導(dǎo)言：作為寫作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇檔案的數(shù)字化管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

1．標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。這是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、掃描、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。房產(chǎn)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的房產(chǎn)檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有重要的意義。

2．基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指房產(chǎn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案?jìng)鬏敗⒔粨Q和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的房產(chǎn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案信息化的整體效益。

3．應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。主要內(nèi)容包括房產(chǎn)檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它關(guān)系到信息建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的效益和房產(chǎn)檔案信息服務(wù)的效果。

4．檔案信息化資源建設(shè)。主要內(nèi)容包括館藏檔案數(shù)字化和電子文件的采集和接收。主要形式包括檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化房產(chǎn)檔案全文及專門數(shù)據(jù)建設(shè)。

篇2

根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學(xué)校重要的教育歷史，具有很重要的價(jià)值，因此必須加大對(duì)檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來(lái)看，主要對(duì)其總結(jié)了以下這幾個(gè)方面特點(diǎn):第一，學(xué)校每年都會(huì)“迎來(lái)送往”，送走很多畢業(yè)生。同時(shí)會(huì)招來(lái)很多新生，這對(duì)高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對(duì)新入學(xué)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，也要對(duì)畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷出或改動(dòng)，此時(shí)檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動(dòng)較為頻繁等一系列特點(diǎn)，再加上要對(duì)學(xué)生其他檔案的維護(hù)和保存，都需要耗費(fèi)大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來(lái)了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點(diǎn)，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點(diǎn)結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。

二、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個(gè)部門分出一個(gè)檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過(guò)去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會(huì)的管理模式來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無(wú)法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過(guò)去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運(yùn)而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開(kāi)放性的管理體系，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一種補(bǔ)充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢(shì)，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來(lái)并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來(lái)越強(qiáng)大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計(jì)算機(jī)緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機(jī)讀的形式，就這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價(jià)值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來(lái)，對(duì)此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實(shí)性以及價(jià)值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點(diǎn)都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準(zhǔn)率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對(duì)于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對(duì)此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當(dāng)前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點(diǎn)：

（一）提供拷貝

在對(duì)電子檔案進(jìn)行使用的過(guò)程中，主要的一個(gè)途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個(gè)檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對(duì)檔案進(jìn)行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對(duì)此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來(lái)。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過(guò)計(jì)算機(jī)將所使用的檔案進(jìn)行相互傳輸，這是當(dāng)前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過(guò)程中沒(méi)有地域限制的特點(diǎn)，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財(cái)力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢，這樣一來(lái)可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時(shí)間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。

四、檔案數(shù)字化管理的重要作用

檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來(lái)紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進(jìn)行保存，這樣方便存儲(chǔ)和查閱，而且電子智能化的記載儲(chǔ)存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類別進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存，還可以儲(chǔ)存音頻資料，對(duì)于及時(shí)的信息反饋還能做出詳細(xì)的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過(guò)程當(dāng)中可以進(jìn)行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開(kāi)展。其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲(chǔ)存在文檔的資料庫(kù)當(dāng)中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點(diǎn)就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準(zhǔn)確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點(diǎn)。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時(shí)效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點(diǎn)擊鼠標(biāo)就能夠完成整個(gè)的統(tǒng)計(jì)整理到儲(chǔ)存的過(guò)程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個(gè)的辦公流程順暢無(wú)阻，節(jié)省了很多的人力和時(shí)間，使材料的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。所以，在社會(huì)快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時(shí)代需求的。然而目前，我國(guó)在運(yùn)用數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，還存在很多的困難沒(méi)有克服，還沒(méi)有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)與實(shí)踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個(gè)工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當(dāng)中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進(jìn)行數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個(gè)資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)的檢查，去掉一些沒(méi)有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對(duì)于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認(rèn)真對(duì)待。4、管理資料。對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴(yán)格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒(méi)，而數(shù)字化管理則不用擔(dān)心這些問(wèn)題?，F(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對(duì)過(guò)去簡(jiǎn)單多了，在對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，主要依靠高科技產(chǎn)品進(jìn)行自動(dòng)化的統(tǒng)計(jì)，可以節(jié)約時(shí)間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時(shí)間、精力；在編排資料中，利用計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時(shí)還可以進(jìn)行資料共享，促進(jìn)高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對(duì)每一道操作程序進(jìn)行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)比較復(fù)雜，在相關(guān)的操作過(guò)程當(dāng)中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^(guò)程當(dāng)中，要進(jìn)行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進(jìn)行正當(dāng)?shù)牟僮?，這樣才能保證信息的安全。

五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理

在檔案數(shù)字化管理模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個(gè)很復(fù)雜的產(chǎn)物，如果操作不當(dāng)就會(huì)對(duì)學(xué)校或者學(xué)生造成很大的損失，所以在進(jìn)行數(shù)字化的信息管理的時(shí)候，要嚴(yán)格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學(xué)校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強(qiáng)高校檔案的內(nèi)部管理，對(duì)學(xué)校內(nèi)部工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進(jìn)行數(shù)字化的儲(chǔ)存模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時(shí)受到威脅，如果操作不當(dāng)或者沒(méi)有做好保密防范工作，隨時(shí)都有可能為學(xué)校帶來(lái)相當(dāng)大的損失。所以要定期對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)管理，請(qǐng)專業(yè)的維修人員進(jìn)行專業(yè)的維修工作，對(duì)于電腦要進(jìn)行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進(jìn)行。

（二）規(guī)范操作，減少損失

以往在信息的管理過(guò)程當(dāng)中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會(huì)帶來(lái)相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對(duì)于信息進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，不要把密碼告訴無(wú)關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個(gè)完整的管理體系，每個(gè)人都要認(rèn)真地對(duì)待工作，對(duì)于信息要加強(qiáng)管理，對(duì)于資料的管理更加的嚴(yán)謹(jǐn)，在使用資料的過(guò)程當(dāng)中，要時(shí)刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強(qiáng)防范意識(shí)。

篇3

0.前言

所謂檔案數(shù)字化具體指的是通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)等手段，把傳統(tǒng)與當(dāng)前的社會(huì)組織、個(gè)人的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、宗教等活動(dòng)所形成的對(duì) 國(guó)家與社會(huì)有較大利用價(jià)值，可以供社會(huì)共享的，將紙質(zhì)、聲像以及歸檔保存的檔案，都組織成一個(gè)有序的結(jié)構(gòu)，借助0與1數(shù)字編碼表達(dá)出檔案信息庫(kù)。待經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理以后，不僅能夠大大提高計(jì)算機(jī)檢索信息的速度，而且也節(jié)省了不少檔案儲(chǔ)存空間，這樣一來(lái)，大大緩解了庫(kù)房擠壓的壓力，減少檔案因多次使用而出現(xiàn)磨損的現(xiàn)象，這樣一來(lái)，極大的發(fā)揮了檔案信息存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)，增加網(wǎng)絡(luò)信息資源，與此同時(shí)，還要加大對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，這樣一來(lái)，更好的為檔案部門的特色服務(wù)打下牢固基礎(chǔ)。

1.事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的概述

1.1檔案數(shù)字化的主要原因

近些年以來(lái)，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，獲取信息、處理各種事務(wù)以及人們?nèi)粘＝煌戎T多方面對(duì)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、其他現(xiàn)代化先進(jìn)的新興技術(shù)的依賴性越來(lái)越大?，F(xiàn)代人們?cè)谶M(jìn)行各種各樣的活動(dòng)時(shí)，信息的處理與信息的獲取是不可或缺的有機(jī)組成部分，作為重要的一種信息來(lái)源，檔案開(kāi)始逐漸的受到越來(lái)越多人的重視和青睞，所以，為了促進(jìn)檔案資源利用率的提高，為了盡快實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息共享，為了推動(dòng)檔案資源信息傳遞的加快，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位以往傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作就顯得越來(lái)越迫切以及必要。除此之外，在事業(yè)單位的檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化以后，能夠切實(shí)的保存好檔案的原件，在日常的運(yùn)用當(dāng)中通過(guò)數(shù)字化的檔案資料，便能夠大大的促進(jìn)原始檔案的可靠保存。

1.2檔案數(shù)字化的內(nèi)在涵義

按照《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》，可以將“數(shù)字化”當(dāng)中的“化”具體解釋成“轉(zhuǎn)變?yōu)槟撤N狀態(tài)或者某種性質(zhì)”，而所謂的“數(shù)字化”則指的是“轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字”的意思，具體而言，“檔案數(shù)字化”的意思在字面上可以理解成“檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字”，能夠把檔案數(shù)字化解釋成：把記錄方式不同以及載體形態(tài)不同的檔案信息借助于計(jì)算機(jī)設(shè)施處理、轉(zhuǎn)化以及錄入等多種多樣的形式，將聲音、圖像和文字等相關(guān)信息切實(shí)的轉(zhuǎn)變成由1與0組成的一系列數(shù)碼序列，進(jìn)而將這些數(shù)碼序列在光盤、磁盤等物理載體上進(jìn)行存儲(chǔ)的整個(gè)過(guò)程。

1.3檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

從總體上來(lái)看，檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容通常包含著不同的兩個(gè)層次，其中，一方面是檔案目錄的數(shù)字化，檔案目錄數(shù)字化的主要目標(biāo)是對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)加以構(gòu)建，其中尤為關(guān)鍵的便是檔案著錄標(biāo)引的規(guī)范化，同時(shí)對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行科學(xué)的選定；另一方面便是檔案全文的數(shù)字化，一般檔案全文的數(shù)字化能夠借助于掃描錄入的方式，把檔案全文根據(jù)其原貌逐項(xiàng)逐頁(yè)的以圖像文件的形式加以存儲(chǔ)，同時(shí)為其編制出有序的目錄索引，或者通過(guò)光學(xué)字符的技術(shù)識(shí)別以后，以文本的格式對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行存儲(chǔ)。在檔案數(shù)字化的整個(gè)過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)按照檔案自身所具備的諸多特點(diǎn)把這兩種不同的方式有機(jī)的結(jié)合起來(lái)。

1.4檔案數(shù)字化所存在的諸多風(fēng)險(xiǎn)

就電子檔案而言，電子檔案的完整性與電子檔案的真實(shí)性是其作為電子檔案的形式所存在的重要條件，甚至可以說(shuō)是最為重要的條件，檔案數(shù)字化所存在的風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾個(gè)方面：

1.4.1人為修改所造成的風(fēng)險(xiǎn)

通常數(shù)字檔案的可操作性會(huì)使諸多人為因素在電子檔案完整性及真實(shí)性上發(fā)揮著不可或缺的作用。在當(dāng)今電子檔案的使用過(guò)程當(dāng)中，極有可能通過(guò)無(wú)意的行為或者有意的行為摧毀、更改或者增刪電子檔案的本質(zhì)要素，而數(shù)字檔案所具備的可操作性的顯著特點(diǎn)則大大的決定了一旦數(shù)字信息被改變，那么必將難以辨別，不留痕跡，人們通常很難借助于表面現(xiàn)象發(fā)現(xiàn)電子檔案信息所發(fā)生的一系列變化，而且也不能逆向的恢復(fù)電子檔案信息，所以電子檔案管理所面臨的難題之一便是電子檔案信息的完整性。為了將這一難題加以解決，通?？赏ㄟ^(guò)設(shè)局加密文件加密技術(shù)。

1.4.2信息遷移所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)

正是因?yàn)閿?shù)字信息讀寫的軟件和硬件始終處在不斷的發(fā)展當(dāng)中，需要對(duì)數(shù)字信息進(jìn)行長(zhǎng)期性的保存，只要不斷的隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展來(lái)對(duì)信息技術(shù)平臺(tái)進(jìn)行不斷的遷移，從而使得舊技術(shù)環(huán)境當(dāng)中所形成的數(shù)字檔案信息能夠在現(xiàn)代化全新的讀寫技術(shù)當(dāng)中依舊能被讀出來(lái)，在數(shù)字信息遷移的進(jìn)程當(dāng)中，往往極有可能會(huì)導(dǎo)致信息的丟失，在不同程度上造成電子檔案完整性與真實(shí)性的破壞。

1.4.3網(wǎng)絡(luò)攻擊所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)

由于數(shù)字信息有著較強(qiáng)的流動(dòng)性，這便使得數(shù)字檔案在使用當(dāng)中不斷的遇到更多網(wǎng)絡(luò)攻擊的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而對(duì)數(shù)字檔案的完整性與真實(shí)性帶來(lái)直接的影響。一方面，網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的開(kāi)放性以及因特網(wǎng)信息傳輸?shù)膹V域性，使得因特網(wǎng)時(shí)常面臨十分嚴(yán)重的諸多不安全因素。以往傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用，較多的都是數(shù)據(jù)的共享，并且促進(jìn)軍事部門、開(kāi)發(fā)機(jī)構(gòu)、政府研究機(jī)構(gòu)和高等院校的科學(xué)研究方面的工作。當(dāng)時(shí)，能夠入網(wǎng)的單位和機(jī)構(gòu)往往被一致認(rèn)為是可信任的、可靠的，然而當(dāng)美國(guó)國(guó)家科學(xué)基金會(huì)將互聯(lián)網(wǎng)中不得進(jìn)行任何商業(yè)活動(dòng)這一限制取消后，大大的增加了互聯(lián)網(wǎng)的機(jī)構(gòu)，從而使得很多不法分子想方設(shè)法的闖入到互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，對(duì)競(jìng)爭(zhēng)者的商業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行恣意盜用，造成了資源的破壞，這便使得信息安全問(wèn)題更為突出。在此類狀況下，入駐互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字檔案也無(wú)法避免的被網(wǎng)絡(luò)黑客所攻擊；另一方面，由于因特網(wǎng)是資源共享的，除了處理信息與存儲(chǔ)信息以外，還需要對(duì)信息加以傳輸，這便使得因特網(wǎng)受到攻擊的可能性大大增加。網(wǎng)絡(luò)攻擊技術(shù)主要有：網(wǎng)絡(luò)偵查，也就是在進(jìn)行攻擊前需要竊取互聯(lián)網(wǎng)中的有關(guān)信息，一旦網(wǎng)絡(luò)偵查獲得成功，那么便會(huì)嚴(yán)重的威脅到正在傳輸中的以及系統(tǒng)中的電子檔案；拒絕服務(wù)攻擊，也就是服務(wù)器無(wú)法正常的工作及運(yùn)行；程序攻擊，也就是木馬程度或者病毒的植入等等，進(jìn)而使得電子檔案的保存系統(tǒng)不能順利進(jìn)行；緩沖區(qū)溢出攻擊等。在以前的檔案管理中，最為常見(jiàn)的攻擊形式就是緩沖區(qū)溢出的安全漏洞，甚至緩沖區(qū)溢出漏洞會(huì)占據(jù)絕大多數(shù)的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)攻擊，此類攻擊能夠使匿名的因特網(wǎng)用戶趁機(jī)獲取主機(jī)的全部控制權(quán)或者部分控制權(quán)。

2.紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的基本現(xiàn)狀

從最初的人類發(fā)明了紙張后，紙質(zhì)檔案就開(kāi)始替代了其它的載體檔案，是檔案管理的主宰體。然而，隨著紙質(zhì)檔案的不斷發(fā)展以及推廣和使用，充分證明了它的優(yōu)勢(shì)所在。其中這種優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，直讀性。人們直接利于視覺(jué)就能夠給讀取檔案信息。第二，易取性。有了紙張后，這便成為了傳遞信息的主要載體，這主要是由材質(zhì)的易取性所決定的，與此同時(shí)，也更好的解決了紙質(zhì)檔案長(zhǎng)時(shí)間占據(jù)館藏檔案的主體地位。第三，便捷性。和其它檔案存儲(chǔ)類型相比，紙質(zhì)檔案不僅重量輕，而且所占用的空間也較小，同時(shí)，存儲(chǔ)的信息量也是非常大的，這樣一來(lái)，便利人們的攜帶。第四，穩(wěn)定性較強(qiáng)。和電子檔案相比較來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案信息不容易讓他人修改與備份，表現(xiàn)出了較強(qiáng)的穩(wěn)定性。

上述這幾點(diǎn)都是利用紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)，從而人們更加偏愛(ài)這種存儲(chǔ)方式，使紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期的發(fā)展下去。但是，每一張事物都具有兩面性，既有好的一面，也有不好的一面，所以，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)也勢(shì)必會(huì)存在一定的問(wèn)題。其中，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)存在的缺陷是由本身的物理特性所決定的，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，有較強(qiáng)的易燃性。我們所使用的紙張都是由植物的纖維生產(chǎn)得到的，所以，有很強(qiáng)的易燃特性。這樣一來(lái)，防火安全也就成為了紙質(zhì)檔案管理首要解決的問(wèn)題，但是，它所消耗的成本是非常大的，而且過(guò)于持久。第二，耐用性能較差。耐用性指的是在搬運(yùn)紙質(zhì)中保持原有品質(zhì)的程度。但是，由于人為搬運(yùn)的疏忽，很容易使紙質(zhì)檔案難以長(zhǎng)時(shí)間的保存下去。第三，紙質(zhì)檔案字跡褪色速度較快。這是由字跡色素的穩(wěn)定性所決定的，另外，和制造的干濕程度與酸堿程度都有密切的聯(lián)系。而字跡是人們獲得檔案信息的主要來(lái)源，一旦字跡被破壞，那么檔案信息也不夠完整。所以，人們?cè)诠芾砑堎|(zhì)檔案時(shí)，最重要的是保存字跡免受其它因素影響。當(dāng)前，字跡褪色快是影響檔案實(shí)際使用價(jià)值最主要的威脅之一。由此看來(lái)，人們所高度關(guān)注的重要任務(wù)就是保存好紙質(zhì)檔案的字跡。第四，對(duì)周圍環(huán)境要求偏高。在檔案管理室內(nèi)，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)防火、防潮、防蟲(chóng)等工作，而這些也都是持久保持紙質(zhì)檔案應(yīng)該必須滿足的環(huán)境條件。因此，對(duì)檔案存儲(chǔ)室建設(shè)、實(shí)施配置、管理等都要求非常高。第五，檔案查閱要到現(xiàn)場(chǎng)。長(zhǎng)期以來(lái)，傳統(tǒng)檔案存在一定的局限性，并不能實(shí)現(xiàn)空間上的流動(dòng)，所以，人們?cè)诓殚喯嚓P(guān)的紙質(zhì)檔案時(shí)，就必須要到檔案保管室，同時(shí)，同一檔案在同一時(shí)間只能供一人使用，所以，無(wú)論是在時(shí)間還是在空間上都給檔案使用者帶來(lái)了極大的不變。然而，如果是電子檔案，那么完全不存在此類弊端，在時(shí)間和空間上都可以隨時(shí)使用。通過(guò)上述的論述，我們必須要進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)，克服到檔案管理室查閱信息的弊端?？梢哉f(shuō)，無(wú)紙化辦公是一大型檔案辦公改革。

對(duì)于無(wú)紙化辦公來(lái)說(shuō)，主要指的是利于網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)在網(wǎng)上進(jìn)行辦公，這樣一來(lái)，勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生大量的電子檔案，從而逐漸取代紙質(zhì)檔案而快速發(fā)展起來(lái)。由此看來(lái)，紙質(zhì)檔案在逐漸被電子檔案所替代。然而，我們對(duì)數(shù)字化檔案運(yùn)行的結(jié)果加以展望。第一種結(jié)果，大量的電子檔案應(yīng)該及時(shí)做好歸檔工作。將電子檔案進(jìn)行集中管理，就應(yīng)該建立電子檔案集群，等同于傳統(tǒng)檔案管理室。第二種結(jié)果，數(shù)字化的檔案管理表現(xiàn)出較強(qiáng)的虛擬特性，所以，我們不可以和讀紙質(zhì)檔案一樣，在不借助其它設(shè)備就可以查閱到相關(guān)的檔案信息資料。因此，由于長(zhǎng)期受紙質(zhì)檔案管理的影響，因此，在短時(shí)間內(nèi)很難改變紙質(zhì)檔案閱讀的習(xí)慣。第三種結(jié)果，電子檔案代替紙質(zhì)檔案是發(fā)展的必然結(jié)果。人們不能確保電子檔案可以持久的適應(yīng)新設(shè)備的需求，所以，存在過(guò)多的顧慮。第四種結(jié)果，電子檔案穩(wěn)定性不強(qiáng)，例如：電子檔案的信息很容易被他人修改或者是復(fù)制，黑客又成為攻擊電腦的主要對(duì)象。和紙質(zhì)檔案相比較來(lái)說(shuō)，我們?cè)诒９茈娮訖n案還需要付出更多的代價(jià)，所以，電子檔案的使用特性需要經(jīng)歷一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)期，所以，檔案管理人員在收集與管理電子檔案過(guò)程中，也必須相應(yīng)的保管好某些紙質(zhì)檔案。

總體來(lái)說(shuō)，在一較長(zhǎng)的發(fā)展階段內(nèi)，紙質(zhì)檔案和電子檔案共同存在的局面是發(fā)展的一種必然趨勢(shì)。受兩方面因素影響，即電子檔案和紙質(zhì)檔案。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)存在已經(jīng)成為事實(shí)，所以，很多電子檔案應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行歸檔整理，這已是電子檔案的來(lái)源的唯一途徑。另外，館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生很多相關(guān)的電子檔案。從紙質(zhì)檔案方面來(lái)看，已經(jīng)形成的紙質(zhì)檔案不會(huì)因電子檔案的存在就會(huì)銷毀，這是因?yàn)槿藗冞€沒(méi)有不理性到這種程度，并且這也是現(xiàn)實(shí)生活所不允許的。另外一方面，人們還沒(méi)有對(duì)電子檔案的保證性有充足的認(rèn)識(shí)，因此，人們?cè)谒鸭驼黼娮訖n案時(shí)，更要不斷的搜集和整理、保管紙質(zhì)檔案。這屬于一種雙保險(xiǎn)對(duì)策。所以，對(duì)于紙質(zhì)檔案或者是電子檔案來(lái)說(shuō)，人們都應(yīng)該引起足夠的重視。傳統(tǒng)檔案的形式為紙質(zhì)檔案，因此，一定會(huì)長(zhǎng)期存在下去；而對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，是近幾年新興的一種檔案存儲(chǔ)形式，正有所起步，依然處在初級(jí)發(fā)展階段，所以，人們必須給與足夠的關(guān)注。

3.當(dāng)前的事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理工作中存在的諸多問(wèn)題

3.1有關(guān)檔案數(shù)字化的硬件缺少

從硬件使用方面來(lái)考慮，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理應(yīng)該要有基本的三類設(shè)備，即信息采集設(shè)備、信息存儲(chǔ)設(shè)備、信息利用設(shè)備。但是，從當(dāng)前的發(fā)展情況來(lái)分析，檔案數(shù)字化硬件還是比較缺少的。

3.2關(guān)于檔案數(shù)字化軟件開(kāi)發(fā)比較落后

從我國(guó)當(dāng)前檔案管理室使用的軟件來(lái)看，其中，有些是缺少信息管理功能的，而另外一些是不具備信息通用功能的。當(dāng)前，我國(guó)各地區(qū)的檔案管理部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)并不相互一致，規(guī)格偏多，然而，對(duì)于自主研發(fā)或者是從市場(chǎng)中購(gòu)買的軟件不具備通用的功能，到目前為止，還沒(méi)有出現(xiàn)不僅可以應(yīng)用到文件檢索，而且又能用于檔案信息管理的軟件。

3.3缺少一個(gè)統(tǒng)一的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案數(shù)字化管理要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，然而，因長(zhǎng)期受歷史因素的影響，檔案室存檔業(yè)務(wù)的數(shù)字化特性非常差，例如：信息的收集、存儲(chǔ)、管理等質(zhì)量都偏低，尤其是目前檔案目錄、細(xì)則等的相容性都非常差。除此之外，軟件的移植性也不是很強(qiáng)，檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)都沒(méi)有將計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)加以全面考慮，大多數(shù)歸檔都是以磁盤和優(yōu)盤的形式，然而，對(duì)當(dāng)前的檔案管理、分類等相關(guān)規(guī)定都完全不能適用。所以，使得檔案數(shù)字化缺少一個(gè)完善而統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，只是著眼于某個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行研究，沒(méi)有得到全面推廣和使用，因此，這將對(duì)檔案數(shù)字化的發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。

3.4檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低

由于當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)不是很高，想要真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，必須要提升事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)，擁有較高的技術(shù)水平，既要滿足一般計(jì)算機(jī)的操作，同時(shí)又要滿足特殊計(jì)算機(jī)的操作。然而，從當(dāng)前的發(fā)展情況來(lái)看，我國(guó)的大多數(shù)檔案管理室缺少高素質(zhì)的技術(shù)人才，因此，復(fù)合型人才就更缺少了，由此看來(lái)，當(dāng)前事業(yè)單位檔案人員的數(shù)字化水平是非常低的。雖然從國(guó)外引進(jìn)了先進(jìn)的技術(shù)，但是并沒(méi)用充分發(fā)揮出其內(nèi)在的作用，所以，我們也就更談不上實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化了。

4.常見(jiàn)問(wèn)題的處理措施

4.1非掃描件與掃描件的區(qū)分

相關(guān)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范當(dāng)中對(duì)非掃描件與掃描件的區(qū)分為根據(jù)具體要求將相同案卷中的非掃描件和掃描件區(qū)分開(kāi)來(lái)。區(qū)分普法性文件的基本原則為：要剔除重份文件和無(wú)關(guān)文件，可以不掃描有正式件文件的原稿。在數(shù)字化開(kāi)展之前，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)切實(shí)的對(duì)其他單位的做法進(jìn)行熟悉和了解，對(duì)同時(shí)才能在草稿、定稿以及正本的檔案加以數(shù)字化掃描規(guī)定的具體范圍為僅僅掃描正本，而若不存在正本，那么就對(duì)定稿進(jìn)行掃描，既沒(méi)有定稿也沒(méi)有正本的則掃描草稿。然而，經(jīng)過(guò)大量的實(shí)踐可以得知，修改稿、草稿、定稿和正本等均是完整形態(tài)檔案的一個(gè)有機(jī)組成部分，不可以將檔案前后形成的關(guān)系人為割裂。缺乏修改稿和草稿也便無(wú)法形成最終的正本，它們應(yīng)當(dāng)全部被劃分為掃描件。對(duì)于我國(guó)諸多事業(yè)單位的現(xiàn)狀，處理的對(duì)策主要包括：（1）只要是屬于文件內(nèi)容的修改稿、草稿、定稿以及正本等都必須進(jìn)行編號(hào)掃描；（2）不剔除與檔案內(nèi)容無(wú)關(guān)和重份文件，如果沒(méi)有進(jìn)行編號(hào)則不能夠采取掃描措施。

4.2檔案的裝訂和拆卷

現(xiàn)階段，根據(jù)裝訂的方式來(lái)劃分，通?？梢詫n案分為兩類，其中，一類是2001年之前所立檔的文件，這些文件基本上都是根據(jù)三點(diǎn)一線裝訂加以案卷級(jí)整理組卷的，因而也被稱作“老規(guī)則”檔案；而另外一類則是2001年實(shí)施國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以后所實(shí)行的文件級(jí)的整理方法，也就是每一份檔案在進(jìn)行三點(diǎn)一線的裝訂以后裝盒，以便于避免裝訂案卷和立卷等諸多復(fù)雜的環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)單的來(lái)說(shuō)就是人們經(jīng)常提到的“新規(guī)則”檔案。

對(duì)于檔案的數(shù)字化，在對(duì)掃描標(biāo)準(zhǔn)加以確定后，切實(shí)進(jìn)行具體的掃描工作之前，進(jìn)行拆卷掃描與否已經(jīng)成為當(dāng)前一個(gè)無(wú)法避免的重要問(wèn)題。目前經(jīng)常采用的做法是無(wú)論屬于“新規(guī)則”檔案，還是“老規(guī)則”檔案，在選擇哪個(gè)數(shù)字化掃描前均需要拆卷，并且將裝訂物拆除，而在結(jié)束掃描以后再進(jìn)行重新裝訂。針對(duì)此類問(wèn)題，需要我們立足于檔案的保護(hù)，若要進(jìn)行裝訂或者拆卷，因?yàn)橄嚓P(guān)操作人員的責(zé)任心以及熟練程度等一系列問(wèn)題，往往難以真正的做到在原來(lái)裝訂的位置和原來(lái)打孔的位置加以裝訂，這便給檔案的壽命產(chǎn)生不同程度的影響，與此同時(shí)還會(huì)破壞檔案的保護(hù)。

在我國(guó)事業(yè)單位的數(shù)字化工作過(guò)程當(dāng)中，許多單位基本上都對(duì)檔案進(jìn)行了再次裝訂和拆卷的工作，切實(shí)的明確了掃描后重新裝訂、必須拆卷掃描等做法，其中優(yōu)點(diǎn)在于：（1）非常明顯的是，檔案拆卷以后掃描的畫(huà)幅質(zhì)量并非優(yōu)于不拆卷。比如很厚的一卷檔案，在對(duì)后部分或者前部分掃面時(shí)也許影響不是太大，而對(duì)中間位置的文件進(jìn)行掃描時(shí)，通常很難完整的掃描其內(nèi)容；對(duì)于內(nèi)容和裝訂線比較接近的文件，如果不拆卷也無(wú)法有效的將內(nèi)容完整的加以掃描；（2）借助于對(duì)檔案的拆卷，能夠?qū)妇懋?dāng)中頁(yè)碼順序較為混亂的不良狀況加以重新的更正，從根本上保證了文件的連續(xù)性；（3）如果檔案拆卷以后不采取再次裝訂措施，而僅僅是根據(jù)原來(lái)案卷的順序進(jìn)行存放，即使仿真復(fù)制檔案原件或者檔案利用等較為便捷，然而從保護(hù)檔案方面而言，仍然存在著一定的安全隱患，散放保存檔案，極易由于人為竊取或者整理人員的疏忽大意而導(dǎo)致內(nèi)容的缺失及混亂；（4）雖然看起來(lái)拆卷以后再重新裝訂比較費(fèi)力費(fèi)時(shí)，但是拆卷以后的檔案在進(jìn)行掃描時(shí)無(wú)論使用平板掃描儀，還是使用高速掃描儀，均能夠大大的節(jié)省為防止漏光而采取人工翻頁(yè)處理的精力以及時(shí)間，并且其速度也會(huì)得以明顯的提高。

4.3材料和密級(jí)文件的控制管理

事業(yè)單位檔案工作的底線及生命線就是檔案安全，檔案安全也是檔案部門的第一要?jiǎng)?wù)和基本任務(wù)，在數(shù)字化工作開(kāi)始時(shí)期各個(gè)事業(yè)單位便著重強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)字化必須重視檔案數(shù)據(jù)信息和檔案實(shí)體的安全。要想切實(shí)的將這一要?jiǎng)?wù)加以落實(shí)，從根本上確保文件以及密級(jí)文件的控制管理，那么就應(yīng)當(dāng)及時(shí)的制定行之有效的相關(guān)管理辦法，真正的做到：（1）嚴(yán)格的要求整理人員對(duì)秘密文件、機(jī)密文件和絕密文件填寫密級(jí)文件登記表，并且對(duì)這些檔案的文件標(biāo)題、案卷號(hào)、目錄號(hào)、全宗號(hào)等內(nèi)容加以詳細(xì)登記，然后再由相關(guān)部門組織進(jìn)行必要的鑒定，最后確定是否需要進(jìn)行數(shù)字化。

4.4涉及人名的檔案數(shù)字化

通常涉及人名的檔案大體上可以劃分為兩類：（1）有關(guān)人事處分、獎(jiǎng)勵(lì)以及任免等文件當(dāng)中所涉及到的部分人員名單；（2）一個(gè)單位或者團(tuán)體眾多人員的名冊(cè)和名單等。根據(jù)檔案內(nèi)容重要性的程度、檔案利用率高低進(jìn)行提供利用以及方便查詢，處理的措施主要包括：在目錄著錄項(xiàng)當(dāng)中，請(qǐng)所應(yīng)用軟件系統(tǒng)系統(tǒng)公司加入“人名索引”一項(xiàng)，對(duì)表彰獎(jiǎng)勵(lì)、職稱評(píng)定、人事任免等所涉及到個(gè)人利益的資料和文件，要求數(shù)字化加工公司在文件標(biāo)題錄入應(yīng)當(dāng)錄入的人員名稱，比如“題名”項(xiàng)字段已經(jīng)錄滿，那么就應(yīng)當(dāng)在“人名索引”項(xiàng)加以補(bǔ)充，以便于保證所有人員的查準(zhǔn)率和查全率切實(shí)達(dá)標(biāo)，進(jìn)而從根本上實(shí)現(xiàn)真正的有效利用。

4.5對(duì)案卷文件與檔案卷內(nèi)目錄不符的處理

在我國(guó)事業(yè)單位的數(shù)字化進(jìn)程當(dāng)中，往往難以避免的會(huì)遇到案卷文件內(nèi)容和檔案卷內(nèi)目錄不符的狀況，究其根本原因可以發(fā)現(xiàn)，一方面是由于立檔單位工作大意，另一方面則是事業(yè)單位早期檔案條目著錄疏忽而導(dǎo)致的。如果在進(jìn)行數(shù)字化時(shí)期沒(méi)有及時(shí)的修正此類錯(cuò)誤，那么最終便無(wú)法達(dá)到數(shù)字化目的，并且也會(huì)逐漸失去檔案數(shù)字化管理的意義。因此，具體的處理措施是：借助于檔案數(shù)字化流程過(guò)程當(dāng)中的整理環(huán)節(jié)來(lái)進(jìn)一步修正和校對(duì)數(shù)字化檔案，對(duì)無(wú)目錄而有文件的應(yīng)當(dāng)對(duì)目錄進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)無(wú)文件而有目錄或者檔案缺頁(yè)、缺失的狀況，數(shù)字化公司應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案登記備查表進(jìn)行如實(shí)的填寫，由保管部與管理中心相關(guān)人員加以認(rèn)可和簽字，同時(shí)在掃描檔案原件時(shí)把備查表掃描于缺失內(nèi)容的部位，以便于在對(duì)該卷檔案進(jìn)行查閱時(shí)，能夠?qū)Σ煌暾腿笔У那闆r做到一目了然，并且更好的體現(xiàn)出檔案信息的完整性。

數(shù)字化工作，不但要實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的電子化，便于檔案的利用和查閱，而且還應(yīng)當(dāng)通過(guò)數(shù)字化更細(xì)致的完善及整理工作方法，呈現(xiàn)出更為完整、更為詳細(xì)的情況信息，這也是確保數(shù)字化工作不同全宗、不同時(shí)期檔案數(shù)字化工作以及檔案數(shù)字化工作前后統(tǒng)一的必要手段。

5.強(qiáng)化當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的有效舉措

5.1歸檔和文書(shū)處理過(guò)程數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)

日常事業(yè)單位的一項(xiàng)基本性工作就是文書(shū)工作，文書(shū)工作質(zhì)量的好壞及管理執(zhí)行的優(yōu)劣會(huì)對(duì)整體檔案的成果帶來(lái)直接的影響。因此，為了能夠更好的與當(dāng)前事業(yè)單位工作的迫切需求相適應(yīng)，我國(guó)的事業(yè)單位會(huì)無(wú)法避免的收到有待于處理的大量電子文件，比如文書(shū)文件的預(yù)處立卷的整理等等。除此之外，發(fā)文處理過(guò)程同樣也能夠借助于網(wǎng)絡(luò)加以進(jìn)行，可以由擬稿人員把稿件輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，再經(jīng)過(guò)辦公室審核、簽發(fā)人簽發(fā)、辦公室修改、辦公室蓋章及分發(fā)以及信息中心歸檔，以此便能夠大大的節(jié)省實(shí)踐的時(shí)間，還能夠有效的將辦公作業(yè)人員的工作量和負(fù)荷強(qiáng)度減輕。

5.2開(kāi)發(fā)適宜的數(shù)字化檔案應(yīng)用硬件和軟件設(shè)施

事業(yè)單位要想促進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程的加快，進(jìn)而促使檔案管理能夠切實(shí)的踏入組織管理效率化的重要運(yùn)行軌道，那么就要求事業(yè)單位可以具備與單位自身管理和作業(yè)相適應(yīng)的軟件設(shè)施和硬件設(shè)施，只有這樣才可以正確的引導(dǎo)數(shù)字化檔案的作業(yè)和辦公。比如內(nèi)部局域網(wǎng)、各種通信子網(wǎng)、寬帶網(wǎng)、信息高速公路以及相配套的各種軟硬件設(shè)備，比如數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，高性能服務(wù)器、大容量?jī)?chǔ)存設(shè)備、路由器、交換器的使用等等。

5.3制定科學(xué)有效的管理體系機(jī)制

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的具體特點(diǎn)，制定和建立一個(gè)與自身單位辦公以及實(shí)際管理需求相適應(yīng)的檔案管理機(jī)制，因此，這便需要事業(yè)單位可以全面的保證網(wǎng)絡(luò)檔案使用安全機(jī)制、檔案使用制度、工作制度、檔案保密機(jī)制等可以相互聯(lián)系，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)一體化的檔案建設(shè)文檔。眾所周知，數(shù)字化檔案管理更為重視的是信息安全，只有真正的保證信息資源安全程度，才可以從根本上促進(jìn)系統(tǒng)軟硬件功能的發(fā)揮，從而為辦公作業(yè)效率化的實(shí)現(xiàn)提供前提，最大限度的防止機(jī)密檔案的竊取或者丟失、數(shù)據(jù)的惡意篡改、系統(tǒng)非法訪問(wèn)的入侵，實(shí)現(xiàn)真正的信息安全。

5.4加強(qiáng)檔案信息安全程度

必須保證事業(yè)單位重要文件數(shù)據(jù)和檔案信息的網(wǎng)絡(luò)使用安全，只有這樣才可以確保文件數(shù)據(jù)及檔案信息的使用價(jià)值免受破壞和影響，促使事業(yè)單位再次突破檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。所以，檔案數(shù)字化模式下的檔案管理應(yīng)當(dāng)立足于實(shí)際，將后續(xù)防護(hù)墻的維護(hù)和訪問(wèn)設(shè)置、殺毒軟件的安裝、電腦的殺毒和軟件的更新、重要數(shù)據(jù)及檔案的備份等諸多工作做好，以便于最大限度的避免因發(fā)生意外情況而發(fā)生無(wú)法挽回的被動(dòng)局面。除此之外，還必須將檔案文件的保密工作做好，嚴(yán)格的要求可以例行數(shù)字化檔案的管理機(jī)制，其最終目的是保證檔案數(shù)字化建設(shè)可以切實(shí)的遵章辦事，盡可能的促進(jìn)檔案信息安全保密程度的提高，進(jìn)而將意外事件及人為破壞文件等不良情況的發(fā)生率減少的最小，全面的確保重要文獻(xiàn)、檔案以及系統(tǒng)的使用安全。

6.事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理所面臨的挑戰(zhàn)

6.1檔案管理技術(shù)與安全問(wèn)題方面的挑戰(zhàn)

6.1.1檔案管理技術(shù)是不斷發(fā)展、堅(jiān)持不懈的重要技術(shù)

把檔案數(shù)字化管理技術(shù)加以集成和綜合應(yīng)用是檔案數(shù)字化管理的一大特點(diǎn)。在建設(shè)事業(yè)單位的檔案管理信息化階段，應(yīng)當(dāng)積極的對(duì)電子檔案進(jìn)行構(gòu)建，還需要在集成和整合等方面狠下功夫。

6.1.2安全管理不可忽視

事業(yè)單位的檔案信息保密與安全有著較高的要求，有很多檔案信息是必須加以嚴(yán)格控制機(jī)使用的，因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷的加強(qiáng)檔案數(shù)字化的安全管理。通常事業(yè)單位可以采取的策略可劃分為技術(shù)保證與制度管理兩大方面，事業(yè)單位在今后的檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)及時(shí)的建立一套有效的管理制度體系，與此同時(shí)還應(yīng)當(dāng)由與之相應(yīng)的技術(shù)策略來(lái)對(duì)檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行自動(dòng)控制，以便于使檔案的安全管理更加的嚴(yán)密。

6.2數(shù)字化工作人員和建設(shè)資金投入的挑戰(zhàn)

人才問(wèn)題與檔案數(shù)字化建設(shè)有著直接的關(guān)系，當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位面臨著嚴(yán)峻的人才挑戰(zhàn)。事業(yè)單位的檔案數(shù)字化的建設(shè)是與新技術(shù)、新知識(shí)的普及密切相關(guān)的，因此，事業(yè)單位今后應(yīng)當(dāng)高度的重視各類相關(guān)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)。除了人才挑戰(zhàn)以外，我國(guó)事業(yè)單位也面臨著檔案數(shù)字化建設(shè)的建設(shè)資金投入問(wèn)題，不可否認(rèn)的是，事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)所必不可缺的物質(zhì)基礎(chǔ)就是建設(shè)性資金，因此，事業(yè)單位要想促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行，那么就必須積極的拓展資金渠道，并且提高資金的利用率。

總而言之，在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的大背景下，我國(guó)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)切實(shí)的滿足新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的多樣化要求，不斷的加強(qiáng)檔案信息化和檔案數(shù)字化建設(shè)，只有這樣才能夠逐漸的將以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理檔案工作負(fù)荷擺脫，充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值，提高檔案的功能，真正意義上促進(jìn)信息的管理、采集的實(shí)現(xiàn)以及檔案信息服務(wù)職能的轉(zhuǎn)化，從而提高事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理水平。

【參考文獻(xiàn)】

［1］王璐穎,軻鑫.檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制[J].檔案學(xué)研究,2011,(4).

篇4

信息經(jīng)濟(jì)已成為當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新動(dòng)力和新增長(zhǎng)點(diǎn)，信息化成為各企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的制高點(diǎn)。作為企業(yè)各個(gè)領(lǐng)域、各種生產(chǎn)和社會(huì)活動(dòng)歷史記錄的檔案，其信息載體也正在快速地向數(shù)字化發(fā)展，數(shù)字檔案將成為未來(lái)5-10年內(nèi)新產(chǎn)生檔案的主體。面對(duì)這樣的形勢(shì)，如果缺乏完善的檔案館數(shù)字化解決方案，企業(yè)各領(lǐng)域的信息化發(fā)展必然也會(huì)受到制約。目前，要實(shí)現(xiàn)檔案館的數(shù)字化管理，我認(rèn)為要加強(qiáng)以下三個(gè)方面的工作。

二、 首先是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和維護(hù)。

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的核心部分。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)是檔案計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的核心和基礎(chǔ)，其效能往往影響到整個(gè)系統(tǒng)的功能和效益。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)要經(jīng)歷由現(xiàn)實(shí)世界經(jīng)過(guò)概念世界向機(jī)器世界轉(zhuǎn)換的過(guò)程。它要解決的問(wèn)題是：針對(duì)一個(gè)檔案工作應(yīng)用領(lǐng)域，設(shè)計(jì)優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)邏

輯結(jié)構(gòu)和物理結(jié)構(gòu)，使之滿足用戶的信息管理要求和數(shù)據(jù)操作要求，有效地支持各種應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和運(yùn)行。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的目標(biāo)是為用戶和各種應(yīng)用系統(tǒng)提供一個(gè)高效率的運(yùn)行環(huán)境。數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)過(guò)程應(yīng)考慮的約束條件有：計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的能力、用戶的需求及系統(tǒng)對(duì)完整性、安全性的要求。計(jì)算機(jī)管理檔案的實(shí)質(zhì)是用數(shù)據(jù)處理的方式管理檔案信息。檔案計(jì)算機(jī)管理要適應(yīng)資源共享的需要建立綜合性網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)遵循多個(gè)原則，側(cè)重于檔案管理與生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、科技活動(dòng)的銜接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理、整理編目、利用查詢、安全保密等多重功能。其次是現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)從檔案機(jī)讀目錄的管理到檔案原文信息的數(shù)字化管理。

三、 檔案數(shù)字化管理

在對(duì)館藏檔案資源進(jìn)行分級(jí)鑒定、有序整理的基礎(chǔ)上，有計(jì)劃地分期分批把紙質(zhì)檔案、照片檔案以及錄音、錄像檔案等進(jìn)行數(shù)字化加工，使這些信息與現(xiàn)有檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)并網(wǎng)。在此筆者著重提及的是紙質(zhì)檔案和照片檔案的數(shù)字化。二者數(shù)字化的原理和技術(shù)相同。紙質(zhì)檔案檢索查找不便，保管和利用都受到一定程度地限制。利用數(shù)字圖像技術(shù)，將紙質(zhì)檔案文件以及照片、圖片、底片等通過(guò)輸入設(shè)備(數(shù)碼像機(jī)、掃描儀、數(shù)字?jǐn)z像機(jī)等)所獲得的并以數(shù)字格式存儲(chǔ)的圖像，在電腦上利用各種圖象處理軟件，對(duì)圖像進(jìn)行各種技術(shù)處理，如對(duì)污損、殘缺圖像進(jìn)行修復(fù)、OCR 圖像文件的管理、檢索、打印輸出等，以提高保管質(zhì)量和現(xiàn)代化管理水平。對(duì)這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，可以極大地提高檔案和利用效率。一般而言，一個(gè)完整的計(jì)算機(jī)數(shù)字圖像應(yīng)用系統(tǒng)包括輸入、存儲(chǔ)、處理、輸出等主要環(huán)節(jié)?；谳斎朐O(shè)備的核心技術(shù)主要有光點(diǎn)轉(zhuǎn)換技術(shù)、色彩管理技術(shù)、色彩校正技術(shù)、動(dòng)態(tài)色彩樣正技術(shù)、三色同步掃描技術(shù)；處理技術(shù)主要有色彩增強(qiáng)技術(shù)、增強(qiáng)圖形技術(shù)、位增強(qiáng)技術(shù)、圖像處理軟件；存儲(chǔ)與檢索技術(shù)主要涉及圖像壓縮格式(TIFF 與JPEG 格式)和檢索查詢技術(shù)；輸出技術(shù)可采用不同方法和設(shè)備進(jìn)行：屏幕顯示輸出、熱轉(zhuǎn)換打印輸出、彩色噴墨打印輸出、數(shù)碼擴(kuò)印技術(shù)、膠片記錄儀等。一個(gè)理想的數(shù)字圖像系統(tǒng)，不應(yīng)孤立地考慮某一個(gè)環(huán)節(jié)的處理方法和技術(shù)，而是要尋求整體綜合效果，系統(tǒng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須符合要求，才能保證獲得滿意的最終效果。數(shù)字化的設(shè)備的性能，決定了數(shù)字圖像的質(zhì)量。

三、是電子文件的收集與歸檔。

1.電子檔案的特點(diǎn)：

（1）、虛擬性：電子檔案是在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的，在沒(méi)有與數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)及硬件、軟件相結(jié)合時(shí)，它是無(wú)法顯示出來(lái)的，是非實(shí)際的事物，因而具有虛擬性。

（2）、依賴性和不可識(shí)別性。電子檔案要依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，離開(kāi)計(jì)算機(jī)等設(shè)備電子檔案不可用。其對(duì)設(shè)備的依賴性體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。

（3）、信息存儲(chǔ)的高密度性。無(wú)論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲(chǔ)量大大高于以往各種人工可識(shí)讀的信息介質(zhì)，特別是光盤，有“海量存儲(chǔ)”之稱，這種信息存儲(chǔ)的高密度性可減少檔案的存儲(chǔ)空間，便于存放。

（4）、載體的多樣性。傳統(tǒng)的檔案，記錄信息的載體是紙，變化也是紙張規(guī)格的大小，但電子檔案載體有磁盤、有磁帶、光盤等，呈現(xiàn)多樣性。

（5）、信息共享性，傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束，在同一時(shí)間只能有一個(gè)用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場(chǎng)；但電子檔案可以人在異地，在同一時(shí)間，多人不受空間的限制，同時(shí)共享同一信息。

（6）、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實(shí)體進(jìn)行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳___________輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”實(shí)現(xiàn)異地遠(yuǎn)程調(diào)閱，給人類、經(jīng)濟(jì)、商務(wù)、科技、文化教育等方面帶來(lái)巨大的好處，然而它也帶來(lái)了一些新問(wèn)題如：（一）數(shù)據(jù)的易消失性；（二）信息的不安全性；（三）信息的易改動(dòng)性；（四）信息的易出錯(cuò)性。由于電子檔案這些特性，決定了電子檔案在收集、整理、鑒定、編目、檢索、保護(hù)、利用等方面有其自身的特殊要求。

2.電子檔案的收集。

電子文件從文書(shū)轉(zhuǎn)化為檔案過(guò)程中，無(wú)需分類，組卷，因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)上可以多角度進(jìn)行分類、組合、檢索，可以盡情地表現(xiàn)文件之間在來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系，因此無(wú)需專門分類、組卷。所以就不存在“案卷”這一基本單位了。電子檔案在接收方式上可以采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進(jìn)入檔案部門網(wǎng)絡(luò)規(guī)定的地址，從網(wǎng)絡(luò)歸檔、移交、在接收的過(guò)程中，需要必要的設(shè)備條件、技術(shù)條件和業(yè)務(wù)準(zhǔn)備。檔案部門需要配置專門的電子文件格式轉(zhuǎn)換設(shè)備，對(duì)接收檔案進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換以解決不同格式電子文件的識(shí)讀問(wèn)題。

3.電子檔案的整理。

由于電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，可以根據(jù)不同的需要，利用自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類，所以電子文件的整理在歸檔前就由各機(jī)關(guān)單位將磁性載體的、雜亂的電子文件通過(guò)分類、標(biāo)引、組合，使電子文件處于一種有序狀態(tài)，并對(duì)電子文件進(jìn)行了分類和編號(hào)，組織建立了數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于脫機(jī)保存的歸檔電子文件，即電子檔案其整理工作主要就是組盤，按一定規(guī)律，將相關(guān)文件通過(guò)拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來(lái)的軟盤、磁帶和光盤。

4.電子檔案的鑒定。

電子檔案的鑒定分為內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定兩個(gè)方面，電子檔案內(nèi)容鑒定主要是對(duì)文件的內(nèi)容及某些形式特征進(jìn)行充分的技術(shù)分析，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現(xiàn)。技術(shù)鑒定包括可讀性鑒定，無(wú)病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。電子檔案的鑒定程序?yàn)闅w檔以前確定歸檔文件，并劃分保管期限；檔案室在接收電子文件時(shí)，進(jìn)行內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定，對(duì)未進(jìn)入檔案室的電子文件在保管一定時(shí)期后再鑒定，以確定其是否需要繼續(xù)保存。

5.電子檔案的保護(hù)。

電子檔案的保護(hù)是電子檔案管理工作中的重點(diǎn)。電子檔案多為磁性材料，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備與紙質(zhì)檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲(chǔ)載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長(zhǎng)度與占用空間都很小，便于檔案庫(kù)房的管理，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度，防磁性等條件的要求高，需對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設(shè)施，電子檔案還要嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒，因而保管條件更復(fù)雜，保管難度更大。具體要求為：（1）控制適宜的溫濕度。對(duì)磁性載體，推薦溫度為18℃，相對(duì)濕度為40%，光盤保存推薦溫度為14℃-24℃，相對(duì)溫度為45%-60%。（2）防止灰塵。灰塵可以造成電子文件載體表面的污染和劃傷、載體的腐蝕、降解、滋生霉菌等。灰塵是電子檔案載體的最大天敵，在電子檔案的保管過(guò)程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。（3）防止外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)的影響。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體上，能使磁性涂層發(fā)生消磁或磁化，破壞記錄信息，影響讀出效果。要防止外磁場(chǎng)的影響，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。（4）防止光線和有害氣體的影響。有害氣體具有酸性和氧化反應(yīng)，使盤基老化、脆性增大、強(qiáng)度下降，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

6.電子檔案的利用。

篇5

近年來(lái)，房產(chǎn)市場(chǎng)不發(fā)展快速，檔案使用頻率大幅提高，實(shí)現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案的促進(jìn)社會(huì)發(fā)展功能。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷在檔案管理中得以運(yùn)用，激發(fā)了檔案管理策略運(yùn)用的多重性，促進(jìn)了檔案管理功能的有效發(fā)揮。因此，主管部門必須思考如何有效實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，這也是檔案管理發(fā)展的必然方向。

1 現(xiàn)階段我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的任務(wù)

1.1 形成數(shù)字化管理思維

我國(guó)住房制度改革日漸深化，房地產(chǎn)檔案的利用頻率也日益提高，需求也不斷增長(zhǎng)，這對(duì)檔案管理部門提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理的手工方式耗時(shí)、耗力，工作效率較低。伴隨房地產(chǎn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型，管理模式已經(jīng)由封閉型轉(zhuǎn)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放型管理模式。在新形勢(shì)下，房地產(chǎn)檔案管理模式要求管理人員觀念必須轉(zhuǎn)變?；诖?，要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，將數(shù)字化的管理理念應(yīng)用到房地產(chǎn)檔案管理中，形成數(shù)字化管理思維。

1.2 明確各構(gòu)建階段的內(nèi)容與任務(wù)

數(shù)字化管理檔案館是房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然方向，體現(xiàn)在檔案管理的每一個(gè)管理環(huán)節(jié)當(dāng)中。研究表明，房地產(chǎn)數(shù)字化檔案館的構(gòu)建分成不同的發(fā)展階段：

（1）檔案館業(yè)務(wù)自動(dòng)化管理階段，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化管理。

（2）館藏檔案的數(shù)字化發(fā)展階段，完善網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)檔案館局域網(wǎng)和與主管單位辦公自動(dòng)化接口的連接，實(shí)現(xiàn)資料和信息的共享網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)文檔向數(shù)字化信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換與保存。

（3）數(shù)字房地產(chǎn)檔案館的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)階段會(huì)將各檔案館的聯(lián)網(wǎng)，全面數(shù)字化。

1.3 制定與長(zhǎng)期堅(jiān)持構(gòu)建原則

實(shí)踐證明，改革與創(chuàng)新過(guò)程中，必須有原則的建立與堅(jiān)持。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化方面，主要有以下幾方面：

（1）統(tǒng)籌規(guī)劃，重點(diǎn)突出，將視野放長(zhǎng)遠(yuǎn)，明確工作重點(diǎn)，拿捏好輕重緩急。

（2）需求導(dǎo)向，應(yīng)用促發(fā)展，明確構(gòu)建目的、房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的服務(wù)對(duì)，以及為什么要構(gòu)建數(shù)字化檔案管理.

（3）整合資源，機(jī)制創(chuàng)新，注意現(xiàn)有管理資源的利用，通過(guò)刪除機(jī)制不合理內(nèi)容及創(chuàng)新，使管理數(shù)字化有效實(shí)現(xiàn)。

（4）防管結(jié)合，保障安全，構(gòu)建數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理辦法，對(duì)其資料的保密工作給予重點(diǎn)關(guān)注。

2 我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略

直管公房等保障房是我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理中的重要組成部分，筆者以其為例，分析我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略中的重點(diǎn)。

2.1 建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度

直管公房等保障房檔案管理制度的建設(shè)是檔案收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、按時(shí)歸檔的重要保證。因此，要做好直管公房等保障房的檔案管理，必須建立健全檔案的收集制度、整理制度、歸檔制度、查閱制度、安全制度、管理人員崗位責(zé)任制、管理人員培訓(xùn)制度，等等。

2.2 加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作

首先，數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的主要趨勢(shì)，需要做好材料調(diào)查和搜集，對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料完整。其次，檔案內(nèi)容要精確簡(jiǎn)潔，應(yīng)精簡(jiǎn)檔案中的不必要內(nèi)容。最后，保證檔案資料內(nèi)容清晰，排序也符合規(guī)定；數(shù)字化后，還應(yīng)對(duì)信息質(zhì)量進(jìn)行檢查。

2.3 實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套并存

直管公房等保障房的檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容、新發(fā)展，有許多問(wèn)題需要解決：如數(shù)字化檔案中信息歸納問(wèn)題、檔案的執(zhí)行憑證問(wèn)題、數(shù)字化檔案的安全訪問(wèn)和安全管理問(wèn)題，以及者信息規(guī)范化問(wèn)題，等等。因此，必須在相當(dāng)時(shí)間內(nèi)，對(duì)檔案管理實(shí)行雙保險(xiǎn)：在使用電子計(jì)算機(jī)保存的同時(shí)，做好紙張檔案儲(chǔ)存，保證檔案的安全。

2.4 加強(qiáng)前期資料的收集

據(jù)我國(guó)相關(guān)法律規(guī)定，房產(chǎn)檔案必須是真實(shí)準(zhǔn)確。如直管公房等保障房檔案本身存在記錄錯(cuò)誤或誤差，那么檔案的法律效力就會(huì)被大幅削弱，在發(fā)揮憑證作用時(shí)出現(xiàn)證據(jù)無(wú)效和證據(jù)不足。因此，直管公房等保障房檔案必須做好事前控制，在歸檔前嚴(yán)格把關(guān)：一是加強(qiáng)文件資料審核的管理，在搜集資料時(shí)做到真實(shí)、完整，保證資料合法有效；做好資料事前審查，為后期檔案管理打下基礎(chǔ)；二是檔案資料移交的管理，在交接過(guò)程中，管理人員必須對(duì)檔案資料進(jìn)行再檢查，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或不足，檔案管理人員可以拒收，但要說(shuō)明原因，以便當(dāng)事人及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

2.5 注重人才的培養(yǎng)

從直管公房等保障房檔案管理未來(lái)發(fā)展來(lái)看，只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和紙質(zhì)等載體的檔案管理人員將無(wú)法勝任這項(xiàng)工作，現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)管理人員的要求越來(lái)越高。因此，必須建設(shè)具有專業(yè)管理能力的復(fù)合型人才隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)直管公房等保障房檔案管理的全面進(jìn)步。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才必須是全面的人才才能適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，積極面對(duì)挑戰(zhàn)，解決問(wèn)題。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)減少了檔案管理部門的工作量，為直管公房等保障房檔案的有效利用提供了更便捷的服務(wù)，有效增強(qiáng)了檔案的安全性和可靠性。因此，房產(chǎn)檔案部門必須抓住機(jī)遇，積極探索和努力實(shí)踐，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，制定完善的管理制度，全面推進(jìn)直管公房等保障房檔案管理的發(fā)展。

2.6 建立直管公房等保障房信息管理平臺(tái)

為了支持直管公房等保障房檔案管理數(shù)字化的有效、高效，還應(yīng)積極建設(shè)信息系統(tǒng)管理平臺(tái)，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

（1）以網(wǎng)絡(luò)全程監(jiān)控，實(shí)行申請(qǐng)調(diào)查、審核登記、批準(zhǔn)發(fā)放等保障房申購(gòu)程序的全面監(jiān)管。

（2）對(duì)低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請(qǐng)或退出實(shí)行全程管理，對(duì)保障對(duì)象從申請(qǐng)到實(shí)施保障的信息實(shí)行跟蹤管理。

（3）設(shè)置合理化保障標(biāo)準(zhǔn)及合同模板，如租金、補(bǔ)貼、住房面積等。

（4）實(shí)行數(shù)據(jù)自定義管理，開(kāi)通業(yè)務(wù)提醒，提倡業(yè)務(wù)流程查詢，時(shí)限控制系統(tǒng)。

（5）建立資源共享系統(tǒng)，加強(qiáng)與其他相關(guān)房產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)的溝通聯(lián)系。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

篇6

信息技術(shù)的高速發(fā)展和推廣應(yīng)用使信息產(chǎn)業(yè)成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)中最具有增長(zhǎng)活力的部門和重要的支柱產(chǎn)業(yè)之一，與此同時(shí)信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了日程，給檔案工作帶來(lái)了新的契機(jī)。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開(kāi)放，順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。檔案管理部門應(yīng)提高網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)條件下檔案信息管理的服務(wù)和創(chuàng)新意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，提高檔案管理者駕馭數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的技能，推進(jìn)各級(jí)檔案管理工作數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與科技、時(shí)代的同步發(fā)展。

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

數(shù)字化檔案管理是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過(guò)掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對(duì)圖片文件可以通過(guò)文字識(shí)別等技術(shù)達(dá)到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運(yùn)用級(jí)存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫(kù)、磁帶庫(kù)等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過(guò)各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興檔案管理技術(shù)。它是一個(gè)建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)設(shè)施的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)管理。

二、檔案管理數(shù)字化的必要性

1.檔案管理數(shù)字化是經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息交流的必然需求

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，社會(huì)各階層對(duì)檔案信息的需求日益增長(zhǎng)，對(duì)檔案信息的要求也更加復(fù)雜，社會(huì)各階層、各部門之間對(duì)檔案信息的交流也更加頻繁，人們渴望足不出戶就能隨時(shí)隨地享受到便捷的檔案信息服務(wù)，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案館際之間的檔案信息資源共享。當(dāng)前，數(shù)字化、電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，在社會(huì)各界得到廣泛應(yīng)用，實(shí)行數(shù)字化檔案管理的需求不僅現(xiàn)實(shí)而且迫切。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，是滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)各階層對(duì)檔案信息資源需求的必由之路。

2.檔案管理數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)政府信息公開(kāi)的迫切要求

《中華人民共和國(guó)信息公開(kāi)條例》對(duì)檔案信息開(kāi)放提出了新的挑戰(zhàn)，如何保障政府信息公開(kāi)的順利實(shí)施是各級(jí)檔案館面臨的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)，同時(shí)也是一種發(fā)展機(jī)遇?；跈n案館在保存政府公開(kāi)信息方面具有的責(zé)任和優(yōu)勢(shì)，檔案信息管理無(wú)疑應(yīng)該對(duì)政府信息建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，為社會(huì)各界對(duì)政府公開(kāi)信息資源的需求提供便捷有效地檢索、查詢和服務(wù)。實(shí)行檔案管理數(shù)字化可以促成檔案數(shù)字信息庫(kù)與政府網(wǎng)站的對(duì)接，大大方便社會(huì)各界對(duì)政府公開(kāi)信息的查詢需求。

3.檔案管理數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段

當(dāng)今信息時(shí)代，如果檔案工作不能緊跟社會(huì)步伐，瞄準(zhǔn)社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需求加快創(chuàng)新，提高服務(wù)水平和管理效率，一味停留在傳統(tǒng)檔案管理止步不前，守著“金山”找飯吃，無(wú)疑是不現(xiàn)實(shí)的。因此，檔案工作只能堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)。積極改善檔案管理工作，加快服務(wù)創(chuàng)新，最大限度地發(fā)揮檔案信息的增值作用，服務(wù)社會(huì)需求是各級(jí)檔案管理部門的必然選擇。數(shù)字化檔案管理作為檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，使計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)以及多媒體技術(shù)等現(xiàn)代科技在檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，必將促進(jìn)檔案信息管理的巨大變革，也必然會(huì)促進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，滿足社會(huì)各種對(duì)檔案信息資源的需求，提升和發(fā)揮檔案工作在信息化社會(huì)中的地位和作用。

三、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.節(jié)省存儲(chǔ)空間，信息管理數(shù)字化

利用計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)空間，可以將紙質(zhì)檔案以數(shù)字形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，這就可以避免大量的紙質(zhì)檔案資料的堆積，轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)內(nèi)的檔案信息，不會(huì)因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間存放及翻閱而損壞或丟失。同時(shí)采用先進(jìn)數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)方案，具有通用性強(qiáng)、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、可視性強(qiáng)、支持計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢和實(shí)時(shí)瀏覽等特點(diǎn)。

2.提高檔案信息利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享

檔案信息數(shù)字化后，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的功能，將檔案信息成果通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，可以提高檔案信息的利用率。同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來(lái)建設(shè)虛擬資源，實(shí)現(xiàn)檔案館館際互借和文檔服務(wù)，從而達(dá)到檔案信息資源共享。

3.縮短檔案查找時(shí)間，實(shí)現(xiàn)信息管理智能化

檔案信息數(shù)字化后，能迅速的通過(guò)相關(guān)字段查找所需的檔案信息材料，大大縮短檔案的查找時(shí)間。可以使利用者運(yùn)用超文本及多媒體技術(shù)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時(shí)還可采用電子加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)密處理。

4.節(jié)約成本，提高工作效率

實(shí)施檔案信息數(shù)字化后，檔案管理人員可以從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率，從而節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力資源。

5.縮短信息加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。

手工檔案信息加工通過(guò)選題、選材、編輯、出版這一流程來(lái)實(shí)現(xiàn)，從文件資料形成到二次檔案信息的出版時(shí)間長(zhǎng)，造成信息過(guò)時(shí)，導(dǎo)致檔案信息的應(yīng)用價(jià)值受到嚴(yán)重影響。檔案信息數(shù)字化?？芍苯永脵C(jī)讀形式的檔案，利用計(jì)算機(jī)的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次檔案信息，大大提高了檔案信息的時(shí)效性。

結(jié)束語(yǔ)：

隨著社會(huì)發(fā)展水平和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案越來(lái)越引起人們的重視，近年來(lái)我國(guó)已在各個(gè)省市陸續(xù)啟動(dòng)了中國(guó)數(shù)字化檔案館工程，一個(gè)覆蓋全國(guó)、功能強(qiáng)大、方便快捷的數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)正悄然形成。我們完全有理由相信，在科學(xué)發(fā)展觀的理論指引下，我國(guó)的數(shù)字化檔案管理一定可以不斷地取得成功。

參考文獻(xiàn)：

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篇7

檔案管理數(shù)字化是經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息交流的必然需求。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)各階層對(duì)檔案信息的需求日益增大，對(duì)檔案信息的要求也更加復(fù)雜，社會(huì)各階層，各部門之間對(duì)檔案信息的交流也更加頻繁。人們渴望足不出戶就能隨時(shí)隨地享受到便捷的檔案信息服務(wù)，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)檔案館之間的檔案信息資源共享。檔案管理數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，當(dāng)今信息時(shí)代，如果檔案工作不能緊跟社會(huì)步伐。瞄準(zhǔn)社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需求和加快創(chuàng)新，提高服務(wù)水平和管理效率，一味停留在傳統(tǒng)檔案管理止步不前，守著金山找飯吃，無(wú)疑是不現(xiàn)實(shí)的。因此檔案工作只能堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)。

由于傳統(tǒng)的檔案大都保管在檔案室、檔案館、又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數(shù)字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準(zhǔn)確的查找到自己需要的檔案，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，更使用戶可以不受時(shí)間和空間的限制，大大提高了檔案的利用率。

數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，盡快提供利用，按照以往的傳統(tǒng)管理，必須歸檔后才能查找，而通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為了無(wú)墻界檔案，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基地變成了提供方便信息控制中心。

數(shù)字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，與傳統(tǒng)載體的檔案相比，數(shù)字化檔案的最大特點(diǎn)是能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速流動(dòng)，數(shù)字化檔案的管理，研究和建設(shè)將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從保管，利用職能向信息采集、管理和信息服務(wù)智能轉(zhuǎn)變。今后隨著計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，信息高速公路的進(jìn)一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將會(huì)得到更好的發(fā)展。

各國(guó)檔案館都在尋求相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案運(yùn)作模式以增強(qiáng)自己在網(wǎng)絡(luò)社會(huì)中的競(jìng)爭(zhēng)力，更好的為社會(huì)和讀者服務(wù)，成為未來(lái)社會(huì)的公共信息中心和樞紐。在我國(guó)，檔案館大部分已經(jīng)完成檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化建設(shè)，未來(lái)的重點(diǎn)應(yīng)該是檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

檔案數(shù)字化系統(tǒng)分為日常業(yè)務(wù)管理、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和數(shù)字化閱讀系統(tǒng)三大部分組成。每個(gè)部分縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)到達(dá)一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力，部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成是不現(xiàn)實(shí)的，不可能齊步走。

日常業(yè)務(wù)管理包括文件查閱借閱登記，上級(jí)來(lái)文登記，公文處理擬稿等檔案室日常辦理的業(yè)務(wù)，這些有些部分已經(jīng)形成數(shù)字化管理，但是還有一些依然用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄。為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理就要一步一步盡量利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常檔案管理工作，慢慢形成一套日常業(yè)務(wù)管理工作的體系，依照體系將常用日常業(yè)務(wù)綜合起來(lái)，保證信息化數(shù)字化處理的時(shí)候能做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)誤。

檔案的數(shù)字化采集系統(tǒng)指的是檔案在收集的時(shí)候把紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息存儲(chǔ)在電腦中進(jìn)行保管，轉(zhuǎn)化的途徑有專業(yè)的掃描儀，數(shù)碼相機(jī)，攝錄機(jī)等數(shù)字設(shè)備。實(shí)質(zhì)是檔案信息的數(shù)字化，它是指將檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)所能識(shí)別的數(shù)字代碼的過(guò)程。檔案數(shù)字化通常包括檔案數(shù)字化輸入；檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換；數(shù)字化檔案接收。將傳統(tǒng)檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)。

數(shù)字化閱讀指的是，將數(shù)字化保存的文件提取，進(jìn)行閱讀。最重要的就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案文件的檢索和查閱。如果能做到這一步就真正的實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化信息化的建設(shè)。

檔案網(wǎng)絡(luò)化是充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各種數(shù)字化檔案信息融為一體，進(jìn)行管理、傳輸、檢索和利用，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理改變了傳統(tǒng)管理模式下各類信息資源自立門戶、分而治之的狀態(tài)，它是檔案信息化的重要標(biāo)志?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)形成了融開(kāi)放式與互動(dòng)式于一體的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在此環(huán)境下，一方面檔案作為一種信息，融入信息社會(huì)化的浪潮是必然趨勢(shì)；另一方面檔案管理可以突破傳統(tǒng)時(shí)空的局限，在空問(wèn)上實(shí)現(xiàn)異地歸檔、查詢，在時(shí)間上真正實(shí)現(xiàn)全天候服務(wù)。

數(shù)字化檔案管理的好處：

1、提高整個(gè)部門的工作效率

實(shí)施檔案管理的信息化后，部門管理員工可以從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率。

2、提高整個(gè)部門的技術(shù)水平

企業(yè)的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是發(fā)展的大方向，每個(gè)部門都這方面投入很多的精力。只有實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化，才能和礦業(yè)公司的發(fā)展相協(xié)調(diào)，適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。

3、有效的進(jìn)行檔案的收集工作

檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動(dòng)；檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動(dòng)，如果沒(méi)有一個(gè)好的管理平臺(tái)（管理工具），檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。

4、有效的為科研服務(wù)

檔案管理的信息化，將檔案在網(wǎng)絡(luò)上共享，科技人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時(shí)檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開(kāi)發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力。

5、有效的為決策服務(wù)

科技檔案是研究院最寶貴的無(wú)形資產(chǎn)，是研究院投入大量資金、經(jīng)過(guò)科技人員辛勤勞動(dòng)，由檔案管理人員分類、編目，最終成為研究院的核心競(jìng)爭(zhēng)力是研究院領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。而文書(shū)檔案通常是由院領(lǐng)導(dǎo)親自起草，親自下發(fā)的，是領(lǐng)導(dǎo)決策的具體體現(xiàn)。所以檔案的信息可以更好的對(duì)檔案進(jìn)行利用，為決策提供依據(jù)。

6、部門職能變保管為服務(wù)

檔案管理信息化以后，公司的無(wú)形資產(chǎn)（企業(yè)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案等）可以在網(wǎng)絡(luò)上方便瀏覽（有相關(guān)的權(quán)限控制），為公司領(lǐng)導(dǎo)和設(shè)計(jì)部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內(nèi)部信息的信息中心。

檔案數(shù)字化技術(shù)是為了順應(yīng)新時(shí)代新發(fā)展的時(shí)代潮流，是加強(qiáng)檔案管理效率提升的重要途徑，同時(shí)其也是目前檔案事業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)值得推廣的一項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)。另外為了使信息數(shù)字化檔案的使用價(jià)值更為高效，相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用的先進(jìn)技術(shù)，從而使檔案資料的使用價(jià)值能更好的為社會(huì)服務(wù)。

篇8

數(shù)字化檔案管理不僅通過(guò)采用先進(jìn)的數(shù)字化儲(chǔ)存技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行了有效保管，而且通過(guò)檔案館與館之間的互借以及網(wǎng)絡(luò)相互聯(lián)通的方式構(gòu)建了一個(gè)高速、及時(shí)，準(zhǔn)確系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

信息資源的有效利用和共享是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案資源因其標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的操作越來(lái)越受到人們的青睞。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)基于大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)以下幾種檔案的數(shù)字化管理。如：科技、實(shí)物、文書(shū)、聲像、照片、財(cái)務(wù)和人事檔案等。數(shù)字化檔案管理對(duì)價(jià)值較高的檔案數(shù)據(jù)資料等多媒體信息進(jìn)行電子存取。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可看成是存儲(chǔ)數(shù)字信息的倉(cāng)庫(kù)。是計(jì)算機(jī)有序組織的、可處理的信息集合，它使用數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息資源的管理與組織，并能夠存儲(chǔ)大量信息，使用者可以借助于網(wǎng)絡(luò)資源來(lái)方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時(shí)間限制的對(duì)檔案管理進(jìn)行儲(chǔ)存和訪問(wèn)。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發(fā)展的今天將迎接信息技術(shù)時(shí)代的重大挑戰(zhàn)。為適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的步伐，充分利用高科技技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，將信息數(shù)字化功能最大限度的發(fā)揮出來(lái)。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然走向。

二、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)

（1）經(jīng)濟(jì)效益高。社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業(yè)成本大量增加。即以增加辦公費(fèi)用和辦公人員這樣一種方式來(lái)解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機(jī)讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費(fèi)用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費(fèi)和不必要的增加人員的費(fèi)用。（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對(duì)象的范圍，并具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如工人進(jìn)廠，退休，流動(dòng)性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計(jì)這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢。數(shù)字文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢通過(guò)數(shù)字化檔案管理變得十分簡(jiǎn)單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實(shí)際上已經(jīng)成為一個(gè)沒(méi)有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實(shí)體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時(shí)間的限制，更加便利快捷。

三、提高檔案數(shù)字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)對(duì)檔案管理工作的影響力頗高，所以對(duì)檔案的管理工作各級(jí)檔案管理部門還應(yīng)該進(jìn)一步落實(shí)加強(qiáng)。單位在人力、物力、財(cái)力上給予檔案數(shù)字化管理工作強(qiáng)有力支持。同時(shí)還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢(shì)，檔案管理工作者應(yīng)該要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理的主動(dòng)意識(shí)，提高自身對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)及服務(wù)意識(shí)。（2）加強(qiáng)檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應(yīng)該提高職業(yè)技能，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)檔案管理者積極參加以計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)。與此同時(shí)，單位還要積極向社會(huì)各界引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專業(yè)人才，并對(duì)在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅(jiān)強(qiáng)后盾?；诖耍粌H可以提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實(shí)施創(chuàng)造了良好的條件。（3）推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實(shí)現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個(gè)檔案館所能獨(dú)立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實(shí)現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級(jí)檔案管理主管部門要及時(shí)制定和更新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，積極促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的有效實(shí)施，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理與時(shí)代和信息科技的同步發(fā)展。

檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點(diǎn)就是能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速查詢，其流動(dòng)性也更快。檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開(kāi)發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。

參考文獻(xiàn)

[1]姜亮，張宇陽(yáng).淺談數(shù)字化檔案管理[J].云南檔案.2008（1）

篇9

數(shù)字化檔案管理是檔案館建設(shè)在信息時(shí)代的必然要求，是檔案信息化建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是信息化建設(shè)綜合實(shí)力的體現(xiàn)。在具體實(shí)施過(guò)程中，對(duì)具有高度價(jià)值的圖像、文本、語(yǔ)音、影像、影視、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等多媒體信息進(jìn)行收集、加工、整理和保管。隨著數(shù)字技術(shù)處理和內(nèi)容管理技術(shù)的飛速發(fā)展，新的檔案管理必然以數(shù)字化檔案管理的方式存在。

二、數(shù)字化檔案管理的重要性

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)的廣泛使用，形成了大量的數(shù)字檔案信息。檔案信息數(shù)字化隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)生的一種新型的檔案信息形態(tài)。采用數(shù)字化檔案管理，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

（一）數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)。數(shù)字化檔案管理把傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)化為機(jī)讀檔案，從而節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，查閱起來(lái)方便迅速，避免了反復(fù)印制資料所造成的紙張和人員的浪費(fèi)。數(shù)字化檔案管理查詢資料非常簡(jiǎn)單，能使資料及時(shí)歸檔，盡快提供利用，提高辦公效率。

（二）數(shù)字化檔案管理的作用。在數(shù)字化檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域廣泛使用，促進(jìn)了檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮了檔案信息的增值作用，進(jìn)一步發(fā)揮和提升了檔案工作在信息化社會(huì)中的地位和作用。

（三）數(shù)字化檔案管理的效率。在工作中，檔案因經(jīng)常外借翻閱而產(chǎn)生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成不便。檔案資料經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工，各職能部門都能通過(guò)檔案管理系統(tǒng)查詢或利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，有效地保護(hù)檔案實(shí)體的安全，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本，實(shí)現(xiàn)資源共享。

三、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的新思路

（一）進(jìn)一步提高檔案管理人員的素質(zhì)。隨著檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息分析也成為一項(xiàng)非常重要的工作，這就要求檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)也隨之提高。有針對(duì)性地對(duì)廣大檔案工作者進(jìn)行檔案知識(shí)的培訓(xùn)、教育，堅(jiān)持用新思路、新體制、新機(jī)制、新方式，堅(jiān)持以人為本，全面提高素質(zhì)教育。加快檔案數(shù)字化建設(shè)，在短時(shí)間內(nèi)培養(yǎng)一批高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，要使檔案工作者掌握傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段來(lái)管理檔案，不斷推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息共享，早日實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室。

篇10

房產(chǎn)檔案極具實(shí)用價(jià)值和保存價(jià)值，不僅直接關(guān)系到百姓的安居樂(lè)業(yè)，而且與國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定息息相關(guān)，在信息時(shí)代下，房產(chǎn)檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)潮流，加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，以此提高房產(chǎn)檔案安全性，滿足社會(huì)服務(wù)需求。但我國(guó)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理起步較晚，與發(fā)達(dá)國(guó)家的管理水平存在較大差距，因此我們必須加快房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)進(jìn)程，提升房產(chǎn)檔案服務(wù)水平。

一、國(guó)內(nèi)外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展形勢(shì)

1.國(guó)外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢(shì)

通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效融合，促使世界檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向發(fā)展，美國(guó)無(wú)疑是走在前列的國(guó)家，其普遍采用一體化管理模式，以三項(xiàng)基礎(chǔ)性文件綱要為房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)提供了依據(jù)，并借助nail實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案信息的網(wǎng)上查詢、檢索和利用，同時(shí)利用完善的管理制度和技術(shù)優(yōu)勢(shì)使房產(chǎn)檔案信息的完整性和安全性大大提高。而緊隨其后的英國(guó)也不甘落后，通過(guò)推行《電子文件管理系統(tǒng)功能需求》、《元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《鑒定和保護(hù)指南》等規(guī)定切實(shí)為房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理提供了制定標(biāo)準(zhǔn)，并輔以合理規(guī)劃和技術(shù)支持，促使房產(chǎn)檔案管理事業(yè)健康發(fā)展。總之，國(guó)外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢(shì)良好，值得我們學(xué)習(xí)和借鑒。

2.國(guó)內(nèi)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢(shì)

相比之下，我國(guó)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理由于缺乏先進(jìn)的理論指導(dǎo)和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)展形勢(shì)不容樂(lè)觀，雖然部分地區(qū)取得了較大進(jìn)展，但問(wèn)題依舊層出不窮，其中急需解決的問(wèn)題就是房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建，此外還有不同程度的問(wèn)題，如數(shù)字化管理意識(shí)不高、缺乏合理規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位、房產(chǎn)檔案信息不完整、管理人員素質(zhì)不高、忽視檔案信息安全等，這些都嚴(yán)重制約著我國(guó)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)進(jìn)程，因此我們必須吸收和借鑒先進(jìn)理念和經(jīng)驗(yàn)，立足國(guó)情，解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，促進(jìn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理健康發(fā)展。

二、提高我國(guó)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理水平的策略探討

1.強(qiáng)化數(shù)字化管理意識(shí)，合理規(guī)劃數(shù)字化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是房產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提高其管理效率和效益的必要途徑，因此房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)立足于工作要求、社會(huì)需求和時(shí)展趨勢(shì)，提高對(duì)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)知，正確認(rèn)識(shí)其價(jià)值和意義，為后續(xù)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)奠定思想基礎(chǔ)。在規(guī)劃階段，應(yīng)綜合考慮部門歷史遺留檔案的龐大庫(kù)存和新增的房產(chǎn)檔案，然后對(duì)其發(fā)展作出合理規(guī)劃，值得注意的是既應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚構(gòu)建長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，又要立足當(dāng)下完善近期計(jì)劃，如針對(duì)新增檔案，應(yīng)在不影響登記發(fā)證等日常工作的前提下，可在發(fā)證后和實(shí)物歸檔前期間實(shí)施建檔操作；針對(duì)庫(kù)存檔案，為盡快彰顯數(shù)字化檔案庫(kù)的利用價(jià)值，可首先對(duì)當(dāng)前有效、利用率高的房產(chǎn)資料進(jìn)行建檔，然后處理剩余檔案庫(kù)存等。

2.規(guī)范檔案信息，完善數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范房產(chǎn)檔案信息是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，因此在建立檔案信息時(shí)，應(yīng)保證信息的真實(shí)性、連續(xù)性和完整性，具體應(yīng)涉及產(chǎn)權(quán)來(lái)源、姓名、身份證、房產(chǎn)類型、證號(hào)和面積、使用期限、界定位置圖、產(chǎn)權(quán)變更的時(shí)間、形式、證明等各項(xiàng)房產(chǎn)信息，而且字跡要清晰，排序應(yīng)規(guī)范，圖像、數(shù)據(jù)等準(zhǔn)確無(wú)誤，以此保證房產(chǎn)權(quán)屬真實(shí)、可靠、合法。我國(guó)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急就是建立一套針對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，其標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)基于利用價(jià)值、安全保密等因素進(jìn)行設(shè)置，如明確數(shù)字化管理的對(duì)象；就紙質(zhì)、圖像、聲像等不同的檔案載體的文件命名、存儲(chǔ)格式和類型、分辨率等予以統(tǒng)一規(guī)定，特別是要明確、詳細(xì)劃分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)的建立標(biāo)準(zhǔn)；針對(duì)整理卷宗、目錄建庫(kù)、掃描數(shù)據(jù)、處理數(shù)據(jù)、篩選分類、存儲(chǔ)信息、檢索和利用信息等流程和操作標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范；網(wǎng)絡(luò)設(shè)置、系統(tǒng)安全設(shè)置等都應(yīng)予以明確，以此指導(dǎo)各地房產(chǎn)數(shù)字化建設(shè)有序開(kāi)展，優(yōu)化資源配置，提高房產(chǎn)檔案管理績(jī)效。

3.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為數(shù)字化管理提供基

保障

房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)綜合考慮實(shí)際需求和自身實(shí)力，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為數(shù)字化管理提供物質(zhì)保障。應(yīng)以《電子信息系統(tǒng)機(jī)房建設(shè)規(guī)范》為依據(jù)，配備標(biāo)準(zhǔn)機(jī)房，并保證機(jī)房的配供電、綜合布線、消防安全、溫濕度、防雷、防潮、防塵等條件符合相關(guān)要求；配備必要的信息采集設(shè)備，如高性能的掃描儀等；在選擇基礎(chǔ)設(shè)備時(shí)，應(yīng)兼顧其實(shí)用性和可擴(kuò)展性，要立足于日常工作量、信息管理系統(tǒng)、房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展趨勢(shì)等進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)，在選用系統(tǒng)軟件時(shí)，應(yīng)注意系統(tǒng)的兼容性、接口的規(guī)范性、資源的共享性以及數(shù)據(jù)的安全性，盡量對(duì)其加以規(guī)范和統(tǒng)一，并根據(jù)實(shí)際需要對(duì)硬件設(shè)備和系統(tǒng)軟件進(jìn)行升級(jí)換代，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而為提高數(shù)字化管理利用價(jià)值打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.提高管理人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)信息安全保護(hù)

一方面房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人員的教育和培訓(xùn)，提高其職業(yè)素質(zhì)，尤其是保密意識(shí)，嚴(yán)禁其擅自抄錄、外泄、利用、銷毀涉密檔案，督促其嚴(yán)于律己，忠于職守；提高其業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，督促其及時(shí)更新理論內(nèi)容，熟悉房產(chǎn)電子檔案的特征和管理規(guī)范，掌握更多的現(xiàn)代管理技能和計(jì)算機(jī)技術(shù)，激發(fā)其創(chuàng)新潛力。同時(shí)還應(yīng)完善管理制度，包括培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等制度，以此約束和激勵(lì)員工做好本職工作。另一方面應(yīng)制定嚴(yán)格的安全體系，明確工作細(xì)節(jié)，如分離工作與休息區(qū)，嚴(yán)禁私人物品的帶入和工作物品的帶出等，并實(shí)行責(zé)任到人制；根據(jù)檔案的機(jī)密程度劃分等級(jí)和分類存檔，并設(shè)置訪問(wèn)和使用權(quán)限等，針對(duì)機(jī)密性較強(qiáng)的信息，應(yīng)利用技術(shù)手段檢測(cè)其有無(wú)潛在威脅；應(yīng)充分利用防火墻、安全軟件、自主設(shè)計(jì)等保證系統(tǒng)安全運(yùn)行；此外管理人員還應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督和檢查力度保證房產(chǎn)檔案安全、完整。

結(jié)束語(yǔ)：

總之，數(shù)字化管理必然是房產(chǎn)檔案事業(yè)發(fā)展的主流，我們只有把握機(jī)遇，敢于挑戰(zhàn)，著力構(gòu)建房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理規(guī)范，為其提供完善的基礎(chǔ)保障，方能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而推動(dòng)房產(chǎn)檔案管理事業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李明菊.淺談房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理和應(yīng)用[j].科技視界，2012（07）.