導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇辦公室檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

【關(guān)鍵詞】

辦公室；檔案管理；重要性；策略

隨著我國(guó)企業(yè)單位辦公室工作的快速發(fā)展，企業(yè)工作對(duì)辦公室管理的完整性和連續(xù)性也有了更高層次的要求，而檔案管理的情況對(duì)提升企業(yè)單位內(nèi)部的工作質(zhì)量有著至關(guān)重要的影響，相關(guān)人員必須認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性并采取一定措施，才能確保檔案工作有序、有效進(jìn)行。提高辦公室檔案管理工作效率對(duì)于提高企業(yè)工作水平和服務(wù)質(zhì)量有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

隨著辦公室管理制度的不斷改善，當(dāng)下企業(yè)單位辦公室工作隊(duì)伍整合度的提升，相關(guān)企業(yè)單位均較大程度地?cái)U(kuò)大了檔案資料的利用范圍，通過增加指定工作人員數(shù)量的方法切實(shí)提升檔案管理的服務(wù)水準(zhǔn)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公室人才資源的優(yōu)化配置。但由于部分企業(yè)內(nèi)部仍然存在工作人員素質(zhì)低下、檔案管理手段陳舊以及管理信息化技術(shù)含量低的現(xiàn)象，企業(yè)只注重“一線”業(yè)務(wù)、忽視后勤與檔案工作的現(xiàn)象，企業(yè)檔案制度不健全，檔案門類較多，達(dá)不到檔案管理的基本水準(zhǔn)，更談不上高水平的管理。因此仍然需要采取相關(guān)措施進(jìn)行解決，促進(jìn)檔案管理的效率提升。

二、做好辦公室檔案管理的重要性

辦公室的檔案管理工作在展現(xiàn)一個(gè)企業(yè)單位的成長(zhǎng)過程以及對(duì)其單位的未來發(fā)展和決策進(jìn)行有效指導(dǎo)等方面是很有意義的，是單位在開展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理質(zhì)量直接影響著辦公室的工作效果，對(duì)于提升企業(yè)單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作十分有效，檔案管理對(duì)于企業(yè)單位工作模式選擇和資源配置起著決定性的作用。我們只有通過檔案管理，才能對(duì)管理者在制定企業(yè)規(guī)章制度或進(jìn)行相關(guān)決策時(shí)查閱到足夠的資料，并依據(jù)檔案資料更好地了解企業(yè)狀況做出選擇，為企業(yè)其它工作部門的效率保障做好基礎(chǔ)，從而提升企業(yè)單位的整體工作成效。

三、辦公室檔案管理效率提高的幾點(diǎn)策略

在掌握辦公室檔案管理的重要性后，對(duì)當(dāng)下部分企業(yè)單位存在的管理弊端，我們需要在正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的基礎(chǔ)上采取相關(guān)措施，針對(duì)性地解決實(shí)際問題，便于我們更好地開展辦公室的檔案管理工作。

（一）轉(zhuǎn)變管理理念。

辦公室的管理一旦停留在舊的階段，整個(gè)企業(yè)的發(fā)展將會(huì)失去積極性與生命力。因此，我們應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變管理觀念，將新鮮的管理理念貫徹到每一位工作人員的身上，找到當(dāng)下檔案管理的特點(diǎn)及規(guī)律，徹底改善傳統(tǒng)的管理方法，可以通過教育、宣傳等工作方法找到理念轉(zhuǎn)變的切入點(diǎn)，在辦公室開展日常檔案管理工作的同時(shí)，也需要積極創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，通過對(duì)傳統(tǒng)聘任制方式的改變使辦公室檔案管理這項(xiàng)工作具有更好的工作動(dòng)力及發(fā)展?jié)摿Α?/p>

（二）加強(qiáng)管理手段。

企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)先進(jìn)手段與技術(shù)的學(xué)習(xí)，定期進(jìn)行現(xiàn)代化管理工作的交流與協(xié)調(diào)，還可以通過劃分區(qū)域、融入信息化管理手段的方法進(jìn)行管理，要銘記“技術(shù)才是硬道理”的發(fā)展理念，學(xué)會(huì)用現(xiàn)代化的科技手段進(jìn)行檔案管理的改革，還可通過建立管理中心、建立檔案管理軟件等方法來整合信息數(shù)據(jù)，通過將單位服務(wù)對(duì)象擴(kuò)大到社會(huì)，則可以通過檔案資源為不同個(gè)人與組織提供更為個(gè)性化以及特殊性的服務(wù)，以此更好地發(fā)揮檔案作用。

（三）創(chuàng)新管理體制。

管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個(gè)好的工作體制的管理下，才能進(jìn)而完善其他方面。我們應(yīng)當(dāng)不斷完善管理體制，增加管理手段，適當(dāng)建立賞罰制度來激發(fā)工作人員的積極性與創(chuàng)造性，有效對(duì)管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案的利用率，例如通過建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建立辦公室檔案服務(wù)反饋機(jī)制、開發(fā)適合本校的檔案管理軟件系統(tǒng)等方法對(duì)辦公室檔案實(shí)現(xiàn)高效管理，以便使其所具有的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益得到進(jìn)一步提升，逐步改善檔案管理的規(guī)范性。

（四）重視人員管理。

企業(yè)單位必須不斷引進(jìn)高素質(zhì)的應(yīng)用型人才，提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水準(zhǔn)，不斷拓寬資金來源，建立信息系統(tǒng)，才能提高工作人員的法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，減少工作失誤。而對(duì)于檔案管理人員來說，也需要在工作開展的同時(shí)積極地樹立服務(wù)意識(shí)，通過對(duì)自身檔案管理思想的不斷更新、對(duì)于檔案服務(wù)工作目標(biāo)的正確建立將檔案管理思想同時(shí)代及本單位現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求同步，以此保證檔案管理工作能夠更好地符合日常工作需求。培養(yǎng)一支一專多能的隊(duì)伍，能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的潛在工作能力和良好的工作精神開發(fā)出來，從根本上配置資源，提升檔案的利用率。

四、結(jié)束語

通過對(duì)以上內(nèi)容的分析，我們對(duì)辦公室檔案管理的相關(guān)理論知識(shí)有了更深層次的了解，認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理與辦公室各項(xiàng)工作密切相關(guān)，在辦公室工作中起到重要作用。只有不斷提升辦公室檔案管理的工作效率，才能滿足辦公室工作管理的需求。相信在企業(yè)單位及相關(guān)工作人員的共同努力下，辦公室檔案管理的水平必定會(huì)得到一定程度的提升，真正實(shí)現(xiàn)辦公室管理的規(guī)范化、科學(xué)化，促進(jìn)企業(yè)單位的更高更快發(fā)展。

作者：宜玉琴 單位：陜西黃陵煤化工有限責(zé)任公司

【參考文獻(xiàn)】

篇2

【關(guān)鍵詞】

辦公室；檔案管理

辦公室檔案管理工作是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，涉及面廣，信息量大。直接形成具有保存價(jià)值的各種文件、材料（包括圖表、文字材料、計(jì)算材料、音像制品和標(biāo)樣等），對(duì)單位其他工作的完善具有輔作用，有利于進(jìn)一步提高單位工作效能，更好地服務(wù)于單位廣大干部職工。因此，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視。

檔案是單位在社會(huì)、科研、教學(xué)、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值或參考價(jià)值的資料，是單位階段發(fā)展情況的有效憑據(jù)。但是在實(shí)際管理中存在領(lǐng)導(dǎo)不夠重視的情況，如辦公室檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機(jī)及軟件等都配備不齊全，室藏檔案數(shù)量不完整，平時(shí)不注意文件、資料的收集、整理，檔案制度都不完善等。

（二）信息化建設(shè)相對(duì)落后，社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。

一是國(guó)家檔案行政機(jī)構(gòu)倡導(dǎo)無紙化系統(tǒng)規(guī)范，但由于檔案管理的信息化建設(shè)沒有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍然以紙質(zhì)文件為主，形成對(duì)紙質(zhì)文件的依賴。二是現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理更加復(fù)雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求不同的方式進(jìn)行整理和保管。三是檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。四是檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

（三）檔案管理相關(guān)規(guī)章制度不健全不完善，落實(shí)不到位。

一是目前多數(shù)單位沒有建立檔案管理相應(yīng)的制度和規(guī)范，導(dǎo)致收集工作處于無序狀態(tài)，或制定了“文件材料歸檔辦法”“檔案工作崗位責(zé)任制度”等，但不切合單位的實(shí)際情況，對(duì)單位文件材料收集工作沒有實(shí)際指導(dǎo)意義。二是相關(guān)制度落實(shí)不到位，執(zhí)行的力度不夠，導(dǎo)致檔案工作職責(zé)沒有落到實(shí)處,一些該銷毀的檔案未定期銷毀，大大增加了檔案查找的工作量，至使檔案管理難以發(fā)揮其效力。

（四）檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮。

越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

（五）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、如何加強(qiáng)檔案管理

（一）提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。

做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對(duì)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的實(shí)際功效，使其充分認(rèn)識(shí)高效的檔案管理工作對(duì)本單位整體工作發(fā)展起到極其重要的推動(dòng)作用。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

網(wǎng)絡(luò)電子化檔案管理方式相對(duì)較于紙質(zhì)文件管理工作效率更高，并且加強(qiáng)了檔案管理工作的準(zhǔn)確性。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)和電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝坏母鞣N檔案分門別類地進(jìn)行管理，對(duì)復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行有序整理，而且不會(huì)造成辦公室資料長(zhǎng)期堆積，避免查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，即提高了工作效率更能夠及時(shí)整理歸類各類檔案文件，使檢索工作變得更加準(zhǔn)確便捷。

（三）建立完善的檔案管理制度。

提高辦公室檔案管理工作效率，強(qiáng)化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)。單位需長(zhǎng)久穩(wěn)定地發(fā)展下去，需要建立適合自身發(fā)展的制度模式，辦公室檔案管理工作直接影響著單位內(nèi)部各個(gè)部門的工作效率，影響著單位的發(fā)展。單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)辦公室工作制定適用于本單位的體制機(jī)制，只有科學(xué)管理，使檔案工作按照制度化去運(yùn)行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案工作的有序高效進(jìn)行。

篇3

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過程中，對(duì)于檔案管理工作的重視程度正在不斷地提升，其實(shí)早在黨的十四大會(huì)議上，對(duì)其職能所屬進(jìn)行了明確的定位，這為檔案管理工作的發(fā)展提供了更為廣闊的空間，是檔案管理工作在機(jī)關(guān)單位發(fā)展歷程中的一個(gè)重要的轉(zhuǎn)折。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，主要依靠單位領(lǐng)導(dǎo)的指示，對(duì)各單位的工作匯報(bào)資料進(jìn)行有效的收集和整理，在經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中，這種模式已經(jīng)開始顯現(xiàn)出一定的弊端，對(duì)于日程的工作在質(zhì)量和效率方面開始出現(xiàn)不良的影響，對(duì)于機(jī)關(guān)單位高層進(jìn)行決策不能提供科學(xué)的參考依據(jù)。

要將檔案管理工作作為機(jī)關(guān)單位辦公室的一項(xiàng)重要職能，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)和基礎(chǔ)。在辦公室工作中，對(duì)檔案管理工作要設(shè)立一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的獨(dú)立性，并與其他工作部門進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一，充分實(shí)現(xiàn)其服務(wù)性，并促進(jìn)其作用最大程度地發(fā)揮。

二、檔案管理在辦公室工作中的重要意義

（一）檔案資料是單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策的重要依據(jù)。在一個(gè)單位，尤其在國(guó)企機(jī)關(guān)單位中，決策層的工作任務(wù)主要有兩個(gè)方面：首先是對(duì)單位發(fā)展和運(yùn)行的基本情況進(jìn)行全面的了解。其次就是進(jìn)行科學(xué)、客觀的政策的制定工作，而這也對(duì)檔案管理和制定決策之間的關(guān)系進(jìn)行了闡述和明確。查閱單位發(fā)展過程中的檔案資料是獲取全面基本信息的有效手段，進(jìn)而才能為科學(xué)、客觀決策的制定提供重要依??。隨著改革開放程度的不斷加深，尤其是在國(guó)企機(jī)關(guān)單位之中，檔案管理工作的重要性更加凸顯。檔案資料是對(duì)單位發(fā)展歷程中的業(yè)績(jī)、榮譽(yù)、重要事件以及一般的成長(zhǎng)歷程的一個(gè)重要的文字記錄，在進(jìn)行決策的制定過程中，能夠發(fā)揮出重要的借鑒作用，而辦公室工作主要的工作職能就是為其他部門提供輔助作用。

（二）檔案管理能夠促進(jìn)辦公室工作效率的顯著提高。檔案管理工作不僅是行政部門的重要樞紐，同時(shí)也為決策部門職能的發(fā)揮起著重要的指導(dǎo)作用。新時(shí)期下，檔案管理工作模式已經(jīng)突破傳統(tǒng)模式中的對(duì)文件資料的收集和整理層面，在新模式中，檔案管理工作要對(duì)收集的信息文件進(jìn)行科學(xué)有效的加工與處理。檔案資料中的大量信息要通過數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)的形式，為辦公室工作效率的全面提高提供助力，促進(jìn)其現(xiàn)代化建設(shè)工作的開展，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位對(duì)一系列的文書以及文稿的修改，以及人事、財(cái)務(wù)等后勤工作的現(xiàn)代化、信息化以及數(shù)字化發(fā)展，從而使從事檔案管理工作的大量人員得以解放，實(shí)現(xiàn)單位發(fā)展對(duì)勞動(dòng)力的解放的同時(shí)，大幅度提高辦公室的工作效率，以更好地為單位、為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

篇4

1.1 檔案管理信息化不全面

目前很多單位已經(jīng)開展了檔案管理信息化建設(shè)，但普及不全面，發(fā)展不深入，特別是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的山區(qū)縣，例如本單位的部分檔案還在采用“有紙化辦公”的管理模式?！坝屑埢k公”相對(duì)于當(dāng)前繁重的工作量、快速的工作節(jié)奏，其查找資料效率低，資料檔案不易保存等問題凸顯。另外，一些會(huì)議記錄文件和一些年代久遠(yuǎn)的文件都沒有做信息化存檔工作，當(dāng)查閱舊文件檔案時(shí)需要大費(fèi)周章將文件調(diào)出，這也表明目前的信息化建設(shè)還不夠全面。

1.2 檔案查閱易造成污損

文書檔案主要材料是由紙質(zhì)構(gòu)成， 并進(jìn)行保管， 很多檔案資料年代比較久遠(yuǎn)， 價(jià)值相當(dāng)重要，由于各部門經(jīng)常需要對(duì)歸檔文件進(jìn)行查閱， 而且審閱文件的時(shí)間比較長(zhǎng)， 加上受到外部環(huán)境因素影響，難免會(huì)存在污損、丟失等情況，有些重要檔案如出現(xiàn)損毀， 極難找回替代文件， 會(huì)對(duì)成文書檔案管理工作做成影響和對(duì)文書資源造成損失。

1.3 檔案檢索效率不高

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，文書檔案由于涉及不同的部門，需要專人按照不同的要求對(duì)其進(jìn)行分類存放審查和編目， 工作非常繁鎖。 當(dāng)辦公人員需要進(jìn)行借閱文檔時(shí)， 一般采用人工檢索文件，首先要進(jìn)行辦理詳細(xì)的借閱登記手續(xù)，然后檔案管理員到檔案室查找，特別是對(duì)年代久遠(yuǎn)文件的檢索時(shí)，需要檔案管理員在塵封已久的檔案中查找，這樣一來耗費(fèi)大量時(shí)間、人力、物力。

2 檔案管理信息化的必要性

2.1 檔案管理信息化能提高工作效率

檔案管理大部分依托于人工編寫，隨著檔案操作軟件的研發(fā)并應(yīng)用，人們可以輕松的利用各種計(jì)算機(jī)功能實(shí)現(xiàn)對(duì)公路檔案的編制、審核和備案。這種輕便的檔案管理方式不僅大大減輕了檔案員的工作量，提高了他們的積極性，還能減少檔案管理工作上的失誤，提高檔案的精準(zhǔn)性。

2.2 檔案管理信息化能優(yōu)化資源配置

大多數(shù)單位對(duì)檔案的管理還停留在紙質(zhì)的要求上，很多檔案資料包括上級(jí)批文、會(huì)議紀(jì)要、相關(guān)部門通知等都是通過紙質(zhì)的形式表現(xiàn)出來。一些重大的項(xiàng)目在后期交檔的時(shí)候，都是把檔案資料用車子的形式推進(jìn)檔案館。這不僅加重了檔案員的工作量，還造成紙質(zhì)資源的浪費(fèi)。通過信息化改革，可能一個(gè)項(xiàng)目的資料放在一個(gè)小小的優(yōu)盤里就可以，方便交檔歸檔。而且這種存儲(chǔ)方式能加大檔案信息的存儲(chǔ)量，實(shí)現(xiàn)資源的合理優(yōu)化使用。

2.3 檔案信息化管理能提升檢索功能

很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文書檔案，然后放到專門的檔案室。但是這并不意味著這些檔案就可以放置在檔案室里，后期還是有很大的用處。通過建立信息化的檔案管理模式，開發(fā)專門檔案管理的電子系統(tǒng)，能方便對(duì)檔案的查閱和檢索，極大的提高了檔案的利用價(jià)值。

3 信息化檔案管理應(yīng)用

3.1 建立檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化

檔案管理的信息化建設(shè)的前提是要進(jìn)行信息的數(shù)字化改革與建設(shè)。不僅要將現(xiàn)有的書面紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)存為電子文件檔案，還要建立檔案信息庫(kù)。這樣一來，能夠同時(shí)擁有紙質(zhì)和電子兩種文書檔案信息，解決了記錄信息少以及工作效率過于低下的問題，還能夠滿足單位各部門部門對(duì)于檔案信息和資源的需求，能夠保證問題解決與決策的及時(shí)性與有效性。此外，單位檔案信息庫(kù)應(yīng)當(dāng)及時(shí)的進(jìn)行資料信息的補(bǔ)充完善與整體信息庫(kù)的更新與維護(hù)等，保證信息庫(kù)的資料全面且有效。

本單位利用OA辦公系統(tǒng)，按照級(jí)別分類建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。首先按時(shí)間進(jìn)行一級(jí)劃分，劃分為永久、30年、10年三種檔案保存類型。其次進(jìn)行二級(jí)劃分，按照行政級(jí)別由上級(jí)到下級(jí)進(jìn)行存放，如按照肇公，肇公養(yǎng)，肇公財(cái)，肇公基、縣委、縣府辦等分類，形成收件管理的歸檔。對(duì)于發(fā)件管理，按照發(fā)件的文號(hào)，編制《發(fā)文匯集》，建立年度發(fā)件文件信息庫(kù)。

3.2 檔案系統(tǒng)無縫連接，提高工作效率

傳統(tǒng)的文件檢索模式是人工檢索，這對(duì)工作的時(shí)效性大打折扣。通過檔案管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)的無縫連接，辦公室檔案管理部門能夠充分的利用檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，進(jìn)行無阻礙的信息傳遞。單位檔案與信息的獲得渠道大大的拓寬，各部門能夠通過OA辦公系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行查閱和最新消息進(jìn)行收取，有利于管理部門與人員工作效率的提高。

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【關(guān)鍵詞】

文書檔案；檔案管理；辦公室

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院長(zhǎng)期行政管理的歷史記錄，其內(nèi)容囊括了醫(yī)護(hù)管理、黨務(wù)管理、醫(yī)政管理、人事管理等許多方面；涉及到了醫(yī)療、教學(xué)、科研、公共衛(wèi)生等各種工作的實(shí)施和開展情況；保存著醫(yī)院的規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)資料、會(huì)議記錄等重要內(nèi)容，對(duì)于醫(yī)院的日常管理和臨床科研都十分具有保存和參考價(jià)值。因此辦公室的文書檔案管理工作顯得尤為重要。

一、辦公室文書檔案管理特點(diǎn)

（一）文書檔案管理涉及面廣。文書檔案管理工作是通過單位的文檔室進(jìn)行的。文書檔案內(nèi)容豐富，涉及面廣。包括來自上級(jí)或本單位制定的文件、協(xié)議、合同、電子檔案、責(zé)任書、往來信件記錄及其他材料。

（二）文書檔案管理工作一體化。文書檔案來源與文書工作，文書檔案的質(zhì)量直接影響到了檔案質(zhì)量和檔案工作，而文書檔案管理是建立在文件搜集、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦和承辦基礎(chǔ)上的，是文書工作的終點(diǎn)。

（三）文書檔案管理的重要性。由于文書檔案主要進(jìn)行的是文書材料的立卷工作，為了保證文書檔案管理工作能更好地為中心服務(wù)，起到在工作中的參謀和宣傳教育作用。文書檔案管理的重要性不言而喻。

（四）文書檔案管理的相對(duì)保密性。辦公室文書檔案管理人員的首要責(zé)任就是維護(hù)檔案的安全。而醫(yī)院文書檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，檔案利用者也具有局限性，為了尊重醫(yī)患關(guān)系，需要相對(duì)較高的保密要求。

二、文書檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題

（一）文書檔案管理制度方面不完善。通常辦公室文書檔案資料都設(shè)置于綜合檔案室或庫(kù)房里，辦公室工作人員由于主觀上的個(gè)人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區(qū)域限制，沒有及時(shí)將文書檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時(shí)各個(gè)部門相互推諉，十分不利于管理。加之文書檔案管理工作得不到重視，管理意識(shí)薄弱，檔案管理制度不完善，職責(zé)分工不明確等最終造成了管理成果與管理標(biāo)準(zhǔn)相去甚遠(yuǎn)的結(jié)果。

（二）辦公室文書與檔案工作認(rèn)知不足。文書與檔案工作相輔相成，目前大多數(shù)單位采用的是文書和檔案“分塊管理”的制度。雖說這種管理制度具備一定的有效性和科學(xué)性，但文書管理人員在實(shí)際工作中對(duì)檔案意識(shí)較為單薄，對(duì)自身職責(zé)認(rèn)知不清以及檔案人員對(duì)于其工作內(nèi)容理解的不到位，不愿意花精力作指導(dǎo)，于是在某種程度上這種制度讓文書工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，無法真正做到和諧的統(tǒng)一。甚至?xí)?dǎo)致管轄區(qū)內(nèi)的文書檔案管理工作存在一定的滯后性。

（三）文書檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。由于文書檔案的管理人員存在專業(yè)知識(shí)與文化程度的差異。很多人員基本素質(zhì)有待提高，新知識(shí)明顯儲(chǔ)備不足。專業(yè)知識(shí)的欠缺在實(shí)際工作中會(huì)致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻?。這些均嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、辦公室文書檔案管理工作的有效實(shí)施途徑

（一）完善文書檔案管理制度。單位領(lǐng)導(dǎo)需真正認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，重視制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入貫徹實(shí)施文書檔案管理制度。文書是檔案的來源。遵照立檔歸檔原則，以醫(yī)院形成的文書為準(zhǔn)則，工作中嚴(yán)格統(tǒng)一工作流程，建立健全歸檔制度。認(rèn)真學(xué)習(xí)省檔案局頒布的規(guī)章制度，擬定相應(yīng)的工作計(jì)劃。并在工作中注意：1.嚴(yán)控立卷歸檔的時(shí)效。2.保證文書的完整并合理分組。3.明確分檔的重點(diǎn)。4.定期清理已無保存價(jià)值的文檔。

（二）保證文書檔案齊全完整。辦公室文書檔案管理工作者在工作中不僅要將已形成的檔案收集齊全完整，而且還應(yīng)關(guān)心文書檔案的形成與辦理過程中的相關(guān)情況。文書工作者在最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查材料，發(fā)現(xiàn)應(yīng)有附件而未及時(shí)歸檔的要記得催要；有外借卻未按時(shí)上交的文件要跟蹤收回。在做收文登記后應(yīng)甄別該文件會(huì)否具有保存價(jià)值，不具社會(huì)價(jià)值的無需歸檔。在檢閱完畢后進(jìn)一步完成歸檔工作。認(rèn)真完成從零散“頁(yè)”到“件”，再到裝盒為“卷”的檔案入庫(kù)工作。

（三）實(shí)施“自動(dòng)化”文書檔案管理。在自動(dòng)化環(huán)境下，文書的儲(chǔ)存、分類、瀏覽等將更加容易與規(guī)范。文檔管理數(shù)字化、信息化能更加迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息，提高辦公效率，這是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

（四）加強(qiáng)在職教育，強(qiáng)化管理文員培訓(xùn)。辦公室文書檔案管理人員的能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，因此需要具備豐富的檔案管理知識(shí)與扎實(shí)的管理操作能力。1.由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，積極完成自我學(xué)習(xí)并參加相應(yīng)的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)。2.要進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)管理意識(shí)。3.加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制。4.明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。

四、結(jié)語

文書檔案管理工作要求既要把握大局，又要嚴(yán)格控制每個(gè)工作細(xì)節(jié)，可從文書檔案整理到建立健全規(guī)章制度和工作程序等方面入手。做到不斷提高辦公室人員的文書檔案管理水平，認(rèn)真搞好文書檔案與其他工作的銜接。

作者：商棗河 單位：山東棗莊市婦幼保健院

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高校檔案管理是高校對(duì)在其教學(xué)、科研、行政管理和其他活動(dòng)中形成的記錄和保存各種信息的各種文字、圖表、音像制品等各種載體的綜合進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的系統(tǒng)活動(dòng)。而院級(jí)檔案管理是一種事后行為，往往容易忽視，或是不夠規(guī)范。學(xué)院作為高校的二級(jí)單位同樣也承擔(dān)著較大的檔案管理工作，除了有校級(jí)文件的歸檔還有院級(jí)教學(xué)事業(yè)發(fā)展的檔案管理。因此完善的高校院級(jí)檔案管理有利于高校教學(xué)、科研工作狀態(tài)監(jiān)控，有利于發(fā)展規(guī)劃和教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系的科學(xué)化，有助于推動(dòng)高校教學(xué)工作的發(fā)展，教學(xué)改革的深化和整體管理水平的提高。本文就現(xiàn)階段我國(guó)高校院級(jí)檔案管理中存在的問題進(jìn)行一些探討，并在此基礎(chǔ)上提出些對(duì)策與建議。

一、 高校院級(jí)檔案管理中存在的問題

第一、 檔案管理理念落后， 管理意識(shí)淡薄。我國(guó)許多高校院級(jí)辦公室的檔案管理人員都是兼職的檔案管理者，因此在日常的工作中，對(duì)檔案的管理意識(shí)比較薄弱，往往只是流于形式，不重視日常材料的搜集和歸檔，缺乏責(zé)任心，工作態(tài)度敷衍塞責(zé)，重程序，輕結(jié)果，常常產(chǎn)生“ 文牘主義”和“目標(biāo)置換”。并沒有形成較好的管理規(guī)范。

第二、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高， 結(jié)構(gòu)不合理。在高校里只有少數(shù)人員是專職的檔案管理人員，而在院級(jí)單位的工作人員多數(shù)都是兼職的檔案管理人員，并沒有接受過專門的培訓(xùn)，因此對(duì)于如何開展文件的歸檔和規(guī)范管理好院級(jí)的檔案是亟待解決的首要問題。同時(shí)目前有相當(dāng)一部分檔案人員還跟不上時(shí)代的步伐，還缺乏必要的素質(zhì)和開發(fā)檔案信息的能力。

第三、 檔案管理信息化建設(shè)不足。由于院級(jí)辦公室檔案管理涉及到教學(xué)、科研、學(xué)生、對(duì)外聯(lián)系等多種文獻(xiàn)資料，是為了實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)計(jì)劃或一定目標(biāo)而形成的文獻(xiàn)，當(dāng)某項(xiàng)計(jì)劃或一定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)以后，由此而形成的文獻(xiàn)資料往往不被人們所重視，錯(cuò)過及時(shí)整理和歸檔的大好時(shí)機(jī)，造成文獻(xiàn)資料的丟失。

二、完善我國(guó)高校院級(jí)檔案管理的建議

第一、要提高對(duì)高校檔案管理工作規(guī)范化意識(shí)的正確認(rèn)識(shí)。 高校院級(jí)檔案的合理建立、有效管理、科學(xué)利用是高校院級(jí)檔案管理工作規(guī)范化的主要目標(biāo)。 從高校發(fā)展的實(shí)踐看，完善院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化，對(duì)推動(dòng)教育改革、提高教學(xué)質(zhì)量和工作效率、實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、開展科學(xué)研究、展示學(xué)校綜合實(shí)力等具有重要作用。 為了加強(qiáng)院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)管理過程中的積極作用，要依據(jù)教育教學(xué)發(fā)展的客觀規(guī)律，不斷提高對(duì)院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮各種檔案資料的使用價(jià)值，使其為教學(xué)科研服務(wù)，為課程建設(shè)、學(xué)科建設(shè)和專業(yè)建設(shè)服務(wù)。

第二、要提高院級(jí)辦公室兼職檔案管理人員的綜合素質(zhì)。 目前，絕大多數(shù)高校的院級(jí)兼職檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，大多是“門外漢”，檔案管理知識(shí)很粗淺，不能很好地勝任此項(xiàng)工作。 這就需要高校創(chuàng)造各種機(jī)會(huì)對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。 可以采取送他們到檔案管理工作做得好的高校去學(xué)習(xí)，或請(qǐng)外校專家來作專題講座。 通過各種途徑來提高他們的綜合管理水平和專業(yè)技能。 同時(shí)要健全院級(jí)檔案管理規(guī)章制度，制定兼職檔案管理人員的崗位責(zé)任制，不斷增強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任意識(shí)和大局意識(shí)。

第三、要建立檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息資源共享的目的。 加大資金投入建立數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，院級(jí)檔案資料建設(shè)在創(chuàng)建傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的同時(shí)，一定要優(yōu)先發(fā)展電子檔案資料，這將為院級(jí)檔案資料建設(shè)和管理開辟?gòu)V闊的前景。建立檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的意義，在于通過網(wǎng)絡(luò)可以聯(lián)接分散于各處的信息資源，使所有檔案管理信息實(shí)現(xiàn)資源共享，使得高校廣大師生能夠克服地域和時(shí)空的局限更好地協(xié)調(diào)了解學(xué)校教育管理信息和各種要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化為一線教學(xué)服務(wù)。

第四、要根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，建立院級(jí)辦公室檔案資料索引自動(dòng)化，設(shè)置和強(qiáng)化網(wǎng)上查詢功能。 眾所周知，電子檔案系統(tǒng)的建立，節(jié)省了大量人力和物力，廣大師生可以在很短的時(shí)間內(nèi)，不用支付任何費(fèi)用就可以閱覽或下載本院系幾年來的文件資料，如經(jīng)典教案、講義、電子課件等。 這些豐富快捷的電子檔案資料對(duì)于提高新教師的備課質(zhì)量，使年輕教師盡快成長(zhǎng)起來具有積極的促進(jìn)作用。也為教師更好地“教”和學(xué)生更好地“學(xué)”提供便捷的服務(wù)。 但許多高校院級(jí)電子檔案功能遠(yuǎn)未開發(fā)出來，這種狀況一旦改變，就會(huì)極大地推動(dòng)廣大師生間的學(xué)習(xí)和交流，從而提高教學(xué)實(shí)效。

第五、要重視和關(guān)心檔案管理工作，不斷提高院級(jí)檔案管理水平。 院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案管理規(guī)范化工作列入行政管理工作議事日程，院級(jí)班子成員中要有專人分管此項(xiàng)工作，平時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范化工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。 安排管理水平高，責(zé)任心強(qiáng)的院級(jí)辦公室管理人員擔(dān)當(dāng)此項(xiàng)工作。 要建立檢查監(jiān)督激勵(lì)機(jī)制，把院級(jí)檔案管理工作做得出色的人員推薦到學(xué)院作經(jīng)驗(yàn)交流。 并且，真正把院級(jí)辦公室檔案管理規(guī)范化工作納入法制軌道，做到獎(jiǎng)懲分明，使院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化在高校教學(xué)管理中發(fā)揮積極作用。

高等教育承擔(dān)著培養(yǎng)高級(jí)專門人才、發(fā)展科學(xué)技術(shù)文化、促進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重大任務(wù)。 提高質(zhì)量是高等教育發(fā)展的核心任務(wù)，是建設(shè)高等教育強(qiáng)國(guó)的基本要求。 高校院級(jí)檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，只有不斷的創(chuàng)新才能促進(jìn)質(zhì)量的提高。 因此，實(shí)現(xiàn)高校院級(jí)檔案管理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化勢(shì)在必行，任重道遠(yuǎn)。

參考文獻(xiàn)：

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2提高（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案的管理意識(shí)

2．1擋案管理必須與時(shí)俱進(jìn)

要想使（醫(yī)療機(jī)構(gòu)〉新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦公室中的檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，就必須不斷的提高管理員自身的思想道德與業(yè)務(wù)水平。就目前來說，缺乏專業(yè)性、學(xué)歷低與等，直接導(dǎo)致資料的長(zhǎng)期積壓與不歸類整理，進(jìn)而使得檔案的保存、査找與利用都比較困難，乃至無法充分發(fā)揮檔案的重要作用⑴。

2．2樹立安全管理檔案的意識(shí)

安全管理檔案是對(duì)檔案實(shí)物的防范，其主要包括：注意防火、注意防盜、注意防潮等。電子檔案則需要注重設(shè)備系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行，做好檔案的備份，相關(guān)的工作人員在調(diào)取或提供檔案之后需要將其保管好。此外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平加以培訓(xùn)，使其能更好的勝任這份工作。

3對(duì)檔案信息資源進(jìn)行幵發(fā)利用的途徑

3．1加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的源頭管理

加強(qiáng)源頭管理是指在檔案進(jìn)行開發(fā)利用時(shí)的一些構(gòu)建工作，首先，進(jìn)一步提升相關(guān)人員的處理水平，對(duì)檔案信＆資源的質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)。進(jìn)而使得檔案信良資源的利用價(jià)值得以提高。對(duì)于已經(jīng)搜集匯總的檔案，檔案管理工作人員需要科學(xué)保存，以此來保證檔案信良資源具備完整性與可用性。并且只有加強(qiáng)對(duì)檔案信＿資源的源頭管理，才能實(shí)現(xiàn)優(yōu)良的循環(huán)系統(tǒng)，進(jìn)而為用戶提供及時(shí)準(zhǔn)確地的信良資源。加強(qiáng)源頭管理需要醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理部門來完成，各個(gè)科室也必須協(xié)調(diào)配合，年終考評(píng)中加入各個(gè)科室擋案管理的工作水平，也是一種提髙（醫(yī)護(hù)人員）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作人員積極性和責(zé)任心的手段。第二，進(jìn)一步提高工作人員的綜合素質(zhì)能力。并加大資金的投人，才能充分的開發(fā)并利用檔案信氤資源。

3.2抓住重與，大力突破

對(duì)于（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案的管理方式要與時(shí)俱進(jìn)，擋案管理人員需要依據(jù)具體清況來抓住重點(diǎn)、大力突破。首先，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)信tf化的構(gòu)建，并加快對(duì)檔案管理信良化的構(gòu)建進(jìn)度。以專題分類與流程簡(jiǎn)化以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、通過突破重兵來完成經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的雙贏。第二，對(duì)（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案信E管理建立自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)。若檔案都記錄在一個(gè)系統(tǒng)，那對(duì)檔案的管理也將變得簡(jiǎn)單化。規(guī)范化的電子文件歸檔與管理流程能夠保證檔案信良資源的完整性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字信息化以及系統(tǒng)化。

3.3由點(diǎn)及面，層層遞進(jìn)

加強(qiáng)對(duì)（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦公室檔案進(jìn)行管理需用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來看待，是否有完整科學(xué)的制度來充分幵發(fā)利用（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案的信良資源，（這與醫(yī)療機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益有著一定的關(guān)聯(lián)。）由點(diǎn)及面、層層遞進(jìn)的進(jìn)行檔案管理工作，可以持續(xù)發(fā)展（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理事業(yè)。首先，各科室應(yīng)展開建設(shè)檔案資源信氣化的工作。第二，在推進(jìn)檔案資源信良化的建設(shè)中不斷的＆結(jié)經(jīng)驗(yàn)，理清？路與創(chuàng)新管理方式。第三，要一步一步完成檔案信氧資源的建設(shè)，不能急于求成。以此讓（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理工作得以科學(xué)持續(xù)的發(fā)展。

3.4加大物質(zhì)與技術(shù)的保障力度

檔案管理的一些工作環(huán)境與存儲(chǔ)空間以及設(shè)備等都是物質(zhì)的保障。專業(yè)性較強(qiáng)的工作人員、具備先進(jìn)的專業(yè)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才是技術(shù)的保障，能夠?yàn)闄n案信息管理提供更好的服務(wù)，物質(zhì)保障、技術(shù)保障都不可缺。想要確保檔案管理工作具有長(zhǎng)效性，必須在檔案的管理上加大物質(zhì)與技術(shù)的投資。

3.5完善檔案信良與資源的開發(fā)利用體系檔案建立的目的是為（病人）

參合群眾以及各定與醫(yī)療機(jī)構(gòu)提供服務(wù)。所以，檔案管理工作人員的義務(wù)便是進(jìn)一步開發(fā)并利用擋案信良資源。對(duì)于檔案信良的搜集以及整理，管理人員起到很大的作用。檔案信營(yíng)、資源的開發(fā)與合理利用是檔案管理工作的最終目的。檔案工作人員對(duì)信息資源進(jìn)行搜集整理、編輯加工是檔案被合理利用的關(guān)鍵。

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2、檔案管理工作。配合集團(tuán)投資部合同管理專項(xiàng)檢查，梳理信投本級(jí)及控股子公司2015年7月1日—2017年6月30日新訂立的重要經(jīng)濟(jì)合同以及以前年度訂立的，目前仍在執(zhí)行的重要經(jīng)濟(jì)合同，完成統(tǒng)計(jì)表格并形成自查報(bào)告；去年六月開始，由我接手負(fù)責(zé)公文流轉(zhuǎn)工作，我嚴(yán)格按照要求，及時(shí)做好收文、發(fā)文、流轉(zhuǎn)及歸檔工作。重大事項(xiàng)及對(duì)時(shí)間期限有要求的文件，做到及時(shí)跟進(jìn)、及時(shí)提醒，保證各類文件傳閱的時(shí)效性，并及時(shí)將文件精神傳達(dá)到相關(guān)部門及各參控股公司，確保政令暢通；嚴(yán)格執(zhí)行用印管理制度，把好印章使用關(guān)口。

3、文化宣傳工作。在集團(tuán)內(nèi)網(wǎng)及時(shí)報(bào)道公司的發(fā)展動(dòng)態(tài)，重大活動(dòng)的開展情況，嚴(yán)把信息報(bào)送審查關(guān)，全年報(bào)送有價(jià)值、高質(zhì)量的信息56篇；向信司黨務(wù)工作群推送圖文并茂的讀書小組活動(dòng)、信投大講堂開展實(shí)況；對(duì)參與人數(shù)多，影響范圍廣的員工健步走活動(dòng)、成員企業(yè)員工拓展活動(dòng)、新員工入職培訓(xùn)和新媒體課程培訓(xùn)，盡職盡責(zé)做好后勤服務(wù)工作。

4、其他工作。草擬半年工作會(huì)議和年度工作總結(jié)等匯報(bào)材料供領(lǐng)導(dǎo)修改；協(xié)助其他部門完成工商材料調(diào)檔和向集團(tuán)投資管理系統(tǒng)資料更新與錄入；完成2018年公司報(bào)刊征訂工作；參與服務(wù)集團(tuán)回顧表彰大會(huì)，展現(xiàn)公司良好的精神氣象；發(fā)揮黨員先鋒模范作用，投身結(jié)對(duì)幫扶困難戶的走訪幫扶工作。

二、工作中存在的問題

回顧一年，我嚴(yán)格要求自己，在工作上認(rèn)真履行職責(zé)，但距離自己和領(lǐng)導(dǎo)的要求還差很遠(yuǎn)，我也清醒的看到了自身存在的問題，主要表現(xiàn)在：

1、工作經(jīng)驗(yàn)不足，在工作的處理和推進(jìn)上仍然有所欠缺，需要不斷加強(qiáng)各方面能力的鍛煉，不斷提高自己的辦事、辦文能力，提高工作效率。

2、文字功底不深，缺少縱深挖掘的延伸和大局觀，需要進(jìn)一步加強(qiáng)積累和思考，更好的適應(yīng)辦公室的文書寫作工作。

3、創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，組織協(xié)調(diào)能力還有待提高。

三、明年工作展望

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中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）11-00-01

一、辦公室檔案管理現(xiàn)存的問題

1.檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，管理方式有待更新

由于我國(guó)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)還沒有跟上社會(huì)需求的腳步，因此，很多單位中的檔案管理工作都是單位里面的兼職人員在從事，很少有單位的檔案管理工作是專業(yè)的人士來從事，這就導(dǎo)致現(xiàn)代辦公室檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏對(duì)日常材料的搜集和保存，工作中的責(zé)任心有待進(jìn)一步加強(qiáng)。另外，很多單位的檔案管理方法還停留在比較傳統(tǒng)的模式，并沒有跟上時(shí)展的步伐，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入辦公室檔案管理的程度不夠，特別是一些欠發(fā)達(dá)地區(qū)在辦公室檔案管理模式上更是落后，缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。

2.辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高

由于我國(guó)教育體制培養(yǎng)出來的專業(yè)檔案管理人才還不能滿足社會(huì)的需求，因此，在現(xiàn)代社會(huì)中很多單位的辦公室檔案管理工作人員都是兼職從事這項(xiàng)工作的，這就產(chǎn)生了工作人員的專業(yè)知識(shí)不夠的問題。首先，很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的知識(shí)和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中亟待解決的重要問題。其次，隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時(shí)代的步伐，在檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)協(xié)助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應(yīng)的現(xiàn)代辦公軟件操作技能。在面對(duì)這些問題的時(shí)候，現(xiàn)代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專業(yè)技能相對(duì)缺乏、專業(yè)水平相對(duì)較低、缺乏足夠的運(yùn)用現(xiàn)代辦公軟件的能力等問題。因此，認(rèn)真對(duì)待辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)問題是必須的，也是現(xiàn)代辦公室檔案管理發(fā)展中必須解決的問題。

3.辦公室檔案管理的信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

現(xiàn)代辦公室檔案管理的發(fā)展使得檔案的種類比較繁雜，也給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對(duì)不同的檔案類型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進(jìn)行記錄和整理。由于現(xiàn)階段檔案管理的信息化建設(shè)還沒有完全成熟，很多硬件設(shè)施沒有完全能夠支撐工作的需求，這也使得很多單位的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)文件管理的方式。其次，國(guó)家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計(jì)和系統(tǒng)規(guī)范，使得對(duì)紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。多種類型數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計(jì)存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時(shí)載體上，沒有建立系統(tǒng)型的管理模式。

二、如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作，提高工作效率

辦公室的檔案管理十分重要，因?yàn)樗k公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展具有直接的聯(lián)系，　辦公室的檔案管理工作效率影響到整個(gè)單位的工作的開展，因此，有必要加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度?！∷?，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)：

1.完善現(xiàn)代辦公室檔案管理體系

現(xiàn)代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系的，因此不能單獨(dú)將這兩個(gè)工作分開，應(yīng)該將其結(jié)合在一起進(jìn)行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對(duì)文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過程中更能適應(yīng)，更能夠便于單位檔案管理系統(tǒng)的建立和完善。另外，應(yīng)該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應(yīng)的程序進(jìn)行，促進(jìn)單位檔案管理的體系建設(shè)。

2.增強(qiáng)單位檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理理念

由于我國(guó)現(xiàn)階段的單位檔案管理中管理意識(shí)不夠強(qiáng)，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國(guó)檔案管理工作難以得到較大的進(jìn)步，因此，增強(qiáng)單位檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對(duì)于辦公室檔案管理規(guī)范化關(guān)系的正確認(rèn)識(shí)，立足于我國(guó)辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合辦公室檔案管理的目標(biāo)，應(yīng)該堅(jiān)持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會(huì)發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標(biāo)的辦公室檔案管理意識(shí)。無論是從單位的管理決策還是單位的服務(wù)意識(shí)樹立，都需要包含單位檔案管理的意識(shí)。在單位的檔案管理運(yùn)行中強(qiáng)化崗位責(zé)任制，盡量改善單位管理中不合理的規(guī)章制度、強(qiáng)化檔案管理工作人員的愛崗敬業(yè)意識(shí)，強(qiáng)化單位檔案管理體系建設(shè)。

3.加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)，提高工作人員的管理技能

由于我國(guó)單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專業(yè)的檔案管理技能，因此，加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)工作是十分重要的。筆者認(rèn)為應(yīng)該采用不同的方式通過不同的渠道對(duì)辦公室檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，盡量提高工作人員的專業(yè)檔案管理工作能力。根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強(qiáng)專業(yè)技能的培訓(xùn)；其次還要加強(qiáng)自身對(duì)于辦公室檔案管理工作的責(zé)任心；再次就是要認(rèn)真做好部門的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應(yīng)該根據(jù)辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求以及檔案管理專業(yè)人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，以提高工作人員的檔案管理技能。

4.強(qiáng)化檔案收集

檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強(qiáng)檔案的收集管理工作?！∈紫?，要規(guī)范檔案的范文，對(duì)檔案進(jìn)行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進(jìn)行整理和保管；　然后，　要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門別類之后，要對(duì)檔案再進(jìn)行文字編號(hào)和正文提料，對(duì)檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實(shí)現(xiàn)以后，要對(duì)檔案再進(jìn)行目錄編號(hào)，以方便后期的檢索工作，再在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的網(wǎng)上管理。

參考文獻(xiàn)：

篇10

[摘要]現(xiàn)階段，我國(guó)事業(yè)單位或辦公室工作人員的一項(xiàng)重要任務(wù)就是對(duì)單位的檔案進(jìn)行合理有效的管理。通過對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行有效的管理，加快事業(yè)單位的發(fā)展。進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，我國(guó)的計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了迅速的發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理成為了新時(shí)期我國(guó)檔案管理的新趨勢(shì)。以下文章就現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行探討，并進(jìn)一步提出加強(qiáng)辦公室檔案管理工作的幾點(diǎn)措施。

[

關(guān)鍵詞 ]新形勢(shì)；辦公室檔案；檔案管理；意義；措施

引言

對(duì)于辦公室里的工作人員來說，進(jìn)行單位里的檔案管理是日常工作的一部分。做好檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著極其重要的作用。所謂的檔案管理，就是對(duì)事業(yè)單位內(nèi)每一項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行合理有效的記錄，以便日后查詢與應(yīng)用。但是，就我國(guó)新時(shí)期下的檔案管理工作來說，依舊存在著許許多多的問題，本文就這些問題出現(xiàn)的原因進(jìn)行探討，并結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，提出幾點(diǎn)改善檔案管理工作的措施。

一、新時(shí)期辦公室檔案管理工作的重要意義

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的形勢(shì)下，對(duì)事業(yè)單位辦公室檔案進(jìn)行合理管理具有重要意義。一方面，辦公室檔案管理可以幫助事業(yè)單位做出正確決策。辦公室檔案記錄了單位的工作人員信息、資金運(yùn)轉(zhuǎn)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量數(shù)據(jù)等內(nèi)容，這些信息的匯總可以有效的幫助各事業(yè)單位做出決策。另一方面，辦公室檔案管理在處理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的糾紛問題上，會(huì)為事業(yè)單位提供一個(gè)有力的證據(jù)。辦公室檔案詳盡的記錄了各單位科技創(chuàng)新的初期探索和后期的成果，一旦發(fā)生產(chǎn)權(quán)方面的糾紛時(shí)，各單位可以從檔案中查找證據(jù)，維護(hù)事業(yè)單位的合法權(quán)益。

二、新時(shí)期辦公室檔案管理存在的問題

第一，事業(yè)單位的管理層缺乏對(duì)檔案管理的重視。新時(shí)期下，辦公室檔案的管理有著極強(qiáng)的專業(yè)性。然而，許多的單位管理層對(duì)檔案管理不夠重視，這就導(dǎo)致了檔案管理問題的存在，比如沒有將檔案管理信息化，檔案嚴(yán)重的老舊破損，管理工作缺乏合理性等。

第二，許多事業(yè)單位沒有形成完善的辦公室檔案管理機(jī)制。目前我國(guó)許多的事業(yè)單位檔案管理方法老舊，沒有形成完善的管理機(jī)制。各單位的檔案主要用于應(yīng)付上級(jí)檢查，沒有實(shí)質(zhì)性的意義。另外，檔案的填寫十分隨意，沒有嚴(yán)格按照要求如實(shí)的進(jìn)行填寫，這就為檔案的管理工作帶來了很大的麻煩。究其原因，就是各單位沒有形成一套完善的辦公室檔案的管理機(jī)制。

第三，辦公室檔案管理的硬件設(shè)備跟不上是造成檔案管理工作混亂的一個(gè)重要原因。新時(shí)期的辦公室檔案管理工作對(duì)計(jì)算機(jī)等高科技產(chǎn)品具有很大的依賴性，也正是電子產(chǎn)品的應(yīng)用，極大的提高了檔案管理的質(zhì)量。然而，由于事業(yè)單位不愿意在檔案管理工作中給予充足的資金支持，這就導(dǎo)致了管理設(shè)備極度老化，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的進(jìn)行。

第四，辦公室檔案管理工作缺乏專業(yè)性的工作人員。辦公室檔案的管理是一個(gè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作崗位。然而，由于事業(yè)單位沒有對(duì)該崗位引起足夠的重視，這就導(dǎo)致了檔案管理人員缺乏管理方面的專業(yè)性知識(shí)，這對(duì)檔案的管理來說十分不利。另外，由于檔案管理人員對(duì)管理工作十分隨意，加上其受教育程度有限，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。

三、新時(shí)期加強(qiáng)辦公室檔案高效管理的措施

通過上述文章的總結(jié)，不難發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段我國(guó)辦公室檔案的管理工作存在著許許多多的問題，這些問題的存在嚴(yán)重影響了我國(guó)辦公室檔案管理的效率，制約著事業(yè)單位的發(fā)展，所以加強(qiáng)辦公室檔案的管理工作勢(shì)在必行。

第一，事業(yè)單位的管理層應(yīng)該對(duì)檔案管理工作予以高度的重視。只有管理層的檔案意識(shí)加強(qiáng)了，才會(huì)使檔案管理從填寫、保存、更新、應(yīng)用方面得到改善。

第二，完善辦公室檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行合理有效的管理。一方面，對(duì)檔案管理的整個(gè)過程進(jìn)行完善。首先，要求員工在進(jìn)行檔案采集時(shí)，一定要根據(jù)實(shí)際情況如實(shí)填寫，以保證檔案的準(zhǔn)確性。其次，在檔案的存放過程中，改善存放條件并對(duì)檔案進(jìn)行分類合理存放。對(duì)檔案存放的房間進(jìn)行定時(shí)檢查，以確保檔案的安全性。對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，不同種類的檔案不要混淆，方便以后檔案的查找。最后，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，以確保檔案具有強(qiáng)烈的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。另一方面，做好辦公室檔案的銷毀工作。按照規(guī)定，部分檔案的保存具有一定的時(shí)間限制，一旦檔案到期，就要對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。在這一過程中，一定要向有關(guān)部門講明，得到允許后才可以進(jìn)行相關(guān)的工作。

第三，提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平。辦公室檔案的管理具有很強(qiáng)的技術(shù)性，工作人員的專業(yè)素質(zhì)關(guān)系到辦公室檔案管理的合理有效性。一方面，在辦公室檔案管理人員的選拔上一定要嚴(yán)格，注重工作人員的專業(yè)素質(zhì)，提高工作積極性。另一方面，注重工作人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)工作，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行及時(shí)更新，特別是計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)知識(shí)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，其更新速度逐漸變快，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的使用水平有助于實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。另外，培養(yǎng)檔案管理人員嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的工作態(tài)度也十分重要，只有員工的工作態(tài)度得到轉(zhuǎn)變，才會(huì)完善辦公室檔案的管理。

第四，辦公室檔案管理工作中，充分利用信息技術(shù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，一些具有大數(shù)據(jù)容量、層次結(jié)構(gòu)優(yōu)化的辦公軟件相繼問世，它們的出現(xiàn)極大的提高了辦公室檔案管理工作的效率。因此，充分考慮信息化，數(shù)據(jù)化等管理方式的應(yīng)用，將辦公室的檔案進(jìn)行分類別、分層次的管理，可以極大的提高工作人員辦公的效率。當(dāng)然，這也對(duì)辦公人員的信息技術(shù)水平提出了很高的要求。

結(jié)語

二十一世紀(jì)以來，科學(xué)技術(shù)進(jìn)入了全面發(fā)展的新時(shí)期。隨著相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用，我國(guó)的辦公室檔案管理工作得到了有效的加強(qiáng)。但是，就現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理工作來說，依舊存在著許許多多的問題，比如管理層對(duì)檔案管理不夠重視、沒有完善的管理體制加上辦公室檔案管理人員沒有足夠的專業(yè)知識(shí)，嚴(yán)重影響了辦公室檔案的管理工作。因此，只有不斷地提高檔案管理的技術(shù)水平，加強(qiáng)體制的完善和工作人員的工作態(tài)度，才能促使檔案的高效管理，加快事業(yè)單位的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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