導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇檔案管理意識(shí)，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

（一）是社會(huì)公眾對(duì)檔案部門的要求。檔案本身作為一種紀(jì)錄歷史的資料，在當(dāng)前社會(huì)不斷進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下越來越受到人們的重視，人們對(duì)檔案部門的要求、呼聲也越來越高。對(duì)此，檔案部門應(yīng)積極突破傳統(tǒng)檔案管理理念的束縛，踴躍去探索檔案管理、服務(wù)的新思路，充分挖掘自身的潛力，致力于尋找檔案管理與社會(huì)發(fā)展的最佳結(jié)合點(diǎn)。

（二）是檔案工作自身發(fā)展的需要。檔案工作本身是為社會(huì)提供檔案保管與服務(wù)的工作，其基本屬性就是服務(wù)性，而服務(wù)性本身也是檔案工作能夠生存與發(fā)展的重要基礎(chǔ)。要讓檔案工作充分發(fā)揮出其自身的價(jià)值，檔案部門就必須要將服務(wù)放在當(dāng)前工作的首要位置。檔案工作的開展必須要緊緊圍繞著社會(huì)中心工作服務(wù)，在檔案工作的全過程都貫穿服務(wù)，為此必須要切實(shí)做好檔案需求服務(wù)，對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行改善，積極轉(zhuǎn)變服務(wù)形式，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，并對(duì)管理理念、管理模式、管理手段以及方法進(jìn)行充分創(chuàng)新，只有這樣才能夠讓檔案的存憑、留史、育人、資政等作用得到充分的發(fā)揮。

二、提升檔案服務(wù)意識(shí)，改善檔案管理質(zhì)量

（一）樹立起“以人為本，一切為利用者服務(wù)”的理念。當(dāng)前，現(xiàn)代檔案管理工作受到市場(chǎng)的嚴(yán)峻考驗(yàn)，為此，必須要從市場(chǎng)的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)檔案服務(wù)的目標(biāo)與內(nèi)容進(jìn)行明確，從利用者的實(shí)際需求出發(fā)，制定出具有針對(duì)性的計(jì)劃，更好地為廣大的群體服務(wù)。伴隨著各種先進(jìn)信息技術(shù)的運(yùn)用，電子檔案的使用越來越廣泛，也有越來越多的利用者迫切希望可以利用計(jì)算機(jī)來對(duì)檔案進(jìn)行快速檢索。有鑒于此，必須要做好充足的準(zhǔn)備，盡可能地為利用者提供一個(gè)舒適、高科技的環(huán)境，以便于利用者能夠快速、安心地獲取自己需要的檔案。?c此同時(shí)，檔案工作人員自身還需要積極地改變服務(wù)理念，從市場(chǎng)角度、高科技角度出發(fā)，為利用者提供更高水平的服務(wù)。

（二）不斷拓寬服務(wù)方式，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。檔案工作開展的目的就在于讓社會(huì)大眾能夠更加方便地獲取各種信息，以便能夠?yàn)榻?jīng)濟(jì)、文化工作的開展提供參考研究，從這里能夠看出檔案的實(shí)際意義就是能夠?yàn)槠渌鱾€(gè)領(lǐng)域提供支持。檔案是一種非常重要的參考憑證，檔案有著相當(dāng)深刻的時(shí)代性，能夠?qū)Ξ?dāng)時(shí)的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)水平進(jìn)行充分的體現(xiàn)，通過對(duì)各個(gè)時(shí)期相同類別檔案的比較，能夠從其中發(fā)現(xiàn)各種規(guī)律，進(jìn)而為社會(huì)與經(jīng)濟(jì)等領(lǐng)域的不斷進(jìn)步提供重要借鑒。例如生產(chǎn)、科研這方面的檔案，可能對(duì)當(dāng)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有促進(jìn)的作用，也具有十分強(qiáng)的操作性，但是檔案的經(jīng)濟(jì)效益與此有所不同，檔案所獨(dú)具的參考作用使得更多領(lǐng)域能夠從中獲益，從而為其發(fā)展起到巨大的推動(dòng)作用。隨著檔案工作的開展，需要檔案管理工作人員對(duì)服務(wù)的方式進(jìn)行不斷改進(jìn)，通過多元化、精深的服務(wù)改善檔案部門的服務(wù)水平，為廣大利用者提供良好的服務(wù)，充分發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

（三）加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)，為利用者主動(dòng)提供服務(wù)創(chuàng)造條件。對(duì)于檔案部門來講，最大的優(yōu)勢(shì)就是豐富的信息資源，因此檔案部門不能僅僅成為檔案的守護(hù)者，同時(shí)還必須要成為檔案信息資源的開發(fā)者以及傳播者。檔案管理人員通過挖掘信息資源，從而為利用者提供服務(wù)，這也是檔案工作人員做好檔案服務(wù)的重要前提。檔案信息資源開發(fā)的基本手段之一即是檔案的編研工作，根據(jù)利用者的需求，為他們提供良好的二次、三次文獻(xiàn)服務(wù)，例如編制出專題匯編、專題文摘等等。面對(duì)快速發(fā)展的信息技術(shù)，檔案工作人員需要擁有良好的超前意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、信息意識(shí)以及市場(chǎng)意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案本身不僅可以用來對(duì)過去的問題進(jìn)行分析，同時(shí)還能夠?yàn)楝F(xiàn)實(shí)工作提供重要的信息支持。以科研類檔案為例，在經(jīng)濟(jì)方面存在潛在的價(jià)值，能夠?qū)n案信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的生產(chǎn)力，對(duì)此，就需要檔案工作人員合理開發(fā)信息資源，以為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)。同時(shí)還應(yīng)該充分利用自身館藏優(yōu)勢(shì)，定期舉辦專題展覽以達(dá)到宣傳、思想教育的功能，從而將檔案信息資源的作用最大限度地發(fā)揮出來。

篇2

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展， 城市化進(jìn)程的加快， 城建檔案管理工作也面臨著新的形勢(shì)， 承擔(dān)著新的任務(wù)?？陀^環(huán)境要求城建檔案管理工作必須發(fā)揮自身積極性、 主動(dòng)性， 由封閉型向開放型發(fā)展， 變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。突出服務(wù)意識(shí)， 既是城建檔案管理工作其服務(wù)部門性質(zhì)決定， 更是其自身的發(fā)展要求所決定。服務(wù)意識(shí)的體現(xiàn)，關(guān)鍵是落實(shí)， 需要從不斷提高檔案管理的軟件和硬件配置兩個(gè)方面著手。

1、 提高檔案管理工作的軟件配置， 就是抓檔案管理工作的管理機(jī)制建設(shè)、 人員隊(duì)伍建設(shè)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷進(jìn)步， 城市建設(shè)不斷發(fā)展， 新事物、新情況不斷涌現(xiàn)，我們的城建檔案管理所處的社會(huì)背景大環(huán)境，以及社會(huì)的服務(wù)要求也發(fā)生了較大變化。要想在變化發(fā)展中充分發(fā)揮城建檔案管理工作服務(wù)社會(huì)發(fā)展的功能，承擔(dān)推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的歷史重任， 城建檔案管理工作自身就需要與時(shí)俱進(jìn)， 跟上時(shí)展的步伐，使自身提供的服務(wù)始終符合發(fā)展變化中的社會(huì)需求。

1.1 檔案管理工作管理機(jī)制建設(shè)。

首先，城建檔案管理部門要不斷加強(qiáng)自身體制建設(shè)。體制順， 好比脈絡(luò)通。體制建設(shè)， 對(duì)于部門理順內(nèi)部關(guān)系，發(fā)揮對(duì)外服務(wù)職能具有重要作用。這就需要檔案管理部門根據(jù)新時(shí)期檔案管理工作變化發(fā)展的新情況，適時(shí)調(diào)整管理部門的科室和人員配置， 消減不符合客觀現(xiàn)實(shí)需要的科室， 科學(xué)合理的增設(shè)具有新職能的新科室，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的機(jī)構(gòu)編制和人員編制更好的服務(wù)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

其次， 要不斷加強(qiáng)城建檔案部門規(guī)范化、 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。完善制度， 結(jié)合本地實(shí)際， 對(duì)本地區(qū)的城建檔案地方性規(guī)章及時(shí)進(jìn)行修訂和完善，建立健全配套完善的城建檔案法律法規(guī)體系， 確保城建檔案管理工作有法可依， 健康發(fā)展。嚴(yán)格管理， 有法必依， 有章必循， 這是確保檔案管理規(guī)范化、 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的根本前提。城建檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)， 都要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度辦理，確保檔案管理不出疏漏，不出差錯(cuò)。同時(shí)， 相應(yīng)簡(jiǎn)化檔案使用的相關(guān)手續(xù)， 提高城建檔案的利用率， 增強(qiáng)城建檔案的社會(huì)服務(wù)功能。

1.2 案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)。

人員隊(duì)伍建設(shè)，是指不斷提高城建檔案管理工作人員的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。任何工作的開展都離不開人， 能否做好城建檔案管理工作， 城建檔案管理工作能否為城市建設(shè)保好駕、護(hù)好航，很重要的一個(gè)方面取決于是否擁有一支高素質(zhì)的人員隊(duì)伍。

首先要提高工作人員的思想政治素質(zhì)。就是要不斷學(xué)習(xí)黨在新時(shí)期的理論思想和路線方針政策，深刻領(lǐng)會(huì)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展 “以人為本” 理念的內(nèi)涵， 牢固樹立以人為本的服務(wù)理念。

其次要提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。就是要求城建檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)， 鉆研業(yè)務(wù)技能， 在熟練掌握自身工作所需要基本知識(shí)技能之外，還要掌握檔案管理新知識(shí)、新技

術(shù)， 借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家城建檔案管理工作好的經(jīng)驗(yàn)。

總之， 城建檔案管理部門工作人員管理上要抓思想作風(fēng)， 強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)， 圍繞當(dāng)前城市建設(shè)工作的中心， 緊貼社會(huì)、 服務(wù)大局，激發(fā)干事創(chuàng)業(yè)的工作熱情，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供全面、 及時(shí)、 高效的服務(wù)。

2、 提高城建檔案管理工作硬件配置， 就是指加強(qiáng)檔案管理部門的場(chǎng)館配置和設(shè)備配置，當(dāng)代城建檔案管理逐步向業(yè)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，技術(shù)現(xiàn)代化、 信息化， 服務(wù)社會(huì)化、 多元化方向發(fā)展。城建檔案管理工作今后必然也要強(qiáng)化其對(duì)社會(huì)服務(wù)的功能，提高社會(huì)服務(wù)的服務(wù)水平， 拓寬社會(huì)服務(wù)的服務(wù)層面。對(duì)比我國(guó)城建檔案管理工作的現(xiàn)狀， 要實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)， 需要做的工作還有很多。

2.1 加強(qiáng)檔案管理部門的場(chǎng)館配置。

檔案管理部門的場(chǎng)館配置，包括檔案保存場(chǎng)館和對(duì)外服務(wù)場(chǎng)館。我國(guó)城建檔案保存場(chǎng)館基本滿足我國(guó)的城市建設(shè)發(fā)展要求， 但是要真正做到城建案服務(wù)的社會(huì)化、 多元化， 僅僅做到這一點(diǎn)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。在具備了檔案保存場(chǎng)館條件的同時(shí)，我們還必須具有齊備的服務(wù)場(chǎng)館。齊備的服務(wù)場(chǎng)館，可以使城建案管理部門的行使對(duì)外服務(wù)職能時(shí)，挖掘服務(wù)資源，拓展服務(wù)層面。我們可以建設(shè)像城市發(fā)展展示館等類似社會(huì)公益場(chǎng)館，利用展館向社會(huì)展示城市發(fā)展各個(gè)時(shí)期的資料以及遠(yuǎn)景規(guī)劃資料， 讓市民詳實(shí)了解城市的發(fā)展歷程， 歷史文化、 人文風(fēng)情以及美好的發(fā)展前景。同時(shí)， 通過展示展館的建設(shè)， 還可以起到對(duì)外展示城市良好形象的作用。

2.2 加強(qiáng)檔案管理工作的設(shè)備的配置。

當(dāng)前， 我國(guó)城市建設(shè)發(fā)展已經(jīng)駛?cè)肟燔嚨溃?城建檔案資料日益繁雜， 資料應(yīng)用范圍逐漸增廣，利用頻率逐漸增強(qiáng)，真正保存好、 管理好、利用好這些檔案， 做到對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)， 加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)的規(guī)范化、 標(biāo)準(zhǔn)化， 服務(wù)的社會(huì)化、 多元化是必不可少的， 但是這一切離不開技術(shù)的現(xiàn)代化、 信息化， 更離不開現(xiàn)代化的管理設(shè)備。城建檔案管理部門應(yīng)緊跟檔案管理發(fā)展潮流， 增加檔案管理的技術(shù)含量， 引入當(dāng)前檔案管理的新技術(shù)、 新設(shè)備、 加快檔案信息化建設(shè)。信息化已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展潮流， 它的建立， 必然使城建檔案管理更科學(xué)、 對(duì)外服務(wù)更便捷、 更高效。我國(guó)城建檔案管理部門舊有的管理、 辦公設(shè)備大部分已經(jīng)不具備這些新功能，更新設(shè)備已經(jīng)成為城建檔案工作發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。

嚴(yán)謹(jǐn)而科學(xué)的管理機(jī)制，作風(fēng)與技術(shù)同樣過硬的人員隊(duì)伍，現(xiàn)代化的硬件設(shè)施，必將更好的發(fā)揮城建檔案管理部門的服務(wù)職能，更好的為我國(guó)城市建設(shè)及經(jīng)濟(jì)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。同時(shí)，我們也堅(jiān)信， 城建檔案管理部門只要時(shí)刻突出服務(wù)意識(shí)， 圍繞服務(wù)社會(huì)這個(gè)主題開展工作，也必將推動(dòng)自身各方面的發(fā)展， 開創(chuàng)城建案管理事業(yè)發(fā)展的美好未來。

參考文獻(xiàn)

篇3

二、高校檔案管理工作在服務(wù)方面存在的問題和不足之處

（一）高校檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)不足

在服務(wù)意識(shí)上，大部分高校的檔案管理工作，仍然停留在“自己上門，自找自查”的方式上，即需要檔案信息查閱與使用的師生，必須自己跑到學(xué)校的檔案室，然后自己在檔案室眾多的文件中進(jìn)信息查找，根本就沒有體現(xiàn)出檔案管理工作人員的工作價(jià)值與崗位責(zé)任。出現(xiàn)這一問題的原因，筆者認(rèn)為主要受到了三個(gè)方面的影響：一是高校檔案管理工作人員自身工作意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)的不足，沒有想到為需求者提供什么服務(wù)；二是高校管理層對(duì)高校檔案管理工作的服務(wù)要求不明確，導(dǎo)致檔案室工作人員在服務(wù)上不知道從何下手；三是高校師生對(duì)檔案管理工作的服務(wù)沒有積極的提出個(gè)人建議，助長(zhǎng)了檔案室管理人員不作為的氣焰。

（二）高校檔案管理工作的服務(wù)管理不到位

服務(wù)管理主要指的是對(duì)高校檔案管理工作人員為檔案信息需求者提供的服務(wù)效率與服務(wù)質(zhì)量的管理，由于高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校檔案管理工作的不重視，高校管理層對(duì)檔案管理工作的服務(wù)管理也就不到位，具體體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是沒有有針對(duì)性的對(duì)高校檔案管理工作的服務(wù)方式、服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行管理；二是對(duì)高校檔案管理工作的服務(wù)管理過于形式化，通常就是走個(gè)過場(chǎng)式的看一下，只有在領(lǐng)導(dǎo)明確要求檢查的時(shí)候，才對(duì)檔案室管理人員作出要求，然后“表演“一下；三是在培訓(xùn)檔案管理工作人員的服務(wù)思路方面的工作不落實(shí)，沒有具體的對(duì)檔案管理工作的服務(wù)管理作出正確的指導(dǎo)。因此，上述三個(gè)原因?qū)е铝烁咝n案管理工作的服務(wù)管理不到位，導(dǎo)致檔案管理人員不能夠?yàn)閹熒峁└哔|(zhì)量的服務(wù)。

（三）高校檔案管理工作的服務(wù)方式單一

以目前高校檔案管理工作的服務(wù)方式來看，主要還是以人工服務(wù)為主，一定的計(jì)算機(jī)信息查詢服務(wù)為輔，當(dāng)然，這一情況還是針對(duì)某些已經(jīng)進(jìn)行了檔案信息電腦輸入、檢索服務(wù)的高校而言，一部分根本就沒有用上計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理工作，就只有檔案管理人員的單一指導(dǎo)服務(wù)。檔案管理人員的服務(wù)能力是有限的，由于實(shí)體檔案數(shù)量多，檔案信息量大，所以檔案室管理人員所提供的服務(wù)也比較局限，只能給檔案信息需求者指出一個(gè)大概的查詢范圍，然后由需求者自己去查找；有些將檔案信息輸入到電腦中的高校，在信息的輸入量上也比較有限，主要是重要的檔案文件，且應(yīng)用到的計(jì)算機(jī)技術(shù)，通常只是簡(jiǎn)單的信息輸入、編輯、目錄制定、內(nèi)容檢索的服務(wù)，對(duì)需求者的幫助不大。

（四）高校檔案管理工作的服務(wù)研究工作未開展

高校檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)效率始終不能得以提升，在很大程度上，是由于高校檔案管理工作的服務(wù)研究工作沒有具體落實(shí)，而導(dǎo)致這一情況出現(xiàn)的原因，則是高校管理層對(duì)檔案管理工作不重視，對(duì)檔案管理工作的服務(wù)管理不到位，且檔案管理人員對(duì)服務(wù)存在懶惰心理，自身的工作意識(shí)與責(zé)任意識(shí)不高，不對(duì)師生主動(dòng)積極的提供檔案查閱服務(wù)。高校檔案管理工作的服務(wù)研究，應(yīng)當(dāng)由高校管理層、檔案管理人員、相關(guān)專家共同努力，致力于對(duì)高校檔案管理工作的服務(wù)理念與服務(wù)方式完善，不僅要研究如何提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，同時(shí)也要研究如何更好的將信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合到高校檔案管理工作中，為師生提供更加便捷、高效的檔案信息查詢功能。

三、提升服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)高校檔案管理工作的合理策略

（一）加強(qiáng)高校檔案管理工作人員的工作意識(shí)與責(zé)任意識(shí)教育

高校檔案管理工作效率的提升，首先應(yīng)該強(qiáng)化的，就是高校檔案管理工作人員的工作意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，只有檔案管理工作人員明確了自身工作任務(wù)的重要性，清晰的認(rèn)識(shí)到了自身所肩負(fù)的責(zé)任，才會(huì)使檔案管理人員在工作上轉(zhuǎn)變懶惰的服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)的為師生提供檔案管理服務(wù)，并通過多種手段來提高檔案管理工作的效率，不斷的縮短師生查閱檔案信息所需要的時(shí)間，提高師生查閱檔案的效率，在自身工作崗位上發(fā)光發(fā)熱。

（二）完善高校檔案管理工作制度與加強(qiáng)監(jiān)管力度

高校檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)建立起一套完善的工作制度，主要包括檔案的收集模式、檔案的質(zhì)量考評(píng)模式、檔案信息提供的服務(wù)模式，以及檔案管理人員的監(jiān)管模式。通過高校檔案管理工作制度的不同模式，形成有層次、有順序的檔案管理工作的管理，進(jìn)而提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。另外，還要對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管力度進(jìn)行加強(qiáng)，糾正以往高校管理人員對(duì)檔案管理工作的忽視問題，采取正確、合理的管理措施來推動(dòng)那檔案管理工作的進(jìn)步。

（三）創(chuàng)新高校檔案管理工作的服務(wù)思路與服務(wù)方式

高校檔案管理工作的服務(wù)思路也應(yīng)該不斷完善與創(chuàng)新，一是要加強(qiáng)的檔案管理工作人員對(duì)服務(wù)的理解，二是向檔案管理工作人員展示部分高校先進(jìn)的服務(wù)形式，三是明確提出檔案管理工作人員在服務(wù)方面的改進(jìn)要求，促使檔案管理人員的服務(wù)思路得以完善。其次是要對(duì)檔案管理工作的服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，要擺脫單一的人工查找服務(wù)，多利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，并設(shè)計(jì)與提供檔案資料共享、宣傳教育等服務(wù)，在服務(wù)方式上獲得師生的認(rèn)可和喜愛。

（四）加深國(guó)內(nèi)外高校的檔案管理工作的服務(wù)經(jīng)驗(yàn)交流與學(xué)習(xí)

國(guó)外高校的檔案管理工作與國(guó)內(nèi)這方面的工作相比，要遠(yuǎn)遠(yuǎn)領(lǐng)先于國(guó)內(nèi)高校，這主要是國(guó)外高校對(duì)檔案管理工作十分看重，因?yàn)樗麄儗W(xué)校的發(fā)展和檔案作為一種榮譽(yù)，鼓勵(lì)師生進(jìn)行檔案查閱與收集提供，不斷豐富了館藏；并且，國(guó)外高校還有充足的管理人員進(jìn)行檔案管理、分類排列、指引查閱，以及信息輸入與資源共享服務(wù)等，這是我國(guó)高校尚無法達(dá)到的。因此，要加深國(guó)內(nèi)外高校的檔案管理工作的服務(wù)經(jīng)驗(yàn)交流與學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷完善我國(guó)高校的檔案管理工作的服務(wù)思路與創(chuàng)新服務(wù)形式，在人力資源與信息資源上保障檔案信息管理工作的正常有序開展。

篇4

長(zhǎng)期以來，病歷的管理與利用多停留在經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣要求的層面上，其實(shí)病歷作為醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動(dòng)過程中形成的文字、符號(hào)、圖表、影像等資料的總和，它除了要受相關(guān)醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)規(guī)范的約束，還應(yīng)該受到《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法規(guī)的調(diào)整， 所以病歷檔案的管理與利用，它必須依法管理。

1病歷檔案管理的重要性

病歷檔案是一種特殊的檔案，它既有檔案的共同屬性—原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。又有自己的專業(yè)特殊性[1]：一是病歷檔案的完整性與連續(xù)性。以一個(gè)患者的治療過程所形成的全部文字、數(shù)據(jù)及圖像材料構(gòu)成一個(gè)立卷單位。二是病歷檔案的直接責(zé)任者為若干醫(yī)療工作者。病歷檔案載體材料的記錄、填制、分析、診斷和拍片化驗(yàn)均由醫(yī)生完成，除此而外的任何單位或個(gè)人均無法成為病歷材料的責(zé)任者。三是一個(gè)病人入院到出院即構(gòu)成一件病歷檔案。四是病歷檔案產(chǎn)生和形成很快、數(shù)量大，是臨床、教學(xué)、科研和醫(yī)院管理不可缺少的資料，是醫(yī)療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據(jù)，也是溝通協(xié)調(diào)醫(yī)患關(guān)系、體現(xiàn)患者的知情權(quán)和醫(yī)療權(quán)的重要手段。依據(jù)病歷檔案，醫(yī)師可迅速正確診斷與治療患者，醫(yī)院亦可據(jù)之申請(qǐng)醫(yī)保給付、理清法律責(zé)任等。

2病歷檔案的依法管理

病歷檔案的依法管理應(yīng)該包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，即病歷形成過程中的依法管理和病歷形成后的依法管理[2]。

2.1病歷形成過程中的依法管理

病歷是病人接受醫(yī)務(wù)入員病情詢問、檢查、診斷、治療、護(hù)理以及疾病發(fā)生、發(fā)展和轉(zhuǎn)歸等診療過程的原始記錄，能為醫(yī)療教學(xué)、科研和醫(yī)療管理提供重要的信息資料，在某些涉及人身傷害、健康保險(xiǎn)的刑事、民事案件審理及發(fā)生醫(yī)療糾紛時(shí)，病案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實(shí)情況的證據(jù)，特別當(dāng)最高人民法院在《關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》中明確規(guī)定醫(yī)療糾紛的民事訴訟實(shí)行舉證責(zé)任倒置后，病歷更是醫(yī)院或醫(yī)務(wù)人員證明自己無過錯(cuò)的主要和重要的證據(jù)材料。

2.2病歷形成后的依法管理

病歷是醫(yī)務(wù)人員對(duì)病人診治過程的書面記載，因此，病歷書寫的主體必須是有關(guān)法規(guī)規(guī)定的人員。顯然這里的醫(yī)務(wù)人員指的是取得醫(yī)師執(zhí)業(yè)證書并對(duì)病人實(shí)施診治的人員，不是病人的經(jīng)治醫(yī)師或未參加病人檢查、治療的醫(yī)務(wù)人員不得書寫病歷。病歷的內(nèi)容應(yīng)該符合客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確的要求，在臨床醫(yī)療中許多醫(yī)務(wù)人員也為病人書寫了病歷，但由于缺乏與病歷相關(guān)的法律問題的知識(shí)導(dǎo)致形成的病歷存在許許多多的法律缺陷，如醫(yī)師“敷衍了事，未仔細(xì)詢問病史，憑主觀臆斷編造病史或?yàn)槭蛊湓\斷成立，故意歪曲事實(shí)”或“編造虛偽檢查、操作”甚至“涂改編造搶救記錄、修改有診療失誤的病案”等等，這樣的病歷無論是作為醫(yī)療、教學(xué)、科研的原始資料還是作為訴訟的證據(jù)其價(jià)值和作用都大打折扣。衛(wèi)生部在《病歷書寫基本規(guī)范》第三條中明確指出:“病歷書寫應(yīng)當(dāng)客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確。”病歷記錄的客觀、真實(shí)準(zhǔn)確，表面上是對(duì)病歷內(nèi)容的要求，實(shí)質(zhì)上是對(duì)醫(yī)務(wù)人員的執(zhí)業(yè)要求。這體現(xiàn)在《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》第二十三條、第三十七條的規(guī)定中:醫(yī)師“不得隱匿、偽造醫(yī)學(xué)文書及有關(guān)資料”，否則要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

2.2病歷形成后的依法管理

病歷的書寫應(yīng)按規(guī)定時(shí)限完成并符合相關(guān)衛(wèi)生法規(guī)、規(guī)章的要求醫(yī)師每天要診治許多病人，如若不是每次診治后及時(shí)記錄，則有可能造成記憶的遺漏或混淆，萬一有醫(yī)療糾紛發(fā)生或訴訟發(fā)生再去補(bǔ)寫，其真實(shí)性和可信度必將受到懷疑，因此，病歷及時(shí)完成是保證病歷公證性的前提。《病歷書寫基本規(guī)范》對(duì)各種情況下病歷書寫時(shí)限做了詳細(xì)明確的規(guī)定，如規(guī)定:“住院志、入院記錄應(yīng)當(dāng)于患者入院后24小時(shí)內(nèi)完成;24小時(shí)內(nèi)出、入院記錄應(yīng)當(dāng)于患者出院后24小時(shí)內(nèi)完成;24小時(shí)內(nèi)入院死亡記錄應(yīng)當(dāng)在患者死亡后24小時(shí)內(nèi)完成;首次病程記錄應(yīng)當(dāng)在患者入院8小時(shí)內(nèi)完成;死亡記錄應(yīng)在患者死亡后24小時(shí)內(nèi)完成”等等，這些對(duì)病歷書寫時(shí)限的具體規(guī)定是病歷書寫時(shí)必須遵守的。除時(shí)限問題外，《病歷書寫基本規(guī)范》還具體規(guī)定了以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:①病歷的涂改、修改的規(guī)定:“書寫過程中出現(xiàn)錯(cuò)字時(shí)，應(yīng)當(dāng)用雙線劃在錯(cuò)字上，不得采用刮、粘、涂等方法掩蓋或去除原來的字跡”;“上級(jí)醫(yī)務(wù)人員有審查修改下級(jí)醫(yī)務(wù)人員書寫的病歷的責(zé)任。修改時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明修改日期，修改人員簽名，并保持原記錄清楚、可辨，醫(yī)囑不得涂改，需要取消時(shí)，應(yīng)當(dāng)使用紅色墨水標(biāo)注‘取消’字樣并簽名，這些規(guī)定，解決了我國(guó)病歷書寫中長(zhǎng)期存在的對(duì)于如何進(jìn)行涂改的不統(tǒng)一、不規(guī)范的作法，明確了什么是病歷的的合法涂改，為判斷病歷涂改的合法與否提供了標(biāo)準(zhǔn)。②體現(xiàn)在病歷中有關(guān)知情同意的規(guī)定:“特殊檢查治療等醫(yī)療活動(dòng)應(yīng)當(dāng)由患者本人簽署同意書;患者不具備完全民事行為能力時(shí)，應(yīng)當(dāng)由其法定人簽字;患者因病無法簽字時(shí)，應(yīng)當(dāng)由其近親屬簽字，沒有近親屬的，由其關(guān)系人簽字;為搶救患者，在法定人或近親屬、關(guān)系人無法及時(shí)簽字的情況下，可由醫(yī)療機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或者被授權(quán)的負(fù)責(zé)人簽字”、“因?qū)嵤┍Ｗo(hù)性醫(yī)療措施不宜向患者說明情況的，應(yīng)當(dāng)將有關(guān)情況通知患者近親屬，由患者近親屬簽署同意書，并及時(shí)記錄?！边@方面的規(guī)定與我國(guó)的相關(guān)法律法規(guī)相銜接、相一致[3]。

3法律知識(shí)缺乏造成醫(yī)患糾紛[3]

我國(guó)正逐步進(jìn)入法制社會(huì)，依法行醫(yī)是每個(gè)醫(yī)務(wù)人員應(yīng)該自覺遵守的準(zhǔn)則。每個(gè)醫(yī)務(wù)人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》、《藥品管理法》、《傳染病防治法》、《獻(xiàn)血法》、《母嬰保健法》等等，針對(duì)醫(yī)務(wù)人員所立的各項(xiàng)法律、法規(guī)。用各種法律條例規(guī)范自己的職業(yè)行為與道德規(guī)范，提高自己遵法的自覺性，這樣有利于保護(hù)自己和醫(yī)院不受損失[4]。例如，從對(duì)車禍肇事類病歷的書寫就可以反映出個(gè)別醫(yī)生自我保護(hù)意識(shí)不夠，遇到車禍病人不分主次，一律診斷為“車禍”。是司機(jī)酒后駕車撞傷病人還是病人因意外，精神失常、故意滋事或其它原因撞車，應(yīng)從病歷記載中有所反映。應(yīng)考慮病歷記載對(duì)肇事雙方負(fù)責(zé)，對(duì)醫(yī)生本人負(fù)責(zé)，更應(yīng)對(duì)醫(yī)院負(fù)責(zé)。以便為交警，司法部門調(diào)查立案提供可靠的證據(jù)，并為當(dāng)事的雙方爭(zhēng)得法律上的主動(dòng)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉寧，孫素玲.關(guān)于病案書寫中潛在性法律問題的探討[J].中國(guó)醫(yī)院管理，2001，21(3):45-46

篇5

中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

引言

學(xué)校檔案管理是學(xué)校決策、學(xué)校職能的重要體現(xiàn)，同時(shí)也是學(xué)校做好決策工作和體現(xiàn)學(xué)校職能的重要基礎(chǔ)。新時(shí)期，學(xué)校檔案管理工作出現(xiàn)了環(huán)境、機(jī)制和結(jié)構(gòu)的新情況，需要對(duì)學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行認(rèn)真思考。本研究對(duì)于學(xué)校檔案管理工作中現(xiàn)存的認(rèn)識(shí)不足、現(xiàn)代化水平不高、管理質(zhì)量不高、力度不足等問題進(jìn)行了分析，提供了在提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)基礎(chǔ)、注重工作細(xì)節(jié)、挖掘檔案功能、推行學(xué)校檔案管理信息化等方法和措施。

一、提高對(duì)學(xué)校檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是辦好學(xué)校的一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作，是學(xué)校管理工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)。重視檔案管理工作是中央、省、市各級(jí)黨委、政府的要求，也是各級(jí)各類學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的客觀要求。要充分認(rèn)識(shí)學(xué)校檔案就是學(xué)校寶貴的財(cái)富，學(xué)校檔案管理工作就是學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)工作的重要組成部分，從而進(jìn)一步重視和加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，把學(xué)校檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，納入學(xué)校管理制度，納入有關(guān)人員職責(zé)范圍。做到學(xué)校布置工作與安排相關(guān)文件、資料的歸檔同步，檢查工作與檢查相關(guān)檔案、資料的歸檔同步，總結(jié)工作與總結(jié)相關(guān)檔案管理工作同步，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案集中統(tǒng)一管理，確保學(xué)校檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

二、存在于學(xué)校檔案管理工作的典型性問題

1、對(duì)學(xué)校檔案管理重要性認(rèn)知不足

學(xué)校檔案管理工作具有專業(yè)性和幕后性的特點(diǎn)，屬于基礎(chǔ)型工作，既不能像教學(xué)工作那樣容易引起關(guān)注，也不能做到工作績(jī)效的顯著體現(xiàn)。這會(huì)降低學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師對(duì)學(xué)校檔案管理的重視程度，錯(cuò)誤地對(duì)學(xué)校檔案管理工作認(rèn)知也就隨之產(chǎn)生，他們將學(xué)校檔案管理看作只是簡(jiǎn)單的資料收集和存放，一旦這樣的印象形成，就會(huì)使學(xué)校檔案管理工作陷入被動(dòng)的狀態(tài)，不能夠?yàn)閷W(xué)校建設(shè)和教育改革提供內(nèi)容豐富和形式多樣的服務(wù)與支撐。

2、學(xué)校檔案管理存在支撐力量上的不足

學(xué)校檔案管理工作在專業(yè)發(fā)展上缺乏必要的力量支撐，特別是在很多環(huán)節(jié)和工作中學(xué)校檔案管理工作不能做到被廣大教師和主要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，進(jìn)而出現(xiàn)支撐力量的不足，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作存在系統(tǒng)性缺乏，并且出現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作價(jià)值的降低。

3、學(xué)校檔案管理質(zhì)量不高

當(dāng)前，學(xué)校檔案管理工作人員一般由各類教育教學(xué)人員兼任，而這些人員的精力一般放在了教育教學(xué)工作上，繁重的工作致使人員的疲憊，進(jìn)而降低了學(xué)校檔案管理工作的投入，這會(huì)在學(xué)校檔案管理中表現(xiàn)出系統(tǒng)性的缺乏，并且容易出現(xiàn)學(xué)校檔案管理信息準(zhǔn)確程度的降低，既不利于學(xué)校檔案信息的有效利用，也不利于有效對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行進(jìn)一步開發(fā)和價(jià)值挖掘。

4、學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化水平不高

學(xué)校檔案管理工作應(yīng)該隨著科學(xué)技術(shù)和管理手段的更新而發(fā)展，當(dāng)前學(xué)校各項(xiàng)工作已經(jīng)得到了信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展，而很多學(xué)校的檔案管理工作還停留在手工操作上，這不但不利于學(xué)校檔案管理工作困難程度的降低，而且會(huì)在基礎(chǔ)上形成對(duì)學(xué)校檔案管理工作的影響，不能夠?qū)W(xué)校檔案管理和檔案信息等優(yōu)勢(shì)進(jìn)行挖掘，失去了對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的支持作用。

三、學(xué)校檔案的規(guī)范化管理對(duì)策

1、注重學(xué)校檔案材料的收集整理

領(lǐng)導(dǎo)在處理學(xué)校工作時(shí)，往往會(huì)根據(jù)一些檔案材料來安排、部署、決策工作。檔案材料的完整性是由文件材料的收集為前提，是學(xué)校工作有序開展的直接證明。過去，學(xué)校的檔案材料收集工作并不規(guī)范，存在著資料不完整、短缺等問題，尤其是學(xué)校的一些文件材料，比如會(huì)議記錄、計(jì)劃、總結(jié)、名冊(cè)、合同等等，都沒有科學(xué)地進(jìn)行歸檔整理。因而，具體來說學(xué)校應(yīng)該要盡早每年制定一個(gè)考評(píng)表，其內(nèi)容就是針對(duì)學(xué)校各個(gè)科室的檔案資料整理、歸檔，以責(zé)任制來確定科室檔案資料的規(guī)范管理負(fù)責(zé)人，將這些工作和教職工的年終考核、評(píng)優(yōu)等結(jié)合起來。如果相關(guān)的管理人員不能保管好檔案資料，檔案沒有及時(shí)歸檔，就不發(fā)年終獎(jiǎng)，而那些在檔案管理中成就突出的部門和個(gè)人，應(yīng)該獲得一定的獎(jiǎng)勵(lì)，以規(guī)范管理促進(jìn)檔案工作順利進(jìn)行。學(xué)校的檔案材料的完整收集還與上級(jí)的檔案管理要求密切相關(guān)，根據(jù)上級(jí)要求及時(shí)傳閱、歸檔文件材料，適時(shí)清查檔案材料，才能保證檔案材料的完整性。并且，學(xué)校應(yīng)該注重文書管理，認(rèn)真收集活動(dòng)中的文件材料，努力發(fā)揮材料的作用。檔案管理者要認(rèn)真查詢那些沒有請(qǐng)示、批復(fù)的文件材料，以確保這些材料的歸檔及時(shí)。檔案人員對(duì)于那些有價(jià)值的復(fù)印文件應(yīng)該在歸檔時(shí)保存好原件，便于以后歸檔時(shí)使用。

2、、重視學(xué)校檔案的開發(fā)利用

檔案管理工作的有效開展能夠促進(jìn)學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展，分而言之，要做好兩個(gè)方面的工作：一是深入發(fā)掘檔案信息資源，擴(kuò)寬檔案收集范圍，根據(jù)當(dāng)前的檔案信息做好超前服務(wù)。學(xué)校檔案室有很多有價(jià)值的信息材料，例如關(guān)于教學(xué)研究、調(diào)查報(bào)告、規(guī)章制度、實(shí)驗(yàn)、管理經(jīng)驗(yàn)等等，這些文書檔案能促進(jìn)學(xué)校管理質(zhì)量、教學(xué)質(zhì)量提升。管理人員需要認(rèn)真了解室藏，通過超前服務(wù)工作來分類編制或者整理這些有價(jià)值的檔案內(nèi)容，將其制作成專題資料或者專題目錄。也可以用計(jì)算機(jī)進(jìn)行掃描，用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將檔案內(nèi)容制作成光盤來收藏，或者整理到專題網(wǎng)中，讓教職工在校園網(wǎng)上便捷使用。二是做好學(xué)校檔案的編研工作。這是一項(xiàng)信息層次高的開發(fā)工作，通過檔案編研提高材料的檔次，深入地挖掘可以用來服務(wù)于教職工作，幫助學(xué)校管理層在決策時(shí)獲得準(zhǔn)確的決策信息。檔案人員要敢于打破常規(guī)的檔案編研方法，積極開發(fā)高價(jià)值的、關(guān)系到教育教學(xué)的檔案材料。另外，檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)黨政重點(diǎn)工作、學(xué)校教職員工十分關(guān)注的問題來開發(fā)檔案資源，整理檔案信息，為學(xué)校的教育教學(xué)提供共享信息資源。

3、完善學(xué)校檔案規(guī)范管理制度

要保證學(xué)校檔案規(guī)范化管理工作的有效開展，就應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)的檔案管理制度。學(xué)校應(yīng)該從本校的實(shí)際情況出發(fā)，規(guī)范檔案管理機(jī)制，完善檔案管理制度，學(xué)校可以根據(jù)檔案室、檔案人員、檔案管理工作及保密內(nèi)容、檔案利用和保管等方面來制定管理制度，提高學(xué)校的檔案管理意識(shí)。并對(duì)在檔案編制中對(duì)文件材料進(jìn)行分類保管，制定相應(yīng)的管理制度，使之成為檔案管理的依據(jù)。學(xué)校要有針對(duì)性地規(guī)范管理檔案，以制度規(guī)范管理程序，以方法保證管理過程。檔案保管按照程序進(jìn)行有效地落實(shí)。檔案管理科室在規(guī)范化的制度中明確職責(zé)，根據(jù)制度來確定檔案管理范圍，并以制度為依據(jù)，對(duì)檔案的立卷、借閱、保密進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，以便于檔案的開發(fā)利用，幫助學(xué)校做好檔案規(guī)范化管理工作，促進(jìn)學(xué)校的教育教學(xué)事業(yè)發(fā)展。

4、強(qiáng)化學(xué)校檔案管理人員的整體素質(zhì)

要想加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，就要要求檔案管理人員要做到政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正，切實(shí)履行檔案管理人員的工作職責(zé)：一要堅(jiān)持原則，作風(fēng)正派，做黨的政策的模范執(zhí)行者。二要忠于職守，遵紀(jì)守法，確保檔案的絕對(duì)安全。三要掌握檔案工作專業(yè)理論，精通檔案工作業(yè)務(wù)。四要不斷提高管理水平，加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，更新知識(shí)，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展需要。檔案工作者要立足本職默默奉獻(xiàn)，干一行、愛一行、專一行，在平凡的工作崗位上建功立業(yè)，成為檔案管理的行家里手，為構(gòu)建和諧社會(huì)，為學(xué)校檔案事業(yè)作出積極貢獻(xiàn)。

結(jié)束語

在學(xué)校深化改革和發(fā)展的背景下，如何將這種具有十分重要意義的檔案管理工作做好具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。然而就目前的學(xué)校檔案管理而言其無論是在管理體制管理規(guī)范還是在管理理念上都或多或少地存在一些問題，而這些問題在與相關(guān)管理素質(zhì)并不高管理人員的綜合作用之下，實(shí)際上極大地降低了整體檔案管理效率從而對(duì)后續(xù)與其工作的開展設(shè)定了一定的阻礙。當(dāng)然這些阻礙是不可能長(zhǎng)期存在的相反的其總是需要運(yùn)用相關(guān)措施及時(shí)地加以應(yīng)對(duì)。

參考文獻(xiàn)

篇6

電力檔案是電力工程建設(shè)的真實(shí)歷史記錄和反映,是工程建設(shè)和竣工驗(yàn)收的必備條件,更是投產(chǎn)后管理、運(yùn)行、檢修、改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)。電力檔案作為電力科技的詳細(xì)資料,對(duì)整個(gè)電力的運(yùn)營(yíng)和維護(hù)都有著重要的現(xiàn)實(shí)意義,如果電力檔案科學(xué)、規(guī)范、詳細(xì)、信息化程度高,就會(huì)對(duì)今后的電力運(yùn)營(yíng)與維護(hù)起到很好的促進(jìn)作用,反之,則會(huì)給這些工作帶來很大的麻煩,造成不必要的損失。

1　增強(qiáng)服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)

增強(qiáng)服務(wù)創(chuàng)新意識(shí),需要檔案部門檔案工作者解放思想,更新觀念,多渠道,全方位地為利用者服務(wù)。

電力企業(yè)作為知識(shí)型,技術(shù)密集型的企業(yè),電力安全生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)建設(shè)的發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案工作提出了更新,更高的要求,企業(yè)的檔案提供,利用亦發(fā)生了深刻地轉(zhuǎn)變,因此,電力企業(yè)檔案管理工作應(yīng)一切以企業(yè)的安全生產(chǎn),經(jīng)營(yíng)管理為中心,批準(zhǔn)檔案工作為企業(yè)服務(wù)的切人點(diǎn)。做到把正確的信息,在正確的時(shí)間,以正確的方式,傳遞給正確的對(duì)象。首先,檔案工作者必須改變那種“躲進(jìn)小樓成一統(tǒng),管它春夏與秋冬”埋頭業(yè)務(wù),把自己的工作僅限于本單位,不與外界交流的狹隘做法,要以積極的姿態(tài)主動(dòng)迎接挑戰(zhàn),吸取一切有益的做法,將檔案工作做得更好。其次,要對(duì)以往的檔案服務(wù)工作進(jìn)行反思,只有反思才會(huì)有進(jìn)步,才會(huì)有發(fā)展。要客觀地實(shí)事求是地總結(jié)檔案服務(wù)工作發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀,既充分肯定成績(jī),又看到存在的不足和問題,并正確分析取得成績(jī)和存在問題的原因,認(rèn)清創(chuàng)新意識(shí)在檔案服務(wù)工作發(fā)展中的重要作用,再次,要與相關(guān)專業(yè)或其他專業(yè)進(jìn)行比較,取其精華,去其糟粕,認(rèn)真地學(xué)習(xí)文博。圖書事業(yè)服務(wù)工作的發(fā)展經(jīng)驗(yàn),從中得到有益的啟示,同時(shí),也要注重學(xué)習(xí)各地檔案部門服務(wù)創(chuàng)新的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),從而增強(qiáng)危機(jī)感和緊迫感,積極主動(dòng)地迎接挑戰(zhàn),更好地創(chuàng)新檔案服務(wù)工作。

2　拓展服務(wù)創(chuàng)新途徑

2.1變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)

檔案服務(wù)工作要想有活力,要想有生命力,必須擺脫“看攤守堆”的被動(dòng)局面,想利用者急,送利用者之需,圍繞電力企業(yè)中心工作,主動(dòng)開展服務(wù),一是要破除“甘當(dāng)配角”的觀念,主動(dòng)深入到各項(xiàng)活動(dòng)中層示檔案工作的風(fēng)采,檔案工作是服務(wù)性工作,在電力企業(yè)中僅是個(gè)配角,同時(shí),檔案的效用是隱形的,信息是潛在的,不容易引起領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持及社會(huì)的關(guān)注和理解,因此,需要破除“等,靠,要”等舊的思想觀念,敢于創(chuàng)新,爭(zhēng)取主動(dòng),變“配角”為“主角”。積極奮發(fā)向上,以突出的貢獻(xiàn)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)懷,以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)贏得企業(yè)的支持和配合,二是要密切關(guān)注當(dāng)前的電力工作重點(diǎn)和今后的發(fā)展方向,針對(duì)當(dāng)前正在和將要解決的重要問題,有預(yù)見性地開展服務(wù)。作為電力企業(yè),隨著電網(wǎng)和電源建設(shè)的快速發(fā)展,各種新技術(shù),新設(shè)備,新工藝不斷投入應(yīng)用,在此過程中,大量的工程圖紙,科技資料形成檔案。我們知道,任何一項(xiàng)科研技術(shù)成果都離不開對(duì)前人或他人研究成果的借鑒與汲取,如果企業(yè)開展檔案信息跟蹤服務(wù),把過去的,現(xiàn)有的,別人的技術(shù)成果匯集起來,經(jīng)過綜合分析整理,精心加工,匯集起來,就可以及時(shí)幫助技術(shù)人員解決重要的工程技術(shù)問題。三是檔案人員要具有敏銳的思想,善于快速捕捉有用的信息,及時(shí)找準(zhǔn)服務(wù)的切入點(diǎn),提供有效服務(wù),并且及時(shí)了解和把握檔案對(duì)維護(hù)權(quán)益的作用,學(xué)會(huì)適時(shí)提供檔案,使電力企業(yè)的資產(chǎn),財(cái)產(chǎn)免遭不必要的損失。

2.2拓寬服務(wù)領(lǐng)域,完善服務(wù)功能

檔案工作無論從收集,整理,檢索,利用等每個(gè)環(huán)節(jié),始終都蘊(yùn)含著“服務(wù)”這個(gè)主體,電力企業(yè)檔案工作必須立足于這個(gè)主體,緊緊圍繞電力改造發(fā)展這一大局,深入開展多形式,全方位的服務(wù)活動(dòng)。一是拓寬服務(wù)領(lǐng)域,擴(kuò)大檔案工作的影響,改變過去”檔案是保密的,僅限于本單位使用”的觀點(diǎn),對(duì)于一些不保密的技術(shù)文件等,可進(jìn)行開架閱覽,對(duì)外單位需要的檔案信息,在不違反規(guī)定和不影響檔案安全的情況下,可進(jìn)行有償服務(wù)。比如,可在檔案室的基礎(chǔ)上建立信息中心,實(shí)現(xiàn)檔案,圖書,資料信息一體化管理,最大限度地發(fā)揮信息的作用,還可將檔案館建設(shè)成為“電力企業(yè)成就展覽中心”,“電力科技教育基地”,或利用資源優(yōu)勢(shì),開展企業(yè)圖片展,各項(xiàng)事業(yè)成就展以及編研各類資料等等,不斷練就服務(wù)的內(nèi)功。增強(qiáng)電力檔案服務(wù)工作的感召力。而是建立開放的,現(xiàn)代的電力企業(yè)檔案工作體系,適應(yīng)電力企業(yè)發(fā)展的需要,拓寬服務(wù)渠道,改善服務(wù)功能,變從屬性為主動(dòng)性和預(yù)見性,樹立”大檔案”觀念,服務(wù)到電力企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展,服務(wù)到領(lǐng)導(dǎo)的決策中去。要選好主動(dòng)服務(wù)的突破口,越是重要的項(xiàng)目和工作,檔案工作就延伸到那兒,檔案信息就提供到那里,越是人們關(guān)注的事情,檔案工作越要居身其中。同時(shí),要進(jìn)一步開放利用檔案信息資源,要用前瞻的眼光來研究利用者潛在的需求,為利用者提高超前服務(wù)。只有這樣,檔案工作才能在服務(wù)企業(yè)中進(jìn)一步擴(kuò)大其影響,檔案信息才能成為“源頭活水”。三是適應(yīng)我國(guó)鍵人世貿(mào)組織的新形勢(shì)以及從根本上改變粗放型經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式的要求,做好檔案服務(wù)工作,為電力在中國(guó),在東南亞以及更大范圍,更廣領(lǐng)域,更高層次上參與國(guó)際經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作和競(jìng)爭(zhēng)提供有效服務(wù)?？傊?檔案服務(wù)工作要圍繞建立現(xiàn)代企業(yè)制度,加強(qiáng)企業(yè)管理,推動(dòng)科技進(jìn)步,開展廠務(wù)公開,企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整和企業(yè)的法律事務(wù)等方面開展主動(dòng)服務(wù)。

2.3以現(xiàn)代化管理方法為主要服務(wù)手段

提高檔案利用效率,必須改革傳統(tǒng)的手工方式,代之于現(xiàn)代化管理方法和手段來提高檔案信息傳遞速度,實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息共享。要在充分利用現(xiàn)有的現(xiàn)代化管理方法(諸如目標(biāo)管理,質(zhì)量管理等)和手段(計(jì)算機(jī),縮微,光盤等)基礎(chǔ)上,引進(jìn)市場(chǎng)鏈,需求側(cè)等其他專業(yè)先進(jìn)的管理方法和手段,提高服務(wù)質(zhì)量和水平。

2.4營(yíng)造以人為本的服務(wù)氛圍

堅(jiān)持以人為本,加快培育造就一支責(zé)任心強(qiáng),業(yè)務(wù)精,有干勁,會(huì)管理的檔案專業(yè)人才隊(duì)伍。檔案工作的服務(wù)對(duì)象是人。一個(gè)吸引人的檔案部門不僅在于室藏檔案所蘊(yùn)含的信息量,更重要的還在于其軟硬環(huán)境能體現(xiàn)出一種“以人為本”的氛圍,讓利用者消除陌生感,感到舒適方便,讓檔案部門“門前冷落鞍馬稀”成為歷史,讓具有非凡價(jià)值的檔案不再“養(yǎng)在深閨無人識(shí)”。使檔案作真正成為人們必需的信息資源,使檔案室成為人們想去,愿意去的地方。

3　提高服務(wù)創(chuàng)新能力

篇7

1.企業(yè)要從戰(zhàn)略發(fā)展的高度考慮檔案信息化向題

從歷史經(jīng)驗(yàn)來看，檔案絕不單單是企業(yè)運(yùn)行情況相關(guān)資料的‘儲(chǔ)藏室”、“保管箱”，檔案替理也不應(yīng)是流水帳式的簡(jiǎn)單管理，對(duì)于檔案的管理理應(yīng)成為企業(yè)運(yùn)行管理中很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到，開發(fā)利用檔案信息資源是進(jìn)行科學(xué)決策和管理的根本需要，但各企業(yè)實(shí)際情況不同，如何建設(shè)并利用好這樣一個(gè)管理咨詢信息系統(tǒng)，不同企業(yè)應(yīng)靈活處理;全面提高檔案利用效率，最大限度地滿足企業(yè)各部門對(duì)檔案利用需求，不但需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的高度重視并積極協(xié)調(diào)，更需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)具備戰(zhàn)略的眼光和務(wù)實(shí)的作風(fēng)，將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化總體規(guī)劃之中，將檔案建設(shè)納人企業(yè)內(nèi)部各部門的崗位職責(zé)范圍之內(nèi)，有計(jì)劃、有組織、有安排，做到層層落實(shí)，項(xiàng)目清晰，并應(yīng)當(dāng)投人甲定資金予以支持。

2.企業(yè)檔案信息化管理的主要內(nèi)容

企業(yè)檔案的信息化管理是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時(shí)期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發(fā)展并指導(dǎo)著具體工作。其主要內(nèi)容包括:

(1)檔案資源技術(shù)信息化。檔案資源信息化是檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、進(jìn)行信息化有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。其主要內(nèi)容包括:一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫;二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

(2)檔案管理方法科學(xué)化。檔案借巡匡作方法科學(xué)化，就是根據(jù)信息社會(huì)的特點(diǎn)和檔案工作的客勸珠見律進(jìn)行合理的組織計(jì)劃和控制。白然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)的最新研究成果運(yùn)用到檔案管理中，如在系統(tǒng)論、控制論等的指導(dǎo)下作出正確的決策。此外，管理方法的科學(xué)化還包括正確恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段和行政手段按照管理對(duì)象的實(shí)際和它自身固有的規(guī)律來決定采用叨隆手段，以及使用這些手段乃至最終用法律形式來保證。管理方法的科學(xué)化是旁彬勢(shì)下管理現(xiàn)代化的核心。

(3)管理人員素質(zhì)酬弋化。信息時(shí)代檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷改革，對(duì)檔案管理人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)技術(shù)知識(shí)及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。檔案管理人員除了應(yīng)具備廣博的知識(shí)外，還要有一個(gè)結(jié)構(gòu)合理的人才群體。檔案管理人員要有一個(gè)合理的比例，有較好的知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、素質(zhì)結(jié)構(gòu)等。

(4)檔案月賂的社會(huì)化。隨著社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)及檔案效益的顯現(xiàn)，檔案利用從用戶對(duì)象上正在發(fā)生著明顯的變化，非官方組織與社會(huì)公眾對(duì)檔案的利用不斷增長(zhǎng)，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)利用明顯上升。隨著檔案進(jìn)一步開放、電子文檔的實(shí)行，檔案利用將出現(xiàn)跨地域、跨行業(yè)的局面，突破時(shí)空界限，真正實(shí)現(xiàn)資源共享。

3．抓住機(jī)遇，全面推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)正面臨著難得的發(fā)展機(jī)遇，而且現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展也提供了十分優(yōu)越的客觀條件，因此，必須統(tǒng)籌謀劃，精心實(shí)施，在秉承傳統(tǒng)工作的基礎(chǔ)上，做好以下幾點(diǎn):

(1)建立健全制度，規(guī)范檔案管理。企業(yè)檔案部門要把握信息化帶來的企業(yè)管理的新思維、新模式，樹立創(chuàng)新意識(shí)，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案制度創(chuàng)新。建立健全適應(yīng)企業(yè)信息化環(huán)境下的檔案管理制度，保證企業(yè)檔案工作在企業(yè)信息化環(huán)境下扎實(shí)有序發(fā)展，完善企業(yè)檔案的收集范圍，及時(shí)調(diào)整和擴(kuò)展企業(yè)檔案信息的接收范圍，尤其提男腸些對(duì)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有潛在價(jià)值的文字材料;建立電子文件的歸檔辦法，完善企業(yè)文件材料的歸檔制度;建立數(shù)字化檔案信息管理和利用制度，保障電子檔案信息的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存及利用的安全。 轉(zhuǎn)貼于

(2)更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源。對(duì)企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要的檔案信息要格外予以重視，適當(dāng)勿二大檔案收集對(duì)象和收集范圍，不僅要收集與檔案關(guān)系密切的各種資料，對(duì)枚關(guān)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策的信息資料也要注意收集。同時(shí)，企業(yè)檔案的收集要充分利用現(xiàn)代通信電子手段，從收集信息的深度和廣度兩個(gè)方面加以拓展，檔案保管重點(diǎn)要轉(zhuǎn)向企業(yè)自身形成的材料和與企業(yè)經(jīng)營(yíng)有直接關(guān)系的文件。

要以市場(chǎng)為導(dǎo)向，挖掘各種適銷對(duì)路的檔案信息。如：企業(yè)為了定價(jià)，就必須知道市場(chǎng)狀況;為了制定促銷策略，就必須了解產(chǎn)品銷售周期性及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況;為了發(fā)掘新產(chǎn)品，就必須全面了解生產(chǎn)廠家，如此等等。如果檔案人員能在這些方面為企業(yè)及時(shí)提供真實(shí)、詳細(xì)的檔案資料(數(shù)據(jù)、文字、圖表等)，就會(huì)為企業(yè)的正確決策提供有力的支持，其為企業(yè)提供的服務(wù)就是高級(jí)的信息服務(wù)。

(3)加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，建設(shè)好檔案管理工作軟環(huán)境。社會(huì)的發(fā)展、科技的進(jìn)步一方面給檔案管理理論、管理模式、檔案工作領(lǐng)域和工作手段與工作方法帶來強(qiáng)烈沖擊，另一方面又對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出新的更高的要求，因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)，是加速檔案工作利技進(jìn)步、推動(dòng)檔案事業(yè)利學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵。為適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要，必須對(duì)在崗檔案工作人員不斷開展多渠道、多形式的崗位培訓(xùn)，讓管理檔案的專業(yè)人員歷經(jīng)時(shí)間積累和沉淀的能力，就會(huì)讓檔案為社會(huì)各界有效利用，并適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求。

要確立檔案信息化建設(shè)所需人才隊(duì)伍建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，明確培養(yǎng)目標(biāo)和方向，完善檔案信息化人才隊(duì)伍培養(yǎng)的制度與機(jī)制，加快檔案復(fù)合型人才培養(yǎng)，對(duì)不合理的崗位設(shè)置應(yīng)及時(shí)予以調(diào)整，對(duì)做出突出貢獻(xiàn)的檔案管理人員給予表彰獎(jiǎng)勵(lì);要挑選一批思想政治覺悟高，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，熱愛檔案事業(yè)，具有一定企業(yè)管理業(yè)務(wù)水平的人員充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來。

(4)加強(qiáng)理論知識(shí)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感。檔案工作者自身要不斷提升專業(yè)素質(zhì)，開拓思路，勇于進(jìn)取，超前介人企業(yè)管理流程，全方位參與企業(yè)信息化建設(shè)，將自身有機(jī)融人到信息系統(tǒng)中，使檔案工作與五處業(yè)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、施工、管理等工作流程想銜接，以加強(qiáng)對(duì)企業(yè)各種類型文件材料運(yùn)行的監(jiān)控。檔案工作者還要積極參與國(guó)際質(zhì)量認(rèn)證體系的貫標(biāo)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)文件、檔案的制度化、規(guī)范化管理，主動(dòng)配合企業(yè)計(jì)算機(jī)人員，建立和完善企業(yè)檔案自動(dòng)化系統(tǒng)。同時(shí)還必須積極主動(dòng)地從各個(gè)渠道獲取及綜合處理各類信息，并編制出有一定水平的綜合性、專題性的報(bào)告，供企業(yè)決策者分析和判斷，提高服務(wù)水平。

(5)積極推進(jìn)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。檔案管理數(shù)字化是一項(xiàng)艱巨而又緊迫的任務(wù)。檔案工作者不能觀望等待，要主動(dòng)出擊。首先，在行文不規(guī)范的企業(yè)中，盡快完善文件制度，為各種機(jī)讀檔案目錄的建立及管理軟件的編制做準(zhǔn)備;其次，根據(jù)企業(yè)館藏特點(diǎn)，結(jié)合行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)編制出索引工具，以實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化檢索功能。

篇8

摘 要：高校檔案管理工作作為推動(dòng)高校發(fā)展、加強(qiáng)高校建設(shè)過程的基礎(chǔ)和不可或缺的一部分，它對(duì)高校維持高效的可持續(xù)發(fā)展具有重大意義.根據(jù)目前我國(guó)大多數(shù)高校檔案管理工作的現(xiàn)狀，依然存在著不少的問題和阻礙，而最大的問題就是在服務(wù)方面缺乏充分的研究和創(chuàng)新.其中包括：缺乏服務(wù)意識(shí)；管理、方式等等的研究和創(chuàng)新，導(dǎo)致整個(gè)高校檔案管理工作受到阻滯，拉低工作效率，影響其工作質(zhì)量.因此，本文就服務(wù)意識(shí)下的高校檔案管理工作進(jìn)行探討與研究，從高校檔案管理工作的現(xiàn)狀入手，分析其在服務(wù)方面面臨的問題和存在的不足，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，從多方面進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，推動(dòng)高校整體教學(xué)質(zhì)量的發(fā)展.

關(guān)鍵詞 ：服務(wù)意識(shí)；高校檔案管理；解決對(duì)策；服務(wù)創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G273文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1673-260X（2015）02-0142-03

檔案管理作為我國(guó)檔案事業(yè)的一部分，它通過檔案室工作人員對(duì)檔案資料的管理，為有需求的人或團(tuán)體提供相應(yīng)的服務(wù).為了充分體現(xiàn)高校檔案管理工作的價(jià)值，高校領(lǐng)導(dǎo)以及所有工作人員需充分明白服務(wù)意識(shí)的必要性和重要性，在提高檔案管理工作的效率，充分加強(qiáng)管理工作的同時(shí)，也要對(duì)相關(guān)服務(wù)意識(shí)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新和研究，將服務(wù)工作做到最好.

但就目前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀而言，它的情況并不理想，由于高校對(duì)服務(wù)意識(shí)缺乏創(chuàng)新，從而導(dǎo)致檔案管理工作服務(wù)意識(shí)落后、服務(wù)設(shè)備的不完善與缺乏、高校檔案的循環(huán)利用性極低.這些情況的出現(xiàn)，在一定程度上對(duì)我國(guó)高校檔案管理工作造成影響，阻礙了其可持續(xù)發(fā)展.因此，為了解決這些問題，應(yīng)從理論知識(shí)研究出發(fā)，首先制定相應(yīng)的解決方案，再通過實(shí)踐來得出相關(guān)結(jié)論，將理論和實(shí)踐相互融合，提高高校檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平，促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展.

1 高校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

高校檔案管理工作是將教育教學(xué)過程中所創(chuàng)造的具有價(jià)值性的內(nèi)容進(jìn)行記錄和保存.從而變成一種具有高校歷史性見證的產(chǎn)物，為師生對(duì)學(xué)校的認(rèn)知提供有利條件.就目前我國(guó)高校檔案管理工作的現(xiàn)狀而言，它包括如下四個(gè)方面：

1.1 高校檔案管理工作缺乏重視，在高校管理中地位不高

高校檔案管理工作是高校管理工作中不可或缺的一部分，但是卻存在不受重視、地位不高的問題，與其他高校管理工作相比，毫無地位可言，因此容易被人忽視.這在一定程度上，造成了我國(guó)高校檔案管理工作的阻滯.

1.2 傳統(tǒng)管理方式的局限性

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步、科技的迅速發(fā)展，電子化、信息數(shù)字化等技術(shù)已經(jīng)在人們的生活、學(xué)習(xí)、工作中得到普及，然而少數(shù)高校的檔案管理形式，仍局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理形式，使得檔案管理工作難以進(jìn)行，存在局限性.其局限性主要體現(xiàn)在:（1）由于高校的不斷發(fā)展，檔案資料信息也越來越多，紙質(zhì)檔案所需的保存空間也越來越大，這在一定程度上，造成了高校資源的浪費(fèi)，且不利于進(jìn)行有效管理.（2）紙質(zhì)檔案不利于長(zhǎng)期保存，將會(huì)影響高校檔案資料的完整性，造成高校檔案資源的丟失.（3）紙質(zhì)檔案的整體與收集耗費(fèi)人力、物力以及時(shí)間，且在一定程度上，降低了檔案管理工作的工作效率.

1.3 檔案管理工作人員現(xiàn)狀

1.3.1 人員分配不合理

大多數(shù)高校在檔案管理工作的人員分配環(huán)節(jié)，缺乏科學(xué)性，為檔案管理工作安排的工作人員數(shù)量太少，甚至只安排一個(gè)工作人員，影響整個(gè)檔案管理工作的工作效率.

1.3.2 缺乏基本職業(yè)素養(yǎng)

在高校檔案管理工作中，大多數(shù)工作人員管理意識(shí)不夠，對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，缺乏工作基本素養(yǎng).主要表現(xiàn)在：對(duì)工作不負(fù)責(zé)任、工作態(tài)度懶散、不夠仔細(xì)認(rèn)真、耐心不夠等等方面.這在一定程度上導(dǎo)致了對(duì)工作的疏忽，造成檔案遺失、檔案信息記錄錯(cuò)誤等現(xiàn)象，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值，讓其變得可有可無，導(dǎo)致檔案管理工作無法被學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、師生們所重視.

1.3.3 缺乏專業(yè)性人才

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步、科技的迅速發(fā)展，電子化、信息數(shù)字化等技術(shù)在眾多領(lǐng)域已進(jìn)行了普及，高校檔案管理工作也不例外.為了順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中被廣泛應(yīng)用，由于其具有的高效、技術(shù)性特征，一般的工作人員無法進(jìn)行實(shí)際操作，因此專業(yè)的技術(shù)人員必不可少，但是就目前大多數(shù)高校而言，它們?nèi)狈I(yè)技術(shù)人才，無法將檔案管理工作的知識(shí)理論與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)進(jìn)行完美融合，拖慢檔案管理工作的進(jìn)程，阻礙其進(jìn)行有效發(fā)展.

2 高校檔案管理工作在服務(wù)方面存在的問題不足

2.1 服務(wù)意識(shí)不夠

服務(wù)意識(shí)不夠是當(dāng)前高校檔案管理工作在服務(wù)方面存在的主要問題，就目前大部分高校而言，它們?nèi)蕴幱诒粍?dòng)服務(wù)狀態(tài)，浪費(fèi)服務(wù)對(duì)象們的時(shí)間、精力.沒有做到“以服務(wù)對(duì)象為主”的原則，無法體現(xiàn)自己的工作職責(zé)和價(jià)值.這類問題的成因包括以下三個(gè)方面：（1）工作人員缺乏基本工作素養(yǎng)，工作意識(shí)不足，導(dǎo)致其態(tài)度馬虎，行為懶散；服務(wù)意識(shí)不夠，無法遵守服務(wù)原則，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)；責(zé)任意識(shí)不足，對(duì)工作不負(fù)責(zé)任，對(duì)自己不負(fù)責(zé)任，沒有體現(xiàn)自身的工作價(jià)值.（2）高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校檔案管理工作的服務(wù)需求不清晰，造成工作人員無法順利開展服務(wù)工作.（3）高校師生不及時(shí)給予有效建議，助長(zhǎng)工作人員懶散的氣焰.

2.2 服務(wù)管理不夠完善

服務(wù)管理，即對(duì)高校檔案管理工作人員服務(wù)對(duì)象提供的服務(wù)進(jìn)行管理，其中包括對(duì)服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率等的管理.由于檔案管理工作不被重視，造成檔案管理工作的服務(wù)管理不到位、不完善，具體體現(xiàn)在：（1）缺乏一套完整的服務(wù)管理體系.原本的服務(wù)管理體系無法支撐目前的管理，缺乏針對(duì)性，導(dǎo)致整個(gè)管理流程不夠規(guī)范，影響在服務(wù)過程中，對(duì)工作人員的管理.（2）服務(wù)管理缺乏具體化.目前大多數(shù)高校對(duì)檔案管理工作的服務(wù)管理太過形式化，缺乏具體的管理模式，平常太過簡(jiǎn)單化，抱著草草了事的心態(tài)，僅僅為了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督檢查，而稍稍重視，之后又維持現(xiàn)狀.（3）服務(wù)思路不清晰.高校檔案管理工作人員自身服務(wù)思路不清晰，影響工作的正常落實(shí)，缺乏主動(dòng)意識(shí)性，無法給予服務(wù)工作有效性建議.使得服務(wù)管理工作無法進(jìn)行具體落實(shí)，缺乏具體化.

2.3 服務(wù)方法不全面，太過單一

就目前現(xiàn)狀而言，高校檔案管理工作的服務(wù)方法，以人工服務(wù)為主，以信息搜索、查詢?yōu)檩o，但這僅僅針對(duì)于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備完善、基本網(wǎng)絡(luò)服務(wù)已啟動(dòng)、高校檔案資料已完整入庫的高校，少數(shù)無法適應(yīng)社會(huì)變化、沒有及時(shí)進(jìn)行資料更新的高校就只能依靠單一的服務(wù)方法進(jìn)行服務(wù)管理工作的開展.

然而，由于紙質(zhì)檔案種類數(shù)量繁多且信息量過大，而檔案管理工作人員的人數(shù)和能力都存在一定的局限性，導(dǎo)致無法給予服務(wù)對(duì)象優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，無法確保服務(wù)質(zhì)量，達(dá)不到服務(wù)對(duì)象的目的，無法滿足其需求，造成服務(wù)管理工作的失職.

2.4 未開展服務(wù)研究

服務(wù)工作本身就需要不斷進(jìn)行研究，使之不斷優(yōu)化和進(jìn)步，然而部分高校檔案管理工作，仍然沒有為其開展服務(wù)研究，這在一定程度上，無法提升其服務(wù)管理水平，無法促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展.造成這種情形出現(xiàn)的原因如下：（1）對(duì)高校檔案管理工作不夠重視.（2）服務(wù)管理不到位.（3）工作人員工作意識(shí)不夠.

因此，高校檔案管理工作的服務(wù)研究需要高校的每一個(gè)人相互配合、共同努力，在完善服務(wù)方式的同時(shí)，還需進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)工作人員服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，同時(shí)，也要對(duì)服務(wù)管理進(jìn)行更深層次地研究，為促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展作貢獻(xiàn).

3 高校檔案管理工作中服務(wù)方面的有效措施

3.1 提高工作人員的服務(wù)意識(shí)

為了讓高校檔案管理工作更好地進(jìn)行，第一個(gè)需要強(qiáng)化提升的就是檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，其中包括責(zé)任認(rèn)知意識(shí)和工作意識(shí).首先工作人員應(yīng)明白自身所肩負(fù)的職責(zé)所在，明白檔案管理工作的必要性和重要性，改變?cè)緫猩⒌墓ぷ鞫?，提高主?dòng)積極的服務(wù)意識(shí)，然后用最大工作熱忱去創(chuàng)造自我價(jià)值，為服務(wù)對(duì)象提供最全面的服務(wù).最終達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理工作發(fā)展的目的.

3.2 建立健全的服務(wù)管理制度

為了方便高效管理工作中服務(wù)管理的有效進(jìn)行，應(yīng)建立一套完整的服務(wù)管理制度，方便檔案管理人員在有效開展服務(wù)工作的同時(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化自己的服務(wù)意識(shí)，以達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理工作發(fā)展的目的.通過服務(wù)管理制度，對(duì)工作人員進(jìn)行監(jiān)督，同時(shí)也可設(shè)立合理的獎(jiǎng)懲制度，提高工作人員的工作熱情.方便服務(wù)管理的有效進(jìn)行.

3.3 創(chuàng)新服務(wù)思路，采用多種服務(wù)方式

為了迎合社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，高校檔案管理工作的服務(wù)管理也應(yīng)該不斷地發(fā)展和完善，這樣才能創(chuàng)新服務(wù)思路，運(yùn)用不同的服務(wù)方式進(jìn)行工作.（1）提高工作人員對(duì)服務(wù)管理的相關(guān)認(rèn)知.（2）引進(jìn)外校先進(jìn)的服務(wù)方式.（3）強(qiáng)化、完善工作人員的服務(wù)思路.（4）利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新.

3.4 引進(jìn)國(guó)外高校先進(jìn)的服務(wù)管理方式，時(shí)常進(jìn)行人才交流

國(guó)內(nèi)高校的檔案管理工作遠(yuǎn)不如國(guó)外的先進(jìn)，導(dǎo)致這種情況的最主要因素是國(guó)外對(duì)檔案管理工作的重視程度比國(guó)內(nèi)高，他們將高校檔案管理作為學(xué)校的榮譽(yù)體現(xiàn)和辦學(xué)成果體現(xiàn)，為學(xué)校營(yíng)造了良好的檔案管理氛圍.且國(guó)外的檔案管理人才充足，他們?cè)谝欢ǔ潭壬?，推?dòng)了檔案管理工作的發(fā)展.因此，時(shí)常與國(guó)外盡心個(gè)人才交流必不可少，在交流的過程中，不斷取長(zhǎng)補(bǔ)短，引進(jìn)他們的先進(jìn)技術(shù)和管理方式，完善我國(guó)高校檔案管理工作的服務(wù)管理制度，同時(shí)，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理工作的發(fā)展.

3.5 增加基礎(chǔ)設(shè)備方面的資金投入

結(jié)合高校檔案管理工作的實(shí)際情況，提升自身的基礎(chǔ)設(shè)備水平，不斷進(jìn)行更新.用最全面的基礎(chǔ)設(shè)備結(jié)合理論知識(shí)，將高校檔案管理中的服務(wù)管理做到最好，提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量.

4 高校檔案管理服務(wù)方面的創(chuàng)新

4.1 高校檔案管理服務(wù)意識(shí)的創(chuàng)新

隨著社會(huì)、科技的發(fā)展與進(jìn)步，高校檔案管理工作也在不斷完善和發(fā)展，為了與時(shí)俱進(jìn)，迎合現(xiàn)代化的教育潮流，就必須對(duì)高校檔案管理進(jìn)行不斷創(chuàng)新，而意識(shí)創(chuàng)新作為管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)，因此只有通過對(duì)高校檔案管理服務(wù)意識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新.

為此，應(yīng)將創(chuàng)新精神貫穿在高校檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)工作的創(chuàng)新性和主動(dòng)性，從行為認(rèn)知上改變?nèi)藗儗?duì)檔案工作的了解，將原本被動(dòng)的服務(wù)意識(shí)變成主動(dòng)，對(duì)檔案信息資料進(jìn)行不斷完善和更新，不斷強(qiáng)化創(chuàng)新能力，提高創(chuàng)新意識(shí)，促進(jìn)高校檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展.

4.2 高校檔案管理服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新

在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，必須跟上時(shí)代變化的腳步，不斷地進(jìn)行檔案資料和信息的更新，并加入全新的檔案內(nèi)容和信息，保證檔案的完整性和全面性，有計(jì)劃地對(duì)檔案資源進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和更新，使其更實(shí)時(shí)、高效地為服務(wù)對(duì)象提供需求和服務(wù).

4.3 高校檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新

改變?cè)葌鹘y(tǒng)的服務(wù)形式，進(jìn)行改革創(chuàng)新，充分發(fā)掘高校自身的潛能，結(jié)合自身所有的技術(shù)設(shè)備和管理理論，不斷進(jìn)行完善、創(chuàng)新，采用多種多樣的服務(wù)方式去滿足用戶的需求，將服務(wù)內(nèi)容提升等級(jí)，以達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理工作快速發(fā)展的目標(biāo).

4.4 高校檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新

4.4.1 利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立健全的現(xiàn)代化管理機(jī)構(gòu)

充分利用高校原有的有利因素，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，建立健全的現(xiàn)代化管理機(jī)構(gòu)，將最全面、完整的高校檔案資料信息上傳到自身的局域網(wǎng)內(nèi)，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)，方便用戶快速及時(shí)地進(jìn)行信息查詢，讓網(wǎng)絡(luò)變成檔案管理服務(wù)的重要方式.提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率，另外還需加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)，確保高校資源信息的安全性和保密性.

4.4.2 利用現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)行現(xiàn)代化管理

為了與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)和社會(huì)發(fā)展，檔案管理工作，應(yīng)利用現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)行現(xiàn)代管理，建立科學(xué)的檔案系統(tǒng)，不斷更新現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)備，如：打印機(jī)、掃描儀、投影儀等等基礎(chǔ)設(shè)備，為學(xué)校的發(fā)展奠定基礎(chǔ).

5 結(jié)束語

服務(wù)意識(shí)是高校檔案管理工作中必不可少的一部分，也是促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展的重要因素，本文通過高校檔案管理工作現(xiàn)狀分析，以及在服務(wù)方面面臨的種種問題進(jìn)行深入探討，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，并結(jié)合高校檔案管理服務(wù)方面的創(chuàng)新，提高檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展.

參考文獻(xiàn)：

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篇9

1.現(xiàn)代高校檔案管理中存在的憂患

A.工作人員思想觀念陳舊，檔案館藏的種類比較單一

據(jù)調(diào)查顯示，目前我國(guó)高校檔案管理人員的思想觀念比較傳統(tǒng)、陳舊，具體檔案館藏的種類也比較單一。由于受傳統(tǒng)思想的影響，過去高校檔案管理的意義在于為政治服務(wù)，很少有現(xiàn)代的服務(wù)意識(shí)。傳統(tǒng)高校檔案管理工作的方式仍以行政為主，根本沒有將其納入現(xiàn)代科學(xué)管理和法制管理的軌道。這主要是人為因素的影響，同時(shí)也是管理人員思想觀念陳舊的具體表現(xiàn)；此外，從高校的檔案庫藏現(xiàn)狀看，有關(guān)科研、教學(xué)以及那些時(shí)代信息含量高的資料所占的比例非常小，而行政方面的信息資料卻比較多。自《檔案法》頒布實(shí)施以后，雖然高校檔案館藏種類有所增多，但是仍不能滿足現(xiàn)代高校發(fā)展的需求。

B.管理方式和手段有待進(jìn)一步改進(jìn)

從實(shí)踐來看，在目前我國(guó)許多高校檔案管理工作中仍然采用著傳統(tǒng)的手工方式，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)如此發(fā)達(dá)的今天，其自動(dòng)化程度依然不高。究其原因，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：高校檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍偏低，缺乏工作積極性，因此很難發(fā)揮主觀能動(dòng)性去為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。由于沒有這種主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，因此成為檔案管理工作的桎梏；由于管理人員的素質(zhì)較低，再加上現(xiàn)代化的辦公設(shè)備配備不到位，因此現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和手段很難在高校檔案管理工作中得到廣泛的應(yīng)用和推廣，從而限制了高校檔案管理的價(jià)值體現(xiàn)。

C.高校檔案管理保密工作面臨新的挑戰(zhàn)

由于現(xiàn)代高校管理中的領(lǐng)域比較多，從而增大了檔案的保密管理難度。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，各級(jí)黨委政府和教育部門下發(fā)的高密文件、高校領(lǐng)導(dǎo)和專家擬定的學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和決策性文件以及各種社會(huì)輿論信息材料等，使高校檔案管理的層面逐漸多元化，從而使高校檔案管理的保密工作難度增大；隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷應(yīng)用和推廣，高校檔案資源之間的共享日漸頻繁，同時(shí)也使檔案保密管理工作變得更加復(fù)雜。從目前來看，現(xiàn)代高校都在踐行著開放合作的教育理念，高校之間通過網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系和交流，不斷加強(qiáng)彼此之間的檔案資源共享。雖然多元化的交流形式值得提倡，但在此過程中也不可避免地造成了高校檔案資料信息的不斷泄露，從而加大了高校檔案管理工作的難度。

2.傳統(tǒng)憂患意識(shí)對(duì)現(xiàn)代高校檔案管理工作的啟示

基于以上對(duì)目前我國(guó)高校檔案管理中普遍存在的問題分析，筆者認(rèn)為，傳統(tǒng)憂患意識(shí)對(duì)現(xiàn)代高校檔案管理工作以深刻的啟迪，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

A.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高管理人員的綜合素質(zhì)

自以上分析可知，現(xiàn)代高校檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)普遍偏低，而且受傳統(tǒng)思想觀念的影響比較嚴(yán)重，在現(xiàn)有的狀態(tài)下很難實(shí)現(xiàn)管理工作的創(chuàng)新。因此應(yīng)首先轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，不斷提高綜合素質(zhì)，跟上現(xiàn)代高校發(fā)展的步伐。具體做法是：要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義，必須在檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)和人才培養(yǎng)上加大資金投入力度，從根本上改變檔案工作誰都能做、可有可無、做好做壞一個(gè)樣的錯(cuò)誤觀念；建立健全激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。要建立健全競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和考核制度，將檔案管理人員的綜合素質(zhì)納入績(jī)效考核之中，把工作的實(shí)績(jī)與職稱的評(píng)聘和工資的提升掛鉤，從而充分調(diào)動(dòng)管理人員的積極性和創(chuàng)造性；檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)不斷提高自身的思想修養(yǎng)和專業(yè)技能。提高管理人員的思想修養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平是現(xiàn)代高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)新突破的重要基礎(chǔ)和保障。對(duì)高校檔案管理工作人員而言，要努力做好以下三個(gè)方面的工作：應(yīng)熟練掌握檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的具體管理方法；要能掌握現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的知識(shí)，并熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；要做全能型人才，不但懂得社會(huì)科學(xué)方面的知識(shí)，而且還懂得自然科學(xué)方面的知識(shí)，既有人文素養(yǎng)，又有創(chuàng)新意識(shí)與能力。因此，不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，提高管理人員的綜合素質(zhì)，成為實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作現(xiàn)代化的關(guān)鍵。

B.充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

信息化時(shí)代的到來，不僅加快了社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程，而且使人類社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的工作方式也發(fā)生了根本性變化。隨著全球化進(jìn)程的不斷加快，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和多媒體技術(shù)逐漸被應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，高校檔案管理也不例外。從實(shí)踐來看，檔案作為高校的主要信息資源，也正在向著數(shù)字化方向快速發(fā)展。據(jù)筆者所知，辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation，簡(jiǎn)稱OA）系統(tǒng)可以使高校檔案管理更加現(xiàn)代化，這主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：辦公自動(dòng)化能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。利用OA系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理后，檔案的管理升級(jí)為體系管理；檔案管理效率大大提高。OA系統(tǒng)強(qiáng)大的信息處理能力使文件資料的收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)以及查閱等都變得方便、快捷；檔案資料的傳遞速度與安全性提高。利用OA系統(tǒng)，能夠避免傳統(tǒng)信息管理過程中的種種弊端，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞更加快速、安全；電子文件的保存比較穩(wěn)定。較之于紙質(zhì)文件的保存壽命而言，電子文件可以通過郵箱、U盤以及硬盤等保存，受環(huán)境影響較小，保存比較穩(wěn)定。因此，充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程勢(shì)在必行。

C.建立和完善檔案資料信息保障體系

建立和完善檔案資料信息保障體系，應(yīng)做好兩方面的工作：檔案信息存儲(chǔ)時(shí)，要加強(qiáng)檔案資料信息安全及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全使用意識(shí)，采取有效的措施和管理技術(shù)，認(rèn)真做好身份認(rèn)證與密碼管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控；同時(shí)還要對(duì)辦公設(shè)備安裝殺毒軟件，以免出現(xiàn)木馬和中毒問題；檔案信息利用時(shí)，要堅(jiān)持利用與保密并重的管理原則，必要時(shí)可對(duì)網(wǎng)上內(nèi)容設(shè)置訪問權(quán)限。只有通過加強(qiáng)以上具體環(huán)節(jié)的管理，建立和完善檔案資料信息保障體系，才能為高校檔案管理工作的正常運(yùn)行保駕護(hù)航。

[1]陳 丹.高校檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化[J]黑龍江科技信息.2011.30

[2]苗麗娟.高校檔案管理保密工作的重要性[J]科技與生活.2010.13

篇10

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2012）09-277-02

近年來，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通信傳輸技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，各種載體形式大量增加，對(duì)檔案系統(tǒng)發(fā)生了深刻的影響，傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案正在被電子檔案所代替。為適應(yīng)這一未來檔案工作發(fā)展的基本趨向，提高檔案的管理水平，必須加強(qiáng)健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)，全面推進(jìn)檔案現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化、數(shù)字化，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案事業(yè)健康發(fā)展。

一、電子信息化是醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，是人事工作全面、歷史地考察一個(gè)人的依據(jù)。醫(yī)院人事檔案管理信息化是人事檔案管理建設(shè)與發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是人事檔案管理現(xiàn)代化的主要標(biāo)志。然而，長(zhǎng)期以來，醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新滯后于經(jīng)濟(jì)改革。特別是基礎(chǔ)設(shè)施差，管理手段落后的問題一直得不到解決。不少醫(yī)院沒有單獨(dú)的人事檔案室，常和人事辦公室擠在一起。人事檔案存放以紙質(zhì)文件材料為主要載體。距離無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化還有一定距離。因?yàn)闆]有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，檔案管理人員的收集、整理、歸類、編目、檢索等工作還一直停留在手工操作階段，以至影響人事檔案材料歸檔整理的及時(shí)性與完整性。檔案工作人員由于缺乏電子檔案的管理經(jīng)驗(yàn)，嚴(yán)重影響了案卷質(zhì)量和收集效率及檔案利用率。案卷中缺乏反映個(gè)人工作能力和實(shí)績(jī)的動(dòng)態(tài)信息資料，一些職務(wù)、職稱晉升、工資變動(dòng)等連續(xù)性信息甚至出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。

實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化、數(shù)字化可以通過數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù)手段的利用，有效彌補(bǔ)以上問題和不足，提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發(fā)揮檔案信息資源作用，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及人事部門準(zhǔn)確提供各類人才信息和用人依據(jù)，繼而告別傳統(tǒng)的人事檔案信息的管理與利用的手工方式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化層面的轉(zhuǎn)變。

1.完整的保存效果。作為新生事物的電子文件，與計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)有著密不可分的聯(lián)系。與紙質(zhì)文件相比，其具有容量龐大、利用率高、信息傳遞快、利用價(jià)值大的特點(diǎn)。撰寫工具為計(jì)算機(jī)，存貯方式是磁盤，可以將形成的信息資料原始地、完美無缺地保存下來。醫(yī)院應(yīng)建立以現(xiàn)有人事檔案管理人員為主，各科室輔助配合的電子文檔歸檔制度。充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng).并利用電子信息管理醫(yī)院人事檔案。

電子信息化人事檔案管理，最大的優(yōu)點(diǎn)就是有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時(shí)需要用檔案原件外，很少再接觸原件，有利于檔案壽命的延長(zhǎng)，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)期的完整保存。

2.快捷的檢索速度。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)療事業(yè)管理及辦公自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)，是信息化和現(xiàn)代化的需要。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案手工操作的管理模式查找不便，既影響檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，還浪費(fèi)人力和時(shí)間。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理后，從電子人事檔案的生成、采集、驗(yàn)證、歸檔、入數(shù)據(jù)庫到檢索查找等一條龍服務(wù)可以全部實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化操作，完成了人事檔案管理工作向智能化的轉(zhuǎn)變。同手工操作相比，計(jì)算機(jī)的數(shù)字化管理系統(tǒng)信息存儲(chǔ)量大，運(yùn)算速度快，計(jì)算精度高，可以有足夠的信息基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)高效、精確的檢索，可以應(yīng)對(duì)各種復(fù)雜條件的精確查詢。既減輕檔案工作人員的重復(fù)性勞動(dòng)，又節(jié)省大量人力和時(shí)間，有效推動(dòng)了檔案現(xiàn)代化管理水平的提升。

3.高效的信息流動(dòng)。要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，以檔案的原始材料為依據(jù)，運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng)，將人事檔案的信息錄入微機(jī)，建立完整、準(zhǔn)確的醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。將信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類，盡可能地實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)化。通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)可以進(jìn)行人員信息的查詢、統(tǒng)計(jì)、整理、分析等，實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息的高效率流動(dòng),為眾多檔案人員、管理人員及技術(shù)人員所共享。

二、電子信息化管理有助管理效能的提高

醫(yī)院人事檔案的儲(chǔ)存管理之效能與其管理方式密切相關(guān)。不同的管理方式，可以有不同的管理效能。電子信息化管理具有快捷、嚴(yán)密的特點(diǎn)，有助管理效能的提高。

1.一方收集，多方共享。人力資源信息的收集旨在信息資源的共享，取得一方收集，多方共享的效果。醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)就是通過先進(jìn)的檔案管理軟件和現(xiàn)有的辦公網(wǎng)絡(luò)相連，以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和電子文件信息共享，使檔案管理趨于規(guī)范。以考核系統(tǒng)為例，在完成與人事信息系統(tǒng)的連接后，人力資源部可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將考核結(jié)果傳發(fā)給各個(gè)科室，醫(yī)療保險(xiǎn)系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，醫(yī)務(wù)、科研、教學(xué)及黨、政、工、團(tuán)系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，從中得到諸多的信息和幫助。

2.服務(wù)決策，準(zhǔn)確快速。醫(yī)院人事檔案材料所具有的專業(yè)性、機(jī)密性、政治性三大特點(diǎn)決定了它可以為決策者提供有價(jià)值的信息參考。譬如，人才的培養(yǎng)和提拔，可以從人事檔案電子版材料迅速提取當(dāng)事人的學(xué)歷、專業(yè)、經(jīng)歷、成果等人事資料，通過準(zhǔn)確、全面的相關(guān)信息的了解，使決策者作出正確抉擇。

3.節(jié)約資源，經(jīng)濟(jì)實(shí)惠。人事檔案的電子信息化建設(shè)還具有一定經(jīng)濟(jì)意義和節(jié)約價(jià)值。傳統(tǒng)的管理模式，要想全面完整地保存好檔案資料，需要較大的檔案館庫和設(shè)備，需要投入大量的費(fèi)用和人員，而且需要購置大量防霉、防蟲、防鼠，以及防氧化藥物。利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、光存儲(chǔ)介質(zhì)及硬盤上，一是可以節(jié)約場(chǎng)地和紙張，二是可以節(jié)約費(fèi)用和人員，提高工作效率，使檔案人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來。

三、電子信息化管理需要適應(yīng)性跟進(jìn)

醫(yī)院的電子信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，設(shè)施、人員及機(jī)制必須適應(yīng)性跟進(jìn)，在短期內(nèi)形成一個(gè)完整而規(guī)范的運(yùn)作體系。

1.硬件設(shè)施的跟進(jìn)。醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的加強(qiáng)，首先需要硬件設(shè)施的跟進(jìn)。醫(yī)院在建設(shè)醫(yī)院信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)把人事檔案管理信息化一并考慮，統(tǒng)籌安排，進(jìn)行整體設(shè)計(jì)；并購置檔案管理硬件設(shè)備，建設(shè)專用場(chǎng)館，購買空調(diào)、檔案密集架和電腦等附屬設(shè)施，設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)；還有計(jì)算機(jī)管理軟件的引進(jìn)，人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)的建立，為人事檔案資源的合理配置和利用、優(yōu)秀人才的選拔培植創(chuàng)造良好條件。特別是通過高效的科技檔案管理系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案功能與作用的大幅擴(kuò)展。

2.人員素質(zhì)的跟進(jìn)。醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)還需要人員素質(zhì)的跟進(jìn)。要注重人事檔案管理人員的知識(shí)更新，加大對(duì)檔案人員教育培訓(xùn)的力度，鼓勵(lì)支持檔案管理人員參加學(xué)歷教育、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。采取在職學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)等多種形式，有計(jì)劃、有針對(duì)性地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，彌補(bǔ)在職人員現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和管理科學(xué)知識(shí)不足的弱點(diǎn)?；蛞烁?jìng)爭(zhēng)機(jī)制，擇優(yōu)錄用，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績(jī)，形成一支懂管理、懂技術(shù)的復(fù)合型人事檔案管理隊(duì)伍。

3.維護(hù)機(jī)制的完善。隨著醫(yī)院人事檔案管理信息化的建設(shè)和電子文件人事檔案資料的產(chǎn)生，加之多媒體集成性及其組成和結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，難免給人事檔案的建設(shè)與管理帶來一系列新的問題，諸如原始性的鑒定、保密方式的創(chuàng)新、設(shè)備的維修，以及故障的處理等，都需要妥善處理，以確保其安全可靠運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)：