導(dǎo)言：作為寫作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇高校檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

中圖分類號(hào)：G647　文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2012年5月7日

各高校依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定了本高校檔案管理辦法，一般包括：檔案管理責(zé)任制、檔案立卷歸檔制度、庫(kù)房管理制度、查閱檔案資料制度、保密制度、鑒定與銷毀制度、登記與統(tǒng)計(jì)制度、檔案工作人員守則、檔案移交制度等規(guī)章制度。從部分高校的《檔案實(shí)體分類方案》、《檔案歸檔范圍及保管期限》中可以看出，各高?；n案的歸檔范圍和保管期限都依據(jù)《基本建設(shè)項(xiàng)目資料管理暫行規(guī)定》，即規(guī)定了基本建設(shè)項(xiàng)目資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成使用的全過(guò)程形成的、應(yīng)當(dāng)保存的文件，包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘探、設(shè)計(jì)、施工、竣工、改建、擴(kuò)建等各階段形成的文字材料、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等。保管期限分為短期、長(zhǎng)期、永久三種。其中，長(zhǎng)期保管的材料實(shí)際保管期限不得短于建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際壽命。但在現(xiàn)實(shí)工作中，這種歸檔范圍和保管期限的設(shè)置并不完全適應(yīng)高?；n案管理。

一、高校檔案管理的重要性

高校檔案信息是整個(gè)檔案信息資源中的重要組成部分，是國(guó)家檔案全宗的重要組成部分，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是推動(dòng)社會(huì)文明進(jìn)步的寶貴資源。高等學(xué)校是傳播知識(shí)、培養(yǎng)人才的場(chǎng)所，高校檔案中的科學(xué)研究類檔案信息及博士、碩士學(xué)位論文中的很大一部分都代表了相關(guān)學(xué)科研究的最新動(dòng)態(tài)。這部分檔案信息對(duì)于指引社會(huì)進(jìn)步及變知識(shí)為生產(chǎn)力有積極的作用。高校檔案信息真實(shí)記載了學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程，高等學(xué)校要想在日益復(fù)雜的環(huán)境中爭(zhēng)創(chuàng)一流和更好地發(fā)展，就離不開(kāi)高校檔案信息的支持。隨著我國(guó)高校布局的變化，產(chǎn)生了許多新的學(xué)校。新高校規(guī)模大、管理模式各異，這就給檔案管理工作增加了難度，提出了新問(wèn)題。此外，高校檔案信息來(lái)源于學(xué)校的日常管理活動(dòng)，它廣泛存在于學(xué)校的各個(gè)部門。如何將高校檔案信息互聯(lián)起來(lái)，形成一個(gè)集成的系統(tǒng)，以便最大限度地減少信息冗余，保持高校檔案信息的一致性和完整性，也是目前我們必須解決的問(wèn)題。

二、高校檔案管理存在的問(wèn)題

（一）制度不嚴(yán)，缺少保障制度或措施。學(xué)校每年用于檔案的專項(xiàng)費(fèi)用很少或沒(méi)有，保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。面對(duì)如此多且又復(fù)雜的材料，收集就需格外地細(xì)心和專業(yè)，但檔案部門由于任務(wù)重，收集材料的人員往往是新來(lái)的或是部門的文書人員，業(yè)務(wù)不熟悉，檔案管理業(yè)務(wù)也不熟悉，對(duì)整個(gè)材料構(gòu)成不很了解，容易造成材料的缺失。同時(shí)，高校檔案管理部門的人員一般較少，檔案專職人員往往一個(gè)人管好幾個(gè)類別，對(duì)業(yè)務(wù)和進(jìn)程也不夠熟悉，很少會(huì)到部門去指導(dǎo)檔案管理工作。以上種種現(xiàn)象都會(huì)影響高校檔案的規(guī)范歸檔。再加上部門的兼職檔案管理員變動(dòng)較為頻繁，更加重了這種現(xiàn)象。檔案的電子文件的增多還牽涉到檔案館的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的配備問(wèn)題，因?yàn)闄n案信息化、數(shù)字化的建設(shè)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)人才，只有計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的保證。才能保證管理系統(tǒng)的運(yùn)行正常和服務(wù)器的維護(hù)。

（二）檔案隊(duì)伍建設(shè)缺乏科學(xué)性和穩(wěn)定性，人員整體素質(zhì)低下。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案工作者的素質(zhì)提出了較高的要求，而在現(xiàn)階段的高校檔案工作者中，還有相當(dāng)一部分人達(dá)不到上述要求，他們中有的是在單位競(jìng)聘上崗過(guò)程中的解聘人員被安置到檔案部門，有的是由于其他原因工作調(diào)動(dòng)而被分配到檔案部門，有的是其他工作人員兼職做檔案工作，還有的是剛從大中專學(xué)校分配來(lái)的學(xué)生。這支隊(duì)伍在數(shù)量上雖能充其數(shù)，但在質(zhì)量上還不能適應(yīng)當(dāng)今檔案工作的開(kāi)展，其整體綜合素質(zhì)低下，嚴(yán)重影響檔案管理工作的水平，如在收集工作中不知該收什么，影響了歸檔齊全率；整理時(shí)顛倒卷內(nèi)文件的先后順序；案卷標(biāo)題擬寫不準(zhǔn)確；案卷之間問(wèn)題交叉，等等。因此，這樣的檔案人員隊(duì)伍，必然存在著知識(shí)結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不甚合理現(xiàn)象，在知識(shí)結(jié)構(gòu)方面，具備檔案專業(yè)知識(shí)的人員數(shù)量極少，且專職檔案工作者中也大都存在知識(shí)老化的現(xiàn)象，其理論水平、業(yè)務(wù)水平亦尚需提高，而適應(yīng)當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代要求的復(fù)合型人才更是嚴(yán)重匱乏，如現(xiàn)今計(jì)算機(jī)的使用已深入到各行各業(yè)，檔案工作的國(guó)際間交流也日漸頻繁，但既精通軟件設(shè)計(jì)又深諳檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才卻并不多見(jiàn)，精通外語(yǔ)的檔案部門人才則更是鳳毛麟角。在職稱結(jié)構(gòu)方面，檔案工作者中高級(jí)職稱比率與其他部門相比明顯較少，比率偏低。

三、高校檔案管理對(duì)策

篇2

      21世紀(jì)以來(lái)，科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，高等院校的科研水平得到了進(jìn)一步提高。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)兩院院士的37%以上集中在高校, 全國(guó)重大科技成果的1 /3出自高校[2]?？蒲袡n案作為高?？蒲泄ぷ鞯难苌?，真實(shí)記錄了高?？蒲谢顒?dòng)的全過(guò)程。不過(guò)，目前的高?？蒲袡n案管理工作仍然存在著管理模式陳舊、檔案意識(shí)薄弱、管理人員素質(zhì)低下等問(wèn)題，制約了高?？蒲泄ぷ?。如何破解科研檔案管理中的難題，提高科研檔案的效益，這是很多學(xué)者關(guān)注的一個(gè)重要話題。

一、高?？蒲袡n案管理的特點(diǎn)

據(jù)國(guó)家檔案局的規(guī)定：“科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文字材料?！盵3]高?？蒲袡n案作為高校科研工作的衍生物，是凝結(jié)廣大高校科研工作者智力勞動(dòng)的結(jié)晶，具備著一定的學(xué)術(shù)價(jià)值，具備以下特點(diǎn)4: 

1、歷史階段性與成套性的矛盾統(tǒng)一

高?？蒲袡n案作為高校廣大師生從事科研活動(dòng)的原始證據(jù)，它記錄和表達(dá)了當(dāng)時(shí)的科研工作狀況。與其他類型的教學(xué)檔案一樣，科研檔案起到了承上啟下的作用，具有一定的歷史價(jià)值。它真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地再現(xiàn)了高?？蒲泄ぷ鞯钠位蛘麄€(gè)過(guò)程、發(fā)展軌跡。科研檔案管理，可以體現(xiàn)出一個(gè)學(xué)校的學(xué)術(shù)研究水平。與此同時(shí)，科研檔案是圍繞著某個(gè)科研項(xiàng)目的開(kāi)展的，這樣自然而然地形成了一系列相關(guān)的科研文件，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又依靠總體的科研程序和科研內(nèi)容緊密銜接，構(gòu)成了一個(gè)反映該項(xiàng)科研活動(dòng)的文件整體。

     2、現(xiàn)行性與保密性的矛盾統(tǒng)一

有學(xué)者指出所有檔案都與原單位有密切聯(lián)系階段，具有現(xiàn)行性的特點(diǎn)，所以說(shuō)，科研檔案在進(jìn)入檔案部門保存后，其承載的科技信息在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍然具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)效用。而與此同時(shí)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息日益成為一種重要的戰(zhàn)略資源，有的科研檔案直接影響到科研部門的專利權(quán)和相關(guān)利益。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，某些科研檔案還具有一定的保密性?？傊蒲袡n案，是現(xiàn)行性和保密性的統(tǒng)一，對(duì)于高校檔案管理工作提出了更高的要求。  

3、科研檔案專業(yè)性與管理人員知識(shí)單一性的矛盾統(tǒng)一

科研檔案管理就具體的高校和科研部門而言，都有特定的范圍、業(yè)務(wù)內(nèi)容和職責(zé)，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。我國(guó)高等學(xué)?？蒲虚T類多、學(xué)科多、覆蓋廣，同時(shí)各專業(yè)載體和媒介具有一定獨(dú)特性。正所謂隔行如隔山，不同的科研工作對(duì)相應(yīng)的科技檔案工作內(nèi)容，在搜集、保管環(huán)節(jié)均提出了不同的要求。而我國(guó)的科研檔案管理人員自身知識(shí)結(jié)構(gòu)存在缺陷：第一種是文科出身，具有較扎實(shí)的檔案管理技能，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識(shí)；第二種是理工科出身，他們具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但他們不了解檔案管理知識(shí)和技能。

二、高校科研檔案管理存在的問(wèn)題5

根據(jù)筆者了解和掌握的情況，結(jié)合杭州市多所本科院校調(diào)研的基礎(chǔ)上，高?？蒲袡n案管理還存在以下問(wèn)題:

第一，歸檔范圍界定不到位，歸檔難。高校科研檔案歸檔范圍的界定的原則不明確，沒(méi)有保證成果性和記錄性并舉。檔案材料不能保證其成果性、記錄性、完整性、憑證性，這樣直接影響高?？茖W(xué)技術(shù)研究的效果。多數(shù)科研人員在科研過(guò)程中，重視結(jié)果輕過(guò)程，重得獎(jiǎng)輕積累，他們認(rèn)為科研檔案管理是檔案部門的事，與自己無(wú)關(guān)。個(gè)別科研工作者私心較重，尋找各種理由拒絕歸檔，將核心技術(shù)檔案據(jù)為己有，造成檔案歸檔難。

第二，重視程度不夠，歸檔意識(shí)淡漠。6多數(shù)高校的科研檔案工作并沒(méi)有得到應(yīng)有重視，檔案管理人員的歸檔意識(shí)較差，不能及時(shí)準(zhǔn)確地把材料歸檔，在科研實(shí)際工作中沒(méi)有明確歸檔內(nèi)容、范圍，各種規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒(méi)有落到實(shí)處。

第三，管理機(jī)構(gòu)不完善，管理人員不穩(wěn)定。我國(guó)大多數(shù)高校都設(shè)立檔案館等管理結(jié)構(gòu)，卻主要是針對(duì)文書檔案而言?？蒲袡n案管理目前處于起步階段，各管理部門多頭管理，分工不清晰，檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題互相推諉責(zé)任。檔案管理人員有的出生文科，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識(shí)；大部分出生理工科，多數(shù)是兼職，檔案專業(yè)知識(shí)和技能欠缺，也沒(méi)有充分的時(shí)間和精力從事科研檔案管理工作。

第三，檔案保管條件差，管理設(shè)備陳舊。我國(guó)高校的科研檔案單獨(dú)設(shè)立科研檔案室的較少，在實(shí)際檔案管理中，紙質(zhì)檔案多電子檔案少，傳統(tǒng)設(shè)備多現(xiàn)代化管理工具少。多數(shù)高校科研檔案并沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范化管理，普遍存在管理混亂、隨意堆放現(xiàn)象，既不利于后期查詢，還存在一些安全隱患。 

第四，科研檔案利用率不高，開(kāi)發(fā)效益低。目前不少高?？萍紮n案管理存在重建設(shè)輕利用、重管理輕開(kāi)發(fā)的問(wèn)題。大部分高校的科研檔案不向廣大師生開(kāi)放，很多珍貴科研文獻(xiàn)資料堆放在檔案室中漸漸陳舊?？蒲袡n案本身具備著經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，而目前高校科研檔案的利用處于真空狀態(tài)。

   三、加強(qiáng)高?？蒲袡n案管理的對(duì)策

上述科研檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題，需要高校管理者統(tǒng)籌兼顧，合理地處理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鑒國(guó)外科研檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為加強(qiáng)科研檔案管理，提高科研檔案的效益，可以從以下幾個(gè)方面入手：

一、增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立健全檔案管理制度

首先，應(yīng)該要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持重視，增強(qiáng)科研檔案意識(shí)，把科研檔案工作納入學(xué)院工作的議事日程，加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)與宣傳，使科研工作者增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成良好的科研檔案管理氛圍。

其次，應(yīng)當(dāng)建立健全科研檔案管理制度，高校必須制定行之有效的管理制度，如科研檔案歸檔、保存、借閱、開(kāi)發(fā)制度等。制定規(guī)范化的科研檔案管理流程，使科研檔案管理人員有法可依，消除目前檔案管理無(wú)序現(xiàn)狀，予以有力制度保證。   

再次要明確科研檔案管理內(nèi)容，采取最優(yōu)管理模式。應(yīng)采取多元化視角和文件連續(xù)體模式，保證科研檔案的多樣化來(lái)源模式，以保持科研檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性、長(zhǎng)久可用性為主要目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)科研檔案的社會(huì)價(jià)值。7

二、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)

在信息化、數(shù)字化背景下，檔案管理者將要扮演多重角色，承擔(dān)多重任務(wù)，既是科研證據(jù)的收集者保管者、社會(huì)記憶的形成者，又 是科研檔案信息和知識(shí)的構(gòu)建者?？蒲袡n案工作人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，成為復(fù)合型管理人才，有必要掌握一些相關(guān)法律知識(shí)，如專利法、合同法等等。同時(shí)，還要學(xué)會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)化手段，實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢和檢索的數(shù)字信息化，切實(shí)提高檔案管理水平和工作效率。

三、轉(zhuǎn)變工作思路，提高科研檔案的社會(huì)效益

在信息共享時(shí)代，高校科研檔案工作應(yīng)該擴(kuò)大社會(huì)服務(wù)職能，體現(xiàn)科研檔案的社會(huì)價(jià)值，發(fā)揮科研檔案的作用和價(jià)值。高校科研檔案管理者必須轉(zhuǎn)變思想觀念，站在情報(bào)信息管理的高度，來(lái)重現(xiàn)認(rèn)識(shí)和構(gòu)建高?？蒲袡n案工作。應(yīng)該借鑒國(guó)外檔案管理的方法，吸納客戶關(guān)系管理理念，采用基于客戶服務(wù)的科研文件管理思想，積極開(kāi)發(fā)和利用科研檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

四、積極主動(dòng)上門，加強(qiáng)科研檔案的動(dòng)態(tài)管理

科研檔案管理應(yīng)該建立在動(dòng)態(tài)的全員參與基礎(chǔ)上，而非純粹的靜態(tài)控制。檔案管理部門要注重科研檔案成果開(kāi)發(fā)，加強(qiáng)校內(nèi)外科研技術(shù)合作，邊保存邊開(kāi)發(fā)，使高?？蒲袡n案管理工作在良性循環(huán)的模式下運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)：

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[4] 王曉東.淺析高校科研檔案的管理與利用［J］.檔案天地，2012,(02)

[5] 王淑改.企業(yè)科研檔案管理初探［J］.北京檔案，2012,(01)

1 本文是杭州師范大學(xué)中青年培育項(xiàng)目“脫髓鞘小鼠研究模型的建立”（2011XJPY10）的階段性研究成果

2 高杰等.我國(guó)高?？萍汲晒D(zhuǎn)化的現(xiàn)狀、影響因素與對(duì)策研究[J] 中國(guó)科技信息 2005,23.

3 國(guó)際檔案局.科技技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定[Z]. 國(guó)檔發(fā)[1987]6號(hào).

4 林光斌.從辯證思維角度分析高?？萍紮n案工作「D].成都理工大學(xué)碩士學(xué)位論文.2011,5

篇3

［關(guān)鍵詞］

信息化；高校；檔案管理

1前言

隨著我國(guó)教育事業(yè)的深化改革、全球范圍內(nèi)網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷普及和飛速發(fā)展，高校系統(tǒng)的檔案管理工作面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何能夠在競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的信息化大潮中鼎立潮頭，化挑戰(zhàn)為機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)突破式發(fā)展，是擺在高校檔案管理人員面前的一項(xiàng)艱難而又不得不去完成的考題，也直接關(guān)系我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。因此，必須直面挑戰(zhàn)，攻堅(jiān)克難，以時(shí)不我待的緊迫感抓好這項(xiàng)工作，加速實(shí)現(xiàn)信息化時(shí)代高校檔案管理改革。

2信息化時(shí)代高校檔案管理改革的重大現(xiàn)實(shí)意義

高校擁有大量的教學(xué)資源和研究成果，如何管理好、利用好這些資源，最大限度發(fā)揮高校檔案管理的資源優(yōu)勢(shì)，需要以改革的雄心壯志認(rèn)清形勢(shì)，全力推進(jìn)。

2.1適應(yīng)高校檔案管理工作新形勢(shì)的需要高校是傳播現(xiàn)代文化、傳承當(dāng)代文明的重要載體，高校的檔案管理工作是挖掘高校自身文化積淀、總結(jié)高校發(fā)展歷史、凝聚高校發(fā)展共識(shí)、革新高校發(fā)展理念的重要渠道和必要方式。一方面，檔案門類目錄不斷增加，新式檔案日益涌現(xiàn)，內(nèi)容上紛繁復(fù)雜，數(shù)量持續(xù)增多；另一方面，隨著電子政務(wù)日益普及，新式載體式樣增多、單個(gè)載體容量增大，管理不穩(wěn)定性也隨之增加，亟需妥善應(yīng)對(duì)。

2.2提升高校檔案管理服務(wù)效率和水平的需要高校集中了大量的現(xiàn)代前沿信息，是知識(shí)創(chuàng)新的重要基地。高效共享并發(fā)揮這些信息的功能，為學(xué)術(shù)研究和科技發(fā)展服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)，就要求檔案管理部門不斷加大網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)，使之在資源提供方面功能更強(qiáng)大、使用更便捷、檢索更高效，真正使高校成為信息采集和輸出的先導(dǎo)平臺(tái)。

2.3提高檔案管理人員自身素質(zhì)的需要科技的迅猛發(fā)展對(duì)檔案管理人員提出了更高工作標(biāo)準(zhǔn)。不學(xué)習(xí)就無(wú)法勝任工作，不改革就無(wú)法完成使命，改革迫在眉睫，不可懈怠。檔案管理工作者必須更新知識(shí)和技能，跟上時(shí)代步伐，使自身知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)全面適應(yīng)新形勢(shì)新要求。

2.4節(jié)約資金支出和工作成本的需要紙質(zhì)檔案收集、歸檔和監(jiān)管投入比較大。推進(jìn)檔案管理信息化，不僅能使辦公經(jīng)費(fèi)得以節(jié)約，特別是紙張使用和打印費(fèi)用大大降低，而且可進(jìn)一步縮減人員數(shù)量，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率，可謂事半功倍。

3當(dāng)前高校檔案管理工作中的問(wèn)題

3.1基礎(chǔ)水平參差不齊高校檔案管理體系構(gòu)成繁雜，特點(diǎn)多樣，管理分散，可以說(shuō)各具特色，參差不齊，各自為政，缺乏標(biāo)準(zhǔn)。各高?；A(chǔ)情況和財(cái)力狀況不同，導(dǎo)致了各高校檔案管理無(wú)論是硬件配備還是軟件水平都不在一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和平臺(tái)上，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)高校間或高校與其他機(jī)構(gòu)間的共查共享。

3.2隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)滯后信息化條件下的檔案管理，需要的是復(fù)合型人才。科技的發(fā)展帶來(lái)了檔案管理操作難度和復(fù)雜度的上升，大量的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，讓一些高校從事檔案管理的“老人”無(wú)所適從，甚至自暴自棄。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理部門特別是高校檔案管理部門往往被扣以“冷衙門”的帽子，待遇不高、管理渙散、人員構(gòu)成復(fù)雜，造成“老人不會(huì)干，新人不想干，高人進(jìn)不來(lái)”的畸形局面。

3.3財(cái)政投入嚴(yán)重不足信息化時(shí)代高校的檔案管理工作，需要與之相匹配的電腦、掃描儀、打印復(fù)印等設(shè)備，完善的網(wǎng)絡(luò)基本保障和機(jī)要保密設(shè)施，也需要周期性的必備技能培訓(xùn)，這些都需要充足的資金進(jìn)行保障。目前很多高校設(shè)備老化不足，配置低端等問(wèn)題嚴(yán)重干擾工作開(kāi)展。

4加快高校檔案管理改革的思路對(duì)策

高校檔案管理的改革是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，已時(shí)不我待。高校理應(yīng)高度重視，真正拿出切實(shí)可行的改革方案，各方聯(lián)動(dòng)，下定決心，大刀闊斧，全力以赴，方可實(shí)現(xiàn)。

4.1提高對(duì)檔案管理重視程度高校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)把檔案管理工作提高到講政治的高度來(lái)認(rèn)識(shí)、來(lái)落實(shí)、來(lái)保障，切實(shí)從思想上重視起來(lái)，從措施上強(qiáng)化起來(lái)。還要從組織體制上和制度設(shè)計(jì)上保證檔案管理工作的正常開(kāi)展，定期聽(tīng)取專項(xiàng)匯報(bào)，研究現(xiàn)實(shí)困難，全面清空發(fā)展障礙。

4.2推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)高校領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真參考《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定出可操作性強(qiáng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，制定出符合高校實(shí)際的具體執(zhí)行規(guī)程和業(yè)務(wù)流程。通過(guò)大力推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化建設(shè)，確保任何一項(xiàng)檔案管理業(yè)務(wù)都有據(jù)可查、有章可循、有的放矢。

4.3建設(shè)一支與檔案管理信息化改革相適應(yīng)的人才隊(duì)伍一是傾力營(yíng)造尊重人才的良好氛圍，保證庸者下、能者上；二是暢通人才進(jìn)出渠道，避免將檔案管理部門辦成“養(yǎng)老院”；三是嚴(yán)格業(yè)務(wù)技能考核，確保步步緊跟當(dāng)前信息化發(fā)展潮流；四是加大培訓(xùn)力度，開(kāi)闊眼界，增長(zhǎng)本領(lǐng)；五是嚴(yán)抓工作監(jiān)管，加強(qiáng)檔案管理人員工作紀(jì)律和保密意識(shí)教育。

4.4為檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供充足的基礎(chǔ)投入一是按照防潮、防火、防盜、防竊密的標(biāo)準(zhǔn)配備好庫(kù)房和安保系統(tǒng)；二是建立高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)支持和數(shù)據(jù)支持系統(tǒng)；三是提供計(jì)算機(jī)、打印復(fù)印機(jī)等必要裝備。經(jīng)費(fèi)要切實(shí)做到年初有預(yù)算，使用有保證，?？顚Ｓ?，重點(diǎn)保障。

主要參考文獻(xiàn)

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中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2013）07（a）-0111-01

高等學(xué)校檔案管理與服務(wù)是以樹(shù)立高校自我發(fā)展的形象和價(jià)值為主線，其目的是為高校的發(fā)展、建設(shè)服務(wù)并提供給他人所需的可借鑒的科學(xué)依據(jù)，其核心價(jià)值在于保障服務(wù)對(duì)象的權(quán)利，其宗旨也是與時(shí)俱進(jìn)的。

在新的歷史及現(xiàn)時(shí)階段中，高校檔案管理與服務(wù)卻面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，而如何加強(qiáng)高校檔案管理與服務(wù)工作，最大限度地發(fā)揮職能作用，是檔案專業(yè)技術(shù)人員所面臨的課題。高校檔案又不同與國(guó)家各級(jí)檔案館（室），高校檔案是記錄和反映高校歷史及現(xiàn)代活動(dòng)，保存?zhèn)洳楦鞣N文件、材料的綜合。當(dāng)然，高校的發(fā)展建設(shè)是具有鮮明的時(shí)代背景的。因此，高校檔案管理也就是高校建設(shè)中一個(gè)必不可少的十分重要的組成部分，同時(shí)，它又是為高校管理者提供決策的一個(gè)載體。所以說(shuō)，檔案的管理與服務(wù)功能是顯而易見(jiàn)的。

1 高校對(duì)檔案管理重視的程度有待加強(qiáng)

高校檔案管理，較長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期處于學(xué)校校長(zhǎng)辦公室隸屬管轄范疇，雖然設(shè)置了專職檔案員（有些高校還不是檔案專業(yè)人員），但是所設(shè)置的檔案室與各室（部）、人事處、教務(wù)處資料室的檔案保存又存在矛盾，有些文件、材料歸檔、存檔又具有重復(fù)性，而教師的業(yè)務(wù)檔案及個(gè)人信息，又歸教務(wù)處管理（或各部室）專門人員監(jiān)管。筆者以我校為例，教師及各專業(yè)技術(shù)人員晉升職稱的個(gè)人有價(jià)值的信息、材料的歸檔，又隸屬科教處管理；因此，各職能部門又各行其實(shí)，這樣就給高校檔案管理工作者帶來(lái)了諸多問(wèn)題，怎樣解決，我們應(yīng)加以探討。但是檔案管理，是依照國(guó)家《檔案法》和《檔案分類法》來(lái)管理編目。既要分兩類，又要立卷。長(zhǎng)期以來(lái)，教育行政部門及高校領(lǐng)導(dǎo)者，對(duì)高校檔案管理與服務(wù)工作的重要意義認(rèn)識(shí)不足，因?yàn)閷?dǎo)致高校檔案一些具有歷史價(jià)值的文件、文獻(xiàn)資料流失，尤其是見(jiàn)校歷史比較久遠(yuǎn)的高校，一些重要的檔案材料，或者解放前遺留下來(lái)的珍貴檔案的丟失，包括“”中流失的重要檔案，這都給高校的發(fā)展建設(shè)留下了不可彌補(bǔ)的損失，我們應(yīng)該引以為戒，并加強(qiáng)管理。

2 加強(qiáng)高校檔案管理及創(chuàng)新理念

2.1 完善高校檔案管理綜合體系

高校檔案管理要變分散管理為綜合管理，學(xué)校設(shè)立的檔案室要按照《檔案管理制度》設(shè)置素質(zhì)高、保密性強(qiáng)、專業(yè)能力突出的檔案。專業(yè)技術(shù)人員來(lái)管理（黨員更好），避免“學(xué)的不用，用的不學(xué)”的現(xiàn)象法神。在職能上要隸屬于學(xué)校的直接領(lǐng)導(dǎo)下工作，參照檔案館的管理體系來(lái)管理，維護(hù)人權(quán)增強(qiáng)檔案部門的職能作用，為高校師生服務(wù)。

2.2 檔案館員制度要加強(qiáng)并賦予其人性化

首先，檔案館員要更新觀念，具備現(xiàn)代管理檔案技能，要充分發(fā)揮檔案館員的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，樹(shù)立為高校發(fā)展、建設(shè)、為決策這當(dāng)好參謀的服務(wù)理念，要把檔案管理與服務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，各類材料立卷、歸檔有序，紙質(zhì)檔案與電子檔案有機(jī)的結(jié)合歸檔管理，使利用者在危機(jī)中一目了然，下載便捷。（當(dāng)然，具有保密性質(zhì)的文件、材料除外、特批查詢除外）使檔案工作有法可依。有據(jù)可查；并發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，為服務(wù)對(duì)象提供最佳服務(wù)、不斷提高檔案管理與服務(wù)的觀念、人文及學(xué)術(shù)地位。其次，檔案工作者要端正行業(yè)部門作風(fēng)，檔案管理工作就是基本的接收、收集、整理、保存檔案并對(duì)檔案進(jìn)行分類鑒定和編目，并通過(guò)諸多形式開(kāi)發(fā)檔案的信息資源。為社會(huì)、為高校的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。

再者，由于高校檔案管理的特殊性，高校檔案記錄在案的都是一些特定的對(duì)象，國(guó)家憲法和法律所賦予公民享有的權(quán)利，也應(yīng)在此體現(xiàn)；同時(shí)，檔案館員要掌握好檔案使用中的政策界限和保密工作的分寸，視服務(wù)對(duì)象而靈活掌握。歸根結(jié)底，檔案工作，是要用人來(lái)管理的，一切工作要“以人為本”并創(chuàng)造性地工作，要尊重他人，理解他人，要注入“人性化”內(nèi)涵，注重細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)決定成敗。

高校檔案管理與服務(wù)，二者相輔相承，不可或缺。檔案管理不近需科學(xué)地管好，而且還要適應(yīng)的形式下的對(duì)外技術(shù)交流工作，最大限度地調(diào)動(dòng)高校檔案工作人員的積極性，創(chuàng)造性，把各項(xiàng)制度落在實(shí)處，從而建立起高校檔案管理與服務(wù)的有效機(jī)制，為社會(huì)服務(wù)。

總之，高等學(xué)校檔案管理與服務(wù)工作，雖然有它的局限性，但卻是在社會(huì)大背景下存在的產(chǎn)物，它的屬性是特殊的；它的價(jià)值取向是明確的；它的主線是為人服務(wù)的。因此，在當(dāng)今信息資源極其豐富而又公開(kāi)的時(shí)代，我們更要賦予它新的內(nèi)涵，要把握好時(shí)代的脈搏，把現(xiàn)代化的高校檔案管理與服務(wù)、工作提高到一個(gè)新的層面，為社會(huì)、為高校的發(fā)展建設(shè)和《檔案法》實(shí)施與普及，做出一個(gè)檔案工作者的應(yīng)有奉獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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篇5

高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來(lái)講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢(shì)在必行。

1系部教學(xué)檔案的內(nèi)容

(1)綜合類:主要有上級(jí)教育主管部門下達(dá)的有關(guān)文件;學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)等材料;學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件;教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告;教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料;每學(xué)期評(píng)教評(píng)學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。

(2)教學(xué)管理類:教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評(píng)估有關(guān)材料;教師教學(xué)任務(wù)安排及開(kāi)課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施情況,教師進(jìn)修培訓(xùn)材料;學(xué)籍管理材料;學(xué)籍變更材料;課程安排表、學(xué)年校歷。

(3)教學(xué)業(yè)務(wù)類:重點(diǎn)課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)等有關(guān)材料;培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志等有關(guān)資料;教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本,青年教師教學(xué)比武材料;教學(xué)實(shí)習(xí)有關(guān)材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學(xué)生的畢業(yè)論文及評(píng)審意見(jiàn);學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎(jiǎng)有關(guān)資料,考研相關(guān)材料;教師業(yè)務(wù)檔案;教學(xué)儀器設(shè)備材料等。

(4)教學(xué)研究類:各類教改項(xiàng)目及科研課題的立項(xiàng)申請(qǐng)書、實(shí)施計(jì)劃、成果及總結(jié)以及獲獎(jiǎng)的申報(bào)材料和獎(jiǎng)狀;獲院級(jí)以上的教學(xué)成果類的申報(bào)材料及獎(jiǎng)狀;教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄。

2教學(xué)檔案的特點(diǎn)

教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點(diǎn):

(1)內(nèi)容廣泛:一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來(lái)越大,招生形式越來(lái)越多樣化,辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬,新學(xué)科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來(lái)越廣泛;另,教學(xué)內(nèi)容越來(lái)越豐富,高校除了設(shè)置相應(yīng)的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學(xué)科互相滲透、交差不斷加強(qiáng),使的教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科性越來(lái)越明顯,與之相適應(yīng),檔案材料也越來(lái)越豐富。

(2)材料來(lái)源較分散:高校教學(xué)檔案來(lái)源于上級(jí)主管部門和學(xué)校兩級(jí)教務(wù)教學(xué)活動(dòng),即有上級(jí)和學(xué)校下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的有關(guān)文件,又有主管教學(xué)的教務(wù)部門形成的關(guān)于教學(xué)改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)科設(shè)置、課程安排等方面的材料,同時(shí)還有系部在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案。

(3)歸檔時(shí)間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進(jìn)行歸檔的,歸檔時(shí)間從上一年的9月1日到當(dāng)年的8月31日。

(4)高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國(guó)家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行。

3教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題

(1)材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過(guò)程中取得的,應(yīng)該由自己來(lái)管理,擔(dān)心材料會(huì)遺失,或擔(dān)心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對(duì)上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來(lái),有一定困難。

(2)系一級(jí)的管理困難:由于系部無(wú)專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著,由于有些教師不配合,就會(huì)造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認(rèn)為系部的主要工作是教學(xué),對(duì)檔案材料只要用時(shí)有就可以了,無(wú)須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。

(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費(fèi)不足有些系部連一個(gè)像樣的檔案柜都沒(méi)有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時(shí)間無(wú)處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。

(4)人員緊缺:一般高校系部都無(wú)專職檔案管理員,由教學(xué)秘書兼任,而教學(xué)秘書的主要精力在教學(xué)上,加上大部分沒(méi)有受過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn),因而少有精力去將教學(xué)檔案收集整理完整,這樣將造成教學(xué)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來(lái)極大的不便。

4加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理

(1)從系部教學(xué)檔案管理方面存在的問(wèn)題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級(jí)檔案管理、存檔部門職責(zé)不明,歸檔機(jī)制不健全,導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學(xué)劃分系部檔案類目的基礎(chǔ)上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責(zé),加強(qiáng)對(duì)系、教研室檔案工作的指導(dǎo)和對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開(kāi)展對(duì)系部、教研室檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開(kāi)展對(duì)系部檔案工作的督查,提高信息服務(wù)的針對(duì)性與實(shí)用性,加速高校檔案信息化建設(shè)。

(2)檔案材料應(yīng)當(dāng)隨時(shí)收集、隨時(shí)整理檔案工作應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評(píng)、整改和自建的長(zhǎng)效機(jī)制,以此為檔案管理日常運(yùn)作機(jī)制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問(wèn)題都積壓到一件中心工作來(lái)臨前倉(cāng)促解決。

(3)完善檔案制度建設(shè),據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。

(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學(xué)文件材料,必須遵循教學(xué)文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進(jìn)行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對(duì)統(tǒng)一;一般用計(jì)算機(jī)打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊(cè),以利長(zhǎng)期保存;教學(xué)檔案材料一般要求長(zhǎng)期保存。教學(xué)日歷、教學(xué)任務(wù)書、課程安排表、學(xué)生實(shí)習(xí)有關(guān)材料、教學(xué)檢查座談?dòng)涗?、?tīng)課記錄、學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))、各種考試試卷、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等則要求保存五年以上;教學(xué)檔案管理人員應(yīng)于每學(xué)期期末對(duì)本單位的教學(xué)檔案進(jìn)行及時(shí)的清理與歸檔。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁(yè)號(hào)、卷號(hào)(盒號(hào)),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標(biāo)題,注明密級(jí)和保管期限,并于每學(xué)年度結(jié)束后對(duì)所有教學(xué)檔案進(jìn)行匯總,裝訂后,按學(xué)年度排列進(jìn)柜管理存檔。

(5)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、系統(tǒng)性;所收集的教學(xué)文件材料按各大類的分別積累,進(jìn)行預(yù)立卷,并按時(shí)間先后順序排列。

(6)利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學(xué)管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長(zhǎng)期沿襲的手工方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案,就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來(lái)。故利用現(xiàn)代辦公手段,實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度,縮短勞動(dòng)時(shí)間,提高檔案管理的工作效率。

參考文獻(xiàn)

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一、檔案管理的內(nèi)容和性質(zhì)

（一）檔案管理的內(nèi)容

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D象、聲音及其他各種形式的原始記錄。主要分為文書檔案、科技檔案、司法檔案、會(huì)計(jì)檔案、藝術(shù)檔案、人事檔案、教學(xué)檔案和外交檔案等。

（二）檔案管理的性質(zhì)和特點(diǎn)

檔案管理是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，提供檔案信息為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的一項(xiàng)工作?；救蝿?wù)是科學(xué)地管理好有價(jià)值的檔案，以滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需要。

檔案管理工作是一種專門的管理活動(dòng)。作為專門負(fù)責(zé)管理各部門檔案的一種獨(dú)立的業(yè)務(wù)工作，是國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。與此同時(shí)，針對(duì)特定的部門來(lái)說(shuō)，檔案管理又是該部門各項(xiàng)管理工作的組成部分，如會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理工作的一部分，干部檔案管理是干部管理工作的一部分，科技檔案管理是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理和科研管理的重要組成部分等。

二、檔案管理的地位和作用

檔案工作是國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。檔案工作的發(fā)展受國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的制約和影響；同樣，國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的發(fā)展也會(huì)受檔案工作的影響。從檔案工作與國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)的關(guān)系來(lái)說(shuō)，檔案工作處于服務(wù)地位，是條件性的工作，即為國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化活動(dòng)提供必要的資料，創(chuàng)造必要的條件。但在一定情況下，檔案工作也起決定性的作用。

三、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作的特點(diǎn)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)與農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)和工業(yè)經(jīng)濟(jì)相比，在下列幾方面有顯著不同：一是主導(dǎo)要素不同。農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)要素是土地；工業(yè)經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)要素是資；知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)要素則是人才，人才是經(jīng)濟(jì)增產(chǎn)的決定力量，是社會(huì)財(cái)富的源泉。二是競(jìng)爭(zhēng)的對(duì)象不同。農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)條件下，競(jìng)爭(zhēng)的對(duì)象是土地；工業(yè)經(jīng)濟(jì)條件下，競(jìng)爭(zhēng)的對(duì)象是自然資源和勞動(dòng)力成本；而在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，競(jìng)爭(zhēng)的對(duì)象是人才、知識(shí)和信息，誰(shuí)擁有了人才、知識(shí)和信息，誰(shuí)就能在這場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取勝。三是投資的重點(diǎn)不同。工業(yè)經(jīng)濟(jì)條件下，投資的重點(diǎn)是機(jī)器、設(shè)備、生產(chǎn)線等有形資產(chǎn)，追求規(guī)模效益；而在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，投資的重點(diǎn)是人力資源開(kāi)發(fā)，提高產(chǎn)品的科技含量，加大人才培訓(xùn)力度，發(fā)展知識(shí)型企業(yè)。四是資源形態(tài)不同。農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)和工業(yè)經(jīng)濟(jì)條件下，自然物質(zhì)資源是資源的基礎(chǔ)，它是有限的，人類對(duì)它的索取是有限度的，必須考慮自然生態(tài)與人類生態(tài)之間的平衡；而知識(shí)經(jīng)濟(jì)的資源是知識(shí)、智慧、發(fā)明、管理、技術(shù)之類，它是無(wú)限的，不受地域和國(guó)別的限制。

四、實(shí)現(xiàn)高校檔案管理模式的三大轉(zhuǎn)變

（一）由以實(shí)體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變

檔案管理強(qiáng)調(diào)以人為本，包括作為服務(wù)客體的用戶和作為服務(wù)主體的檔案人。在以往的檔案管理中，較多注重于服務(wù)客體的讀者用戶的層面，認(rèn)為以人為本只是指面向用戶、方便用戶、以用戶為中心，而對(duì)服務(wù)主體的檔案人重視不夠。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案人不僅僅是收集、整理、保存、提供信息，更是檔案信息資源建造者和維護(hù)者，是檔案信息資源與用戶之間的橋梁與紐帶，是高知識(shí)含量信息產(chǎn)品的設(shè)計(jì)者、生產(chǎn)者與操作者。不言而喻，檔案人在檔案的保管和提供利用方面，扮演了越來(lái)越重要的角色。因此，必須樹(shù)立“檔案人”與“用戶”并重的管理理念，切不可忽視“檔案人”這一關(guān)鍵要素。只有實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，才能更好地發(fā)揮檔案人的積極性、主動(dòng)性與創(chuàng)造性，才能在檔案的管理和各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中更充分地體現(xiàn)出檔案人的主體作用，從而適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)給整個(gè)人類社會(huì)帶來(lái)的改變。

（二）由以硬性管理為主向以軟性管理為主轉(zhuǎn)變

要使檔案信息資源在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)揮應(yīng)有的作用，我們必須強(qiáng)化對(duì)檔案信息資源的科學(xué)管理功能，變傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理為現(xiàn)代的知識(shí)管理；變硬性管理為軟性管理，即用館藏檔案的知識(shí)含量、價(jià)值含量，提供所產(chǎn)生的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益來(lái)衡量館藏檔案的情況，從而使檔案信息資源不斷適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，適應(yīng)廣大人民群眾對(duì)檔案利用的需求。顯然，這種軟性管理能使檔案信息資源隨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而不斷加快自己的開(kāi)發(fā)戰(zhàn)略，從而增強(qiáng)自己的生命力。

（三）由區(qū)域性管理向全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變

檔案部門的主要優(yōu)勢(shì)是收藏了大量的原始檔案，是國(guó)家的重要信息資源，對(duì)其加速開(kāi)發(fā)利用勢(shì)在必行。近年來(lái)，我國(guó)檔案界相繼建立了區(qū)域性的管理網(wǎng)絡(luò)，使某一地區(qū)、某一行業(yè)或某一系統(tǒng)的檔案實(shí)現(xiàn)了資源共享。在此基礎(chǔ)上，我們必須變區(qū)域性管理為全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理。一方面進(jìn)行縱向聯(lián)系，就是在同行業(yè)之間建立起互通、互補(bǔ)檔案信息的新型關(guān)系，打破物理意義上的館藏資源概念，使同行業(yè)之間利用網(wǎng)絡(luò)分發(fā)信息，交流工作動(dòng)態(tài)，進(jìn)行遠(yuǎn)程存取的信息服務(wù)；另一方面進(jìn)行橫向聯(lián)系，就是要與各行各業(yè)保持聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)從單一信息向綜合性信息的方向拓展，把檔案部門與圖書、情報(bào)、數(shù)據(jù)中心連接起來(lái)，形成全國(guó)性的聯(lián)機(jī)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。

參考文獻(xiàn)：

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一、高校檔案管理現(xiàn)狀

目前高校檔案管理面臨的主要問(wèn)題是在于傳統(tǒng)的管理思路和管理辦法與日益龐大且變更頻繁的檔案信息形成了巨大落差，導(dǎo)致檔案管理被動(dòng)的淪為形式化的步驟。也就是說(shuō)，高校其他管理工作中對(duì)檔案管理的需求其實(shí)是巨大的，但由于檔案管理體系無(wú)法滿足這一需求，才導(dǎo)致檔案管理處于食之無(wú)味棄之可惜的窘境。在這樣的現(xiàn)實(shí)壓力下，突破傳統(tǒng)的檔案管理思路是當(dāng)前的首要任務(wù)。

二、高校檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案室保管條件不統(tǒng)一

很多高校的檔案管理離統(tǒng)一規(guī)劃，距離整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。甚至部分檔案室變成儲(chǔ)藏室凌亂不堪，并沒(méi)有充分利用起來(lái)。管理體制不完善，致使部分檔案受到損壞。從客觀因素上看，有些學(xué)校設(shè)置獨(dú)立的檔案辦公室的確存在困難。然而，一些機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的放置并沒(méi)有系統(tǒng)管理，胡亂擺放，造成了檔案的分散性。這一系列的源頭問(wèn)題根本原因就是因?yàn)閷?duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，檔案管理制度落實(shí)不夠。雖然現(xiàn)在部分高校條件越來(lái)越好，計(jì)算機(jī)微機(jī)管理也得到了廣泛運(yùn)用，但對(duì)于高科技術(shù)與實(shí)際管理應(yīng)用方面的探索還有很長(zhǎng)一段路要走。

2.檔案工作重視程度不夠

在日常工作管理中，部分高校對(duì)于學(xué)校的重要單干甚至是機(jī)密檔案都沒(méi)有制定科學(xué)合理的管理體系，而是隨處亂丟，沒(méi)有形成統(tǒng)一管理。針對(duì)此類問(wèn)題的存在，為了加強(qiáng)這些高效的檔案管理意識(shí)，應(yīng)該適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行懲罰措施，以此來(lái)督促檔案管理人員將檔案按照等級(jí)進(jìn)行層次劃分和科學(xué)存檔。與編研工作人員進(jìn)行全面對(duì)比，可以看出高校檔案館與公共檔案館之間存在的差距，已經(jīng)相差甚遠(yuǎn)。在一方面來(lái)看，只有個(gè)別工作人員維持檔案館的整個(gè)運(yùn)行;另一方面，因?yàn)闄n案館的工作人員的嚴(yán)重欠缺導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)展停滯。長(zhǎng)此以往，使得工作人員養(yǎng)成了消極的工作態(tài)度，檔案分類系統(tǒng)管理意識(shí)淡薄，導(dǎo)致諸多檔案無(wú)人問(wèn)津。

3.工作人員業(yè)務(wù)能力尚待提高

高校檔案館的管理工作人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，具備多方面的管理素質(zhì)。一般管理素質(zhì)指的是，自身具備檔案管理方面的知識(shí)、素養(yǎng)以及管理能力;特使管理素質(zhì)指的是面對(duì)檔案管理的特殊要求或者遇到特殊困難時(shí)具備解決突發(fā)事件和疑難問(wèn)題的能力。檔案管理工作政策性非常強(qiáng)，而且對(duì)專業(yè)技術(shù)要求很高，對(duì)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)要求很高。很多檔案管理人員對(duì)于檔案管理的重視程度不夠，管理意識(shí)淡薄，也發(fā)生過(guò)多次檔案管理失誤問(wèn)題。最后因不及時(shí)整理歸總造成不同程度的拖拉和堆積影響了檔案工作發(fā)展。

三、提高檔案管理工作的辦法

1.加強(qiáng)改善檔案室保管條件

檔案管理是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，而且是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，如果管理體制不完善，勢(shì)必要造成檔案資料的遺失與損壞。這一系列的根本原因在于對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，管理制度落實(shí)不夠。現(xiàn)階段首要任務(wù)是文武兩頭抓，于文全面普及《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》通過(guò)宣傳，擴(kuò)大檔案工作的影響力，使廣大干部群眾充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，落實(shí)改善檔案保管設(shè)施，提升辦公環(huán)境。于武建立激勵(lì)機(jī)制，和鐵血一般的管理制度，加強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)，沒(méi)有免費(fèi)的付出，只有永恒的制度。

2.提高工作人員素質(zhì)

要樹(shù)立人才資源是第一資源的思想，克服“見(jiàn)物不見(jiàn)人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新，努力打造一支強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)隊(duì)伍。檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，而且是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，我們需要檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。對(duì)于現(xiàn)代檔案工作人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)具備一般才能和特殊才能。主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來(lái)，加強(qiáng)再教育，為教學(xué)科研服務(wù)，使高校檔案管理走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的化、多元化和優(yōu)質(zhì)高?；?/p>

四、檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)

1.加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)

（1）模式創(chuàng)新

模擬創(chuàng)新顧名思義是尋求門面上的一種改變，現(xiàn)如今適應(yīng)主義大行其道。但多屬換湯不換藥。高校檔案館雖屬機(jī)關(guān)部門，但在結(jié)構(gòu)上多為掛靠而非獨(dú)立，在職能上多為執(zhí)行少為決策。這與如今辦學(xué)要求相差甚遠(yuǎn)，促進(jìn)高校檔案管理變革刻不容緩。在高校機(jī)構(gòu)改革中，先后將檔案館從校辦或其他部門分離出來(lái)，獨(dú)立起來(lái)，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策。在檔案資源、檔案人力、檔案開(kāi)發(fā)、外部環(huán)境等方面進(jìn)行全方位創(chuàng)新，必須把握前瞻性才能為檔案工作創(chuàng)造一個(gè)良好的氛圍。只有這樣，才能讓高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展，使檔案機(jī)構(gòu)高效、安全的行駛。

（2）思維創(chuàng)新

管理創(chuàng)新的前提在于思維創(chuàng)新，思維一般可理解為觀念上的變化，其首要任務(wù)是要解放思想。不要片面的追求全面被動(dòng)服務(wù)，封閉自導(dǎo)，要始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想。今后的檔案管理工作目標(biāo)應(yīng)該是知識(shí)化、社會(huì)化，創(chuàng)新化。管理創(chuàng)新技術(shù)的更新已迫在眉睫，要用現(xiàn)代化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。而檔案管理人員要有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。

2.高校檔案管理創(chuàng)新與實(shí)踐

（1）引進(jìn)人本管理理念開(kāi)展資源整合

對(duì)于現(xiàn)代檔案人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)具備“一般才能”和“特殊才能”。其管理的核心為人本管理。發(fā)揮館員主觀能動(dòng)性，及時(shí)購(gòu)買檔案管理軟件，擴(kuò)大對(duì)于及數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織及使用，設(shè)計(jì)一個(gè)多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來(lái)指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。這樣才能加強(qiáng)信息資源建設(shè)優(yōu)化組合，提高檔案利用率。

（2）人才資源管理

統(tǒng)一實(shí)行全員聘任競(jìng)爭(zhēng)上崗，通過(guò)崗位的設(shè)置和工資透明化的分級(jí)，調(diào)動(dòng)不同工作人員的積極性;建立激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)館員輪崗，增加績(jī)效比重，從而帶動(dòng)知識(shí)在館內(nèi)流動(dòng)，在工作中成長(zhǎng)，做好傳幫帶，多于他人分享自己知識(shí)和專業(yè)技術(shù);本著對(duì)黨對(duì)人民高度政治責(zé)任，要加強(qiáng)館員在職培訓(xùn)繼續(xù)教育，“活到老，學(xué)到老”保證專業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其原地踏步或停滯不前，不提升就是落后;建立保密制度，高校檔案中部分內(nèi)部機(jī)密是不能公開(kāi)的，要行使好保密監(jiān)督權(quán)力，絕不容許威脅國(guó)家的政治安全及人民切身利益。

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一、電子檔案的定義及特點(diǎn)

電子檔案包括電子文件、電子信息、電子報(bào)表和電子圖紙等。具有實(shí)時(shí)共享性的特點(diǎn)，可以避免時(shí)間和空間的限制，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行遠(yuǎn)距離信息共享。同時(shí)，電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行閱覽的，體積小、容易保存及攜帶。

二、電子檔案的優(yōu)勢(shì)和弊端

（一）電子檔案的優(yōu)勢(shì)

1.提高工作效率。依靠計(jì)算機(jī)的信息處理能力，可以大大提高工作效率。電子檔案的使用可以使檔案資料在收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱的環(huán)節(jié)更加方便快捷。在一定程度上也減輕了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。例如，在查找檔案信息時(shí)，就可以直接在計(jì)算機(jī)相應(yīng)的文件中搜索文件分類號(hào)，快速找到所要的文件信息。通過(guò)電子檔案，使檔案可以快速高校的歸檔。

2.提高檔案安全性。電子檔案的利用避免了過(guò)去整卷查找信息的方式，有效保證了檔案信息的保密性和安全性。使用者不需要直接接觸檔案，只需要通過(guò)計(jì)算機(jī)目錄進(jìn)行檢索，減少了對(duì)原始檔案的翻閱次數(shù)，對(duì)檔案原件的保護(hù)得到了保證?？s短了查詢時(shí)間，又提高了檔案的利用率。所有文件都可以及時(shí)歸檔，文件不完整時(shí)也可以及時(shí)補(bǔ)漏，降低了紙質(zhì)檔案的人力物力進(jìn)行整理裝訂的工作量，還可以有效避免檔案被認(rèn)為篡改的行為。

（二）電子檔案的弊端

1.初期投資較大。電子檔案需要的磁盤、光盤等均是高科技產(chǎn)品，對(duì)環(huán)境的濕度、溫度都有一點(diǎn)的要求。并且電子檔案前期需要高校配備計(jì)算機(jī)及外圍輸入和輸出設(shè)備，要對(duì)電子檔案的管理者進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)工作。這樣就造成了電子檔案建立初期的投資費(fèi)用過(guò)大。

2.網(wǎng)絡(luò)安全性差。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開(kāi)發(fā)與利用帶來(lái)便利的同時(shí)，也存在一定的安全威脅。黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒會(huì)對(duì)電子檔案的真實(shí)性和完整性造成威脅。因?yàn)殡娮訖n案沒(méi)有手寫的字跡，就不利于區(qū)分檔案的真假，在傳輸過(guò)程中容易出現(xiàn)被篡改、盜用的情況。因此，電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也是不可忽略的一個(gè)方面。

三、電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用

（一）加強(qiáng)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全性

高校要定期對(duì)計(jì)算機(jī)軟件和硬件進(jìn)行更新和系統(tǒng)維護(hù)，要保障電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備的安全，保證做到專機(jī)專用，使存儲(chǔ)設(shè)備要時(shí)刻保持良好狀態(tài)。并且定期對(duì)電子檔案進(jìn)行更新備份，防止在意外情況下丟失。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防火墻的更新建設(shè)提升設(shè)備的安全性，最大限度地保證電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全性和保密性。

（二）完善相關(guān)制度，規(guī)范操作流程

國(guó)家要盡快完善規(guī)章制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，使高校檔案管理工作能夠有法可依，有章可循。要強(qiáng)化檔案管理工作人員的安全保密意識(shí)，提高檔案管理工作人員的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)。定期對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行電子檔案應(yīng)用操作的培訓(xùn)，同時(shí)建立完善的監(jiān)控系統(tǒng)制度。使檔案資料的安全得到保證，并且最大限度上做好服務(wù)工作。

（三）優(yōu)化服務(wù)方式，拓寬服務(wù)功能

高校檔案管理工作人員要充分結(jié)合多媒體技術(shù)、信息技術(shù)、光盤制作技術(shù)等，堅(jiān)持以快捷個(gè)性的服務(wù)為宗旨，使電子資源真正實(shí)現(xiàn)以安全為基礎(chǔ)的信息共享。另外，可以構(gòu)建在線檔案查詢服務(wù)的平臺(tái)，為電子檔案的用戶提供私人的便捷的在線咨詢服務(wù)。通過(guò)對(duì)知識(shí)面的擴(kuò)展，及時(shí)溝通新的學(xué)習(xí)技術(shù)，為用戶提供高品質(zhì)的電子檔案查詢服務(wù)，使高校檔案管理工作為社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的提高起到更大的作用。同時(shí)，在建立完善的網(wǎng)上電子檔案咨詢服務(wù)后，要對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的工作規(guī)范嚴(yán)格管理，積極實(shí)施管理糾紛，加強(qiáng)數(shù)字化檔案的工作質(zhì)量檢查。

（四）規(guī)范檔案儲(chǔ)存與利用的方式

篇9

一、高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代的新形勢(shì)需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒(méi)，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

高校檔案逐步信息化與電子檔案館的建設(shè)是檔案開(kāi)發(fā)利用，在服務(wù)中實(shí)現(xiàn)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，是國(guó)家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是社會(huì)發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進(jìn)行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。

二、高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題

現(xiàn)在各高校檔案管理的意識(shí)還較為薄弱，對(duì)建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒(méi)有足夠的意識(shí)。雖然一些高校已經(jīng)有專門的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了一定的檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)本部門檔案管理疏松。而一些文件形成者對(duì)檔案移交歸檔認(rèn)識(shí)不足。同時(shí)檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識(shí)也較為淡薄，對(duì)檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦力度不夠。

高校學(xué)生檔案管理工作和其他工作一樣，要有安排，有計(jì)劃，有貫徹有檢查和督促。對(duì)高校學(xué)生檔案造假，無(wú)論多與少都直接影響了檔案的客觀性，不真實(shí)的檔案也就沒(méi)有了其作為參考和依據(jù)的價(jià)值。由于現(xiàn)在現(xiàn)實(shí)社會(huì)情況較為復(fù)雜社會(huì)不正之風(fēng)的影響或者是由于工作中出現(xiàn)的馬虎，高校學(xué)生檔案造假情況時(shí)有發(fā)生。為了不影響畢業(yè)生的考研究生、考公務(wù)員、和就業(yè)，在校期間的未及格科目和處分不入檔的事時(shí)有發(fā)生。有的甚至到私造獎(jiǎng)勵(lì)內(nèi)容，在應(yīng)聘會(huì)上同一班級(jí)出現(xiàn)很團(tuán)支書、班長(zhǎng)的現(xiàn)象更是家常便飯。這種情況的出現(xiàn)不僅造成了用人單位對(duì)高校學(xué)生檔案真實(shí)性的懷疑，使得真實(shí)的高校學(xué)生檔案的利用率受到一定影響，更使得用人單位對(duì)畢業(yè)生的誠(chéng)信度受到影響。如學(xué)生在畢業(yè)時(shí)所填寫的高等院校畢業(yè)就業(yè)推薦表中，有各個(gè)科目成績(jī)，有鑒定，有組織評(píng)語(yǔ)等，很多時(shí)候?qū)W校、院系的鑒定意見(jiàn)并非來(lái)自學(xué)校和學(xué)院的只能鑒定部門的管理人員，而是學(xué)生們相互之間互相鑒定意見(jiàn)。所以有些問(wèn)題都是缺乏相應(yīng)的監(jiān)督制約機(jī)制。

三.改善高校學(xué)生檔案管理意見(jiàn)

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益深化，高校學(xué)生檔案管理工作信息化、網(wǎng)路化格局逐漸形成，高校學(xué)生檔案管理工作也應(yīng)不斷適應(yīng)科技快速發(fā)展的趨勢(shì)，提高現(xiàn)代化管理水平。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，高校在新生錄取、學(xué)生畢業(yè)等多個(gè)環(huán)節(jié)逐步信息化和網(wǎng)絡(luò)化。這位電子檔案的形成奠定了良好的基礎(chǔ)。

電子檔案的歸集與管理已經(jīng)形成了未來(lái)高校檔案學(xué)生管理的主要方法。充分的利用電子計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代技術(shù)手段為核心，有計(jì)劃，有步驟的把高校學(xué)生檔案分類歸檔，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理。有效的利用成熟的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將高校學(xué)生檔案文件中的文本、照片、聲音、影像及作品等進(jìn)一步的信息化管理，制成高校學(xué)生電子檔案，從而建立高校學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化。因此，高校應(yīng)根據(jù)其需要有效的建立紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的學(xué)生檔案管理模式。

加強(qiáng)制度化建設(shè)對(duì)學(xué)生檔案管理具有十分重要的作用。根據(jù)學(xué)生情況、辦學(xué)特點(diǎn)、管理要求等，建立適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)教育的規(guī)章制度，使網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生檔案管理規(guī)范化、制度化。使學(xué)生檔案管理部門擺脫日常的事務(wù)性工作，采取學(xué)分制和柔性管理相結(jié)合的學(xué)生檔案管理方式，充分調(diào)動(dòng)學(xué)生在學(xué)習(xí)過(guò)程中的積極性、主動(dòng)性，學(xué)分制是學(xué)生檔案管理制度改革中的難點(diǎn)，需要有一個(gè)富有彈性的教學(xué)計(jì)劃和一套靈活的管理體制、運(yùn)行機(jī)制，才能使學(xué)習(xí)者變被動(dòng)為主動(dòng)學(xué)習(xí)，更好地培養(yǎng)出適應(yīng)工作需要且綜合素質(zhì)較高的應(yīng)用型人才。

學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)具體細(xì)致、繁瑣復(fù)雜而且原則性和服務(wù)性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)管理工作，政策性強(qiáng)，從事這項(xiàng)工作不僅要付出艱辛的勞動(dòng)，而且必須要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感。網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生檔案管理區(qū)別于普通高校學(xué)生檔案管理，它主要體現(xiàn)在管理方式更加多元化，管理人員具有很強(qiáng)的信息素養(yǎng)和溝通協(xié)調(diào)能力，要能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與學(xué)生、教師進(jìn)行全方位的交流，能夠指導(dǎo)學(xué)生在學(xué)期間通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程交互通訊方式完成如選課、查詢、報(bào)考等，這就要求學(xué)生檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想、提高工作效率、有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。

總之，在這個(gè)高度信息化的時(shí)代,信息技術(shù)無(wú)疑為檔案管理,特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無(wú)法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要,只有把工作重點(diǎn)放在信息化管理,網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè),充分利用信息高速路的優(yōu)越性,才能使高校的檔案管理更健全、更高效。數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會(huì)教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時(shí)借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

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在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐步滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，高校檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，體現(xiàn)著學(xué)校的管理水平。當(dāng)今時(shí)代，信息技術(shù)快速推進(jìn)，部分高效檔案管理也走上了科技化管理的道路，發(fā)揮出其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，使檔案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。

一、電子檔案的定義及其特點(diǎn)

所謂電子檔案是指人們利用電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，用數(shù)碼的形式通過(guò)磁帶、磁盤、光盤或硬盤等載體，應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行讀取、處理，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸文件、儲(chǔ)存資料，實(shí)現(xiàn)資源共享的檔案管理系統(tǒng)。其具有如下特點(diǎn)：

1、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

首先，電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過(guò)信息技術(shù)來(lái)完成，減少了紙質(zhì)檔案整理過(guò)程中繁瑣的程序，同時(shí)完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統(tǒng)計(jì)、儲(chǔ)存等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動(dòng)量，在管理效率上發(fā)揮出了明顯的優(yōu)勢(shì)；其次，電子檔案管理高效地實(shí)現(xiàn)了資源共享。電子檔案管理充分運(yùn)用信息技術(shù)，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進(jìn)行檔案資料的翻閱、搜索，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳輸，實(shí)現(xiàn)了資源共享；再次，電子檔案管理的儲(chǔ)存量大，信息穩(wěn)定。電子檔案管理用數(shù)碼的形式通過(guò)磁帶、磁盤、光盤或移動(dòng)硬盤等載體，儲(chǔ)存檔案資料，傳輸文件，受客觀環(huán)境的影響小，信息穩(wěn)定、信息量大、儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)。

2、電子檔案管理的缺陷

首先，電子檔案管理完全依賴于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲(chǔ)等管理程序必須依靠電子管理系統(tǒng)完成，借助于計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，可能因?yàn)橛?jì)算機(jī)硬件更新或計(jì)算機(jī)的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過(guò)程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統(tǒng)必須及時(shí)進(jìn)行新系統(tǒng)轉(zhuǎn)換或更新，甚至根據(jù)需要保留原來(lái)的舊管理系統(tǒng)，才能保證檔案信息的完整性和永久性；其次，電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質(zhì)檔案制定中出錯(cuò)影響面較小，電子檔案管理過(guò)程中若病毒侵入導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中也存在被修改或盜用的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案管理應(yīng)用統(tǒng)一的系統(tǒng)程序，不具備手寫檔案材料的特點(diǎn)，不易于真?zhèn)蔚蔫b別，造成檔案信息被侵害卻無(wú)從發(fā)現(xiàn)。高校檔案資料是在教育教學(xué)、教育科研、教育管理過(guò)程中積累的真實(shí)資料，是不可再生的信息資源，見(jiàn)證了高校發(fā)展的歷史，具有重要的社會(huì)價(jià)值，安全性不容忽視。

二、電子檔案對(duì)高校檔案管理的影響

1、檔案管理程序的轉(zhuǎn)變

紙質(zhì)材料是傳統(tǒng)檔案工作的主要對(duì)象，然而普及計(jì)算機(jī)應(yīng)用之后，電子檔案就取代了過(guò)去的紙質(zhì)檔案，信息歸檔之后，一切檔案信息的讀取、修改都要由檔案管理員通過(guò)計(jì)算機(jī)程序來(lái)完成。改變了以往紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中一貫遵循的檔案收集與整理、文件立卷與歸檔等流程、方法和思路，取消了一年歸檔一次的管理程序。電子檔案則具有及時(shí)性，可根據(jù)需要進(jìn)行適當(dāng)修改、補(bǔ)充、保存，當(dāng)然，也體現(xiàn)出電子檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性。

2、電子檔案分類方式的轉(zhuǎn)變

電子檔案實(shí)現(xiàn)了檔案信息與載體的分離，所以，檔案的分類方式也由原來(lái)的實(shí)體分類轉(zhuǎn)化為程序分類，改變了過(guò)去那種屬性排列式的手工操作檔案管理流程。電子檔案管理則通過(guò)計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行高效分類、整合、匯總、統(tǒng)計(jì)，減少了實(shí)體分類中繁重的工作程序，提高了高校檔案管理工作的效率。

3、電子檔案管理內(nèi)容與形式的轉(zhuǎn)變

檔案首先要體現(xiàn)其原始性，是原始記錄，檔案內(nèi)容要真實(shí)，檔案來(lái)源要可靠，是由檔案人親筆書寫或親筆簽名，這也是檔案區(qū)別于其它信息資料的主要依據(jù)，具有法律效應(yīng)。電子檔案管理則在計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序上進(jìn)行，方便、快捷，但在一定程度上卻失去了檔案的原始記錄性，電子檔案依據(jù)系統(tǒng)處理的最后一個(gè)文本，沒(méi)有原始稿，所以，檔案的憑證作用很難確定，電子檔案的真實(shí)性有待考究，這也成為高校檔案管理的一個(gè)新的課題。

三、高校電子檔案管理策略

1、重視高校電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的檢測(cè)

電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸中具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，所以，要保證電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全檢測(cè)，培訓(xùn)專職電子檔案技術(shù)檢測(cè)員，做到定期對(duì)檔案管理程序進(jìn)行檢測(cè)、更新與維修，對(duì)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢測(cè)與維護(hù)，對(duì)那些重要檔案要定期進(jìn)行復(fù)制、更新、備份、保密儲(chǔ)存，防止檔案信息的丟失，以保證電子檔案的安全性。

2、做好高校電子檔案原始性保護(hù)

高校電子檔案管理是高校教育管理與發(fā)展的重要部分，必須做好電子檔案信息技術(shù)處理工作，以保證電子檔案信息的原始性。新型檔案資料歸檔后，檔案管理員要及時(shí)進(jìn)行接收、整理、儲(chǔ)存等工作，運(yùn)用信息技術(shù)處理，將電子檔案資料設(shè)為只讀文件，表明此檔案資料不可修改，以保證電子檔案信息的原始性與可靠性。

3、加強(qiáng)高校電子檔案管理員的技術(shù)指導(dǎo)

要想做好高校電子檔案管理工作，必須對(duì)檔案管理員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，優(yōu)化檔案管理員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，通過(guò)各種培訓(xùn)方式保證檔案管理員的知識(shí)更新，提高檔案管理員的信息技術(shù)水平，以適應(yīng)高校電子檔案管理的發(fā)展。同時(shí)，還要重視提高檔案管理員的職業(yè)道德水平和安全操作能力，使檔案管理員明確責(zé)任，具備熟練的電子檔案系統(tǒng)操作技能和較高的職業(yè)素質(zhì)，推進(jìn)高校電子檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

四、小結(jié)

隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案管理在高校檔案管理中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，我們應(yīng)敢于創(chuàng)新，充分認(rèn)識(shí)電子檔案管理的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，正確認(rèn)識(shí)并克服電子檔案管理的缺陷，優(yōu)化管理方式，提高高校檔案管理水平。