導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇畢業(yè)檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學(xué)生在校期間德智體等方面的真實(shí)歷史記錄，是反映大學(xué)畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認(rèn)真做好畢業(yè)生的檔案管理工作，充分挖掘檔案管理在促進(jìn)人才培養(yǎng)過程中的積極作用，特別是服務(wù)大學(xué)生成功就業(yè)的推進(jìn)作用，從而進(jìn)一步提升高校檔案管理的整體質(zhì)量和效益，是十分重要而又具有現(xiàn)實(shí)意義的。

二、高職畢業(yè)生人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題

高校畢業(yè)生檔案的重要性決定了我們應(yīng)該對其進(jìn)行全面的規(guī)范管理，然而目前，就高職院校而言，檔案管理還存在諸多問題。以我校為例，學(xué)校實(shí)行多層次、多形式、多種學(xué)制辦學(xué)，學(xué)生來源不一，學(xué)制有三年，有五年，形成的學(xué)生檔案材料也不一致，因此我們的畢業(yè)生檔案管理仍存在很多問題，呈現(xiàn)出服務(wù)被動化、管理不規(guī)范、管理模式陳舊等管理現(xiàn)狀。

服務(wù)被動化。學(xué)生檔案的管理觀念陳舊，還停留在只是匯集學(xué)生在校的政治表現(xiàn)和畢業(yè)階段的終端學(xué)習(xí)成績，僅供查閱等單純的學(xué)籍資料歸檔作用上。對學(xué)生就業(yè)所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在嚴(yán)重脫節(jié)現(xiàn)象，內(nèi)容單調(diào)、缺乏個性，既不能反映市場對人才所需求的綜合素質(zhì)，也無法起到為用人單位提供完整準(zhǔn)確的人才信息的載體作用。

檔案管理不夠規(guī)范。高職專院校在檔案管理上還沒有形成符合自身特點(diǎn)的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過程中存在不夠嚴(yán)格的現(xiàn)象，使檔案管理流于形式，僅是充當(dāng)了檔案“保管員”的角色。

（1）檔案材料片面、不完整。這主要有兩個方面的原因：一是學(xué)生檔案來源的廣泛性。有來源于教學(xué)管理部門的，有來自系部的，有來自學(xué)生本人的，還有來自校外相關(guān)部門的，這些材料數(shù)量龐大，單從人事或教學(xué)方面考慮學(xué)生檔案的歸屬，很容易造成檔案材料收集的片面或重復(fù)，不利于學(xué)生檔案的完整和統(tǒng)一。二是檔案形成時(shí)間具有階段性。學(xué)生檔案一般是有季節(jié)性的特點(diǎn)，有的材料是在學(xué)生進(jìn)校時(shí)形成的，有的是按學(xué)期形成的。到了畢業(yè)生集中離校期間，時(shí)間緊，工作任務(wù)特別重，往往到了要即將轉(zhuǎn)寄檔案材料時(shí)匆忙安排幾個學(xué)生幫忙整理，他們沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，經(jīng)驗(yàn)缺乏，責(zé)任心不足，導(dǎo)致各種問題層出不窮。

（2）檔案材料用紙、書寫不規(guī)范。從學(xué)生檔案中發(fā)現(xiàn)，有的材料用紙是8k，有的材料用紙是32k，尤其是《學(xué)生學(xué)籍成績單》，各個系基本不統(tǒng)一，影響檔案的利用質(zhì)量。還有一些檔案書寫隨便，用圓珠筆書寫，但是用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就開始模糊，給檔案保存帶來很大的困難。

管理方式落后。我校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即以單一的紙質(zhì)檔案管理為主，導(dǎo)致學(xué)校檔案占用空間大，查閱不方便，容易出現(xiàn)脫頁或字跡不清晰等問題。作為用于服務(wù)大學(xué)生就業(yè)的高校學(xué)生檔案，具有材料的豐富多樣性，收集材料過程的系統(tǒng)集中性和檔案材料服務(wù)就業(yè)的實(shí)用權(quán)威性等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)對高校的學(xué)生檔案管理方式提出了新的要求，特別是對大學(xué)生在校期間成長成才的行為表現(xiàn)形成的檔案材料要實(shí)行全過程的動態(tài)管理，才能為用人單位提供客觀詳盡反映畢業(yè)生整體情況的檔案材料，其歸檔的信息量很大，工作量也很大，這樣的工作要求靠現(xiàn)行的以手工操作為主的管理方式是無法承擔(dān)的。

三、實(shí)行畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的對策思考

加強(qiáng)畢業(yè)生檔案宣傳與教育，提高畢業(yè)生檔案意識。

由于檔案管理人員的宣傳不到位，使得學(xué)生檔案意識嚴(yán)重缺乏。根據(jù)近期我校開展的一項(xiàng)抽樣調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有極少數(shù)的同學(xué)認(rèn)為自己比較了解，而超過七成的學(xué)生表示自己對檔案不了解，不知道檔案有什么用甚至認(rèn)為檔案根本沒什么作用，也不清楚畢業(yè)后檔案到底該放到什么地方。對檔案知識的匱乏使學(xué)生不關(guān)心自己檔案的去向，對檔案丟失也不理不睬。在這種情況下，就采取不要檔案或者把檔案存于學(xué)校的方式，導(dǎo)致大量的畢業(yè)生檔案滯留學(xué)校，給本來就緊張的檔案庫房和匱乏的人力物力帶來巨大的壓力。因此必須加強(qiáng)對學(xué)生的宣傳和教育。在新生入學(xué)上交檔案時(shí)就對他們進(jìn)行宣傳教育，及時(shí)、完整地將檔案上交。大學(xué)期間，在填寫檔案內(nèi)容時(shí)要規(guī)范、準(zhǔn)確、真實(shí)，不能弄虛作假。在學(xué)生畢業(yè)時(shí)，高校應(yīng)把該項(xiàng)工作納入畢業(yè)生教育工作之中，讓畢業(yè)生知道畢業(yè)生檔案的形成規(guī)律與作用，畢業(yè)生檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的一些過程等，讓畢業(yè)生對自己的個人檔案有比較全面的了解，認(rèn)識到畢業(yè)生檔案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。

更新服務(wù)觀念，樹立創(chuàng)新意識。

真正從服務(wù)大學(xué)生實(shí)現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實(shí)施管理，杜絕畢業(yè)生檔案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滯后等問題。

（1）工作中主動與畢業(yè)生檔案來源地多聯(lián)系與協(xié)調(diào)，及時(shí)收集、整理學(xué)生檔案。力求畢業(yè)生檔案來源內(nèi)容與來源渠道的安全。學(xué)生檔案的收集是保證檔案完整性的主要渠道，尤其是入團(tuán)、入黨志愿書、申請書、轉(zhuǎn)正報(bào)告、政審材料等，檔案管理人員要及時(shí)到所形成材料的部門收集材料，及時(shí)進(jìn)行鑒別整理。

（2）定期做好館藏畢業(yè)生檔案的管理情況統(tǒng)計(jì)，熟悉所藏的畢業(yè)生檔案的所有情況，以便能及時(shí)提供利用。

加強(qiáng)高素質(zhì)和復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng)

目前的檔案管理主體多為兼職人員，專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，因此，首先要轉(zhuǎn)變管理人員的管理理念，提高畢業(yè)生檔案服務(wù)于就業(yè)的意識，將檔案管理納入學(xué)校整體的規(guī)劃之中；其次，要加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，并定期考核，不僅包括業(yè)務(wù)知識的熟悉情況，還有掌握與時(shí)代相適應(yīng)的電子信息管理技術(shù)；再次，要提高管理人員的職業(yè)道德水平，增強(qiáng)工作責(zé)任感和積極性。

有步驟、分重點(diǎn)推進(jìn)畢業(yè)生檔案信息化管理

在信息化時(shí)代，對畢業(yè)生檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)，原有的單一的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)時(shí)檔案工作的發(fā)展要求，因此畢業(yè)生檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。

（1）建立和完善畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。沒有信息化的操作平臺，談?wù)撔畔⒒ㄔO(shè)只是空想。因此要對各類操作設(shè)備進(jìn)行升級換代，加快對軟件系統(tǒng)的升級更新，建立一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。

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二、畢業(yè)生檔案管理存在的問題

1.管理主體多元化

（1）高校仍然存留畢業(yè)生檔案。畢業(yè)生檔案滯留學(xué)校，一方面原因是學(xué)校沒有統(tǒng)一規(guī)范要求，另一方面是學(xué)生檔案意識比較淡漠。特別是近年來，中小型民營企業(yè)在畢業(yè)生就業(yè)去向占有相當(dāng)大比重，而中小企業(yè)一般不具備保管人事檔案的資質(zhì)，也就不要求畢業(yè)生轉(zhuǎn)寄檔案。而畢業(yè)生通過網(wǎng)上簽約或書面協(xié)議均不能反映出檔案轉(zhuǎn)遞去向，他們或不知道檔案到底該去什么地方，或認(rèn)為檔案根本沒有什么用，就會采取不要檔案或者把檔案暫留學(xué)校的方式。（2）畢業(yè)生存留個人檔案。畢業(yè)生檔案應(yīng)該通過機(jī)要部門轉(zhuǎn)寄。但是個別高校為了節(jié)約經(jīng)費(fèi)，甚至采取讓學(xué)生自帶檔案的方式。畢業(yè)生擔(dān)心檔案丟失或是不清楚檔案應(yīng)該存放何處，就會自己處置。畢業(yè)后留學(xué)或到國外工作的學(xué)生，因?yàn)椴恍枰獙n案帶到國外，也會私自存留個人檔案。（3）地方人事機(jī)構(gòu)存放畢業(yè)生檔案。一是各地方人事機(jī)構(gòu)作為經(jīng)政府人事部門批準(zhǔn)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)有償保存未就業(yè)生源地學(xué)生檔案；二是人事機(jī)構(gòu)與無人事檔案保管職能的民營企業(yè)簽訂職工檔案有償保管協(xié)議；三是畢業(yè)生檔案在人事機(jī)構(gòu)，但是畢業(yè)生本人不是生源地學(xué)生，也不是代管單位職工。

2.管理流程簡單化

（1）管理模式不完善。目前高校學(xué)生檔案管理主要有兩種模式，一種是新生入校后，由學(xué)校檔案館（室）統(tǒng)一管理，各院系按期將學(xué)生在校期間形成的檔案資料歸檔，由學(xué)校統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。此模式人檔分離，歸檔、查閱手續(xù)煩瑣，不能充分體現(xiàn)學(xué)生檔案的服務(wù)功能。第二種模式是新生入校后，學(xué)生檔案隨學(xué)生分散到各院系所，由院系所派專人一般是輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)管理，學(xué)院統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。這種模式方便歸檔、查閱，便于實(shí)施動態(tài)管理。但是管理隊(duì)伍龐大，管理分散，且缺乏專門的管理場所，檔案的安全性和保密性皆無法保證。（2）檔案內(nèi)容簡單化。目前的學(xué)生檔案在內(nèi)容上仍存在簡單化、公式化的現(xiàn)象。如學(xué)生承擔(dān)社會工作，參加科技創(chuàng)新、社會實(shí)踐、文體活動、社團(tuán)活動、志愿服務(wù)等的情況不能充分體現(xiàn)在檔案中；學(xué)生誠信考試、按期還貸等誠信檔案內(nèi)容普遍沒有建立；學(xué)生心理健康檔案未納入到收集范圍。學(xué)生檔案內(nèi)容簡單，不同個體評價(jià)性表達(dá)模板化、籠統(tǒng)化，缺乏針對性描述，生動性差。

3.服務(wù)功能弱化

學(xué)生檔案的服務(wù)功能主要體現(xiàn)在四個方面：一是服務(wù)學(xué)生成材，二是服務(wù)教育教學(xué)，三是服務(wù)學(xué)生就業(yè)，四是服務(wù)用人單位。但是由于畢業(yè)生檔案整理歸檔工作滯后，一般臨近離校時(shí)集中歸檔，致使用人單位來校查閱碩士研究生檔案看到的是本科階段的檔案材料，查閱本科畢業(yè)生檔案看到的是中學(xué)階段的檔案材料。

三、解決畢業(yè)生檔案管理失范的路徑探析

1.提高檔案意識，理順檔案管理機(jī)制

27號令把領(lǐng)導(dǎo)體制提升到“總則”中，首次規(guī)定了高校內(nèi)部檔案工作由高校校長領(lǐng)導(dǎo)，并明確了其主要職責(zé)，進(jìn)一步確立了學(xué)生檔案的價(jià)值和保存任務(wù)，明確了學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)及工作人員在學(xué)生檔案管理過程中的職責(zé)。各高校應(yīng)深入開展學(xué)習(xí)貫徹教育部27號令的活動，提高從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、基層工作者到全體學(xué)生的檔案意識，建立高校檔案工作體系。畢業(yè)生檔案管理多元化的問題，是在市場經(jīng)濟(jì)條件下，多種所有制經(jīng)濟(jì)并存及單位與職工雙向選擇的現(xiàn)實(shí)決定的。27號令從根本上解決了教育行政部門與檔案業(yè)務(wù)主管部門在高校檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)體制和職責(zé)上的不明確，進(jìn)一步強(qiáng)化了省級及以上教育行政部門的高校檔案工作主管責(zé)任和檔案行政部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督義務(wù)。通過加強(qiáng)對畢業(yè)生檔案管理的監(jiān)督和對托管畢業(yè)生的教育及托管單位的考核，使存放在人事機(jī)構(gòu)的畢業(yè)生檔案得到動態(tài)更新，減少“棄檔”現(xiàn)象，為畢業(yè)生進(jìn)一步就業(yè)打下基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)，引入檔案管理質(zhì)量體系

高校應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際，制定有關(guān)學(xué)生檔案管理的規(guī)范性文件，包括《高等學(xué)校學(xué)生檔案收集制度》、《高等學(xué)校學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容與范圍》、《高等學(xué)校學(xué)生檔案查閱借閱制度》等，對新生檔案的接收、日常的歸檔整理、畢業(yè)生檔案整理、轉(zhuǎn)遞等不同時(shí)段的工作明確工作要求，制定具體、詳細(xì)、切實(shí)可行的管理辦法。為了保證畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)引入ISO9000質(zhì)量管理體系。利用其先進(jìn)的質(zhì)量管理理念，豐富和完善檔案質(zhì)量管理理論，規(guī)范檔案管理，促進(jìn)檔案質(zhì)量的提高。另外，通過采用PDCA方法對檔案管理過程進(jìn)行質(zhì)量控制，對體系中的檔案過程控制進(jìn)行優(yōu)化，從而改革高校傳統(tǒng)檔案質(zhì)量管理的觀念與模式，構(gòu)建適應(yīng)當(dāng)前需要的檔案質(zhì)量管理體系，完善并規(guī)范檔案管理流程，不斷提高高校學(xué)生檔案質(zhì)量。

3.完善管理模式，提高檔案工作隊(duì)伍素質(zhì)

高校應(yīng)結(jié)合自身情況，健全高校檔案工作人員崗位責(zé)任制，規(guī)范檔案流轉(zhuǎn)的整個程序，確立本校檔案管理模式。對于招生規(guī)模較小的學(xué)校，可以實(shí)行檔案集中管理，但必須委派經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)過硬的專業(yè)人員進(jìn)行管理。對于招生規(guī)模較大的學(xué)校，可以由學(xué)校統(tǒng)一招聘、統(tǒng)一培訓(xùn)學(xué)生檔案管理工作人員，然后分配至各院所。在提高檔案工作隊(duì)伍的綜合素質(zhì)的問題上，要吸引人才，留住人才。加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和知識拓展，要求檔案人員在掌握檔案基本理論和基本業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，主動學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)知識，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、電子政務(wù)及辦公自動化、信息開發(fā)和數(shù)字檔案館建設(shè)等現(xiàn)代化管理知識，全面提高綜合素質(zhì)。要轉(zhuǎn)變管理理念，澄清畢業(yè)生檔案的重要性及其服務(wù)于學(xué)生成長發(fā)展、服務(wù)于教育培養(yǎng)、服務(wù)于就業(yè)單位的意識。

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二、做好函授畢業(yè)生檔案工作的幾點(diǎn)建議

鑒于目前函授畢業(yè)生人事檔案工作的現(xiàn)狀，各高校函授點(diǎn)應(yīng)強(qiáng)化函授檔案管理工作的就業(yè)服務(wù)功能，使得新的單位通過個人檔案全面了解畢業(yè)生的自然資料，增強(qiáng)畢業(yè)生的就業(yè)競爭力。一是應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案的信息和網(wǎng)絡(luò)化。符合條件的用人單位可以通過檔案管理平臺賬號及時(shí)查詢不涉及隱私的檔案信息。各檔案部門也應(yīng)加強(qiáng)各式檔案包含函授檔案征信網(wǎng)、誠信檔案網(wǎng)、學(xué)籍信息網(wǎng)等系統(tǒng)。如果國家能夠?qū)⑦@些數(shù)據(jù)統(tǒng)一整合起來，把各種個人信息庫相銜接，就可以建成全面的個人檔案信息系統(tǒng)，既有利于各部門信息共享，也使函授畢業(yè)生受益。二是做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交工作。有些高校要求高校函授點(diǎn)必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案傳遞制度，并要求畢業(yè)生盡快將檔案轉(zhuǎn)至單位或就業(yè)服務(wù)部門、人才機(jī)構(gòu)等人事部門，避免給自己未來的工作單位和生活帶來不便。對于有就業(yè)單位的函授畢業(yè)生，要搞清楚單位性質(zhì)。如果是政府機(jī)構(gòu)、全額撥款事業(yè)單位、國營單位，應(yīng)該有主管單位，主管部門是有人事管理權(quán)，可以接納檔案。其他單位工作就應(yīng)交當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行臋n案管理中心，到時(shí)提取方便。函授畢業(yè)生一定要重視自己的檔案。對于打算把檔案暫時(shí)存放在學(xué)校的畢業(yè)生，第一時(shí)間要提出申請，在找到新的工作單位之后及時(shí)遷入新單位，以免給以后的生活工作帶來不必要的麻煩。

三、對函授檔案工作的思考

隨著物質(zhì)水平的提高，教育水平也越來越高，函授學(xué)歷在社會上往往被忽視，函授檔案更是無人問津。我們?nèi)绾胃淖冞@種現(xiàn)狀？使我們的函授工作上一個新臺階呢？

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中圖分類號：G715 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A1 我校高職畢業(yè)生檔案的管屬部門及內(nèi)含

高職畢業(yè)生的檔案管理有的學(xué)校放在綜合管理部門，實(shí)行綜合管理；有的院校放在學(xué)生工作管理系統(tǒng)，由學(xué)生處統(tǒng)一管理；而有些院校放在各個學(xué)院、系部，實(shí)行分散管理。我校由各系專人負(fù)責(zé)、輔導(dǎo)員監(jiān)管，畢業(yè)生提取檔案需要攜帶畢業(yè)證、身份證、報(bào)到證等相關(guān)證件到系里領(lǐng)取。在特殊情況下，畢業(yè)生檔案暫時(shí)不能轉(zhuǎn)走，比如：處分未撤銷緩發(fā)畢業(yè)證者；欠學(xué)費(fèi)者；處分未撤銷緩發(fā)畢業(yè)證者，成績不合格者。監(jiān)管學(xué)生檔案的輔導(dǎo)員老師在學(xué)生領(lǐng)取檔案時(shí)告知學(xué)生應(yīng)該注意的事項(xiàng)有：第一，學(xué)生檔案是個人的重要資料，不能在個人手里存放；第二，學(xué)生個人不得自行拆封，應(yīng)由就業(yè)單位檔案管理部門拆封等。

高職畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成教育部、學(xué)校、各專業(yè)人才培養(yǎng)方案中所有需要完成的項(xiàng)目學(xué)生個人的干部身份檔案。我校高職畢業(yè)生檔案里面的內(nèi)容有：高中學(xué)籍表；高考電子檔案；學(xué)生黨團(tuán)關(guān)系；每個學(xué)期學(xué)生綜合素質(zhì)考核表；各種評優(yōu)登記表；實(shí)習(xí)成績考核表；畢業(yè)論文答辯開題報(bào)告；畢業(yè)論文答辯成績單；畢業(yè)生登記表；綜合成績單；學(xué)生誠信檔案；全國普通高校?？飘厴I(yè)生就業(yè)通知書等材料。

2 高職院校畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理意識不強(qiáng)，管理不規(guī)范

高職院校檔案管理和建設(shè)主體的重視程度不夠，意識不強(qiáng)，直接給管理工作帶來困難，也造成檔案管理中的混亂。在實(shí)際工作中，存在著輕視此項(xiàng)工作，不少檔案管理部門只遵循下發(fā)的《干部人事檔案材料收集規(guī)定》，并沒有形成自己的檔案細(xì)則和規(guī)定。在執(zhí)行過程中，存在不及時(shí)歸檔、亂歸檔等現(xiàn)象，檔案不能避免有丟失情況，等發(fā)現(xiàn)后再補(bǔ)材料和檔案，造成和原始材料的不一致。有的學(xué)校檔案管理者不固定，這直接造成管理混亂，導(dǎo)致人事檔案缺乏嚴(yán)肅性。

2.2 口袋檔案和棄檔現(xiàn)象逐年增多

口袋檔案是指畢業(yè)生拿到自己檔案后，沒有將自己的檔案放到所任職單位檔案管理部門，也沒有放在檔案的人才中心，就直接放在家中，這種現(xiàn)象的產(chǎn)生一方面是因?yàn)楫厴I(yè)生急于就業(yè)，并沒有簽訂正式的勞動協(xié)議，另一方面也有不少是用人單位并沒有檔案存放部門。也有的高職畢業(yè)生為了自己以后方便換單位——跳槽，檔案直接就放自己“口袋”里。甚至有些畢業(yè)生畢業(yè)以后長期將檔案放在學(xué)校，好像“永遠(yuǎn)”沒有檔案一樣，增加了學(xué)校檔案管理者的工作復(fù)雜度。

2.3 檔案管理手段陳舊落后，設(shè)備不先進(jìn)

由于高職院校對檔案不夠重視，管理投入有限，有的院校沒有專門的檔案管理部門，有許多檔案管理人員是身兼數(shù)職，沒有將全部精力放在檔案管理工作中，對任課老師、輔導(dǎo)員和學(xué)生檔案填寫材料歸檔不及時(shí)，目前大多數(shù)高職院校仍以傳統(tǒng)的手工操作為主，整檔材料繁瑣復(fù)雜，加上每個學(xué)期都有新資料加入，歸檔人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆裝訂等大量工作，沒有時(shí)間考慮開發(fā)案宗的內(nèi)在信息，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理并沒有派上用場。

2.4 檔案私拆、涂改、丟失等不良現(xiàn)象存在

有的畢業(yè)生拿到檔案以后，馬上想知道這個袋子里裝的是什么，尤其在意在校期間一些表現(xiàn)，比如：教師評語、思想品德、畢業(yè)答辯成績等，在沒有聽清輔導(dǎo)員老師或者檔案管理員的要求和強(qiáng)調(diào)時(shí)，就已經(jīng)將自己檔案袋打開，甚至有些看到自己的表現(xiàn)和成績不算優(yōu)秀，立刻就拿起筆將自己的檔案材料涂改，還有部分同學(xué)在學(xué)期間表現(xiàn)不是太優(yōu)秀，個別學(xué)生就想到了棄檔或者將自己檔案弄丟等等。

2.5 高職院校檔案管理者檔案轉(zhuǎn)交和查詢管理不規(guī)范

高職院校還沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成發(fā)放檔案的過程隨意性很大，很不規(guī)范。有些學(xué)生的檔案采取機(jī)要傳遞方式，有些采取校方送達(dá)，有些學(xué)生直接將檔案帶走，也有不少是請人呈交等等。形式的不統(tǒng)一造成檔案發(fā)放的混亂，有時(shí)會出現(xiàn)“人在檔案無”、“檔案有人無”等問題。

3 高職院校畢業(yè)生檔案管理工作完善措施

（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，保證畢業(yè)生的檔案質(zhì)量。學(xué)校應(yīng)該統(tǒng)一各個部門各個學(xué)院系部意見，綜合討論人才培養(yǎng)方案，制定全校統(tǒng)一的載入學(xué)生檔案材料的全部內(nèi)容，做好對外宣傳等工作。另外，各學(xué)院、系部、各專業(yè)、各班級針對自己的特殊情況，研究完善入載檔案內(nèi)容，做到檔案個性化、特色化，將系部和專業(yè)宣傳出去。規(guī)定學(xué)校專門派一名領(lǐng)導(dǎo)直接掛帥管理，各學(xué)院各系部各班級有專門的檔案管理人員。

（2）重視宣傳，強(qiáng)化學(xué)生的檔案意識。從教育入手，使學(xué)生重視個人檔案。使學(xué)生從入學(xué)教育就懂得檔案的重要性，跟學(xué)生介紹檔案中存放的材料都有哪些，這些材料是過去的一個寫照，只有歷史是不能更改的。畢業(yè)生應(yīng)樹立“人往哪里走，檔案跟著走”的原則，對于以后自己的工齡、保險(xiǎn)、升遷、轉(zhuǎn)正定級等方面都有好處。

（3）提高檔案管理者的認(rèn)識，加強(qiáng)檔案管理者的素質(zhì)提升。從樹立責(zé)任心和端正工作態(tài)度開始，檔案管理者必須有較強(qiáng)的保密意識。學(xué)校應(yīng)經(jīng)常組織檔案管理校內(nèi)外的培訓(xùn)交流，全面提高檔案管理者的素質(zhì)，從技術(shù)手段上提高管理檔案的科學(xué)性。

（4）完善制度，完善檔案管理的各項(xiàng)制度。比如：建立臺賬制度，歸檔人員使用記錄、材料補(bǔ)充填入記錄制度等。每學(xué)年進(jìn)行學(xué)校檔案管理評比活動，及時(shí)表揚(yáng)先進(jìn)，對表現(xiàn)不足的環(huán)節(jié)提出建議，進(jìn)行修改。每學(xué)期定期進(jìn)行補(bǔ)充材料，歸檔材料入檔，畢業(yè)學(xué)期進(jìn)行全面大檢查，進(jìn)行查漏補(bǔ)缺等工作，保證畢業(yè)生檔案質(zhì)量。

（5）提高檔案管理的手段和方法，對檔案進(jìn)行科學(xué)管理。在現(xiàn)階段中各高職院校檔案管理手段比較陳舊。我們?nèi)绻J(rèn)識到紙質(zhì)檔案管理的弊端，花費(fèi)的人力、物力、財(cái)力較大。如果我們推行或者實(shí)施紙質(zhì)檔案、電子檔案的雙套式管理，這樣可以滿足本地利用和異地利用并舉，切實(shí)提高服務(wù)意識。

總之，高職院校畢業(yè)生檔案管理的好壞，直接影響到學(xué)校的聲譽(yù)和學(xué)生個人的切身利益。作為高職院校，檔案管理工作者應(yīng)該不斷提高收集、整理、保管、利用、傳遞等方面的本領(lǐng)，做好管理的科學(xué)化、規(guī)范化，為學(xué)校服務(wù)，為畢業(yè)生和用人單位服務(wù)。

L芑鶼钅浚?010年校級課題《高職生就業(yè)抗挫力培養(yǎng)研究》的研究成果；2011河北省教育廳課題《高職高專學(xué)生就業(yè)抗挫力培養(yǎng)路徑研究》的前期成果，課題編號S2011214

參考文獻(xiàn)

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篇5

隨著科學(xué)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，如何提高高等學(xué)校檔案管理水平，更好地適應(yīng)新形勢的需求，是擺在各高校管理者面前的新任務(wù)，也對畢業(yè)生的檔案管理工作提出了新的更高要求。畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及各種社會實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄。準(zhǔn)確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案，是反映大學(xué)畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學(xué)生就業(yè)及今后各用人單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。信息技術(shù)的快速發(fā)展和現(xiàn)代化辦公設(shè)備的廣泛運(yùn)用，對高校畢業(yè)生檔案管理工作提出了新要求，原有的單一的管理模式已很難適應(yīng)現(xiàn)實(shí)檔案工作的發(fā)展要求，因此，高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。

一、高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題

（一）平時(shí)不聞不問，用時(shí)“四面出擊”

高校畢業(yè)生在畢業(yè)前，學(xué)校都要求學(xué)生辦理好各種畢業(yè)手續(xù)，但不少畢業(yè)生卻從不過問自己的檔案，畢業(yè)后，檔案在什么地方？是在學(xué)校、還是在生源地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)？學(xué)生從不關(guān)心。檔案里都應(yīng)該放入哪些材料，自己手里應(yīng)該有哪些材料，都不清楚。等到需要用時(shí)想起來，我的檔案在哪兒？我報(bào)到證在哪兒？我檔案里怎么缺材料呀？等等問題都出來了，這才到處找尋，四處打電話，到處奔跑，查詢自己的檔案，浪費(fèi)了時(shí)間、人力、財(cái)力，而且在補(bǔ)辦過程中也給自己造成了不必要的損失。

（二）檔案意識淡薄，檔案存放“五花八門”

隨著高校畢業(yè)生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使組織人事政審工作相對減少。一些高校畢業(yè)生認(rèn)為人事檔案沒什么用了，所以使許多高校畢業(yè)生想到更多的是趕快通過自我推薦，找到理想的單位就業(yè)，對檔案存放沒有過多的考慮，這就導(dǎo)致高校畢業(yè)生的檔案存放出現(xiàn)了“五花八門”的現(xiàn)象，有的一直存放在學(xué)校長達(dá)幾年甚至十幾年，有的放在各級教育部門，有的存放在父母那里，有的存放在曾經(jīng)打工的單位或人才市場，有的早已不知去向，更多的是跟隨個人“南征北戰(zhàn)”。

（三）一切以就業(yè)為先，檔案后續(xù)材料“零充實(shí)”

由于考錄的公務(wù)員和聘用的事業(yè)單位工作人員的檔案要交到組織人事部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，所以這部分高校畢業(yè)生參加工作后的所有情況會形成材料及時(shí)的進(jìn)入個人檔案。但對于在外打工的高校畢業(yè)生來說，由于用人單位對人才檔案要求沒有形成規(guī)范化、制度化，只重視畢業(yè)證和個人能力而不重視個人檔案，導(dǎo)致高校畢業(yè)生也只重視畢業(yè)證，而不重視自己的檔案。由于對檔案的不重視，因而也就不管檔案是否健全，再加上材料的收集沒有形成機(jī)制，收集也相當(dāng)困難，致使在外打工的高校畢業(yè)生在打工期間沒有檔案材料反映自己的經(jīng)歷。工作了幾年，甚至更長的時(shí)間，到頭來自己檔案材料中只有在校期間的材料，檔案材料的積累沒有因?yàn)樽约汗ぷ鏖啔v的增長而增加，造成自己人生經(jīng)歷歷史記錄的缺失。

二、加強(qiáng)高校畢業(yè)生人事檔案管理的措施

（一）科學(xué)完善檔案的內(nèi)容

高校要根據(jù)本校學(xué)生畢業(yè)時(shí)間，安排時(shí)間統(tǒng)一對畢業(yè)生檔案材料進(jìn)行收集、整理。整理時(shí)要按照學(xué)生檔案的形成特點(diǎn)，即基本情況材料、思想道德素質(zhì)材料、科學(xué)文化素質(zhì)材料、黨團(tuán)組織材料、個人信用材料、身體和心理素質(zhì)材料等進(jìn)行分類整理，達(dá)到內(nèi)容完整、條理清楚、規(guī)格統(tǒng)一、裝訂整齊的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，要把好學(xué)生檔案的最后審核關(guān)，審查檔案材料是否缺項(xiàng)，學(xué)籍材料是否加蓋教務(wù)處印章，行為表現(xiàn)材料是否有學(xué)生工作處(部)或團(tuán)委、學(xué)院(系)里的意見和蓋章等，保證每個畢業(yè)生的檔案內(nèi)容完整，手續(xù)齊全，真實(shí)可靠，既要保證學(xué)生檔案內(nèi)容能客觀地反映畢業(yè)生的詳盡情況，為接收單位能夠準(zhǔn)確、全面地了解畢業(yè)生提供可靠的依據(jù)，又要發(fā)揮學(xué)生檔案在畢業(yè)生擇業(yè)過程中的作用。依據(jù)學(xué)生檔案積累的內(nèi)容，將學(xué)籍、行為表現(xiàn)和身體素質(zhì)等檔案材料，以表格的形式整理出來，豐富畢業(yè)生推薦材料的內(nèi)容，為畢業(yè)生聯(lián)系工作提供一套客觀、全面反映學(xué)生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，以便學(xué)生在新的就業(yè)形勢下公平競爭，自立擇業(yè)。

（二）實(shí)施檔案電子化

目前高校網(wǎng)上招生已經(jīng)完全普及，中學(xué)階段的紙質(zhì)檔案與電子檔案并存已形成，但入學(xué)后的大學(xué)階段檔案卻大多是紙質(zhì)檔案，這與畢業(yè)生檔案管理信息化、檔案利用社會化的要求極不相符。因此,當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理手段必須充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，學(xué)習(xí)和借鑒國外檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，運(yùn)用Visual Basic構(gòu)建的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、修改、查找、刪除、統(tǒng)計(jì)、查詢、預(yù)覽、編輯。在畢業(yè)生檔案管理中，要逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

（三）強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)意識

高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設(shè)的目的是使得檔案信息資源能夠得到充分利用。這就迫切需要盡快建立起高校檔案信息社會化的服務(wù)體系。通過不斷強(qiáng)化服務(wù)意識，拓寬信息資源的服務(wù)領(lǐng)域，促進(jìn)檔案信息的社會共享，就能夠使檔案信息物盡其用，達(dá)到資源共享。創(chuàng)建起社會化服務(wù)體系的運(yùn)作模式。通過成立檔案管理的中介組織，建設(shè)市場化服務(wù)體系，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的應(yīng)有價(jià)值。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)體系的合理設(shè)置，建立一支具有檔案理論知識和較高專業(yè)素質(zhì)的現(xiàn)代信息技術(shù)專業(yè)人才隊(duì)伍，管理好和應(yīng)用好高校畢業(yè)生人事檔案，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，積極探索信息管理新思路，真正做到服務(wù)社會、服務(wù)畢業(yè)生、服務(wù)用人單位，讓檔案信息化管理在社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中起到應(yīng)有的作用。

三、總結(jié)

總而言之，人事檔案作為記錄個人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，因此，高校必須及時(shí)的、積極的加強(qiáng)畢業(yè)生人事檔案的管理，這樣才能夠更好的服務(wù)于畢業(yè)生的就業(yè)。

參考文獻(xiàn)：

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1.未能得到足夠的重視

許多基層的人才服務(wù)中心一直未能認(rèn)識到檔案管理的重要性，認(rèn)為大學(xué)生畢業(yè)工作能夠干好與檔案并沒有什么必然聯(lián)系；學(xué)生也是如此，大多都沒有意識到檔案的重要性，很多學(xué)生在畢業(yè)后的很長時(shí)間內(nèi)檔案都在自己手中，也不寄存到才服務(wù)中心；另外，一些基層的人才服務(wù)中心也未能及時(shí)管理檔案，只是隨意堆放。種種現(xiàn)象都說明了基層人才服務(wù)中心所存在的不同程度上的輕視思想，很多人對缺乏對大學(xué)生畢業(yè)檔案工作的了解，甚至是忽視，無法滿足當(dāng)前的管理需求。

2.檔案管理方法與保存技術(shù)都比較落后

當(dāng)前的高校檔案管理方式仍然比較陳舊，管理雜亂無序，不利于用人單位上門查閱、參考，關(guān)鍵時(shí)刻影響了畢業(yè)生的就業(yè)。當(dāng)前的檔案管理方式和手段未能滿足檔案存放時(shí)間短、流動較快、投寄單位多、就業(yè)趨向廣等特點(diǎn)；檔案管理對環(huán)境要求較高，特別是一些區(qū)縣級的人才服務(wù)中心沒有專用檔案室，有些檔案室設(shè)備不配套，再加上狹窄、潮濕，很容易引起檔案材料的霉變、蟲蛀，影響檔案的保存及美觀度、完整性等；此外，很多大學(xué)畢業(yè)生的檔案都是無法備份的原始材料，一旦損壞不僅影響學(xué)生個人，還會影響社會對人才連續(xù)培養(yǎng)目標(biāo)的達(dá)成。

3.檔案內(nèi)容單一不全，未能反映

大學(xué)生的在校全貌大學(xué)生檔案的歸檔范圍一直以來大多是招生錄取材料、入學(xué)登記表、報(bào)到證存根、學(xué)籍成績總表、獎懲文件、體檢表等，這些材料未能涵蓋學(xué)生的素質(zhì)全貌，也不能滿足用人單位的需求。雖然近些年出現(xiàn)了一些新的如：大學(xué)生英語四、六級證、計(jì)算機(jī)等級證書、心理測試成績、社會實(shí)踐活動等檔案材料，也反映了當(dāng)代大學(xué)生的精神風(fēng)貌，但部分也未能進(jìn)入學(xué)生本人檔案之中。

二、大學(xué)生畢業(yè)檔案管理的應(yīng)用對策分析

1.高校應(yīng)不斷提升重視的程度

加強(qiáng)對大學(xué)生畢業(yè)檔案管理工作的重視程度，培養(yǎng)檔案管理人員的管理服務(wù)與愛崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)意識，引導(dǎo)其全心全意為大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作所服務(wù)；嚴(yán)格規(guī)范檔案管理的流程，如何歸檔，多長時(shí)間做出什么樣的處理，都應(yīng)做到規(guī)范化、制度化、專業(yè)化及職業(yè)化。同時(shí)，重視檔案管理工作人員的激勵制度，將其工作成績和服務(wù)態(tài)度納入職務(wù)晉升與評定之中，對工作人員形成制度化的約束。

2.不斷完善管理方法與保存條件

檔案保存是一項(xiàng)具有較強(qiáng)技術(shù)性的工作。所以，伴隨著時(shí)代的飛速發(fā)展，檔案的管理與保存也應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。比如：擴(kuò)建館舍、增購除濕器、空氣加濕器、密封和塑封等設(shè)備，購置計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)儲存設(shè)備等；同時(shí)，加強(qiáng)對檔案的巡視、檢查、除蟲，注意放水、放火，提升安全防護(hù)等級。

3.拓展大學(xué)畢業(yè)生檔案歸檔的范圍

高校應(yīng)立足于當(dāng)前大學(xué)生的實(shí)際學(xué)習(xí)情況、生活軌跡等，不斷修改與補(bǔ)充原歸檔的范圍，從而體現(xiàn)、涵蓋當(dāng)前大學(xué)生的德智體美勞、個性特征、心理狀態(tài)、發(fā)展?jié)撃堋⑦m應(yīng)崗位等全貌。例如：政治思想方面的鑒定、學(xué)習(xí)成績與報(bào)告、圣體素質(zhì)等，從而促進(jìn)大學(xué)生畢業(yè)生的就業(yè)和日后的發(fā)展。

篇7

［中圖分類號］G275.9;G647.24 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1009-5349（2012）06－0060－01

離校高校畢業(yè)生的檔案根據(jù)報(bào)到意向，絕大多數(shù)被存放至所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。在對其檔案進(jìn)行分類整理中發(fā)現(xiàn)，各地高校畢業(yè)生的學(xué)生檔案材料并不齊備，且個別擺放順序也存在雜亂無章的現(xiàn)象。高校檔案作為我國檔案的一個重要部分，真實(shí)地反映了學(xué)生的具體情況。高校學(xué)籍檔案管理是依據(jù)國家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定的實(shí)施細(xì)則和規(guī)章制度，對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個過程所進(jìn)行的質(zhì)量考核管理。

一、學(xué)生檔案管理工作問題

高校與學(xué)生都存在針對檔案方面的一些問題，有以下三種情況：首先，留?！熬彊n”。這類情況，要么是學(xué)生在不知情的情況下其檔案“被留?！保词亲栽敢蟠娣艡n案于學(xué)校，用于近期讀研。其實(shí)這是最沒有實(shí)際效果的存放方式，一旦辦理“緩檔”，多數(shù)都意味著沒有報(bào)到證。如果進(jìn)入機(jī)關(guān)事業(yè)單位等對干部身份有要求的部門，報(bào)到證就是一道門檻。錯過了報(bào)到日期，就意味著要辦理報(bào)到證或改派報(bào)到證。報(bào)到日期的延后，直接與轉(zhuǎn)正定級密切相關(guān)，也即隨之順延。因此，高校畢業(yè)生的學(xué)生檔案在其畢業(yè)后應(yīng)及時(shí)存放到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)托管。

其次，檔案存放到高考生源地。這類情況，屬于校方與學(xué)生本人已經(jīng)溝通過要存放到生源地。但也存在一些問題：第一，省內(nèi)畢業(yè)的學(xué)生檔案存放問題。個別高校將檔案郵寄到當(dāng)?shù)亟逃?，而教育局又不得不將檔案轉(zhuǎn)遞到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，造成檔案的二次投遞，在費(fèi)時(shí)費(fèi)力的同時(shí)也影響了報(bào)到時(shí)間。第二，省外畢業(yè)的學(xué)生存檔問題。針對省外畢業(yè)生的檔案派遣方面多數(shù)高校都是將檔案直接郵寄到所在省份的畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)部門。許多高校未盡到告知義務(wù)，致使絕大多數(shù)高校畢業(yè)生不知道檔案郵寄到省會，而以為檔案已經(jīng)郵寄到生源地。一旦學(xué)生想到要用檔案的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)檔案不在生源地，不得不從學(xué)校問詢檔案去向，不僅造成檔案二次派遣，而且給學(xué)生在人力、物力、時(shí)間等多方面造成了不小的影響。因此，建議高校及學(xué)生要及時(shí)了解檔案的去向，做到有備無患。

再次，檔案存放到高校畢業(yè)生就業(yè)所在地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。這一方式，在目前看來是對高校畢業(yè)生最為有利的投檔方式。它將檔案從高校轉(zhuǎn)遞至人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，做到了從學(xué)生檔案到人事檔案的有序銜接，為學(xué)生的就業(yè)安置工作起到了很好的基礎(chǔ)性作用。人事檔案是我國各級各類國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備日后查考的文件材料。

二、學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)問題的原因

首先，一些教師對學(xué)籍管理缺乏正確的理解，認(rèn)為學(xué)生的學(xué)籍檔案管理應(yīng)為教學(xué)管理部門負(fù)責(zé)，對有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度既不了解，也不重視，在具體工作中敷衍了事。

其次，畢業(yè)生由于對成績、就業(yè)等方面關(guān)注度較高，對其自身檔案認(rèn)識不清，甚至個別學(xué)生將之視為可有可無的東西。

再次，入學(xué)教育缺失。一些高校在新生入學(xué)時(shí)進(jìn)行入學(xué)教育，但在對新生檔案管理方面，缺乏及時(shí)有效的入學(xué)教育，致使學(xué)生對在校期間的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、學(xué)習(xí)動力及動機(jī)沒有足夠認(rèn)識。

第四，離校教育缺失。絕大多數(shù)高校對即將畢業(yè)的學(xué)生在檔案流向方面的教育、宣傳力度不夠，甚至是輕描淡寫，致使學(xué)生在急于就業(yè)的形勢下忽視了檔案，在想起用檔案的時(shí)候又不知道它身處何方。

三、提高檔案管理綜合水平

（一）規(guī)范管理，建立科學(xué)合理的管理模式

隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴(kuò)大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進(jìn)行，應(yīng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項(xiàng)信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫，可隨時(shí)調(diào)用和統(tǒng)計(jì)分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。

（二）樹立三個服務(wù)理念，強(qiáng)化五個一切思想

建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)生檔案管理工作的基礎(chǔ)。在具體實(shí)踐中，工作人員應(yīng)樹立三個服務(wù)理念，強(qiáng)化五個一切思想。即樹立學(xué)生的訴求是工作的動力，學(xué)生的滿意是工作的業(yè)績，學(xué)生的認(rèn)可是快樂和幸福的標(biāo)尺。要堅(jiān)持學(xué)生利益高于一切，實(shí)事求是貫穿一切，公平正義壓倒一切，表率作用統(tǒng)率一切，快樂自己奉獻(xiàn)一切的思想。

篇8

人事檔案是客觀記錄和反映個人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來，以備查考的文字、表格及其他各種形式的記錄。它是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，是人力資源管理與開發(fā)、使用的重要依據(jù)。

近年來，隨著我國人事體制改革的不斷深入，人事檔案作為傳統(tǒng)人事體制的產(chǎn)物早已風(fēng)光不再，尤其在高校畢業(yè)生中，涌現(xiàn)了大量的“棄檔族”和“自揣族”，還有一些高校畢業(yè)生檔案中存在著內(nèi)容不完整、信息不準(zhǔn)確等情況，這不僅給用人單位在人員的變動、工資調(diào)整等人事管理帶來諸多的困難，更直接影響到高校畢業(yè)生在就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審及職稱評定、社會保險(xiǎn)、退休手續(xù)的辦理和各項(xiàng)證明的出具等方面。

高校畢業(yè)生為何對如此重要的檔案輕易處置呢？糾其原因，不外乎以下幾點(diǎn)：

1、檔案功能弱化。在我國人事體制建立初期，人事檔案作為提拔和使用干部的依據(jù)，人事檔案的功能在那個時(shí)期也最為強(qiáng)大。時(shí)代變遷，多年的人事制度改革，上至國家下至各單位都建立了新的考核評價(jià)體系，對于干部的現(xiàn)實(shí)的工作能力的考核標(biāo)準(zhǔn)取代了檔案中個人成長的歷史記錄。只有在辦理社保、退休、職稱評定時(shí)發(fā)揮著人事服務(wù)功能。功能的弱化致使檔案變得可有可無。

2、檔案管理落后。高校畢業(yè)生的檔案無論是在校期間還是畢業(yè)后進(jìn)入社會，都存在管理上的人員不足、手段落后、庫房條件差等問題，使得檔案從接收、儲存、查找到轉(zhuǎn)遞的過程中都存在著遺漏、損毀、丟失和信息缺失及可信度差等風(fēng)險(xiǎn)。

3、轉(zhuǎn)移手續(xù)繁瑣。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各地行政管理?xiàng)l塊分割嚴(yán)重。各地區(qū)在檔案轉(zhuǎn)移和管理上要求不統(tǒng)一。嚴(yán)格的地區(qū)在辦理手續(xù)上需要十個以上的程序，不嚴(yán)格的地區(qū)甚至存在現(xiàn)用現(xiàn)管的現(xiàn)象。對檔案轉(zhuǎn)移的要求不同，導(dǎo)致轉(zhuǎn)移要求的口徑不一致，具體到當(dāng)事人，一次交接很大可能是辦不了。很大一部分人不愿意花太多時(shí)間在一個不重要的環(huán)節(jié)。檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)的繁瑣限制了一部分檔案的跨地區(qū)交接轉(zhuǎn)移。

4、多年積累后的檔案管理費(fèi)用高。各地人才交流中心收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不一定，以我區(qū)人才交流中心為例，學(xué)生轉(zhuǎn)正定級后，每份檔案每人每年240元，其它檔案托管理期間的證明和情況介紹的開具需要另外付費(fèi)，如果積累多年，也數(shù)目可觀。有相當(dāng)一部分人因檔案存于人才交流中心，心存僥幸，有需要時(shí)再提檔交管理費(fèi)，不需要的話就不用交，省下一筆錢，反正有人管理不用理會。致使未按規(guī)定時(shí)間繳納寄存費(fèi)而變成“死檔”。

5、檔案管理意識不強(qiáng)。畢業(yè)生對于檔案的認(rèn)識不深，認(rèn)識不到檔案的功能、重要性和流轉(zhuǎn)要求。有些畢業(yè)生認(rèn)為，一證（畢業(yè)證）在手，走遍神州，檔案根本沒有用處，還有的畢業(yè)生認(rèn)為把檔案交到單位或人才交流中心不如留在自己手里安全和方便，有了新的學(xué)歷、職稱等相關(guān)材料還可以直接放進(jìn)去，對檔案的嚴(yán)肅性缺乏基本的了解。

那么，檔案真的已經(jīng)可有可無了嗎？

目前，檔案雖然在干部提拔或使用過程中不再發(fā)揮決定性作用，但檔案在當(dāng)今中國人事體制中仍發(fā)揮著不可替代的作用，主要表現(xiàn)在以下幾方面：1、在辦理社會保險(xiǎn)過程中，檔案不可或缺。檔案中對個人從業(yè)經(jīng)歷的相關(guān)資料以及解除勞動關(guān)系的材料將是領(lǐng)取失業(yè)保險(xiǎn)金的必要手續(xù)。檔案中的招工材料和從業(yè)資料是計(jì)算和領(lǐng)取養(yǎng)老保險(xiǎn)金的最為重要的依據(jù)。2、在正規(guī)單位的招聘和任用中，檔案的流轉(zhuǎn)手續(xù)和材料的完備程度或?qū)⒊蔀槌晒εc否的關(guān)鍵一環(huán)。3、檔案材料的完備與否，決定著轉(zhuǎn)正定級、職稱評定、工齡計(jì)算等一系列與個人利益相關(guān)的因素。4、檔案材料是干部身份認(rèn)定的唯一依據(jù)。在現(xiàn)有退休制度下，檔案的遺失可能會導(dǎo)致縮短工作時(shí)間。

針對高校畢業(yè)生檔案管理中存在的諸多問題，有以下幾個方向可以努力：

一、高校在就業(yè)指導(dǎo)環(huán)節(jié)需加強(qiáng)對檔案重要性的講解，提高畢業(yè)生對檔案管理的重視。

在教育部要求下，各高校都開設(shè)了就業(yè)指導(dǎo)課，但更多的是灌輸一些就業(yè)形勢、面試技巧、就業(yè)協(xié)定等相關(guān)內(nèi)容，對檔案管理方面的重視和講解不夠。在校期間，應(yīng)該讓學(xué)生了解檔案對個人發(fā)展和保障的重要性，以及檔案材料的組成、作用、檔案轉(zhuǎn)遞的流程和查詢辦法等內(nèi)容，使學(xué)生對檔案提起足夠的重視，并在社會生活中對檔案給予關(guān)注。

二、檔案管理部門應(yīng)加大規(guī)范檔案管理的力度。

由于對檔案的重視度普遍降低，許多檔案出現(xiàn)填寫不規(guī)范，任意修改或添加等情況，致使檔案的真實(shí)性和實(shí)用性大打折扣。各級檔案管理部門應(yīng)該加大檔案管理的投入，在接收、管理和轉(zhuǎn)遞過程中制定嚴(yán)格的管理?xiàng)l例，建立人事檔案的管理檔案，責(zé)任明晰，規(guī)范檔案管理。

三、提高檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員具有良好的職業(yè)道德及高度的責(zé)任感。加強(qiáng)檔案管理，就需對檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育與培訓(xùn)，提高其道德品質(zhì)和政治素養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)水平，根據(jù)不同時(shí)期、不同崗位、不同層次的檔案管理人員制定個性化的素質(zhì)提升計(jì)劃，以提高檔案管理的整體工作質(zhì)量。

四、加快建設(shè)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

隨著科技的進(jìn)步和我國人事制度改革的深入，紙質(zhì)檔案和人工查閱已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)的落后于社會的發(fā)展，檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化成為必然的趨勢。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，可以提高檔案信息的重復(fù)利用率，降低檔案管理成本，便于信息的更新和檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)的繁瑣，同時(shí)便于紙質(zhì)檔案的保存。

高校畢業(yè)生的檔案管理問題已經(jīng)逐步的引起高校、畢業(yè)生及用人單位的廣泛關(guān)注，為避免檔案問題成為制約高校畢業(yè)生發(fā)展和未來保障的絆腳石，增強(qiáng)檔案管理意識、加強(qiáng)檔案管理水平和檔案管理信息化已經(jīng)刻不容緩。

【參考文獻(xiàn)】

[1]遲耀林.淺談人事檔案管理的作用[J].世紀(jì)橋，2011（11）：151-152.

篇9

二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序

1.開具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實(shí)就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報(bào)到證開具存放檔案證明、開具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。

2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報(bào)到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書，到各級人社局進(jìn)行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒有就業(yè)畢業(yè)生不能進(jìn)行檔案的提取。

3.對于自謀職業(yè)、出國留學(xué)、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費(fèi)出國留學(xué)以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別

民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過參加全國統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證當(dāng)中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過畢業(yè)生與用人單位或人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報(bào)到證后才能得以實(shí)現(xiàn)。

四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問題及解決辦法

一是畢業(yè)生進(jìn)入國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營機(jī)構(gòu)他們沒有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中需要注意一下幾點(diǎn)：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進(jìn)行管理。

2.個別沒有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢問用人單位的性質(zhì)，在確定對方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再決定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時(shí)間，不要將檔案來回調(diào)離，最好做到一步到位。

4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進(jìn)行托管。

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二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序

1.開具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實(shí)就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報(bào)到證開具存放檔案證明、開具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。

2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報(bào)到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書，到各級人社局進(jìn)行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒有就業(yè)畢業(yè)生不能進(jìn)行檔案的提取。

3.對于自謀職業(yè)、出國留學(xué)、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費(fèi)出國留學(xué)以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別

民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過參加全國統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證當(dāng)中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過畢業(yè)生與用人單位或人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報(bào)到證后才能得以實(shí)現(xiàn)。

四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問題及解決辦法

一是畢業(yè)生進(jìn)入國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營機(jī)構(gòu)他們沒有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中需要注意一下幾點(diǎn)：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進(jìn)行管理。

2.個別沒有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢問用人單位的性質(zhì)，在確定對方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再決定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時(shí)間，不要將檔案來回調(diào)離，最好做到一步到位。

4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進(jìn)行托管。