導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇財務檔案的管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

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（二）方便決策。企事業(yè)單位的財務會計人員將歷年的會計資料進行加工分析、比較，一方面可以提交給單位的決策者們，讓他們更好決策；另一方面通過這些歷年的會計電子檔案方便快捷地看出本單位以及本部門的過去、現(xiàn)在和將來的財務狀況、發(fā)展情況與發(fā)展趨勢，使決策者們在遵循國家宏觀政策和市場經(jīng)濟客觀規(guī)律的前提下，制定出適合單位自身發(fā)展的戰(zhàn)略，從而改善經(jīng)營管理，提高單位的經(jīng)濟效益和社會效益。另外，可以基于本單位的財務會計電子資料設計出一些有利于企事業(yè)單位管理和決策的數(shù)據(jù)模型，建立相對比較完整的決策支持系統(tǒng)，以實現(xiàn)財務會計電子數(shù)據(jù)資料的再使用價值。

二、財務會計電子檔案管理和再使用

要想做好會計電子檔案的管理與再使用工作，必須根據(jù)財務會計電子檔案的歸集整理、保存和再利用等方面的工作。

（一）財務會計電子檔案的歸集整理。財務會計電子檔案的歸集整理是指在一定的時間間隔（通常指一個會計年度），把單位運行的財務軟件系統(tǒng)中所有財務數(shù)據(jù)備份、存儲到光盤、移動硬盤或?qū)Ｓ糜脖P上。這樣的備份一般是采用多份數(shù)、多介質(zhì)進行備份，這樣備份出來的財務電子數(shù)據(jù)就形成了財務會計電子檔案。單位的財務部門應由專人保管這些備份的電子檔案，以便在財務軟件系統(tǒng)或計算機硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障修復后能在最短的時間內(nèi)和最小的損失下恢復財務會計電算化工作。另外，除備份這些財務會計電子數(shù)據(jù)，單位的財務電子檔案管理人員還應該對運行整個財務軟件系統(tǒng)的計算機硬件系統(tǒng)、計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡服務器系統(tǒng)、網(wǎng)絡操作系統(tǒng)以及財務軟件的系統(tǒng)名稱與版本、財務軟件的售后服務公司情況、相關系統(tǒng)的使用說明書等進行詳細記錄在冊。在筆者工作過的單位，在20世紀九十年代中期就開始實行財務會計電算化系統(tǒng)，當時使用的是單用戶系統(tǒng)軟件，每月的記賬憑證大約有300份，業(yè)務量不大。之后，在2000年以后，隨著單位經(jīng)濟業(yè)務量呈幾何級數(shù)的增加，每月要處理的記賬憑證數(shù)達2，000份，這樣感覺原有的單機版財務軟件根本不適應單位的經(jīng)濟業(yè)務量增加。為此，單位購買了WINDOWS系統(tǒng)下的網(wǎng)絡版用友財務軟件ACCESS版。再后來，到2003年，又換成用友U8版的SQLSERVER財務軟件系統(tǒng)。在近10年的時間里，財務軟件更換了好幾次，一方面是因為單位業(yè)務量的增加；另一方面也是為了適應計算機硬件和操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等軟件系統(tǒng)的變化而變化。在這幾次財務系統(tǒng)的變化中，單位按要求對財務會計電子數(shù)據(jù)、財務軟件系統(tǒng)和計算機硬件和操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行歸檔備份、封存。在近期的上級會計檔案檢查中對封存機器和電子檔案進行再使用檢查，仍然可以使用。

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在經(jīng)濟不斷發(fā)展的大環(huán)境之下，已然對醫(yī)院財務檔案管理提出了全新的發(fā)展要求。眾所周知，醫(yī)院財務檔案管理工作對于醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義，其水平的提高與醫(yī)院的良好運行及發(fā)展是成相關性的。而現(xiàn)如今實踐過程中，醫(yī)院財務檔案管理工作的一些新問題亟待解決，這也是我們謀求我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)新發(fā)展的途徑之一。

1 醫(yī)院財務檔案管理的困境

1.1 未建立體系化的醫(yī)院財務檔案管理制度

目前，我國醫(yī)院普遍對于醫(yī)院財務檔案管理制度工作不夠重視，導致制度建立不完整。這就使醫(yī)院財務檔案管理工作陷入了執(zhí)行困難，管理工作人員在財務檔案歸類及整理中無規(guī)范章程可循。由此，一些醫(yī)院財務檔案管理人員按照其經(jīng)驗工作，這又不利于建立體系化的、完整的醫(yī)院財務檔案管理制度。

1.2 未建立完善的醫(yī)院財務檔案管理機制

我國目前醫(yī)院財務檔案管理機制及水平不高，即未能建立完善的財務檔案管理機制，這也進一步導致了醫(yī)院財務檔案管理的一系列問題出現(xiàn)。例如，據(jù)實踐調(diào)查，大多數(shù)醫(yī)院未能為本院財務檔案管理人員設立專業(yè)辦公區(qū)域，而面對檢查時，這些醫(yī)院一般采取臨時設立的方式進行應付。因此，醫(yī)院財務檔案管理的水平是有待于進一步提升的。

1.3 醫(yī)院財務檔案管理者水平普遍不足

醫(yī)院財務檔案存儲對于醫(yī)院發(fā)展而言，是一項重要資源。在此程度之上，這也就對醫(yī)院財務檔案管理者的管理即整體水平提出了新的要求。然而，我國醫(yī)院的現(xiàn)實發(fā)展情況是：醫(yī)院財務檔案管理人員的責任心、辦事細心程度均存在或多或少問題，均有待提升。由于財務檔案管理工作本就要求人員認真、細致，因此，大多數(shù)醫(yī)院中的非專業(yè)財務檔案管理工作人員須得到進一步篩選，以規(guī)制其專業(yè)度不足、管理水平不高、工作不認真、重視程度不夠等問題。

1.4 醫(yī)院對財務檔案管理認識及重視程度不足

目前，我國大多數(shù)醫(yī)院財務檔案管理工作現(xiàn)狀是：任務較重、人員數(shù)量不足、人員對于檔案管理認識不足等。因此，一些管理人員在財務檔案歸類整合工作過程中，存在僥幸及應付心理、將合同文件等重要文件不規(guī)律存放，最終導致醫(yī)院在做年終結(jié)算、報表制作及匯報等多項工作時存在較大困難。

2 醫(yī)院財務檔案管理的困境應對措施

2.1 進一步建立體系化的醫(yī)院財務檔案管理制度

對于醫(yī)院的財務檔案管理工作而言，建立完善的制度是保證醫(yī)療工作良好進行的前提。為推進我國醫(yī)院的進一步良好發(fā)展及醫(yī)療事業(yè)的進步，則應進一步持續(xù)良好發(fā)展醫(yī)院的財務管理工作。醫(yī)院在財務檔案管理多方面工作中均需不斷調(diào)整其自身發(fā)展目標，變革相關體制，調(diào)整醫(yī)院的財務檔案管理及財務發(fā)展運行體系，進一步進行完善，處理好各方面問題，以提升醫(yī)院自身的經(jīng)濟運轉(zhuǎn)能力，進而促進醫(yī)療服務能力及競爭力的發(fā)展，以進一步使醫(yī)院在新形勢下的經(jīng)濟發(fā)展中謀求發(fā)展地位。因此，醫(yī)院應如何進一步調(diào)整自身的財務經(jīng)營管理模式、進一步提升自身的財務檔案管理水平以提升醫(yī)院的發(fā)展水平具有重要作用。醫(yī)院應不斷調(diào)整發(fā)展目標，使財務檔案管理體系化運行及發(fā)展，并進一步進行制度完善。例如，在醫(yī)院財務檔案管理過程中，需分析具體財務資金的用途。

2.2 進一步完善及優(yōu)化醫(yī)院財務檔案管理機制及水平

醫(yī)院應進一步優(yōu)化自身的管理機制及提高管理水平。財務檔案信息化管理是促進醫(yī)院發(fā)展的全新重要趨勢，例如，醫(yī)院應對檔案存放設備等及時更新。隨著經(jīng)濟形勢等的不斷更新及發(fā)展，傳統(tǒng)的財務管理多表現(xiàn)在檔案存放及管理方面，而財務檔案管理的應用在工作中逐漸加大了比重。目前，財務檔案管理制度仍處在逐步完善及體系化形成的階段過程中，醫(yī)院財務檔案工作人員需逐漸推進財務工作各方面內(nèi)容的整合化管理。對于管理人員的要求方面，也需得到提升，如運用技術管理、信息化管理財務檔案等多個方面能力均需得到提升。醫(yī)院也需完善自身財務管理體系、途徑等多方面內(nèi)容?？傊?，進一步完善及優(yōu)化醫(yī)院財務檔案管理機制及水平，注重醫(yī)院的財務檔案管理是醫(yī)院進行全面規(guī)范化管理的重要途徑之一。

2.3 進一步提升醫(yī)院財務檔案管理人員水平

在提升醫(yī)院財務檔案管理水平過程中，進一步提高財務檔案管理人員自身品質(zhì)、道德、不斷加強其自身專業(yè)水平具有重要作用。而醫(yī)院從事財務檔案管理的工作，將易于影響醫(yī)院的綜合發(fā)展水平。醫(yī)院需擅長運用多種機制管理人員，增強醫(yī)院的財務檔案等方面的綜合實力。培養(yǎng)優(yōu)秀的財務檔案管理隊伍，最終使醫(yī)院通過不斷提高多種機制而使其自身謀求良好的發(fā)展。醫(yī)院財務檔案管理工作人員應認識到其自身的財務檔案意識、責任感對于醫(yī)院的醫(yī)務工作及良好發(fā)展的重要意義，因此，提升財務檔案整合人員工作上的責任性與創(chuàng)造性具有重要作用。醫(yī)院財務檔案管理人員自身需從實際情況出發(fā)，也需不斷完善多種機制下的實踐應用，進而全面促進醫(yī)院財務檔案管理等多種機制的發(fā)展的水平，最終促進醫(yī)院的良好發(fā)展。

2.4 進一步提升醫(yī)院對財務檔案管理工作的重視程度

醫(yī)院需建立嚴密的內(nèi)部控制財務檔案管理制度，完善財務業(yè)務流程與管理機制，需進行多項工作的具體安排，使各財務檔案管理人員分工明確，規(guī)范財務檔案管理的流程，整理檔案，實現(xiàn)財務檔案管理的規(guī)范化、信息化、專業(yè)化，以此確保管理檔案的體系化、完整性。醫(yī)院在如今的經(jīng)濟發(fā)展的環(huán)境下，其需建立健全自身多種財務管理機制及制度，將醫(yī)院的良好發(fā)展建立在科學化的財務管理工作的基礎之上。

總而言之，在新的經(jīng)濟發(fā)展形勢下，醫(yī)院的財務檔案管理工作對于醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義，其也存在著一些問題，醫(yī)院的財務檔案管理工作人員應面對自身不足，提升自身水平，建立完善的管理制度及機制，進一步提升醫(yī)院對財務檔案管理工作的重程度。

參考文獻

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.027

[中圖分類號]F275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-00-01

1 財務檔案管理信息化的特點

當前會計電算化進程不斷加快，財務人員的日常制單、復核、匯總等工作都可以在電腦上完成，財務報表和賬簿也可以根據(jù)需要隨時打印輸出。越來越多的企業(yè)財務檔案管理也實施了信息化管理，使財務檔案的管理更加便利，磁性介質(zhì)形式存儲取代了紙介質(zhì)的保存。一些信息存儲量大、攜帶方便的存儲工具如U盤、磁盤等得到了廣泛應用。財務管理信息化使管理更加快捷、利用率更高、更易于查找，是企業(yè)未來發(fā)展的一種必然趨勢。

2 財務檔案信息化建設的主要內(nèi)容

2.1 建立適合管理的財務檔案動態(tài)數(shù)據(jù)庫

財務檔案管理信息化促使財務檔案信息得到有效利用，為管理和決策提供科學合理的數(shù)據(jù)。計算機硬件和網(wǎng)絡平臺建設是信息化管理的基礎，而軟件建設是信息化管理成功的關鍵。財務檔案管理軟件和信息網(wǎng)絡的應用，提高了系統(tǒng)里各類信息資源的準確性，同時也為使用者提供解決問題的方案。財務檔案信息網(wǎng)絡的完善建立，既可以將各類業(yè)務文檔和文件錄入數(shù)據(jù)庫，形成數(shù)據(jù)動態(tài)存儲，保證信息完整，還可以實現(xiàn)聯(lián)機公共查詢、遠程服務及傳輸?？傊?，財務檔案的在線管理，減少了檔案形成與查閱的時空差，打破了原有的靜態(tài)管理模式，實現(xiàn)了向動態(tài)管理的轉(zhuǎn)變，強化了財務檔案的服務職能，大大提高了使用效率。

2.2 加強財務檔案的網(wǎng)絡安全建設

財務檔案的信息化和網(wǎng)絡化，使其存儲更加便捷、查詢更加迅速，數(shù)據(jù)提取更加準確，形成了全面電子化的檔案管理。財務信息作為內(nèi)部重要資源，除可對外披露的信息外，應做到保密、不公開，涉及重大決策項目的財務信息更要嚴格保密。加強網(wǎng)絡安全建設，做好信息保密與公開，才能高效地實現(xiàn)信息合理利用。

2.3 完善財務檔案管理的輔助系統(tǒng)

財務檔案數(shù)據(jù)利用網(wǎng)絡化平臺進行采集、分析、整理和傳輸，為領導、決策者和財務人員的決策運用提供準確有效的數(shù)據(jù)支撐。由于信息量和工作量大，同時對數(shù)據(jù)的準確性要求高，因此，單單依靠相關人員的經(jīng)驗判斷解決問題是行不通的，必須借助于先進和智能的輔助決策系統(tǒng)來完成。決策支持系統(tǒng)的建立，要以管理科學、電腦科學、控制理論以及行為科學作為基礎，并輔以計算機網(wǎng)絡、人工智能、經(jīng)濟模型等技術手段，科學合理地建立起適宜決策運用的完善系統(tǒng)。該系統(tǒng)要做到對問題的提出形成多套可行的解決方案，并對不同的方案進行對比分析，得出最優(yōu)解決方案，進一步提升財務決策的質(zhì)量和水平。

3 加強財務檔案信息化管理的建議

3.1 注重實效性

財務檔案管理要注重信息的實效性，同時它也是衡量財務檔案信息化程度的標尺。首先，在財務檔案建立初期，就要對檔案進行科學分類，建立檔案目錄咨詢平臺，方便需求者快捷地查找資料。檔案建立后，要及時采集、整理動態(tài)數(shù)據(jù)，進行補充、完善，確保檔案使用的時效性。其次，所存儲的財務數(shù)據(jù)要確保全面、科學，做到檔案資源共享，檔案資料管理規(guī)范。另外，財務檔案信息化管理對所需的硬件、軟件設備、系統(tǒng)等都有很高要求，要定期對電腦設備進行升級換代，這樣才能滿足需求者的要求，提高信息化的實效性，使財務檔案信息的利用價值得到最大化。

3.2 保障網(wǎng)絡安全

財務檔案信息化管理有著非常顯著的特點，就是保存的財務數(shù)據(jù)量大，保密性要求高。數(shù)據(jù)的信息化也就代表著網(wǎng)絡化，保障網(wǎng)絡的安全性顯得尤為重要。首先，要建立完善的財務檔案內(nèi)部管理制度，加強網(wǎng)絡監(jiān)督，制定嚴格的操作規(guī)程，防止財務檔案資料被篡改、損毀、泄露，確保資料信息的完整性。其次，要嚴格保證網(wǎng)絡環(huán)境的安全性，防止U盤、磁盤等磁性介質(zhì)儲存設備的病毒傳播。定期對計算機設備進行升級改造，及時安裝防病毒軟件，并定期對網(wǎng)絡環(huán)境進行病毒查殺。最后，還要定期做好財務檔案資料的備份，防止財務檔案數(shù)據(jù)永久丟失，造成不可估量的損失。

3.3 完善管理的各項規(guī)章制度

檔案管理的信息化也改變了檔案管理人員的工作方式，同時檔案的管理制度也要隨之改變，建立健全檔案的保管、操作、保密和崗位責任制等管理制度。力求滿足需求者的查閱要求，發(fā)揮網(wǎng)絡不受地域、時間等限制的特點，實現(xiàn)專業(yè)化精準查詢。

3.4 提高管理人員信息化素質(zhì)

高素質(zhì)的財務檔案管理人員是財務檔案信息化工作的主體。財務部門要改變?nèi)藛T專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，不斷充實計算機和通信等專業(yè)的技術人員，以保證信息化建設的需要。加大管理人員培訓力度，分層次和分階段地結(jié)合業(yè)務要求開展培訓，提高管理人員信息化技術水平，提高其運用各項信息技術和手段的能力。

主要參考文獻

[1]蔡建美.企業(yè)財務管理信息化探討[J].現(xiàn)代商業(yè)，2009（4）.

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二、高校財務檔案管理的重要性

高校財務檔案以豐富翔實的原始數(shù)據(jù)直接反映高校全部經(jīng)濟收支內(nèi)容。能為高校制定經(jīng)濟計劃、經(jīng)濟建設和做出經(jīng)濟決策提供可靠的數(shù)據(jù)和可比性資料；是指導高校經(jīng)濟建設提供可靠的數(shù)據(jù)和可比性資料。科學規(guī)范化的財務檔案管理有利于促進高校整體資金的運籌，使其產(chǎn)生最大的社會效益和經(jīng)濟效益。隨著會計工作改革的不斷深入，會計檔案信息更是被廣泛利用，新的形勢下，高校財務檔案還對保護高校財產(chǎn)、執(zhí)行國家財務制度和財經(jīng)紀律有著重要作用。這就要求高校會計檔案管理的進一步規(guī)范，從而使財務檔案真正發(fā)揮在高校教學、科研、行政管理和后勤服務工作中進行連續(xù)的、系統(tǒng)的、全面的反映和監(jiān)督。

三、新形勢下，更要加強高校財務檔案管理

（一）增強財務檔案管理意識，建立高校財務檔案領導體制

財務檔案管理首先要得到學校領導的高度重視，將財務檔案管理工作納入每年學校工作的目標考核來進行管理。組織相關人員學習好《會計法》和《會計檔案管理辦法》，制定專門的財務檔案管理制度和標準。財務檔案的形成范圍廣泛，很多財務信息涉及其他各職能部門。因此，財務管理部門和財務檔案管理人員還要加強對高校各職能部門的宣傳力度，通過學習與廣泛宣傳，使教職工增強財務檔案意識，形成每個人都重視財務檔案，支持財務檔案的規(guī)范管理并自覺地維護學校財務檔案工作的氛圍，爭取各方面的支持，以便及時、系統(tǒng)的收集到所需的財務檔案資料，并結(jié)合學校實際情況，建立可行的與高校整體發(fā)展相適應的財務檔案管理體系。

（二）提高財務檔案案卷質(zhì)量，注重財務檔案開發(fā)利用服務功能

財務檔案管理人員要根據(jù)相關制度的要求并結(jié)合高校的自身特點，嚴格執(zhí)行財務檔案管理中的歸檔范圍、歸檔時間、整理立卷、借閱制度、保管期限、移交時間等，財務檔案的齊全、完整、準確，是保證財務信息質(zhì)量的關鍵。財務檔案管理人員只有熟悉財會業(yè)務、檔案來源，才能按照財務檔案形成的特點進行科學的分類、整理、編目、立卷和規(guī)范管理，從源頭上做好財務檔案的整理規(guī)范工作。對一切財務檔案范疇做到不壞、不丟、不散，確保檔案的完整性和規(guī)范性，有效提高財務檔案案卷質(zhì)量。做好檔案開發(fā)利用工作，力爭全面系統(tǒng)完善財務檔案工作職能范圍，目前財務檔案存在著大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被擱置，相當一文不值的廢紙，造成檔案浪費；以致領導不能及時全面地了解學校財務運行情況，不能有效地利用檔案。因此，要健全檔案的各種檢索工具，匯編各種有利用價值的財務資料，以最豐富的原始數(shù)據(jù)使財務檔案管理更加科學、高效、規(guī)范，不斷增強檔案部門的開發(fā)利用服務功能，讓財務檔案信息資源更好地為學校領導決策服務。

（三）加快財務檔案的信息化建設，使高校財務檔案管理更趨科學化

隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，高校財務檔案管理作為高校信息化建設重要的一部分，必須運用先進的現(xiàn)代化網(wǎng)絡技術和管理知識，財務檔案信息網(wǎng)絡化是實現(xiàn)檔案信息利用效益最大化的最佳途徑。先將財務檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?，各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務數(shù)據(jù)資料存儲于磁盤、光盤及移動設備中，不僅便于攜帶、傳輸、計算、修正、復制、分析，而且能夠方便、快捷的獲得所需結(jié)果；然后建成目錄查詢系統(tǒng)，更快捷的為職能部門提供查詢、利用服務。利用校園網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的索引、統(tǒng)計、編集、檢索現(xiàn)代化，實現(xiàn)財務檔案的自動化處理系統(tǒng)和網(wǎng)上檢索查詢。達到財務檔案信息有效范圍的資源共享、無紙質(zhì)查閱和方便快捷的目的，除了能避免原始檔案人為磨損外，還有利于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大的提高工作效率和工作質(zhì)量，讓財務檔案服務躋身于高校教學、科研、服務的第一線。更好地服務于學校的經(jīng)濟管理和決策。

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二、財務檔案管理工作效率提升的主要舉措

1.加強財務檔案管理工作的理性認知

第一，財務檔案管理認知水平的提高需要進行綜合方面的宣傳與引導，企事業(yè)單位中應當積極開展針對財務檔案管理工作重要性的學習與探討，對財務檔案管理的有效利用以及再利用問題進行深入探討和分析，使企事業(yè)單位的領導與管理者充分認識到財務檔案管理的重要意義。企事業(yè)單位的領導者們也應當發(fā)揮主觀能動性，進行積極的學習，自覺接受財務檔案管理問題方面的學習。第二，財務檔案管理工作具有重要意義。相關的企事業(yè)單位管理工作應當充分分清主次，相關部門也應當充分創(chuàng)造條件配合財務檔案管理工作的開展，實現(xiàn)部門之間的資源共享與合作，只有這樣才能真正地提高企事業(yè)單位管理工作效率。

2.實現(xiàn)財務檔案管理部門的專業(yè)技術水平與能力提升

企事業(yè)單位的檔案管理人員應當適時開展專業(yè)技能與綜合素質(zhì)方面的培訓與指導，目的是為了促進財務檔案管理工作的效率提升。在進行培訓的過程中，應當形成獎勵機制，對從事該項工作業(yè)務能力突出和綜合素質(zhì)較高的員工進行獎勵，激發(fā)員工的工作熱情。相應的監(jiān)督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財務檔案管理水平，提高檔案的可利用價值。

3.財務檔案管理機構(gòu)建設充分加強

在進行企事業(yè)單位財務檔案管理工作過程中，應當不斷完善財務檔案管理機構(gòu)建設。檔案管理工作涉及到的信息量非常大，只有形成合理的工作思路，建立相應的機構(gòu)環(huán)節(jié)才能真正做到管理效能提升。

4.財務檔案管理工作的信息化管理

企事業(yè)單位進行財務檔案管理的過程中應當注重檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化建設，實現(xiàn)檔案管理的電算化系統(tǒng)建設，只有這樣才能真正做到財務管理數(shù)據(jù)構(gòu)件信息化，并實現(xiàn)高效的信息建設。加強庫房建設也是確保財務檔案管理的有效性的關鍵，企事業(yè)單位需要考慮到財務檔案存檔所需要的基本條件，建設其能夠支持不同類型檔案存儲的庫房，紙質(zhì)財務檔案需要管理人員加強對庫房干燥度和通風工作的重視，而移動硬盤等技術型數(shù)據(jù)存儲設備要求企事業(yè)單位加強對其的技術管理。

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（一）建立、整理劑挖掘數(shù)據(jù)

檔案信息化是檔案工作的一個十分重要的環(huán)節(jié)，在傳統(tǒng)的會計檔案工作中通常都是以紙張的形式對檔案進行管理，為了能夠更好的順應時代的發(fā)展，一定要采取相關的措施積極實現(xiàn)檔案信息化和數(shù)字化，建立電子檔案，這也給檔案信息的保存和整理帶來了很大的變革。

（二）加強財務檔案信息網(wǎng)絡的建設

檔案的真正價值都是在其使用的過程中體現(xiàn)出來的，建設好財務檔案數(shù)據(jù)體系能夠有效的提高工作效率，減少檔案人員的工作量，同時還能夠更加有效的保證檔案信息的可靠性。在數(shù)據(jù)獲取方面也不僅僅局限于紙質(zhì)文件，可以通過光盤或者是網(wǎng)絡等形式獲得數(shù)據(jù)，因此這種方式能夠有效減少檔案工作中出現(xiàn)問題的幾率，同時還能夠?qū)ζ髽I(yè)的資源進行合理的配置，提高企業(yè)資源的利用率。

（三）加強財務檔案信息的輔助系統(tǒng)建設

財務檔案輔助機構(gòu)的建設能夠有效的為企業(yè)在人力和經(jīng)營策略的制定起到推進的作用，所以這一工作的要求也比較高，制定的標準也非常的嚴格，同時工作量又很大，所以如果完全依靠人力去工作一定會降低工作效率，因此就需要建設一個輔助系統(tǒng)，更好的保證其建設的整個過程，將各個領域中重要的學科都融入到該系統(tǒng)的建設當中，這樣才能保證輔助機制建設的有效性和科學性，以便能夠為企業(yè)的科學決策奠定更加堅實的基礎。

二、建設財務檔案信息化的建議

（一）軟件系統(tǒng)方面

1、轉(zhuǎn)變思想觀念

加強相關人員信息化檔案建設的關注程度，同時制度建設中相關人員一定要體現(xiàn)出高度的責任感，在建設的過程中一定要充分的考慮到國家的相關政策，加強信息的管理和監(jiān)督工作，保證檔案信息化的建設質(zhì)量，同時也能夠更好的對信息的真實性進行有效的保護。

2、完善財務檔案信息化制度的建設

首先要采取相關的措施對財務報表工作進行有效的改進和完善。財務報告水平在經(jīng)營的過程中對企業(yè)有著十分重要的影響，在這一過程中最重要的就是要更好的對信息的可靠性和真實性予以有效的保障，在檔案信息管理的過程中還要加強數(shù)據(jù)處理的及時性和有效性，這樣才能更好的保證財務報表中信息的完整性。其次就是要不打斷的完善會計信息標準化的水平和質(zhì)量，同時還應該保證核算體系的建設質(zhì)量，要按照相關的要求來構(gòu)件一個科學合理有效的控制制度，同時還要采取有力的手段對整個過程都進行有效的控制，這樣才能更好的防止重要的檔案信息出現(xiàn)遺漏，保證信息的全面性。

3、積極完善財務數(shù)據(jù)庫

檔案信息化建設對為檔案的高效管理奠定了十分堅實的基礎，傳統(tǒng)的檔案通常都是以紙質(zhì)材料的形式進行保存和管理，在管理的過程中會出現(xiàn)一些問題，同時還會給管理人員造成一定的麻煩，在進行信息化建設之后，數(shù)據(jù)的保存和管理就顯得更加的高效，當然這一切的實現(xiàn)都要依賴于檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設。

4、完善及有效利用財務檔案

同以往的檔案信息管理工作相比，信息化之后的檔案管理具有著十分明顯的優(yōu)勢，系統(tǒng)能夠?qū)υ械男畔⒑彤斍暗男畔⑦M行詳細的對比，這樣一來就對企業(yè)科學決策具有十分重要的積極意義，能夠有效的保證企業(yè)的經(jīng)營管理人員能夠根據(jù)市場的變化調(diào)整自己的決策，構(gòu)建一個具有良好科學性的決策體系。

5、不斷提升相關人員信息化素質(zhì)

財務檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設一支高素質(zhì)的財務檔案干部隊伍，是財務檔案管理信息化的重要基礎。

（二）硬件系統(tǒng)方面

1、加強財務檔案的信息網(wǎng)絡建設

檔案控制信息化從工作過程中能夠產(chǎn)生非常關鍵的影響，能夠推動檔案發(fā)揮應有的作用。檔案數(shù)據(jù)合理使用，為營造健全財務檔案數(shù)據(jù)體系的關鍵基礎。有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息化，不但能夠有效的減少財務工作者實際工作量，同時能夠提高數(shù)據(jù)真實性水平。

2、建立財務檔案安全運行管理機制

營造財務檔案數(shù)字化將可靠性當作基礎。提高可靠性，關鍵在于營造控制體系，不但能夠提高可靠性，同時可以提高利用率，對財務工作進行科學合理的監(jiān)督。想要提高可靠性水平，則一定營造出科學合理的安全控制體系。加強對系統(tǒng)的監(jiān)控，網(wǎng)絡之間要實行物理隔離，對各種數(shù)據(jù)進行備份。根據(jù)國家《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的“至少一式2套，一套封存，一套供查閱使用”的要求進行。

3、實現(xiàn)財務檔案管理輔助決策系統(tǒng)的建設

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論文摘要: 對于這些不斷發(fā)展、日益更新的“新型”檔案，進行有效地收集、整理和保存，為今后提供快捷、方便的利用服務，是高等學校會計電算化應用中的重要環(huán)節(jié)，也是當前高等學校財務檔案管理中不可或缺的主要內(nèi)容。

在電子與信息技術高度發(fā)展的今天，處于知識前沿的高等學校的會計電算化已廣泛普及。由會計電算化產(chǎn)生的，蘊含著高科技的檔案貯存介質(zhì)，就是財務電子檔案。它不僅體積小，容量大，且易于查閱和傳遞，而倍受“青睞”。做好這些財務電子檔案的管理工作，進行有效地保管、維護與利用，充分發(fā)揮其便利、快捷的特性，成為現(xiàn)代檔案管理中不可或缺的一部分。

一、財務電子檔案特點：

財務電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等現(xiàn)代電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務數(shù)據(jù)資料和系統(tǒng)開發(fā)運行中使用的各種基礎語言程序及應用程序。這里主要指用于貯存財務數(shù)據(jù)和程序的各種電子介質(zhì)。作為現(xiàn)代高新科技的產(chǎn)物—財務電子檔案，較之傳統(tǒng)的財務檔案，有了許多新的特點：

1、財務電子檔案的存貯介質(zhì)具有多種形式?？纱尜A于可讀寫的磁性介質(zhì)中，還可直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可打印輸出存貯于紙質(zhì)材料中。

2、財務電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。

3、財務電子檔案的體積小，容量大，占用存儲空間小，但對存儲條件要求較高。

4、財務電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設備予以復現(xiàn)；但易于計算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。

5、財務電子檔案的高科技信息含量大，要求較高素質(zhì)水平的管理人員。

6、財務電子檔案內(nèi)涵廣泛。不僅包括票據(jù)、記賬憑證、賬簿、報表等傳統(tǒng)會計檔案，還包括會計電算化中的各種系統(tǒng)軟件和應用程序。

二、高等學校財務電子檔案管理的狀況

高等學校會計電算化生成了財務電子檔案。對于新介質(zhì)的檔案，既沒有前人的管理模式可參照，又沒有當前的技術可查考。所以，早期的管理中往往有些不盡如人意的地方，主要表現(xiàn)在：

1、儲存環(huán)境欠妥。早期電算化會計生成的是電子輸出檔案，即通過打印輸出的紙質(zhì)憑證、帳簿和報表。較早的針式打印機色帶輸出的紙質(zhì)資料原本不夠清晰，又受空間、經(jīng)濟條件限制，經(jīng)日曬、風化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。

2、早期軟件、程序存留不利以及運行程序版本的更新，造成了原有數(shù)據(jù)資料的虛設。如在早期DOS系統(tǒng)環(huán)境下，生成的磁性數(shù)據(jù)資料，雖保存完好，但原有運行環(huán)境已不復存在，現(xiàn)今程序又不能兼容，多數(shù)數(shù)據(jù)已不能再現(xiàn)，形同虛設。

3、老化機器的淘汰以及機器設備的快速更新，造成了新、舊運行環(huán)境脫節(jié)。如早期微機上運行的win3、win95等，已難在現(xiàn)今機器上順暢運行。

隨著會計電算化的不斷發(fā)展，財務電子檔案的形式和數(shù)目日漸增多，更多替代了原有傳統(tǒng)財務檔案的功能和效用，財務電子檔案的管理也得到了應有重視。許多高等學校投入了大量資金，用于必要的保護、查詢、復現(xiàn)設施的購置和管理人員專業(yè)技術的再培訓，其財務電子檔案管理的環(huán)境、條件等“硬”件設施得到了全面改善。

三、高等學校財務電子檔案的現(xiàn)代管理

財務電子檔案的現(xiàn)代管理是指運用現(xiàn)代技術手段對財務電子檔案實施有效管理，包括四個環(huán)節(jié)即財務電子檔案的收集、整理、保存和利用。

（一）財務電子檔案的收集

1、設定固定的收集區(qū)間。一般可視業(yè)務量大小，按月、季或年度來設定；也可以視具體項目周期長短，實行分段、分項或全程設定。但必須注意保證收集區(qū)間連續(xù)、無間斷。

2、制定固定的數(shù)據(jù)收集程序。選用質(zhì)量好、可靠性高的貯存介質(zhì)，備份所有財務數(shù)據(jù)，存貯于磁性介質(zhì)，并刻錄于光盤，確保備份的一致有效，必要時還可打印備份于紙質(zhì)介質(zhì)；同時應在磁性介質(zhì)上，附加其運行的語言程序版本及操作環(huán)境標識，作為以后復現(xiàn)時的參照。

3、制定軟件環(huán)境更替的收集程序。在更換新程序軟件時，應首先備份原有的操作系統(tǒng)及語言運行程序，以備舊資料的往復查詢。對轉(zhuǎn)換前的初始數(shù)據(jù)備份，確保無誤后，再做謹慎轉(zhuǎn)換。

4、制定硬件更新的收集程序。詳細記錄微機主板的級次、型號，內(nèi)存的大小、硬盤的容量以及外部設備的配套類型等，有時還可記錄下微機的品牌和使用起、止期。更新后，視儲存條件的許可，盡可能留存一套完整的設備，預防意外。

5、有關登記資料的收集。制作登記簿，詳盡記錄系統(tǒng)管理員、程序員的操作資料，區(qū)分業(yè)務具體操作人，以便于后續(xù)追詢。并認真填制電子檔案移交清冊，區(qū)分責任。

（二）財務電子檔案的整理與保存

財務電子檔案的整理與保存是其管理的關鍵，關系到整個管理工作的有效性。不僅需要兼具財務、檔案和現(xiàn)代電子技術知識的專業(yè)人員來管理，而且還需根據(jù)各種介質(zhì)的特性，實施不同的整理與保存措施。

1、貯存的磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)檔案應遠離磁場或者專設磁場屏蔽柜，以防消磁，丟失數(shù)據(jù)。收集的雙備份，應載明操作員姓名、運行環(huán)境和形成時間，連續(xù)順序編號，再分放于不同儲柜，以防意外。

2、貯存的光盤介質(zhì)。光盤介質(zhì)檔案對儲存環(huán)境的清潔度要求較高，需要專用的防塵儲柜；光盤的保護膜應完好無損，防止的盤面磨損、刮擦；每張光盤應附有硬質(zhì)護殼，避免擠壓損毀，不可讀取。

3、貯存的紙質(zhì)介質(zhì)。紙質(zhì)介質(zhì)是電子介質(zhì)的輔助文本，多是打印輸出，字跡由墨粉形成，見光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥處。

財務電子檔案的多種介質(zhì)各有其性，管理方式要因質(zhì)而異。良好的儲存環(huán)境是每一介質(zhì)都所必需的，保持清潔，定期通風，控濕溫，創(chuàng)造良好的儲存環(huán)境，使電子檔案維持優(yōu)良狀態(tài)，以期最佳利用效果。

（三）財務電子檔案的利用

財務電子檔案的充分利用是電子介質(zhì)新載體、高科技特性的全面展現(xiàn)，也是檔案管理有效性的最終體現(xiàn)。財務電子檔案具有密集性和微化性，需要配套有較高性能的復現(xiàn)媒體，方能充分發(fā)揮其效能。

1、財務電子檔案的查閱。

查詢帳目，可直接利用微機檢索，參照版本記錄標識，打開相應程序和運行環(huán)境進行讀取，省時、快捷。但磁性介質(zhì)易于修改，所以要專設查閱微機，提供只讀方式查閱界面，防止不法修改。僅許使用雙備份中一個盤面，保證另一盤面的無介入、封存性。

2、財務電子檔案的計算與分析。財務電子檔案的數(shù)據(jù)匯集，通過微機計算，集成產(chǎn)生多項分析結(jié)果。但因其涉及的盤面多，范圍廣，存有潛在危險，因此應指定專業(yè)人員，在內(nèi)控專用機器上調(diào)閱、操作，避免實在危險。同時還要注意各介質(zhì)的運行環(huán)境，以免不同軟件帶來的誤差，生成錯誤的分析。分析結(jié)果一經(jīng)得出，可以直接打印、復制或傳送，為決策者提供迅速、快捷、詳盡的數(shù)據(jù)信息。

隨著數(shù)字化、信息化時代的到來，財務電子檔案會有不斷的新發(fā)展，檔案管理工作者要緊跟時代步伐，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，使財務電子檔案的效能得以充分發(fā)揮。

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［中圖分類號］F274 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1005-6432（2011）26-0094-01

1 財務管理信息化的必要性

(1)財務管理的難度增加。作為基本建設項目管理的重要內(nèi)容,財務管理能夠有效推動財務組織參與到項目全方位管理之中,并達到節(jié)約建設投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設投資體制改革越深入,水利基本建設項目及其財務管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國家宏觀政策調(diào)整和水利改革發(fā)展形勢等的影響,財務管理需要進一步提高預算管理的科學化、精細化水平。然而,在當前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財務預算管理改革深入推進,財務管理水平不斷提高,財務工作難度和強度也逐年增加。所以,隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進財務檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設電子財務檔案,實現(xiàn)財務檔案的網(wǎng)絡化管理,既是適應現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好水利工程建設財務檔案管理的必然選擇。

(2)信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財務文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財務檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財務檔案,《財務文件匯編》等,電子財務檔案具有無可比擬的優(yōu)點,能夠較好地適應高數(shù)據(jù)量的財務檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財務檔案易于修正、復制和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學的發(fā)展,當前數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數(shù)據(jù)便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財務檔案信息化后,還可以通過計算機操作和網(wǎng)絡交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2 財務管理的問題及解析

(1)財務管理不夠嚴謹規(guī)范。財務管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面,首先是部分單位財務人員配備不足或業(yè)務素質(zhì)不高。一些單位尤其是機構(gòu)較小的單位由工程技術人員兼職擔任財務人員,或者由于編制等原因兼職、財務外包情況較多,造成會計處理不當,賬目混亂,甚至引發(fā)機密資料外泄,造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位,領導對會計核算和財務管理質(zhì)量不重視,只設一位報賬員,而沒有獨立的管理體系,也就更談不上規(guī)范信息化的建設。其次是項目執(zhí)行管理與財務管理程序矛盾重重。有些水利工程項目,其內(nèi)部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計劃指導下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項目法人具體執(zhí)行為難。某些水利工程建設項目在管理中不注重自身規(guī)范性,甚至在監(jiān)理、施工、建設管理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)“同體”現(xiàn)象,這既給建設項目違規(guī)使用建設資金提供了溫床,也對工程財務管理、會計核算工作等實際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。

(2)財務信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后,電子財務信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質(zhì)會計財務檔案在整理、裝訂時類別不清,更新不及時,往往導致數(shù)據(jù)統(tǒng)計不夠權威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數(shù)據(jù)冗繁和重復的現(xiàn)象屢見不鮮,致使信息化后的財務狀況提效有限。其次,財務信息化不能促進科學化和準確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對客觀的數(shù)據(jù)往往隨意操作,篡改數(shù)據(jù)，例如在處理債權債務時,將收入掛債權債務賬戶來偷稅漏稅等,將信息化引導下的規(guī)范化和精細化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。

3 加強信息化建設的理論策略

(1)信息化意識的培養(yǎng)。首先是部門領導層對財務管理信息化重視意識的培養(yǎng)。這要求水利建設部門的領導團隊本著對國家負責、對集體負責以及對個人負責的態(tài)度,重視單位財務管理工作,嚴格履行《中華人民共和國會計法》相關內(nèi)容,即“單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負責”。確保財務信息的可靠性。其次,培養(yǎng)財務管理人員的信息化素質(zhì),提高水利基建財務人員信息操作水平；嚴格財務、會計人員的執(zhí)業(yè)資格認證。在水利基本建設財務管理過程中,財務人員是工作主體,要想適應現(xiàn)代計算機軟件及網(wǎng)絡的發(fā)展,自身要有信息分辨和處理的素質(zhì),需要專業(yè)而持續(xù)的學習和培訓,確保在財務管理信息化的應用中發(fā)揮實效。

(2)信息化制度的完善。健全和完善財務信息化管理制度,打造規(guī)范化信息處理體系。首先,健全財務報告分析制度。財務會計報告是一個單位的經(jīng)濟運行狀況的綜合反映,報告的質(zhì)量高低直接關系到單位的運作。財務會計報告的關鍵是數(shù)字真實、計算準確、內(nèi)容完整、報送及時,能滿足對外對內(nèi)信息需求者的要求?？梢越柚畔⑻幚淼募皶r性、精確性和完整性來保障財務報表的分析報告質(zhì)量。其次,會計檔案管理規(guī)范化。對紙質(zhì)財務檔案的管理要求,應嚴格按照規(guī)定進行保管、調(diào)閱、鑒定和銷毀。電子信息性質(zhì)的財務會計檔案管理也要制定并遵循管理規(guī)定,確保檔案信息的安全性和規(guī)范化。最后要規(guī)范核算制度,健全財務管理監(jiān)督制度。依據(jù)國家統(tǒng)一管理辦法,各單位建立健全財務監(jiān)督監(jiān)控體系。監(jiān)督措施應能發(fā)揮實效,監(jiān)督內(nèi)容應包括預算的編制、物資的采購、資金的結(jié)算、財產(chǎn)的管理等諸多方面,要貫穿于經(jīng)濟活動的事前、事中、事后全過程,力圖消除會計監(jiān)督的“死角”。

4 加強信息化建設的實踐戰(zhàn)術

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在當今新的經(jīng)濟和社會發(fā)展形勢下，傳統(tǒng)的簡明化事業(yè)單位財務檔案管理已不適用于漸趨復雜和系統(tǒng)化的財務信息機制，對于資金的使用和賬目明細也逐漸顯現(xiàn)出多維化和多方面的特點，因此，對于財務檔案管理工作的要求也就越來越嚴格，換言之，事業(yè)單位的財務檔案管理工作也越來越重要。

由于目前我國仍處于發(fā)展階段，在步入現(xiàn)代化國家行列的過程中無疑需要大量的資金和技術投入。近年來，盡管我國的總體經(jīng)濟水平與日俱增，人民生活水平也有所提高，但在一些細節(jié)化和子系統(tǒng)化的工作上仍然存在著一些問題。在這樣的背景下，事業(yè)單位的財務檔案管理工作不斷得到重視和重新編制，為單位整體發(fā)展提供了參考數(shù)據(jù)和資料，為財政工作整體發(fā)展提供了一個效率保證。

（二）防止亂象叢生

對于事業(yè)單位而言，大部分的財政撥款都是為了履行公共職能或是國家職能，因而需要在資金進出流程上嚴格把關。然而，從長期以來的事業(yè)單位財務管理來看，始終存在著資金挪用和浪費等現(xiàn)象，這是缺乏科學管理的結(jié)果。因此，有了體系化規(guī)范化的財務檔案管理則能夠防止資金挪用等亂象的出現(xiàn)，防止相關人員偏離正軌，保證國家財政資源不受浪費。

二、現(xiàn)今事業(yè)單位財務檔案管理存在的問題

（一）財務檔案管理人員素質(zhì)偏低

現(xiàn)代化的許多工作都強調(diào)人和理念的結(jié)合，財務管理也不例外，但是，由目前的情況來看，部分財務檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低，法律意識薄弱，對于現(xiàn)行的相關檔案法律法規(guī)和財務管理規(guī)定抱著無所謂的態(tài)度。同時，在管理工作的細則規(guī)定上也存在著法律不健全、執(zhí)行力度不夠等問題，這兩部分的結(jié)合造成了財務管理工作中普遍存在作假和失真的現(xiàn)象。

（二）檔案歸檔工作不規(guī)范

財務檔案管理工作是一個注重流程和規(guī)范的工作范疇，同時也是一個需要不斷完善和系統(tǒng)化的過程，它對于工作規(guī)范和流程嚴謹化的要求是極高的，因而在財務檔案歸檔過程中，及時的記錄和規(guī)范化的檔案編號編輯是尤為重要的，亦是做好檔案管理工作的第一前提。有的事業(yè)單位在財務管理方面僅憑賬目數(shù)據(jù)和憑證就對合同等重要文件進行評估，忽視了檢驗報告等重要核驗憑證，沒能做到完全意義上的結(jié)合實際情況，編輯隨意化，只是混亂叢生。這種混亂情況不僅使得財務檔案管理失去了原有的規(guī)范性，還使得資料失去了參考價值，大大削弱了資料的本能作用。

另一方面，檔案歸檔的不規(guī)范還與相關的硬件設施有關，一些單位未能及時建立獨立的檔案管理儲存室，只是檔案歸檔工作與會計審計工作混淆，不僅加大了工作量，還導致原有的財務檔案因為一些不確定性因素而損壞，從而嚴重影響了檔案資料的完整性。

（三）檔案管理信息化程度不高

現(xiàn)代化科技和信息技術已經(jīng)成為各個工作范疇必不可少的技術工具，事業(yè)單位的檔案管理工作自然也少不了信息技術的配合。財務檔案管理失數(shù)據(jù)和分析的工作綜合，因而計算機可以為工作人員提供分析和計算統(tǒng)計的工具，大大減少工作壓力，通過高技術的數(shù)字化掃描和全方位的信息化分析為事業(yè)單位的整體發(fā)展提供參考資料。這一過程不僅需要時間的投入，還需要大量的資金和技術投入，而從目前的事業(yè)單位財務工作信息化程度來看，尚不夠客觀，它是一個長期的過程，必然需要通過采取合理的措施來不斷完善和提升。

三、事業(yè)單位財務檔案管理的相關建議

（一）提高工作人員素質(zhì)

工作人員的素質(zhì)問題應該從多個方面下手，首先是從意識方面進行端正，既要樹立起檔案管理的規(guī)范化意識，又要形成檔案管理的合法化和職業(yè)道德意識，從而通過意識層面的影響來端正工作行為。另一方面，加強對于相關工作人員的相關技能培訓，加深對于檔案管理工作的理解程度，要求工作人員從法律層面嚴格要求自己，將規(guī)范和端正意識融合進工作中去，形成良好的工作習慣。事業(yè)單位在充分調(diào)動員工的工作積極性的同時還要加強對于財務管理人員的整體工作流程培訓，培養(yǎng)一批高精尖的財務管理人才隊伍，對于單位的整體發(fā)展有利無害。

（二）樹立檔案管理和規(guī)范意識

物質(zhì)決定意識，意識反作用于物質(zhì)，因而要使得事業(yè)單位的財務檔案管理工作達到一個相對穩(wěn)定的程度，務必要使相關工作人員和管理層人員樹立起端正的檔案管理和規(guī)范意識，正確認識檔案管理的重要性，從而在出現(xiàn)突發(fā)狀況時能夠鎮(zhèn)定自若，找準癥結(jié)，對癥下藥。

（三）合理利用現(xiàn)代化信息技術

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1 財務管理信息化的必要性

(1)財務管理的難度增加。作為基本建設項目管理的重要內(nèi)容,財務管理能夠有效推動財務組織參與到項目全方位管理之中,并達到節(jié)約建設投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設投資體制改革越深入,水利基本建設項目及其財務管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國家宏觀政策調(diào)整和水利改革發(fā)展形勢等的影響,財務管理需要進一步提高預算管理的科學化、精細化水平。然而,在當前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財務預算管理改革深入推進,財務管理水平不斷提高,財務工作難度和強度也逐年增加。所以,隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進財務檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設電子財務檔案,實現(xiàn)財務檔案的網(wǎng)絡化管理,既是適應現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好水利工程建設財務檔案管理的必然選擇。

(2)信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財務文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財務檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財務檔案,《財務文件匯編》等,電子財務檔案具有無可比擬的優(yōu)點,能夠較好地適應高數(shù)據(jù)量的財務檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財務檔案易于修正、復制和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學的發(fā)展,當前數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數(shù)據(jù)便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財務檔案信息化后,還可以通過計算機操作和網(wǎng)絡交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2 財務管理的問題及解析

(1)財務管理不夠嚴謹規(guī)范。財務管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面,首先是部分單位財務人員配備不足或業(yè)務素質(zhì)不高。一些單位尤其是機構(gòu)較小的單位由工程技術人員兼職擔任財務人員,或者由于編制等原因兼職、財務外包情況較多,造成會計處理不當,賬目混亂,甚至引發(fā)機密資料外泄,造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位,領導對會計核算和財務管理質(zhì)量不重視,只設一位報賬員,而沒有獨立的管理體系,也就更談不上規(guī)范信息化的建設。其次是項目執(zhí)行管理與財務管理程序矛盾重重。有些水利工程項目,其內(nèi)部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計劃指導下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項目法人具體執(zhí)行為難。某些水利工程建設項目在管理中不注重自身規(guī)范性,甚至在監(jiān)理、施工、建設管理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)“同體”現(xiàn)象,這既給建設項目違規(guī)使用建設資金提供了溫床,也對工程財務管理、會計核算工作等實際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。

(2)財務信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后,電子財務信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質(zhì)會計財務檔案在整理、裝訂時類別不清,更新不及時,往往導致數(shù)據(jù)統(tǒng)計不夠權威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數(shù)據(jù)冗繁和重復的現(xiàn)象屢見不鮮,致使信息化后的財務狀況提效有限。其次,財務信息化不能促進科學化和準確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對客觀的數(shù)據(jù)往往隨意操作,篡改數(shù)據(jù)，例如在處理債權債務時,將收入掛債權債務賬戶來偷稅漏稅等,將信息化引導下的規(guī)范化和精細化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。