導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理信息化建設(shè)，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達(dá)到長期保存檔案信息，實現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展探索階段，在實施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案資源的合理利用。

一、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析

（一）對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識

檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認(rèn)識，未認(rèn)識到信息技術(shù)對檔案管理的影響，信息技術(shù)對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率；二是實現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識是影響檔案管理效率的因素之一。

（二）對運用信息資源存在錯誤觀念

對運用信息資源存在錯誤觀念是影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認(rèn)為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉(zhuǎn)移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務(wù)大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。

（三）檔案部門信息化水平存在差異

由于各地的經(jīng)濟水平不同，檔案部門的信息化施設(shè)以及管理人員的專業(yè)能力都會存在一定的差距，導(dǎo)致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計算機輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機操作，無法實現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。

二、加強檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

（一）加強電子文件的管理

隨著計算機檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一是建立管理電子信息與維護檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案

建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，通過建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開計算機設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。

（三）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點提供信息，組織信息，從而達(dá)到提高信息化管理手段的目的。

（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)至關(guān)重要，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要需要做到以下幾點：一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡(luò)上對檔案進行儲存、接收，并對檔案格式進行修改等工作，需要管理人員具備計算機知識與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務(wù)素質(zhì)較強的管理人員。二是定期進行培訓(xùn)，技術(shù)在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學(xué)習(xí)，以滿足社會對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓(xùn)可以增加管理人員的知識儲備，使管理人員與時俱進，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是建立競爭機制，合理設(shè)置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，加深對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的了解，提高信息化建設(shè)與檔案管理的能力。總之，對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考是具有重要價值的。

參考文獻(xiàn)：

[1]李曉琳,王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016,14(5)：115-116.

篇2

檔案信息化就是以原紙質(zhì)的檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變，使檔案信息化，在企業(yè)內(nèi)部，實現(xiàn)檔案資源共享，方便企業(yè)人力資源部和各個層次的領(lǐng)導(dǎo)及時的查閱動態(tài)的本企業(yè)人才的檔案信息。

1.檔案信息化建設(shè)的涵義

“檔案是資料本身的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。

2.促進檔案信息化建設(shè)的幾點建議

2.1檔案工作人員要樹立檔案信息意識

檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”，檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責(zé)任心，才會主動關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過程中的各項工作。

2.2提高檔案信息化水平技術(shù)

①配備計算機、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。

②每個員工的檔案全文的數(shù)字化。對各職能部門每年提交的檔案資料，需要全部的輸入，并作備注，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程。

③對上網(wǎng)的員工檔案信息進行密級界定。首先制訂密級標(biāo)準(zhǔn)，對內(nèi)部檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機密進行界定；其次對檔案信息使用者進行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。

2.3全面提高檔案信息的管理水平

信息技術(shù)的廣泛采用，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應(yīng)用為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻(xiàn)。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。

①隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實問題。因此，選用適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可回避的一項重要工作。

②檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，就可以使企業(yè)的檔案達(dá)到高效的管理。

③信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。

④從安全角度來說，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問授權(quán)、用戶安全級別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。

3.全面推行檔案信息化管理，確立檔案信息化工程發(fā)展的新方向

信息化工程建設(shè)的過程就是檔案的形成過程，從檔案紙質(zhì)資料的收集-整理-整理成電子版-上傳，這些過程都是需要仔細(xì)再仔細(xì)的，容不得出一點點差錯，否則就會導(dǎo)致檔案出錯，所以，信息化的有效管理會在各方面提高檔案管理效率與效益。

①加強內(nèi)部檔案信息化建設(shè)，選用適合的企業(yè)檔案管理軟件，制定適合本企業(yè)實際工作的檔案信息化管理的規(guī)章制度，及時改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，提高內(nèi)部信息交換及共享的水平，創(chuàng)造更多有利于內(nèi)部利用的條件。

②建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評制度，全面的提高相關(guān)崗位人員工作的素質(zhì)和工作能力。

③檔案管理的工作人員要學(xué)習(xí)計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使內(nèi)部檔案的信息系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。

④檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量是計算機管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，所以必須要嚴(yán)把檔案的資料數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的資料是全面的、準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運行?？煽紤]建立資料的審核制度，在檔案資料輸入之前對檔案資料進行審核，在檔案資料輸入之后還要進行認(rèn)真的校對。

4.結(jié)束語

充分利用計算機功能，提高檔案管理效率。計算機應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案的管理提供了很大的方便，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺，不但可以效地實現(xiàn)企業(yè)檔案的動態(tài)管理，提高企業(yè)檔案的管理效率，還能節(jié)省大量的人力及物力。保證檔案信息化建設(shè)發(fā)展，為促進企業(yè)的整體經(jīng)濟、效益的發(fā)展，提供了快捷有效的檔案管理作用。對于企業(yè)來說，檔案管理的好壞直接關(guān)系到了企業(yè)的發(fā)展，所以，檔案管理是需要我們每個企業(yè)的管理層的領(lǐng)導(dǎo)去重視的。

篇3

Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598

【中圖分類號】R-1 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B 【文章編號】1671-8801（2014）03-0385-02

隨著科學(xué)的飛速發(fā)展，信息化管理登陸了各行各業(yè)。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫(yī)院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎(chǔ)上研究開發(fā)的。醫(yī)院檔案信息化管理是以計算機硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導(dǎo)，大容量資料庫作為支持而建設(shè)的，可以為院內(nèi)日常工作提供大量的便利。本文對醫(yī)院檔案信息化與檔案管理細(xì)則進行探討如下。

1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性

醫(yī)院具有人員流動性大的特點，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進行檔案管理，不僅浪費了人力資源，還容易因為工作量大而造成人為錯誤，利用計算機以及相關(guān)檔案管理軟件，對資源進行錄入、儲存、并提供搜索、管理等功能可以節(jié)省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是跟隨時代腳步的必要進程，是具有時代特色的一種先進管理辦法，其建設(shè)并投入使用具有重要性以及必要性。

2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)越性

2.1 適應(yīng)大量檔案信息形成的當(dāng)代醫(yī)院。當(dāng)代醫(yī)院檔案信息日產(chǎn)生量十分驚人，筆者分析，其主要來源與兩種途徑[3]：①醫(yī)院日常、行政事務(wù)。醫(yī)院屬于單位，每日內(nèi)部產(chǎn)生的檔案量很多，來自上級傳達(dá)的文件、通知、報表等。各科室考勤、評優(yōu)指標(biāo)統(tǒng)計，甚至各講座、研究出席情況、會議文件等都?xì)w屬于醫(yī)院日產(chǎn)生的檔案之中。②醫(yī)療業(yè)務(wù)流程。每一名患者從入院掛號開始直到病愈出院都會產(chǎn)生形形的檔案信息，醫(yī)院人流量巨大，每日因患者產(chǎn)生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產(chǎn)生的大量檔案信息單純采用傳統(tǒng)檔案管理方法很難完成，而醫(yī)院信息化檔案管理方法則可以輕松通過計算機將每日復(fù)雜繁多的檔案信息進行管理，相較于傳統(tǒng)檔案管理方案具有明顯優(yōu)勢。

2.2 醫(yī)護人員以及患者對信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內(nèi)各部門工作人員也帶來了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過程，防止紙質(zhì)檔案容易損壞等問題；第二方面節(jié)省檔案室空間，大量的書面檔案的儲存勢必占用有限的院內(nèi)空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤，節(jié)省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時可以調(diào)用，并且檢索過程簡單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書面檔案的時間，減輕了工作量。醫(yī)院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內(nèi)工作人員所需，屬于公眾需求，相對于傳統(tǒng)檔案管理，更是具有顯著優(yōu)越性，所以其建設(shè)勢在必行。

3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)以及檔案管理內(nèi)容

3.1 辦公自動化以及檔案信息化。日常院內(nèi)信息流通采用計算機網(wǎng)絡(luò)化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規(guī)劃化流程，采用辦公軟件進行自動化檔案流轉(zhuǎn)、儲存、歸檔等操作，實現(xiàn)辦公自動化、無紙化。并在每日工作結(jié)束后，檔案人員進行日常檔案整理維護，可保證檔案庫的正常運作，雖然每日需要進行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時也提升了辦公效率，節(jié)省了人力資源。

3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進入院內(nèi)就診開始，便將該患者納入院內(nèi)信息網(wǎng)絡(luò)，使用計算機網(wǎng)絡(luò)將病人資料送達(dá)院內(nèi)有需求的各處，在病人就診結(jié)束后，將病人資料自動化歸入檔案庫，將之儲存以便利用。

3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項人事檔案都經(jīng)信息管理系統(tǒng)進行管理，方便進行迅速、準(zhǔn)確的查閱，并且可將日常工作分門別類，使用查閱統(tǒng)計、處理報表、變更檔案、維護系統(tǒng)等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯誤的產(chǎn)生。

3.4 建立具有醫(yī)院特色的資料庫以及信息交互平臺。醫(yī)院特色的資料庫是指結(jié)合當(dāng)?shù)厍樾我约搬t(yī)院情況建立完善的資料儲存系統(tǒng)，例如地方醫(yī)院及小型衛(wèi)生單位可將片區(qū)居民信息以及工作日常等進行納入，方便地區(qū)工作的開展；綜合醫(yī)院則全面納入各患者就診記錄、醫(yī)院研究科室成果、院內(nèi)知識、工作經(jīng)驗等，方便醫(yī)院發(fā)展。而信息交互平臺則是利用多媒體技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解除地域的束縛，吸收更多的當(dāng)代新技術(shù)項目，與多方進行資源共享以及交流，贏得共同發(fā)展。提升全院醫(yī)療服務(wù)水平以及醫(yī)療技術(shù)水準(zhǔn)，為院內(nèi)工作人員提供豐富的學(xué)習(xí)資料。

3.5 檔案庫、網(wǎng)絡(luò)安保措施。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化在管理系統(tǒng)中的深入運用，網(wǎng)絡(luò)以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網(wǎng)絡(luò)潛在威脅多種多樣，加強網(wǎng)絡(luò)安全措施以及資料庫保全措施勢在必行，需求不斷的技術(shù)研發(fā)，不斷升級安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫(yī)院檔案管理信息化的進程加快，未來勢必實現(xiàn)信息高度共享，采取必要的隱私保護措施、應(yīng)用安全措施，訪問控制措施以及數(shù)據(jù)加密措施是必要的。

4 小結(jié)

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與檔案管理是受大勢所趨所必須完成的進展性任務(wù)，其可大量節(jié)省人力資源，提高工作效率，并促進交互[4]。盡管其有諸多優(yōu)勢，但是醫(yī)院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運用時如不采用先進安保措施進行輔助，必將導(dǎo)致嚴(yán)重后果。所以筆者認(rèn)為，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是必要的，但是在建立、完善、使用過程中的安全性問題需要格外謹(jǐn)慎。

參考文獻(xiàn)

[1] 厲紅霞，張景華.關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的幾點思考[J].西部中醫(yī)藥，2012，25（05）：43-44

篇4

隨著社會的現(xiàn)代化發(fā)展，檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計算機管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

社會現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個精選的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

1.社會的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性

檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2.檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進

檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

3.檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

4.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實現(xiàn)檔案信息電于化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、加強檔案管理信息化建設(shè)

1.建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵

2.1電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。

2.2電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)用于相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

2.3做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

2.4解決好檔案電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件。需要定期進行復(fù)制，以防止信息損失。

三、檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

1.加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

根據(jù)檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案(如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案)進行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。

2.從穩(wěn)定檔案隊伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型

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2.表層化地開發(fā)信息資源

在對城建檔案信息資源予以開發(fā)時，仍舊將目光停留在數(shù)字化掃描和目錄錄入方面。假如信息化城建檔案建設(shè)的目的只在于將傳統(tǒng)保管形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化保管形式，而不改變信息利用方式，那么信息化的城建檔案建設(shè)也就沒有什么實質(zhì)性的意義了。

3.開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

要想使信息化的城建檔案建設(shè)得到推廣就必須對開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)進行統(tǒng)一，如若開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，那么數(shù)據(jù)間的互通和共享也就無法實現(xiàn)了?，F(xiàn)如今，在開發(fā)信息資源時，由于缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)使得系統(tǒng)不能連通。當(dāng)然，此種現(xiàn)象的產(chǎn)生還與城建檔案信息秘密性有關(guān)。

4.安全保密意識弱

通過網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備便能將存放在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中的電子城建檔案索取出來。一個終端上面的電子城建檔案可以同時發(fā)給不同的網(wǎng)絡(luò)終端，這便對一定時間段內(nèi)須要限制使用或保密的安全問題造成了一定威脅。因而對其采取一定的保密舉措也就顯得意義重大了。但有的城建檔案管理部門的安全管理制度不夠完善，并且對城建檔案秘密性欠缺認(rèn)定范圍。所以說，在對城建檔案進行信息資源開發(fā)時，城建檔案管理部門欠缺安全保密的意識。

二、城建檔案信息化建設(shè)的方案

1.信息化管理意識的提升

由于城建檔案管理的信息化意識薄弱，因而要通過各種形式，讓組織管理人員對城建檔案的信息化管理予以重視，使他們能加大對法規(guī)和法律的宣傳力度，使他們能增強對城建檔案的管理意識，讓其明白城建檔案文件的歸檔和累積都是他們應(yīng)該完成的工作，通過對城建檔案進行信息化建設(shè)可以打破城建檔案管理中的許多局限，從而更好地為社會提供服務(wù)。

2.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

城建檔案信息化管理非常重要的一項保障便是管理機制以及管理標(biāo)準(zhǔn)的完善。通過對各種規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)加以制定及落實，能讓分工協(xié)作以及技術(shù)應(yīng)用有統(tǒng)一的依據(jù)，進而確保城建檔案管理各項工作可以聯(lián)系起來，同時在城建檔案管理過程中獲取最佳效益。標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范建設(shè)內(nèi)容包括：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)等的建設(shè)。假如欠缺這些標(biāo)準(zhǔn)，信息資源便不能建立，假如公司各單位不能按照標(biāo)準(zhǔn)化去進行城建檔案的管理，那么就無法實現(xiàn)城建檔案信息網(wǎng)的暢通，同時也不能使資源共享得以實現(xiàn)。

3.建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施

城建檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)以及數(shù)字化設(shè)備的建設(shè)都屬于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。城建檔案資源共享以及信息交換的前提便是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，使城建檔案能實現(xiàn)信息的共享。各種數(shù)碼相機、掃描儀、打印機等共同構(gòu)成了城建檔案的數(shù)字化設(shè)備，對這些設(shè)備加以利用，可以使城建檔案的一體化管理得以實現(xiàn)。而在這個過程中，城建檔案的信息化管理則為其實現(xiàn)奠定了基礎(chǔ)。

4.建設(shè)城建檔案信息資源

通過各種信息技術(shù)使城建檔案數(shù)字化得以實現(xiàn)，使文檔管理能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化。在網(wǎng)絡(luò)的協(xié)助下，使城建檔案資源數(shù)字化得以完成，作為城建檔案的管理人員須對文件的歸檔和鑒定予以監(jiān)督，避免出現(xiàn)歸檔不及時、不規(guī)范和不完善的情況。作為一項長期工作，城建檔案信息資源的建設(shè)是城建檔案信息化建設(shè)最為基礎(chǔ)和信息化水平加以衡量的標(biāo)志，同時也是信息化城建檔案建設(shè)成敗至關(guān)重要的一環(huán)。因而一定要建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，打破各自為政局面，使資源共享得以實現(xiàn)，讓使用者能夠更方便的獲取城建檔案信息資源，并獲取核心內(nèi)容。由于城建檔案的信息資源是社會發(fā)展和國民經(jīng)濟重要的戰(zhàn)略資源，利用和開發(fā)信息資源就是使案資源能更有效地為社會提供服務(wù)。

5.建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)

城建檔案信息的安全、利用、管理、收集等都屬于應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容。在對城建檔案信息進行收集和管理時，會涉及報表處理、事務(wù)處理、數(shù)據(jù)查詢等程序的設(shè)計。信息化城建檔案建設(shè)的基礎(chǔ)便是確保城建檔案信息的安全，它涉及身份安全、利用安全、存儲安全等內(nèi)容。身份安全：運用動態(tài)口令、身份認(rèn)證等形式使城建檔案的安全保密得到加強。利用安全：采取防火墻和物理隔斷等對策。存儲安全：應(yīng)將城建檔案信息存儲在專用服務(wù)器上面，并確保其具備自動備份的功能，與此同時還定期對其進行刻錄備份處理。

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隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷延伸與擴展，在構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)的同時，也要切實保證檔案信息資源的真實性與可靠性。因此，構(gòu)建與遵循檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，也早已成為檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。

1．2城建檔案信息化建設(shè)中的人才隊伍

檔案信息化人才作為城建檔案信息化建設(shè)的直接執(zhí)行者，其個人素質(zhì)、專業(yè)技能水平的高低，直接影響到檔案信息化建設(shè)成功與否。因此，可以說檔案信息化人才是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。各級檔案部門在構(gòu)建檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)該高度重視檔案信息化人才隊伍的建設(shè)，從而為檔案信息化管理提供更好的服務(wù)。

2加強檔案管理信息化建設(shè)的幾點建議

2．1加強對檔案信息化硬件設(shè)施的建設(shè)，提高城建檔案管理信息化質(zhì)量

目前我國絕大多數(shù)的城建檔案館所擁有的硬件設(shè)備嚴(yán)重落后，制約了城建檔案信息化建設(shè)的發(fā)展與落實。因此，應(yīng)以硬件建設(shè)為突破口，提高城建檔案信息化質(zhì)量。主要可從以下兩點入手:首先，改造檔案館舍。在檔案存儲中，必須擁有一個安全的保管場所，使其重要的信息資源能夠得以長久保護。其次，為檔案管理環(huán)境工程配備相應(yīng)的輔助工具。為了更好滿足檔案信息的存儲要求，應(yīng)配備相應(yīng)的檔案消毒設(shè)備與空氣凈化設(shè)備，以達(dá)到保護檔案信息的目的。

2．2加強對檔案信息化的軟件建設(shè)，提升城建檔案管理信息化水平

為了更好地加強城建檔案信息化建設(shè)，不僅要從硬件設(shè)施入手，更應(yīng)該從軟件建設(shè)著眼，提升城建檔案管理的信息化水平。首先，做好檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。檔案信息資源網(wǎng)

絡(luò)是檔案信息資源開發(fā)與應(yīng)用的基礎(chǔ)，也是檔案信息資源進行交換、共享、傳遞的必要前提。因此，在實際建設(shè)中，檔案工作人員應(yīng)該以互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)為起點，加強檔案管理現(xiàn)代化軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。其次，提高信息化檔案軟件處理信息技術(shù)的水平。就城建檔案信息資源的種類來看，城建檔案信息中不乏圖片、圖形、聲像等信息資源，而這類的信息資源在存儲處理中具有很強的專業(yè)性。因此，應(yīng)針對城建檔案信息資源的根本特點，提高檔案應(yīng)用軟件信息處理技術(shù)水平。同時，也應(yīng)該重點考慮從應(yīng)用軟件的承載形式、預(yù)覽功能以及對今后電子文件的處理等多個方面進行完善。

2．3加強對檔案信息化專業(yè)人才的培養(yǎng)，強化城建檔案管理信息化水平

檔案工作人員個人素質(zhì)、專業(yè)技術(shù)水平的高低，直接影響到檔案信息化管理水平的高低。尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，要想做好檔案信息化建設(shè)，更應(yīng)該引進一批專業(yè)能力強、職業(yè)道德素質(zhì)高的檔案計算機人才，從而滿足檔案信息化建設(shè)的根本需求。也正因如此，從長遠(yuǎn)角度出發(fā)，城建檔案部門在日常檔案信息化管理、建設(shè)中，更應(yīng)該以培養(yǎng)復(fù)合型人才為重點，引進一支管理型人才隊伍。同時，加強對現(xiàn)有檔案工作人員信息化意識的培養(yǎng)，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展需求。

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城建檔案是記載城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中形成的資料和信息，包括一些文字、影像、圖片等內(nèi)容，是城市的發(fā)展“日記”（1）。對城建檔案進行信息化的建設(shè)，主要是包括現(xiàn)有檔案的數(shù)字化，并收集與整理各方面的電子文檔，并將其統(tǒng)一的納入到信息的數(shù)據(jù)庫中。

2 城建檔案信息化建設(shè)的必要性

1.使工作效率得到提升。建立一種信息化的檔案管理模式，為工作人員的檔案建立與查詢提供了極大的方面?，F(xiàn)階段紙質(zhì)檔案的建設(shè)，使得管理人員工作任務(wù)十分的繁重，導(dǎo)致他們工作壓力相對加大，極易出現(xiàn)差錯。計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠幫助工作人員效率的提升，做到輕松處理的效果，同時也節(jié)省了檔案儲存的占地空間。

2.使城建檔案管理的服務(wù)更加全面。城建檔案管理中計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得檔案管理的服務(wù)質(zhì)量更加的優(yōu)化，同時對檔案機構(gòu)中的人員設(shè)置也有了一定的影響，這在整體上更加的完善了檔案管理工作的服務(wù)性能和操作效果。以計算機技術(shù)作為依托的檔案管理能?蛉糜沒?通過軟件單獨進行操作，達(dá)到資源的最有效整合。檔案信息的條理化儲存，能夠更加的方便用戶進行信息查詢與操作。

3.操作效率較高。傳統(tǒng)的城建檔案管理需要在設(shè)備維護上投入大量的人力和經(jīng)費，這對政府來說，是一項重要的支出成本，由于檔案的管理人員素質(zhì)高低不一，也對檔案的管理帶來了一種潛在的危害，加之部分城市的檔案管理制度不夠完善，也會導(dǎo)致城建檔案管理的危險性。但是計算機技術(shù)的使用，能夠在很大程度上減少了檔案管理的人力工作量，能夠直觀有效的提高檔案的管理和服務(wù)水平，同時也優(yōu)化了資源的高效配置，使得檔案的管理更加系統(tǒng)化。

4.持續(xù)性更好。傳統(tǒng)的城建檔案儲存和管理方式是將紙質(zhì)的答案放在固定地點存放，一旦發(fā)生意外事件如火災(zāi)、水災(zāi)等，就會對檔案帶來毀滅性的損失，這很容易對城建檔案帶來阻礙，難以保證檔案存儲的完整性。計算機信息化的檔案管理方式是給網(wǎng)絡(luò)云技術(shù)的儲存方式來進行管理的，這樣就能夠保證檔案被分類的保存在計算機的服務(wù)器中，避免了因為災(zāi)害事件造成的檔案資料損失，使得檔案的保存持續(xù)性更加的好。

3 城建檔案信息化建設(shè)的策略

1.提高對檔案進行信息化管理的意識。為了能夠保證城建檔案的管理問題更好解決，檔案組織管理人員需要具備一種創(chuàng)新意識，發(fā)揮現(xiàn)代的先進科技設(shè)備的真正作用。以前傳統(tǒng)的檔案管理都是采用的紙質(zhì)印刷品進行資料的儲存，但現(xiàn)在，計算機技術(shù)的進步促進了儲存方式的改變，大部門的檔案管理部門都是采用聲像、光盤、磁介質(zhì)等工具進行的資源管理（2），這就要求檔案館需要對服務(wù)進行相關(guān)轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)社會的需求，讓管理人員明白城建檔案的歸檔和管理都是他們應(yīng)該完成的工作，打破思想上的局限，更好的為社會服務(wù)。

2.建立城建檔案信息的數(shù)據(jù)庫。城建檔案是記載城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中形成的資料和信息，包括一些文字、影像、圖片等內(nèi)容。城建資料原件是檔案管理的最原始資料（3），有著不可替代的作用，這種原始資料是建立檔案數(shù)據(jù)庫的最重要來源。因此城建檔案的管理必須施行多元化、全方位的模式，建立網(wǎng)站是一種溝通政府和民眾的重要橋梁。發(fā)揮我國政府的主導(dǎo)作用，將城建檔案中的重要信息公布到網(wǎng)絡(luò)上，供相關(guān)人員和用戶根據(jù)實際需要查詢（4）。在網(wǎng)站上設(shè)置溝通平臺，用戶可以將自己不明白的問題通過網(wǎng)站來咨詢相關(guān)人員，方便管理人員及時的了解用戶的需要，并通過問題的回答來提高自己的服務(wù)質(zhì)量，做好檔案的管理工作，方便群眾。

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隨著信息時代的到來，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)變得越來越重要，以應(yīng)用多媒體技術(shù)為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。檔案管理的信息化建設(shè)充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方式進行改革，加快實現(xiàn)其定量化、系統(tǒng)化、智能化、信息化管理。檔案管理現(xiàn)代化具有占用空間小、應(yīng)用能力強、儲存信息量大、速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了效率。電子文件作為新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體已經(jīng)成為一種必然趨勢。本文從檔案工作創(chuàng)新，行政人事檔案的重要性、行政檔案服務(wù)手段創(chuàng)新、行政檔案拓展服務(wù)領(lǐng)域、高校行政檔案管理工作的創(chuàng)新途徑、等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

（一）保密性差

目前許企業(yè)檔案工作都是由人工來操作的，加上檔案管理部門人員流動性較大，從這個角度上來說，接觸檔案工作的人數(shù)就比較多，在日常檔案工作管理中，就會出現(xiàn)許多意外事故，尤其是對于一些保密級的檔案來說，其保密性就得不到有效保障。

（二）成本高、效率低

傳統(tǒng)的基層檔案是以紙質(zhì)為主，成本高，檔案的維護與查閱非常不方便，檔案整理過程更是工作量大、操作煩瑣、易出錯，同時，紙質(zhì)檔案容易受到潮濕、蟲蝕及火災(zāi)等災(zāi)害的威脅，而且文檔沒有備份，容易造成文檔損失。紙質(zhì)文檔經(jīng)常反復(fù)的查閱還會讓原件受損或遺失，從而給檔案管理工作帶來一定難度。

二、信息化建設(shè)的重要性

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)開始越來越多得到企業(yè)的推廣及使用，檔案信息化建設(shè)應(yīng)運而生。過去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當(dāng)檔案實現(xiàn)信息化建設(shè)后，檔案使用者通過網(wǎng)絡(luò)輸入關(guān)鍵詞進行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠(yuǎn)程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。通過對檔案的信息資源的整理和分類，進而分析與提取來提高檔案管理的質(zhì)量與效率。信息化檔案是以計算機為載體，以錄像、錄音、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等多種形式來呈現(xiàn)的電子檔案。電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理相比，具有易于保管和修改，查詢便利，可以通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞等特點，電子檔案在提高檔案的利用率的同時，降低了檔案的管理成本。

三、檔案信息化建創(chuàng)新性措施

（一）加強信息化建設(shè)。

信息化時代檔案管理工作的重點就在于加強信息化建設(shè)，檔案管理實現(xiàn)信息化管理的最終目的是實現(xiàn)檔案資源的有效共享，讓檔案的價值得到最大程度的發(fā)揮。首先應(yīng)該利用先進的信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案管理工作的自動化，例如在檔案分類的時候，為管理軟件進行編程，自動識別不同類型的檔案資源，從而實現(xiàn)對資源分類的高效統(tǒng)計、整理、分析。其次借助互聯(lián)網(wǎng)的傳輸通道，實現(xiàn)遠(yuǎn)程操作和相互交流的目的。

（二）增強檔案數(shù)字化管理水平

信息化建設(shè)進一步發(fā)展的現(xiàn)階段，檔案管理工作也應(yīng)該緊跟時展的步伐，強化信息化建設(shè)，有效的增強檔案管理工作的重要性，增強其信息化質(zhì)量以及數(shù)字化水平，并且有效的通過信息化技術(shù)進而提升檔案管理的整體水平。檔案管理的信息化建設(shè)對于檔案工作的工作效率有著直接的影響，是將信息資源科學(xué)化利用的有效手段以及有效途徑，所以在檔案的管理過程中要進一步強化檔案的數(shù)字化管理水平，將檔案信息進行數(shù)字化的保存以及記錄，強化信息檔案的安全管理。

（三）建立信息化檔案管理平臺。

對數(shù)據(jù)資料進行統(tǒng)一的搜集和處理，并建立信息化檔案管理平臺。要將科學(xué)技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，從檔案管理工作的實際情況出發(fā)，堅持循序漸進的原則，做好兩者的協(xié)調(diào)工作，實現(xiàn)由初級到高級的有效轉(zhuǎn)變，并成立綜合性檔案管理資料庫和分級化檔案管理資料庫，以此來共同形成信息化檔案管理平臺，有效地提高檔案管理工作的效率和水平。同時，在創(chuàng)新思維的引導(dǎo)之下，要建立檔案共享平臺，實現(xiàn)各單位資源的有效共享，打破傳統(tǒng)檔案管理工作中時間和空間的限制。

（四）提高檔案管理人才隊伍的素質(zhì)

進行檔案工作人員的篩選優(yōu)化。對于檔案管理人員存在的素質(zhì)不高的問題，首先需要對現(xiàn)有的檔案工作人員進行甄選，剔除檔案管理工作中缺乏工作熱情，工作態(tài)度消極，工作技能嚴(yán)重不過關(guān)和的人員，保證整體檔案管理隊伍的先進性和積極性。

進行科學(xué)的檔案工作人員學(xué)習(xí)管理。檔案室管理人員需要從自身出發(fā)，認(rèn)識到檔案管理人員工作中存在的問題，需要根據(jù)檔案室的實際情況，進行細(xì)致嚴(yán)格的檔案管理人員的工作管理，制定出合理的檔案管理工作的規(guī)章制度，明確各部門工作人員的工作內(nèi)容和職責(zé)。同時需要進行定期檔案管理人員的工作技能培訓(xùn)，對于新行業(yè)新領(lǐng)域的進行足夠的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，同時要求工作人員不斷完善自身的知識結(jié)構(gòu)，即使不能做到所有行業(yè)的檔案管理工作都能很好的完成，至少要在一些常見的行業(yè)和部分新興行業(yè)上做到檔案管理工作技能達(dá)標(biāo)。

四、結(jié)束語

當(dāng)今社會，想要適應(yīng)新形勢下檔案管理并達(dá)成新目標(biāo)，只能科學(xué)并且規(guī)范的做好檔案管理的信息化建設(shè)。只有具有規(guī)范性，堅持與時俱進，不斷更新細(xì)化信息化建設(shè)工作，才能將檔案管理工作做好。通過自身對檔案管理信息化建設(shè)的研究和創(chuàng)新開發(fā)，才可以體現(xiàn)檔案管理工作的價值。當(dāng)今時代，在挑戰(zhàn)中才能發(fā)現(xiàn)機遇。故步自封只會停滯不前，我們要抓住機遇，將我國自己的管理優(yōu)勢和其他國家的優(yōu)勢相結(jié)合，走出具有中國特色的檔案管理信息化建設(shè)道路，做到百花齊放，將檔案管理工作達(dá)到一個新高度。

參考文獻(xiàn)：

篇9

企業(yè)檔案管理的信息化屬于比較復(fù)雜的工作類型，并且檔案管理工作質(zhì)量會直接影響企業(yè)的發(fā)展，所以必須要不斷地完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理建設(shè)，提升檔案管理質(zhì)量及管理的科學(xué)性。雖然各大企業(yè)都在努力完善檔案管理，但是依然存在較多的問題影響信息化建設(shè)在企業(yè)中的應(yīng)用效率。檔案的信息化建設(shè)不平衡，是比較常見的問題。許多企業(yè)都為了順應(yīng)時展的腳步，引入信息化檔案管理技術(shù)，但是差異較大。一些大型企業(yè)可以通過檔案管理信息化建設(shè)的方式來實現(xiàn)檔案管理高效建設(shè)，提升企業(yè)綜合管理能力，為企業(yè)盈利。但是這一情況卻不適合經(jīng)濟效益比較差的企業(yè)，財政入不敷出，效益不好，是影響企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的主要因素之一。

一些企業(yè)基礎(chǔ)條件比較差，不論是在技術(shù)方面還是資金方面都達(dá)不到社會同行業(yè)企業(yè)的平均水平，外加企業(yè)內(nèi)部高技術(shù)檔案管理人才缺失，導(dǎo)致這部分企業(yè)沒有專業(yè)化的設(shè)備及工作人員對檔案管理信息化進行支撐，影響企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)力度，影響企業(yè)檔案信息化管理的同時，也會影響企業(yè)的正常發(fā)展。因為缺少統(tǒng)籌規(guī)劃，導(dǎo)致許多企業(yè)都在盲目建設(shè)信息化檔案管理設(shè)施。從我國整體發(fā)展情況來看，在企業(yè)的檔案信息化建設(shè)方面缺乏統(tǒng)一性的規(guī)劃以及組織協(xié)調(diào)措施。因為企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)章程及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性規(guī)定，使企業(yè)的檔案管理信息化運行效率低，影響企業(yè)正常運行。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)不是孤立建設(shè)體，是需要與企業(yè)其余管理方向相互結(jié)合的，其中文書處理以及生產(chǎn)活動管理等，都是比較常見的管理模式。因為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)在機制上存在較大的問題，影響了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)與其余管理環(huán)節(jié)的正常溝通。

二、完善企業(yè)檔案管理信息化的措施

（一）制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。想要提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量，首先要保證其基礎(chǔ)建設(shè)（標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與章程）落到實處，并且這也是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要制度保證，只有在明確的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范監(jiān)督下，才能全面提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量。企業(yè)可以構(gòu)建檔案管理綜合性信息管理機構(gòu)，提升工作人員的責(zé)任意識，不斷強化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)機構(gòu)管理職能的重要性，提升員工工作積極性，進而保證檔案管理質(zhì)量。不斷完善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)制度及管理體系，在基層管理體系的基礎(chǔ)之上來強化體系的綜合執(zhí)行能力，讓企業(yè)檔案管理工作有法可依，在遇到各種問題時有相應(yīng)的規(guī)章制度管理，提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性。

（二）建設(shè)原則。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)必須要遵循相關(guān)規(guī)定，才能保證建設(shè)速度及質(zhì)量。首先應(yīng)當(dāng)遵循實用性原則，因為企業(yè)開展檔案管理信息化建設(shè)的目的就是要讓企業(yè)檔案管理信息共享，進而提升企業(yè)管理質(zhì)量與經(jīng)濟利益，促使企業(yè)走向科學(xué)化發(fā)展。其次要秉承有效化與逐步推進原則，因為企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)不是可以在段時間內(nèi)完成的工作，需要企業(yè)投入大量的資金與人力，所以企業(yè)必須要抓住機會，實現(xiàn)企業(yè)管理和檔案管理工作的同步運行。最后要秉承全面發(fā)展與經(jīng)濟效益原則。企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)就是盈利，所以檔案信息化管理的最終目的也必然是為企業(yè)贏取更大的利潤，如果進行檔案管理信息化建設(shè)，則企業(yè)必須要將檔案管理工作和長期效益目標(biāo)相互結(jié)合，保證企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。因為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作并不是獨立運行的，所以其余部門必須全力配合該系統(tǒng)的建設(shè)，和企業(yè)其余建設(shè)項目、建設(shè)目標(biāo)相互協(xié)調(diào)，保證信息與需求同步運轉(zhuǎn)及相互協(xié)調(diào)發(fā)展，為企業(yè)未來更好更快的發(fā)展保駕護航。

篇10

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)越來越不適應(yīng)社會的發(fā)展，為了促進企業(yè)檔案管理的發(fā)展，提升檔案管理的工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益，企業(yè)必須要轉(zhuǎn)變思路，加快檔案管理信息化進程，推動企業(yè)更快、更好地發(fā)展。新形勢下，加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是企業(yè)進行檔案管理改革的重要內(nèi)容，也是企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.1 是企業(yè)信息化發(fā)展的要求

檔案是企業(yè)重要的參考資料。當(dāng)前，隨著辦公自動化的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生了大量的文件和數(shù)據(jù)，是企業(yè)進行各項生產(chǎn)和經(jīng)營活動的基礎(chǔ)，為企業(yè)提供了重要的參考依據(jù)，具有長期的保存價值。

1.2 是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理發(fā)展的需要

社會形勢的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的革新，促進了各行各業(yè)的進步。企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)越來越不適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化管理的需求，加強企業(yè)檔案管理工作對于提升企業(yè)的工作效率，實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化具有重要的現(xiàn)實意義。檔案管理工作是企業(yè)日常工作的重要組成部分，因此要加快企業(yè)信息化管理，適應(yīng)市場經(jīng)濟的需求，滿足企業(yè)的發(fā)展。隨著各類信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，企業(yè)的各類文件逐漸增加，給企業(yè)的資料查詢帶來了一定的困擾。為了促進企業(yè)檔案資源的利用率，必須要加大檔案信息化建設(shè)。另外，由于近年來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到企業(yè)發(fā)展的方方面面，所以必須要加強對檔案的數(shù)字化建設(shè)，提升企業(yè)檔案管理的軟硬件條件，促進企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

1.3 工作效率及工作成本的需要

加強檔案管理信息化建設(shè)，有效地提升了企業(yè)的工作效率，節(jié)省了企業(yè)的工作成本。我國企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料在收集的過程中不僅需要大量的人力、物力、財力，在查詢過程中也會耗費大量的時間，因此阻礙了企業(yè)的發(fā)展。信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用以后，極大地提升了企業(yè)的辦事效率，為企業(yè)日后資料的查詢也提供了很大的方便。另外，由于企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，檔案的數(shù)量也在無形之中增長，這就要求企業(yè)擴大檔案儲存室面積和設(shè)備，增加檔案管理人員，給企業(yè)增加了很多成本支出。信息化在檔案管理中的普及，不僅減少了企業(yè)的成本，還方便了工作人員的查詢，實現(xiàn)了資源共享，提升了工作效率。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 檔案管理信息化制度不夠完善

檔案管理信息化制度的完善與否也在一定程度上制約了檔案管理工作的有效進行。長期以來，我國很多企業(yè)一直采用的是傳統(tǒng)的檔案管理方法，沒有將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，因此在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天就會出現(xiàn)很多問題，使得檔案管理工作無法適應(yīng)新時代的發(fā)展，檔案在企業(yè)發(fā)展過程中也沒有發(fā)揮其最大功效，甚至有些企業(yè)只是將檔案管理工作當(dāng)作一種形式，影響了企業(yè)日常管理工作的有效進行。

2.2 檔案管理信息化建設(shè)缺乏資金支持

檔案管理信息化建設(shè)過程中由于缺乏資金支持，使得檔案管理信息化建設(shè)的效率不高。企業(yè)進行檔案管理的過程中需要大量的資金和設(shè)備作為支持。但是很多企業(yè)的檔案信息化建設(shè)由于缺少資金，使得信息化建設(shè)的步伐緩慢。另外，部分企業(yè)雖然也設(shè)置了相關(guān)的經(jīng)費進行檔案管理信息化建設(shè)，但是這些經(jīng)費遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理信息化建設(shè)的要求，因此影響了檔案管理信息化工作的開展。

2.3 檔案管理人員的綜合能力有待加強

要提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效性，必須要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。這是因為檔案管理人員在檔案信息化建設(shè)過程中發(fā)揮著非常重要的作用。但是，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中仍然存在一些問題影響了檔案管理信息化建設(shè)的效率。比如，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，使得他們在實際的工作過程中會出現(xiàn)多種問題，如果這些問題得不到及時解決，就會影響檔案管理的效果。此外，由于檔案管理人員對計算機技術(shù)掌握不夠扎實，導(dǎo)致在使用辦公軟件的過程中就會出現(xiàn)一些問題，阻礙檔案管理信息化建設(shè)的有效進行。因此，企業(yè)必須要提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，讓檔案管理人員逐漸學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，及時掌握一些最新的檔案管理技術(shù)，并將其應(yīng)用到實際工作中來，這樣不僅能夠節(jié)省大量的時間，還能夠節(jié)約大量的人力和物力，最終還能取得較好的工作效果。

2.4 檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)缺失

檔案管理信息化建設(shè)的過程中，由于技術(shù)缺失使得檔案管理的效率得不到很快地提升。這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中面臨的一個非常重要的問題。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要的技術(shù)比較專業(yè)，由于人員和設(shè)備配備不到位，導(dǎo)致企業(yè)信息化建設(shè)工作不能得到有效落實。另外，由于企業(yè)信息化建設(shè)技術(shù)指導(dǎo)和技術(shù)管理缺失，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)沒有完全發(fā)揮其作用。因此，我們說檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)和管理缺失，影響了檔案管理信息化建設(shè)的進程。

3 加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1 建立完善的信息化檔案管理機制

完善的檔案信息化管理制度對于檔案管理工作效率的提升有著重要作用。為了建立完善的檔案管理信息化制度，可以從以下幾個方面做起：

第一，對原有紙質(zhì)檔案資源進行妥善保管，另外，還要對一些硬盤中的信息資料進行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及時對檔案資料進行備份，防止由于計算機損壞帶來的損失；第三，建立健全的檔案管理信息化使用制度，在使用檔案資料的過程中要嚴(yán)格按照制度進行，對檔案資料的使用要做好審批和登記工作，使檔案資料保持完整性和安全性，減少由于疏忽帶來的損失。

3.2 加大對檔案管理信息化的資全投入

加大資金投入是企業(yè)進行檔案管理信息化的基礎(chǔ)。首先，企業(yè)要充分利用政府提供的資金支持，加快檔案管理信息化建設(shè)；其次，企業(yè)要利用現(xiàn)有的經(jīng)費進行軟硬件設(shè)備的配備，使資金使用達(dá)到最大化。

3.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接決定了檔案管理信息化建設(shè)的效率。首先要提升檔案管理人員的責(zé)任意識和職業(yè)道德觀念；其次，要加強對檔案管理人員信息化建設(shè)培訓(xùn)，提升他們的檔案管理專業(yè)知識和實踐能力；再次，加強檔案管理人員計算機專業(yè)技能培訓(xùn)，使其掌握最基本的檔案管理辦公軟件操作技能，保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的有效進行，進而才能促進企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

3.4 加強對檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)指導(dǎo)