shù)據(jù)庫的建立不重視，或者應付了事，造成有些過去的事件很難查找，當今發(fā)生的事件記錄不全，失去了檔案存儲的目的。

（四）數(shù)據(jù)庫軟硬件水平有待提高。各單位的計算機設備水平參差不齊，人員能力更是有高有低，無法做到橫向聯(lián)合。

三、采取的對策

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中圖分類號：TP319文獻標識碼：A文章編號文章編號：1672-7800（2013）012-0087-02

作者簡介：董引娣（1984-），女，碩士，重慶城市管理職業(yè)學院講師，研究方向為計算機教育。

0引言

隨著社會的發(fā)展，企業(yè)的職工人數(shù)也在不斷擴大，如何對其進行有效管理成為當前管理者較為關注的問題。如果能實現(xiàn)檔案管理自動化，無疑將給公司管理部門帶來極大方便。職工檔案管理一直以來被視為一項瑣碎、繁雜而又十分細致的工作，而傳統(tǒng)的手工管理和文件管理方式，表現(xiàn)出了效率低、保密性差，且時間一長，將產生大量的文件和數(shù)據(jù)、查找不方便、維護更新不及時等弊端。該系統(tǒng)旨在為企業(yè)提供一種更方便的方式對職工進行管理，而且可為職工工資管理、人力資源管理提供所需相關信息。正是計算機技術的迅速發(fā)展使得人們從過去繁雜的手工勞動中得以解脫，從而使這種高效的管理方式得以迅速普及，進而為企業(yè)及職工提供方便。

1系統(tǒng)功能描述

通過對系統(tǒng)的實際用戶及使用部門的負責人進行訪問調查，同時綜合互聯(lián)網上的相關資料表述，從而對系統(tǒng)所要實現(xiàn)的目標有一個明確的認識。該系統(tǒng)的用戶主要是普通用戶（職工）和系統(tǒng)管理員，職工主要通過該系統(tǒng)對自己的基本信息及考勤信息進行瀏覽、編輯、查詢等，如果需要則對其進行打印操作，以期通過對系統(tǒng)的操作及時更新自己的檔案信息，以便公司人事部門統(tǒng)計。而系統(tǒng)管理員則負責數(shù)據(jù)的存儲及系統(tǒng)的維護，擁有比普通用戶較多的功能，可對其檔案、簡歷等進行及時更新，可添加、修改、刪除職工的信息。不同權限的用戶可通過自己擁有的權限進入相同的系統(tǒng)界面，但操作不同的功能。

2各模塊之間的關系及系統(tǒng)結構

職工檔案管理系統(tǒng)主要包含部門管理、檔案管理、檔案查詢、數(shù)據(jù)庫管理、系統(tǒng)管理，內容涉及較多。主要是對職工的各項信息進行管理，具體包括職工基本信息以及職工考勤信息的添加、刪除、修改、查詢等功能，同時可對查詢結果進行打?。粩?shù)據(jù)庫管理主要對數(shù)據(jù)庫進行備份，以免出現(xiàn)異常情況時使數(shù)據(jù)庫丟失；系統(tǒng)管理主要是對用戶的登錄信息進行添加、修改等操作。

3系統(tǒng)處理流程

系統(tǒng)的整個處理流程如圖2所示，系統(tǒng)管理員可以對系統(tǒng)進行職工信息的添加、修改、刪除、查詢等操作，而職工可利用系統(tǒng)進行檔案信息及考勤信息的查詢、登錄密碼的修改等操作。這些檔案信息和考勤信息等數(shù)據(jù)信息都存儲在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，當執(zhí)行這些相關操作時，存儲在數(shù)據(jù)庫中的相關數(shù)據(jù)信息會從數(shù)據(jù)庫中調出，在屏幕上顯示出相關的操作結果，并且系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫會對數(shù)據(jù)信息進行及時的更新和維護等，以保證顯示的信息結果正確無誤。

4系統(tǒng)主要功能劃分

4.1部門管理

部門信息包括部門編號、部門名稱、部門負責人、部門電話等信息，用戶可以瀏覽各信息。通過TreeView控件和ListView控件，實現(xiàn)將數(shù)據(jù)庫的字段信息添加到TreeView中，數(shù)據(jù)庫里的字段將以目錄的形式呈現(xiàn)給用戶，單擊一個字段可以顯示該字段的數(shù)據(jù)信息，界面類似于資源管理器，利用ListView顯示數(shù)據(jù)庫的記錄信息。

4.2檔案管理

檔案管理包括職工基本信息管理、職工考勤管理、個人簡歷管理。這些功能因用戶使用系統(tǒng)權限不同所表示出的功能使用也不同，普通用戶沒有數(shù)據(jù)修改及刪除的權限，只能對職工的信息進行瀏覽。

4.3職工信息管理

職工信息管理包括對職工的基本信息進行瀏覽、添加職工記錄，以及對職工的詳細資料進行修改、刪除職工記錄。其主要子模塊如下：

（1）基本信息的添加。管理員首先進入職工信息瀏覽窗體，在該窗體的下方有一個添加信息的按鈕，點擊該按鈕進入添加信息的界面。職工信息的添加窗體使用了兩個Frame控件及多個TextBox、Lable、ComboBox控件，對職工的各項信息進行添加。有些信息需要手工添加，有些信息可在選擇框中選擇，如果添加的信息不符合要求，將會出現(xiàn)提示框，告訴用戶哪些信息的輸入不正確，如生日、參加工作的時間及進入公司的時間都必須為日期型。必須把所有要添加的信息完全添加，才可將各項信息添加成功。如果用戶為普通用戶則不能進入該界面，即在職工信息瀏覽界面中增加按鈕并設為灰色，把Command控件的Enable屬性選擇為False即可。

（2）基本信息的查詢。為了方便管理員及普通用戶查詢，使用了TextBox控件和ComboBox控件， 在查詢時用戶將查詢內容輸入到Text中，或在ComboBox中選擇自己所要查詢的條件，點擊開始搜索按鈕，便可以查詢出自己想要的信息。該查詢的優(yōu)點在于方便用戶做任何查詢，管理員可以輸入任何可提供的數(shù)據(jù)來進行查詢，顯示信息為所有數(shù)據(jù)庫中提供的數(shù)據(jù)。

（3）職工信息的查詢。輸入一定的查詢條件（某一或某些條件），單擊開始搜索按鈕將會對該條件進行查詢并顯示查詢結果。

4.4職工考勤管理

職工考勤管理包括對職工的考勤信息進行瀏覽、添加職工記錄，以及對職工的詳細資料進行修改、刪除職工記錄。其主要子模塊為

考勤信息添加：管理員首先進入職工考勤信息瀏覽窗體，在該窗體的下方有一個添加信息的按鈕，點擊該按鈕進入添加考勤信息的界面。職工考勤信息的添加窗體使用了兩個Frame控件及多個TextBox、Lable、ComboBox控件，對職工考勤的各項信息進行添加，有些信息需要手工添加，有些信息可在選擇框中選擇。必須把所有要添加的信息完全添加，才可以將各項信息添加成功。如果用戶為普通用戶則不能進入該界面，即在職工考勤信息瀏覽界面中增加按鈕并設置為灰色，把Command控件的Enable屬性選擇為False即可。

4.5檔案查詢

當輸入一定的查詢條件時可對職工基本信息及考勤信息進行查詢。其主要子模塊為

職工考勤查詢：管理員及普通用戶均可以對考勤信息進行查詢，為了方便管理員及普通用戶查詢，使用了TextBox控件和ComboBox控件，在查詢時用戶將查詢內容輸入到Text中，或在ComboBox中選擇自己所要查詢的條件，如果數(shù)據(jù)庫中有相應的數(shù)據(jù)，點擊開始搜索按鈕后，則將在MSFlexGrid控件中顯示查詢結果，在該控件的底部會顯示出查詢的記錄條數(shù)，職工考勤信息的查詢主要是確定所要查詢的考勤年月。打印功能是通過VB的第三方控件tubPrinter報表控件來實現(xiàn)的，該控件可以打印常見數(shù)據(jù)控件中的數(shù)據(jù)，如打印MSFlexGrid控件、MSHFlexGrid控件、ListView控件、DataGrid控件里的數(shù)據(jù)等。

5結語

對于職工檔案管理系統(tǒng)設計應盡可能做到全面、方便、快捷、友好。對于普通用戶，本軟件提供了全面的查詢統(tǒng)計功能，用戶可以根據(jù)不同的需要選擇不同的條件進行單一或組合查詢，確保提高查詢、統(tǒng)計速度，使查詢、統(tǒng)計工作變得更加便捷。

參考文獻參考文獻：

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隨著信息技術的快速發(fā)展，高校檔案館資源朝著多方位趨勢發(fā)展，且數(shù)據(jù)量越來越大，具備了大數(shù)據(jù)的特征。面對著種類繁多、結構各異的海量數(shù)據(jù)和互聯(lián)網的不確定性，檔案信息管理系統(tǒng)面臨著安全和超負荷的困境。為此，2016年1月4日，國家檔案局辦公室印發(fā)了《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》，其中《檔案信息系統(tǒng)安全保護的管理要求》及《檔案信息系統(tǒng)安全保護的技術要求》分別從管理及技術上提出了信息系統(tǒng)安全保護的要求[1]1。如何在實際工作中對信息管理系統(tǒng)進行安全防護及優(yōu)化管理，成為目前高校檔案館信息化建設中的亟待解決的問題。

一、高校檔案館信息系統(tǒng)管理過程中存在的問題

1.館內信息化設備陳舊與存儲設備的不足使得信息管理系統(tǒng)運行環(huán)境得不到保障。隨著高校檔案館信息化進程的推進，檔案數(shù)字化資源增加，檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)量及并發(fā)用戶數(shù)量也隨之增多。一臺性能先進的信息化設備在信息化建設中必不可少，但是據(jù)筆者在一些高校調研中發(fā)現(xiàn)，不少高校檔案館在信息化建設過程中由于缺少相關部門的支持及配套資金，致使檔案館信息化設備陳舊。陳舊設備和有限的存儲空間使得信息管理系統(tǒng)的運行困難且無法兼容和升級，其結果常常出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫服務器無法正常運行、運行錯誤或利用響應時間長、死機等問題。甚至有些高校為節(jié)省資金，將檔案數(shù)據(jù)資源與圖書館數(shù)據(jù)資源共同分享同一存儲設備，使得圖書與檔案大量數(shù)據(jù)資源堆積導致存儲設備常常陷于癱瘓狀態(tài)，嚴重滯礙了檔案館與用戶之間的交互體驗及檔案館的信息化建設進程。

2.數(shù)字化工作的監(jiān)管力度不夠，致使管理系統(tǒng)中數(shù)字資源質量得不到保證。對于高校檔案館來說，信息化建設的首要工作就是將紙質檔案數(shù)字化。但是目前，大多數(shù)高校檔案工作人員缺乏相關數(shù)字化技術操作培訓，且人手有限，所以除了少數(shù)高校自己開展數(shù)字化掃描外，大多數(shù)高校檔案館采用數(shù)字化掃描業(yè)務外包模式。這樣雖然能夠加速檔案館數(shù)字化建設速度，但由于缺乏相關規(guī)范性監(jiān)管制度及嚴格的數(shù)據(jù)驗收把關手段，使得外包公司數(shù)字化工作人員一些不規(guī)范及失誤操作，產生錯誤數(shù)據(jù)、丟失數(shù)據(jù)及泄密等現(xiàn)象。同時，對于掃描后數(shù)據(jù)的質量難以保障。這些現(xiàn)象若得不到及時處理，會對后期原文掛接和數(shù)字資源安全管理帶來很大障礙。

3.信息系統(tǒng)管理人員缺乏有效管理方法，致使檔案信息管理系統(tǒng)成為簡單查詢、數(shù)據(jù)堆砌的工具，無法發(fā)揮其管理價值。在大數(shù)據(jù)、大網絡時代，數(shù)據(jù)資源形式出現(xiàn)了多樣化發(fā)展趨勢，而檔案信息管理系統(tǒng)也相應朝著更廣泛的網絡型B/S結構發(fā)展，隨著其功能的完善，將成為網絡時展的主流，這就需要工作人員具有更高的信息化技術與檔案管理能力。而目前大多數(shù)高校檔案館由于條件限制，缺乏相關技術人員，無法對信息管理系統(tǒng)性能進行優(yōu)化及數(shù)據(jù)防護，無法對數(shù)字資源有效管理，故而檔案信息管理系統(tǒng)成為簡單的數(shù)據(jù)堆砌與查詢工具，數(shù)字化成果成為“死”檔案。

4.工作人員對檔案數(shù)字資源管理缺乏責任心，使得檔案信息管理系統(tǒng)安全保密性得不到保障。諸如，對在數(shù)據(jù)錄入過程中出現(xiàn)的不完整數(shù)據(jù)、重復數(shù)據(jù)、不規(guī)范數(shù)據(jù)、無用數(shù)據(jù)等不予及時處理，導致管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲空間不堪重負；數(shù)字資源存放不規(guī)范，每當利用時經常找不到相關資源；信息管理系統(tǒng)管理權責不明，使得人人可以登錄系統(tǒng)隨便擅改數(shù)據(jù)，且出現(xiàn)問題時相互推卸責任；用戶使用數(shù)字資源后沒有嚴格事后審查制度，可以隨意將之帶出檔案館；元數(shù)據(jù)備份不及時，每當出現(xiàn)問題時無法及時恢復，對檔案數(shù)據(jù)的安全性、保密性造成嚴重威脅。5.信息管理系統(tǒng)選擇不當導致管理系統(tǒng)平臺前端兼容性差，無法實現(xiàn)信息管理功能。當前市面上檔案管理系統(tǒng)種類多而雜，且良莠不齊，既有單機版又有網絡版，還有B/S版等，功能不同且價格千差萬別，一些高校檔案館在選擇系統(tǒng)時缺少必要的提前調研及充分了解自身館的特點，購置回來的系統(tǒng)前端瀏覽器及系統(tǒng)兼容性差，二次開發(fā)功能差，檢索準確率低，管理起來費時費力，嚴重滯礙資源利用效率。

二、高校檔案館信息管理系統(tǒng)安全防護及優(yōu)化管理的必要性

1.通過對信息管理系統(tǒng)進行安全防護及優(yōu)化管理，不但保障信息管理系統(tǒng)的安全運行環(huán)境，而且減少不必要的資源與服務時間浪費，將員工從煩瑣重復的利用工作中解脫出來，為員工提供更多時間去提升個人素養(yǎng)及進行資源開發(fā)創(chuàng)新等工作，為檔案館的發(fā)展提供有效保障。

2.通過對信息系統(tǒng)進行安全防護及優(yōu)化管理，使數(shù)字資源在收集、存儲、管理和應用過程中更加安全化與規(guī)范化，存儲空間更加合理化，而且可以使用戶方便、順暢、快捷地享受到檔案館的數(shù)字資源，對以后整合各類資源及跨平臺對接起到有效的推進作用。

3.通過對信息系統(tǒng)進行安全防護及優(yōu)化管理，能夠轉變檔案工作者傳統(tǒng)思維模式，使他們享受到信息技術帶來的便利，看到信息技術強大的功能，有了開發(fā)信息化建設的愿景，加強了參與信息化建設的積極性。

三、高校檔案館信息管理系統(tǒng)安全防護及優(yōu)化管理方法

1.轉變檔案工作人員的傳統(tǒng)思維，提高工作人員的管理意識和責任。檔案管理人員是檔案信息化工作開展的基礎，其信息化思維觀念的強弱直接關系到信息化建設的成敗、信息管理能否有效。為此，加大信息化宣傳力度，對檔案工作人員不定期進行信息化業(yè)務和知識培訓，學習其他院校信息化管理經驗，讓每個人參與到信息化建設當中，讓他們充分意識到信息化的優(yōu)越性；同時大力培養(yǎng)信息化管理素養(yǎng)，使工作人員多方位、多才能發(fā)展；增強工作人員創(chuàng)新性思維及責任心，使得他們在資源管理和存儲上能夠群策群力、集思廣益，為信息管理系統(tǒng)的防護和管理的可行性打下基礎。

2.利用信息技術對數(shù)據(jù)庫服務器進行優(yōu)化，建立信息系統(tǒng)外部環(huán)境防護壁壘。（1）服務器系統(tǒng)與性能優(yōu)化。服務器是數(shù)據(jù)資源存儲與管理的核心，其服務器性能與操作系統(tǒng)的選擇關系到信息系統(tǒng)運行環(huán)境的第一道屏障是否安全有效。通常服務器操作系統(tǒng)要比普通操作系統(tǒng)更加穩(wěn)定及安全，為此選擇一款相適應的服務器操作系統(tǒng)對信息系統(tǒng)安全保障是極其有利的。例如，目前比較熱門的操作系統(tǒng)windows2012r2服務器版，它具有強大的安全性、保障性及獨樹一幟的虛擬存儲管理特性，且操作相對簡單，對于高校檔案館來說起到一箭雙雕的作用。另外，通過采取一些技術方法對服務器性能進行優(yōu)化。如通過設立二級身份認證來用以封堵隱私漏洞及特權賬號、系統(tǒng)轉存等漏洞；安裝防惡意代碼軟件，并及時更新防惡意代碼軟件版本和惡意代碼庫；操作系統(tǒng)遵循最小安裝的原則，系統(tǒng)補丁及時更新；隨時在網絡邊界處監(jiān)視端口掃描、留意木馬攻擊、IP碎片攻擊和網絡蠕蟲攻擊等攻擊行為，使得數(shù)據(jù)資源安全性最大化。（2）檔案數(shù)據(jù)庫自身性能優(yōu)化。在檔案館信息管理系統(tǒng)中，通常都有一個用以存放數(shù)據(jù)資源的數(shù)據(jù)庫，不同管理系統(tǒng)用不同的數(shù)據(jù)庫，無論使用哪種數(shù)據(jù)庫，對數(shù)據(jù)庫自身性能的設置與優(yōu)化，對于檔案信息管理系統(tǒng)的順利運行與檢索利用都起著關鍵性作用。為此，首先在數(shù)據(jù)庫版本的選擇上應盡可能選擇較新版本，因為每個軟件的新版本性能及兼容性都要比舊版本有所提高，更易于管理。像SQLService數(shù)據(jù)庫，其2008年之前的版本對于非結構化數(shù)據(jù)的管理不是很占優(yōu)勢，而2008年后的版本則對非結構化數(shù)據(jù)有了相應的解決方案，為不同結構數(shù)據(jù)存儲打開了便捷之門。其次，在數(shù)據(jù)庫性能方面，可以通過對數(shù)據(jù)庫實例配置或用SQL語句優(yōu)化來提高數(shù)據(jù)庫吞吐量、相應時間、容錯能力等性能[2]3。最后，采取一些技術方法來優(yōu)化數(shù)據(jù)庫安全性能，如對數(shù)據(jù)庫訪問權限及數(shù)據(jù)庫對象安全性進行核查；設立數(shù)據(jù)有效性檢驗功能，保證通過人機接口輸入或通過通信接口輸入的數(shù)據(jù)格式或長度符合系統(tǒng)設定要求；監(jiān)控數(shù)據(jù)庫狀態(tài)，尋找數(shù)據(jù)庫性能瓶頸；定期對數(shù)據(jù)庫存儲檢查，對數(shù)據(jù)庫碎片進行重組、數(shù)據(jù)分析及容量規(guī)劃；定期對數(shù)據(jù)采取多樣備份以應對在非正常狀態(tài)下的數(shù)據(jù)恢復等，盡可能保證數(shù)據(jù)庫性能最優(yōu)化。

3.優(yōu)化信息管理系統(tǒng)配置，實現(xiàn)信息資源內部管理最優(yōu)化。檔案信息管理系統(tǒng)是檔案信息化建設中數(shù)據(jù)管理的倉庫，它管理資源的好壞直接關系到信息化后期建設的發(fā)展。當前市場上檔案信息管理系統(tǒng)種類繁多，功能強大，適合高校的品種很多，但大多數(shù)管理系統(tǒng)只能滿足檔案信息資源管理共性而不能滿足個性需求，為此首先在認真調研基礎上選擇一款適合自己院校的信息管理軟件來滿足基本功能需求，最重要的是具有可以實現(xiàn)系統(tǒng)二次開發(fā)性能及能與校級OA系統(tǒng)對接[3]9。其次，根據(jù)高校自身數(shù)字資源特點來開發(fā)檔案資源管理系統(tǒng)的各項功能，巧妙地將各類功能結合起來進行優(yōu)化配置，最大程度實現(xiàn)自身個性需求。如通過配置系統(tǒng)內各門類數(shù)字資源錄入規(guī)則，剔除錯誤數(shù)據(jù)、不規(guī)范數(shù)據(jù)和無用數(shù)據(jù)，來釋放數(shù)據(jù)庫存儲空間；通過啟用訪問控制功能，依據(jù)安全策略控制用戶對資源的訪問；根據(jù)權限需求下放各個端口給用戶，來保證每個用戶權限獨立，杜絕幾個人共同使用一個權限的現(xiàn)象出現(xiàn)；通過及時刪除多余的、過期的賬戶，來避免共享賬戶的存在；通過提供用戶身份標識唯一和鑒別信息復雜度檢查功能，來保證應用系統(tǒng)中不存在重復用戶身份標識，身份鑒別信息不易被冒用；通過實行個人對個人數(shù)據(jù)負責的方式，杜絕非相關人員對數(shù)據(jù)的操作，加強數(shù)據(jù)安全保密性，盡可能做到數(shù)據(jù)管理最優(yōu)化。

4.利用信息系統(tǒng)全文檢索與信息化挖掘技術結合，實現(xiàn)人性化檢索服務。借助信息挖掘技術與信息管理系統(tǒng)全文檢索技術相結合方式，對數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中數(shù)字資源進行深層整理、分析、篩選，挖掘出更有利用價值的數(shù)據(jù)，將這些數(shù)據(jù)結合系統(tǒng)全文檢索功能，提供操作簡單、響應在秒級以內的關鍵詞常規(guī)檢索服務，同時還提供各種智能化搜索服務分析，實現(xiàn)遠程服務利用，實現(xiàn)辦公效率最優(yōu)化、資源利用價值最大化。

5.建立完善數(shù)字化外包監(jiān)督審查制度，保障信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)質量體系。數(shù)字化建設中對數(shù)字外包工作實行全程監(jiān)管，保障檔案實體安全，利用信息技術對USB端口及外網進行控制，同時將IP地址的限定結合信息管理系統(tǒng)用戶權限密級設置，令信息管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)資源安全性及保密性實現(xiàn)最大化[4]86?？傊行У臋n案信息管理系統(tǒng)的安全防護與優(yōu)化管理是高校檔案信息化建設的關鍵性一步，如果能很好地開發(fā)利用各類信息化技術來優(yōu)化信息系統(tǒng)的防護與管理，不僅會使得各類數(shù)字資源管理變得更加規(guī)范，存儲空間更加合理，而且對于整合各類資源進行跨平臺對接起到了有效的推進作用，最終實現(xiàn)檔案信息化工作的“信息化”真正意義，充分發(fā)揮檔案的利用價值。

參考文獻

[1]國家檔案局.檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求[EB]，2016（1）.

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檔案是國家的歷史財富，是一種豐富而廣泛的信息資源，是國家信息資源的非常重要的組成部分，具有重要的歷史價值。并且，隨著科學技術的迅猛發(fā)展，計算機技術、通訊技術、網絡技術等高新技術正在日益滲透到社會各個領域，辦公自動化技術的普及應用無紙化辦公、網絡文件傳輸、網上辦公等現(xiàn)代化手段的實現(xiàn)，產生了大量的數(shù)字形態(tài)保存的信息電子文件。它非?？陀^地記錄了人類社會活動的方方面面，如何把這些有價值的電子文件歸檔，使其能夠進行系統(tǒng)的一站式的工作，是檔案工作者迫切所要研究和解決的重大課題。

社會的發(fā)展，科技的進步，不但使通過計算機管理檔案成了現(xiàn)實，計算機檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應用，更使檔案管理信息化建設得到了不斷發(fā)展，可以說，管理信息系統(tǒng)的實施在技術上已逐步成熟。管理信息系統(tǒng)是一個不斷發(fā)展的新型學科，檔案管理要生存發(fā)展，就必須加強管理并且根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要點中的：信息化方向。這一要求。使得將檔案信息化建設作為對企業(yè)檔案工作的方向性要求，對企業(yè)檔案信息化提出了目標和原則，對電子文件的歸檔存儲、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，網絡化服務，電子檔案安全保管等提出了原則性要求。因此建立與自身特點相適應的管理信息系統(tǒng)是必要的。

1 企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建立的重要性

由于知識型企業(yè)構成本身就是一種動態(tài)的組織結構，其檔案的載體形式、形成方式、運行程序、管理模式也將是一種復雜化的、流動的狀態(tài)，這勢必對學術界認定多年的檔案全宗理論，價值鑒定原則，統(tǒng)一收集、保管、整理的范圍、方式、方法、標準等傳統(tǒng)理論帶來沖擊。原來檔案管理處理中心進行信息管理的主要方式是基于手工處理，最多是用計算機的文本系統(tǒng)打印一些清單，信息處理工作量大，容易出錯，時間一長，將產生大量的文件和數(shù)據(jù)丟失，如果電子文件發(fā)生了丟失情況，那么這樣就會不利于文檔查找以及維護，在信息系統(tǒng)規(guī)范上面就比較利于達成目標，這樣所產生的困難是可想而知的。隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發(fā)揮著越來越重要的作用?，F(xiàn)在建立的檔案管理系統(tǒng)，把檔案的存檔和借閱管理等日常管理工作實行計算機統(tǒng)一管理，以提高工作效率和管理水平，能隨時查詢檔案的庫存量，以便及時、準確、方便地為設計人員提供借閱信息。作為計算機應用的一部分，使用計算機對檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點，例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點能夠極大地提高檔案管理的效率，也是企業(yè)科學化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件。

2 關于企業(yè)的信息管理系統(tǒng)

置身于企業(yè)信息集成系統(tǒng)中，企業(yè)檔案工作者將發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案發(fā)生了非常巨大的變化。首先是企業(yè)檔案載體的轉變。在企業(yè)實現(xiàn)計算機全程管理后，適時實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠近傳遞交換和處理。在企業(yè)進行各項的管理活動中，電子文件它以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。比如說，在進行生產或者說是開發(fā)一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且顯得會更加有意義。

還有就是企業(yè)檔案的分類變化的情況。像有的企業(yè)關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份比較完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)當中去了，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產、經營、管理等各方面狀況，分類也將更為詳細、更科學、更規(guī)范。此外、在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業(yè)檔案工作者以參加科研產品鑒定、重要設備開箱及重要建設項目、技術改造竣工驗收作為對其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導和接收就顯得有些滯后了?！霸陔娮迎h(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說企業(yè)檔案人員如果不進入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者再也沒有辦法去坐等檔案的最后形成以及歸檔了。他們必須應當在產生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導以及相關職能。比如說在進行計算機輔助設計過程中，要求計算機詳細記錄設計、加工過程中的原始資料及相應的更改信息，要在不同的版本上注明當前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業(yè)檔案工作者要在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，應當懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性以及實時性，掌握好電子檔案信息的收集以及其管理的相關工作。

3 努力做好檔案系統(tǒng)管理工作

網絡系統(tǒng)通過利用檔案服務是檔案利用工作的新領域，要求檔

案工作者和社會利用者樹立新的檔案利用理念。對于檔案館及其工作人員來說重點在于利用方式的變革，利用范圍的擴大，利用對象的拓展，以及努力提高檔案信息對社會發(fā)展的貢獻率等方面觀念的建立和意識的強化。

根據(jù)檔案利用工作的特殊性，網絡系統(tǒng)中開放的檔案還應區(qū)分無條件利用和有條件利用兩部分。無條件利用的檔案信息供任何身份的利用者隨時自由利用，而有條件的檔案信息，必須要經過身份確認并實行有償?shù)姆?，這部分檔案信息經過雙層加密，利用者辦理一定手續(xù)后才能獲得使用密碼，于規(guī)定時間內在網上獲得閱讀利用所需檔案的一些機會。

4 總結語

隨著信息化程度的提高，組織的生產、經營方式正在逐漸走向自動化、智能化，電子商務等現(xiàn)代信息技術的在組織活動中的應用，導致了大量的電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理方式會越來越無法適應現(xiàn)在的步伐了。

總而言之，信息化是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的非常重要的方向，檔案信息也是經濟發(fā)展的重要保證。所以說，我們必須加快檔案管理者知識結構的更新速度，從而加快實現(xiàn)檔案管理信息化建設的進程。檔案工作者只有通過審時度勢，善于用一種新的思維、新的思路、新的方法，這樣才能夠去解決一些檔案工作中遇到的新矛盾和新得到的問題，從而進行不斷地挑戰(zhàn)規(guī)則，這樣才能夠永葆檔案工作的青春與活力！

參考文獻

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1 制度安全

《國家行政機關公文處理辦法》所包括的公文辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列工作都是基于紙質公文制定的。其中，紙質公文的管理是由文秘部門或專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。電子公文檔案和紙質檔案的保密一樣，需要具備高度的保密意識和相關的專業(yè)知識。電子公文檔案由于其自身的特點，不但能無限制地復制，還能進行編輯和修改。因而，其保密性更應該被重視，對系統(tǒng)安全保密的任務也更加嚴峻。要從制度上加強對檔案管理人員的培訓和管理，針對電子文件的這些特殊性給予更多關注，有目的地加強他們的檔案安全保密意識和相關專業(yè)知識。電子公文從文件向檔案轉化以及存儲、利用等環(huán)節(jié)都需要有指定專人，各人對自己的工作環(huán)節(jié)負責。制度安全措施是電子公文檔案管理安全機制的保障。

2 物理安全

物理安全策略的目的是保護數(shù)據(jù)庫存儲介質、網絡服務器、應用程序服務器、打印機和通信鏈路等物理實體免受自然災害、人為破壞和攻擊。確保系統(tǒng)有良好的電磁兼容環(huán)境、建立完備的安全保護措施防止非法進入系統(tǒng)操作環(huán)境和各種盜竊、破壞措施發(fā)生。

系統(tǒng)的光存儲方案從另一層面保證了數(shù)據(jù)的安全性。磁、光、電三種存儲介質中，光盤的壽命最長，可達到50年以上，可用作長期存儲數(shù)字化公文的介質。而磁、電存儲介質的壽命較短，只能用作臨時存儲數(shù)字化公文的介質。由于一次性寫入光盤具有一次寫入多次讀出、不能改寫、不受磁沖擊、離線存儲不耗電、存儲壽命長的特點，所以，本文采用一次性寫入光盤存儲電子公文檔案。

有了物理安全措施，就可以保證電子公文檔案信息載體的安全和系統(tǒng)設備硬件的正常運轉，使系統(tǒng)的實體硬件不受自然和人為破壞，為系統(tǒng)安全建立了良好的前提。

3 網絡安全

網絡安全措施是主要針對電子公文檔案管理系統(tǒng)所運行的網絡及其節(jié)點所面臨的網絡攻擊威脅和系統(tǒng)的脆弱性而采取的保護措施。電子公文檔案系統(tǒng)最大的優(yōu)越性就是用戶在異地可以通過網絡方便地利用。因此，網絡安全就成為用戶真實有效地利用檔案的保障。這也是系統(tǒng)安全機制的重要內容。

保證網絡安全主要采用物理隔離、應用防火墻以及網絡身份認證等安全措施。本文在項目實施中，使數(shù)據(jù)庫服務器和提供遠程訪問的Web服務器分離，在Web服務器和接入Internet的路由器之間安裝了防火墻，為網絡安全提供了硬件支持。嚴格、分等級的網絡用戶身份認證保證了通過Web訪問系統(tǒng)的用戶合法性。

4 數(shù)據(jù)庫安全

安全性對于一個數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來說至關重要，所謂數(shù)據(jù)庫的安全性，是指保護數(shù)據(jù)庫避免不合法的使用，以免數(shù)據(jù)的泄露、更改或破壞。

本文在項目實施中選用的是最成熟的非關系全文檢索數(shù)據(jù)庫Trip。Trip數(shù)據(jù)庫的安全機制是多層次的，系統(tǒng)的登錄采用用戶身份認證的方法；對于數(shù)據(jù)庫的訪問采用授權的方法，在數(shù)據(jù)庫級、記錄級、字段級三個層面分別進行授權，控制用戶的訪問權限和訪問內容；當數(shù)據(jù)庫意外發(fā)生破壞時，可以進行數(shù)據(jù)庫的恢復，甚至可以根據(jù)日志文件進行跟蹤、審核，找出破壞的原因；對數(shù)據(jù)庫的備份，可以簡單地將數(shù)據(jù)庫BAF文件進行整體備份，當該文件比較大時，甚至可以對數(shù)據(jù)庫進行拆分和合并處理。

TRIP有四級用戶權限：系統(tǒng)管理員（system）、文件管理員（文件經理FM）、用戶管理員（用戶經理UM）和一般用戶（user）。每個TRIP系統(tǒng)只有一個系統(tǒng)管理員，其用戶名為system，他有完全的、最高系統(tǒng)權限，只有他才可以生成文件管理員、用戶管理員。文件管理員（FM）有權建造數(shù)據(jù)庫，并授權給用戶或用戶組去訪向該數(shù)據(jù)庫。只有經他授權的用戶（包括生成文件管理員的系統(tǒng)管理員）才能使用他生成的數(shù)據(jù)庫。用戶經理（UM）有權建立新的用戶或用戶組。一個TRIP系統(tǒng)可以有不限量的文件經理或用戶經理。如圖1所示。

圖1 TRIP用戶權限圖

5 應用程序安全

管理電子公文檔案的應用程序安全是系統(tǒng)安全的核心。為了確保電子檔案的安全性，本文在業(yè)務系統(tǒng)應用程序中建立了一套完整的安全機制，首先從源頭上確保檔案數(shù)據(jù)的安全。同一單位中的不同部門可共用一套電子公文檔案管理系統(tǒng)。但按照檔案的類別，每個部門管理員分別建立自己的數(shù)據(jù)庫并管理自己的檔案，如果他不授權給別的部門（或個人），那么，別人也無權查看，更無權管理。每個部門是TRIP中的組，部門中的人員即是該組中的用戶。部門管理員默認授權給部門組。對于WEB檢索，提供三種權限的操作：只能查看檔案目錄、可以在線查看檔案原文但不能下載、能看能下載，系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的權限控制其進行相應的操作，嚴禁越權操作。

當然，為了系統(tǒng)的安全性，系統(tǒng)需要定期或不定期（人工）地備份數(shù)據(jù)庫，而一旦歸檔，所有的歸檔文件將寫入不可擦寫的光盤中，光盤放在光盤庫中，同時服務器硬盤的歸檔文件將全部刪除，使之成為不可修改的真正意義的檔案。