導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇電子合同檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

當下正處于信息化時代，檔案管理工作突破了傳統(tǒng)形式的管理模式，即拋棄紙質(zhì)管理方式應(yīng)用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優(yōu)勢，能夠有效地提高管理的效率，滿足現(xiàn)展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現(xiàn)在越來越多的檔案數(shù)據(jù)被建立起來，電子檔案管理會被更加廣泛的應(yīng)用于管理工作中，所以對電子檔案管理的安全加強重視具有重要的意義。

一、電子檔案管理同傳統(tǒng)檔案管理的比較

電子檔案管理充分的體現(xiàn)了現(xiàn)代化元素的應(yīng)用，例如應(yīng)用電子信息技術(shù)等形式對數(shù)據(jù)進行存儲以及管理。在應(yīng)用電子檔案的過程中，不會再涉及到紙質(zhì)檔案資料的處理環(huán)節(jié)，可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和一些專門的管理軟件進行數(shù)字化管理。電子檔案管理同傳統(tǒng)形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。

（一）歸檔時間不同。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理具有歸檔時間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時間，可以隨時隨地進行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)把文件向檔案的管理部門進行傳輸，再利用電子數(shù)碼簽名認證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對于傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案管理，主要是通過檔案管理部門進行統(tǒng)一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關(guān)部門，這些工作都是具有周期性質(zhì)的，必須要在實施前做好具有標準性的表格等材料，以方便各部門之間的發(fā)放工作以及回收。

（二）管理方式不同。電子檔案管理應(yīng)用電子編碼的技術(shù)，將各個不同的檔案文件貼上不同的標簽進行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復(fù)雜的特點。與電子檔案管理方式不同，傳統(tǒng)檔案管理因為在進行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。

（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發(fā)生老化以及變質(zhì)的現(xiàn)象，一旦發(fā)生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現(xiàn)以上問題的主要措施就是應(yīng)用安全備份等方式，并且聯(lián)合形成專門的文件管理部門，轉(zhuǎn)換文件的格式，將文件的格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)換后進行存儲。而傳統(tǒng)檔案管理存儲只需要保持紙質(zhì)的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環(huán)境卻提出了較高的要求。所以，傳統(tǒng)檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。

（四）查詢方式不同。對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。例如，查詢者只有經(jīng)過申請注冊的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統(tǒng)檔案管理要先向有關(guān)的檔案管理部門提出申請，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優(yōu)勢。電子檔案管理具有諸多的優(yōu)勢。首先，應(yīng)用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因為在歸檔的時間以及歸檔的方式都節(jié)省了大量的時間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應(yīng)用現(xiàn)代科學技術(shù)，例如應(yīng)用數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時間，采用專門的軟件對檔案的數(shù)據(jù)做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對紙張的利用，所以在環(huán)保工作中具有突出的貢獻。由于減少了對紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對樹木的砍伐，有效地保護了森林資源，具有更加重要的意義。同時，采用電子檔案管理的方式能夠降低對訂書釘、印刷和筆墨等材料的應(yīng)用。

（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應(yīng)用了科學技術(shù)增添了現(xiàn)代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對于電子文件管理工作制訂了有關(guān)的法律法規(guī)進行約束其工作行為，但是以現(xiàn)有的法律規(guī)定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當下電子檔案管理在法律規(guī)定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應(yīng)該深入的研究的內(nèi)容。其次，電子檔案管理具有的最嚴重的弊端就是文件載體容易老化以及變質(zhì)。因為如果在長期使用的情況下其很可能會造成無法讀取的狀況。一旦發(fā)生這種現(xiàn)象，就會引發(fā)文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當下有關(guān)的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護措施，防止或者避免文件載體發(fā)生老化或變質(zhì)，造成無法讀取的現(xiàn)象。例如應(yīng)用安全備份或云技術(shù)等方式，獲得了良好的保護效果。再次，電子檔案數(shù)據(jù)在進行傳輸?shù)倪^程中或在實施共享的時候，對于數(shù)據(jù)的安全保護問題也是一項要考慮的問題。當下信息技術(shù)正在高速發(fā)展，給數(shù)據(jù)信息的傳送帶來便利的同時，也產(chǎn)生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數(shù)據(jù)過程中很容易對其安全性產(chǎn)生威脅，所以應(yīng)該引起有關(guān)的管理人員的重視，并且加強防范，例如應(yīng)用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應(yīng)用電子檔案管理對于工作人員提出了較高的要求。因為在歸檔程序中具有較復(fù)雜的程序環(huán)節(jié)，并且工作繁瑣，對于技術(shù)水平的要求較高，所以需要具備高素質(zhì)能力的工作人員。

參考文獻：

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[4]董利紅.試析電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的異同點[J].陜西檔案，2015（02）.

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【分類號】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設(shè)周期長、參建單位眾多、專業(yè)復(fù)雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設(shè)單位是通過合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內(nèi)容依法維護各自的合法權(quán)益，合同又起到了一個憑據(jù)作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結(jié)合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現(xiàn)的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點及類別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復(fù)雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業(yè)性強，合同數(shù)量大，種類多。合同按內(nèi)容可分為工程建設(shè)類合同、運營管理類合同、資源開發(fā)類合同、公司人事及行政事務(wù)管理類合同及綜合類合同。工程建設(shè)類合同分為勘察、設(shè)計、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設(shè)備采購、工程、技術(shù)咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設(shè)有關(guān)的其他合同、地鐵建設(shè)工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設(shè)備合同、勞動人事合同等；

2合同檔案管理現(xiàn)狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復(fù)印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關(guān)部門審查會簽相結(jié)合的制度，每份合同都應(yīng)產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見書、財務(wù)意見、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。

2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設(shè)工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產(chǎn)生的國產(chǎn)化、科研技改合同；實業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產(chǎn)開發(fā)、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關(guān)的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復(fù)修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發(fā)利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，推行部門立卷制。

由公司檔案室負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應(yīng)分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關(guān)文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰產(chǎn)生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關(guān)系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預(yù)立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設(shè)合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關(guān)憑據(jù)材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務(wù)責任。通過歸檔制度明確合同及其相關(guān)文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導(dǎo)哪些文件材料應(yīng)歸檔范圍。例如有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應(yīng)為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無直接關(guān)系的審計材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應(yīng)歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數(shù)。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經(jīng)分公司、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。合同還應(yīng)每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關(guān)人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開展公司合同管理人員內(nèi)部培訓，提升合同管理水平。

在公司內(nèi)部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預(yù)立卷的案卷質(zhì)量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進行規(guī)范。進一步提升合同管理質(zhì)理和水平。通過內(nèi)部溝通交流，為下步實現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準備。

4.4加快合同檔案信息化建設(shè)

公司目前已開發(fā)運用合同管理系統(tǒng)用以對合同執(zhí)行情況進行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發(fā)。

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DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.01.105

0 引言

本文主要通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)招投標及合同檔案歸檔接口，基于檔案管理系統(tǒng)開辟專項管理平臺，進行招投標及合同檔案統(tǒng)一管理和利用。招投標及合同檔案存儲在非結(jié)構(gòu)化平臺，基于非結(jié)構(gòu)化平臺的大數(shù)據(jù)研究成果，開展適合招投標及合同檔案的智能查詢、自動分類、特征建模等應(yīng)用建設(shè)，及提供可視化的文檔分析管理工具，提升檔案管理及利用水平。

1 應(yīng)用開發(fā)的基本目標

（1）梳理ERP系統(tǒng)及電子商務(wù)系統(tǒng)中的招投標文件及合同檔案數(shù)據(jù)，研發(fā)基于檔案管理系統(tǒng)的批量數(shù)據(jù)歸檔傳輸接口，存儲于非結(jié)構(gòu)化平臺，利用數(shù)據(jù)分析、挖掘技術(shù)，研究各階段招投標資料及合同檔案非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動歸檔、提取、分類、聚類及語義關(guān)聯(lián)。為招投標資料及合同檔案利用奠定基礎(chǔ)。（2）開發(fā)歷史招投標檔案及合同檔案遷移工具，開展歷史數(shù)據(jù)的遷移工作，并對遷移后的數(shù)據(jù)進行驗證，保證數(shù)據(jù)遷移的完整性和準確性。（3）基于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺，提供招投標及合同檔案的信息統(tǒng)計分析功能，構(gòu)建公司全量招投標檔案及合同檔案數(shù)據(jù)一站式搜索服務(wù)，實現(xiàn)對不同類型的招投標檔案及合同檔案數(shù)據(jù)的集中檢索，解決跨系統(tǒng)、跨業(yè)務(wù)的多源信息分散搜索問題，實現(xiàn)一對一的精確檢索。實現(xiàn)圖譜化的招投標檔案及合同檔案數(shù)據(jù)動態(tài)關(guān)聯(lián)檢索、實現(xiàn)基于用戶興趣域的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)自動推送；（4）研發(fā)可視化分析技術(shù)，提供智能交互界面，實現(xiàn)招投標檔案及合同檔案的可視化分析、挖掘。最終達成招投標檔案及合同檔案資料在非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺上的統(tǒng)一存儲及智能、快速、準確的利用。（5）開展招投標及合同檔案權(quán)限控制研發(fā)，用戶的根據(jù)當前職位、當前崗位、工作歷程、參與的事項，建立用戶權(quán)限模型及實現(xiàn)檔案查詢、管理及利用的統(tǒng)一權(quán)限控制。

2 技術(shù)方案

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)

本文研究主要要求通過技術(shù)手段從數(shù)據(jù)平臺中發(fā)現(xiàn)并歸集招投標及合同檔案，具體則指通過設(shè)計的自動分類、聚類等規(guī)則實現(xiàn)招投標及合同的整理歸類，自動篩選。總體架構(gòu)如圖1：

招投標及合同檔案專項管理應(yīng)用，基于檔案管理系統(tǒng)提供的統(tǒng)一標準歸檔接口，從ERP、電子商務(wù)等系統(tǒng)采集招投標及合同檔案數(shù)據(jù)，并通過非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺進行數(shù)據(jù)存儲等。實現(xiàn)招投標及合同檔案專項業(yè)務(wù)管理水平提升。

2.2 架構(gòu)遵從

本文在概要設(shè)計、詳細設(shè)計中均遵照前期項目中的業(yè)務(wù)架構(gòu)、應(yīng)用架構(gòu)、數(shù)據(jù)架構(gòu)、技術(shù)架構(gòu)進項細化。

2.3 技術(shù)架構(gòu)

應(yīng)用展示層：主要包括綜合檢索、關(guān)聯(lián)檢索、自動推薦和可視化展現(xiàn)功能。采用JSP、Flex、Html等關(guān)鍵技術(shù)確保數(shù)據(jù)可視化效果和瀏覽器兼容性，增強用戶體驗。接口層：采用JAVA API、WebService和Http RestFull方式預(yù)留統(tǒng)一的標準接口，提供系統(tǒng)集成使用。服務(wù)層：主要包括基礎(chǔ)公共服務(wù)、業(yè)務(wù)建模及算法解析組件服務(wù)、分布式調(diào)度任務(wù)、搜索引擎服務(wù)和數(shù)據(jù)可視化組件，采用“微服務(wù)”形式隔離各個服務(wù)，為系統(tǒng)提供柔性支撐能力，并支撐應(yīng)用層實現(xiàn)。存儲層：主要包含非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲、索引數(shù)據(jù)存儲和關(guān)系數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)集成：通過統(tǒng)一的集成接口實現(xiàn)平臺、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的多源異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集成。

3 研究成果

非結(jié)構(gòu)化平臺的智能招投標檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成功徹底避免了紙質(zhì)檔案批量大，查詢不方便的問題，并且信息檢索按照檢索內(nèi)容的廣度、深度、關(guān)聯(lián)度以及智能化程度不同，檢索的結(jié)果也不盡相同。結(jié)合檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動歸集，為跨業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)使用檔案數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。以及開發(fā)了可視化工具，可以直觀、迅速地揭示數(shù)據(jù)趨勢和外露層。按目的，可視化技術(shù)又可分為三類：探索型、驗證型、表示型?？傊?，各項技術(shù)的完成都是一次重大的進步，都是順應(yīng)大數(shù)據(jù)信息時代下的潮流方向，接下來需要更加多元化的探尋非結(jié)構(gòu)化平臺的研究方向，為推動信息時代進一步發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

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【關(guān)鍵詞】合同檔案管理；風險；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國市場經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，讓以企業(yè)為主體的市場化經(jīng)營成為了中國經(jīng)濟活動的新常態(tài)。而在市場化經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各類合同和檔案，是保護和證明這些經(jīng)營活動合法性的依據(jù)，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計劃經(jīng)濟體制和經(jīng)營習慣的影響，使許多企業(yè)經(jīng)營者對于合同檔案管理工作采取了漠視的態(tài)度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風險等級。越來越多的經(jīng)驗教訓表明：只有研究和制定出切實有效的檔案管理辦法，才能從根本上規(guī)避這些風險，保證企業(yè)的健康發(fā)展和有序經(jīng)營。

2 合同檔案管理風險的主要類型

根據(jù)對多個企業(yè)合同檔案管理工作進行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風險已經(jīng)越來越多，這些風險基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導(dǎo)致的風險

上文講過，長期計劃經(jīng)濟思維和傳統(tǒng)經(jīng)I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴重漏洞和缺位，這一類的風險是目前為止最多的。具體而言，一般表現(xiàn)為以下幾條：

①合同格式錯誤與內(nèi)容缺失

雖然說中國的市場化進程已經(jīng)進行多年，但是相關(guān)的法制意識還沒有跟上。許多企業(yè)的合同經(jīng)手人沒有相關(guān)的法制觀念，對《合同法》的內(nèi)容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現(xiàn)合同格式的錯誤或者必要合同內(nèi)容的漏填，從而使合同在使用時常常處于被動地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業(yè)領(lǐng)域之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同已經(jīng)逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對于企業(yè)來說十分重要，但很多企業(yè)檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復(fù)印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業(yè)經(jīng)營者眼中都有著一個固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業(yè)經(jīng)營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產(chǎn)生了嚴重的混亂，例如遺失，調(diào)包等等。這樣不僅會影響使用，還會產(chǎn)生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國社會講究人情世故，在商業(yè)活動中更是如此，這就讓許多企業(yè)管理者在與別人訂立契約關(guān)系時一味依賴口頭或者人情關(guān)系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風險

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時間內(nèi)經(jīng)營活動存在的憑證，只要在規(guī)定的時間內(nèi)都會具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業(yè)經(jīng)營活動中遇到的情況是隨時在變化的，因此違約風險在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風險類型，必須引起足夠的重視。然而現(xiàn)在很多企業(yè)經(jīng)營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經(jīng)營過程中經(jīng)常出現(xiàn)隨意毀約、違約的現(xiàn)象。再加上上文提到的幾條風險的共同作用，往往使得企業(yè)在違約之后面臨嚴重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展。

2.3 保存過程中的安全風險

合同檔案的妥善保存，對于其被正常使用并在關(guān)鍵時刻發(fā)揮法律效力是十分重要的，然而，現(xiàn)在很多企業(yè)的檔案管理者對這一塊的責任落實情況令人堪憂。不管是以往的紙質(zhì)合同檔案還是現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統(tǒng)紙質(zhì)合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時代，網(wǎng)絡(luò)被攻擊、電腦被侵入造成的安全風險也是十分嚴重的，所以，不論何種條件下做好、做細合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規(guī)避風險的具體措施

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一份經(jīng)濟合同從簽定到付款完結(jié)，會涉及到業(yè)務(wù)、紀檢、法務(wù)、行政、財務(wù)等多部門，需要逐級審批。顯而易見，在傳統(tǒng)合同管理模式下，部門間審批流轉(zhuǎn)的效率很低。

(二)部門間流轉(zhuǎn)的規(guī)范性控制不夠

在紙質(zhì)合同流轉(zhuǎn)過程中，原先需要多部門審批的，由于管理不到位，存在該審批未審批的情況，加大了合同支付風險。

(三)合同的分類、檢索以及信息匯總功能較弱

由于醫(yī)院合同數(shù)量多、類型雜以及執(zhí)行周期長等諸多原因，導(dǎo)致傳統(tǒng)合同管理模式下，普遍存在文檔管理較散亂、不統(tǒng)一，合同信息匯總困難等問題，特點是分期付款或后期質(zhì)保金支付類的長周期合同，合同檢索都會遇到困難。

二、電子化合同管理流程模型

(一)合同文本模版的規(guī)范性

根據(jù)合同的類型，由法務(wù)人員擬定不同的合同文本模版，[1]從條款應(yīng)用的完備性、內(nèi)容周嚴性、規(guī)定具體性進行把握，可以加快合同簽訂的效率，保證合同的嚴謹。

(二)各部門審核通過的強制性

作為一項突出優(yōu)勢，電子化合同從程序上對審核流程進行限定，即只有所有部門審核通過后才能夠進入付款程序，這樣有效避免了未規(guī)范化審核的合同直接進行了付款，大大降低了支付風險。下圖是財務(wù)部門的合同管理操作界面，只有完成所有審核的合同才能進入財務(wù)人員的操作界面。

(三)建立電子化合同臺帳，合同流轉(zhuǎn)清晰明了

合同電子化臺帳是對合同基礎(chǔ)信息的逐項錄入，生成合同基本信息數(shù)據(jù)表。根據(jù)合同名稱、編號，可以查詢到所需的信息，這樣合同的當前流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、合同進度以及付款期限一目了然，大大提高了財務(wù)付款環(huán)節(jié)的準確性。

(四)建立起規(guī)范的電子化檔案管理模式

通過全過程封閉式電子化管理，對合同執(zhí)行科室，合同主體資格相關(guān)內(nèi)容，合同期限，合同金額，付款計劃等內(nèi)容進行電子登記，存入合同電子稿，確保合同檔案內(nèi)容齊全，增強合同行為可追溯性，合同檔案內(nèi)容可以實時追蹤，隨著合同種類、數(shù)量大幅度增加，電子化檔案管理具有傳統(tǒng)合同檔案管理無可比擬的優(yōu)勢。

篇6

（一）議“專業(yè)性”與“實用性”的關(guān)系

檔案管理是一門專業(yè)學科，這已是共識。既然是學科，就需要專業(yè)人才進行管理。以我們公司為例，每年經(jīng)營管理中產(chǎn)生的檔案數(shù)量級并不大，種類也遠算不上“繁多”，調(diào)閱使用的頻次更是稀疏，因此無論是數(shù)量還是難度都無需匹配專業(yè)科班人員。由于專業(yè)領(lǐng)域較為狹窄，往往造成“專業(yè)性”與“實用性”的矛盾。

說到實用性，檔案的價值真諦即在于實用。如何能快速、準確的調(diào)閱到想要的檔案是我們最實用的需求。因此檔案的管理與索引從實用角度來說，無需用上所謂專業(yè)復(fù)雜的分類索引，而是找出檔案專業(yè)知識與本企業(yè)特點相結(jié)合的方法即可，即“適度專業(yè)、因地制宜”，將專業(yè)性與實用性結(jié)合起來。

（二）議檔案管理“標準”與“素質(zhì)”的關(guān)系

檔案管理在于標準，但更在于培養(yǎng)素質(zhì)。標準是從穩(wěn)定的業(yè)務(wù)形態(tài)中提煉出的共性指標。建立標準就要有兩個必要條件，一是穩(wěn)定的業(yè)務(wù)形態(tài)，二是提煉歸納。那么在標準出臺之前，如何確保秩序呢？我想這就要培養(yǎng)素質(zhì)了。這也符合人類社會的發(fā)展邏輯，如：人類也是先有人心向善的素質(zhì)，后有匡扶正義的法律。當然，法律反過來也會促進素質(zhì)的提升，這是辯證關(guān)系。

當然，不可否認，盡快出臺統(tǒng)一標準也是改善目前現(xiàn)狀的必要策略，但在此仍要呼吁大家主動培養(yǎng)檔案意識和素質(zhì)，讓標準和素質(zhì)彼此結(jié)合起來，雙向發(fā)揮其辯證作用。

（三）議檔案“集中”管理與“分級”管理的關(guān)系

檔案是集中管，還是分級管，公司團隊中多年來都有不同的認知。由行政部門集中管理，優(yōu)勢在于標準統(tǒng)一、責任明確；但其劣勢也很多，比如集中保存風險、容納場地較大、業(yè)務(wù)差異造成的分類不合理、不科學等等。綜合來看，集中管理更適用于規(guī)模小、數(shù)量少、業(yè)務(wù)種類單一、規(guī)模穩(wěn)定的企業(yè)；而對于業(yè)務(wù)種類多元、處于擴展階段的企業(yè)來說，檔案的集中管理與分級管理相結(jié)合勢在必行。既然是集中管理與分級管理相結(jié)合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是總體統(tǒng)一、相互協(xié)同，專業(yè)區(qū)分，彼此勾稽：

（四）議“編碼”勾稽與“物理”勾稽的關(guān)系

在電腦系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計中，為避免無效冗余，節(jié)省存儲空間，應(yīng)盡量減少同一信息在不同維度或區(qū)域的重復(fù)存儲。同理，在檔案管理中，這也是一種高境界的追求。

現(xiàn)實中，在規(guī)范的編碼規(guī)則體系建立之前，如何能夠有效的勾稽各類檔案呢，就產(chǎn)生了一個略顯“笨拙”的辦法――物理勾稽，即：就是將同一檔案進行復(fù)印，將復(fù)印件物理連接于勾稽對象上，從而避免了夸板塊查詢。但是，物理勾稽的缺點也顯而易見，它將同一信息在多地重復(fù)存儲，即浪費空間，也無法有效使查詢者“止步”于某層信息，由于所有信息物理的連接在一起，查詢者可以不分權(quán)限的“一覽無余”。為此，編碼勾稽必不可少。

編碼勾稽就是將不同檔案通過編碼字段連接在一起，這些相關(guān)聯(lián)的檔案平日里根據(jù)其屬性各存于不同的區(qū)域，只有在需要的時候才會通過編碼“聚首”，當然這就要求在檔案上準確注明勾稽對象的編碼。

本人認為，揚長避短，相互結(jié)合的發(fā)揮兩種方式的優(yōu)點是明智選擇。即，編碼、物理相結(jié)合，篇幅適度、關(guān)聯(lián)緊密或?qū)偻豁椖康臋n案除用編碼方式外同時用物理方式；篇幅較長的及常規(guī)檔案用編碼方式：

例如：以某市場調(diào)研項目為例，檔案形成的主要步驟如下：

1.項目立項及過程中的請示報告、會議紀要、簡報等走公司公文簽批流程，最后納入綜合部文書檔案管理，綜合部對其編文書檔案編號，同時項目主控部門留存復(fù)印件作為項目檔案專項保存；

2.項目具體的調(diào)查研究方案以及執(zhí)行過程中的數(shù)據(jù)分析、圖紙影音、文書表格、實驗記錄及其他各類業(yè)務(wù)過程記錄等納入項目檔案，項目主控部門自行保存；

3.項目過程中的對外合作合同，納入合同檔案保存，由合同主控部門（審計監(jiān)察部）編合同檔案編號，同時注明與其關(guān)聯(lián)的請示文書的檔案編號，使其與文書檔案形成勾稽；合同復(fù)印件由項目主控部門作為項目檔案自行保存；

4.項目經(jīng)費支出將形成會計檔案，會計檔案由財務(wù)部編碼，但應(yīng)同時注明對應(yīng)的合同檔案編號，使其與合同檔案形成勾稽；

5.項目調(diào)研結(jié)論及結(jié)項總結(jié)應(yīng)以報告形式經(jīng)公司公文流程正式上報，最終由綜合部編文書檔案編號存檔，項目主控部門留存復(fù)印件納入項目檔案。

至此，該示例中的各個角色手中應(yīng)有的檔案如表1：

（五）議“電子”檔案與“紙質(zhì)”檔案的關(guān)系

公司辦公區(qū)每個人每天都在產(chǎn)生電子檔案，尤其隨著OA系統(tǒng)的上線及使用的深化，電子檔案已占檔案的很大比重。但是，電子檔案保存分散，易于修改，給管理帶來了很大難度，也不可能取代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案仍具有不可替代性。因此，僅僅保存郵件、短信記錄、聊天記錄以及個人電腦中的資料是遠遠不夠的。電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保存，“紙質(zhì)為本，電子備查”可作為處理電子檔案與紙質(zhì)檔案之間關(guān)系的原則。

電子檔案方面：

1.可以逐漸推進個人辦公“云存儲”，即每個人的電子檔案存于公司機房的服務(wù)器中，便于實現(xiàn)操作日志的追蹤追溯，也提升了信息的安全性。

2.如OA系統(tǒng)上的電子審批能夠替代紙質(zhì)審批后，電子流轉(zhuǎn)的單據(jù)、憑證、公文應(yīng)定期打印，形成紙質(zhì)檔案另行存儲，即系統(tǒng)上的電子審批記錄與打印出來的紙質(zhì)審批記錄同時保存。

3.如上文所述，?y一電子文件名的命名規(guī)則，同時各部門經(jīng)理要把關(guān)所轄員工的電子檔案分類方式，即每年確定一次所轄崗位電腦中各級文件夾的邏輯結(jié)構(gòu)，員工只需將所產(chǎn)生的電子文檔按照規(guī)范的文件名進行命名，并存入已經(jīng)確定好的文件夾中即可。

紙質(zhì)檔案方面：

部門負責人應(yīng)在年初參照上述電子文件夾的層級結(jié)構(gòu)為每個崗位建檔，比如參照上述文件夾結(jié)構(gòu)，實際配置各類大小文件盒，產(chǎn)生電子文檔后，除在電腦中存入對應(yīng)文件夾外，還應(yīng)將最終版打印出來放入對應(yīng)盒中，各類無電子版的紙質(zhì)文檔（如檢查記錄、收到的紙質(zhì)文檔等）也同樣及時對號入座，存入既定文件盒中，這樣確保紙質(zhì)文檔大于電子文檔（最終版），實現(xiàn)紙質(zhì)、電子同步存檔，也為“四標”體系審核打好基礎(chǔ)。

二、加強企業(yè)檔案管理的新思路

上述文字林林總總散議了檔案管理中個人認為較為重要的關(guān)系，總結(jié)起來要義如表2：

（一）在檔案團隊建設(shè)上

1.以實用為目標，結(jié)合檔案知識，總部設(shè)立專職文檔管理員，負責文檔簽批流轉(zhuǎn)和整體檔案的組織管理；各事業(yè)部、業(yè)務(wù)板塊設(shè)立專（兼）職文檔管理人員，負責本板塊的檔案管理，并配合總部檔案工作。

2.加強團隊檔案素質(zhì)培養(yǎng)，強化培訓，強調(diào)檔案工作人人有責，人人參與的理念，尤其強調(diào)部門負責人要切實履行職責，檔案工作重在平時。

（二）在檔案管控機制上

1.綜合部牽頭建立檔案相關(guān)標準，尤其是編碼標準、命名標準、立卷裝訂標準，建立監(jiān)管機制，對事業(yè)部和板塊進行檢查。

篇7

1. 工商檔案涵義

 

工商檔案是一種專門的獨立的檔案， 它是工商管理機關(guān)對市場經(jīng)濟活動依法進行計劃經(jīng)濟管理的重要依據(jù)和憑證。

 

2. 工商檔案的特點

 

2.1工商檔案主要種類

 

工商檔案主要的種類有：企業(yè)登記檔案、個體工商業(yè)戶登記檔案、商標檔案、經(jīng)濟合同檔案和經(jīng)濟案件檢查檔案五個門類。工商檔案的類型有很多，并且每個類別都有自己的體系， 檔案的 ，都有自己特別的形式。管理工商檔案有一般適用的方法，也有自己獨特的形式[1]。

 

2.2工商檔案特點

 

2.2.1 工商檔案的靜態(tài)性

 

靜態(tài)性主要是指工商檔案管理呈現(xiàn)一種靜止的狀態(tài)，主要有經(jīng)濟糾紛案件檔案和經(jīng)濟合同檔案。經(jīng)濟案件檢查檔案是工商管理部門對各種違法違章經(jīng)濟活動進行查處形成的材料， 包括發(fā)案材料調(diào)查取證材料、筆錄材料、結(jié)案材料等。這些材料一旦形成，所記載和反映的事物就不再變更。事后調(diào)查的主要是原始的材料。這類檔案的用處主要是便于調(diào)查原有的資料。

 

2.2.2工商檔案的動態(tài)性

 

這是指檔案材料形成以后， 材料的數(shù)字和內(nèi)容帶要經(jīng)常變更， 呈現(xiàn)一種動態(tài)的變換。這類檔案包括企業(yè)登記檔案、個體工商業(yè)戶登記檔案和商標檔案，這屬于檔案的動態(tài)性。以企業(yè)登記檔案為例， 一個企業(yè)從開業(yè)到結(jié)束需要的材料有企業(yè)籌建、開業(yè)、資質(zhì)驗證、年檢換照、名稱變更、經(jīng)營機制轉(zhuǎn)變等方面的材料。在營業(yè)期間， 無論是企業(yè)法人和企業(yè)性質(zhì)的變更， 還是經(jīng)營范圍和經(jīng)營地址的變更等等， 職能部門都必須依據(jù)原有的檔案隨時辦理和記載其變更情況， 離開了這些檔案， 職能部門就無法正常開展工作[2]。這類檔案的利用體現(xiàn)為現(xiàn)行機關(guān)從事本職工作提供必備的依據(jù)上。

 

3.對工商檔案管理形式的探討

 

因為工商檔案具有靜態(tài)性和動態(tài)性兩個特征，所以管理的時候不能搞一般化，而應(yīng)該具體問題具體分析，采取“ 統(tǒng)分結(jié)合， 以統(tǒng)為主” 的綜合化管理形式。

 

對于第一種類型的檔案， 因其相同于一般專門檔案， 具有靜態(tài)性的特征， 可以納入綜合檔案室集中統(tǒng)一保管。即： 經(jīng)檢檔案按“ 一案一卷” ， 經(jīng)濟合同檔案按“ 一事一卷” 的原則， 由職能部門整理立卷，逐年度向綜合檔案室移交。綜合檔案室根據(jù)全宗內(nèi)全部檔案的情況， 統(tǒng)一分類、排列、編號、統(tǒng)計、編目、提供利用等綜合管理。

 

對于第二種類型的檔案， 因其是職能部門日常工作必備的依據(jù)， 則應(yīng)由職能部門設(shè)專人專柜保管。文件材料整理立卷， 檔案的編號編目， 日常提供利用均由職能部門進行， 綜合檔案室對其進行目錄管理，并負責檔案統(tǒng)計及其它業(yè)務(wù)的監(jiān)督指導(dǎo)。如企業(yè)登記檔案， 按誰發(fā)照誰立卷的原則， 由企業(yè)登記部門分籌建企業(yè)、企業(yè)法人登記、無企業(yè)法人的營業(yè)登記和歇業(yè)企業(yè)登記四種類型分別立卷、編號， 建立登記臺帳。編制案卷目錄， 然后根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)， 分別不同類型， 建立企業(yè)分類卡片。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中，企業(yè)登記檔案呈動態(tài)， 應(yīng)由企業(yè)登記部門設(shè)專人專柜延續(xù)保管使用。案卷目錄交綜合檔案室保存一份，以便綜合檔案室對其進行監(jiān)督管理。

 

企業(yè)歇業(yè)后， 檔案材料由動態(tài)轉(zhuǎn)化為靜態(tài)， 其保管形式應(yīng)按靜態(tài)檔案處理， 即將歇業(yè)企業(yè)原有的檔案抽出組卷， 按歇業(yè)登記時間先后。

 

對兩種管理形式的思考由于主管部門對工商檔案管理形式尚沒有統(tǒng)一的規(guī)范， 其管理形式往往各行其是， 有的強調(diào)集中統(tǒng)一管理， 搞一刀切， 要求把機關(guān)全部檔案集中于檔案室保管， 其結(jié)果， 因有些材料變動頻繁， 給檔案的管理和機關(guān)的日常工作造成不便;有的強調(diào)使用方便，將檔案材料分散到各個職能部門保管， 使綜合檔案室徒有虛名， 其結(jié)果， 違背了綜合管理的原則， 破壞了全宗內(nèi)檔案的完整性。這兩種管理形式， 都具有一定的片面性，對于工商檔案的管理都是不可取的。

 

4.工商檔案管理該如何發(fā)揮作用

 

4.1 完善制度，強化管理

 

制定工商檔案管理的詳細制度，加強對各個檔案的管理機，分類建立檔案管理室。此外可以建立電子檔案管理，促進工商檔案管理電子化，建立企業(yè)登記電子化的工商管理檔案數(shù)據(jù)庫，完善工商信息。

 

4.2 提高工商行政管理系統(tǒng)監(jiān)管執(zhí)法和消費維權(quán)整體水平

 

提升服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展效能通過企業(yè)信用分類監(jiān)管檔案、個體工商戶分層類監(jiān)管檔案、商品交易市場分類監(jiān)管檔案的綜合利用，完善12315信息系統(tǒng)、打擊傳銷規(guī)范直銷系統(tǒng)、公平交易執(zhí)法辦案系統(tǒng)，建立上下聯(lián)動、快速反應(yīng)的綜合指揮調(diào)度平臺，形成信息互通、業(yè)務(wù)聯(lián)動的市場主體監(jiān)管機制，提升監(jiān)管執(zhí)法、消費維權(quán)的整體水平和服務(wù)效能[3]。

 

4.3 轉(zhuǎn)變管理觀念和方式，將檔案進行系統(tǒng)化分類

 

轉(zhuǎn)變我國對于工商檔案管理的管理觀念。經(jīng)濟的發(fā)展帶來了互聯(lián)網(wǎng)的變化，以前紙質(zhì)的檔案已經(jīng)不能滿足時代的需要電子化的管理已經(jīng)逐步成為主要的管理方式。此外為各級政府提供輔助決策依據(jù)，引進檔案管理專業(yè)人才，建立一個強大的完善的電子數(shù)據(jù)庫供于查閱，建立市場主體現(xiàn)狀、市場發(fā)展預(yù)測、市場監(jiān)管趨勢等分析模型，建設(shè)工商行政管理數(shù)據(jù)分析輔助決策系統(tǒng)， 為各級領(lǐng)導(dǎo)提供輔助決策依據(jù)， 為社會公眾提供市場預(yù)測和消費預(yù)測服務(wù)。

 

4.4 完善電子系統(tǒng)及其信息資源，提高服務(wù)效率

 

加強對于工商檔案的管理利用，發(fā)揮檔案的作用，服務(wù)社會的經(jīng)濟發(fā)展?？梢酝ㄟ^檔案的掃描、排序、系統(tǒng)用戶認證等功能，完善電子檔案查詢系統(tǒng)，提高查詢服務(wù)效率，是企業(yè)方便查閱，提供工作效率，完善系統(tǒng)信息資源。

 

5. 結(jié)語

 

篇8

一、合同管理制度動態(tài)化

沒有規(guī)矩不成方圓。任何一個機構(gòu)都要有自己的管理制度。制度的建立是基礎(chǔ)，制度的執(zhí)行是關(guān)鍵。制度的建立不是一件一勞永逸的事情，項目管理機構(gòu)建立之初的制度隨著管理工作的推進，管理范圍和形勢的變化，很多制度已經(jīng)成為工作的制約和瓶頸。所謂不破不立，對原有制度的修訂和改進是一個永遠都沒有止境的工作。比如項目管理機構(gòu)建立之初的合同內(nèi)審制度一般是比較粗糙的，審核部門少，在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)很多人不知情，對合同的順利履行有一定的影響，于是內(nèi)部審批制度就改成所有部門負責人都參與的人人皆知的制度，但在這一制度的執(zhí)行過程中又發(fā)現(xiàn)這樣的內(nèi)審制度有著主次不清的毛病。目前內(nèi)審制度經(jīng)過調(diào)整已經(jīng)變得主次分明、合理有效了。舉這樣一個例子，只是說明合同管理制度化，不只是包含對既有制度的執(zhí)行，還應(yīng)該包含對制度的修正。即合同管理制度動態(tài)化。

二、合同分類清晰化

項目管理機構(gòu)管理的項目種類多，既有地方項目，又有更新改造項目又有國家鐵路建設(shè)項目，還有保密項目。這給合同管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)。經(jīng)手的各類合同既要符合國家的法律、地方法規(guī)、行業(yè)的規(guī)章，又要符合鐵道部和鐵路局相關(guān)規(guī)定，這就需要吃透大量法規(guī)和路局文件，才能做到拿到一個合同就知道從哪里下手辦理。項目管理機構(gòu)須針對本項目常見的合同整理出一套細化的合同辦理思路，拿到任何一個合同，就把它放到這個框架中，也就是對合同進行分類，按類辦理。

對合同的清晰分類看似是合同管理中不值得一提的小事，但卻直接關(guān)系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同審計等工作帶來壞的影響，必須引起足夠重視。

三、合同成本目標化

項目管理機構(gòu)投資控制的任務(wù)很重。由于工期長、經(jīng)濟形勢變化快，鑒修概算批復(fù)期的物價指數(shù)、人工成本等影響合同成本的因素在項目中相關(guān)合同實際簽訂時會有較大的變化，當然這種變化有時是對成本控制有利的，但大多數(shù)時候是不利的。這就對合同簽訂的成本控制提出了較高的要求：不超概算為基本目標，能有所降造、合同成本最小化是最終目標。為了實現(xiàn)這一目標，項目管理機構(gòu)在合同管理中以合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化為原則，為這一目標的實現(xiàn)提供了很好的保證。

四、合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化

項目管理機構(gòu)須形成較為合理的合同簽訂過程管理程序。由于項目管理機構(gòu)簽訂的合同大多數(shù)具有較多的專業(yè)元素，這就決定了專業(yè)工程師（包括物資）在合同簽訂中的主導(dǎo)地位，這并不是說專業(yè)工程師就是萬能的，由于合同主管和財務(wù)主管部門人員位于合同簽訂過程的下游，在多年的工作中積累了大量經(jīng)驗，因此，合同簽訂前的合同洽商，由承辦人與合同相對方進行聯(lián)絡(luò)、溝通、洽商，計財部等其他部門在概預(yù)算情況、類似合同文本提供等方面配合合同承辦部門的工作。如需要組織洽商會議的，由經(jīng)辦人組織。洽商前由合同經(jīng)辦人將合同概況、合同談判進展、談判難點、擬談判內(nèi)容、談判原則等告知主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)參加洽商人員，洽商后由合同經(jīng)辦人將合同談判內(nèi)容和進展、結(jié)果形成合同談判登記記錄，作為合同檔案的一部分。

這樣的機制保證了合同一直處于有人主管的狀態(tài)中，因為合同后期的履行和監(jiān)管主要是由主管工程師負責的，由于各相關(guān)部門人員都參與了合同的簽訂洽商，熟知合同的技術(shù)要求、驗工、付款等條款，從而使合同執(zhí)行過程各部門之間的磨合和協(xié)調(diào)過程提前，從而最大程度減少了合同執(zhí)行成本。

這樣的機制又保證了合同成本的可控。所謂三個臭皮匠頂一個諸葛亮。主管工程師在技術(shù)上是有優(yōu)勢的，對合同涉及的工作量有很好的把握，也能吃透相關(guān)價格依據(jù)，但在價格談判上可能缺少相應(yīng)技巧，因此項目管理機構(gòu)的價格談判就分為三個層次：主管工程師層次；合同洽商會議層次；項目負責人層次。一個合同經(jīng)過這樣三個層次的把控，經(jīng)過多幾個人的慧眼識別，就能很好發(fā)現(xiàn)對方報價中隱藏的陷阱，才能從根本上降低成本，最大限度實現(xiàn)合同成本控制目標。

五、合同檔案管理部門化、過程化、常態(tài)化

毫無疑問，合同簽訂過程至關(guān)重要，但中國人常說蓋棺定論，可見結(jié)局也同樣不可小視。法律工作尤其重視證據(jù)，而合同管理中的檔案管理工作就是一個收集證據(jù)的過程。項目管理機構(gòu)要非常重視合同檔案的歸集、整理工作。合同承辦人按項目管理機構(gòu)合同管理部門要求跟蹤合同履行結(jié)束前相關(guān)情況，并圍繞合同收集、管理和保管合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同結(jié)束各個環(huán)節(jié)形成的合同相關(guān)資料。原則上在合同履行結(jié)束后十日內(nèi)將上述資料歸檔、裝訂成冊并形成資料清單送交合同管理員；合同管理員在合同簽訂履行過程中也及時收集合同審查、簽訂過程中散落在各處的相關(guān)資料、如果參加合同洽商，也要及時協(xié)助經(jīng)辦人做好會議記錄登記整理工作，一邊形成完備的合同檔案。

合同檔案管理不能等到合同履行完畢了再去收集資料，那時已經(jīng)為時過晚，所以檔案管理的過程化、常態(tài)化非常重要，洽商記錄不過夜，合同簽訂登記表填制不過夜。

另外，項目管理機構(gòu)還要對已經(jīng)簽訂的合同建立合同檔案路徑管理目錄。在檔案路徑管理目錄的指引下，就能順藤摸瓜，找到存放在綜合部、物資、工程、安質(zhì)、財務(wù)部門的批準文件、相關(guān)招投標資料、圖紙、驗工計價、財務(wù)付款憑證等資料。

對于比較重要的合同文件資料，可建立掃描版的電子檔案，以便于使用。

篇9

總則

1.1

根據(jù)股份公司現(xiàn)行制度，結(jié)合酒店公司特點，制定工程成本類合同管理制度。

1.2

適用范圍：本節(jié)經(jīng)濟合同管理規(guī)定適用于工程承包合同、貨物采購合同和技術(shù)服務(wù)合同。本規(guī)定不適用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租區(qū)租賃合同、開辦費涉及的所有合同、人力資源涉及到的所有合同，這些合同或協(xié)議按特定的程序申報。

1.2.1

工程承包合同包括：工程承包、工程技術(shù)服務(wù)、酒店翻新改造之工程承包、各酒店項目部或各酒店項目公司辦公用房房屋裝修、新建及拆改等。

1.2.2

貨物采購合同包括：工程材料設(shè)備采購、酒店翻新改造之材料設(shè)備采購。

1.2.3

技術(shù)服務(wù)合同包括：可研分析、勘察設(shè)計、規(guī)劃設(shè)計、室內(nèi)設(shè)計、造價咨詢等顧問類，檢測、面積測繪、宣傳推廣、模型制作等服務(wù)類。

2

合同辦理

2.1

合同起草

2.1.1

金額在2萬元以上的業(yè)務(wù)事項應(yīng)事先簽訂合同，直接委托合同由直接委托辦理部門負責起草，經(jīng)招標確定合作方的合同由招標經(jīng)辦部門負責起草。

2.1.2

金額在2萬元以下（含）的業(yè)務(wù)事項可不用簽訂合同，但應(yīng)參照股份公司管理制度中零星采購和緊急采購程序處理。

2.2

合同談判

所有經(jīng)濟合同的談判，至少有二個部門的二名以上經(jīng)辦人員參與談判。成本控制部必須參與所有經(jīng)濟合同的談判。

3

合同審批及簽訂

3.1

合同簽訂的主體：

3.1.1

工程承包、貨物采購合同由酒店項目部或酒店項目公司工程部辦理。

3.1.2

技術(shù)服務(wù)合同由酒店公司設(shè)計部辦理。

3.1.3

造價服務(wù)合同由酒店公司成本控制部辦理。

3.2

合同資料的報備：

3.2.1

合同簽訂后，由合同經(jīng)辦人員將合同簽訂相關(guān)檔案（包括申請單、審批單、報價單、合同文本及各審批人審批意見的電子版原件等）的完整資料上報酒店公司成本控制部。

3.3

未成立酒店項目部或酒店項目公司的合同由酒店公司本部相應(yīng)部門代為辦理，股份公司法務(wù)部代為審批法律意見。

3.4

審批程序

3.4.1

股份公司經(jīng)辦的酒店第一類招標（采購）合同按股份公司管理制度執(zhí)行。

3.4.2

酒店公司經(jīng)辦的第二類招標（采購）、地方類招標（采購）及直接委托合同，逐級報酒店公司總經(jīng)理審批執(zhí)行。

4

經(jīng)濟合同的履行

4.1

合同管理責任部門：

4.1.1

工程承包、貨物采購、監(jiān)理合同：所屬酒店項目部或項目公司。

4.1.2

造價咨詢合同：酒店公司成本控制部。

4.1.3

各項目設(shè)計服務(wù)類及酒店技術(shù)服務(wù)類合同：酒店公司設(shè)計部。

4.1.4

酒店項目施工圖設(shè)計服務(wù)類合同：酒店項目部及酒店項目公司設(shè)計部。

4.1.5

合同管理責任部門的負責人是負責合同履行的主要責任人。

4.2

合同臺帳建立：

4.2.1

工程承包、貨物采購、造價咨詢及監(jiān)理合同臺帳：所述酒店項目部或酒店項目公司成本控制部負責建立。

4.2.2

設(shè)計服務(wù)類及酒店技術(shù)服務(wù)類合同臺帳：酒店公司設(shè)計部負責建立。

4.2.3上述合同臺帳每月25日報酒店公司成本控制部審核后、由后者統(tǒng)一報股份公司成本控制部備案。

4.3

股份公司所屬項目公司財務(wù)部負責建立非前述合同臺帳，跟蹤監(jiān)督非前述合同執(zhí)行情況，并于每月月底將該臺帳電子版通過企業(yè)OA系統(tǒng)提交給酒店公司成本控制部存檔備案；各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)配合收集、整理和及時提交非前述合同執(zhí)行的相關(guān)資料。

4.4

前述合同執(zhí)行過程中、以及完畢后，合同管理責任部門應(yīng)依據(jù)《供方履約評估指引》的規(guī)定進行合同執(zhí)行評估，經(jīng)酒店公司成本控制部審核后報股份公司成本控制部備案。

5

合同檔案管理

5.1

合同簽訂后，股份公司所屬項目公司財務(wù)部、酒店公司成本控制部、酒店公司檔案管理部門（即含各酒店項目部和各酒店項目公司行政部檔案員，下同）必須留存一份原件（正本或副本），其他部門需要留存合同的，由酒店公司檔案管理部門提供復(fù)印件。

5.2

篇10

米脂縣電力公司根據(jù)自身工作實際，在國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺的基礎(chǔ)上，采用B/S多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用SOA、J2EE等先進技術(shù)對軟件應(yīng)用系統(tǒng)進行深度開發(fā)，建成符合陜西電力檔案業(yè)務(wù)工作要求的功能模塊和界面處理，實現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。

檔案管理信息平臺主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會、企業(yè)知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎(chǔ)目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。

二、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的實施步驟

第一步：引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體（Records Continuum）模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此，必須做到以下幾點：第一，新開發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求；第二，對于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統(tǒng)能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責向前延伸；第三，對于文件檔案，明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責任，提供檔案收集、整編及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，實現(xiàn)對歸檔文件的前端控制和全程管理；第四，對于基建、設(shè)備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進行。

第二步：引入知識管理理論。知識管理（Knowledge Management）是企業(yè)管理的新范式，也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識資源，將檔案管理的關(guān)注點從文件檔案實體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊涵的知識，應(yīng)用先進的知識管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項活動。因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能：

第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數(shù)據(jù)、信息進行管理，以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識資源的整合與共享。

第二，服務(wù)手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源；信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動發(fā)送郵件通知用戶；收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中；嵌入式服務(wù)即將平臺的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。

第三，服務(wù)技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺，為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。