導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇國家檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

1.認(rèn)識不足，重視程度不夠

檔案工作從主觀理念上不被重視，決策上沒有給予足夠支持。高職檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理與服務(wù)工作，大多停留在維持檔案日常的簡單管理上。學(xué)院對檔案信息化管理意識不強(qiáng)，宣傳力度不大，廣大教職工參與意愿淡漠，檔案資料收集與利用往往得不到認(rèn)可和理解，同時(shí)也缺少對檔案工作的檢查和指導(dǎo)。

2.基礎(chǔ)薄弱，制度不夠完善

學(xué)院重視校園基礎(chǔ)設(shè)施、專業(yè)設(shè)計(jì)、教學(xué)科研和教師隊(duì)伍建設(shè)的投入，檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備的資金投入很少，館藏結(jié)構(gòu)單一化，行業(yè)特色不突出。缺少標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件，文件資料進(jìn)行調(diào)整和編目擺脫不了初級的手工作業(yè)的方式，導(dǎo)致教育教學(xué)工作中產(chǎn)生的大量的電子文件難以系統(tǒng)化歸檔處理。在檢索時(shí)，檔案管理人員也是通過人工翻閱查找所需資料，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率底下。國家已經(jīng)出臺了檔案管理的政策和法律法規(guī)，高職檔案管理沒有全面進(jìn)入法制管理和科學(xué)管理的軌道，檔案管理制度有待進(jìn)一步完善。

3.人才缺乏業(yè)務(wù)相對落后

高職檔案工作人員配備不合理，專職檔案員視為文件整理員的角色，檔案管理知識尚且不夠，嚴(yán)重缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本知識和技能，總體素質(zhì)不高。急需懂專業(yè)知識又能掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的專門人才，學(xué)院對檔案工作人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)跟不上。

二、高職檔案管理工作創(chuàng)新策略

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對高職檔案工作提出了高標(biāo)準(zhǔn)和新要求。不斷創(chuàng)新檔案管理工作模式，才能適應(yīng)和服務(wù)高職學(xué)院高素質(zhì)技能型人才培養(yǎng)目標(biāo)，滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要。

1.強(qiáng)化創(chuàng)新意識轉(zhuǎn)變工作觀念

以檔案資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果為中心工作環(huán)節(jié)，堅(jiān)持“以人為本，服務(wù)至上”,拓展檔案工作思路，根據(jù)檔案利用者的需求心理，采取有針對性的、積極的、超前的、有預(yù)見性的服務(wù)。提高檔案管理工作的地位和作用，深入挖掘高職檔案的文化價(jià)值，開辟高職檔案管理發(fā)展的新途徑。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)提高標(biāo)準(zhǔn)化水平

檔案工作的基本原則是“集中統(tǒng)一管理”。依據(jù)國家檔案管理法規(guī)制定適合學(xué)校貫徹執(zhí)行的檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，制定《檔案工作制度》《檔案管理辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等檔案立卷歸檔制度、檔案安全保密制度、檔案利用管理制度。引進(jìn)競爭激勵(lì)機(jī)制，明確工作職責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

3.創(chuàng)新技術(shù)手段精細(xì)檔案管理

電子檔案將將逐步取代傳統(tǒng)意義上的檔案，檔案也由單一的紙質(zhì)載體變?yōu)榇艓?、磁盤、膠片、光盤等多種形式。檔案館應(yīng)加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。從研究解決檔案現(xiàn)代化管理與辦公自動(dòng)化的銜接問題入手，加強(qiáng)檔案管理軟件開發(fā)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進(jìn)技術(shù)和手段，使檔案管理手段由舊變新、由慢變快，提高檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

4.提升業(yè)務(wù)素質(zhì)打造專業(yè)團(tuán)隊(duì)

高職院校檔案工作者應(yīng)該愛崗敬業(yè)，忠于職守，用現(xiàn)代管理的新技術(shù)、新理論武裝自己，具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。鼓勵(lì)各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，定期請專家或?qū)I(yè)檔案管理人員對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案人員專業(yè)素質(zhì)，適時(shí)地編纂、出版各類檔案史料、文件匯編和畫冊，增強(qiáng)檔案人員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力，認(rèn)真地收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞移交，確保檔案的真實(shí)和完整。促進(jìn)高職院校檔案文化建設(shè)的發(fā)展，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)高職院校檔案服務(wù)于學(xué)院中心工作的追求。隨著數(shù)字化校園建設(shè)的逐漸深入，檔案價(jià)值越來越被重視和借鑒，圍繞教育改革需要，樹立檔案服務(wù)創(chuàng)新意識，作為國家示范性骨干高職院校，更新觀念，全面推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的跨越式發(fā)展任重而道遠(yuǎn)。

作者:趙媛 單位:渤海船舶職業(yè)學(xué)院

篇2

當(dāng)前，我國人事檔案管理制度的改革大大落后于干部人事制度改革的整體進(jìn)程，在國家機(jī)關(guān)人事檔案管理工作中引發(fā)了一系列問題，對國家人事工作的開展也造成了一定影響。不久前石家莊團(tuán)市委副書記王亞麗檔案造假騙官案，當(dāng)事人檔案中多處造假，而多年來歷次升遷考核中竟然一直未沒被發(fā)現(xiàn)，這給我國干部人事檔案的管理工作敲響了警鐘。國家機(jī)關(guān)人事檔案的管理需要站到國家人事工作的全局上去考慮，必須對現(xiàn)有的人事檔案管理制度進(jìn)行改革，如若不然，干部的人事檔案就成了一種擺設(shè)，不僅無法起到知人用人的作用，反而會(huì)成為一些人利用的工具。本文對國家機(jī)關(guān)人事檔案管理過程中存在的問題以及對策作一探討。

一、當(dāng)前國家機(jī)關(guān)人事檔案管理中存在的問題

近年來，隨著我國行政體制的改革，人事制度也加快了改革的步伐。相比而言，人事檔案管理改革的步伐則明顯滯后[1]，盡管我國人事檔案管理也作出了一些調(diào)整，但是整體上仍在不斷的探索和調(diào)整之中，人事檔案管理仍存在不少問題。

1.檔案工作人員責(zé)任意識和公民誠實(shí)意識有待加強(qiáng)。人事檔案管理固然需要法律體系和必要的制度安排，但其在很大程度上取決于檔案工作者和公民誠信意識的培養(yǎng)。目前我國的檔案管理責(zé)任意識和誠信環(huán)境并不樂觀。如一些人在利益的驅(qū)使下，弄虛造假；而一些檔案管理人員責(zé)任意識不強(qiáng)，人事檔案鑒定工作把關(guān)不嚴(yán)。人事檔案的鑒定工作是國家機(jī)關(guān)人事檔案管理過程中的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。其主要工作是審查檔案材料，鑒別檔案的真?zhèn)我约笆欠裢陚洌耘卸ㄆ浔４鎯r(jià)值。鑒定工作是保證人事檔案真實(shí)性的重要工作，同時(shí)也是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作。由于人事檔案涉及干部人員的考核和升遷，一些人在利益的驅(qū)使下，弄虛造假，甚至偽造文件，偽造印章。而一些人事檔案管理人員，由于把關(guān)不嚴(yán)或者是受利益的驅(qū)使，沒有嚴(yán)格按照人事檔案鑒定工作的要求和步驟，采取了放任的態(tài)度，也導(dǎo)致了人事檔案中摻入了一些虛假信息，給人事檔案的公信力造成了不利的影響[2]。

2.規(guī)章制度不健全。我國在人事檔案鑒定制度的設(shè)計(jì)上，也缺乏針對檔案造假制定出相應(yīng)的應(yīng)對措施，對人事檔案的科學(xué)性和公信力的保護(hù)力度不夠。在政府信息公開的背景下，人事檔案開放程度不高。在人事檔案的公開上，我國沿用的依然是1990年中央組織部頒布的干部檔案工作條例，采取嚴(yán)格保密的方式。一些人一輩子甚至都沒有見過自己人事檔案的內(nèi)容，對于里面寫了什么，檔案里面對自己反映的情況是否正確屬實(shí)，個(gè)人失去了必要的知情權(quán)和發(fā)言權(quán)，這也對人事檔案的真實(shí)性造成了一定的矛盾[3]。

3.人事檔案的收集內(nèi)容不夠全面。人事檔案的收集決定著人事檔案內(nèi)容的全面性和廣泛性，也是做好對干部全面考察的基礎(chǔ)和前提。尤其是國家機(jī)關(guān)人事檔案，更是考察一個(gè)官員的重要依據(jù)。目前，我國國家機(jī)關(guān)人事檔案的收集渠道不夠廣泛，收集內(nèi)容不夠全面。傳統(tǒng)意義上干部人事檔案一般由個(gè)人履歷考核、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、工資晉升及出國其他材料組成。這是構(gòu)成人事檔案的基礎(chǔ)，然而，隨著時(shí)代的發(fā)展，一些檔案也需要在內(nèi)容和形式上有所創(chuàng)新，而不能一直沿用過去的一套方式去收集。同時(shí)，傳統(tǒng)人事檔案呈現(xiàn)出內(nèi)容單一、空洞，政治歷史材料多，業(yè)績材料少，老材料多、新材料補(bǔ)充不及時(shí)等老問題。這些檔案內(nèi)容在干部的考核和升遷過程中很難以起到應(yīng)有的作用，既不能反應(yīng)他工作的現(xiàn)狀，也不能反應(yīng)出他的個(gè)人能力和素質(zhì)。檔案中缺乏一些具體的數(shù)據(jù)信息的支撐，多是一些官話、套話，難以對個(gè)人作出準(zhǔn)確客觀的定性。這也給一些真正在平時(shí)的工作中有能力的人造成了不利，即個(gè)人的綜合情況不能在檔案中反應(yīng)出來。

4.缺乏對人事檔案信息資源的開發(fā)。檔案收藏的目的是為了滿足應(yīng)用的需求，而當(dāng)前我國陷入了一個(gè)誤區(qū)，那就是為了收藏而收藏。把辛苦收集而來的人事檔案材料，收藏起來了之。人事檔案的信息資源開發(fā)，主要是發(fā)掘人事檔案中蘊(yùn)藏的有利用價(jià)值的信息資源，通過鑒別篩選、加工整序、編目匯纂，尋找和獲取較為集中系統(tǒng)或者有特定價(jià)值的檔案信息資源。通過人事檔案信息資源的開發(fā)，將一些人的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，或者獨(dú)特技能以一種更加直觀的方式表現(xiàn)出來，不僅可以很好的體現(xiàn)出個(gè)人的綜合能力和素質(zhì)，也可以為國家機(jī)構(gòu)對于干部的考察和培養(yǎng)管理提供大量的現(xiàn)實(shí)的素材。

5.新技術(shù)應(yīng)用與傳統(tǒng)理念的沖突明顯。當(dāng)前，許多國家開發(fā)了人事檔案管理信息系統(tǒng)，為人事檔案電子化提供了便利。但是我國由于受傳統(tǒng)管理理念的影響，限制了新技術(shù)作用的發(fā)揮。開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)的目的，是對人事檔案進(jìn)行電子化的管理，節(jié)省人力物力資源。在這個(gè)過程中，很多單位僅僅是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行了電子化處理，而在人事檔案的傳遞過程中，管理人員依然在采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方式方法，這種新技術(shù)與傳統(tǒng)管理理念的沖突，不僅影響了新技術(shù)的作用的發(fā)揮，也對社會(huì)資源造成了浪費(fèi)。

二、國家機(jī)關(guān)人事檔案管理改革的對策

在發(fā)達(dá)國家的行政管理模式中，行政人員的人事檔案往往被當(dāng)作人事工作開展的有力工具，在促進(jìn)人才的選拔和利用方面發(fā)揮著重要功能。我國政府機(jī)關(guān)人事檔案管理改革過程中，可借鑒西方發(fā)達(dá)國家成功的管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我國國情，從思想認(rèn)識、規(guī)章制度、信息化建設(shè)等層面上，采取相應(yīng)對策。

1.提高檔案工作者的思想覺悟和執(zhí)行力?！陡刹繖n案工作條例》指出，干部檔案管理工作人員必須由政治上可靠，黨性強(qiáng)，作風(fēng)正，能夠遵守黨的紀(jì)律，嚴(yán)守黨的秘密，同時(shí)具有一定的工作能力和文化水平的黨員干部擔(dān)任。當(dāng)前，我國機(jī)關(guān)檔案中出現(xiàn)的很多問題與檔案工作人員責(zé)任意識不強(qiáng)，缺乏思想覺悟有關(guān)。因此，在開展國家機(jī)關(guān)人事檔案管理制度改革的同時(shí)，也要對人事檔案的工作人員進(jìn)行思想上的認(rèn)識教育和培訓(xùn)，使其認(rèn)識到人事檔案工作的重要性。同時(shí)要提高人事檔案鑒別能力，確保檔案材料的真實(shí)性。國家公務(wù)員人事檔案是黨和國家的寶貴財(cái)產(chǎn)，也是國家選拔人才、任用人才的重要依據(jù)。因此，必須要加強(qiáng)對人事檔案的鑒別，消除人事檔案內(nèi)容失真現(xiàn)象。

由于受社會(huì)不正之風(fēng)的影響，個(gè)別人出于個(gè)人私利，弄虛作假，使一些人事檔案材料失去真實(shí)可靠性。因此，有必要對國家工作人員的人事檔案內(nèi)容進(jìn)行一次嚴(yán)格認(rèn)真的鑒別，做到不經(jīng)審查的材料不歸檔、手續(xù)不全的材料不歸檔、內(nèi)容不實(shí)的材料不歸檔，只有這樣才能維護(hù)人事檔案材料的完整、真實(shí)。針對近年來出現(xiàn)的一些高科技檔案造假，人事檔案工作部門要有相應(yīng)的應(yīng)對手段。對于在干部人事檔案中造假的人員，一定要加大打擊懲處力度，堅(jiān)決杜絕這一現(xiàn)象。同時(shí)，要通過建立國家工作人員人事誠信檔案，對于涉嫌造假的人員，要在人事檔案中如實(shí)記錄下來，并且在人員的升遷和考核中，增加誠信檔案的比重。

2.完善規(guī)章制度。針對我國人事檔案管理制度不健全的問題，應(yīng)對人事檔案管理的三個(gè)基本環(huán)節(jié)，即鑒定、披露和查詢，制定相應(yīng)的法律法規(guī)，明確違法應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。要加快對政府監(jiān)管制度的建設(shè)，修訂與現(xiàn)行人事檔案管理不適應(yīng)的法律法規(guī)。

適當(dāng)開放與保護(hù)個(gè)人隱私相結(jié)合。檔案管理的本質(zhì)作用在于利用，如不積極加以利用，就失去其存在的意義與作用。而要對人事檔案進(jìn)行充分利用，對檔案信息內(nèi)容的公開是前提和保障。但是，人事檔案中又包含著很多涉及個(gè)人隱私性質(zhì)的內(nèi)容，如健康狀況、婚姻狀況、財(cái)產(chǎn)收入狀況、職業(yè)經(jīng)歷等不適宜對社會(huì)公開的內(nèi)容。這就要求檔案公開要適度，保護(hù)個(gè)人的合法權(quán)益不受侵害。

國外在這方面嚴(yán)格遵守保持公民知情權(quán)與隱私權(quán)有機(jī)結(jié)合的思想，一方面遵照信息自由法的規(guī)定，積極提倡保障個(gè)人的知情權(quán)，對人事檔案采取了依申請公開的方式，只要是在法律許可的范圍內(nèi)，人事檔案必須向符臺條件的利用者開放；另一方面，他們又嚴(yán)格遵守隱私法的規(guī)定，人事檔案的提供利用必須以尊重個(gè)人的隱私權(quán)為前提，不能開放的內(nèi)容將堅(jiān)決受到保護(hù)。如美國所有的人事檔案只對本人或經(jīng)過本人授權(quán)的他人開放，每個(gè)員工都可以上網(wǎng)查詢自己的某些人事檔案，如工作履歷、提薪情況等，如果要查閱更隱私的信息，如工作申請、獎(jiǎng)懲情況則要去單位的人事檔案室查詢。在美國，未經(jīng)人事檔案主體授權(quán)的人看他的檔案是違法的，對執(zhí)法部門也不例外。此外，對于上級領(lǐng)導(dǎo)對員工的工作鑒定，本人可以查看鑒定結(jié)果，如本人對鑒定結(jié)果不滿，可向更上一級領(lǐng)導(dǎo)反映，以取得公正的評語，從而保證人事檔案的科學(xué)性[4]。

強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，對于檔案工作者出現(xiàn)的失誤，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要承擔(dān)連帶責(zé)任，只有通過制度上的完善和工作人員素質(zhì)的提高，才能最終提高我國國家機(jī)構(gòu)人事檔案管理的質(zhì)量。

3.加快國家公務(wù)員人事檔案信息化建設(shè)。人事檔案信息化的目的就是更有效的管理和使用人事檔案信息資源。在美國，公民個(gè)人檔案已基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理。在公民的網(wǎng)絡(luò)檔案中包含著公民的學(xué)校學(xué)習(xí)、工作的個(gè)人基本信息，以及個(gè)人的信用記錄、駕駛記錄、司法記錄等多方面內(nèi)容。并且通過類似于身份證號碼的社會(huì)保險(xiǎn)號碼可以對檔案的內(nèi)容進(jìn)行查詢，比如司法部門可以通過這個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)號碼調(diào)查每個(gè)人的司法記錄，公民個(gè)人也可以通過特定的密碼在網(wǎng)上進(jìn)行查閱[5]。

當(dāng)前，隨著我國國家公務(wù)員隊(duì)伍的擴(kuò)大，人事檔案管理工作和利用需求增加。我們可以借鑒美國的經(jīng)驗(yàn)，積極的開發(fā)國家公務(wù)員人事檔案網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)。一方面，可以全面收集人事檔案信息的內(nèi)容。通過國家公務(wù)員人事案信息數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行公務(wù)員人事信息的查詢、檢索和統(tǒng)計(jì)分析，并且將個(gè)人信息以各種圖表和表格等直觀化的形式表現(xiàn)出來，在組織人事部門選拔考察干部時(shí)可以以更加的明確和對比的方式呈現(xiàn)每個(gè)人的優(yōu)勢。另一方面，可以開發(fā)人事檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享。通過大型掃描儀將個(gè)人的簡歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內(nèi)容都進(jìn)行掃描，建立一個(gè)國家公務(wù)員系統(tǒng)人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，利用者通過網(wǎng)絡(luò)就可以方便地查閱人事檔案信息，不僅可以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部人事檔案的電子化管理，還可以實(shí)現(xiàn)部門單位之間以及上級主管部門對全國公務(wù)員人事檔案信息資源的共享。

參考文獻(xiàn)

[1] 蔡嘯. 國家機(jī)關(guān)人事檔案管理改革之我見[J].檔案學(xué)通訊，2008（6）

[2] 李衛(wèi)華. 人事檔案信息失真現(xiàn)象探討[J].蘭臺世界，2007（9）

篇3

1.國家管理模式

國家管理模式是指由政府設(shè)立專門的國家級別的企業(yè)檔案保管機(jī)構(gòu)來管理全國范圍內(nèi)的企業(yè)檔案，它將收集、存儲與科學(xué)利用企業(yè)檔案視作一種文化行為。隨著時(shí)間的推移，企業(yè)檔案的行政和商業(yè)作用逐漸減退，而其對社會(huì)的文化價(jià)值則成為構(gòu)成國家管理模式的重要基礎(chǔ)。

丹麥?zhǔn)瞧髽I(yè)檔案國家管理模式的典型代表。1948年，丹麥建立國家企業(yè)檔案館（theDanishNationalBusinessArchives)。1962年，丹麥國會(huì)法案規(guī)定國家企業(yè)檔案館收集的檔案應(yīng)“在學(xué)術(shù)研究或社會(huì)文化方面從整體上具有可觀的重要性，尤其是要觸摸到社會(huì)的特征和問題”，并制定了詳細(xì)的收集標(biāo)準(zhǔn)，為其收集活動(dòng)確定了文化視角。1992年，丹麥議會(huì)通過了《丹麥檔案館法案》（TheDanishArchivesActof1992)，要求成立國家公共檔案館集群，此后丹麥國家企業(yè)檔案館成為該集群的一員。該法案還規(guī)定移交到公共檔案館的檔案滿30年可以為公眾利用，涉及到個(gè)人敏感信息的材料可以延遲到50年或80年。這些規(guī)定促進(jìn)了丹麥社會(huì)對經(jīng)濟(jì)歷史的研究。丹麥國家企業(yè)檔案館的運(yùn)行資金由公共財(cái)政提供，主要是丹麥政府及奧胡斯市（檔案館所在地）的財(cái)政撥款；另外，還有一些研究基金會(huì)和公司提供部分贊助資金，但這些捐款一般用于特殊目的，如特殊的研究項(xiàng)目或出版活動(dòng)，這就避免了因私有贊助取消而出現(xiàn)無法運(yùn)轉(zhuǎn)的現(xiàn)象。丹麥國家企業(yè)檔案館雖然不是私有檔案的唯一保存場所，但卻是唯一致力于私有檔案管理的公共機(jī)構(gòu)，因此它被賦予對丹麥私有檔案整體上的監(jiān)管任務(wù)。

世界范圍內(nèi)，像丹麥這種國家管理模式的企業(yè)檔案管理并不多見，但在一些地域較廣的國家，類似的區(qū)域模式因地域上更易操作而在許多國家都有成功的案例。在德國，最早負(fù)責(zé)保存地區(qū)內(nèi)企業(yè)檔案的經(jīng)濟(jì)檔案館已有約百年歷史，它們大多由工商會(huì)出資建立，主要保存那些破產(chǎn)、倒閉公司的檔案以供科學(xué)研究之用。目前德國共有十幾家經(jīng)濟(jì)檔案館，負(fù)責(zé)收集德國所有地區(qū)破產(chǎn)企業(yè)的檔案。法國文化部以魯貝為基地建立的勞工檔案中心，是一個(gè)國家性質(zhì)的保管企業(yè)檔案的公共機(jī)構(gòu)，收集不同企業(yè)、貿(mào)易團(tuán)體的檔案。

2.企業(yè)管理模式

企業(yè)模式是鑒于檔案對企業(yè)的關(guān)鍵性作用，由企業(yè)自身開展檔案管理項(xiàng)目，根據(jù)實(shí)際情況集中或分散管理本企業(yè)的檔案信息資源。其驅(qū)動(dòng)因素并非公共利益或研究興趣，而是幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)商業(yè)目標(biāo)、構(gòu)建企業(yè)文化、提升公司聲譽(yù)，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展服務(wù)。一般在國外采用該種模式有三種原因：檔案被某些員工或部門收集，但卻無法滿足及時(shí)而高效的檔案利用需求；管理層希望企業(yè)歷史得以保存；周年紀(jì)念活動(dòng)促使企業(yè)建立檔案館以回顧過去的成就、展望未來的目標(biāo)。

在美國，很多企業(yè)是民營或私營企業(yè)，這就決定了大部分企業(yè)檔案屬于私有財(cái)產(chǎn)，很少有國家性質(zhì)的公共保管機(jī)構(gòu)安排資金和人員接收企業(yè)檔案，國家行政組織不以任何形式干預(yù)企業(yè)檔案工作，不制定統(tǒng)一的管理體系、標(biāo)準(zhǔn)和要求，更沒有企業(yè)檔案的聯(lián)邦立法，只要法律許可，各企業(yè)完全根據(jù)實(shí)際需要自行設(shè)立檔案部門。一些財(cái)力較好、規(guī)模較大的企業(yè)均在內(nèi)部設(shè)立檔案館，如美國電信公司檔案館設(shè)在公共關(guān)系部、摩托羅拉公司檔案館隸屬于人力資源部、IBM公司檔案館則附屬于秘書室。在英國，一些小型企業(yè)的檔案一般由公司普通職員或退休人員利用網(wǎng)站指南和最佳實(shí)踐建議來管理；大型企業(yè)往往雇傭?qū)Ｂ殭n案工作者建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理項(xiàng)目，這些專業(yè)的檔案工作者具有研究生水平并進(jìn)行過專業(yè)注冊，企業(yè)可以在專業(yè)出版物或檔案協(xié)會(huì)網(wǎng)站上刊登招聘啟示。

目前，全世界許多國家普遍采用企業(yè)模式管理自身的檔案，使其能被內(nèi)部員工方便快捷地利用以創(chuàng)造價(jià)值。實(shí)際上，企業(yè)內(nèi)部對檔案的需求最大，一般占70%—90%的比例。但美國檔案學(xué)者DavidKirsch對該模式提出了擔(dān)憂，他認(rèn)為由于大部分企業(yè)并不能認(rèn)識到檔案的歷史價(jià)值，因此這些企業(yè)的證據(jù)性記錄可能會(huì)使未來的學(xué)者、政策制定者及感興趣的公眾失望[3]。另外，資金也是開展企業(yè)檔案項(xiàng)目的一大挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案項(xiàng)目與企業(yè)經(jīng)濟(jì)實(shí)力密切相關(guān)，尤其在企業(yè)經(jīng)營狀況不景氣時(shí)，企業(yè)內(nèi)部檔案保管機(jī)構(gòu)就會(huì)面臨生存危機(jī)。因此，檔案工作者需要通過創(chuàng)新服務(wù)證明企業(yè)檔案的價(jià)值以贏得發(fā)展資金；而且，國外一些大型公司正積極將企業(yè)檔案館變成盈利部門，如Coca-Cola公司。

3.社會(huì)管理模式

社會(huì)管理模式主要指既沒有全國性專門組織收集域外瞭望企業(yè)檔案，企業(yè)內(nèi)部也未開展檔案項(xiàng)目，而是將檔案寄存到商業(yè)性外包公司或移交給大學(xué)、公共圖書館、檔案館、歷史協(xié)會(huì)或遺產(chǎn)基金會(huì)等社會(huì)性公共機(jī)構(gòu)。

在國外，有些企業(yè)無力或不愿自行保管檔案，但又想讓這些檔案得以保存，通常會(huì)采取此模式。商業(yè)性文件中心是社會(huì)管理模式比較常見的一種，它是私人創(chuàng)辦的以贏利為目的的寄存機(jī)構(gòu)，配備現(xiàn)代化存貯設(shè)施，專門為企業(yè)提供檔案寄存服務(wù)，檔案所有權(quán)仍屬于企業(yè)且不對外公布。美國企業(yè)檔案商業(yè)外包服務(wù)發(fā)展得已較為成熟和完善。據(jù)估計(jì)，美國有約2000家文件管理公司，市場滲透率達(dá)40%，以IronMountain和RecallCorporation兩家跨國型商業(yè)性文件中心最具知名度。前者在全球37個(gè)國家和地區(qū)建立了600多個(gè)分支機(jī)構(gòu)，擁有12萬客戶；后者在21個(gè)國家和地區(qū)建立了300多個(gè)分支機(jī)構(gòu)，擁有8萬客戶。

除提供保管業(yè)務(wù)外，商業(yè)性文件中心還提供其他服務(wù)，如美國“歷史工廠”（HistoryFactory)面向所有企業(yè)，通過簽訂合同，提供場地保管、加工制作錄像片、編輯出版物、舉辦展覽等服務(wù)。

在國外，很多社會(huì)性公共機(jī)構(gòu)將企業(yè)檔案作為館藏的組成部分。英國基于工業(yè)革命以來企業(yè)通過納稅、創(chuàng)造就業(yè)機(jī)會(huì)為社會(huì)做出的貢獻(xiàn)，認(rèn)為公共機(jī)構(gòu)有道義上的責(zé)任保管企業(yè)檔案。英國企業(yè)基于法律和財(cái)政考慮，在兩種情況下將檔案移交給公共部門：一是捐贈(zèng)，企業(yè)因此放棄對檔案的法定權(quán)利，如知識產(chǎn)權(quán)（但享有優(yōu)先利用權(quán)），接收方將完全對館藏負(fù)責(zé)；二是寄存，企業(yè)保留所有權(quán)，但需一次性或持續(xù)性地支付保管費(fèi)用。如Penguinbooks自1960年首次將檔案捐贈(zèng)給Bristol大學(xué)檔案館后，就定期將廣告素材等進(jìn)行移交；Bogle-LOuverture出版公司在2005年將政治和文學(xué)檔案寄存在倫敦市檔案館；而英國國家檔案館企業(yè)檔案建議經(jīng)理會(huì)幫助企業(yè)尋找合適的公共部門合作方。再如澳大利亞，其國家和州圖書館的檔案和手稿收藏部、國立大學(xué)的諾埃爾巴特林檔案中心及墨爾本大學(xué)檔案館等，都是企業(yè)檔案公共管理模式的成功典范。檔案館是澳大利亞聯(lián)邦政府文化捐贈(zèng)項(xiàng)目的合法捐贈(zèng)地點(diǎn)之一，符合價(jià)值評估標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)通過捐贈(zèng)檔案可獲得稅收優(yōu)惠，這種激勵(lì)政策使得企業(yè)樂于將檔案捐贈(zèng)給公共機(jī)構(gòu)。

無論是商業(yè)性還是公共性的企業(yè)檔案社會(huì)化管理模式，都使得企業(yè)檔案能夠被專業(yè)地分類并完整地管理，一定程度上避免了企業(yè)自身保管的弊端。而向公共機(jī)構(gòu)捐贈(zèng)檔案，既利于企業(yè)檔案遺產(chǎn)的公共利用，又能使企業(yè)從中獲益。

二、對國外幾種企業(yè)檔案管理模式的看法

1.管理模式因國、因企而異

企業(yè)檔案管理模式與一國的社會(huì)制度、政治經(jīng)濟(jì)體制、文化傳統(tǒng)、社會(huì)心理等因素密切相關(guān)?？偟膩碚f，上述三種管理模式各具特色：國家管理模式適用于單一制、規(guī)模較小、中央政府權(quán)力較大的國家，主要是基于社會(huì)記憶完整性目的為全社會(huì)保留珍貴的文化遺產(chǎn)；企業(yè)管理模式適應(yīng)性較強(qiáng)，自發(fā)性較大，檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)靈活；社會(huì)管理模式作為前兩者的補(bǔ)充，可以保障企業(yè)檔案能夠被專業(yè)系統(tǒng)地保存。具體到每一個(gè)國家，其企業(yè)檔案管理模式并非相互獨(dú)立，而是兼容共存，國家管理模式雖然比較少見，但像美、英、德、法、日等國，企業(yè)檔案管理的社會(huì)模式和企業(yè)模式同時(shí)存在，而且即使一個(gè)企業(yè)也不完全實(shí)行單一模式，如美國福特公司檔案館提倡自行管理所產(chǎn)生的檔案，同時(shí)又將部分檔案捐贈(zèng)給亨利福特博物館。可見，管理模式只是手段，目的在于企業(yè)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，所以，對管理模式的選擇既要考慮企業(yè)利益，又不能忽略檔案對社會(huì)的價(jià)值。

2.企業(yè)檔案服務(wù)以商業(yè)利益為主，兼顧公共利益

在國外，企業(yè)檔案管理主要服務(wù)于兩個(gè)方面一一首先也是最主要的是商業(yè)利益，其次是公共利益[6]。企業(yè)檔案管理模式要兼顧企業(yè)檔案商業(yè)的、行政的、法律的價(jià)值及其社會(huì)的、文化的和歷史的重要性。國家層面上，英國、澳大利亞、加拿大等國萌確將企業(yè)檔案視為國家財(cái)產(chǎn)；企業(yè)層面上，國外很多公司一定程度上提供檔案的外部利用服務(wù)，對來自學(xué)者、媒體及社會(huì)公眾的利用請求予以回應(yīng)，作為企業(yè)履行社會(huì)責(zé)任的體現(xiàn)。如英國電信（BT)公司的“聯(lián)系地球”計(jì)劃，將檔案館內(nèi)上千張具有歷史意義的圖片公布于世；AT&T檔案館與歷史中心被認(rèn)為是美國最大的企業(yè)檔案館，在檔案產(chǎn)生30年后許可用于學(xué)術(shù)研究；德國西門子公司檔案館供媒體和科研機(jī)構(gòu)的外部利用占到20%。

3.設(shè)立企業(yè)檔案協(xié)會(huì)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作

在國外，無論哪種管理模式下的企業(yè)檔案管理都沒有國家行政部門的監(jiān)督指導(dǎo)，而企業(yè)檔案協(xié)會(huì)在增進(jìn)企業(yè)間的溝通交流、企業(yè)檔案保管機(jī)構(gòu)間管理經(jīng)驗(yàn)的研討等方面起了重要作用。如：日本企業(yè)史料協(xié)會(huì)《企業(yè)檔案館指南》詳細(xì)記錄全國范圍內(nèi)的企業(yè)檔案保管信息；美國檔案工作者協(xié)會(huì)自發(fā)設(shè)立企業(yè)檔案工作處，每年不定期地召開企業(yè)檔案工作研討會(huì)；英國企業(yè)檔案協(xié)會(huì)參與制定國家企業(yè)檔案戰(zhàn)略，保證企業(yè)檔案的收藏活動(dòng)能夠代表英國多樣性的經(jīng)濟(jì)面貌。此外，德國經(jīng)濟(jì)檔案聯(lián)盟、意大利基金會(huì)、法國企業(yè)檔案安全保護(hù)委員會(huì)等，在其企業(yè)檔案趨于理性、科學(xué)的管理上發(fā)揮著重要作用。

4.商業(yè)性文件中心使企業(yè)檔案工作趨于集約化

與我國各級檔案館掛牌設(shè)立的檔案寄存中心和在工商局注冊成立的檔案寄存或服務(wù)中心相比，國外完全商業(yè)化的檔案托管公司是獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧的社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，其作為市場競爭的主體，通過提供專業(yè)服務(wù)、收取費(fèi)用維護(hù)自身的生存和發(fā)展。這種商業(yè)性文件中心使企業(yè)檔案管理趨于集約化，往往能夠促進(jìn)健康的企業(yè)檔案托管消費(fèi)以及良性社會(huì)評價(jià)機(jī)制的形成，從而節(jié)省企業(yè)檔案的管理成本。

篇4

隨著人類遠(yuǎn)古歷史流傳，人類歷經(jīng)如燧人氏鉆木取火，伏羲氏結(jié)網(wǎng)捕魚，神農(nóng)氏種植五谷等傳說；歷經(jīng)結(jié)繩記事、刻契記事、圖畫記事等的原始記事；歷經(jīng)語言記錄符號——文字的產(chǎn)生；歷經(jīng)國家、階級、文明的產(chǎn)生；檔案最終成為人類語言及活動(dòng)的記錄。

據(jù)《說文》中記載，“史，記事者也，從右持中，中，正也”。所謂“中”意為“薄書”“凡官府薄書謂之中，薄書猶今之案卷也”。商代的“史官”是商文化、文字、書冊的統(tǒng)領(lǐng)者，是王命大政的決策、記載、下達(dá)及掌管者。即“史官”是當(dāng)時(shí)神權(quán)的代言人和文化的壟斷者，同時(shí)他們又是商代檔案的形成者與管理者。其中聞名于世的商代甲骨檔案，包括：占卜刻辭、卜事刻辭、記事刻辭、表譜刻辭等四類，是我國現(xiàn)存最早、較系統(tǒng)的官府文書，是揭示商代歷史最豐富最直接可靠的原始材料，也是世界上絕無僅有的材料獨(dú)特、數(shù)量繁多、年代久遠(yuǎn)的檔案，同時(shí)亦是中國古老文明的鮮明佐證。

到了西周時(shí)期，我國檔案工作比商朝有了進(jìn)一步發(fā)展?！疤峰肌币源笫窞槭?，及其下屬官員組成的官署機(jī)構(gòu)，主要掌管起草文書、記載史事、保管國家典籍、策命諸侯卿大夫及其他事務(wù)。當(dāng)時(shí)除了有專門的檔案機(jī)構(gòu)，還有了比較細(xì)化的掌管王朝內(nèi)外檔案的組織人員，即大史、小史、內(nèi)史、御史和外史。此外西周的史官記注制度是我國古代歷史記載方面領(lǐng)先于世界的一種管理制度。而“金文檔案”又是我國歷史上繼商代甲骨檔案之后又一種特有的彌足珍貴的歷史檔案。

歷史演進(jìn)到春秋戰(zhàn)國時(shí)期，代表當(dāng)時(shí)階級勢力的文書檔案無論從內(nèi)容到形式都有了較大發(fā)展。其中包括專門檔案、日常政務(wù)文書及民用契券，主要種類有刑書、計(jì)書、上書、盟書、璽書、遺書、符、節(jié)、檄文、券等。另外，文書檔案工作逐漸由傳統(tǒng)史官任內(nèi)分離出來，被一批專門掌管文書檔案的官員所代替。這表明了社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，由奴隸社會(huì)向封建社會(huì)轉(zhuǎn)化，同時(shí)也是職官分工的歷史進(jìn)步。

秦朝，在其他諸侯列國的先進(jìn)文化影響下，其文書檔案管理工作得以迅速發(fā)展完善。至秦文公以后達(dá)到歷史較高水平。而且秦的文書檔案制度的制定是在全國統(tǒng)一文字的基礎(chǔ)上得以實(shí)施。并且其文書檔案工作緊密圍繞鞏固發(fā)展專制的封建皇權(quán)，從而大大促進(jìn)了古代文書檔案工作的進(jìn)程。

兩漢時(shí)期的檔案和檔案工作，隨著中國封建社會(huì)的發(fā)展得到進(jìn)步。這一時(shí)期的公務(wù)文書的種類和用途增加許多，在文書處理方面，逐步形成了從中央到地方一整套文書工作制度，保證了文書檔案的順利傳遞，有利維護(hù)了封建國家機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。兩漢時(shí)期，當(dāng)時(shí)政權(quán)重視加強(qiáng)檔案文化典籍的收集、累積和利用，促進(jìn)了這一時(shí)期文化的高度發(fā)展和繁榮。

魏晉南北朝時(shí)期，中國又進(jìn)入動(dòng)蕩戰(zhàn)亂時(shí)代。在中央，檔案工作形成中書、門下、尚書三省分治的中樞系統(tǒng)，建立了中央文書檔案的工作系統(tǒng)。同時(shí)隨著各國文書檔案工作系統(tǒng)的建立和加強(qiáng)，各國文書檔案工作人員日益增加，先后設(shè)置有尚書、都令史、令史、書令史……官吏多達(dá)五六十種，名目之多創(chuàng)歷史之最。但這一時(shí)期各國皆重視檔案典籍的收藏與營養(yǎng)汲取。然而由于長期的社會(huì)動(dòng)亂，大量的檔案典籍又造成很大破壞。令人欣慰的是，這一時(shí)期隨著我國四大發(fā)明之一造紙技術(shù)的發(fā)展，以及筆、墨等書寫材料的改進(jìn)，不僅促進(jìn)了我國書法和文具制造工藝的提升，而且為文書檔案工作的發(fā)展提供了良好的物質(zhì)技術(shù)條件，因而檔案工作得到了進(jìn)一步提高和發(fā)展。

隨著歷史的發(fā)展，我國社會(huì)進(jìn)入空前繁榮的唐代。唐代的檔案工作中，確立了文書檔案“中書出令、門下審議、尚書執(zhí)行”的三省分權(quán)運(yùn)行體制。三省分權(quán)制度，保證了文書運(yùn)行的認(rèn)真準(zhǔn)確、避免了任何一方的獨(dú)權(quán)，有效維護(hù)了國家機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。至隋唐，文檔官吏進(jìn)一步專職化，由于當(dāng)時(shí)科舉制度的誕生，選官用吏兩相分離，最終形成等級森嚴(yán)的官吏制度。而作為文書檔案人員的“令吏”，地位低微而又不易升遷。隨著國家機(jī)構(gòu)的不斷完善，文書檔案的管理制度和律令亦比前代更加系統(tǒng)完備。對檔案的收集歸檔，整理鑒定，銷毀利用等方面都做了明文規(guī)定。貞觀三年（公元629年），唐太宗組史館，設(shè)館官修史書，他深明“以史為鑒”；“以古為鏡，可以知興替”的道理，因而通過修史編制來加強(qiáng)鞏固政治統(tǒng)治。并且這種設(shè)置史館的官修史書制度，一直延伸到清朝民國。唐代征集檔案史書編纂的成就主要體現(xiàn)在，二十四史中的《晉書》、《梁書》、《陳書》、《北齊書》、《周書》、《隋書》、《南史》及《北史》，皆成書于唐的史館。

宋代的文書檔案種類，除一般政務(wù)文書外，其專門檔案有“賦役檔案”、“律法檔案”和“例”。宋朝檔案目前基本無存。由于宋代政治腐化，封建官僚日益腐朽墮落，一切政事“以例從事”，“例”即所謂檔案，因而掌管檔案的官吏無疑成為處理政事中不可或缺的人員。因此宋代文書檔案人員，盡管職位不高，但在各級政權(quán)機(jī)關(guān)中的作用卻比唐朝重要。宋代的檔案工作機(jī)構(gòu)中，有“事中”，“中書舍人”，“翰林學(xué)士”“司諫”，“錄事”，“主事”，“令史”，“書令史”等檔案官員。宋代的文書工作制度日益完善，以法律的形式加以約束，文書和檔案工作也有了初步分工，兩方面的工作都有了較大發(fā)展。另外宋朝建立了專門用于保管皇帝的詔令、譜系、典籍、詩文等檔案的帝王檔案庫。兩宋時(shí)期共建了十一座皇帝檔案典籍庫，分別收藏各朝皇帝的檔案。這也是檔案機(jī)構(gòu)發(fā)展的一個(gè)標(biāo)志，一個(gè)轉(zhuǎn)折點(diǎn)。宋朝代表檔案保管工作發(fā)展水平的另一個(gè)重要標(biāo)志，是架閣庫的普遍設(shè)置。架閣庫不僅是檔案保管裝具的變革，也是宋代各級政權(quán)機(jī)關(guān)保存文書檔案的專職機(jī)構(gòu)，同時(shí)也創(chuàng)立了一整套檔案管理制度。它開創(chuàng)了廣泛意義上普遍保存文書檔案的途徑，是中國檔案史上的重大變革，也是現(xiàn)代機(jī)關(guān)檔案室的基本雛形。這一時(shí)期編史修志的重要成就，是歷史上著名的司馬光編纂的《資治通鑒》和鄭樵編著的《通志》。

明代的文書工作制度日趨健全。檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置也由分散趨于統(tǒng)一進(jìn)一步發(fā)展。明朝建立的屬中國檔案史上規(guī)?？涨暗膶ｉT檔案庫--后湖黃冊庫，用于保管全國賦役檔案。它具有專門工作人員、獨(dú)立管理經(jīng)費(fèi)和嚴(yán)格的管理制度。檔案保管數(shù)量繁多，庫房存儲面積巨大，為十六世紀(jì)早期世界所罕見。另一皇家檔案庫的代表--皇史，全部為磚石結(jié)構(gòu)，堅(jiān)固耐用，恒溫恒濕，有利于檔案的永久保護(hù)。是當(dāng)時(shí)我國勞動(dòng)人民高超建筑水平和智慧的結(jié)晶。

清朝的檔案，絕大部分為政府官文，數(shù)量愈加浩繁，名稱種類復(fù)雜。其檔案管理制度有了進(jìn)一步發(fā)展和健全，建立了包括“一案一卷”的立卷制度；按文種、問題分類的整理制度；編目登記制度；檔案匯抄制度；檔案清理修繕制度等，至此檔案工作的整個(gè)過程得到完善和提高。

處于半封建半殖民地的近代中國，國敗民衰，傷痕累累，歷史檔案文物失竊頻頻。從殷商甲骨、兩漢竹簡到唐代佛像經(jīng)卷；從敦煌莫高窟到圓明園；從斯坦因到八國聯(lián)軍；從到帝國列強(qiáng)發(fā)動(dòng)的歷次……然而政治的動(dòng)亂，列強(qiáng)的蹂躪，終究不能阻斷中華民族文化事業(yè)的進(jìn)程與發(fā)展，一些文化教育團(tuán)體的涌現(xiàn)崛起，故宮歷史博物館文獻(xiàn)館，中央研究院歷史語言研究所，社會(huì)科學(xué)院研究所，清華大學(xué)歷史系，北京大學(xué)“明清史料整理會(huì)”等，他們憑著對歷史、對民族、對子孫高度負(fù)責(zé)的精神，對明清歷史檔案進(jìn)行了含辛茹苦的收集、整理、鑒定、研究，不僅有效保護(hù)了國家歷史文化精髓，同時(shí)有利促進(jìn)了中國檔案學(xué)的進(jìn)一步發(fā)展與提高。

回顧國家檔案事業(yè)史發(fā)展歷程，從原始記事到檔案起源，從國家、階級、社會(huì)的產(chǎn)生，到檔案的形成、發(fā)展，它伴隨著人類歷史的發(fā)展而發(fā)展，隨著人類文化的進(jìn)步而進(jìn)步。在當(dāng)今全球高度信息化背景下，我們將推進(jìn)國家檔案事業(yè)信息化建設(shè)和現(xiàn)代化管理進(jìn)程的步伐，不斷促進(jìn)我國檔案事業(yè)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。

篇5

美國的一位相關(guān)工作者曾經(jīng)闡述過這樣一個(gè)觀點(diǎn)，即在關(guān)于檔案的所有工作中，檔案鑒定是很重要的一點(diǎn)，它決定了之后的工作。鑒定是檔案工作整個(gè)系列中第一關(guān)鍵性決定，在其后的所有檔案管理工作都是建立在它的基礎(chǔ)上。從這里就已經(jīng)可以看出在整個(gè)檔案管理的過程中檔案價(jià)值鑒定有著舉足輕重的作用。

從整體上來講，檔案是對各種信息的原始記錄，是人類寶貴的文化財(cái)富。不過實(shí)際上并不是每一份檔案都具有重要的價(jià)值，每一份文件的價(jià)值都是不盡相同的，文件的價(jià)值也不是一成不變的，可能會(huì)隨著時(shí)間的推移而改變其所包含的價(jià)值。檔案價(jià)值鑒定的工作就是對每一份檔案所具有的價(jià)值進(jìn)行甄別。

檔案價(jià)值的鑒定將會(huì)直接決定檔案的存亡。當(dāng)檔案價(jià)值鑒定判定檔案已經(jīng)沒有保存價(jià)值的時(shí)候，檔案就會(huì)被銷毀。所以在進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定的時(shí)候需要慎重。通過檔案鑒定可以讓所保存的檔案在整體的價(jià)值上面有質(zhì)的提升，是提高檔案質(zhì)量的重要途徑。

當(dāng)今檔案不僅有紙質(zhì)的，還有電子的。對于紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)量的急劇增加，會(huì)導(dǎo)致庫房的緊張，設(shè)備短缺，經(jīng)費(fèi)不足等一系列的問題。通過對檔案價(jià)值的鑒定，有利于檔案庫房、設(shè)備人員的合理和有效利用，提高檔案人員的整體業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、檔案價(jià)值鑒定存在的問題

雖然從客觀上講，我國的檔案鑒定工作受到國家的重視，也有所發(fā)展，但是由于政策理論和法規(guī)等多方面的原因，使得我國檔案管理工作中檔案價(jià)值鑒定存在著許多的問題。

（一）檔案價(jià)值鑒定理論研究混亂

在我國幾乎是沒有對檔案價(jià)值鑒定進(jìn)行一個(gè)準(zhǔn)確的定義。在某些相關(guān)教材里對于鑒定有一些相關(guān)的描述，但是并沒有明確的定義，只是對于文件的部分相關(guān)鑒定提出了粗淺的方法。這樣通常就會(huì)導(dǎo)致文件的鑒定出現(xiàn)問題和一些失誤，最終文件的價(jià)值鑒定出現(xiàn)混亂的局面。比較明顯的表現(xiàn)就是有的將“文件”與“檔案”兩個(gè)概念相混淆；有的弄不清檔案價(jià)值鑒定的起始點(diǎn)和終止點(diǎn)；也有的將檔案價(jià)值與檔案價(jià)值鑒定混為一談。

（二）檔案價(jià)值鑒定隊(duì)伍建設(shè)急需改善

我國的檔案工作隊(duì)伍存在著不穩(wěn)定，缺少檔案價(jià)值鑒定人才的現(xiàn)象。檔案價(jià)值鑒定人才的缺少導(dǎo)致了檔案價(jià)值得不到有效的判定，從而對檔案管理的后期工作形成障礙。此外對于現(xiàn)有的檔案價(jià)值鑒定人員也存在著各種各樣的問題。其主要的表現(xiàn)有以下幾點(diǎn)：（1）檔案價(jià)值鑒定在檔案管理工作中有著很強(qiáng)的“困惑性”和“疑難性”，有部分檔案管理人員存在著畏難情緒、怕?lián)?zé)任的心理，使得檔案價(jià)值鑒定工作無法有效的開展；（2）檔案價(jià)值的相關(guān)鑒定標(biāo)準(zhǔn)難以達(dá)到，不具備可操作性，這也帶來了很多的弊端；（3）相關(guān)鑒定人員不具備專業(yè)的理論知識，對相關(guān)的鑒定工作缺乏足夠的認(rèn)識。

（三）檔案價(jià)值鑒定質(zhì)量不能夠令人滿意

隨著時(shí)間的推移與社會(huì)的變化，檔案的價(jià)值也會(huì)進(jìn)行改變。在這一系列的變化中，檔案價(jià)值鑒定的重點(diǎn)也會(huì)進(jìn)行變化。但是由于多種原因，很難準(zhǔn)確的對檔案價(jià)值鑒定的重點(diǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確的把握。檔案價(jià)值鑒定工作缺乏重點(diǎn)，導(dǎo)致工作的質(zhì)量不能夠讓人滿意。在現(xiàn)在的檔案管理工作中還存在著有些已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案仍被繼續(xù)保存，原有檔案保管期限劃分不清的現(xiàn)象。形成這些現(xiàn)象的主要原因就是檔案價(jià)值鑒定工作不到位。

三、加強(qiáng)檔案價(jià)值鑒定的措施

有問題不可怕，可怕的是知道問題卻不知道進(jìn)行改正。對于檔案價(jià)值鑒定工作也是如此。為此，針對上述問題，個(gè)人提出以下幾個(gè)改善當(dāng)前檔案價(jià)值鑒定工作的意見。

（一）加強(qiáng)理論研究

做任何事想要成功都必須要靠理論來進(jìn)行支持。對于檔案鑒定工作首先要做的就是加強(qiáng)理論研究工作。對于檔案價(jià)值鑒定工作，應(yīng)該將其作為一個(gè)完整的、系統(tǒng)的工作，并組織專人進(jìn)行攻關(guān)。既然我們國內(nèi)的檔案價(jià)值鑒定還沒有形成一個(gè)完整的理論體系，那么我們可以先借鑒、吸收國外在檔案鑒定方面的先進(jìn)思想與優(yōu)秀成果，并在此基礎(chǔ)上形成具有中國特色的檔案鑒定的理論體系，從而更好地指導(dǎo)我們的檔案鑒定實(shí)踐。此外我們還必須做好兩方面的工作。一方面是利用現(xiàn)有理論，積極開展檔案價(jià)值鑒定工作，創(chuàng)造經(jīng)驗(yàn)，為檔案價(jià)值鑒定理論的研究提供豐富的實(shí)踐材料；此外，相關(guān)的研究人員不應(yīng)該脫離實(shí)際，應(yīng)從實(shí)際入手，多多調(diào)查研究、收集材料，做好理論上的研究，再將理論與實(shí)際相結(jié)合，最終得到一個(gè)比較完整的體系。

（二）完善檔案價(jià)值鑒定隊(duì)伍

首先我們應(yīng)該培養(yǎng)出專門的檔案價(jià)值鑒定人才，然后是各級檔案局、館根據(jù)實(shí)際情況建立起專門的檔案價(jià)值鑒定機(jī)構(gòu)。檔案價(jià)值鑒定機(jī)構(gòu)的主要任務(wù)有以下內(nèi)容：提出職能范圍內(nèi)檔案價(jià)值鑒定工作的總的規(guī)劃和“永久”檔案進(jìn)入檔案館的比例，協(xié)助檔案行政主管部門制定檔案價(jià)值鑒定工作的指導(dǎo)性文件及標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督檢查和指導(dǎo)所轄各類檔案的價(jià)值鑒定，并負(fù)責(zé)鑒定業(yè)務(wù)咨詢。

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中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

收錄日期：2014年2月27日

實(shí)施國家科技計(jì)劃項(xiàng)目是我國政府支持重大科技研發(fā)活動(dòng)的主要形式，是推動(dòng)我國科技進(jìn)步、提升我國自主創(chuàng)新能力的重大舉措，科技計(jì)劃項(xiàng)目也正在以前所未有的方式與經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、環(huán)境等諸多因素更加緊密地結(jié)合在一起?？萍加?jì)劃項(xiàng)目檔案作為記錄科技計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施過程的資料，是重要的科技信息儲備資源，加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源的管理，是發(fā)揮科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息資源的前提條件，也是進(jìn)一步提升科技管理工作水平，完善科技檔案管理體系的重要途徑。

一、科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源管理工作的重要性

科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是科技檔案的重要組成部分，開展科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的研究，是為了獲得理論和技術(shù)方法成果，促進(jìn)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作不斷進(jìn)步。同時(shí)，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作也是國家科學(xué)技術(shù)管理工作和國家檔案事業(yè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是建設(shè)和發(fā)展科技檔案事業(yè)的重要部分。

（一）有利于增強(qiáng)各部門的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理意識?？萍加?jì)劃項(xiàng)目檔案記載和反映了科技計(jì)劃項(xiàng)目科學(xué)研究活動(dòng)的全部過程和具體成果，是項(xiàng)目科研人員的勞動(dòng)成果和智慧的結(jié)晶?？萍加?jì)劃項(xiàng)目檔案歸檔材料一般包括研究課題的可行性論證材料、申請立項(xiàng)材料、立項(xiàng)后各階段的試驗(yàn)原始記錄材料、最后的總結(jié)報(bào)告、成果報(bào)告、成果鑒定、成果推廣示范和反饋信息材料等。加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源的管理，有利于建立健全科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系，及時(shí)查缺補(bǔ)漏，完善科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容，增強(qiáng)各部門和科技計(jì)劃項(xiàng)目承擔(dān)者的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理意識，從源頭上保證項(xiàng)目檔案的完備性。

（二）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是科技計(jì)劃管理的重要內(nèi)容。從科技計(jì)劃管理的角度看，加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源管理，強(qiáng)化并拓展了科技計(jì)劃項(xiàng)目管理鏈條上項(xiàng)目的驗(yàn)收工作內(nèi)容，有利于積累和豐富科技檔案資源，也強(qiáng)調(diào)了科技計(jì)劃管理工作中的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的重要性。

（三）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是國家科技計(jì)劃管理的依據(jù)。科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是在科技計(jì)劃項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)題驗(yàn)收和成果轉(zhuǎn)化整個(gè)過程中產(chǎn)生的，是科技計(jì)劃項(xiàng)目執(zhí)行過程中的真實(shí)記錄和可靠的信息來源。因而，它為科技計(jì)劃項(xiàng)目的全生命周期管理提供了及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息，成為對國家科技計(jì)劃執(zhí)行、管理、監(jiān)測、評價(jià)的重要依據(jù)。完整、真實(shí)的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息將有助于加強(qiáng)對科技計(jì)劃項(xiàng)目全過程管理科學(xué)性、準(zhǔn)確性。

（四）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案易于規(guī)范，對科技檔案管理具有較強(qiáng)的示范性。科技計(jì)劃項(xiàng)目是圍繞一個(gè)具體研究目標(biāo)，展開的相對獨(dú)立的科研活動(dòng)，從申請立項(xiàng)、項(xiàng)目研發(fā)到項(xiàng)目驗(yàn)收是一個(gè)完整的科技過程。而且，項(xiàng)目研究目的明確、研究范圍清楚、研究過程容易區(qū)別等特點(diǎn)，使科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理相對單純，具有良好的過程控制與實(shí)施的條件。而且，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理與其他科研管理的共性多、密切相關(guān)，便于其他科技檔案工作借鑒，具有較強(qiáng)的示范性。

（五）發(fā)揮科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息價(jià)值的重要保障。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，在科技研發(fā)過程中，檔案信息資源的管理、開發(fā)、利用已經(jīng)引起社會(huì)各界的高度關(guān)注，檔案信息資源已經(jīng)成為重要的戰(zhàn)略資源?？萍加?jì)劃項(xiàng)目檔案記錄了科技計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施的完整過程，包含有大量有價(jià)值的科技信息。做好科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理工作，才能充分發(fā)揮科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案潛在的科技信息價(jià)值和社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，為進(jìn)一步支撐國家科技發(fā)展提供重要支撐。

二、科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源管理中存在的突出問題

由于我國政府層面沒有專門的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門和相關(guān)的法規(guī)，導(dǎo)致科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理問題突出。

（一）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系不健全。目前，我國對科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理主要是依托科技計(jì)劃項(xiàng)目管理的組織架構(gòu)來實(shí)現(xiàn)的。各類科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案分類、分部門管理，不同的科技計(jì)劃項(xiàng)目有不同的檔案管理辦法，國家層面沒有出臺統(tǒng)一的國家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理辦法，未建立完善的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系。實(shí)際上對各類科技計(jì)劃項(xiàng)目的檔案采取的是“獨(dú)立收集、各自管理”的方式。地方政府中，北京市和天津市的科學(xué)技術(shù)委員會(huì)已經(jīng)出臺了科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)性文件，北京市科學(xué)技術(shù)委員會(huì)還建立了專門的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案館，專門管理北京市各類科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源。

（二）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的歸檔意識淡薄?？萍加?jì)劃項(xiàng)目檔案的收集歸檔是當(dāng)前各部門科研檔案管理工作中存在的突出問題。首先，各科技計(jì)劃項(xiàng)目承擔(dān)單位對項(xiàng)目檔案的管理工作重視不足。一些項(xiàng)目承擔(dān)單位沒有專門負(fù)責(zé)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的部門和工作人員，導(dǎo)致在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中對檔案的收集管理工作給予足夠的重視。其次，在科技計(jì)劃項(xiàng)目研究過程中，多數(shù)科研工作者重視從事科學(xué)研究，重視科研成果的發(fā)表與獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)，對項(xiàng)目檔案資料的整理和積累重視程度明顯不足。許多科研工作者認(rèn)為科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案歸檔是科技檔案管理部門的工作，與自己從事的科研工作無關(guān)緊要。有些科研工作者為了研究團(tuán)隊(duì)的榮譽(yù)和利益，再加上管理部門的缺位，很多項(xiàng)目檔案資料被科研人員當(dāng)作個(gè)人資源保管，甚至尋找各種借口拒絕歸檔。這給國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的收集和歸檔工作帶來很大困難。

由于上述問題的普遍存在，嚴(yán)重影響了科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的完整性、系統(tǒng)性。

（三）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理模式落后。由于管理體系不健全，各方面的投入和支持力度不夠，導(dǎo)致當(dāng)前科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理主要局限于科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案實(shí)體的收集、加工整理、保管，而對科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的信息化管理相對薄弱，導(dǎo)致大量的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源沒有實(shí)現(xiàn)信息化，這也嚴(yán)重約束了檔案資源的開發(fā)利用。

（四）定密范圍不準(zhǔn)確，影響了知識產(chǎn)權(quán)效益的發(fā)揮。在科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理過程中，把科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案保護(hù)與利用對立起來的問題十分普遍。過分強(qiáng)調(diào)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的技術(shù)性，擔(dān)心項(xiàng)目檔案的開發(fā)利用會(huì)泄漏技術(shù)秘密，導(dǎo)致定密范圍擴(kuò)大。把本可以公開利用的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案加以保密，應(yīng)該解密的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案沒有及時(shí)解密，把科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案長期擱置在庫房而不充分開發(fā)利用，這樣不僅造成了科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案在管理和利用過程的知識產(chǎn)權(quán)流失現(xiàn)象，也導(dǎo)致項(xiàng)目檔案保障知識產(chǎn)權(quán)的憑證作用得不到實(shí)現(xiàn)，影響了科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案作為一種有價(jià)值的科技資源的開發(fā)利用。

三、加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源管理的建議

健全科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系，是科學(xué)地管理科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案，保證及時(shí)、有效地提供科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息的關(guān)鍵。

（一）健全科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理制度。制度建設(shè)是科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作走向規(guī)范化、科學(xué)化的重要保障。首先，宏觀層面上，國家科技管理部門應(yīng)建立專門的國家科技計(jì)劃檔案管理部門，專門負(fù)責(zé)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理工作，指導(dǎo)各相關(guān)部門的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作，出臺專門的法律、法規(guī)；其次，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)在上級科技主管部門及科技檔案工作主管部門領(lǐng)導(dǎo)下，依據(jù)《檔案法》和有關(guān)科技計(jì)劃項(xiàng)目管理辦法，結(jié)合科技計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施和科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)際需要，針對性的出臺《國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理辦法》及《國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則》，明確科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求，確定責(zé)任單位、責(zé)任人范圍。

為確?？萍加?jì)劃項(xiàng)目材料完整歸檔，項(xiàng)目課題組和科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)各盡其責(zé)，完善科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的收集制度。實(shí)行課題組歸檔責(zé)任制，科技計(jì)劃項(xiàng)目課題組負(fù)責(zé)人要在課題組成員中指定人員負(fù)責(zé)科研檔案的收集和管理工作，按照科研工作程序，確?？蒲懈麟A段成果材料的完整性。明確在科技計(jì)劃項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收環(huán)節(jié)，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案歸檔的完整性將作為一個(gè)重要的考察因素，待與科技計(jì)劃項(xiàng)目相關(guān)的所有檔案資料按規(guī)定歸檔完畢，經(jīng)科技計(jì)劃檔案管理部門驗(yàn)收合格并出具相關(guān)證明材料后，整個(gè)項(xiàng)目的結(jié)題驗(yàn)收工作才算完成。否則不能核準(zhǔn)一個(gè)科技計(jì)劃項(xiàng)目的結(jié)題驗(yàn)收工作，并追究相關(guān)單位和負(fù)責(zé)人的責(zé)任。

科技管理部門負(fù)責(zé)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案歸檔工作的人員，應(yīng)嚴(yán)格按照國家各相關(guān)部門制定的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理制度認(rèn)真履行崗位職責(zé)，加強(qiáng)對科技計(jì)劃項(xiàng)目的跟蹤管理，確保各課題組分散形成的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資料及時(shí)、完整地移交科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門。

（二）開展專題培訓(xùn)，加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的系統(tǒng)性

第一，針對項(xiàng)目承擔(dān)單位和科研人員進(jìn)行培訓(xùn)。各級科技管理部門要配合科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門組織項(xiàng)目承擔(dān)單位和科研人員進(jìn)行專題培訓(xùn)，讓項(xiàng)目承擔(dān)單位和科研人員明確自己在整個(gè)項(xiàng)目檔案管理過程中所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目承擔(dān)單位和科研人員的歸檔意識。

第二，針對項(xiàng)目檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。專業(yè)的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理的核心要素。國家科技管理部門應(yīng)舉辦國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理人員專題培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案在收集、整理、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)的特殊要求，提升科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作人員的專業(yè)水平。通過培訓(xùn)逐步建立一支業(yè)務(wù)水平高、檔案管理意識強(qiáng)、能夠掌握開發(fā)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案先進(jìn)技術(shù)的專業(yè)管理人才隊(duì)伍，提升項(xiàng)目檔案管理水平，優(yōu)化科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理模式。

（三）加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的科學(xué)化管理。科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作的科學(xué)化是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)、多媒體技術(shù)的快速發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，使項(xiàng)目檔案工作由傳統(tǒng)手工操作朝著自動(dòng)化方向邁進(jìn)了一大步?？茖W(xué)化是科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作科學(xué)管理的重要手段，將有利于在科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源管理中形成一系列的科學(xué)化的管理制度。

科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)化，主要是國家通過制定和實(shí)施各項(xiàng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作有統(tǒng)一的規(guī)范，以便采用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段，逐步提高科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和項(xiàng)目檔案開發(fā)利用的現(xiàn)代化水平，為科研工作者迅速、準(zhǔn)確地提供科技信息。

科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案部門提供的不只是紙質(zhì)檔案，還有大量的電子文檔?？萍加?jì)劃項(xiàng)目檔案工作者要具備能夠?qū)n案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，能夠快速收集信息，安全保護(hù)信息和及時(shí)準(zhǔn)確提供信息的能力。廣、快、精、準(zhǔn)是信息化社會(huì)的科研工作對科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息需求的基本特點(diǎn)，為滿足這一需求，在很大程度上還必須借助于先進(jìn)的技術(shù)手段。運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段管理科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是實(shí)現(xiàn)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案科學(xué)管理的必然趨勢。

（四）科學(xué)、合理地確定科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的秘密等級。科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門對科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案進(jìn)行保管并提供利用時(shí)，檔案管理人員要對整理好的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案進(jìn)行嚴(yán)格的分類。在實(shí)際管理工作中，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理人員嚴(yán)格劃清項(xiàng)目檔案中非密檔案與檔案界限，再根據(jù)其不同特征和開放程度，對不同級別、不同需求的利用者確定與之相適應(yīng)的利用范圍，制定相應(yīng)的管理辦法。結(jié)合實(shí)際，劃分“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等不同的密級，明確規(guī)定使用范圍。的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案都應(yīng)加蓋密級標(biāo)記，以便與一般檔案區(qū)別開來，列入控制使用的范圍。同時(shí)，對超過規(guī)定保密期限的，按照相關(guān)規(guī)定，及時(shí)做好科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的降密和解密工作，最大限度地提供可利用的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源，從而使科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案在后期的開發(fā)利用過程中，既能充分體現(xiàn)它的科技信息價(jià)值，又能防止密級檔案泄密事件的發(fā)生。

四、結(jié)語

國家科技計(jì)劃項(xiàng)目對于推動(dòng)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國家科技進(jìn)步發(fā)揮著重大作用，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案具有能夠及時(shí)保存科技信息的優(yōu)勢。為此，必須高度重視國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源的管理工作，加強(qiáng)國家科技信息資源的積累，為我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展提供完整、可靠的信息資源。同時(shí)，必須清楚整個(gè)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源的管理工作涉及到國家科技管理部門、科技計(jì)劃實(shí)施單位和相關(guān)科研人員，要做好國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理工作，不僅需要國家科技主管部門給予高度重視，更需要科技計(jì)劃項(xiàng)目的各管理和實(shí)施主體的共同參與和支持。

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[2]毛羽豐.關(guān)于進(jìn)一步做好科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的探討[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2012.3.63.

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社會(huì)保障檔案不僅是其工作的重要管理對象，也是能夠全面體現(xiàn)廣大享受社會(huì)保障福利內(nèi)容的重要依據(jù)，能夠反映出待遇的真實(shí)內(nèi)容和具體情況?？梢哉f，加強(qiáng)檔案管理工作不僅是維系社會(huì)保障事業(yè)的重要基礎(chǔ)與平臺，更能成為推動(dòng)其發(fā)展的重要力量。如何通過檔案管理來實(shí)現(xiàn)對于社會(huì)保障中的發(fā)展的推動(dòng)，將是本文所要研究的重要問題。

一、加大檔案管理工作力度，充分發(fā)揮思想意識對于工作的能動(dòng)作用

在充分認(rèn)識檔案管理對于加強(qiáng)社會(huì)保障事業(yè)發(fā)展的重要意義的前提下，就需要加大對于檔案管理的工作力度，這種力度主要包括兩個(gè)方面：

一是加大對于檔案工作的宣傳力度，要廣泛利用各種宣傳渠道、充分發(fā)揮思想意識對于工作積極性的能動(dòng)作用，使更多的人充分意識到，加強(qiáng)檔案管理能夠推動(dòng)社會(huì)保障事業(yè)更加便捷、穩(wěn)定地展開，為維系廣大社會(huì)群眾的利益提供更加強(qiáng)有力的保障。而且，對于思想意識以及重要性認(rèn)知程度的提升，不應(yīng)局限在社會(huì)保障管理中心檔案管理服務(wù)人員的身上，而是要面向全社會(huì)，尤其是與檔案管理工作、與社會(huì)保障福利事業(yè)存在關(guān)聯(lián)性的企業(yè)或者單位積極宣傳檔案管理工作的重要性，爭取政府以及黨政機(jī)關(guān)管理層面對于檔案管理工作的重視與支持，從而獲得其工作過程中所需的軟硬件設(shè)施、檔案存放以及信息化建設(shè)所需的場地支持。

二是要在現(xiàn)有的工作平臺和設(shè)施基礎(chǔ)上，加大對于資金和管理人員的投入，充分解決傳統(tǒng)管理模式下所存在的庫房緊張、資金短缺、設(shè)備老化等問題，為完善檔案管理工作創(chuàng)造更多有利的環(huán)境與條件，以自覺性、科技化以及縝密性的思維來從事檔案管理工作，進(jìn)一步推動(dòng)社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展。

二、建立健全檔案管理制度，有效保障社會(huì)保障事業(yè)的運(yùn)營基礎(chǔ)

檔案管理工作本身是一項(xiàng)極其繁瑣的過程，為了使其能夠以更加縝密、全面和深入的服務(wù)于社會(huì)保障工作，使其在每一個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中都能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，就必須全面規(guī)范檔案管理的各個(gè)步驟的各項(xiàng)細(xì)節(jié)，建立全面而系統(tǒng)的檔案管理制度，使廣大工作人員在每一個(gè)細(xì)節(jié)都有據(jù)可依、有步可循。可以充分秉承目前國家已經(jīng)頒布的檔案管理和信息保密類法律以及各項(xiàng)社會(huì)保障措施的政策內(nèi)容，將社會(huì)保障環(huán)節(jié)中所涉及的檔案，從內(nèi)容分類以及保管期限上做出明確的劃分以及有針對性的管理要求，并形成一定的綱領(lǐng)性文件，能夠保障廣大工作人員在從事檔案管理的過程中，有章可循、有制可依。同時(shí)，要將檔案業(yè)務(wù)的相關(guān)流程包括檔案收集、錄入、編號入庫，后期的調(diào)檔、移交和分寸方面的內(nèi)容進(jìn)行程序化的規(guī)定；定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和盤點(diǎn)，并形成一定的文字匯報(bào)內(nèi)容，及時(shí)反映檔案庫存以及分類、轉(zhuǎn)移和封存情況，嚴(yán)格遵循檔案管理制度，并保持社會(huì)保障各個(gè)管理部門之間的消息流通和業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，避免造成檔案信息的冗余和浪費(fèi)。

三、加強(qiáng)人才培訓(xùn)，構(gòu)建多樣化、立體化的復(fù)式人才結(jié)構(gòu)隊(duì)伍

檔案管理工作歸根到底是由人負(fù)責(zé)展開和進(jìn)行的，因此要想讓其產(chǎn)生對于社會(huì)保障事業(yè)積極的推動(dòng)力量，就必須加強(qiáng)對于現(xiàn)任檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升其綜合素質(zhì)，同時(shí)注意對高技術(shù)和管理人才的引入，充分構(gòu)建起以高端人才為先導(dǎo)、以工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)為輔助的立體化、復(fù)式人才結(jié)構(gòu)隊(duì)伍。具體來說，首先，要全面培養(yǎng)工作人員的思想積極性，保障其工作態(tài)度和熱情，只有能夠以飽滿的狀態(tài)投入到檔案管理工作當(dāng)中，才有可能將其做好、做完善，反之消極工作、懈怠任務(wù)必然不利于工作的順利展開。其次，加強(qiáng)對于現(xiàn)有檔案管理人員在服務(wù)理念、信息化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)營以及法律政策方面的培訓(xùn)。隨著當(dāng)前社會(huì)的不斷發(fā)展，社會(huì)保障工作不再是單一性的工作內(nèi)容，其與其他行業(yè)之間充滿了關(guān)聯(lián)性，也正是這種聯(lián)系性的存在，促使檔案管理工作人員必須充實(shí)地武裝自己，全面提升個(gè)人的綜合素質(zhì)，才能解決檔案管理過程中可能會(huì)面臨的各類問題，提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量。第三，加強(qiáng)檔案管理人員的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，以團(tuán)隊(duì)的氛圍來提升每個(gè)人的工作意識與狀態(tài)，通過先進(jìn)思想、作風(fēng)的建設(shè)以及各種政策內(nèi)容的傳輸實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定管理隊(duì)伍，保障各項(xiàng)工作能夠有條不紊、持續(xù)連貫地展開。

四、推進(jìn)檔案管理相應(yīng)的法律法規(guī)落實(shí)，助力全國范圍內(nèi)社會(huì)保障網(wǎng)絡(luò)體系的形成

隨著當(dāng)前信息科技的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化以及信息技術(shù)化已經(jīng)逐漸入駐檔案管理領(lǐng)域，也讓網(wǎng)絡(luò)平臺和資源共享的問題出現(xiàn)在檔案管理的過程中。但是由于檔案信息本身涉及具體的人事信息和個(gè)人隱私，如何保障其更好地服務(wù)于社會(huì)保障事業(yè)，同時(shí)又能以較為安全的狀態(tài)維護(hù)廣大群眾的合法權(quán)益，就成為了法制化國家以及法務(wù)流程所必須探討和思索的問題。對此，筆者認(rèn)為廣大社會(huì)保障中心全面總結(jié)以往工作，尤其是在檔案管理方面所面臨的安全隱患和不穩(wěn)定因素，并以文字形式呈報(bào)立法機(jī)關(guān)或政府單位，為其制定有關(guān)檔案管理安全方面的法律或是對其內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充和修正提供廣泛實(shí)踐參考，保障全國范圍內(nèi)社會(huì)保障網(wǎng)絡(luò)體系能夠穩(wěn)定運(yùn)營。從立法的角度來說，還應(yīng)定期對檔案管理進(jìn)行一定的調(diào)研和統(tǒng)計(jì)，針對不斷變化的社會(huì)發(fā)展主題以及社會(huì)保障政策，有針對性地將檔案收集、管理、網(wǎng)絡(luò)平臺共享，可對外公開信息范圍的限制進(jìn)行明確說明和統(tǒng)一要求，將其作為重要的輔法務(wù)文件，為廣大工作人員提供重要的參考和指示。

綜上所述，檔案管理工作作為當(dāng)前社會(huì)保障事業(yè)的重要組成部分，加強(qiáng)對其的管理和運(yùn)營將有助于維護(hù)廣大群眾的基本權(quán)益，從而實(shí)現(xiàn)全社會(huì)范圍內(nèi)各項(xiàng)社會(huì)福利事業(yè)以及保障措施的穩(wěn)步推進(jìn)和運(yùn)營。而要想充分發(fā)揮這樣一種推動(dòng)作用，首先，要加大檔案管理工作力度，充分發(fā)揮思想意識對于工作的能動(dòng)作用。其次，要建立健全檔案管理制度，有效保障社會(huì)保障事業(yè)的運(yùn)營基礎(chǔ)。第三，要加強(qiáng)人才培訓(xùn)，構(gòu)建多樣化、立體化的復(fù)式人才結(jié)構(gòu)隊(duì)伍。最后，還需要推進(jìn)檔案管理相應(yīng)的法律法規(guī)落實(shí)，助力全國范圍內(nèi)社會(huì)保障網(wǎng)絡(luò)體系的形成。同時(shí)，必須注意的是，檔案管理工作現(xiàn)有的檔案管理人員要基于目前檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，向社會(huì)以及政府的廣大人員積極宣傳其作用和重要性，爭取到更多的資金以及政策的支持，為其穩(wěn)定發(fā)展和長久運(yùn)行提供有力的保障與基礎(chǔ)。

（作者單位為大理白族自治州人力資源和社會(huì)保障局信息中心）

參考文獻(xiàn)

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（2）營銷電子文件管理的工作進(jìn)展情況。隨著公司“十二五”信息化工作的深入開展以及“大營銷”體系的推廣建設(shè)，營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)電子化管理工作取得了較大進(jìn)展。按照公司“大營銷”體系建設(shè)及公司2012年?duì)I銷信息化工作要求，營銷電子檔案管理要覆蓋到營銷系統(tǒng)所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，真正實(shí)現(xiàn)營銷電子文件管理的穩(wěn)定、保密，為營銷業(yè)務(wù)高效開展提供技術(shù)支撐。

1.1意義

（1）可以充分保障營銷客戶檔案信息安全存儲。

（2）可以有效建立營銷文件檔案資源共享利用機(jī)制。

（3）有助于提升營銷業(yè)務(wù)的綜合管理水平。

（4）能夠有效支持公司電子文件管理工作。

2復(fù)雜性表現(xiàn)

2.1業(yè)務(wù)項(xiàng)目類型繁多

隨著公司“三集五大”體系建設(shè)的推進(jìn)，對信息化管理提出了很高的要求。而營銷部門承載著業(yè)擴(kuò)報(bào)裝、電費(fèi)計(jì)費(fèi)、電能計(jì)量、用電信息采集等關(guān)鍵業(yè)務(wù)以及95598電話語音、互動(dòng)網(wǎng)站、銀電聯(lián)網(wǎng)等對外服務(wù)工作，營銷檔案項(xiàng)目日趨復(fù)雜。

2.2流程復(fù)雜、變動(dòng)性大

營銷檔案以營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)為依托，具有步驟流程較多、與客戶交互文件多等特點(diǎn)。因此實(shí)現(xiàn)電力客戶檔案的生成、收集、歸檔、更新等全過程與營銷各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理流程的緊密關(guān)聯(lián)，以確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的逐一對應(yīng)，并保證檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性與實(shí)時(shí)性，有較大難度。

2.3與原系統(tǒng)接軌問題

營銷檔案管理業(yè)務(wù)主要包括2大類10大模塊，分別是檔案監(jiān)控與利用、電子文件采集、電子文件生成、文件流轉(zhuǎn)、文件歸檔、檔案建檔、檔案保管、變更與借閱、檔案室管理、檔案管理的檢查與考核。涉及到多個(gè)系統(tǒng)，保證其對接與兼容可靠性極其重要。

3處理方式

3.1業(yè)務(wù)架構(gòu)

檔案的監(jiān)控與利用：檔案監(jiān)控基于檔案的全生命周期對檔案管理全過程進(jìn)行監(jiān)控;文件缺失預(yù)警與業(yè)務(wù)過程緊密結(jié)合，對業(yè)務(wù)過程中未及時(shí)登記與缺失的過程文件進(jìn)行提醒與告警;檔案智能化檢索、檔案情況統(tǒng)計(jì)、檔案利用與信息是對檔案利用開發(fā)。

營銷檔案業(yè)務(wù)：依次為電子文件采集、電子文件生成、文件流轉(zhuǎn)、文件歸檔、檔案建檔、檔案保管、變更與借閱、檔案室管理、檔案管理的檢查與考核，所包含的具體內(nèi)容如圖。

營銷檔案管理業(yè)務(wù)與營銷業(yè)務(wù)緊密結(jié)合，在營銷業(yè)務(wù)的處理過程中，進(jìn)行電子文件的采集、采集完成后各個(gè)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)基于電子文件進(jìn)行無紙化業(yè)務(wù)操作，在審批與協(xié)同工作環(huán)節(jié)進(jìn)行電子文件的調(diào)閱，對電子化業(yè)務(wù)資料進(jìn)行審查與更新，并在業(yè)務(wù)歸檔環(huán)節(jié)進(jìn)行資料的歸檔與電子文件的封裝，保證了檔案的閉環(huán)管理。

3.2流程架構(gòu)

營銷業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理時(shí)進(jìn)行紙質(zhì)文件采集同時(shí)獲取元數(shù)據(jù)進(jìn)行電子文件的生成，對于數(shù)據(jù)捕獲生成的檔案自動(dòng)獲取系統(tǒng)數(shù)據(jù)按照模板生成電子文件。

營銷業(yè)務(wù)工單流轉(zhuǎn)過程中，需要對電子文件進(jìn)行調(diào)閱，進(jìn)行電子文件的在線瀏覽。同時(shí)相關(guān)部門可以根據(jù)業(yè)務(wù)權(quán)限對電子文件進(jìn)行審查與更新。

在檔案移交時(shí)，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)檔案與電子文件的核對，核對通過后進(jìn)行檔案的接收，對于存在不符的情況，應(yīng)將文件退回重新處理。

文件接收后，進(jìn)行檔案的入庫與定置放置，進(jìn)入自動(dòng)庫房與指定檔案柜。電子文件應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份保管。

對于存在檔案補(bǔ)充的情況進(jìn)行檔案出入庫處理，并定期對電子檔案、紙質(zhì)檔案進(jìn)行鑒定，轉(zhuǎn)為長期保存或銷毀。通過以上業(yè)務(wù)交互，從而在營銷業(yè)務(wù)處理過程中實(shí)現(xiàn)對檔案管理的全生命周期閉環(huán)管理。

3.3系統(tǒng)對接

（1）與營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的集成

營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)負(fù)責(zé)對電子文件業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)/元數(shù)據(jù)的采集，對掃描資料進(jìn)行文件的上傳，在業(yè)務(wù)處理過程中可以對電子文件進(jìn)行調(diào)閱、核對、更新。并將采集的文件進(jìn)行電子化、壓縮、轉(zhuǎn)換、封裝、加密、入庫存儲，對營銷檔案進(jìn)行全生命周期的監(jiān)控和管理。

（2）與自動(dòng)化檔案存儲系統(tǒng)的集成

自動(dòng)化檔案存儲系統(tǒng)，負(fù)責(zé)對檔案室的存儲規(guī)劃、對檔案資料與檔案柜存儲位置的對應(yīng)關(guān)系，將操作界面集成于營銷檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行檔案的出入庫操作與存儲。

（3）與電子文件采集系統(tǒng)的集成

為實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件的電子化，統(tǒng)一文件電子化的數(shù)據(jù)格式，建立電子文件采集系統(tǒng)，對高拍儀、高速掃描儀與其他錄入設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一的管理。自動(dòng)進(jìn)行文件的識別、索引生成與存儲，同時(shí)進(jìn)行非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的存儲與轉(zhuǎn)換。

篇9

1.電子檔案失真現(xiàn)象嚴(yán)重

電子檔案數(shù)字化主要是將文件由紙質(zhì)文字形式轉(zhuǎn)化為電子文字的形式。眾所周知，電子文件的一個(gè)較大的特點(diǎn)就是其可分離性和易變性，這在檔案數(shù)字化的過程中是一個(gè)相對劣勢的影響因素。因?yàn)樵谖臋n的輸入、儲存過程中容易發(fā)生信息干擾、病毒侵?jǐn)_和人為破壞等行為，這些情況必然會(huì)導(dǎo)致檔案失真，檔案本身也就失去了數(shù)字化的真實(shí)意義。

2.作者權(quán)益往往受到侵犯

檔案數(shù)字化主要是通過現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將紙質(zhì)和聲像等文件轉(zhuǎn)換為電子檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，從而達(dá)到檔案信息資源共享。檔案數(shù)字化本身應(yīng)該獲得作者的同意，這樣才能保障作者的著作權(quán)不被侵犯。而在這一過程中作者本身的權(quán)益往往容易被忽視。

3.個(gè)人信息保密程度較低

網(wǎng)上侵權(quán)問題的主要原因是網(wǎng)絡(luò)中的檔案數(shù)字化信息分享的自由度越來越高，最基本的就是通過復(fù)制、上傳和下載等方式進(jìn)行信息共享。然而，隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，對檔案數(shù)字化信息的保護(hù)更加困難。隨著檔案數(shù)字化信息在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中的透明化和個(gè)人的數(shù)字化資料的公開化愈加增強(qiáng)，個(gè)人檔案數(shù)字化信息的保密性則隨之減弱。

4.信息技術(shù)保障程度較低

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)尚處于不斷發(fā)展和完善的過程中，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)尚未成熟，加之網(wǎng)絡(luò)軟件本身就存在漏洞，這些漏洞極為容易被黑客攻擊，從而非法侵入網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行不法行為。同時(shí)，由于數(shù)字化信息資源的共享性，使得很多信息沒受到應(yīng)有的保護(hù)，被隨意盜用和篡改。

5.篡改數(shù)據(jù)行為時(shí)有發(fā)生

導(dǎo)致檔案信息失真的途徑主要是信息被增刪或者更改。而造成檔案數(shù)字化信息失真的人為因素主要有蓄意破壞和個(gè)人疏忽這兩個(gè)方面。蓄意破壞主要是人為地抱有某種目的進(jìn)行修改檔案數(shù)字化信息，導(dǎo)致信息失真。由于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)病毒的種類繁多、潛在性和破壞性非常強(qiáng)大。所以，很多檔案數(shù)字化建設(shè)的工作環(huán)節(jié)或?qū)哟紊隙伎赡軙?huì)被人為攻擊。

二、提高檔案數(shù)字化管理的對策

1.制定檔案法律保障體系

針對檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的管理風(fēng)險(xiǎn)以及法律風(fēng)險(xiǎn)，制定相關(guān)的法律法規(guī)，以強(qiáng)制性手段來保障用戶的權(quán)益，是最直接的解決辦法，這樣才能確保檔案數(shù)字化建設(shè)的法律效率，做好檔案所有權(quán)和檔案著作權(quán)的確認(rèn)工作。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，既要考慮檔案的所有權(quán)，還要認(rèn)清檔案的著作權(quán)。所有權(quán)與著作權(quán)是兩個(gè)容易被混淆的的概念，其實(shí)，擁有著作權(quán)的個(gè)人不一定具有所有權(quán)，所以說，檔案數(shù)字化建設(shè)還需要做好檔案所有權(quán)和檔案著作權(quán)的確認(rèn)工作。另外，檔案所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓也可以通過捐贈(zèng)、寄存的形式來把所有權(quán)轉(zhuǎn)讓給檔案館，否則，也造成侵權(quán)行為。

2.提供科學(xué)技術(shù)保障措施

在技術(shù)上進(jìn)行不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，技術(shù)創(chuàng)新要多樣化，譬如信息加密技術(shù)，數(shù)字簽名技術(shù)，防火墻技術(shù)，操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)，入侵檢測技術(shù)和長期可存取技術(shù)等。只有技術(shù)的不斷進(jìn)步與不斷更新才能促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性，提供科學(xué)有效的技術(shù)保障，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的順利進(jìn)行。

3.實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案統(tǒng)一管理

針對檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題，要保障電子檔案的真實(shí)性與完整性，需要從管理的角度出發(fā)。主要包括對管理體系的加強(qiáng)、提升體系標(biāo)準(zhǔn)化、增強(qiáng)研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強(qiáng)文檔管理，健全系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度等。在建立檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，必須依據(jù)國家確定的國家信息化相關(guān)規(guī)定來制定，同時(shí)還要與行業(yè)和地方的相關(guān)政策、辦法相結(jié)合，使之形成嚴(yán)密的體系，從而使整個(gè)數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，步調(diào)一致，有利于部門之間、單位之間、系統(tǒng)之間，乃至整個(gè)城市、國家和國際之間的互通互聯(lián)。

4.完善紙質(zhì)檔案規(guī)范處理

隨著社會(huì)的進(jìn)步，大部分檔案館也逐步展開檔案數(shù)字化建設(shè)。由于之前的檔案館存儲的文件等信息主要是紙質(zhì)文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現(xiàn)在大部分檔案工作者首要的任務(wù)就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)字信息的傳遞。首先，對提供利用率高的檔案信息，優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，將檔案信息的案卷級目錄、文件級目錄、摘要、提綱、重要數(shù)據(jù)等數(shù)字化。然后，利用相應(yīng)的設(shè)備，分階段依據(jù)不同的載體，采取不同的方式，著手實(shí)施必要的數(shù)字化處理。只有通過數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術(shù)得到發(fā)展，從而適應(yīng)新世紀(jì)中高速高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

5.加強(qiáng)數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)已成為信息資源開發(fā)的重要手段之一，其建設(shè)在數(shù)字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位?；A(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化，需要配備適應(yīng)數(shù)字檔案信息發(fā)展所需的軟硬件。檔案部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況、配備適應(yīng)檔案數(shù)字化工作需要的辦公設(shè)備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲、管理到利用的數(shù)字化管理全過程的需要，努力實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用、技術(shù)和產(chǎn)業(yè)的良性互動(dòng)，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)融合，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置和信息資源共享，充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行合理的組織與加工。同時(shí)，還要配置先進(jìn)、適用和可靠的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了開發(fā)效率。

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關(guān)鍵詞： 加快；檔案；管理；信息化；步伐

Key words： accelerate；archives；management；informatization；pace

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）24-0187-02

0 引言

國有企業(yè)人力資源管理的一個(gè)重要方面就是人事檔案管理，在企業(yè)選人、用人以及開發(fā)人力資源等方面，科學(xué)有效的管理人事檔案發(fā)揮的作用越來越大。為了促進(jìn)企業(yè)能夠合理的科學(xué)的使用人才，必須有效提高企業(yè)人事檔案管理信息化的水平。

1 目前國有企業(yè)人事檔案管理中存在的突出問題

第一，由于人事檔案基礎(chǔ)建設(shè)投入不足而導(dǎo)致管理手段滯后。企業(yè)的終極目標(biāo)就是追求最大的經(jīng)濟(jì)效益，因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在生產(chǎn)經(jīng)營上花費(fèi)了大量的精力和資金，然而卻忽視了檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)以及信息化水平的投入。甚至很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤的認(rèn)為，投入大量的人力物力在人事檔案管理上是一種浪費(fèi)，因?yàn)椴划a(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益。長期下來，就形成了現(xiàn)在這種人事檔案管理說起來重要，但是實(shí)際上置之不理的現(xiàn)象。因此，我國對于認(rèn)識檔案的經(jīng)驗(yàn)管理以及手工操作還處于原始階段，缺乏管理上的先進(jìn)性，這些都嚴(yán)重的制約了我國認(rèn)識檔案作用的最大發(fā)揮。

第二，目前很多人事檔案人員的現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息化水平較差從而導(dǎo)致工作效率低下。目前從事檔案管理的人員多是不能夠上生產(chǎn)一線的非技術(shù)人員或者是受照顧的老弱病殘對象，由于他們的學(xué)習(xí)能力低，接受現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力差等，對提高企業(yè)認(rèn)識檔案信息化管理帶來了很多困難。

第三，由于不科學(xué)的記載檔案內(nèi)容，不能為企業(yè)選人用人提供有效的參考價(jià)值。目前很多企業(yè)的人事檔案僅是簡單的記錄了員工的姓名以及文化程度等，沒有充分反映員工的特長以及潛力功能等。由于在檔案中沒有反映員工的業(yè)績，因此，不能有效的對員工進(jìn)行能力評估。加之，人事檔案管理上的條塊分割制嚴(yán)重影響了人事檔案綜合效能的發(fā)揮。這樣的人事檔案不僅浪費(fèi)了人力財(cái)力，還不能完整的反正員工的真實(shí)情況，因此，失去了人事檔案在管理中的價(jià)值和作用。

第四，不健全的現(xiàn)代化管理制度導(dǎo)致了人事檔案的漏洞較多。很多企業(yè)普遍存在人事檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象。在這些企業(yè)當(dāng)中，員工職務(wù)的升降以及薪資待遇隨意性大，從而導(dǎo)致員工的工資級別以及職務(wù)任免等信息無法形成書面資料。這種不規(guī)范的人事管理造成了許多不良后果：首先，有人利用人事檔案管理的不規(guī)范性以及漏洞，篡改工齡等制造有利于自己的虛假資料；其次，由于檔案程序上存在的不嚴(yán)肅性，導(dǎo)致有的人已經(jīng)離職，但是該人的檔案沒有按照規(guī)定轉(zhuǎn)遞等。

2 信息化管理是提高國有企業(yè)人事檔案管理水平的必由之路

在信息化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，如果企業(yè)仍舊對人事檔案采用手工方式進(jìn)行粗放的管理，檔案管理上的一些漏洞將會(huì)一直延續(xù)，造成的人力財(cái)力的浪費(fèi)還將繼續(xù)存在。因此，為了使得檔案能夠更好的服務(wù)企業(yè)，最大化檔案的潛在作用，必須突破傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，走信息化的管理之路并建立現(xiàn)代管理制度。

第一，通過培養(yǎng)提高和吸納信息化水平較高的專業(yè)人才來管理檔案。人事檔案管理信息化的操作是由人來完成的，這就要求企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)首先要高度重視培養(yǎng)信息化水平較高的檔案管理人才，為人事檔案管理的信息化大開方便之門。只有提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理信息化的認(rèn)識，才能更好的解決專業(yè)人事檔案人才培養(yǎng)以及外面引入的問題。在用人方面，對于本企業(yè)現(xiàn)有的人員應(yīng)當(dāng)通過最大程度的培訓(xùn)來提高他們的綜合素質(zhì)，使得他們在盡量短的時(shí)間熟練掌握以及運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案的管理。同時(shí)，還要努力充實(shí)信息化水平較高的檔案管理人才，以充分發(fā)揮其帶動(dòng)提高的作用。為了培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)化人才，一方面，不斷的強(qiáng)化管理人員的理論知識以及業(yè)務(wù)技能，在具備扎實(shí)的檔案管理理論知識的同時(shí)還具備運(yùn)用計(jì)算機(jī)處理文件以及檔案的方法以及相關(guān)技術(shù)；另一方面，加快檔案信息化技術(shù)培訓(xùn)，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)培訓(xùn)數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運(yùn)用以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識的運(yùn)用等方面。通過培訓(xùn)，最終形成一支檔案信息化管理的隊(duì)伍，以確保檔案管理的規(guī)范、安全和平穩(wěn)。

第二，建全人事檔案信息化管理的規(guī)章制度。規(guī)章制度的約束和保障是確保工作順利實(shí)施以及繼續(xù)開展的前提和基礎(chǔ)。對于人事檔案的信息化管理也是如此，必須及時(shí)改革那些不適應(yīng)新形勢、新要求以及新手段的規(guī)章制度，及時(shí)制定科學(xué)的、合理的以及規(guī)范的認(rèn)識檔案管理制度，以保證人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化以及科學(xué)化。因此，要及時(shí)完整的收集與之相關(guān)的檔案，堅(jiān)持“去偽存真”的原則保存為電子檔案，并不斷的補(bǔ)充完善相應(yīng)的規(guī)章制度，尤其要及時(shí)補(bǔ)充和手機(jī)檔案的新內(nèi)容。只有維護(hù)了人事檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性，才能發(fā)揮其有效性，才能為企業(yè)的人事決策提供準(zhǔn)確的參考價(jià)值，才能促進(jìn)國有企業(yè)又好又快地發(fā)展。

第三，加大資金的投入，為人事檔案的信息化管理通過硬件以及技術(shù)保障。檔案的信息化管理需要硬件設(shè)施的支持以及應(yīng)用軟件、管理人員的知識不斷的更新補(bǔ)充來保證。而不斷的更新檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，需要投入一定的人力、物力和財(cái)力。因此，為了有效的保證信息化所需設(shè)備以及軟件的更新，企業(yè)每年都應(yīng)當(dāng)對其列出專項(xiàng)開支。企業(yè)人事檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要在保證管理系統(tǒng)正常運(yùn)行的情況下，及時(shí)根據(jù)檔案一體化管理的最新動(dòng)態(tài)，對管理人員不斷進(jìn)行“充電”。在這一點(diǎn)上，中小型國有企業(yè)要重視，民營企業(yè)也應(yīng)該借鑒。

第四，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，采取有效措施，確保檔案信息化管理有效運(yùn)行。檔案信息化在為我們提供便捷服務(wù)的同時(shí)，也會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)黑客和一些別有用心的人為的威脅。因此，我們要積極設(shè)法預(yù)防各種影響檔案保密和安全的因素。檔案管理人員首先要增強(qiáng)檔案安全意識和保密意識，不在管理檔案的專用電腦上聊天、在線觀看視頻和玩游戲，不在檔案網(wǎng)頁上隨意信息，對應(yīng)當(dāng)?shù)男畔ⅲ?jīng)過上級的嚴(yán)格審查。另外，在當(dāng)前電腦病毒泛濫的情況下，要采取有效的措施，積極預(yù)防電腦黑客對檔案信息安全帶來的威脅，也要防止泄密。

總之，加快國有企業(yè)人事檔案管理的信息化步伐，對推動(dòng)企業(yè)人力資源更好地為企業(yè)服務(wù)，有著十分重要的作用，理應(yīng)引起國有企業(yè)負(fù)責(zé)人的高度重視。

參考文獻(xiàn)：

[1]編委會(huì).最新檔案管理工作實(shí)踐與探索[M].中國知識出版社，2008.04.